PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN
Audit Kinerja Sektor Publik
Audit Kinerja Sektor Publik
Pengumpulan &
Pengumpulan &
Pengolahan Data
Pengolahan Data
Kerjasama Pusdiklat Pengawasan dengan
Kerjasama Pusdiklat Pengawasan dengan
Deputi Akuntan Negara
Deputi Akuntan Negara
2007
2007
KATA
KATA PENGPENGANTARANTAR
Sesuai dengan Inpres No. 7 tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) Sesuai dengan Inpres No. 7 tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (AKIP) telah mewajibkan setiap instansi pemerintah untuk nelaporkan kinerjanya kepada yang memberikan hak telah mewajibkan setiap instansi pemerintah untuk nelaporkan kinerjanya kepada yang memberikan hak atau wewenang dalam bentuk Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Pertanggungjawaban ini atau wewenang dalam bentuk Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP). Pertanggungjawaban ini tentunya memberikan informasi kinerja yang objektif, andal dan
tentunya memberikan informasi kinerja yang objektif, andal dan terpercaya.terpercaya. APIP yang
APIP yang diperankan dalam diperankan dalam bidang pengawasan, bidang pengawasan, mengemban tugas mengemban tugas untuk memberikan untuk memberikan keyakinankeyakinan bahwa laporan kinerja telah menyajikan informasi yang memadai dan dapat dipertanggungjawabkan. bahwa laporan kinerja telah menyajikan informasi yang memadai dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu diperlukan audit atas laporan tersebut yang dikenal dengan audit kinerja sektor publik.
Untuk itu diperlukan audit atas laporan tersebut yang dikenal dengan audit kinerja sektor publik.
Untuk memahami audit kinerja sektor publik ini, Pusdiklatwas BPKP bekerjasama dengan Untuk memahami audit kinerja sektor publik ini, Pusdiklatwas BPKP bekerjasama dengan Performance Assessment Task Force
Performance Assessment Task Force (PAT) pada Deputi Akuntan Negara BPKP, menyusun pedoman(PAT) pada Deputi Akuntan Negara BPKP, menyusun pedoman dan modul yang dapat menjadi acuan dalam melakukan audit kinerja sektor publik. Pedoman dan dan modul yang dapat menjadi acuan dalam melakukan audit kinerja sektor publik. Pedoman dan modul-modul tersebut terdiri dari: Pedoman Umum Audit Kinerja, Petunjuk Pelaksanaan Audit Kinerja, Sistem modul tersebut terdiri dari: Pedoman Umum Audit Kinerja, Petunjuk Pelaksanaan Audit Kinerja, Sistem Pengendalian Manajemen, Pengolahan Data, Survai Pegawai, Survai Pelanggan, dan Audit Kinerja. Pengendalian Manajemen, Pengolahan Data, Survai Pegawai, Survai Pelanggan, dan Audit Kinerja.
Untuk meningkatkan kualitas modul di masa mendatang, kami mengharapkan masukan maupun Untuk meningkatkan kualitas modul di masa mendatang, kami mengharapkan masukan maupun sumbang saran dari para pemakai modul.
sumbang saran dari para pemakai modul. Akhirnya
Akhirnya kami kami menyampaikan menyampaikan ucapan ucapan terima terima kasih kasih kepada kepada semua semua pihak pihak yang yang telah telah memberikanmemberikan kontribusi sehingga terwujudnya pedoman dan modul ini.
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... ii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Tujuan Pemelajaran Umum ... 1
B. Latar Belakang Dan Tujuan ... 1
C. Metode Pemelajaran ... 2
D. Struktur Modul ... 2
BAB II PENGUMPULAN DATA ... 4
A. Tujuan Pengumpulan Data ... 4
B. Perencanaan Pengumpulan Data ... 5
C. Proses Pengumpulan Data ... 7
BAB III PENGOLAHAN DATA ... 17
A. Tujuan Pengolahan Data ... 17
B. Pendekatan Pengolahan Data ... 17
C. Tahap Persiapan Dalam Pengolahan Data ... 18
D. Pengolahan Data dalam Audit Kinerja ... 22
E. Pengolahan Data dengan Bantuan Komputer ... 29
F. Simpulan Hasil Pengolahan Data ... 33
G. Latihan ... 34
BAB IV PENUTUP ... 35
Daftar Pustaka ... 36
LAMPIRAN ... 37
1. Tabel Penentuan Jumlah Sampel dari Suatu Populasi dengan Taraf Kepercayaan 95 % (Krejcie dan Morgan 1970) ... 37
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Pemelajaran Umum
Setelah mengikuti pemelajaran mata ajaran ini, diharapkan peserta pelatihan dapat menjelaskan konsep-konsep yang mendasari pekerjaan pengumpulan dan pengolahan data serta mampu melakukan pekerjaan lapangan berkaitan dengan penugasan audit Kinerja.
B. Latar Belakang Dan Tujuan 1. Latar Belakang
Audit kinerja adalah bagian integral dari manajemen terhadap hasil-hasil (managing for results) yang meliputi: perencanaan stratejik, perencanaan kinerja tahunan, anggaran berbasis kinerja, sistem pengindikator kinerja, analisis dan pelaporan capaian kinerja. Oleh sebab itu, dalam melaksanakan audit kinerja adalah penting bagi auditor untuk memiliki pengetahuan yang memadai tentang pengelolaan terhadap hasil-hasil dan pengorganisasiannya.
Audit kinerja dapat dilaksanakan oleh pihak auditor internal atau auditor eksternal yang profesional dan kompeten sehingga menjamin objektifitas hasi l audit.
Oleh karena itu untuk menjamin hasil yang objektif diperlukan pengetahuan dasar agar hasil audit tidak bias yaitu pekerjaan pengumpulan dan pengolahan data.
2. Tujuan
Dengan pengetahuan auditor mengenai konsep-konsep pengumpulan dan pengolahan data dapat dicapai tujuan sebagai berikut:
a. Dapat menjamin kesahihan dan keabsahan dari simpulan yang didapat.
b. Dapat menjamin standarisasi pelaksanaan pekerjaan atas auditor yang berbeda.
c. Dapat melakukan intepretasi atas hasil pengolahan data dan mendapatkan simpulan hasil evalusi.
d. Dapat dipakai sebagai media pertanggungjawaban pelaksanaan ke jenjang yang tinggi. C. Metode Pemelajaran
Dalam pelatihan ini digunakan metode pelatihan andragogi yaitu metode pelatihan yang lebih banyak menggunakan diskusi, tanya jawab dan latihan terstruktur daripada ceramah. Modul ini dibuat cukup lengkap sehingga dapat dipergunakan oleh peserta sebagai referensi dibelakang hari.
Modul ini dibagi dalam 4 (empat) bab yang terdiri dari: 1. BabI: Pendahuluan.
2. Bab II : Pengumpulan Data
Menguraikan materi bahasan sebagai berikut: tujuan pengumpulan data, perencanaan pengumpulan data, dan metode pengumpulan data.
3. Bab III : Teknik Pengolahan Data
Terdiri dari materi bahasan: tujuan pengolahan data, pendekatan pengolahan data, tahap persiapan dalam pengolahan data, pengolahan data dalam tahapan audit kinerja, pengolahan data dengan bantuan komputer (software aplikasi), dan simpulan hasil pengolahan data.
