PEMBANGUNAN APLIKASI PARAMADINA FELLOWSHIP (si-pf) BERBASIS WEB. Wirawan Noviana

(1)

PEMBANGUNAN APLIKASI

PARAMADINA FELLOWSHIP (si-PF) BERBASIS WEB

Wirawan Noviana

Abstract

One of the stages in the selection of Paramadina Fellowship (PF) is an assessment that includes assessment files and interviews. At this stage, the assessment results written manually in the form by a panelist team of PF and then fed into a data processing application by PF staff. This process raises the error points in the judging process that resulted in the validity and accuracy of the resulting data. In addition, the process is also susceptible to possible loss assessment form that resulted in the resignation of processing time assessment data, since the team had to re-enter data panel assessment. Besides, data management PF has not centralized, making the search process is complicated and arise of discrepancies in the data between the data with other data, so there are the redundant data at the file storage. By using the method of prototyping model, the authors build web-based applications Paramadina Fellowship (si-PF) as solution to the problem at PF. At the design stage si-PF, the authors use tool UML (Unified Modeling Language). Writer implement the web-based si-PF using PHP programming language and MySQL database. In the testing stage, the author used the black-box method to perform functionality, content and compatibility testing on the si-PF to make sure that si-PF application can be run in accordance with its design and implementation. Using the web-based PF can simplify the steps in the PF, especially on the assessment. In addition, the data to be centralized in a single database that will facilitate the searching process and data management PF later.

Keywords : Application, Web, Paramadina Fellowship, Assessment, Searching.

Pendahuluan

Pendidikan merupakan salah satu bagian dari kehidupan yang tidak lepas dari perkembangan teknologi informasi. Sehingga, melalui pesatnya perkembangan teknologi, sarana dan prasarana yang mendukung penyelenggaraan pendidikan pun perlu mendapat perhatian yang lebih serius baik itu oleh pemerintah maupun pengelola pendidikan pada khususnya. Universitas Paramadina merupakan salah satu perguruan tinggi swasta Indonesia yang terletak di Jakarta yang memiliki program beasiswa Paramadina Fellowship. Perkembangan jumlah pendaftar dan penerima Paramadina Fellowship dari 2008 hingga 2010, serta perbandingan (ratio) antara pendaftar dan penerima Paramadina Fellowship dari tahun ke tahun menunjukkan peningkatan. Perkiraan jumlah pendaftar akan meningkat dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

(2)

66

Sehingga diperlukan persiapan pengelolaan data yang lebih baik dari tahun-tahun sebelumnya.

Proses seleksi penerimaan Paramadina Fellowship dibagi menjadi 2 tahapan yaitu tahapan I yang meliputi seleksi dan penilaian berkas, dan tahapan II berupa wawancara. Pada penilaian berkas di tahapan I dan wawancara di tahapan II, penilaian dimasukkan ke dalam form yang sudah disediakan oleh staf Paramadina Fellowship (PF), kemudian nilai-nilai tersebut dicatat ke dalam lembar pengolah data (Contoh : Excel atau Open Office Calc). Dari tahapan penilaian, kemungkinan yang terjadi adalah munculnya titik-titik sumber kesalahan antara lain kesalahan pencatatan hasil penilaian oleh tim panel PF ke dalam form manual, kesalahan pembacaan hasil penilaian pada form manual oleh staf PF, serta kesalahan penginputan data hasil penilaian ke dalam aplikasi pengolah data oleh staf PF.

Data dari proses pendaftaran hingga terpilihnya penerima Paramadina Fellowship masih belum terpusat. Hal ini memungkinkan terjadinya tumpang tindih data atau pengulangan data yang sama. Selain itu berakibat pada sulitnya pencarian data dan ketidakakuratan data yang diperoleh dan informasi yang dihasilkan.

Dari penjelasan tersebut dapat dirumuskan bahwa dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu proses seleksi, penilaian serta pengelolaan data PF. Dalam proses pemenuhan kebutuhan tersebut, dapat diidentifikasikan rumusan permasalahan sebagai berikut : [1] Bagaimana cara mempermudah dan mempercepat proses pencarian data pendaftar dan penerima PF ?, [2] Bagaimana cara mengatasi ketidaksinkronan antara data yang satu dengan data yang lain sehingga tidak terjadinya tumpang tindih data atau penyimpanan data yang sama (redudansi data) agar validitas dan akurasi data dapat terjaga ?, [3] Bagaimana cara mengurangi human error

dalam proses penilaian pada Paramadina Fellowship ?, dan [4] Bagaimana cara menjamin data hasil penilaian PF dapat tersimpan, meskipun terjadi hilangnya form penilaian pada saat penilaian berkas dan penilaian wawancara calon penerima PF ?

