• Tidak ada hasil yang ditemukan

Makalah Jadwal Retensi Arsip

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "Makalah Jadwal Retensi Arsip"

Copied!
34
0
0

Teks penuh

(1)

1.1

1.1 Latar BelakangLatar Belakang

Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Pada era globalisasi informasi menjadi tolok ukur kemajuan suatu bangsa. Bangsa yang menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi Bangsa yang menguasai informasi akan memainkan peran dalam kompetisi antar bangsa. Ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan berkualitas antar bangsa. Ketersediaan informasi secara cepat, tepat dan berkualitas merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik di bidang bisnis maupun merupakan tuntutan yang tak terhindarkan, baik di bidang bisnis maupun  publik.

 publik.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga  pendidikan,

 pendidikan, perusahaan, perusahaan, organisasi organisasi politik, politik, organisasi organisasi kemasyarakatan, kemasyarakatan, dandan  perseorangan

 perseorangan dalam dalam pelaksanaan pelaksanaan kehidupan kehidupan bermasyarakat, bermasyarakat, berbangsa, berbangsa, dandan  bernegara.

 bernegara.

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan alat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya  peningkatan efisiensi

 peningkatan efisiensi operasional instansi operasional instansi dan member dan member proteksi terhadap proteksi terhadap arsiparsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan. yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.

1.2 Rumusan Masalah 1.2 Rumusan Masalah

1.

1. Apa pengertian dari jadwal retensi arsip?Apa pengertian dari jadwal retensi arsip? 2.

2. Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip?Apa saja keuntungan dan tujuan jadwal retensi arsip? 3.

3. Apa saja jenis-jenis dari jadwal retensi arsip?Apa saja jenis-jenis dari jadwal retensi arsip? 4.

4. Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip?Bagaimana penyusunan jadwal retensi arsip? 5.

(2)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(3)

2 2

BAB II

BAB II

PEMBAHASAN

PEMBAHASAN

2.1

2.1 Pengertian Jadwal Retensi ArsipPengertian Jadwal Retensi Arsip

Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “

Jadwal Retensi Arsip berasal dari kata “retentionretention” yang berarti” yang berarti menyimpan. Retensi arsip berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang menyimpan. Retensi arsip berarti jangka waktu penyimpanan arsip yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang terkait erat dengan nilai gunanya. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu memuat sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu  penyimpanannya

 penyimpanannya sesuai sesuai dengan dengan nilai nilai kegunaan kegunaan dan dan dipakai dipakai sebagaisebagai  pedoman

 pedoman penyusutan penyusutan arsip. arsip. Jadwal Jadwal Retensi Retensi Arsip Arsip (JRA) (JRA) merupakan merupakan alatalat yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi yang amat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi sumbangan nyata pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi dan member proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi  bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.

 bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan.

Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga Pengertian tentang Jadwal Retensi Arsip dapat dilihat dari tiga sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, sudut pandang yaitu pertama menurut para pakar ilmu kearsipan, kedua, menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan menurut lembaga profesi, dan ketiga menurut peraturan perundang-undangan kearsipan.

undangan kearsipan. 1.

1. Pendapat Pendapat Para Para Pakar Pakar KearsipanKearsipan

Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program retensi Betty R. Rick (1992) mendifinisikan JRA sebagai program retensi arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip yaitu suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip organisasi yang berupa memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna. arsip inaktif dan memusnahkan arsip yang sudah tidak bernilai guna. Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989) yang mendifinisikan Pengertian selanjutnya dari IRA A. Penn (1989) yang mendifinisikan  bahwa

 bahwa JRA JRA adalah adalah suatu suatu daftar daftar arsip arsip aktif aktif yang yang berisi berisi penetapan penetapan kapankapan suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga suatu arsip akan dimusnahkan. Konsep IRA A.Penn ini mengandung tiga tujuan yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah tujuan yaitu memberikan arahan penyusutan arsip yang retensinya telah habis, penyimpanan arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip habis, penyimpanan arsip untuk sementara waktu, dan penyimpanan arsip yang bersifat permanen. Kemudian Jay Kennedy (1998) memberikan yang bersifat permanen. Kemudian Jay Kennedy (1998) memberikan  pengertian

(4)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(5)

3 3

 jangka

 jangka waktu waktu tak tak terbatas) terbatas) juga juga mengandung mengandung instruksi instruksi kapan kapan arsiparsip dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif.

dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip inaktif.

Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa Dari pengertian para pakar dimaksud dapat disimpulkan bahwa yang di maksud dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan yang di maksud dengan JRA adalah suatu daftar yang berisi jangka simpan arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen arsip dan nasib akhir apakah suatu arsip tersebut musnah atau permanen yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip.

yang berguna sebagai arahan dalam program penyusutan arsip. 2.

2. Menurut Menurut Lembaga Lembaga ProfesiProfesi Menurut

Menurut  Association  Association of of Records Records Management Management and and AdministrationAdministration (1986) jadwal retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip (1986) jadwal retensi adalah salah satu dari program manajemen arsip yang memberikan keterangan lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus yang memberikan keterangan lamanya arsip disimpan dan prosedur khusus untuk penyusutan arsip. Sedangkan

untuk penyusutan arsip. Sedangkan  International  International Council Council on on ArchivesArchives (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang menggambarkan arsip (1988) jadwal retensi arsip adalah dokumen yang menggambarkan arsip dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip yang dari badan, lembaga, atau unit administrasi yang menetapkan arsip yang disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar disimpan karena mempunyai nilai guna permanen dan sebagai dasar  pengesahan

 pengesahan penyimpanan penyimpanan permanen, permanen, serta serta pemusnahan pemusnahan arsip arsip yang yang tidaktidak  berguna setelah jarak waktu simpan yang ditentukan terlewati.

 berguna setelah jarak waktu simpan yang ditentukan terlewati.

Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Berdasarkan dua pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Jadwal Retensi Arsip adalah komponen dari program manajemen arsip Jadwal Retensi Arsip adalah komponen dari program manajemen arsip yang berisi jangka simpan arsip, yang menggambarkan arsip dari suatu yang berisi jangka simpan arsip, yang menggambarkan arsip dari suatu  badan

 badan penciptanya penciptanya sebagai sebagai dasar dasar hukum hukum penyimpanan penyimpanan arsip arsip bernilaibernilai  permanen maupun pemusnahan arsip y

 permanen maupun pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna.ang sudah tidak bernilai guna. 3.

3. Berdasarkan Berdasarkan Peraturan Peraturan PerundanganPerundangan

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu Perusahaan, yang dimaksud Jadwal Retensi adalah jangka waktu  penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai  penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman  pemusnahan

 pemusnahan dokumen dokumen perusahaan. perusahaan. Selanjutnya Selanjutnya dalam dalam Undang-UndangUndang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi dengan Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan

(6)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(7)

4 4

sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Definisi JRA menurut Undang-Undang Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam menurut Undang-Undang Kearsipan ini juga tercantum dalam dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002 pasal

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2002 pasal 1.1.

Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal Berdasarkan definisi tersebut dapat disimpilkan bahwa jadwal retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan retensi arsip merupakan pedoman penyusutan yang berupa daftar dan  berisi

 berisi sekurang-kurangnya sekurang-kurangnya jenis jenis arsip,retensi, arsip,retensi, dan dan nasib nasib akhir. akhir. IstilahIstilah sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi dan sekurang-kurangnya mengandung maksud bahwa selain jenis, retensi dan nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti nasib akhir arsip,masih dimungkinkan untuk ditambah hal lain seperti kode klasifikasi.

kode klasifikasi.

Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan lembaga profesi kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan dapat ditarik kesimpulan bahwa Jadwal Retensi Arsip merupakan dapat ditarik kesimpulan bahwa Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (

arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agencycreating agency) dalam bentuk daftar) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari jangka simpan aktif dan  jangka

 jangka simpan simpan inaktif, inaktif, serta serta nasib nasib akhir akhir arsip arsip yang yang meliputi meliputi musnah,musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip.

dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip. 2.2

2.2 Keuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi ArsipKeuntungan dan Tujuan Jadwal Retensi Arsip

Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap Atas dasar kepentingan manajemen kearsipan yang lebih baik, setiap organisasi harus menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional organisasi harus menyusun jadwal retensi arsip. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, apabila setiap organisasi pencipta arsip memiliki Republik Indonesia, apabila setiap organisasi pencipta arsip memiliki retensi, maka keuntungan-keuntungan berikut dapat diperoleh:

retensi, maka keuntungan-keuntungan berikut dapat diperoleh: 1.

1. Arsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akanArsip-arsip aktif yang secara langsung masih dipergunakan tidak akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif.

tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif. 2.

2. Memudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupunMemudahkan pengelolaan dan pengawasan baik arsip aktif maupun inaktif.

inaktif. 3.

3. Memudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akanMemudahkan penemuan kembali arsip dan dengan demikian akan meningkatkan efisiensi kerja.

meningkatkan efisiensi kerja. 4.

