40
HASIL DAN ANALISIS
A. Investigasi Awal
Toko Oleh-oleh Pandanaran adalah suatu unit usaha yang menjual berbagai macam oleh-oleh khas Jawa Tengah. Barang-barang yang dijual berupa snack atau makanan ringan khas Kota Semarang dan Jawa Tengah dan aneka minuman. Sasaran pasar Toko Oleh-oleh Pandanaran adalah semua pengunjung atau turis-turis dari Kota Semarang maupun dari luar Semarang. Pengunjung yang datang tidak hanya dari status ekonomi menengah ke bawah namun kalangan menengah ke atas pun juga mengunjungi dan berbelanja di toko ini. Toko Oleh-oleh Pandanaran juga memiliki ketersediaan barang yang bervariasi dengan harga yang relatif terjangkau.
1. Pembelian
Pemilik memegang peran utama pada sektor pembelian karena semua transaksi pembelian dilakukan oleh pemilik. Barang-barang yang dibeli dari luar kota pemilik akan langsung menuju tempat supplier untuk membeli barang dagangan dengan cara pemilik
menghubungi supplier terlebih dahulu agar supplier menyiapkan barang, lalu pemilik akan menuju ke tempat supplier tersebut untuk membeli dan mengambil barang dagangan. Bagi supplier yang di dalam kota terkadang pemilik meminta tolong karyawan untuk mengambil barang dagang tersebut di tempat supplier.
2. Persediaan
Toko Oleh-Oleh Pandanaran memiliki sebuah ruangan untuk menyimpan stock barang di bagian belakang toko. Setiap barang yang datang akan dicatat oleh bagian gudang lalu akan ditata sesuai dengan pengelompokkan jenis barang. Saat ini, Toko Oleh-Oleh Pandanaran sudah memiliki sistem pengkodean yang cukup baik.
3. Penjualan
Proses konsinyasi yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran berjalan seperti konsinyasi pada umumnya, dimana supplier datang ke toko lalu melakukan penawaran. Ketika barang tersebut disetujui oleh pihak Toko Oleh-Oleh Pandanara maka supplier akan mengantarkan barang ke Toko Oleh-oleh Pandanaran. Ketika supplier tersebut datang kembali untuk mengantarkan barang, maka supplier tersebut bisa meretur dan menerima pembayaran atas nota atau barang yang sebelumnya.
5. Pengolahan Informasi Keuangan
SEKTOR KELEMAHAN PERBAIKAN
Pencatatan dan Data Pembelian
1. Jika proses pencatatan pembelian dalam volume besar akan memakan waktu lama.
2. Pemilik toko pergi ke luar kota untuk mengambil stock sehingga memakan
waktu dan biaya yang besar.
3. Adanya resiko kesalahan dalam pencacatan transaksi.
4. Rekapan manual yang bisa hilang sewaktu-waktu.
1. Penggunaan perangkat komputer dengan sistem input data untuk
memasukkan data
pembelian.
2. Pembelian barang dengan menggunakan jasa pengiriman paket untuk menghemat waktu dan biaya.
3. Penghitungan dan pencatatan transaksi menggunakan program. 4. Penyimpanan data dengan
sistem komputerisasi. Pencatatan dan
Data Persediaan
1. Tidak adanya stock opname, dengan alasan barang yang banyak. 2. Tidak adanya pencatatan
keluar masuk barang.
1. Penyajian informasi persediaan melalui sistem komputersasi membuat stock opname lebih mudah.
Data Penjualan dilakukan tiap harinya
2. Riskan terhadap tindakan penyelewengan oleh karyawan.
sistem komputerisasi akan menghemat waktu dan dapat meminimalisir kesalahan.
2. Dengan adanya sistem pencatatan di komputer akan lebih cepat dan didukung dengan adanya pengecekan ulang secara rutin.
