ANALISIS KNOWLEDGE MANAGEMENT
PADA PT. KARYA INDAH NUSA GEMILANG
Sony Setiawan
1200988560Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27. Kebon Jeruk Jakarta Barat, Fax : (+62 - 21) 530 - 0244 , [email protected]
Tjioe Starko Cahyadi
1201003693Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27. Kebon Jeruk Jakarta Barat, Fax : (+62 - 21) 530 - 0244 , [email protected]
Cooky Tri Adhikara
Binus University, Jakarta, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27. Kebon Jeruk Jakarta Barat, Fax : (+62 - 21) 530 - 0244,
.
ABSTRAK
Dalam era informasi sekarang ini, pengetahuan akan suatu informasi merupakan modal utama perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis. Ditambah dengan kemajuan teknologi yang begitu pesat, pendokumentasian, pengaturan dan pembagian knowledge menjadi suatu sarana yang dapat dikembangkan untuk membuat kinerja karyawan perusahaan semakin efisien. Oleh karena itu dalam penelitian ini penulis mencoba untuk menganalisis manajemen pengetahuan apa saja yang telah diterapkan oleh PT. Karya Indah Nusa Gemilang, dan mencoba memberikan solusi terhadap kendala yang muncul dalam proses belajar mengenai knowledge management. Dalam menganalisis knowledge management yang diinginkan perusahaan, penulis mencoba melihat terlebih dahulu bagaimana proses internal dan eksternal perusahaan. Untuk melihat proses internal dan eksternal, penulis menggunakan analisis SWOT sehingga dapat mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Selain itu penulis menggunakan Analisis CBR, SECI, dan mencoba mencari solusi yang tepat bagi PT. Karya Indah Nusa Gemilang. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan perusahaan belum dapat menshare informasi antar setiap bagian dalam perusahaan, serta kurangnya komunikasi antar karyawan. Oleh karena itu penulis memberikan solusi untuk menggunakan facebook sebagai media share knowledge PT. Karya Indah Nusa Gemilang.
Kata Kunci : Knowledge management, CBR, SECI, SWOT, PT Karya Indah Nusa Gemilang
ABSTRAK
In this information era, knowledge is an informal capital of the company's main business in facing competition. Added with the rapid advances in technology, documentation, organization and division of knowledge become a facility that can be expanded to make employees more efficient performance.
Therefore in this study the authors tried to analyze what knowledge management has been implemented by PT. Karya Nusa Indah Gemilang, and try to provide solutions to problems that arise in the process of learning about knowledge management. In analyzing the desired knowledge management company, the author tries to see in advance how the internal and external processes. To view the internal and external processes, the authors use a SWOT analysis to know the strengths, weaknesses, opportunities and threats. Moreover, the authors use CBR analysis, SECI, and try to find the right solution for PT. Karya Nusa Indah Gemilang. Based on the results of the analysis has been done the company has not been able to share the information between each part of the company, as well as the lack of communication between employees. Therefore, the authors provide a solution for use as a media facebook share knowledge PT. Karya Nusa Indah Gemilang .
Keywords: Knowledge management, CBR, SECI, SWOT, PT Karya Nusa Indah Gemilang
PENDAHULUAN
Keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat, banyak aspek kehidupan yang sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan didalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat akan selalu membutuhkan dan menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan.
Dalam organisasi, pengetahuan diperoleh dari individu-individu atau kelompok orang-orang yang mempunyai pengetahuan, atau kadang kala dalam rutinitas organisasi. Pengetahuan diperoleh melalui media yang terstruktur seperti: buku, dokumen, hubungan orang ke orang yang berkisar dari pembicaraan ringan hingga ilmiah. Pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus tacit. Beberapa pengetahuan dapat dituliskan menjadi sebuah dokumen, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula pengetahuan yang terkait erat dengan perasaan, keterampilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis dan intuisi, dimana pengetahuan terbatinkan seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain.
Knowledge management itu bersifat dinamis serta sulit untuk diukur, tapi sangat berguna dalam
mengolah suatu organisasi, karena jika perusahaan tidak mengolah knowledge dengan baik maka perusahaan akan hancur. Pengolahan knowledge harus di terapkan oleh setiap perusahaan. Knowledge
Management seringkali disalah tafsirkan sebagai suatu bentuk teknologi informasi, padahal tidak
seperti itu karena inti dari Knowledge management adalah mengolah manusia, mengolah mindset dari seseorang, dan perilaku manusia dalam suatu perusahaan.
