BAB II
KAJIAN TEORITIS
2.1 Pengertian Perpustakaan Umum
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang memberikan pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan lain. Perpustakaan sebagai pusat informasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa jenis yang masing-masing mempunyai ciri dan penekanan fungsi yang berbeda, salah satu dari jenis perpustakaan yang berfungsi untuk melayani informasi pengguna adalah perpustakaan umum. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang perpustakaan umum, sebaiknya diketahui terlebih dahulu pengertian tentang perpustakaan umum tersebut.
Menurut (Hermawan dan Zen 2006, 30) Perpustakaan umum adalah “Perpustakaan yang melayani seluruh lapisan masyarakat tanpa membedakan latar belakang, status sosial, agama, suku, pendidikan dan sebagainya”.
Selanjutnya (Sutarno 2006, 43) menjelaskan bahwa:
Perpustakaan umum adalah lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan berbagai informasi, ilmu pengetahuan, teknologi dan budaya, sebagai sumber belajar untuk memperoleh dan meningkatkan ilmu pengetahuan bagi seluruh lapisan masyarakat.
Perpustakaan umum menurut (Reitz 2004 yang dikutip oleh Hasugian 2009, 77) menyebutkan bahwa: “a library or library system that provides unrestricted
access to library resources and services free of charge to all the resident of a given community, district, or geographic region, supported wholly or in part by publics fund”.
Dalam pengertiannya defenisi perpustakaan umum adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang menyediakan akses yang tidak terbatas kepada sumber daya perpustakaan dan layanan gratis kepada warga masyarakat di daerah atau wilayah tertentu, yang didukung penuh atau sebagian dari dana masyarakat (pajak).
Sedangkan menurut (Sjahrial-Pamuntjak 2000, 3) menyatakan bahwa: Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang menghimpun koleksi buku, bahan cetakan serta rekaman lain untuk kepentingan masyarakat umum. Perpustakaan umum berdiri sebagai lembaga yang diadakan untuk dan oleh masyarakat. Setiap warga dapat menggunakan perpustakaan tanpa dibedakan pekerjaaan, kedudukan, kebudayaan dan agama. Meminjam buku dan bahan lain dari koleksi perpustakaan dapat dengan cuma-cuma atau dengan membayar iuran sekedarnya sebagai tanda kenggotaan dari perpustakaan tersebut.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa Perpustakaan umum diselenggarakan untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat umum tanpa memandang latar belakang pendidikan, agama, adat istiadat, umur, jenis kelamin dan sebagainya. Untuk itu koleksi perpustakaan umum terdiri dari beraneka ragam sumber informasi sesuai dengan kebutuhan masyarakat penggunanya.
Dalam buku Pedoman Umum penyelenggaraan Perpustakaan Umum (Perpustakaan Nasional RI 2000, 5) dijelaskan bahwa:
Perpustakaan Umum adalah perpustakaan yang diselenggarakan di pemukiman penduduk (kota atau desa) diperuntukkan bagi semua lapisan dan golongan masyarakat penduduk pemukiman tersebut untuk melayani kebutuhan akan informasi dan bahan bacaan.
Selanjutnya pengertian perpustakaan umum menurut Badan Standarisasi Nasional SNI 7495 (SNI 7495 2009, 2) adalah:
Perpustakaan yang kegiatannya diselenggarakan oleh pemerintah daerah kabupaten atau kotamadya yang mempunyai tugas pokok melaksanakan pengembangan perpustakaan di wilayah kabupaten atau kotamadya serta
melaksanakan layanan perpustakaan kepada masyarakat umum yang tidak membedakan usia, ras, status sosial ekonomi atau gender.
Dari beberapa pendapat di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diselengarakan oleh pemerintah daerah setempat baik kabupaten atau kota yang digunakan sebagai lembaga pendidikan bagi masyarakat umum dengan menyediakan bermacam bahan koleksi bagi semua tingkatan usia mulai dari anak-anak, remaja, dewasa sampai lanjut usia, baik untuk laki-laki maupun perempuan dan koleksinya mencakup berbagai macam informasi ilmu pengetahuan, budaya dan teknologi untuk meningkatkan dan memperoleh pengetahuan bagi seluruh masyarakat tanpa membedakan agama, ras, status sosial ekonomi atau gender.
2.2 Tujuan Perpustakaan Umum
Tujuan perpustakaan umum harus sejalan dengan visi dan misi lembaga yang dibentuk. Perpustakaan umum didirikan untuk meningkatkan minat baca masyarakat dan menyadarkan betapa pentingnya membaca dan masyarakat memperoleh pengetahuan melalui perpustakaan.