Pencatatan dan Data Konsinyasi
1. Pencatatan yang dilakukan tiap harinya masih dengan cara manual sehingga memakan waktu lama dan rawan akan kesalahan.
2. Tidak adanya pengecekan saat barang masuk dan keluar, mengakibatkan tidak adanya kontrol kehilangan barang.
1. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, maka pencatatan keluar masuk barang akan lebih akurat. 2. Adanya pencatatan barang
masuk, transaksi penjualan, dan barang keluar sehingga dapat meminimalisir resiko kehilangan barang.
Pengolahan Informasi Keuangan
1. Pengolahan informasi keuangan untuk beberapa bulan sulit untuk dilakukan.
2. Resiko kehilangan bukti transaksi lebih besar karena dicatat dalam satu
1. Pengolahan dengan bantuan komputer akan lebih memudahkan dan menghemat waktu. 2. Penyimpanan data dengan
buku fisik. kehilangan bukti transaksi.
Tabel 5. Kelemahan dan Perbaikan
B. Analisis Kebutuhan Sistem
Berikutnya peneliti akan mencoba untuk memahami kebutuhan pada sistem yang akan dirancang dengan tujuan agar dapat menentukan permasalahan yang ada serta memberikan solusi yang tepat demi kelancaran bisnis Toko Oleh-oleh Pandanaran.
1. Analisis Biaya dan Manfaat
Tabel 6. Analisis Biaya dan Manfaat
Pada tabel di atas, diberikan penjelasan tentang kebutuhan dan biaya yang diperlukan untuk penerapan sistem informasi yang berbasis teknologi di Toko Oleh-Oleh Pandanaran. Bagi peneliti, jumlah angka tersebut dapat ditutup oleh Toko Oleh-Oleh Pandanaran hanya dalam beberapa bulan saja.
No Biaya Pengadaan Biaya
1 1 Unit Komputer Rp 800.000
2 Cash Register Rp 3.000.000
3 Software dan Program Pendukung Rp 1.000.000
Total Rp 4.800.000
No Biaya Operasional/Bulan Biaya
1 Listrik Rp 15.000
2 Gaji Operator Rp 1.500.000
2. Perancangan Sistem
Perancangan database dan interface disini dimaksudkan agar sistem informasi yang berbasis teknologi yang baru akan di terapkan di Toko Oleh-oleh Pandanaran memiliki kerangka penyimpanan data yang jelas dan terinci. Harapannya ke depan agar tiap data yang sudah diinput oleh operator dapat saling terhubung dengan bagian kelompok data lainnya.
a. Database
Proses input data ini adalah tahap dimana segala jenis data transaksi atau kegiatan bisnis lainnya yang melibatkan kegiatan ekonomi Toko Oleh-oleh Pandanaran disimpan pada suatu wadah yang sudah terkomputerisasi atau database. Dengan adanya rancangan database berikut ini, maka segala jenis data yang terdapat pada aktivitas toko dapat dikelola sesuai kebutuhan.