(8)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(9)

5 5

5.

5. Menyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahanMenyelamatkan arsip-arsip yang bersifat permanen sebagai bahan  bukti pertanggung

 bukti pertanggungjawaban di bidang pemerintahan.jawaban di bidang pemerintahan.

Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka Penyusunan JRA mempunyai dua tujuan yaitu pertama, dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk untuk memenuhi kebutuhan organisasi, dan yang kedua adalah untuk memenuhi persyaratan hukum.

memenuhi persyaratan hukum. 1.

1. Memenuhi kebutuhan organisasiMemenuhi kebutuhan organisasi

Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, Setiap organisasi menginginkan efisiensi, efektifitas, kelancaran, kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas

kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan, dan keamanan atas asetaset –  –  aset aset yang dimiliki serta terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang yang dimiliki serta terlindungi dari persoalan-persoalan hukum yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA maka apa yang suatu saat akan menimpanya. Dengan memiliki JRA maka apa yang diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA diinginkan organisasi akan terwujud karena dengan memiliki JRA organisasi akan:

organisasi akan: a)

a) Terhindar dari pemborosanTerhindar dari pemborosan

Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip

Dalam JRA terdapat data yang jelas kapan arsip harus dipindahkan,harus dipindahkan, dimusnahkan, atau diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi dimusnahkan, atau diserahkan. Dengan demikian tidak akan terjadi  penumpukan

 penumpukan arsip arsip di di suatu suatu tempat. tempat. Secara Secara otomatis otomatis arsip arsip akanakan dipindahkan ke tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan ke tempat lain apabila sudah tiba waktunya untuk dipindahkan, arsip akan dimusnahkan apabila sudah memasuki dipindahkan, arsip akan dimusnahkan apabila sudah memasuki waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya untuk waktu musnah, dan akan diserahkan apabila sudah waktunya untuk diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli diserahkan. Dengan demikian organisasi tidak akan membeli sarana/peralatan atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. sarana/peralatan atau menyediakan ruang simpan yang berlebihan. Sarana/peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif Sarana/peralatan yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka akan ketika arsip tersebut sudah memasuki masa inaktif maka akan  pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsi

 pindah ke sarana/peralatan dan ruang arsip inaktif. Dan selanjutnyap inaktif. Dan selanjutnya tempat yang ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif tempat yang ditinggalkan tadi akan ditempati oleh arsip-arsip aktif yang baru.tahap berikutnya arsip inaktif akan pindah ke ruang yang baru.tahap berikutnya arsip inaktif akan pindah ke ruang  pemusnahan

 pemusnahan atau atau ke ke ruang ruang statis. statis. Sarana/peralatan Sarana/peralatan dan dan tempattempat  penyimpanan

 penyimpanan arsip arsip inaktif inaktif yang yang telah telah ditinggal ditinggal oleh oleh penghuninyapenghuninya tadi, selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan tadi, selanjutnya akan ditempati oleh arsip inaktif yang baru, dan

(10)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(11)

6 6

Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan Jadwal retensi arsip disusun sebagai pedoman penyusutan. Kapan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan arsip harus dipindahkan, dimusnahkan, dan diserahkan. Dengan adanya kepastian waktu tentang pemindahan, pemusnahan, dan adanya kepastian waktu tentang pemindahan, pemusnahan, dan  penyerahan

 penyerahan tersebut tersebut maka maka program program penyusutan penyusutan dapat dapat dilakukandilakukan secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau secara konsisten dan akan terhindar dari kecerobohan atau  penyusutan yang bermotivasi pribadi.

 penyusutan yang bermotivasi pribadi. c)

c) Terjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasionalTerjaminya keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional

Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang Dalam JRA terdapat data yang jelas mengenai arsip apa saja yang termasuk klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi termasuk klasifikasi sebagai arsip statis/permanen yang berfungsi

sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan bukti

sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan bukti

kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk kehidupan/perjalanan organisasi. Bagaimana organisasi dibentuk dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan dan dijalankan, apa saja prestasi yang telah diraih, hambatan dan kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara kegagalan apa yang pernah dihadap, dan bagaimana cara mengatasinya, peristiwa-peristiwa penting apa yang pernah terjadi, mengatasinya, peristiwa-peristiwa penting apa yang pernah terjadi, dan lain sebagainya. Dengan demikian apabila organisasi tidak dan lain sebagainya. Dengan demikian apabila organisasi tidak memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut dapat memilki JRA, maka tidak ada jaminan bukti-bukti tersebut dapat terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada. terselamatkan sehingga keberadaanya dianggap tidak pernah ada. 2.