4. Bab IV : Penutup
Bab ini merupakan rangkuman dari bab-bab sebel umnya.
Modul ini merupakan dukungan dan bagian yang tidak terpisahkan dari Modul Pedoman Audit Kinerja Sektor Publik.
BAB II
PENGUMPULAN DATA
TUJUAN PEMELAJARAN KHUSUS
Setelah mempelajari bab ini dan menjawab latihan dan kasus yang terdapat pada bab ini, peserta diharapkan dapat menjelaskan:
1. Sumber dan jenis data sebagai alat yang digunakan dalam evaluasi kinerja. 2. Metode pengumpulan data yang dipakai dalam evaluasi kinerja.
3. Keunggulan dan kelemahan dari masing-masing metode di atas. A. Tujuan Pengum pu lan Data
Secara umum tujuan pengumpulan data adalah:
1. Membantu dalam setiap pengambilan keputusan yang lebih baik 2. Membantu melihat kemajuan dari kegiatan tertentu.
Pengumpulan data merupakan kegiatan yang banyak dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Sebagai contoh, seseorang akan membeli sebuah pesawat televisi baru di sebuah toko. Ada dua jenis data yang dibutuhkan yaitu, harga pesawat televisi dan jumlah uang yang tersedia. Bahkan jika
orang tersebut hati-hati tentu akan mengumpulkan data lain seperti, harga pesawat sejenis di toko lain bahkan mungkin harga barang lain yang diperlukan yang mungkin lebih penting manfaatnya dari pesawat TV. Jadi, orang tersebut punya data-data untuk membantu dalam pengambilan keputusannya.
Tujuan pengumpulan data dalam audit kinerja adalah untuk memperoleh bukti audit untuk mendukung temuan audit.
Dalam proses pengumpulan dan pengolahan data pada audit kinerja dibedakan antara: bukti audit, bukti, informasi dan data. Istilah-istilah tersebut memiliki pengertian sebagai berikut:
- Data adalah kumpulan bahan keterangan yang dapat berwujud angka dan tidak berwujud angka. - Informasi adalah data yang sudah diolah.
- Bukti adalah segala informasi yang digunakan oleh auditor untuk menentukan apakah informasi terukur yang diauditnya memang sesuai dengan kriteria (tolok ukur) yang ditetapkan.
- Bukti audit adalah bukti-bukti yang dikumpulkan auditor selama audit berlangsung untuk mendukung simpulan audit.
Simpulan audit dan rekomendasi audit sangat tergantung kepada bukti-bukti audit yang didapat. Bukti-bukti tersebut hams memenuhi sifat, kualitas dan jumlah yang memadai, agar simpulan yang dibuat berdasarkan bukti-bukti tersebut valid.
Bukti yang cukup, kompeten, dan relevan harus diperoleh untuk rnenjadi dasar yang memadai bagi temuan dan simpulan auditor. Suatu catatan mengenai pekerjaan auditor harus dibuat dalam bentuk
kertas kerja audit. Kertas kerja audit harus memuat informasi yang cukup untuk memungkinkan auditor memastikan bahwa dari kertas kerja audit tersebut diperoleh bukti yang mendukung simpulan dan penilaian audit. Hal tersebut disyaratkan dalam standar audit kinerja.
B. Perencanaan Pengumpu lan Data
Perencanaan kegiatan pengumpulan data serta aspek-aspek yang terdapat di dalamnya perlu dipahami secara baik. Setiap pengumpulan bukti haruslah direncanakan menurut tujuannya secara beraturan. Namun, dalam kenyataannya tidak dapat dihindarkan adanya tumpang tindih dan saling terkaitnya diantara tahap-tahap kegiatan. Adanya saling ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya, menuntut kegiatan-kegiatan tersebut dilakukan secara bersamaan.
Perencanaan atas bagaimana mengumpulkan data harus dilakukan berdasarkan "APA" yang dilakukan, "BAGAIMANA" cara melakukannya, "SIAPA" yang akan melaksanakan setiap aspek pekerjaan, "KAPAN" kegiatan dilakukan, dan "DI MANA" akan dilakukan.
Dengan kata lain, pengumpulan bukti audit mencakup langkah-langkah berikut: 1. Menentukan tujuan kegiatan yang terdiri dari kegiatan (APA):
a. Tujuan pengumpulan data
b. Ruang lingkup pengumpulan data
c. Buat narasi dan tabel yang merupakan simpulan perencanaan kegiatan.
d. Pada Kegiatan Audit Kinerja, tahap-tahap perencanaan di atas ditetapkan dalam program kerja audit.
2. Melaksanakan pengumpulan bukti sesuai prosedur audit yang telah ditetapkan.
3. Menganalisa bukti-bukti yang dikumpulkan dan membandingkan dengan informasi lain yang ada (BAGAIMANA).
4. Memutuskan apakah masih perlu untuk mengumpulkan bukti-bukti lebih banyak lagi, apakah bukti-bukti telah cukup dan memadai untuk mengukur kinerja (KAPAN DAN DIMANA).
C. Proses Pengumpu lan Data
Dalam audit kinerja yang meliputi beberapa tahap mulai dari tahap memahami informasi kinerja klien, perencanaan, survai pendahuluan, tahap pekerjaan lapangan, laporan audit, dan tindak lanjut.
Di semua tahap itu diperlukan data-data pendukung yang perlu dikumpulkan dari berbagai sumber untuk dianalisa. Untuk mempermudah pengumpulan data auditor perlu memahami sumber data itu berasal.
1. Sumb er Data
Sumber data merupakan faktor penting yang menjadi pertimbangan dalam penentuan metode pengumpulan data. Sumber data pada dasarnya terdiri dari Data Primer dan Data Sekunder. Data Primer adalah sumber data yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya (tidak melalui perantara). Data primer dapat berupa opini/persepsi orang secara individual dan kelompok serta hasil observasi terhadap suatu benda atau kegiatan.
a. metode survai dan b. metode observasi.
Data Sekunder merupakan sumber data yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara (dicatat oleh orang lain). Data sekunder umumnya berupa bukti, catatan yan g disimpan (data dokumenter) yang dipublikasikan dan tidak dipublikasikan.
Metode yang umum digunakan untuk mengumpulkan data sekunder adalah melalui reviu dokumen ataupun penelitian arsip.
Data sekunder bisa berupa data internal maupun eksternal perusahaan. Data yang bersumber dari internal dapat berupa ketentuan, kebijakan, data yang dihasilkan oleh sistem informasi yang diterapkan oleh perusahaan.
Data dari hasil sistem informasi adalah data yang telah tersedia dalam bentuk dokumen seperti laporan keuangan tahunan/triwulan/bulanan, RKAP, RJPP, kebijakan direksi dan Iain-Iain. Data dari sumber eksternal berupa dokumen yang diterbitkan oleh pihak eksternal dan hasil kuesioner/wawancara yang diajukan oleh auditor kepada pihak eksternal perusahaan.
Disamping sumber data, jenis data juga dipertimbangkan dalam penentuan metode pengumpulan data.
2. Jenis data
Dari jenisnya, data yang menjadi bukti audit dapat dibedakan menjadi bukti fisik, dokumenter, dan kesaksian (testimonial).
a. Bukti fisik adalah bukti yang berasal dari data yang berupa objek atau benda-benda fisik, yaitu:
1 ) Bukti-bukti audit yang berupa foto yang dibuat oleh auditor dianggap sebagai bukti audit yang lebih meyakinkan daripada penjelasan tertulis.