PT.Karya Indah Nusa Gemilang adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pengelolaan jasa perparkiran yang bernama King Parking, didirikan di Jakarta pada tahun 2006 dan sudah mempunyai infrastruktur yang kuat untuk memberikan jasa per-parkiran di Indonesia. King Parking saat ini telah bekerja sama dengan beberapa properti yang tersebar di berbagai indonesia.
Rumusan Masalah
1. Apakah PT.Karya Indah Nusa Gemilang memerlukan Knowledge Management ?
2. Media apakah yang sesuai untuk menjalankan Knowledge Management pada PT.Karya Indah Nusa Gemilang?
Tujuan Penelitian
1. Untuk mengetahui, apakah PT.Karya Indah Nusa Gemilang memerlukan Knowledge
Management (KM).
2. Mengetahui media yang sesuai untuk menjalankan Knowledge Management Pengertian Knowledge
Menurut Todd R. Groff & Thomas P. Jones (2003,p3) “knowledge is information combined with
understanding and capability;it lives in the minds of people” yang artinya adalah informasi yang
Tacit Knowledge
Menurut Amrit Tiwana (2008,p45) “Tacit knowledge is personal, context-specific knowledge that
is difficult to formulate, record, or articulate;it is stored in the heads of people.” yang artinya Tacit
knowledge bersifat pribadi, konteks-spesifik pengetahuan yang sulit untuk diformulasikan, direkam atau diutarakan; yang disimpan dalam kepala orang.
Explicit Knowledge
Menurut Amrit tiwana (2008,p45) “expilicit knowledge ia that That component of knowledge that
that can be codified and transmitted in a systematic and formal language : document,database,webs,e-mail, charts,etc.” Yang artinya explicit knowledge komponen
pengetahuan yang yang dapat disusun dan ditransmisikan dalam bahasa sistematis dan formal: dokumen, database, web, e-mail, grafik, dll.
Knowledge Management
Menurut Ashok Jaspara (2011,p14) ” knowledge management can be defined as : the effective
learning process associated with exploration , exploitation and sharing of human knowledge (tacit & explicit) that use appropriate technology and cultural enviroment to enhance an organitations intelectual capital and performance”. yang artinya proses pembelajaran yang efektif terkait dengan
eksplorasi, eksploitasi dan membagikan pengetahuan manuusia (Tacit & eksplisit) yang menggunakan teknologi tepat guna dan lingkungan budaya untuk meningkatkan sebuah modal intelektual dari organisasi dan kinerja.
METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian dengan judul ” Analisis Knowledge Management pada PT.Karya Indah Nusa Gemilang” Menggunakan metode analis SWOT dan Analisis Case Based
reasoning (CBR). Metode ini untuk mengetahui kasus lampau yang serupa dengan kasus baru agar
dapat menciptakan solusi baru sesuai dengan kondisi kasus yang di hadapi saat ini. Untuk mengatasi ancaman dan kelemahan yang mempunyai kecendrungan menghasilkan rencana jangka pendek, yaitu rencana untuk perbaikan, Untuk mengidentifikasi Faktor eksternal (O dan T) dan Faktor Internal (S dan W) dan juga untuk menganalisis kompetitif di tingkat industri.
Teknik Pengumpulan Data
Dalam melakukan penelitian dan pengumpulan data atau memperoleh data sebagai sumber untuk menyusun penelitan yang berjudul “Analisis Knowledge Management pada PT.Karya Indah Nusa Gemilang”, digunakan metode metode sebagai berikut :
a. Studi pustaka
Dengan mengumpulkan data dari buku, literatur dan situs internet. Dari semua data yang diperoleh akan disaring beberapa informasi yang selanjutnya digunakan sebagai sarana untuk mendukung penelitian.
b. Metode observasi
Suatu metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung terhadap objek yang akan diteliti serta pendataan secara cermat dan sistematik.
c. Metode Wawancara
Pengumpulan data dengan cara mengadakan wawancara langsung pada pihak pengelola PT.Karya Indah Nusa Gemilang
HASIL DAN BAHASAN
Gambar 4.1 :Alur proses CBR pada PT. Karya Indah Nusa Gemilang Sumber : Penulis
1. Retrieve
PT Karya Indah Nusa Gemilang membuka kembali dokumen-dokumen lama yang berisi tentang kasus-kasus yang pernah terjadi di PT. Karya Indah Nusa Gemilang
2. Reuse
Penggunaan kembali informasi untuk mengatasi masalah, PT Karya Indah Nusa Gemilang 3. Revise
Pengenalan tentang kesalahan yang terjadi pada kasus, kemudian merevisi semua hal melalui solusi yang didapatkan
4. Retain
Memanfaatkan kesalahan yang terjadi, dan telah terselesaikan, kemudian diolah kembali ke dalam masalah yang lebih kompleks kemudian di masukkan menjadi bahan pembaharuan serta antisipasi untuk masalah yang akan muncul dalam pengelolaan perusahaan.
