BAB IV
PEMBAHASAN
Penyimpanan arsip merupakan salah satu hal yang penting dalam penyelenggaraan
kegiatan perkantoran di suatu perusahaan, Karena jika tidak diatur dengan baik maka akan
dapat menimbulkan suatu masalah didalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.
Pada kantor pusat (head office) PT Sinar Sosro yang berada di kawasan Bekasi.
Khususnya departemen HRD (Human Resource Development) divisi rekrutmen yang
selama kurang lebih dua bulan menjadi tempat penulis melakukan Job Training, surat
lamaran yang selalu diterima oleh divisi rekrutmen merupakan arsip dinamis aktif karena
surat-surat lamaran tersebut selalu digunakan pada aktivitas sehari-hari oleh divisi
rekrutmen. Sistem penyimpanan yang digunakan untuk menyimpan arsip berupa surat
lamaran tersebut adalah sistem penyimpanan numerik. Sedangkan prosedur penyimpanan
dan penemuan kembali arsip berupa surat lamaran pada PT Sinar Sosro merupakan
perpaduan antara prosedur secara manual dan menggunakan Human Resource Information
System
atau HRIS.
37
4.1 Prosedur Penyimpanan Arsip Surat Lamaran Menggunakan HRIS
Ada beberapa tahapan yang harus dilalui surat lamaran yang masuk di divisi rekrutmen sebelum surat-surat tersebut disimpan di dalam ordner, diantaranya:
1. Pemeriksaan
Surat-surat lamaran yang masuk akan diperiksa terlebih dahulu, surat-surat tersebut akan diseleksi berdasarkan pendidikannya. Untuk lulusan SD sampai SMA, surat lamaran akan disimpan terpisah (tanpa dimasukkan datanya ke dalam komputer) yang nantinya akan dikirimkan ke kantor cabang produksi. Karena PT. Sinar Sosro khususnya kantor HO (Head Office) tidak memerlukan lagi tenaga kerja yang berpendidikan terakhir SD sampai SMA.
2. Menyimpan data ke dalam komputer
Untuk selanjutnya surat-surat lamaran yang sudah diperiksa dan diseleksi akan dimasukkan datanya kedalam komputer.
3. Memberi tanda atau nomor
Surat lamaran yang datanya telah dimasukkan kedalam komputer akan diberikan nomor secara otomatis, nomor tersebut akan ditulis secara manual pada sisi kanan atas surat lamaran.
4. Menyimpan
Surat lamaran yang telah diberi nomor akan disimpan didalam ordner sesuai dengan nomor ordner yang telah tersedia.
Dalam melakukan prosedur penyimpanan arsip berupa surat lamaran, divisi rekrutmen juga menggunakan sistem komputer yang dinamakan Human Resource Information System (HRIS) dengan menggunakan software Information Filing System (IFS).
Dengan adanya HRIS data dari pelamar dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan mudah, tanpa harus berlama-lama mencari surat lamaran di dalam gudang tempat penyimpanan arsip.
Dalam sistem HRIS, surat lamaran yang telah dimasukkan datanya akan diberikan nomor. Nomor tersebut akan diberikan secara otomatis tergantung urutan surat lamaran ketika data dari surat lamaran tersebut dimasukkan atau disimpan ke dalam HRIS.
Sistem nomor yang dipergunakan oleh divisi rekrutmen biasanya dimulai dari tahun surat tersebut diterima, untuk surat lamaran yang diterima tahun ini berarti nomor
38
surat akan diawali dengan nomor 2008, untuk surat lamaran tahun lalu berarti nomor surat akan diawali dengan nomor 2007, begitu pula tahun-tahun sebelumnya dan selanjutnya. Lalu akan dilanjutkan dengan nomor atau angka 000-000. Enam digit angka tersebut menunjukkan jumlah surat yang telah dimasukkan datanya ke dalam HRIS yang nantinya juga akan berfungsi sebagai nomor urut penyimpanan surat.
Hal tersebut dilakukan agar pada saat ingin menemukan kembali surat lamaran, staf rekrutmen dapat dengan mudah menemukannya didalam ordner yang sebelumnya sudah diberi tanda urutan nomor yang tertera pada bagian samping ordner, biasanya didalam 1 (satu) ordner terdiri dari kurang lebih 200 surat atau data pelamar.