4 Tanggal Lahir Date/Time
5 Jenis Kelamin Text 255
6 Nama Text 255
7 Alamat Text 255
8 Status Text 255
2) Data Supplier
Tabel 8. Data Supplier
3) Data Persediaan
NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN
1 ID Produk Text 255 Primary Key
2 Nama Produk Text 255
3 Stock Number
4 Persediaan Awal Currency 5 Persediaan Akhir Currency
6) Data Kas Keluar
Tabel 12. Data Kas Keluar
7) Data Konsinyasi Persediaan
NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN 7 Harga Supplier Currency
8) Data Konsinyasi Barang Masuk
NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN
1 No Nota Text 255 Primary Key
2 Tanggal Masuk Date/Time
3 ID Supplier Text 255
4 ID Produk Text 255
5 Jumlah Masuk Number
6 Harga Supplier Number
Tabel 14. Data Konsinyasi Barang Masuk
9) Data Konsinyasi Penjualan
NO NAMA FIELD TIPE DATA SIZE KETERANGAN
10)Prototype
Berikut merupakan penjelasan mengenai prototype software untuk Toko Oleh-Oleh Pandanaran:
a) Form Login
Gambar 5. Form Login
Keterangan:
1. Registrasi terlebih dahulu untuk dapat masuk ke program sesuai dengan jabatan user. Nantinya permohonan registrasi akan disetujui oleh pemilik sendiri
b) Form Menu Utama
Gambar 6. Form Menu Utama
Struktur Menu Utama: 1) Setup:
a) User (Membuat dan menghapus user)
b) Supplier (Membuat dan menghapus data supplier barang dagang) c) Akun (Menginput dan menambahkan akun-akun untuk laporan
keuangan dan menginput saldo awal akun tersebut)
d) Barang (Membuat dan menghapus data barang persediaan) 2) Aktivitas:
a) Kas (Proses penginputan jurnal kas masuk dan keluar)
melayani penjualan kredit] yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran)
d) Retur Konsinyasi (Proses penginputan jurnal pembayaran kepada pihak supplier, dan pencatatan pengurangan persediaan barang konsinyasi)
e) Jurnal Umum (Proses penginputan jurnal secara manual) 3) Daftar (Tampilan input dari proses aktivitas)
a) Kas Masuk b) Kas Keluar c) Pembelian
d) Barang Masuk Konsinyasi e) Retur Barang Konsinyasi f) Penjualan
d) Persediaan Bukan Konsinyasi e) Persediaan Konsinyasi
c) Setup
User
Gambar 7. Setup User
Keterangan:
1. Klik “User”
2. Klik tanda “+” untuk menambahkan user baru
3. Klik tanda “X” untuk menghapus user, dengan catatan user tersebut belum melakukan aktivitas apapun
4. Masukkan data-data yang dibutuhkan (Nama, Tanggal Lahir, Contact Person, Alamat, Jabatan, dan Password). Untuk jabatan dibagi
penginputan dapat dicek dan diperbaiki oleh admin
5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Fungsi dari form ini adalah untuk menginput pengguna baru atau user pada program ini dan melihat user yang sudah terdaftar.
Form Supplier
Gambar 8. Form Supplier
Keterangan:
1. Klik “Supplier”
2. Klik tanda “+” untuk menambahkan Supplier baru
3. Klik tanda “X” untuk menghapus data Supplier, dengan catatan data tersebut belum ada aktivitas yang melibatkan Supplier tersebut
4. Masukkan informasi supplier sesuai dengan informasi riil. Mulai dari nama supplier, alamat supplier berada, nama dan nomor telepon yang dapat dihubungi
Fungsi program ini adalah untuk menginput supplier baru yang telah menjalin kerjasama dengan Toko Oleh-oleh Pandanaran serta melihat daftar supplier yang sudah terinput.
Form Akun
Gambar 9. Form Akun
Keterangan: 1. Klik “Akun”
2. Klik tanda “+” untuk menambah akun baru
3. Klik tanda “X” untuk menghapus data, dengan catatan data tersebut belum ada jurnal yang terbentuk melalui akun tersebut
4. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Form Persediaan
Gambar 10. Form Persediaan
Keterangan:
1. Klik “Barang”
2. Klik tanda “+” untuk menambah barang baru
3. Klik tanda “X” untuk menghapus nama barang, dengan catatan barang tersebut belum dijurnal melalui proses aktivitas
4. Data yang diinput pada form ini, yaitu: Nama Barang, Jenis Barang (konsinyasi atau bukan), Satuan, Harga Beli, Harga Jual, Stock Awal 5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Form ini berfungsi untuk meginput persediaan barang dagang awal dan
d) Aktivitas
Aktivitas Kas Masuk/ Keluar
Gambar 11. Aktivitas Kas Masuk/ Keluar
Keterangan: 1. Klik “Kas”
2. Pilih transaksi yang diinginkan (kas masuk atau keluar) 3. Masukkan tanggal transaksi
4. Masukkan Memo (keterangan yang perlu diinput)
5. Untuk Kas Masuk, input kode akun yang ingin dikredit, sedangkan untuk Kas Keluar, input kode akun yang ingin didebit
6. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Jurnal yang terbentuk:
Kode Akun Nama Akun D K
2130 Hutang
Konsinyasi
1.500.000
1110 Kas 1.500.000
Tabel 16. Jurnal Aktivitas Kas Masuk/ Keluar
Aktivitas Pembelian/ Konsinyasi
Gambar 12. Aktivitas Pembelian/ Kosinyasi
Keterangan:
1. Klik “Persediaan”
2. Pilih jenis barang yang diinput(konsinyasi atau bukan) 3. Pilih “Supplier”
5. Masukkan nama barang, jumlah barang dan harga
6. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Fungsi form ini adalah untuk menginput semua transaksi barang masuk yang terjadi di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Untuk konsinyasi, tidak ada pencatatan jurnal. Hanya ada pencatatan persediaan namun data mutasi tetap tercatat dan ada laporannya. Penghitungan akan terjadi pada periode retur barang.
