1978-1520
n 69
Perancangan Prototype Sistem Pengarsipan Surat Berbasis Web Pada
PD. Pembangungan Kota Medan
Ika Devi Perwitasari1, Jodi Hendrawan2, Novira Alfiana3
1,2,3 Sistem Komputer, Fakultas Sains dan Teknologi, Universitas Pembangunan Pancabudi e-mail: 1ikadeviperwitasari@dosen.pancabudi.ac.id, 2Jodihendrawan@dosen.pancabudi.ac.id,
3noviraalfiana@gmail.com
Abstrak
Pengolahan data pada Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan selama ini masih menggunakan cara-cara yang konvensional, terutama dalam sistem penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar di Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan. Selain itu, Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan juga mengalami kendala dalam hal pengarsipan surat, dimana proses pencatatan surat-suratnya masih di agendakan atau dicatat di dalam buku besar. Cara penyimpanan data dengan cara menumpuk hardcopy atau kertas yang menyebabkan rentan terjadinya kerusakan apabila terlalu lama di biarkan menumpuk dan sulitnya menemukan surat-surat lama yang apabila sewaktu–waktu diperlukan kembali. Untuk itu maka diperlukannya suatu website sebagai sistem penyimpanan dan pengolahan data surat yang lebih terstruktur agar dapat mempermudah dalam hal menyimpan data dan pencarian data.
Kata Kunci: Surat, Arsip, Website 1. PENDAHULUAN
Pada era informasi saat ini, salah satu permasalahan utama adalah bagaimana mengolah data sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang berguna, dan mudah digunakan oleh pengguna informasi. Salah satu kebutuhan yang sangat diperlukan pada teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Di dunia kerja saat ini teknologi menjadi pokok utama dalam melakukan segala aktifitas pekerjaan dengan menggunakan sumber daya yang ada yaitu komputer dan jaringan internet.
Pengolahan data pada Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan selama ini masih menggunakan cara-cara yang konvensional, terutama dalam sistem penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar di Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan. Selain itu, Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan juga mengalami kendala dalam hal pengarsipan surat, dimana proses pencatatan surat-suratnya masih diagendakan atau dicatat di dalam buku besar. Cara penyimpanan data dengan cara menumpuk hardcopy atau kertas yang menyebabkan rentan terjadinya kerusakan apabila terlalu lama dibiarkan menumpuk dan sulitnya menemukan surat-surat lama yang apabila sewaktu–waktu diperlukan kembali. Untuk itu maka diperlukannya suatu sistem penyimpanan dan pengolahan data surat yang lebih terstruktur agar dapat mempermudah dalam hal menyimpan data dan pencarian data. 2. LANDASAN TEORI
2.1 Definisi Surat
Menurut Aji et al. (2014:2016) Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Menurut Rustamin, dan Dewi (2016:116) Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
Menurut Sharippudin, dan Yani (2018:1077) Surat adalah alat komunikasi yang dibuat atau diterima oleh suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan
2.2 Definisi Arsip
Menurut Suryadi, dan Zulaikhah (2019:14) Arsip adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan di pelihara selama diperlukan.
Menurut Rustamin, dan Dewi (2016:166) Pengertian arsip adalah proses pengaturan dan /penyimpanan rekaman asli (original record), atau salinannya, sehingga rekaman tersebut dapat ditemukan dengan mudah sewaktu diperlukan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan.
Menurut Farell, dkk (2018:57) Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain.
2.3 Website
Menurut Heriyanto (2018:70) Web adalah suatu layanan penyajian informasi di internet dengan menggunakan HTML. Web identik dengan internet, karena kepopulerannya saat ini, web sudah menjadi
interface aplikasi untuk melakukan transaksi dan sajian informasi yang lengkap dari seluruh dunia.
Menurut Yuliana, dkk (2019:119) Web adalah sebuah kumpulan halaman yang diawali dengan halaman muka yang berisikan informasi, iklan, serta program aplikasi.