Di dalam satu ordner biasanya sudah tersedia 8 (delapan) pembatas yang fungsinya membatasi setiap jumlah tertentu surat lamaran. Jika dalam satu ordner terdapat 200 surat maka untuk satu pembatas akan terdapat (kurang lebih) 25 surat. Berikut ini contoh kasus dalam penyimpanan arsip surat lamaran dengan menggunakan sistem numerik.
Contoh
Jika surat lamaran dimasukkan pada urutan ke 156 (seratus lima puluh enam), maka nomor penyimpanan surat lamaran tersebut adalah 2008-000-156. Yang akan ditulis secara manual pada kanan atas surat lamaran. Lalu surat lamaran tersebut akan disimpan ke dalam ordner yang bernomor 2008-000-001 s/d 2008-000-200. Dan berada pada pembatas ke enam yaitu diantara surat lamaran 150-175.
Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan oleh divisi
dibantu oleh program HRIS mempunyai beberapa tahapan dalam menyimpan data para Prosedur penyimpanan arsip yang digunakan oleh divisi rekrutmen
dibantu oleh program HRIS mempunyai beberapa tahapan dalam menyimpan data para rekrutmen dengan dibantu oleh program HRIS mempunyai beberapa tahapan dalam menyimpan data para
pelamar. Berikut tahapan penyimpanan arsip berupa surat lamaran didalam program HRIS.
1. Membuka program HRIS di komputer.
Pada layar komputer pilihlah Shortcut Sosro Go untuk memulai tahapan penyimpanan arsip berupa surat lamaran. Tampilan awal komputer beserta Shortcut Sosro Go dapat dilihat pada gambar 4.2.
Setelah shoutcut Sosro Go diklik program HRIS akan berjalan dengan tampilan awal untuk login user name dan password pengguna seperti yang terlihat pada gambar 4.3. Login masuk HRIS biasanya sudah dimiliki oleh setiap karyawan HRD di PT Sinar Sosro.
Gambar 4.2 Tampilan awal komputer
Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro Klik Disini
Gambar 4.3
Tampilan saat login masuk Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
2. Membuka folder penyimpanan data surat lamaran
Langkah selanjutnya, setelah masuk pada program HRIS/IFS akan terlihat ada beberapa folder yang dapat dipilih diantaranya general, personel administration, dan sebagainya. Untuk memasukkan data surat lamaran pilihlah folder recruitment yang ada pada layar komputer (lihat gambar 4.4).
Lalu setelah folder recruitment terbuka akan tampil beberapa folder lagi diantaranya recruitment budget, plan recruitment process, job candidate, dan lain-lain. Tetapi untuk menyimpan data surat lamaran pilih folder Receive Application Letter (lihat gambar 4.5).
Login user name dan password
Di dalam folder Receive Applicant Letter, terdapat beberapa form yang bisa digunakan untuk mengisi data. Untuk menyimpan data surat lamaran kita akan menggunakan form Aplication Information (lihat gambar 4.6).
Gambar 4.4 Tampilan IFS Navigator
Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro Klik Disini
Gambar 4.5
Tampilan setelah membuka folder recruitment Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.6
Tampilan saat memilih folder applicant information Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
3. Memasukkan dan menyimpan data surat lamaran
Setelah folder Applicant Information terbuka maka akan terlihat workspace applicant information. Untuk memulai workspace klik new. Setelah itu komputer akan secara otomatis memberikan nomor yang nantinya akan menjadi indeks untuk penyimpanan surat lamaran (bisa dilihat pada gambar 4.7).
Pada workspace applicant information tersebut dapat terlihat beberapa item yang dapat diisi dengan data-data dari para pelamar, diantaranya:
Klik Disini
45
1. General (gambar 4.8)
Sebelum mengisi item general, terlebih dahulu harus mengisi kolom nama lengkap pelamar. Setelah kita dapat mengisi beberapa kolom diantaranya:
1. Applicant Source (informasi asal surat atau data yang kita dapatkan mengenai pelamar misalnya dari internet, surat, interview langsung, ataupun referensi dari karyawan).