Gambar 4.2 : Rancangan SECI untuk PT. Karya Indah Nusa Gemilang Sumber : Penulis
• Proses sosialisasi
Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi tacit knowledge antar individu. Istilah sosialisasi digunakan karena tacit knowledge disebarkan melalui kegiatan bersama seperti meluangkan waktu bersama untuk berdiskusi, membahas pelatihan yang telah di berikan sebelumnya, dan bukan melalui tulisan, secara langsung berhadap-hadapan dalam komunikasi ketika membagi suatu pengalaman.
• Proses Eksternalisasi
Eksternalisasi membutuhkan penyajian tacit knowledge ke dalam bentuk yang lebih umum sehingga dapat dipahami oleh orang lain. Pada tahap eksternalisasi ini, individu memiliki komitmen terhadap sebuah kelompok dan menjadi satu dengan kelompok tersebut. Pada prakteknya, didalam PT. Karya Indah Nusa Gemilang, kepala trainner yang sudah mendapatkan pengalaman lebih banyak dari pada karyawan yang di latihnya maka pengalaman tersebut akan di bagikan kepada karyawan dalam bentuk tulisan yang di tuangkan ke dalam suatu bentuk dokumen. Sehingga Pengetahuan teoritis externalized dan merupakan dasar untuk menciptakan pengetahuan baru.
• Proses Kombinasi
Kombinasi ini memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk di implementasikan menjadi knowledge lain. Terjadi penyebarluasan atau pengembangan dari pengetahuan-pengetahuan eksplisit yang telah ada di dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang. Pengetahuan yang telah terdokumentasikan dapat disebarluaskan melalui suatu pertemuan dalam bentuk dokumen ataupun melalui suatu proses pendidikan atau pelatihan. Pengetahuan dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menggabungkan atau mengolah berbagai pengetahuan dapat juga mencakup data atau informasi yang telah ada sehingga didapatkan ataupun dihasilkan suatu pengetahuan baru. Secara tidak langsung pada proses kombinasi ini dapat dikatakan bahwa
knowledge yang sudah ada di dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang dikonversikan menjadi knowledge yang lebih kompleks, karena sesuai dengan pemahaman yang di dapat oleh setiap
individu.
• Proses Internalisasi
Pada proses internalisasi ini PT.Karya Indah Nusa Gemilang lebih menekankan kepada, bagaimana penerapan knowledge yang sudah dirangkum menjadi satu dan disebarluaskan dalam perusahaan. Sehingga para individu dalam PT.Karya Indah Nusa Gemilang mendapatkan pengetahuan baru serta serta bertambahnya softskill dalam perusahaan tersebut. Individu harus mengindentifikasi pengetahuan yang relevan dengan kebutuhannya didalam pengetahuan organisasi tersebut. Pada umumnya dilakukan melalui proses belajar atau penelitian yang dilakukan ataupun pengalaman yang dilalui oleh setiap individu.
Dari hasil wawancara didapatkan kesimpulan bahwa para pekerja di PT. Karya Indah Nusa Gemilang memiliki account Facebook. Sehingga ini memunculkan ide untuk menggunakan Facebook sebagai media share knowledge management PT. Karya Indah Nusa Gemilang untuk mendukung kegiatan sharing pengetahuan dalam perusahaan . Dengan menggunakan Facebook, pengguna
Facebook dapat bebas bergabung ke banyak jaringan yang diatur berdasarkan kota, lokasi kerja,
sekolah maupun negara. Jaringan-jaringan ini kemudian akan menghubungkan para anggotanya. Sesama pengguna dapat berhubungan dengan teman-temannya dan bisa saling melihat isi profil pribadi. Para pengguna bebas membuat profilnya masing-masing yang di dalamnya bisa berisi foto dan info-info pribadi lainnya. Selain itu dapat juga saling mengirim pesan, bergabung dengan sebuah grup atau lebih. Secara default, Facebook mengatur profil pengguna hanya bisa diakses oleh sesama pengguna yang telah berteman. Namun pengaturan ini bisa nanti dirubah jika diinginkan.