Tujuan Penelitian

Berdasarkan uraian di atas, tujuan dari penelitian ini adalah membangun aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) berbasis web yang dapat membantu program Paramadina Fellowship. Dengan adanya si-PF berbasis web ini diharapkan dapat mampu : [1] Mempermudah proses pencarian data pendaftar dan penerima PF, [2] Meminimalisir munculnya sumber kesalahan pada proses penilaian PF, [3] Menjadikan data terpusat, sehingga data yang dihasilkan tidak beragam atau tidak menimbulkan variasi data, dan [4] Mengantisipasi hilangnya form penilaian manual dengan adanya penyimpanan data yang sudah dilakukan pada aplikasi.

(3)

Wirawan Noviana Pembangunan Aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) Berbasis Web

67 Metodologi

Penelitian untuk membangun aplikasi si-PF ini merupakan penelitian terapan (Applied Research). Metodologi pembangunan aplikasi yang digunakan adalah metode evolutionary prototyping, dimana pembuatan

prototyping nantinya akan digunakan terus menerus hingga selesai menjadi sebuah sistem/aplikasi yang dapat diimplementasikan.

Teori Pendukung

A. Aplikasi Berbasis Web

Aplikasi atau perangkat lunak (software) dapat berbasis desktop atau juga dapat berbasis web (web based). Seiring perkembangan zaman, aplikasi berbasis web semakin banyak dikembangkan jika dibandingkan dengan aplikasi berbasis desktop. Aplikasi berbasis desktop merupakan aplikasi yang harus diinstal terlebih dahulu di dalam komputer atau desktop yang akan menjalankan program atau aplikasi tersebut. Berbeda dengan aplikasi desktop, aplikasi berbasis web tidak membutuhkan proses instalasi, akan tetapi dijalankan langsung melalui web browser. Aplikasi berbasis web berjalan dalam web browser yang mendukung dasar teknologi aplikasi web, seperti HTML dan JavaScript (Shelly & Vermaat, 2011).

B. Model Proses Prototyping

Menurut Roger. S. Pressman (2005) dalam membangun suatu perangkat lunak (software), dibutuhkan strategi pengembangan yang mencakup layer proses, metode, dan tool. Strategi tersebut sering disebut dengan model proses atau paradigma rekayasa perangkat lunak. Model proses untuk rekayasa perangkat lunak dipilih berdasarkan sifat dari proyek dan aplikasi, metode dan tool yang akan digunakan, serta kontrol dan deliverables yang diperlukan. Model Prototyping merupakan salah satu model pengembangan perangkat lunak berdasarkan kebutuhan umum user

tanpa detail kebutuhan input, proses, dan output perangkat lunak yang akan dibangun. Kemudian hasil dari pengembangan perangkat lunak

(prototype) akan di lakukan evaluasi oleh user dan selanjutnya terdapat tambahan masukan dari user sebagai kebutuhan perangkat lunak baru untuk revisi yang dilakukan oleh pengembang terhadap perangkat lunak.

Berdasarkan implementasinya, prototyping model dibagi menjadi dua jenis yaitu [1] Throwaway Prototyping, yang akan menghasilkan sebuah prototype yang hanya digunakan sebagai bahan demonstrasi atau uji coba dari kebutuhan produk pengguna. [2] Evolutionary Prototyping, dimana hasil dari prototype yang dibuat akan digunakan terus menerus hingga aplikasi atau sistem yang dibangun selesai.

(4)

68

Gambar 1

Tahapan Prototyping Model1

Tahapan utama yang dilakukan dalam membangun perangkat lunak menggunakan prototyping model dimulai dengan tahap pengumpulan kebutuhan dari user, dimana antara pengembang dan user saling bertemu dan menentukan tujuan secara keseluruhan untuk pengembangan lebih lanjut perangkat lunak (software) yang akan dibangun, mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang diketahui serta gambaran bagian-bagian yang akan dibutuhkan berikutnya. Tahap yang kedua dari proses model ini adalah melakukan perancangan secara cepat yang berfokus pada representasi dari aspek-aspek perangkat lunak yang akan terlihat oleh user

yaitu lebih ke pendekatan input dan output. Salah satu tool yang digunakan untuk merancang dan mendokumentasikan sistem perangkat lunak adalah

Unified Modeling Language (UML).Prototype selanjutnya dievaluasi oleh

user dan digunakan sebagai kebutuhan perbaikan untuk perangkat lunak yang akan dikembangkan lebih lanjut. Idealnya, prototype berfungsi sebagai mekanisme untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan perangkat lunak.