2. Memenuhi Persyaratan HukumMemenuhi Persyaratan Hukum

Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota Memiliki JRA bagi Pemerintah Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota adalah sebuah kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak adalah sebuah kewajiban. Bagi pemerintah daerah yang tidak menyusun/memiliki JRA bukan hanya akan mendapat sanksi menyusun/memiliki JRA bukan hanya akan mendapat sanksi administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya administrasi akan tetapi ada yang lebih besar dari itu yaitu adanya kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan kecenderungan instansi tidak akan dapat mengelola arsipnya dengan  baik

 baik dan dan benar, benar, akibatnya akibatnya tidak tidak dapat dapat memberikan memberikan layanan layanan primaprima kepada masyarakat yang membutuhkan informasi (arsip). Sedangkan kepada masyarakat yang membutuhkan informasi (arsip). Sedangkan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik berkewajiban memberikan Pemerintah Daerah sebagai Badan Publik berkewajiban memberikan layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang layanan informasi sebagaimana di amanatkan dalam Undang-Undang  Nomor 14 Tahun 2008 tentang Ket

 Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik erbukaan Informasi Publik pasal 52pasal 52 yang menyatakan; “Badan publik yang dengan sengaja tidak yang menyatakan; “Badan publik yang dengan sengaja tidak menyediakan, tidak memberikan, dan /atau tidak menerbitkan menyediakan, tidak memberikan, dan /atau tidak menerbitkan

(12)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(13)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

7 7

yang wajib tersedia setiap saat dan atau informasi publik yang harus yang wajib tersedia setiap saat dan atau informasi publik yang harus diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan undang-undang ini, dan diberikan atas dasar permintaan sesuai dengan undang-undang ini, dan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan pidana kurungan  paling

 paling lama lama 1 1 (satu) (satu) tahun tahun dan/atau dan/atau pidana pidana denda denda paling paling banyak banyak 55  juta”.

 juta”.

Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki Berdasarkan hal tersebut maka dapat dikatakan bahwa memiliki JRA adalah merupakan persyaratan hukum bagi setiap Pemerintahan JRA adalah merupakan persyaratan hukum bagi setiap Pemerintahan Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya Daerah Propinsi/Kabupaten/Kota. Hal ini memamg sudah selayaknya karena penyusutan khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung karena penyusutan khususnya pemusnahan arsip dapat mengandung akibat hukum tertentu.

akibat hukum tertentu. 2.3

2.3 Jenis-Jenis Jenis-Jenis Jadwal Jadwal Retensi Retensi ArsipArsip

Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain: Ada beberapa jenis Jadwal Retensi Arsip, antara lain: a)

a) JRA SubstantifJRA Substantif

Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip Yang dimaksud dengan JRA Substantif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang yang isinya memuat tentang kegiatan/tupoksi organisasi atau yang isinya memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya isinya memuat masalah-masalah teknis organisasi. Misalnya

arsip-arsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian dan

arsip yang berkaitan dengan pembinaan, pengkajian dan

 pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain.  pengembangan, informasi kearsipan dan lain-lain.  b)

 b) JRA FasilitatifJRA Fasilitatif

Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip Yang dimaksud dengan JRA Fasilitatif adalah Jadwal Retensi Arsip yang isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang yang isinya memuat atau mengatur fasilitas organisasi atau yang  bersifat sebagai penunjang kegiatan organisasi.

 bersifat sebagai penunjang kegiatan organisasi. c)

c) JRA Substantif dan FasilitatifJRA Substantif dan Fasilitatif

Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah Yang dimaksud dengan JRA Substantif dan Fasilitatif adalah

(14)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(15)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

8 8

Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi Yang dimaksud dengan JRA Keuangan adalah jadwal retensi arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga arsip/dokumen yang berkaitan dengan keuangan organisasi (bisa juga dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).

dikatakan sebagai JRA Fasilitatif).