Menurut Rochman, dkk (2018:52) Web adalah halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses dimana pun selama anda terkoneksi dengan jaringan internet.
3. METODE
Dalam metode penelitian dijabarkan prosedur yang dilakukan pertahan dalam penelitian. Prosedur penelitian ini dijelaskan dalam kerangka kerja penelitian yang menggambarkan langkah-langkah yang akan dilaksanakan dalam melakukan penelitian. Gambar 1 merupakan kerangka kerja (framework) yang digunakan dalam penelitian ini:
Gambar 1. Kerangka Kerja Penelitian
Berdasarkan Gambar 1 penulis dapat menjelaskan beberapa kerangka kerja yang akan dilakukan dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut :
1. Mempelajari Literatur
Pada penelitian ini dipelajari literatur yang berhubungan dengan permasalahan. Kemudian literatur yang dipelajari diseleksi untuk dapat ditentukan literatur mana yang akan digunakan dalam penelitian. Sumber literatur didapatkan dari perpustakaan, jurnal, artikel dan konsep-konsep lain yang mendukung dalam menyelesaikan sistem yang akan dibangun termasuk referensi.
2. Pengumpulan Data
Dalam melakukan penelitian ini, pengumpulan data dan informasi pada tahap ini dilakukan untuk mengetahui mengenai sistem yang diteliti. Dari data dan informasi yang dikumpulkan akan didapat data untuk pendukung penelitian serta pengumpulan data dilakukan untuk mengetahui kebutuhan dari pengguna.
Analisis dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya. Analisa kebutuhan ini bertujuan untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan dalam perancangan sistem yang di bangun dan mengetahui kebutuhan-kebutuhan pendukung dari perancangan sistem.
4. Desain dan Perancangan Sistem
Kegiatan desain sistem dilakukan untuk sebagai awal dari perancangan sistem yang akan dibangun sesuai kebutuhan. Pada tahap ini akan dilakukan pemodelan terhadap sistem yang akan dibangun dengan pemodelan sistem berorientasi objek menggunakan tools UML (Unified Modelling Language). Dan pada tahap ini dilakukan perancangan antar muka terhadap sistem yang akan dibuat.
5. Pengujian Prototype
Pengujian prototype dilakukan untuk mengetahui uji kelayakan sistem yang telah dibangun sesuai yang diharapkan dan dengan dilakukannya pengujian dapat mengetahui kelemahan serta kelebihan dari sistem yang dirancang sehingga dapat dilakukan perbaikan pada tahap selanjutnya.
4. HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam metode penelitian dijabarkan prosedur yang dilakukan pertahan dalam penelitian. Prosedur penelitian ini dijelaskan
4.1. Rancangan Sistem 4.1.1. Analisis Sistem Berjalan
Berdasarkan dari hasil pengamatan penulis menemukan banyak kekurangan pada Analisis sistem yang sedang berjalan di Bagian Umum pada Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan masih kurang efisien karena pengolahan dan penyimpanan data surat masuk dan surat keluar yang dikelola di bagian umum masih menggunakan cara yang sangat manual, dimana proses pencatatan surat-suratnya masih di catat di dalam buku besar, cara penyimpanan datanya pun dengan cara menumpuk kertas yang menyebabkan rentan terjadinya kerusakan apabila terlalu lama dibiarkan menumpuk dan sulitnya menemukan surat-surat lama yang apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.
4.1.2. Evaluasi Sistem Berjalan
Evaluasi sistem yang sedang berjalan yaitu perbandingan dari sistem lama dengan sistem baru. Proses pengarsipan surat di Perusahaan Pembangunan Kota Medan masih banyak kekurangan. Salah satu kelemahan nya adalah kesulitan dalam pencarian surat masuk dan surat keluar, dan cara penyimpanannya yang kurang efektif sehingga mengakibatkan arsip akan rusak atau hilang.