Prototyping Model memiliki kelebihan antara lain : [1] Prototype

yang dibuat dapat dimanfaatkan kembali untuk membangun perangkat lunak, namun tidak semua prototype bisa dimanfaatkan kembali, [2]

Prototype memberikan kemudahan komunikasi antara pengembang dengan

user, [3] Prototype menbantu user mendapatkan gambaran awal dari perangkat lunak yang akan dibangun lebih lanjut, dan [4] Prototype

mendapatkan kebutuhan secara mendetail. Selain itu, prototyping model

juga memunculkan beberapa permasalahan yang menjadi kelemahan diantaranya [1] Dalam pembuatan prototype banyak hal yang diabaikan

1_{Roger S. Oressman “Software Engineering” McGraw-Hill 2005}

Identifikasi Kebutuhan Perancangan Implementasi Pengujian dan Evaluasi

(5)

69 oleh pengembang seperti efisiensi, kualitas, kemudahan dalam pemeliharaan dan pengembangan serta kecocokan dengan lingkungan yang sebenarnya. [2] Pengembang biasanya melakukan kompromi dalam beberapa hal dikarenakan pembuatan prototype dalam waktu singkat. Kendala yang mungkin terjadi adalah ketidaksesuaian sistem operasi yang digunakan, bahasa pemrograman yang berbeda atau algoritma yang lebih sederhana.

Analisa Sistem

Alur proses seleksi Paramadina Fellowship (PF) dimulai dari tahap pendaftaran hingga pengumuman penerima PF. Dari awal dimulainya program ini yaitu tahun 2008, muncul kendala pada proses-proses di dalamnya antara lain : [1] Kesulitan proses pencarian data. Penyimpanan data yang dilakukan oleh staf PF baik dari proses pendaftaran hingga mahasiswa sudah menjadi penerima Paramadina Fellowship selama ini dilakukan melalui media penyimpanan yang berbeda-beda, sehingga proses pencarian data akan mengalami kesulitan. [2] Munculnya titik-titik sumber kesalahan pada proses penilaian. Data penilaian berkas dan wawancara yang telah diberikan oleh tim panel kemudian dimasukkan ke dalam lembar pengolah data oleh staf PF. Selama ini data diolah menggunakan lembar pengolah data (Contoh : Excel atau Open Office Calc). Hal ini memungkinkan munculnya titik-titik sumber kesalahan antara lain kesalahan pencatatan hasil penilaian oleh tim panel PF ke dalam form manual, kesalahan pembacaan hasil penilaian pada form manual oleh staf PF, serta kesalahan penginputan data hasil penilaian ke dalam aplikasi pengolah data oleh staf PF. Sehingga dapat berakibat pada validitas dan akurasi data yang dihasilkan. Selain itu, pada proses ini juga rentan terjadi kemungkinan hilangnya form penilaian yang berakibat pada mundurnya waktu pengolahan data penilaian, karena tim panel harus kembali memasukan data penilaian.

Gambar 2

(6)

70

Pembangunan si-PF

Pembangunan aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) menggunakan model proses prototyping, sehingga dalam proses pelaksanaannya, peneliti menyesuaikan dengan tahapan-tahapan pada model proses prototyping sesuai dengan teori Roger S. Pressman, Ph.D. Proses pembangunan si-PF diawali dengan tahapan identifikasi kebutuhan pengguna, tahapan perancangan (desain) dari si-PF dengan menggunakan

tool Unified Modeling Language (UML) serta implementasi menggunakan

tool PHP Hypertext Preprocessor (PHP), MySQL serta HyperText Markup Language (HTML). Tahapan terakhir setelah proses implementasi adalah melakukan pengujian (testing) terhadap si-PF.

A. Identifikasi Kebutuhan Pengguna

Secara umum, aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) nantinya diharapkan dapat digunakan oleh lebih dari satu pengguna (multi user)

dengan berbeda tingkatan. Pengguna yang pertama adalah staf PF dimana melalui si-PF nantinya, seorang staf dapat mengelola semua data pendaftar dan penerima PF, memantau hasil penilaian pendaftar yang dilakukan oleh tim panel serta mengisi beberapa kriteria penilaian wawancara seperti PEPT dan Soal A (kemampuan logika). Pengguna yang kedua adalah tim panel PF yang dapat melakukan pengelolaan nilai pendaftar PF melalui si-PF. Proses penilaian yang dilakukan meliputi penilaian seleksi berkas dan penilaian wawancara. Tim panel juga dapat melihat hasil sementara dan hasil akhir dari penilaian berkas maupun penilaian wawancara. Pengguna yang ketiga adalah direktur Direktorat Kerjasama dan Fellowship (DKF) yang dapat melihat hasil penilaian PF, data pendaftar dan penerima PF serta statistikanya. Pengguna yang keempat adalah admin si-PF yang dapat mengelola pengguna si-PF seperti menambahkan pengguna baru atau menghapus pengguna tertentu.