2. Point of Hire kolom tersebut adalah data tempat dimana pelamar akan ditempatkan atau dipekerjakan misalnya HO untuk Head Office, CKG untuk daerah Cakung, dan lain-lain.
3. Setelah data-data tersebut dimasukkan kita dapat langsung menyimpannya dengan mengklik tool bar save.
2. Personal info (gambar 4.9)
Personal Info berisi data-data pribadi pelamar seperti:
1. Place of Birth and Date of Birth yaitu tempat tanggal lahir, 2. Citizenship atau kewarganegaraan,
3. Gender atau jenis kelamin,
4. Marital Status atau status menikah atau belum menikah, 5. Blood Type atau golongan darah, dan
6. Religion atau agama. 3. Contact address (gambar 4.10)
Berisi informasi mengenai alamat lengkap, nomor telepon dan handphone, serta alamat e-mail pelamar.
4. Education (gambar 4.11)
Untuk pilihan Education, berisi riwayat pendidikan pelamar, seperti:
1) Educational Level Name (tingkat pendidikan) pilihannya SD, SMP, SMA, Sarjana Muda (D1, D2, dan D3), Sarjana dan Pasca Sarjana.
2) Educational Field Name atau bidang yang diambil selama masa pendidikan, misalnya akuntansi, teknik mesin, administrasi, dan lain-lain.
3) Educational Institution Name atau nama lembaga pendidikan yang diambil, misalnya Universitas Indonesia, Politeknik Negeri Jakarta, dan lain-lain. 4) Location atau daerah lembaga pendidikan tersebut berada.
5) GPA atau yang biasa kita kenal IPK (Indeks Prestasi Kumulatif)
46
5. Work experiences (gambar 4.12)
Work Experiences berisi pengalaman-pengalaman bekerja pelamar, seperti: 1) Industry Area Name berisi tentang industri yang di geluti oleh perusahaan
pelamar sebelumnya, seperti: oil and gas, food, manufaktur, dan lain-lain 2) Start Date and End Date, tanggal pelamar masuk dan keluar dari perusahaan
sebelumnya.
3) Company, nama perusahaan pelamar sebelumnya. 4) Location, tempat perusahaan tersebut berada. 5) Division, divisi tempat bekerja sebelumnya. 6. References (gambar 4.13)
Berisi nama-nama orang yang dapat memberi informasi atau referensi mengenai pelamar.
7. Applied position (gambar 4.14)
Applied Positions diisi bila pelamar mencantumkan jabatan yang diinginkan, title jabatan dan position ID yang diinginkan dapat terlihat atau tersedia didalam query yang telah tersimpan didalam sistem HRIS. Untuk mengaktifkan query tersebut kita dapat mengklik tool bar query atau search.
Gambar 4-7
Gambar 4.7
Tampilan workspace applicant information Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik New Nomor
penyimpanan
Gambar 4.8
Tampilan applicant information general Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Klik Save
Gambar 4.9
Tampilan applicant information untuk personal info Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.10
Tampilan applicant information untuk contact address Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.11
Tampilan applicant information untuk education Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.12
Tampilan applicant information untuk work experiences Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.13
Tampilan applicant information untuk references Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.14
Tampilan applicant information untuk applied position Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
4.2 Penemuan Kembali Arsip Surat Lamaran Menggunakan HRIS
Pada PT Sinar Sosro khususnya divisi rekrutmen penemuan kembali arsip berupa surat lamaran dilakukan secara manual dan secara mekanik. Secara manual dengan menggunakan catatan untuk menulis nomor surat lamaran yang diinginkan dan secara mekanik dengan menggunakan sistem HRIS dalam membantu menemukan kembali surat lamaran yang diinginkan. Berikut ini prosedur penemuan kembali arsip berupa surat lamaran oleh divisi rekrutmen berdasarkan pendidikan, karena pada PT Sinar Sosro sebagian besar pegawai diseleksi berdasarkan pendidikan.
1. Mengetahui jumlah pegawai yang dibutuhkan.
Klik Disini Klik Query
55
Hal ini sangat penting untuk mengetahui berapa jumlah pelamar yang akan dipanggil dan juga jumlah surat lamaran yang dibutuhkan.