4.1.3. Rancangan Diagram UML 1. Use Case Diagram Admin
Pada Gambar 2 menjelaskan tentang alur rancangan use case yang hanya di gunakan oleh admin yang dimana proses pertama yaitu admin melakukan login untuk masuk ke website sistem pengarsipan surat, kemudian admin bisa mengakses pengolahan data surat masuk, surat keluar dan melihat laporan data surat masuk dan keluar. Adapun alur use case dapat di lihat pada Gambar 2.
admin
login
logout
mengelola data surat masuk
mengelola data surat keluar
input data
edit, simpan,hapus data
cetak data
edit, simpan,hapus data input data
cetak data laporan surat cetak laporan
<<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>> <<include>>
2. Use Case Diagram Kabag/User
Pada Gambar 3 menjelaskan tentang alur use case yang digunakan oleh Kabag yang dimana kabag bisa melakukan login ke sistem hanya untuk melihat laporan surat masuk, surat keluar serta mencetak laporan surat masuk dan keluar. Adapun alur use case yang dapat di lihat pada Gambar 3.
Kabag Umum login logout lihat laporan cetak laporan <<include>>
Gambar 3. Use Case Diagram Kabag/User 3. Activity Diagram Admin
Pada Gambar 4 di mana setelah admin login kesistem dan sistem menampilkan form halaman utama, admin bisa masuk ke Transaksi di mana transaksi untuk penginputan surat masuk dan keluar, dan admin juga bisa masuk ke form laporan di mana form laporan untuk melihat hasil inputan data surat masuk dan keluar.
login
Dashboard Transaksi Laporan User
Surat Masuk Surat Keluar Surat Masuk
Tambah Edit Simpan Upload file Export Simpan Export Edit Tambah Surat Keluar
input tanggal laporan input tanggal laporan
Lihat Laporan Cetak Lihat Laporan Cetak Hapus Hapus Logout Tambah Akun Simpan Menampilkan Halaman Utama
4. Activity Diagram Kabag/User
Kabag hanya bisa melihat inputan surat masuk dan keluar tapi tidak bisa mengedit surat masuk dan keluar. Di form laporan kabag hanya bisa melihat dan mencetak laporan surat masuk dan keluar.
Login
Dashboard Transaksi Laporan
Logout
Surat Masuk Surat Keluar Surat Masuk Surat Keluar
Lihat input surat masuk Lihat input surat keluar
Export Export
Lihat laporan Lihat laporan
Cetak
Cetak
Gambar 5. Activity Diagram Kabag 4.2. Hasil Rancangan Prototype
1. Implementasi Tampilan Login
Pada Gambar 6 menampilkan form menu login yang bisa di akses oleh admin dan kabag. Adapun form login tersebut dapat dilihat pada Gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Halaman Login 2. Implementasi Tampilan Menu Utama
Pada Gambar 7 menampilkan form menu utama yang di mana memiliki form pilihan yaitu dashboard, transaksi, laporan, user dan logout. Adapun form menu utama tersebut dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Utama 3. Implementasi Tampilan Data Surat Masuk
Pada Gambar 8 menampilkan form data surat masuk yang di mana di dalam form surat masuk terdapat beberapa menu yaitu tambah, export, edit hapus dan pencarian data surat masuk. Adapun form data surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Tampilan Data Surat Masuk 4. Implementasi Tampilan Input Surat Masuk
Pada Gambar 9 menmapilkan form input surat masuk yang di mana di dalamnya terdapat beberapa menu yaitu no agenda, jenis surat, tanggal surat, tanggal terima, perihal, pengirim, no surat, upload file, simpan dan batal. Adapun form input surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 9.
Gambar 9. Tampilan Input Surat Masuk 5. Implementasi Tampilan Data Surat Keluar
Pada Gambar 10 menampilkan form data surat keluar yang di mana didalam form surat keluar terdapat beberapa menu yaitu tambah, export, edit hapus dan pencarian data surat keluar. Adapun form data surat keluar tersebut dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Tampilan Data Surat Keluar 6. Implementasi Tampilan Input Surat Keluar
Pada Gambar 11 menampilkan form input surat keluar dimana di dalamnya terdapat beberapa menu yaitu no agenda, jenis surat, tanggal kirim, perihal, tujuan, no surat, simpan, batalkan. Adapun form input surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 11.