Melalui proses wawancara, identifikasi yang dilakukan secara umum dibagi menjadi 3 identifikasi yaitu [1] Identifikasi Masukan, terdapat 4 data utama yang dikelola yaitu data pendaftar, data nilai seleksi berkas, data nilai wawancara, serta data penerima, [2] Identifikasi Proses, terdapat 4 proses yaitu proses pencarian data, proses perhitungan nilai, proses pengurutan nilai serta proses konversi data ke Ms. Excel dan [3] Identifikasi Keluaran, yang akan menampilkan kebutuhan keluaran yang dihasilkan oleh si-PF.

B. Perancangan (Design)

Dalam tahapan perancangan aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) digambarkan peneliti menggunakan tool Unified Model Language (UML). Tool permodelan ini menghasilkan dokumentasi dari si-PF yang akan dikembangkan, sehingga memudahkan pengembangan si-PF lebih lanjut di masa yang akan datang. Diagram-diagram UML yang digunakan peneliti dalam tahap perancangan si-PF antara lain :

(7)

71 1. Use Case Diagram, dijelaskan mengenai gambaran dari diagram use case, definisi aktor, definisi use case, skenario use case (yang meliputi

basic flow, pre kondisi, post kondisi, variation, exception, extension), aturan bisnis (business rule) serta kebutuhan non-fungsional dari aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF).

Gambar 3

Use Case Diagram si-PF

2. Activity Diagram, dijelaskan secara detail tahapan-tahapan yang dilakukan dalam aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF). Terdapat 5

activity diagram yaitu Penilaian, Kelola Pendaftar, Kelola Penerima, Pencarian Data dan Kelola User.

3. Sequence Diagram, menggambarkan interaksi antar objek yang terbentuk pada activity diagram dalam bentuk urutan pesan-pesan di dalamnya, sehingga terdapat 5 sequence diagram yang terbentuk menyesuaikan dari jumlahnya activity diagram.

4. Class Diagram, dideskripsikan kelompok objek dengan property, operasi yang dilakukan serta relasi yang terjadi antar class. Class diagram pada perancangan si-PF ini diperoleh dari identifikasi kebutuhan serta diagram-diagram sebelumnya, karena class diagram akan berhubungan dengan perancangan (design) database pada MySQL dalam implementasinya.

(8)

72

Gambar 4

Class Diagram si-PF

C. Implementasi

Peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP Hypertext Preprocessor (PHP) dan MySQL sebagai database penyimpanan datanya. Karena dalam pembangunan si-PF masih berbasis localhost, peneliti menggunakan aplikasi pendukung yaitu Mobile Web Server (MoWeS) Portable. MoWeS Portable. Tahapan implementasi meliputi sub proses antara lain :

1. Batasan Implementasi. Terdapat batasan dalam tahap implementasi yaitu Aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) dijalankan pada localhost,

Database yang digunakan dalam implementasi adalah MySQL, MoWes Portable dapat digunakan pada komputer yang berbeda-beda dengan sistem operasi berbasis Windows.

2. Implementasi Perangkat Lunak. Perangkat lunak yang mendukung pembangunan aplikasi si-PF yaitu MoWes Portable versi 2.2.0 CH Software, Apache HTTP Server versi 2.2.9 Apache Software Foundation,

MySQL Server versi 5.0.67 MySQL AB, PHP5 versi 5.2.6 The PHP Group, PHPMyAdmin versi 2.11.9, Notepad ++ v5.9, Sistem Operasi Windows (2000, XP, Vista, 7).

(9)

73 3. Implementasi Perangkat Keras. Spesifikasi perangkat keras minimum antara lain Processor Intel Pentium 3, RAM 128 MB, Space Harddisk Minimum 20 GB, Keyboard dan Mouse.

4. Implementasi Database. Nama database yang digunakan dalam si-PF adalah “sipf” yang terdiri dari 4 tabel di dalamnya. Implementasi tabel-tabel dalam database “sipf” untuk si-PF dibuat berdasarkan pemetaan dari class diagram yang sudah dibuat pada tahap perancangan (design). 5. Implementasi Antar Muka (interface).