2.4

2.4 Penyusunan Penyusunan Jadwal Jadwal Retensi Retensi ArsipArsip

Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan Tahap pertama untuk menyusun jadwal retensi arsip adalah menentukan  jangka waktu penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan  jangka waktu penyimpanan arsip. Menentukan jangka waktu penyimpanan

arsip diselenggarakan dengan kegiatan-kegiatan: arsip diselenggarakan dengan kegiatan-kegiatan: a.

a. Inventarisasi arsip;Inventarisasi arsip;  b.

 b. Menilai kegunaan arsip; (Menilai kegunaan arsip; (Penetuan jangka simpanPenetuan jangka simpan)) c.

c. Penyusunan Draf Jadwal RetensiPenyusunan Draf Jadwal Retensi

2.4.1

2.4.1 InventarisaInventarisasi si ArsipArsip

Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap Maksud daripada inventarisasi arsip adalah mendaftar secara lengkap informasi arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keterangan-keterangan informasi arsip/isi berkas-berkas arsip beserta keterangan-keterangan lainnya untuk memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi lainnya untuk memudahkan menilai kegunaannya dengan tepat atas fungsi dan kegiatan lainnya.

dan kegiatan lainnya.

Inventarisasi arsip berguna untuk: Inventarisasi arsip berguna untuk: a.

a. Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinyaMengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya letak lokasinya daripada arsip-arsip bersangkutan;

daripada arsip-arsip bersangkutan;  b.

 b. Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat);Mengetahui arsip-arsip yang sama (duplikat); c.

c. Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalamDengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa dalam satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarny dapat dipisahkan langsun, tetapi mungkin pula bahan yang secara lepas tidak bernilai langsun, tetapi mungkin pula bahan yang secara lepas tidak bernilai

(16)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(17)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

9 9

Contoh Formulir Inventarisasi Arsip: Contoh Formulir Inventarisasi Arsip:

Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus

Sebagai suatu pedoman, jadwal retensi arsip harus disusun berdasarkandisusun berdasarkan  pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan k

 pada data yang akurat. Akurasi data diperlukan karena 3 alasan :arena 3 alasan : 1.

1. Jadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang terciptaJadwal retensi harus mengcover seluruh serie berkas yang tercipta dalam suatu organisasi

dalam suatu organisasi 2.

2. Jadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpanJadwal retensi harus mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan

(18)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(19)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

10 10

Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan Bagaimanapun fungsi dan tugas suatu organisasi atau suatu unit akan mempengaruhi arsip yang tercipta. Sebagai

mempengaruhi arsip yang tercipta. Sebagai by product by product , arsip yang, arsip yang tercipta dalam suatu organisasi akan mencerminkan fungsi dan tugas tercipta dalam suatu organisasi akan mencerminkan fungsi dan tugas dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas organisasi membantu proses dari organisasi tersebut. Fungsi dan tugas organisasi membantu proses  penentuan serie berkas arsip keuangan.

 penentuan serie berkas arsip keuangan. 2.

2. Serie BerkasSerie Berkas

Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu Dalam hal ini, perlu diketahui informasi yang terekam dalam suatu khasanah arsip. Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu khasanah arsip. Bukan berarti harus didata per item tetapi dalam suatu serie berkas, yaitu kelompok atau unit arsip yang diatur berdasarkan serie berkas, yaitu kelompok atau unit arsip yang diatur berdasarkan sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu kesa

sistem pemberkasan yang sama sebagai suatu kesatuan informasituan informasi 3.

3. Jenis dan Bentuk FisikJenis dan Bentuk Fisik

Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam Ragam dari bentuk media rekam arsip akan membantu dalam menentukan jangka simpan arsip maupun pemeliharaan.

menentukan jangka simpan arsip maupun pemeliharaan. 4.

4. Kegunaan Serie BerkasKegunaan Serie Berkas

Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah Dalam pengertian ini hal yang terkait dengan jangka simpan adalah kegunaan arsip dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan arsip dalam pelaksanaan manajemen organisasi. Adapun kegunaan di luar kepentingan organisasi pencipta terkait dengan kegunaan di luar kepentingan organisasi pencipta terkait dengan  penentuan

 penentuan musnah musnah atau atau simpan simpan permanen permanen dari dari arsip arsip yangyang  bersangkutan.

 bersangkutan. 5.

5. VolumeVolume

Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat Pendataan terhadap volume arsip diperlukan untuk mengetahui tingkat akumulasi terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi akumulasi terciptanya suatu arsip. Hal ini akan mempengaruhi  penetapan jangka simpan.

 penetapan jangka simpan. 6.

(20)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(21)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

11 11

syatu arsip. Dalam hal ini kecenderungannya tidak secara langsung syatu arsip. Dalam hal ini kecenderungannya tidak secara langsung terkait dengan kegunaan arsip sebagai berkas kerja tetapi lebih pada terkait dengan kegunaan arsip sebagai berkas kerja tetapi lebih pada  pertimbangan di luar organisasi pencipta.

 pertimbangan di luar organisasi pencipta.

Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah Selain hal-hal tersebut, data pendukung lain yang diperlukan adalah sistem pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya sistem pemberkasan, kondisi fisik, maupun latarbelakang dari terciptanya arsip. Walaupun tidak banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang arsip. Walaupun tidak banyak berpengaruh tetapi merupakan data yang cukup membantu baik dalam penyusunan sistematika, jangka simpan, cukup membantu baik dalam penyusunan sistematika, jangka simpan, maupun penentuan musnah atau permanen.

maupun penentuan musnah atau permanen. 2.4.2

2.4.2 Penentuan Penentuan Jangka Jangka SimpanSimpan

Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup Penentuan jangka simpan merupakan salah satu hal yang cukup krusial. Hal ini karena akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam krusial. Hal ini karena akan menentukan efektifitas dan efisiensi dalam  penyimpanan

 penyimpanan arsip arsip sebagai sebagai berkas berkas kerja. kerja. Beberapa Beberapa hal hal yangyang mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan arsip antara lain mempengaruhi dalam menentukan jangka simpan arsip antara lain kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan jenis kegunaan berkas, akumulasi arsip yang tercipta, volume arsip, dan jenis fisik arsip.

fisik arsip. 1.

1. Kegunaan BerkasKegunaan Berkas

Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi Kegunaan berkas yang dimaksudkan adalah kegunaan bagi kepentingan pelaksanaan manajemen bagi organisasi penciptanya. kepentingan pelaksanaan manajemen bagi organisasi penciptanya. Dalam artian ini berkas diperlukan untuk memperlancar berbagai jenis Dalam artian ini berkas diperlukan untuk memperlancar berbagai jenis kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Oleh karena itu „hanya‟ organisasi yang bersangkutan yang tujuan. Oleh karena itu „hanya‟ organisasi yang bersangkutan yang mengetahui seberapa lama suatu berkas diperlukan dalam pelaksanaan mengetahui seberapa lama suatu berkas diperlukan dalam pelaksanaan

(22)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(23)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

12 12

 penentuan ja

 penentuan jangka ngka simpan simpan arsip. arsip. Ada Ada kecenderungan, kecenderungan, suatu suatu arsip arsip yangyang memiliki tingkat akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang memiliki tingkat akumulasi yang tinggi memiliki jangka simpan yang  pendek.

 pendek. Sebagian Sebagian besar besar serie serie berkas berkas keuangan keuangan memiliki memiliki tingkattingkat akumulasi yang cukup tinggi.

akumulasi yang cukup tinggi. 3.

3. Jenis FisikJenis Fisik

Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan, Arsip tercipta dengan bermacam-macam media yang digunakan,  baik

 baik tekstual, tekstual, foto, foto, kaset, kaset, disket, disket, pita pita suara suara film film dan dan sebagainya.sebagainya. Masing-masing media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu Masing-masing media memiliki daya tahan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Walaupun arsip keuangan sebagian besar tercipta dengan yang lain. Walaupun arsip keuangan sebagian besar tercipta dalam media kertas tetapi data tentang hal ini tetap diperlukan.

dalam media kertas tetapi data tentang hal ini tetap diperlukan. 4.

4. Faktor Penunjang LainFaktor Penunjang Lain

Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan Faktor penunjang yang paling berpengaruh terhadap penentuan  jangka s

 jangka simpan impan arsip arsip adalah adalah peraturan peraturan perundang-undangan, baik perundang-undangan, baik yangyang menyangkut pengelolaan arsip maupun kegunaan administratif dari menyangkut pengelolaan arsip maupun kegunaan administratif dari arsip keuangan. Hal ini harus dipertimbangkan agar jadwal retensi arsip keuangan. Hal ini harus dipertimbangkan agar jadwal retensi yang disusun benar-benar tidak bertentangan dengan aspek lain. yang disusun benar-benar tidak bertentangan dengan aspek lain. Sebagai contoh, dalam Undang-undang Nomor : 8 Tahun 1997, pasal Sebagai contoh, dalam Undang-undang Nomor : 8 Tahun 1997, pasal 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa neraca tahunan, perhitungan rugi laba 11 ayat (1) diisyaratkan bahwa neraca tahunan, perhitungan rugi laba

(24)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(25)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

13 13

Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk Penyusunan draf konsep jadwal retensi merupakan langkah untuk menuangkan data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang menuangkan data yang telah terumuskan dalam bentuk daftar yang disusun secara logis dan sistematis.

disusun secara logis dan sistematis.

Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan Sebagai suatu pedoman dalam menentukan jangka simpan dan nasib akhir suatu serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nasib akhir suatu serie berkas sekurang-kurangnya harus memiliki unsur nomor urut, jenis/serie berkas, umur simpan yang meliputi masa aktif dan nomor urut, jenis/serie berkas, umur simpan yang meliputi masa aktif dan inaktif, dan nasib akhir, baik musnah maupun permanen.

inaktif, dan nasib akhir, baik musnah maupun permanen.

Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam Jenis serie berkas didasarkan pada data yang diperoleh dalam identifikasi. Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan identifikasi. Selanjutnya dituangkan dalam kolom yang sesuai dengan susunan redaksi dan pilihan kata yang mampu mengcover sejumlah berkas susunan redaksi dan pilihan kata yang mampu mengcover sejumlah berkas dalam bentuk serie. Selain itu penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dalam bentuk serie. Selain itu penggunaan istilah teknis harus dihindarkan dari istilah yang cepat usang.

dari istilah yang cepat usang.

Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif Pada kolom retensi dicantumkan masa simpan, baik masa aktif maupun inaktif. Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat maupun inaktif. Dalam hal ini dapat berupa ketentuan yang bersifat kuantitatif atau kualitatif. Sebagai contoh :

kuantitatif atau kualitatif. Sebagai contoh : ·

· SPJ SPJ ………….. ………….. (masa (masa aktif aktif 2 2 tahun, tahun, inaktif inaktif 1 1 tahun)tahun)

·· Pedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama masihPedoman Penyusunan Anggaran ……… (masa aktif selama masih digunakan, dan masa inaktif 3 tahun)

(26)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(27)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

14 14

kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka kelompok arsip/berkas ditentukan terlebih dahulu keseluruhan. Jangka waktunya (umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun waktunya (umumnya), kemudian diperinci baik untuk arsip aktif maupun untuk arsip inaktif.

untuk arsip inaktif.

Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu Di samping ditentukan jangka waktu penyimpanannya, juga perlu ditetapkan pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena ditetapkan pula apakah suatu arsip (kelompok arsip dimusnahkan/karena  bernilai

 bernilai sementara) sementara) atau atau dipindahkan dipindahkan ke ke Arsip Arsip Nasional Nasional R.I., R.I., (karena(karena  bernilai permanen).

 bernilai permanen).

Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi: Dengan demikian yang tercantum pada tabel meliputi: 1.

1. Nomor urutNomor urut adalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akanadalah urutan jenis-jenis arsip/dokumen yang akan ditentukan jangka waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi ditentukan jangka waktu simpannya sesuai dengan tugas dan fungsi unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan).

unit-unit organisasi di lingkungan (jika diperlukan). 2.

2. Jenis arsip/dokumenJenis arsip/dokumen adalah spesifikasi pengelompokan arsip yangadalah spesifikasi pengelompokan arsip yang didasarkan unit-unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja. didasarkan unit-unit informasi yang mencerminkan fungsi unit kerja. 3.

3. Jangka waktu simpan arsipJangka waktu simpan arsip adalah periode waktu penyimpananadalah periode waktu penyimpanan arsip/dokumen yang dipersyaratkan.

arsip/dokumen yang dipersyaratkan.

Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan Jangka waktu simpan terdiri dari jangka waktu simpan aktif dan inaktif.

(28)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(29)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

15 15

 b)

 b) Permanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerusPermanen (Arsip Statis) adalah arsip yang disimpan terus menerus di Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau

di Arsip Nasional Republik Indonesia dan atau Lembaga KearsipanLembaga Kearsipan Daerah sebagai pertanggung-jawaban nasional.

Daerah sebagai pertanggung-jawaban nasional. c)

c) Dinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perluDinilai Kembali adalah arsip yang nilai gunanya perlu dipertimbangkan kembali setelah habis jangka waktunya.

dipertimbangkan kembali setelah habis jangka waktunya. d)

d) Keterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangatKeterangan vital menyatakan bahwa arsip memiliki nilai sangat  penting bagi kelangsungan h

 penting bagi kelangsungan hidup organisasi.idup organisasi.

Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa Apabila rencana jadwal retensi arsip telah disusun dan telah diperiksa kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah.

kemudian diserahkan kepada Arsip Nasional RI., untuk ditelaah.

Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan Dari Jadwal Retensi itu pula dapat diketahui berakhirnya masa simpan arsip secara keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. arsip secara keseluruhan, dan dinilai dari masing-masing kelompok arsip. Dari hasil penyeleksian akan menghasilkan arsip-arsip yang akan Dari hasil penyeleksian akan menghasilkan arsip-arsip yang akan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang akan dimusnahkan dipindahkan (permanen) dan arsip-arsip yang akan dimusnahkan (sementara).