Gambar 11. Tampilan Input Surat Keluar 7. Implementasi Tampilan Pencarian Laporan Surat Masuk
Pada Gambar 12 menampilkan form pencarian data surat masuk di mana di dalamnya terdapat beberapa menu yaitu surat tanggal, sampai tanggal, cetak dan refresh. Adapun form pencarian surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 12. Tampilan Pencarian Laporan Surat Masuk 8. Implementasi Tampilan Laporan Surat Masuk
Pada Gambar 13 menampilkan form tampilan laporan data surat masuk yang di mana di dalamnya terdapat beberapa output yaitu nomor agenda, jenis surat, isi ringkas, asal surat, tanggal surat, tanggal terima. Adapun form input surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 13.
9. Implementasi Tampilan Laporan Surat Keluar
Pada Gambar 14 menampilkan form tampilan laporan data surat keluar yang di mana di dalamnya terdapat beberapa output yaitu nomor, nomor agenda, nomor surat, jenis surat, perihal, tujuan, tanggal kirim. Adapun form input surat masuk tersebut dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14. Tampilan Laporan Surat Keluar 5. KESIMPULAN
5.1. Kesimpulan
Kesimpulan dalam penelitian adalah sebagai berikut:
1. Sistem informasi arsip surat berbasis web akan membantu mempermudah admin dalam mengelola arsip surat dengan cepat, tepat dan efisien.
2. Tersedianya laporan surat masuk dan surat keluar dapat memudahkan Kepala Bagian Umum dalam melihat laporan secara keseluruhan.
3. Dengan adanya sistem ini diharapkan tidak ada lagi masalah dalam pencatatan surat masuk di Perusahaan Daerah Pembangunan Kota Medan
5.2. Saran
Beberapa saran yang penulis dapat paparkan sebagai berikut: 1. Perlunya penambahan fitur untuk penyimpanan surat disposisi
2. Perlunya penyimpanan data atau back-up data untuk mengantisipasi jika terjadinya kerusakan pada sistem yang mengakibatkan kehilangan data.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Aji Sapto, dkk. 2014. Indonesian Journal on Networking and Security. Rancang Bangun Sistem
Informasi Disposisi Surat Berbasis Web (Studi Kasus Kementerian Pekerjaan Umum) Volume 3.
p.25-32
[2] Farell Geovanne, dkk. 2018. Teknologi Informasi dan Pendidikan. Rancang Bangun Sistem
Informasi Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik UNP). Vol. 11. p.56-62
[3] Heriyanto Yunahar. 2018. Intra-Tech. Perancangan Sistem Informasi Rental Mobil Berbasis Web
Pada PT.APM Rent Car,Vol 2. p.64-77.
[4] Rochman A, dkk. 2018. Sisfotek Global. Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pembayaran
SPP Siswa Berbasis Web di SMK Al-Amanah. Vol. 8. p.51-56
[5] Rustamin Zulvanita, dan Dewi A.P. 2016. Sistem informasi Teknik Komputer. Sistem Pengarsipan
Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Sekertariat DPRD Provinsi Sulawesi Tenggara Menggunakkan Borland Delphi 7. Vol. 1. p.167-172.
[6] Sharippudin dan Yani Ahmad. 2018. Ilmiah Media. Sisfo Analisis Dan Perancangan Sistem
Informasi Pengelolaan Surat Pada STIKOM Dinamika Bangsa Jambi.Vol.12. p.1076-1085
[7] Suryadi Ade, dan Zulaikhah YS. 2109. Khatulistiwa Informatika. Rancang Bangun Sistem
Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi kasus: Kantor Desa Karangrau Banyumas).Vol.VII .p.14-21