Facebook memiliki sejumlah fitur interaksi antar sesama pengguna yang di antaranya adalah fitur ‘Wall/Dinding’, ruang tempat sesama pengguna mengirimkan pesan-pesan terbuka, ‘Poke/Colek’, sarana untuk saling mencolek secara virtual, ‘Photos/Foto’ ruang untuk memasang foto, dan ‘Status’ yang menampilkan kondisi/ide terkini pengguna. Mulai Juli 2007, Facebook mengizinkan pengguna untuk mengirim berbagai lampiran (tautan, aplikasi, dsb) langsung ke
Seiring perjalanan waktu, Facebook menambahkan beberapa fitur baru ke dalam situsnya. Pada September 2006, Facebook mengumumkan peluncuran News Feed/Rangkaian Kabar Berita yang berisi kilasan informasi dari masing-masing pengguna. Mulanya fitur ini bersifat terbuka dan bisa dilihat oleh siapa saja. Namun setelah mendapat keluhan dari beberapa pengguna, pihak Facebook merubah pengaturan fitur ini sehingga kini pengguna dapat mengatur mana yang bisa ditampilkan di
News Feed/Rangkaian Kabar berita dan mana yang tidak
Gambar 4.13 : Tampilan Group Sumber : Penulis
SIMPULAN DAN SARAN
SimpulanBedasarkan hasil analisis dan perancangan KM pada perusahaan , maka dapat di ambil simpulan sebagai berikut :
• Bedasarkan Analisis Case Base Reasoning dan SECI Perusahaan memerlukan Knowledge management untuk kegiatannya dimana knowledge management berguna untuk sharing informasi didalam perusahaan.
• Hanya ada beberapa pengetahuan yang sudah di dokumentasikan, pengetahuan yang sudah menjadi eksplisit ada 4 buah yaitu visi misi, struktur organisasi beserta tugas, wewenang dan tanggung jawab, beberapa kasus yang digunakan untuk case based reasoning.
• Sarana mendokumentasikan dan share tersebut menggunakan Facebook, grup Facebook. Yang didalamnya terdapat upload foto/video, kuesioner pertanyaan, events, foto, files.
Saran
Knowledge adalah aset dalam sebuah perusahaan, oleh karena itu KM dapat dijadikan pilihan
yang tepat terutama karena perusahaan ini bergerak dibidang jasa sehingga memerlukan kecepatan respon dalam menyelesaikan suatu masalah. Selain itu untuk mempermudah penyebaran informasi kepada setiap bagian dalam perusahaan. Saat ini solusi yang diberikan telah selesai dan akan dilakukan tahap pengembangan yang lebih baik agar dapat membawa hasil yang diharapkan oleh perusahaan. Untuk pengembangan kelanjutan KM perusahaan, ada beberapa hal yang harus dilakukan, antara lain :
• Membangun budaya sharing knowledge dengan menggunakan tools knowledge management, agar solusi yang dibuat tidak berakhir sia-sia.
• Memaksa setiap karyawan menggunakan group PT Karya Indah Nusa Gemilang di dalam
untuk memotivasi karyawan yang lain, serta mendorong perusahaan agar lebih meperhatikan orang-orang yang bekerja di PT Karya Indah Nusa Gemilang.
• Membentuk suatu tim khusus untuk menangani, memantau, dan terus melakukan update knowledge di dalam grup Facebook PT .Karya Indah Nusa Gemilang.
• Melakukan evaluasi hasil dari grup di Facebook kepada kualitas PT. Karya Indah Nusa Gemilang.
REFERENSI
Dalkir, Kimiz.(2011). Knowledge Management in Theory and Practice. 2nd Edition. The MIT Press Cambridge, Massahusetts London, England. United States of America. Groff , Todd R., Jones. Thomas P. (2003). Introduction to Knowledge Management : KM in
Business, Butterworth Heinemann. United States of America
Jashapara, Ashok. (2011). Knowledge Management An Integrated Approach. 2nd edition. Prentice Hall, England
Tan, Robby. (2010). Perancangan Model Manajemen Pengetahuan menggunakan Model Nonaka Takeuchi (Studi Kasus Administrasi Akademik). Jurnal Informatika, 6 (1) : 51-64[1] Jashapara, Ashok. (2011). Knowledge Management An Integrated Approach. 2nd edition. Prentice Hall, England.
Tiwana, Armit. (2008). The Knowledge Management Toolkit (orchestrating IT, Strategy, and Knowledge Platform. Second edition. Prentice Hall PTR. United State.
Wahono, Roni Satria (2008). Knowledge Management dan Kiat Praktisnya. http://romisatriawahono.net/2008/05/06/knowledge-management-dan-kiat-praktisnya/. Diakses pada tanggal 23 april 2012.
RIWAYAT PENULIS
Sony Setiawan lahir di kota Jakarta pada 11 februari 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di School of Business Management BINUS University dalam bidang Management pada 2012.
Tjioe Starko Cahyadi lahir di kota Pematang Siantar pada 21 November 1988. Penulis menamatkan pendidikan S1 di School of Business Management BINUS University dalam bidang Management pada 2012.