Jurnal yang terbentuk untuk non konsinyasi:
Kode Akun Nama Akun D K
1130 Persediaan
Barang Dagang
400.000
1110 Kas 400.000
Tabel 17. Jurnal Non Konsinyasi
Aktivitas Penjualan
Gambar 13. Aktivitas Penjualan
2. Masukkan tanggal transaksi
3. Masukkan memo (keterangan yang perlu diinput)
4. Masukkan nama barang, jumlah, harga, jenis barang(konsinyasi atau bukan)
5. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Fungsi form ini adalah untuk menginput transaksi penjualan di Toko Oleh-oleh Pandanaran. Untuk pencatatan jurnal akan dipisah untuk barang konsinyasi dan bukan.
Jurnal yang terbentuk:
Jurnal untuk penjualan NON KONSINYASI:
Kode Akun Nama Akun D K
Tabel 18. Jurnal Penjualan Non Konsinyasi
Jurnal untuk penjualan KONSINYASI:
Kode Akun Nama Akun D K
2130 Hutang
Tabel 19. Jurnal Penjualan Konsinyasi
Aktivitas Retur Konsinyasi
Gambar 14. Aktivitas Retur Konsinyasi
Keterangan:
1. Klik “Retur Konsinyasi” 2. Pilih “Supplier”
3. Masukkan Memo (keterangan yang perlu diinput)
4. Klik “Simpan Data” untuk menyimpan data yang sudah diinput
Kode Akun Nama Akun D K
2130 Hutang
Konsinyasi
400.000
(Angka dari
Jumlah Laku x Harga)
1110 Kas 400.000
Tabel 20. Jurnal Retur Konsinyasi
Form Jurnal Umum
Gambar 15. Form Jurnal Umum
Keterangan:
1. Klik “Jurnal Umum”
2. Masukkan tanggal transaksi
3. Masukkan memo (keterangan yang perlu diinput)
Form ini difungsikan untuk menginput jurnal yang akunya tidak dapat diinput
pada menu aktivitas lain. Jurnal yang terbentuk sesuai dengan yang diinput. e) Menu Daftar
Gambar 16. Menu Daftar Kas Masuk
Gambar 18. Menu Daftar Pembelian
Gambar 20. Menu Daftar Retur Barang Konsinyasi
Pada Form ini menunjukan daftar transaksi dari menu aktivitas yang telah diinput. Untuk melihat hasilnya maka dapat dilihat melalui “Menu Daftar”.
Gambar 22. Menu Daftar Jurnal Umum
f) Menu Laporan
\\
Gambar 23. Laporan Laba Rugi
Gambar 25. Laporan Persediaan
\
Gambar 27. Laporan Persediaan Konsinyasi
Gambar 29. Laporan Pembelian
Keterangan:
1. Dalam menu ini terdapat berbagai macam laporan dan fungsinya untuk melihat laporan-laporan setiap bulannya. Pada hutang saldo kosong dikarenakan Toko Oleh-oleh Pandanaran sudah tidak memiliki hutang dagang.