2. Menentukan standar dan bidang pendidikan bagi calon pegawai.
Hal tersebut tergantung dari keinginan dan kebutuhan department yang membutuhkan pegawai, misalnya department HRD sedang memerlukan staf administrasi maka surat lamaran yang akan dicari berlatarbelakang pendidikan S1 atau D3 administrasi atau sekretaris dengan IPK min 2,90.
3. Mencari data pelamar dalam sistem HRIS
Proses atau prosedur penemuan kembali surat lamaran dengan menggunakan HRIS sebenarnya tidak jauh berbeda dengan proses memasukkan data pelamar ke dalam HRIS, hanya dalam penggunaan menu item saja yang berbeda. Dengan mencari didalam HRIS data-data yang dibutuhkan akan lebih mudah ditemukan, seperti melihat level pendidikan, IPK dan nama institusi pendidikan. Tanpa harus melihat-lihat terlebih dahulu surat lamarannya.
4. Menuliskan nomor surat lamaran yang akan diseleksi
Setelah mengetahui nomor indeks surat lamaran yang diinginkan, staf rekrutmen dapat menuliskan nomor tersebut ke dalam secarik kertas secara manual agar mudah dalam mengingat nomor surat lamaran yang akan diambil di dalam lemari penyimpanan arsip.
5. Mengambil surat lamaran yang diinginkan kedalam lemari penyimpan.
Setelah mengetahui nomor surat lamaran yang diinginkan, surat tersebut dapat segera diambil pada lemari penyimpan arsip yang terdapat digudang penyimpanan.
56
Gambar 4.15
Alur penemuan kembali surat lamaran Sumber: Data Diolah
Untuk penyimpanan arsip, departemen HRD mempunyai gudang penyimpanan tersendiri dan berbeda dengan departemen-departemen yang lain, sehingga dapat memudahkan dalam mengambil arsip-arsip yang dibutuhkan tanpa membutuhkan birokrasi yang panjang. Berikut akan dijelaskan tahapan dalam menemukan kembali arsip berupa lamaran dengan menggunakan HRIS.
Permintaan pegawai baru
Penentuan spesifikasi calon
Pencarian data dalam HRIS
Penentuan surat lamaran
yang akan diseleksi
Pengambilan surat lamaran
berdasarkan nomor
1. Membuka program HRIS di komputer
Untuk membuka program HRIS dalam penemuan kembali data pelamar sama seperti ketika memasukkan data, mulai dari meng-klik shortcut Sosro GO sampai login username dan password (Lihat gambar 4.16 dan 4.17).
Gambar 4.16
Tampilan awal pencarian arsip Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.17
Tampilan saat login masuk Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
2. Membuka folder penemuan kembali data pelamar
Setelah masuk pada program HRIS/IFS, kembali akan terlihat ada beberapa navigator menu. Untuk menemukan kembali data surat lamaran yang telah dimasukkan pilih folder recruitment yang ada pada layar komputer (gambar 4.18).
Selanjutnya pilih folder Receive Application Letter untuk menemukan kembali data pelamar (gambar 4.19).
Setelah folder Receive Applicant Letter terbuka, tampil beberapa form. Untuk mencari atau menemukan kembali data pelamar form yang digunakan adalah Overview-Applicant Education (gambar 4.20). Karena kandidat calon pegawai yang dibutuhkan berdasarkan latar belakang pendidikannya.
Login user name dan password
Gambar 4.18 Tampilan IFS Navigator
Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.19
Tampilan saat memilih folder receive applicant letter Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Disini
Gambar 4.20
Tampilan saat memilih folder applicant education Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
3. Menemukan kembali data pelamar
Setelah menu item Overview-Applicant Education terbuka, Untuk mulai mencari data pelamar klik tool bar query (lihat gambar 4.21).
Pada tampilan query akan terlihat beberapa item pilihan, untuk mencari data pelamar yang berdasarkan pendidikan administrasi (contoh: administrasi niaga) ketik pada kolom value yang sejajar dengan item Education Field Name (gambar 4.22). Karakter “%” memiliki fungsi menggantikan beberapa karakter (huruf, angka) dalam proses query data. Setelah itu klik OK.