2) Apabila pengamatan terhadap kondisi-kondisi fisik akan sangat mempengaruhi pencapaian tujuan audit, maka bukti-bukti audit harus bisa dikonfirmasikan. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan pengamatan oleh dua orang auditor, dan apabila mungkin didampingi oleh wakil dari auditan.
3) Pembicaraan melalui telepon yang direkam dengan persetujuan pembicara dapat dimasukkan ke dalam kelompok bukti fisik.
b. Bukti dokumen adalah bukti yang berasal dari data yang memuat apa, kapan, serta siapa yang terlibat dalam suatu kejadian, yaitu:
1) Bukti-bukti audit berupa dokumen, baik dalam bentuk foto maupun elektronik yang dibuat oleh auditan adalah bentuk bukti-bukti audit yang paling umum. Bukti-bukti audit, dapat berasal dari dalam atau luar auditan.
2) Bukti audit berupa dokumen yang berasal dari luar, bisa berupa surat atau memorandum yang diterima oleh entitas, seperti faktur-faktur, kontrak-kontrak, laporan-laporan audit dan laporan-laporan lainnya yang berasal dari pihak ketiga.
3) Bukti-bukti audit berupa dokumen yang berasal dari dalam, dapat berupa catatan-catatan akuntansi, salinan surat-surat keluar, uraian kerja {Job descriptions), rencana-rencana kerja, anggaran, laporan audit oleh Satuan Auditor Intern, kebijaksanaan-kebijaksanaan dan prosedur-prosedur yang ada, dan sebagainya.
c. Bukti Subjek atau Testimonial adalah bukti yang datanya berupa opini, sikap, pengalaman, dari seseorang ataupun kelompok yang menjadi subjek.
Bukti Subjek bisa diperoleh dari pernyataan-pernyataan yang biasanya sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan atau interviu. Pernyataan-pernyataan tersebut bisa berasal dari pegawai auditan, para ahli, konsultan dan pihak-pihak lain yang dihubungi untuk memberikan bukti-bukti audit tersebut. Konfirmasi terhadap bukti-bukti kesaksian sangat diperlukan, antara lain dengan:
1) menentukan pernyataan tertulis dari orang yang diwawancarai.
2) menilai bukti audit yang sama oleh sumber-sumber atau orang-orang yang berbeda. 3) melakukan cek ulang terhadap catatan-catatan yang ada.
3. Metode Pengumpu lan Data
Metode pengumpulan data sebagaimana telah dikemukakan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Reviu Dokumen
Metode ini banyak digunakan dalam tahap-tahap Audit Kinerja. Hasil reviu dokumen diharapkan dapat memberikan gambaran sejauh mana suatu kondisi atau fakta dalam perusahaan memenuhi kriteria yang ada. Beberapa kriteria dapat langsung terpenuhi dari ada atau tidaknya suatu dokumen, namun ada beberapa kriteria yang hanya dapat terpenuhi melalui analisis lebih lanjut.
Untuk topik yang belum/tidak terdukung oleh dokumen karena ketiadaan dokumen atau ketidakcukupan dokumen harus dilakukan teknik lain misal kuesioner, wawancara, atau observasi.
b. Survai melalui Kuesioner
Metode survai observasi seperti yang disebutkan sebelumnya adalah metode pengumpulan data primer yang diperoleh secara langsung dari sumber asli. Metode survai merupakan metode yang menggunakan pertanyaan lisan dan tertulis, Metode tertulis mengunakan kuesioner sebagai alat bantunya. Kuesioner adalah seperangkat pertanyaan/pernyataan yang telah disusun sebelumnya. Kuesioner bertujuan mengumpulkan informasi guna menjawab kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Kuesioner merupakan mekanisme pengumpulan data yang efisien apabila auditor mengetahui dengan tepat variabel atau data penting apa yang ingin di peroleh dan bagaimana cara mengukurnya. Namun demikian, meskipun perancangan kuesioner telah disusun dengan sangat hati-hati, jelas dan tidak bias, kurangnya pengetahuan responden mengenai permasalahan yang dipertanyakan akan sangat berpengaruh pada hasil akhir kuesioner. Dengan memahami bahwa perancangan kuesioner merupakan hal yang kritis dalam perolehan informasi, diharapkan kesalahan dalam perancangannya dapat diminimalisir.
Sehubungan dengan evaluasi Kinerja, kuesioner merupakan bagian dari metodologi evaluasi kinerja yang dipakai mulai dari penilaian SPM (berupa check list) sampai penilaian capaian kinerja. Adapun informasi yang ingin diperoleh melalui kuesioner adalah:
1) Informasi yang tidak dapat diperoleh melalui reviu dokumen ataupun observasi;
2) Pendalaman dan/atau validasi, serta uji silang dari informasi lain yang sudah diperoleh sebelumnya.
Mempertimbangkan manfaat, kelebihan, dan kekurangan dari kuesioner, sangatlah penting untuk memperhatikan langkah-langkah dalam penyusunan kuesioner sehingga tujuan pengumpulan informasi dapat diperoleh semaksimal mungkin.
c. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dalam metode survai yang menggunakan pertanyaan secara lisan kepada subjek pemeriksaan.
Teknik wawancara dilakukan jika memerlukan komunikasi atau hubungan dengan responden. Data yang dikumpulkan umumnya berupa masalah tertentu yang bersifat kompleks, sensitif atau kontrovesial, sehingga kemungkinan jika dilakukan dengan teknik kuesioner akan kurang memperoleh tanggapan responden. Teknik wawancara dilakukan terutama untuk responden yang tidak dapat membaca dan menulis, atau pertanyaan yang memerlukan pernjelasan dari pewawancara atau memerlukan penerjemaahan. Hasil wawancara selanjutnya dicatat oleh pewawancara sebagai data penelitan untuk bahan evaluasi.
Wawancara tatap muka dilakukan antara pewawancara yang mengajukan pertanyaan secara lisan dengan responden yang menjawab pertanyaan secara lisan.
Teknik ini memungkinkan untuk mengajukan banyak pertanyaan dan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan dengan wawancara melalui telepon.
Pertanyaan peneliti dan jawabanjawaban dapat pula melalui telepon. Teknik ini dapat mengatasi kelemahan wawancara tatap muka karena dapat mengumpulkan data dari responden yang letak geografisnya terpencar dengan biaya relatif lebih murah dan diperoleh dengan waktu yang relatif lebih cepat. Jumlah tenaga pengumpul data relatif lebih sedikit dibandingkan dengan tenaga yang diperlukan dalam wawancara tatap muka. Namun kelemahan yang paling utama dari metode ini adalah masalah validitas bukti apabila responden berbohong. (untuk rincian lengkap kelebihan dan kekurangan metode di atas lihat lampiran 2)
d. Observasi
Metode pengumpulan data lainnya adalah observasi, yaitu proses pencatatan pola perilaku subjek (orang), objek (benda) atau kejadian yang sistematis tanpa adanya pertanyaan atau komunikasi dengan individu sebagai narasumber.
Kelebihan metode ini dibandingkan dengan metode survai bahwa data yang dikumpulkan umumnya tidak terdistorsi, lebih akurat, dan menghasilkan data lebih rinci mengenai objek tertentu.