Gambar 5

Hirarki Akses Menu si-PF

Gambar di atas merupakan susunan hirarki menu-menu utama yang terdapat pada si-PF. Gambar tersebut membantu dalam menggambarkan secara garis besar isi dari si-PF. Sedangkan hak akses dari masing-masing pengguna terhadap menu utama dijelaskan melalui tabel di bawah ini.

Tabel 1 Hak Akses Menu si-PF

No. Pengguna _Home _Pendaftar _PenilaianHak Akses Menu _Penerima _Account _Logout 1 Staf PF View Add, Update, Delete, View View, Update (Limited) View, Update,

Delete Update View 2 Tim Panel _PF View - Add, Update,

View View Update View 3 Direktur _DKF View View View View Update View

4 Admin View - - - Add, Update, Delete, View View

(10)

74

Gambar 6

Halaman Home

Berikut ini adalah beberapa contoh tampilan antar muka aplikasi si-PF :

Gambar 7

Halaman Input Pendaftar

(11)

75

Gambar 8

Halaman Nilai Seleksi Berkas

Gambar 9

Halaman Input Nilai Seleksi Berkas

D. Pengujian (Testing)

Aplikasi si-PF sudah dilakukan pengujian yang meliputi pengujian fungsionalitas, konten dan kompatibilitas yang dilakukan oleh seorang staf PF yang mewakili pengguna staf PF, direktur DKF dan Admin serta seorang dosen yang mewakili tim panel PF pada 4 Agustus 2011. Tahapan proses pengujian meliputi pembuatan hirarki menu/sub menu si-PF, pengujian konten dari si-PF, pengujian fungsionalitas dari si-PF, pengujian kompabilitas dari si-PF dan evaluasi oleh pengguna dari si-PF. Berdasarkan hasil pengujian tersebut diketahui bahwa aplikasi si-PF dapat berjalan

(12)

76

dengan baik dan dapat memberikan solusi pemecahan masalah yang muncul. Dengan tampilan yang user-friendly menjadikan pengguna dapat dengan mudah memahami menu/sub menu pada aplikasi si-PF.

Kesimpulan dan Saran

Tahapan proses pembangunan si-PF yang dilakukan peneliti dengan menggunakan model proses prototyping yang meliputi identifikasi kebutuhan, perancangan, implementasi dan pengujian menjadikan proses pembangunan si-PF berjalan secara terstruktur. Pembangunan si-PF akan merubah beberapa proses lama menjadi proses baru yang menjadi lebih singkat. Berikut ini beberapa perubahan proses yang terjadi dengan adanya si-PF :

Tabel 2

Perubahan Proses Sebelum dan Sesudah Pembangunan si-PF

No. Proses Lama Proses Baru

1 Proses penilaian tahap seleksi berkas

dan interview dilakukan dengan mengisi form manual berupa kertas

Proses penilaian dilakukan dengan mengisi form yang ada pada si-PF

2 Proses pemasukan nilai dilakukan oleh

staf PF setelah penilaian selesai dilakukan oleh tim panel PF

Proses pemasukan dilakukan secara langsung oleh tim panel PF pada saat proses penilaian

Aplikasi si-PF yang dibangun oleh peneliti dapat memberikan solusi pemecahan masalah yang muncul dari staf Paramadina Fellowship setelah dilakukan pengujian oleh staf dan tim panel PF. Dalam implementasi uji coba, si-PF masih berbasis localhost dengan bantuan aplikasi MoWes Portable. Alasan peneliti menggunakan aplikasi ini agar dapat dibuka dimana saja tanpa harus melakukan instalasi terlebih dahulu. Keterbatasannya adalah aplikasi ini hanya dapat dijalankan pada komputer dengan sistem operasi berbasis Windows.

Untuk penelitian lebih lanjut terkait Aplikasi Paramadina Fellowship (si-PF) masih dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan

user nantinya. Si-PF ini nantinya dapat dikembangkan lagi dari segi akses melalui internet setelah proses keamanan data dapat dilakukan dengan baik, integrasi dengan beberapa aplikasi di Universitas Paramadina antara lain seperti aplikasi akademik dan bagian kegiatan kemahasiswaan.

*****

Daftar Pustaka

Pressman, R. S. (2005). Software Engineering : A Practitioner's Approach Sixth

Edition. Singapore: McGraw-Hill.

Shelly, G. B., & Vermaat, M. E. (2011).Discovering Computers 2011: Living in a