(30)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(31)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

16 16

Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal Bentuk Jadwal Retensi Arsip berupa tabel dengan klasifikasi arsip. Jadwal retensi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel retensi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Adapun contoh tabel  jadwal retensi arsip menurut ALFRED sebagai berikut:

 jadwal retensi arsip menurut ALFRED sebagai berikut:

Golongan Golongan

Arsip

Arsip ArsipArsip

Umur Arsip

Umur Arsip Abadi /Abadi /

Dimusnahkan Dimusnahkan Aktif

Aktif In In AktifAktif

VITAL VITAL

Akta

Akta Pendirian Pendirian - - - - AbadiAbadi

Akta

Akta Tanah Tanah - - - - AbadiAbadi

PENTING PENTING

Laporan

Laporan Keungan Keungan 5 5 tahun tahun 25 25 tahun tahun DimusnahkanDimusnahkan Cek

Cek Bekas Bekas 5 5 tahun tahun 25 tahun 25 tahun DimusnahkanDimusnahkan

BERGUNA BERGUNA

 Neraca

 Neraca 2 tahun 2 tahun 10 tahun 10 tahun DimusnahkanDimusnahkan Laporan

Laporan Tahunan Tahunan 2 2 tahun tahun 10 10 tahun tahun DimusnahkanDimusnahkan

TIDAK TIDAK BERGUNA BERGUNA

Undangan

Undangan 1 1 bulan bulan - - DimusnahkanDimusnahkan Pengumuman

(32)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

(33)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime. 17 17

BAB III

BAB III

PENUTUP

PENUTUP

3.1 Kesimpulan 3.1 Kesimpulan

Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan Jadwal Retensi Arsip merupakan komponen dari manajemen kearsipan yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating yang menggambarkan jenis-jenis arsip dari lembaga pencipta arsip (creating agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari agency) dalam bentuk daftar yang berisi jangka simpan arsip yang terdiri dari  jangka

 jangka simpan simpan aktif aktif dan dan jangka jangka simpan simpan inaktif, inaktif, serta serta nasib nasib akhir akhir arsip arsip yangyang meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai meliputi musnah, dinilai kembali, atau permanen yang digunakan sebagai  pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan peny

 pedoman atau dasar hukum dalam melaksanakan penyusutan arsip.usutan arsip.

Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan Tujuan jadwal retensi arsip adalah memenuhi kebutuhan organisasi dan

(34)

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime.

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions!

Start Free Trial

Cancel Anytime. 18 18

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR PUSTAKA

 Suraja, Yohannes. 2006.Suraja, Yohannes. 2006. Manajemen Kearsipan Manajemen Kearsipan. Malang: Penerbit Dioma. Malang: Penerbit Dioma

 Barthos, Basir. 2005.Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara. Jakarta: Bumi Aksara

 Wursanto, Ignasius. 2006.Wursanto, Ignasius. 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional  Kompetensi Sekretaris Profesional ..

Yogyakarta: CV. Andi Offset (Penerbit Andi) Yogyakarta: CV. Andi Offset (Penerbit Andi)

 http://bapersip.jatimprov.go.idhttp://bapersip.jatimprov.go.id (Diakses pada tanggal 23 Januari 2014,(Diakses pada tanggal 23 Januari 2014,

18:00) 18:00)

 http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/http://dian4nggraeni.wordpress.com/2012/11/03/535/ (Diakses pada(Diakses pada

tanggal 25 Januari 2014, 09.30) tanggal 25 Januari 2014, 09.30)

 http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-dan-penyusunan-

http://asmianastasia.blogspot.com/2011/05/identifikasi-dan-penyusunan- jadwal.html

Referensi

Dokumen terkait

bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Perubahan

 Masing-masing Rumah Sakit berdasarkan keputusan Komite Rekam Medis/ Komite Medis menetapkan jadual Retensi dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum

Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan

01 Nilai hasil ujian akhir semester Selama aktif kuliah 3 tahun Pendidikan Permanen 02 Tugas akhir (penelitian, skripsi, tesis, disertasi,.. komprehensif, KKL,

(2) Retensi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan jangka waktu penyimpanan arsip yang urusan substantif, urusan fasilitatif kepegawaian dan keuangan serta urusan

Dari berbagai pendapat baik dari para pakar ilmu kearsipan, lembaga profesi kearsipan, dan menurut peraturan perundang-undanagan dapat ditarik kesimpulan

Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai

Kartu Tanda Registrasi/Administrasi Mahasiswa (KTRM) Surat keterangan ijin/tugas.