Metode observasi, meskipun demikian, tidak bebas dari kesalahan-kesalahan. Pengamat kemungkinan memberikan catatan tambahan yang bersifat subjektif, seperti halnya terjadinya bias karena pengaruh peran wawancara dalam metode survai.
D. Latihan
1. Uraikan secara singkat arti pentingnya pengumpulan data dalam Audit Kinerja!
2. Sebutkan dan beri penjelasan sumber-sumber data dan Jenis data dalam Audit Kinerja!
3. Uraikan secara singkat metode pengumpulan data bila dikaitkan dengan tahap-tahap dalam Audit Kinerja!
4. Buatlah skema hubungan sumber dan jenis data dalam audit kinerja!
5. Uraikan secara singkat kelebihan dan kekurangan teknik pengumpulan data berikut ini: a. Wawancara tatap muka
b. Wawancara melalui telepon c. Kuesioner secara personal d. Kuesioner melalui pos e. Observasi langsung Kasus
Sebuah anak perusahaan BUMN bertugas mendistribusikan bahan-bahan bakar dalam jenis yang tersedia dipasar. Distribusi dilakukan dengan mobil perusahaan dan pada prinsipnya pembayaran dilakukan secara kontan, supir selain menyalurkan bahan bakar juga bertugas melakukan proses penagihan.
Dalam sistem penagihan selama ini supir akan menyerahkan nota tagihan tanpa kuitansi apabila pelanggan berniat membayar melalui giro. Jika setelah 4 minggu tidak diterima pembayaran melalui giro dari pelanggan yang bersangkutan, maka perusahaan akan mengirimkan surat peringatan.
Jika setelah 8 minggu masih belum dibayar, maka kuitansi tagihan diserahkan kepada bank untuk ditagih kepelanggan.
Untuk meningkatkan hasil penjualan perusahaan ingin menjalankan suatu peraturan yang pada intinya sebagai berikut:
a. Bagi pelanggan yang mengikuti aturan ini akan diserahkan daftar harga yang berisi macam kualitas dan kuantitas bahan bakar yang akan dibeli selama jangka waktu tertentu (waktu kontrak). Setelah ada kecocokan , dengan mengalikan harga dengan kuantitas maka ditetapkanlah besarnya uang pendaftaran.
b. Para pelanggan yang mengikuti peraturan ini harus menentukan sendiri periode cicilan pembayaran apakah bulanan atau mingguan. Berdasarkan lama kontrak maka perusahaan menetapkan besar cicilan.
c. Dalam masa kontrak para peserta diberikan kebebasan untuk meminta penyerahan bahan bakar secara bertahap pada waktu-waktu yang mereka tentukan.
d. Jika pada waktu tertentu jumlah penyerahan bahan bakar melebihi dari uang pendaftaran maka kelebihan ini harus dibayar kontan pada saat bahan bakar tersebut diserahkan.
e. Saldo kredit yang mungkin timbul dari pengembalian bahan bakar yang lebih rendah dari yang diminta semula, dianggap sebagai penyetoran untuk peri ode yang akan datang.
Dengan peraturan ini diharapkan dapat menarik 200 langganan yang membayartiap bulan, 1000 langganan yang membayar tiap minggu. Dari langganan bulanan diperkirakan 150 membayar melalui giro.
Perusahaan mengambil kebijakan untuk menggunakan tenaga pensiunan guna menagih hutang pelanggan yang tidak punya giro dengan upah tetap ditambah provisi 1%. Tenaga ini tidak diharapkan pengetahuan administrasi yang tinggi. Di bagian administrasi cukup banyak pegawai yang berpendidikan dan perusahaan mempunyai kemampuan dana untuk membeli alat-alat mekanis sederhana bagi kelancaran administrasi. (evaluasi SPIVU999, Pusdiklat BPKP)
Selama ini perusahaan belum pernah melakukan survai kepuasan pengguna dan survai kepuasan pegawai.
Dari data di atas Saudara diminta:
a. Menyusun daftar pertanyaan untuk melihat efektivitas SPM kebijakan perusahaan tersebut berikut sumber datanya. (Kebijakan yang baik mensyaratkan: 1. Harus dibuat tertulis; 2. Dikomunikasikan pada seluruh pegawai, dan dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan; 3. Harus transparan dan mampu berfungsi sebagai media komunikasi atasan dan bawahan; 4. Harus ada peninjauan ulang terhadap keselarasan dengan lingkungan; 5. Meningkatkan disiplin pegawai; 6. Konsisten dengan tujuan organisasi.)
b. Selanjutnya apabila auditor mendapatkan kelemahan SPM dari daftar pertanyaan di atas (poin 1 sampai 3) jelaskan sumber dan jenis data apa yang harus diambil, serta metodelogi guna penilaian capaian kinerja perusahaan.
catatan: asumsi bisa dibuat bila Saudara mendapatkan pertanyaan tidak lengkap (termasuk nilai indikator kinerja yang ada).
BAB III
PENGOLAHAN DATA
TUJUAN PEMELAJARAN KHUSUS
Setelah mempelajari bab ini peserta diharap mampu menjelaskan teknik pengolahan data dan aplikasinya dalam pelaksanaan audit kinerja pada sektor publik.
A. Tujuan Pengol ahan Data
Pengolahan data adalah proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan untuk mendapatkan simpulan hasil eval uasi
B. Pendekatan Pengolahan Data
Pendekatan yang dilakukan dalam pengolahan data dalam modul ini adalah pendekatan kuantitatif terutama untuk data yang diperoleh dari hasil survai.
Analisis data kuantitatif dapat dilakukan dengan menggunakan bantuan statistik tergantung pada tujuannya. Bila tujuan analisis hanya bersifat eksploratif dan deskriptif, maka teknik statistiknya pun cukup dengan statistik deskriptif. Sedangkan bila tujuan analisis adalah untuk melihat hubungan dan atau perbedaan antar variabel, atau membuat prediksi, maka teknik statistik yang dibutuhkan adalah statistik inferensial.
Dikaitkan dengan tahapan dalam audit kinerja sektor publik maka teknik statistik yang sesuai adalah statistik deskriptif, yaitu menentukan tingkat keandalan pengendaiian manajemen khususnya soft control, indeks kepuasan pegawai dan indeks kepuasan pelanggan.
C. Tahap Persiapan Dalam Pengol ahan Data
Secara garis besar pengolahan atau analisis data dilakukan setelah seluruh data yang diperlukan telah terkumpul. Sebelum dilakukan analisis perlu dilakukan persiapan data untuk memudahkan proses analisis data dan interpretasi hasilnya, yaitu: pengeditan, pemberian kode dan pemrosesan data.
1. Pengeditan (Editing)
Pengeditan merupakan proses pengecekan dan penyesuaian yang diperlukan terhadap data untuk memudahkan proses pemberian kode dan pemrosesan data dengan teknik statistik. Data yang diperoleh dari hasil survai atau observasi perlu diedit dari kemungkinan kekeliruan dalam proses pencatatan yang dilakukan oleh pengumpul data, serta dari pengisian kuesioner yang tidak lengkap atau tidak konsisten. Tujuan pengeditan data adalah untuk menjamin kelengkapan, konsistensi dan kesiapan data dalam proses analisis. Proses pengeditan dapat dilakukan di lapangan (field editing) sesaat setelah melakukan pengecekan terhadap isian kuesioner. Pengeditan dapat juga dilakukan di tempat pemrosesan data (in house editing) setelah beberapa atau semua data terkumpul, misalnya karena field editing sulit dilakukan. Prosedur pengeditan akan memudahkan proses pemberian kode dan data entry.