Dalam daftar pada gambar 4.23 dapat terlihat Appicant Id yang merupakan nomor penyimpanan surat lamaran, untuk status yang diberikan secara otomatis oleh komputer ketika menyimpan data dari pelamar mempunyai beberapa penjelasan, yaitu:
Klik Disini
1. Pooled yaitu keterangan bahwa nama tersebut masih menjadi calon pegawai. Baik yang belum diseleksi ataupun yang dalam proses seleksi.
2. Decline yaitu keterangan bahwa data pelamar tersebut sudah tidak bisa digunakan atau dipanggil karena tidak lolos seleksi sebelumnya
3. Reserved yaitu keterangan bahwa pelamar tersebut telah lolos seleksi sebagai pegawai namun belum resmi bekerja.
Untuk melihat lebih rinci data dari pelamar geser tampilan ke sebelah kanan (lihat pada gambar 4.24), lalu akan terlihat beberapa keterangan yang terpenting seperti GPA atau IPK yang menjadi standar dalam mencari calon pegawai. Setelah menemukan arsip atau data yang dicari dengan bantuan HRIS dan mencatat nomor surat, langkah selanjutnya staf rekrutmen dapat mengetahui secara pasti mengenai lokasi penyimpanan arsip. Sehingga memudahkan dalam menemukan kembali arsipyang dibutuhkan.
Gambar 4.21
Tampilan work space applicant education Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Klik Query/Search
Gambar 4.22
Tampilan saat menggunakan query Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Tulis kriteria yang diinginkan
Klik OK
Gambar 4.23
Tampilan daftar data pelamar yang akan dicari Sumber: Departemen HRD PT Sinar Sosro
Nomor penyimpanan surat lamaran
Gambar 4.24
Tampilan setelah digeser kesebelah kanan Sumber Departemen HRD PT. Sinar Sosro
4.3 Keuntungan dan Kelemahan Menggunakan HRIS
Dalam menggunakan Human Resource Information System atau HRIS PT Sinar Sosro mendapatkan banyak keuntungan. Keuntungan yang dapat diperoleh jika mengunakan HRIS dalam membantu menyimpan data karyawan dan membantu dalam sistem penyimpanan arsip adalah:
1. Akses informasi tentang data pelamar lebih cepat dan lebih mudah ditemukan serta akurat karena langsung ke sumber data pada sistem.
2. Dapat melakukan permintaan Sumber Daya Manusia (SDM) secara on-line dengan demikian akan didapatkan respon dengan lebih cepat dari pejabat yang berkompeten menyetujui dan dan juga dari HRD.
Geser ke kanan
66
3. Dapat melihat rencana atau jadwal perencanaan seleksi penerimaan karyawan. 4. Dapat memperoleh info tentang permintaan karyawan melalui e-mail
5. Komputer akan secara otomatis memberikan nomor file untuk surat lamaran yang akan disimpan dan dapat kita catat pada bagian kanan atas surat lamaran.
Tetapi secanggih-canggihnya suatu sistem pasti ada beberapa kelemahan yang dimiliki oleh sistem tersebut. Begitu pula dengan Human Resource Information System yang digunakan oleh divisi rekrutmen PT Sinar Sosro dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip surat lamaran, diantaranya adalah:
1. Multi user, jika digunakan lebih dari dua user maka koneksi akan menjadi lebih lambat (loading lama).
2. Koneksi dari server sering terputus tiba-tiba jika ada gangguan.
3. Jika terjadi listrik padam, maka loading dari server akan menjadi lebih lama atau lambat.
4.4 Hambatan yang dihadapi
Walaupun pada praktiknya HRIS telah memberikan banyak manfaat dalam membantu penyimpanan dan penemuan kembali arsip, tetapi HRIS masih menemui hambatan dalam penerapannya. Hambatan yang dihadapi adalah ketika menggunakan query. Query tidak bisa mencantumkan data yang spesifik seperti yang diinginkan karena sudah ada drop down list yang mencatumkan beberapa kriteria yang bersifat umum, sehingga untuk data yang lebih spesifik dan tidak ada di dalam drop down list maka hanya bisa menggunakan opsi “others”. Hal ini akan menyulitkan dalam penemuan kembali surat lamaran berdasarkan kriteria yang spesifik tersebut.
67