2. Pemberian Kode (Coding)
Pemberian kode merupakan proses identifikasi dan klasifikasi data ke dalam skor numerik.
Proses pemberian kode (coding) ini diperlukan terutama untuk data yang dapat diklasifikasikan, misal: jawaban dari tipe pertanyaan tertutup (close-ended questions) yang tidak memberikan alternatif kepada responden selain pilihan jawaban yang tersedia.
Pemberian kode pada jawaban dari tipe pertanyaan terbuka (open-ended questions) relatif lebih sulit karena memerlukan judgement dalam menginterpretasikan jawaban responden. Tujuan pemberian kode pada tipe pertanyaan terbuka adalah untuk mengurangi variasi jawaban responden menjadi beberapa kategori umum sehingga dapat diberi skor numerik. Teknis pemberian kode dapat dilakukan sebelum atau setelah pengisian kuesioner. Proses pemberian kode akan memudahkan dan meningkatkan efisiensi proses data entry ke dalam komputer.
3. Pemrosesan Data (Data Processi ng)
Setelah kedua tahap di atas dilaksanakan, maka data siap untuk diolah atau dianalisis. Analisis yang sesuai dengan tahapan audit kinerja sektor publik adalah analisis statistik deskriptif. Berikut akan dibahas secara rinci teknik an alisis tersebut.
a. Definisi
Statistik deskriptif pada dasarnya merupakan proses transformasi data dalam bentuk tabulasi sehingga mudah dipahami dan diinterpretasikan. Tabulasi menyajikan ringkasan, pengaturan atau penyusunan data dalam bentuk tabel numerik dan grafik. Ukuran yang digunakan dal am deskripsi antara lain berupa: frekuensi, tendensi sentral (rata-rata, median, modus), dan dispersi (deviasi standar dan varian).
b. Tujuan Analisis Statistik Deskriptif
Analisis statistik deskriptif bertujuan untuk melihat data secara apa adanya untuk memperoleh gambaran umum mengenai variabel-variabel yang diukur pada sampel.
c. Jenis-jenis An alisis Deskriptif
Analisis statistik deskriptif yang umum dilakukan diantaranya adalah: 1) Analisis potret data (frekuensi dan persentase).
2) Analisis kecenderungan sentral data (nilai rata-rata, median, dan modus). 3) Analisis sebaran data (range/kisaran dan simpangan baku atau varian). Penjelasan lebih lanjut dari jenis analisis statistik adalah sebagai berikut: 1) Analisis potret data
Potret data adalah penghitungan frekuensi suatu nilai dalam suatu variabel. Nilai dapat disajikan sebagai jumlah absolut atau persentase dari keseluruhan. Sebagai contoh misalnya dari 50 siswa yang dijadikan sampel pada suatu analisis, 25 siswa dapat dikategorikan siswa berbakat, 10 orang dapat dikategorikan siswa biasa-biasa saja, dan 15 siswa dapat dikategorikan sebagai siswa yang "berprestasi rendah". Secara persentase, maka dapat dituliskan bahwa 50% siswa adalah siswa berbakat, 20% siswa
adalah siswa rata-rata, dan 30% siswa termasuk siswa dengan prestasi rendah. Hasil analisis protret data dapat disajikan dalam berbagai format seperti tabel, histrogram, diagram pie.
2) Analis is Kecenderun gan Nilai Tengah (Central Tendenc y)
Nilai rata-rata (mean) merupakan nilai rata-rata secara aritmetik dari semua nilai dalam variabel yang diukur. Misalnya, dari suatu analisis nilai ulangan akhir Matematika terhadap 5 siswa kelas II SD diperoleh data bahwa: siswa 1 mendapat nilai 8, siswa 2 nilai 5, siswa 3 nilai 9, siswa 4 nilai 8, dan siswa 5 nilai 7. Maka nilai rata-ratanya adalah: (8+ 5 + 9 + 8 + 7 ) : 5 = 7,4.
Sedangkan median adalah nilai tengah dari sekumpulan nilai suatu variabel yang telah diurutkan dari nilai yang terkecil kepada nilai yang tertinggi. Atau dengan kata lain, nilai median adalah nilai yang membagi suatu urutan nilai menjadi dua. Pada contoh ini, maka nilai-nilai siswa tersebut dapat diurutkan menjadi: 5, 7, 8, 8, 9. Dari urutan nilai ini, mediannya adalah 8.
Modus (mode) adalah nilai yang paling sering muncul pada suatu distribusi nilai variabel. Dalam contoh tadi, modusnya adalah nilai 8 yang muncul dua kali (terbanyak dibandingkan nilai lain yang hanya muncul satu kali).
3) Analisi s sebar an data
Analisis ini dilakukan untuk melihat sebaran nilai dalam distribusi keseluruhan nilai suatu variabel dari nilai tengahnya. Dengan kata lain, analisis ini untuk melihat seberapa besar nilai-nilai suatu variabel berbeda dari nilai tengahnya. Pengukuran variansi nilai biasanya dilakukan dengan melihat kisaran data (range) atau simpangan baku (standard deviation).
Kisaran memperlihatkan interval nilai dari yang terkecil hingga yang terbesar, atau selisih nilai terkecil dan terbesar. Misalnya, bila data hasil ulangan Matematika 5 orang siswa yang diteliti adalah: 5, 7, 8, 8, dan 9 pada contoh tadi, maka kisaran datanya adalah 9 -5 = 4.
Sedangkan simpangan baku (biasa ditulis SD) menunjukkan selisih rata-rata nilai-nilai suatu variabel dari nilai tengahnya. Pada contoh nilai ulangan Matematika 5 orang siswa tadi, kita sudah menghitung nilai rata-ratanya adalah 7,4 sedangkan nilai tengah adalah 8, maka simpangan bakunya adalah -0,6 dan +0,6.
D. Pengolahan Data dalam Audi t Kinerj a 1. Pengumpu lan Data
Sebagaimana telah diuraikan pada bagian sebelumnya, data dikumpulkan pada tahapan diagnosis pengendalian manajemen, penilaian IKK dan capaian kinerja serta audit rinci. Pada tahapan tersebut data diperoleh melalui teknik reviu dokumen, penyebaran kuesioner, wawancara maupun observasi.
a. Reviu Dokumen
Reviu dokumen merupakan langkah awal auditor dalam tahap perolehan informasi mengenai Kinerja perusahaan yakni pada saat survai pendahuluan. Reviu dilakukan atas dokumen umum yang didapat. Hasil reviu dokumen diharapkan dapat memberikan gambaran sejauh mana suatu kondisi atau fakta dalam perusahaan memenuhi kriteria yang ada. Beberapa kriteria dapat langsung terpenuhi dengan ada atau tidaknya suatu dokumen namun ada beberapa yang hanya dapat terpenuhi melalui analisis lebih lanjut.
Yang harus diperhatikan dalam penggunaan dokumen sebagai sumber data adalah keterkaitan (relevansi) dan kecukupan
informasi yang terkandung dalam mendukung fakta yang dikumpulkan untuk mengukur kriteria tertentu. Auditor harus cermat dalam memilih dokumen yang dibutuhkan dan menentukan relevansinya dengan kondisi yang akan dievaluasi.
Selain relevansinya, dokumen yang digunakan sebagai sumber data harus mengandung informasi yang cukup secara kualitatif maupun kuantitatif. Suatu dokumen dapat dikatakan cukup secara kuantitatif apabila jumlahnya telah mewakili populasi yang ada.
Dalam menentukan kecukupan kuantitatif dan kualitatif data yang ada, auditor dapat menggunakan pendekatan statistik atau pertimbangan profesional (judgment) auditor termasuk metode yang akan dipakai.
Setelah mempelajari dokumen yang ada, auditor hendaknya membuat simpulan hasil reviu yang dilakukan, yaitu mengenai:
1) Tingkat keandalan sistem pengendalian manajemen. 2) Kecukupan Indikator Kinerja Kunci.
3) Capaian kinerja dibandingkan dengan target maupun benchmark. 4) Bukti-bukti pendukung untuk temuan pada audit rinci.
b. Kuesioner
Metode penyebaran kuesioner digunakan untuk menjaring tanggapan responden atas pertanyaan maupun pernyataan yang diberikan. Biasanya responden diharapkan memberikan tanggapan yang berupa penilaian skala (mis. 1 s.d. 5) atas pertanyaan tertutup dan/atau jawaban atas pertanyaan terbuka.
Dalam hal ini, kuesioner bermanfaat untuk:
1) Membantu memperoleh informasi dengan menerjemahkan tujuan yang ingin dicapai dalam bentuk pertanyaan-pertanyaan.
2) Membantu menstandarisasi kategori pertanyaan dan respon terhadap pertanyaan yang dapat mengarahkan responden pada pemahaman yang sama.
3) Membantu memotivasi responden dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan melalui penggunaan kata-kata yang praktis, urutan pertanyaan yang baik, serta penyajian yang baik pula.
5) Mempercepat analisis data dengan penggunaan komputer.
Dibandingkan teknik pengumpulan data lainnya, kuesioner mempunyai kelebihan dan kekurangan yang perlu diperhatikan.
Kelebihan kuesioner:
1) Menjangkau banyak responden dalam satu waktu
2) Hasilnya Lebih mudah dikelompokkan karena sudah terarah
3) Informasi bersifat kuantitatif sehingga lebih mudah diolah secara statistik 4) Dapat menjadi dokumen riset / evaluasi yang permanen
Kekurangan kuesioner:
1) Informasi yang diperoleh bersifat subjektif
2) Kalimat kuesioner yang kurang tepat dapat menghasilkan informasi yang bias
3) Memerlukan pemahaman yang cukup mengenai bahasa / istilah yang lazim digunakan responden
4) Terdapat kemungkinan bahwa yang mengisi kuesioner bukan orang yang dimaksud. Hasil jawaban atas kuesioner ditabulasikan dengan menghitung mean (rata-rata) untuk setiap kuesioner. Kemudian nilai rata seluruh kuesioner dihitung berdasarkan nilai rata-rata setiap kuesioner. Dari hasil penghitungan tersebut akan diperoleh nilai tunggal/skor/indeks.
Pengolahan kuesioner dilakukan hanya terhadap jawaban kuesioner yang valid. Jawaban kuesioner dianggap tidak valid apabila:
1) Responden tidak memilih jawaban yang disediakan.
2) Responden memilih lebih dari satu jawaban yang disediakan untuk satu pertanyaan. Walaupun faktanya semakin banyak responden yang dilibatkan dalam pengisian kuesioner akan makin akurat hasil yang diperoleh, namun di lain pihak, akan makin banyak sumber daya yang diperlukan untuk mengolah hasil kuesioner tersebut. Oleh karena itu, perlu dilakukan sampling.
Sampling adalah mengumpulkan data dengan mencatat sebagian data populasi sehingga hasilnya merupakan nilai karakteristik perkiraan (estimasi) dari populasi yang diteliti.
Dalam audit kinerja yang memakai metode sampling, penentuan sample adalah kegiatan yang penting dan menentukan simpulan yang didapat. Penentuan sample ini banyak berguna pada saat survai kepuasan pengguna jasa dan kepuasan karyawan dibanding tahap evaluasi lainnya.
Namun demikian dalam membuat simpulan yang lebih dapat dipertanggunjawabkan secara ilmiah, pendekatan sample ini perlu diterapkan pada perencanaan untuk semua metode pengumpulan data yang bersumber pada orang (data sub jek).
Sampel yang baik adalah sampel yang representatif (mewakili) populasi. Berapa jumlah sampel yang akan digunakan sebagai sumber data tergantung pada tingkat kepercayaan yang dikehendaki. Bila dikehendaki sampel yang dipercaya 100% mewakili populasi, maka jumlah anggota sampel sama dengan jumlah anggota populasi. Bila tingkat kepercayaan
95%, maka jumlah anggota sampel akan lebih kecil dari jumlah anggota populasi. (lihat lampiran 1)
c. Wawancara dan obs ervasi
Hasil wawancara memuat simpulan dari pendapat auditan terhadap masalah yang ditanyakan. Hasil wawancara ditabulasikan dan atau dikategorisasikan berdasarkan jawaban yang diberikan.
Sementara itu untuk metode observasi juga harus dibuat simpulannya. Lembaran kerja observasi setidaknya memuat informasi mengenai:
1) Teknik observasi yang digunakan 2) Hal-hal yang diobservasi dan 3) Simpulan Hasil observasi.
Simpulan hasil observasi akan menguatkan simpulan yang diperoleh dari metode pengumpulan data lainnya.
2. Pengolahan Data
Pengolahan data dalam tahapan audit kinerja adalah sebagai berikut: a. Tahap Diagnosi s Pengendalian Manajemen
Pada tahap ini, auditor menilai tingkat keandalan pengendalian manajemen. Sesuai pedoman audit kinerja, auditor diharapkan menetapkan skor dengan skala 1 sampai dengan 5. Skor 1 berarti sistem pengendalian manajemen dinilai sangat lemah, dan skor 5 berarti sangat kuat. Skor tingkat keandalan pengendalian manajemen diperoleh dari hasil reviu dokumen, observasi dan penyebaran kuesioner sesuai den gan teknik yang ditetapkan.
Untuk menetapkan skor hasil kuesioner dilakukan dengan teknik statistik deskriptif melalui penghitungan nilai mean (rata-rata) terhadap skor yang diberikan responden atas jawaban kuesioner yang valid. Dengan menggunakan program SPSS dapat diperoleh hasil yang lebih akurat. Hasil pengukuran ini merupakan skor pengendalian manajemen dari metode penyebaran kuesioner.
Skor lainnya ditetapkan dari metode reviu dokumen dan observasi. Skor ini ditetapkan berdasarkan pertimbangan profesional auditor (professionaljudgement) serta didukung bukti yang cukup.
Ketiga skor tersebut kemudian dihitung rata-ratanya untuk ditetapkan sebagai skor pengendalian manajemen keseluruhan.
Gambar2. Skoring Penilaian Sistem Pengendalian Manajemen b. Tahap Penilaian IKK d an Capaian Kinerja
Pada tahap ini dilakukan penilaian terhadap IKK dan capaian kinerja. Teknik yang biasanya digunakan dalam tahap ini pada umumnya adalah reviu dokumen dan survai untuk mengukur indikator tingkat kepuasan pegawai atau pelanggan.
Khusus untuk menetapkan indeks kepuasan pegawai ataupun pelanggan dilakukan dengan cara menghitung mean (rata-rata) hasil penilaian responden yang tercakup dalam kuesioner. Teknik statistik yang dapat digunakan adalah statistik deskriptif. Program komputer yang dapat digunakan untuk membantu hal i ni antara lain SPSS.
c. Tahap Audi t Rinci
Pada tahap ini dilakukan pengujian rinci terhadap bukti awal yang diperoleh dari hasil tahap sebelumnya. Pengolahan data yang dilakukan dalam tahap ini pada umumnya adalah reviu dokumen dan observasi. Jika diperlukan dapat dilakukan survai. Analisis yang digunakan sama dengan tahapan audit sebelumnya.
E. Pengolahan Data dengan Bantuan Komputer
Alat analisis yang disajikan pada bagian di atas merupakan sebagian dari alat analisis yang biasa dan bisa digunakan pada penelitian/survai. Masih banyak jenis dan metode lain yang lebih kompleks dan lebih spesifik untuk mencapai beragam tujuan survai.
Proses analisis data kuantitatif dapat dengan mudah dilakukan bila menggunakan program-program komputer yang telah dirancang khusus untuk keperluan analisis data. Salah satu contoh program komputer yang banyak digunakan untuk analisis data kuantitatif pada penelitian-penelitian ilmu sosial adalah Statistical Package for Social Sciences (SPSS). Program ini mempunyai kemampuan untuk melakukan analisis statistik dari yang paling sederhana seperti melihat kecenderungan sentral data hingga yang paling kompleks. Program lain yang bisa digunakan antara lain: Oracle, Microsoft Access, Foxpro Database, Dbase, dll. Dengan bantuan program komputer, proses persiapan dan
1. Mengapa Memilih Program SPSS?
SPSS merupakan pilihan yang lebih efektif untuk analisis yang mendalam dari pada program aplikasi spreadsheet yang lain. Dengan SPSS tercakup seluruh fungsi yang ada pada program spreadsheet lain dan penggunaannya sangat mudah. Beberapa kelebihan program SPSS adalah:
a. Variasi grafik lebih banyak.
SPSS membantu dalam memahami data, karena bisa dengan cepat memberikan deskriptif dan frekuensi data. SPSS lebih unggul daripada program spreadsheet lain karena memiliki lebih banyak variasi grafik.
b. Eksplorasi data lebih mudah.
Dengan SPSS kita tidak akan khawatir bila merubah data sebab tidak perlu membentuk, menjalankan dan memformat ulang tabel. Dengan menggunakan tabel pivot multi dimensional, SPSS membuat eksplorasi data semakin mudah
c. Fungsi help yang lengkap.
SPSS memiliki serangkaian alat tes statistik untuk mengetahui pentingnya suatu hubungan atau perbedaan. Ditambah fungsi help "What's This?" menerangkan segala hal yang ingin kita ketahui seperti definisi, aturan, pedoman, dan Iain-Iain. Fungsi help dalam spreadsheet hanya memberitahu perintah yang harus diikuti untuk melakukan suatu tugas, SPSS memberi pop-up definisi istilah statistik dan patokan/pedoman untuk menginterpretasikan hasil. Online help tersedia pada SPSS for Windows. Sebagai tambahan kita bisa mendapat panduan teknikal dan statistikal terbaik melalui telepon, faks atau e-mail atau pada website SPSS
d. Menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
SPSS menghemat waktu jika kita menghendaki laporan atau grafik hanya dengan satu klik mouse. Berbeda dengan spreadsheet, yang dirancang untuk penghitungan baris dan kolom, interface SPSS yang mudah dan dukungan database membuatnya begitu mudah mengolah dan memanipulasi data untuk melakukan analisis yang mendalam
e. Lebih menyenangkan dengan fungsi view label.
SPSS memberi gambaran yang lebih baik mengenai data sebab dengan fungsi view label, kita akan bekerja dengan kata-kata (label) daripada menggunakan angka (kode) dan label secara otomatis digunakan pada grafik dan laporan kita
f. Hasil yang akurat bahkan jika beberapa data "hilang" /tidak tersedia.
Jika kita temui data hilang (missing data) pada saat pemrosesan data atau menginginkan untuk menguantifikasikan perbedaan yang signifikan terhadap pemyataan survai yang tak
terjawab, SPSS secara otomatis memberikan pada kita informasi yang lebih baik dan akurat dibandingkan dengan spreadsheet lain.
g. Mudah dan cepat untuk mengetahui jika ada masalah dengan data kita.
SPSS membantu kita melihat kesalahan data-entry atau data yang tidak biasa/menyimpang yang mungkin ingin kita kesampingkan dari analisis atau melihat lebih dekat sebelum kita menulis laporan akhir.
h. Mengolah data lebih mudah.
SPSS membuat analisis data dari spreadsheet, database dan file yang strukturnya kompleks menjadi mudah. Dengan demikian, SPSS menghilangkan risiko data mengubah secara tak sengaja sewaktu melakukan analisis.
i. Mampu bekerja dengan database yang ukurannya sangat besar.
Tak usah takut jika program spreadsheet tidak mampu bekerja dengan data base yang sangat besar, SPSS dapat menganalisis seluruh data tanpa risiko.
j. Fungsi statistik yang sangat lengkap (program Add-on)
Spreadsheets membatasi kita hanya pada fitur statistik dasar, sementara SPSS memberi kita seluruhnya pada produk standarnya. Kita dapat dengan mudah membawa tugas kita ke tingkat lanjutan dengan memilih seperangkat modul add-on yang terintegrasi
2. Langkah-langkah dalam mengolah data menggunakan program SPSS
Uraian rinci mengenai prosedur pengolahan data menggunakan program SPSS dapat dibaca pada manual program. Secara garis besar langkah-langkah yang dilakukan dalam mengolah data adalah sebagai berikut:
a. Data Entry (memasukkan data) yang diperoleh dari survai ke dalam program SPSS. Hal ini biasa dilakukan dengan memasukkan data langsung ke Data Editor atau menggunakan program lain yang lebih dikuasai misalnya program spreadsheet, database atau file data teks. Dengan SPSS kita bisa membuka file data yang sebelumnya telah kita simpan dengan SPSS, maupun membaca data dari program lain.
b. Pada saat memasukkan data ke dalam program SPSS kita akan diminta menentukan variable (nama, jenis data, jumlah karakter, desimal, dsb).
c. Setelah seluruh data tertabulasi, pilih prosedur analisis yang akan digunakan melalui menu Tools baik untuk melakukan penghitungan statistik maupun membuat grafik.
d. Pilih variable yang akan dianalisis. Dengan SPSS, prosedur pemilihan variable yang akan kita analisis disajikan dalam bentuk dialog box.
e. Jalankan prosedur yang kita pilih dan hasilnya dapat kita lihat pada jendela SPSS Viewer seketika itu juga. Perubahan terhadap prosedur analisis yang dipilih dan variable yang akan
dianalisis sangat mudah dilakukan. Setiap perubahan akan selalu diminta konfirmasi sehingga kita tidak takut kehilangan data kita.
F. Simpul an Hasil Pengolahan Data
Hasil akhir dari pengolahan data adalah simpulan. Simpulan pengola han data tergantung pada tujuan audit/tahapan audit. Pada tahap Diagnosis Pengendalian Manajemen, simpulannya berupa tingkat keandalan pengendalian manajemen yaitu lemah, cukup dan kuat. Hasil penilaian tersebut dinyatakan dalam skor dengan skala 1 sampai dengan 5. Skor tersebut didapat dari penghitungan rata-rata penilaian semua teknik diagnosis baik survai, reviu dokumen maupun observasi.
Demikian pula pada tahapan survai kepuasan pelanggan maupun pegawai, hasil akhir pengolahan data berupa indeks kepuasan. Indeks tersebut adalah nilai mean (rata-rata) hasil penilaian responden yang diolah dari kuesioner yang dikembalikan. Indeks kepuasan biasanya dinyatakan dalam skala 1 sampai dengan 5. Skor 1 adalah sangat tidak puas dan 5 adalah puas sekali.
G. Latihan
1. Mengapa kita perlu memiliki kemampuan dasar pengolahan data? Apa relevansinya dengan penugasan audit kinerja sektor publik?
2. Dari berbagai teknik statistik yang kita ketahui, analisis deskriptif sudah cukup mamadai untuk digunakan dalam audit kinerja sektor publik. Mengapa demikian, jelaskan!
3. Dalam audit kinerja, ada dua tahap yang menggunakan metode pengumpulan dan pengolahan data yang sama yaitu survai pegawai. Kedua tahap tersebut adalah Diagnosis Pengendalian Intern (terutama untuk jenis softcontrol) dan penilaian IKK untuk indikator kepuasan pegawai. Diskusikan dengan kelompok Anda bagaimana caranya agar kedua tahap tersebut dapat efektif dilaksanakan tanpa mengurangi kualitas hasilnya
BAB IV
PENUTUP
Setelah memahami aspek-aspek pengumpulan dan cara pengolahan data, auditor diharapkan dapat menerapkannya dalam kegiatan audit kinerja. Pemahaman terhadap teknik pengumpulan dan pengolahan data membantu auditor dalam memilih metode yang tepat dalam menggali informasi, sehingga simpulan yang diperoleh dapat dipertanggungjawabkan secara profesional dan secara objektif menggambarkan kinerja instansi yang di audit.
Penerapan metode yang tepat akan memungkinkan auditor untuk mendapatkan informasi yang valid sehingga dapat mengambil simpulan yang dapat diandalkan mengenai kinerja instansi sektor publik yang diaudit dan mengidentifikasi bidang-bidang yang memerlukan perhatian (areas of improvement).
Daftar Pustaka
Indriantono, Nur dan Supomo (1999), Metodologi Penelitian Bisnis untuk Akuntansi dan Manajemen, BPFE, Yogyakarta
Singarim bun , Masri dan Efendi (1989), Metode Peneliti an Survai, LP3ES, Jakarta
Tarigan, Josep R dan Suparmoko (1999), Metode Pengumpulan Data Edisi 1 (Untuk llmu-ilmu sosial dan ekono mi), BPFE, Yog yakarta
, Discover Secrets You r Spreadsheet Can't Tell You , SPSS Inc, USA
LAMPIRAN 1 TABEL PENENTUAN J UMLAH SAMPEL DA RI SUATU
POPULASI DENGAN TARAF KEPERCAYAAN 95 % (KREJCIE DAN MORGAN 1970)
N Jumlah (s) Jumlah N Jumlah (s) Jumlah N Jumlah (s) Jumlah anggota anggota anggota anggota anggota anggota Populasi Sampel Populasi Sampel Populasi Sampel
10 10 220 140 1.200 291 15 14 230 144 1.300 297 20 19 240 148 1.400 302 25 24 250 152 1.500 306 30 28 260 155 1.600 310 35 32 270 159 1.700 313 40 36 280 162 1.800 317 45 40 290 165 1.900 320 50 44 300 169 2.000 322 55 48 320 175 2.200 327 60 52 340 181 2.400 331 65 56 460 186 2.600 335 70 59 380 191 2.800 338 .75 63 400 196 3.000 341 80 66 420 201 3.500 346 85 70 440 205 4.000 351 90 73 460 210 4.500 354 95 76 480 214 5.000 357 100 80 500 217 6.000 361 110 86 550 226 7.000 364 120 92 600 234 8.000 367 130 97 650 242 9.000 368 140 103 700 248 10.000 370 150 108 750 254 15.000 375 160 113 800 260 20.000 377 170 118 850 265 30.000 379 180 123 900 269 40.000 380 190 127 950 274 50.000 381 200 132 1.000 278 75.000 382 210 136 1.100 285 100.000 384
LAMPIRAN 2 KELEBIHAN DAN KELEMAHAN
TEKNIK WAWANCARA DAN TEKNIK KUESIONER
TEKNIS SURVAI KELEBIHAN KELEMAHAN
Wawancara tatap muka
1. 2.
3.
Menghasilkan lebih banyak data Kontak langsung dengan responden, sehingga dapat menanyakan masalah yang lebih kompleks, sensitif atau kontroversial
Tingkat partisipasi responden relatif tinggi. 1. 2.
Memungkinkan terjadinya bias pewawancaranya.
Memerlukan biaya dan waktu yang relatif banyak, jika jumlah responden (sample) relatif besar dan secara geografis letaknya terpencar
Wawancara Via Telepon
1. Waktu pengumpulan data 1. Pewawancara tidak dapat
responden relatif cepat dengan mengamati ekspresi responden saat tenaga dan biaya yang relatif lebih memberikan tanggapan.
sedikit.
2. Memperoleh tanggapan segera dari 2. Responden setiap saat dapat responden setelah pewawancara menolak untuk menanggapi dapat menghubunginya lewat pertanyaan dengan memutus telepon. hubungan telepon.
3. Durasi wawancara relatif terbatas. 4. Responden bukan merupakan
sample yang responsentif mewakili semua lapisan masyarakat.
Kuesioner Secara personal
1. Dapat memberikan penjelasan pengenai tujuan survai dan pertanyaan yang kurang dipahami oleh responden.
1. Waktu dan biaya pengumpulan data relatif banyak jika responden yang harus
dihubungi secara geografis terpencar. 2. Tanggapan atas kuesioner dapat
langsung dikumpulkan setelah selesai diisi oleh responden
2. Memungkinkan terjadinya bias oleh survaior.
Kuesioner melalui Pos
1. Pengumpulan data responden yang secara geografis terpencar memerlukan waktu dan biaya relatif sedikit
dibandingkan dengan teknik wawancara.
1. Tingkat tanggapan (response rate) responden umumnya lebih rendah dibandingkan dengan teknik wawancara dan kusioner yang dikumpulkan secara personal.
2. Jumlah pertanyaan yang diajukan relatif lebih banyak.
2. Tanggapan responden kemungkinan tidak sesuai dengan konteks/maksud
pertanyaan dalam kuesioner. 3. Meminimalisasi kemungkinan terjadinya
bias oleh peneliti
3. Responden kemungkinan mengisi kuesioner secara tidak lengkap.