Tujuan perpustakaan umum menurut (Manifesto Perpustakaan Umum Unesco yang dikutip oleh Sulistyo-Basuki 1993, 44) ada empat tujuan utama, yaitu:
1. Memberikan kesempatan bagi umum untuk membaca bahan pustaka yang dapat membantu meningkatkan mereka kearah kehidupan yang lebih baik.
2. Menyediakan sumber informasi yang cepat, tepat dan murah bagi masyarakat, terutama informasi mengenai topik yang berguna bagi mereka dan yang sedang hangat dalam kalangan masyarakat.
3. Membantu warga untuk mengembangkan kemampuan yang dimilikinya sehingga yang bersangkutan akan bermanfaat bagi masyarakat sekitarnya sejauh kemampuan tersebut dapat dikembangkan dengan bantuan bahan pustaka. Fungsi ini sering disebut sebagi fungsi pendidikan perpustakaan
umum, lebih tepat disebut sebagai fungsi pendidikan berkesinambungan ataupun pendidikan seumur hidup. Pendidikan sejenis ini hanya dapat dilakukan oleh perpustakaan umum karena perpustakaan umum merupakan satu-satunya pranata kepustakawanan yang terbuka bagi umum. Perpustakaan nasional juga terbuka bagi umum namun untuk memanfaatkannya tidak selalu terbuka langsung bagi perorangan, ada kalanya harus melalui perpustakaan lain.
4. Bertindak selaku agen cultural artinya perpustakaan umum merupakan pusat utama kehidupan budaya bagi masyarakat sekitarnya. Perpustakaan umum bertugas menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat sekitarnya dengan cara menyelenggarakan pameran budaya, ceramah, pemutaran film, dan penyediaan informasi yang dapat meningkatkan keikutsertaan, kegemaran dan apresiasi masyarakat terhadap segala bentuk seni budaya. Perpustakaan umum menyediakan sumber informasi yang murah dan tepat mengenai topik-topik yang sedang berkembang dalam masyarakat maupun topik yang berguna bagi masyarakat. Selain itu, perpustakaan umum membantu warga mengembangkan kemampuan yang dimiliki sehingga dapat bermanfaat bagi masyarakat sekitar.
Dalam buku Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (Perpustakaan Nasional RI 1992, 6) menyatakan bahwa tujuan perpustakaan umum dirinci dalam 3 (tiga) jenis tujuan, antara lain:
1. Tujuan Umum
Tujuan umum perpustakaan adalah membina dan mengembangkan kebiasaan membaca dan belajar sebagai suatu proses yang berkesinambungan seumur hidup serta kesegaran jasmani dan rohani masyarakat berada dalam jangkauan layanan, sehingga berkembang daya kreasi dan inovasinya bagi peningkatan martabat dan produktivitas setiap warga masyarakat secara menyeluruh dalam menunjang pembangunan nasional.
2. Tujuan Fungsional
3. Tujuan fungsional dan tujuan khusus Perpustakaan Umum adalah:
a. Mengembangkan minat, kemampuan dan kebiasaan membaca, serta mendayagunakan budaya tulisan dalam segala sektor kehidupan. b. Mengembangkan kemampuan mencari, mengolah serta memanfaatkan
informasi.
c. Mendidik masyarakat pada umumnya agar dapat memelihara dan memanfaatkan bahan pustaka secara tepat guna dan berhasil guna. d. Meletakkan dasar-dasar ke arah belajar mandiri.
f. Menumbuhkan kemampuan masyarakat untuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam kehidupan atas tanggung jawab dan usaha sendiri dengan mengembangkan kemampuan membaca masyarakat. g. Berpartisipasi aktif dalam menunjang pembangunan nasional yang
menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan dalam pembangunan sesuai kebutuhan seluruh lapisan masyarakat.
4. Tujuan Operasional
Tujuan Operasional Perpustakaan umum merupakan pernyataan formal yang terperinci tentang sasaran yang harus dicapai serta cara mencapainya, sehingga tujuan tersebut dapat dimonitor, diukur dan dievaluasi keberhasilannya.
Berdasarkan uraian tujuan perpustakaan umum di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan umum memiliki tujuan untuk membina dan mengembangkan minat baca masyarakat, belajar mandiri, sebagai jasa informasi dengan menyediakan bahan pustaka yang bermutu dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, serta untuk meningkatkan daya kreatifitas dan aktifitas agar dapat berpartisipasi dalam pembangunan nasional.
2.3 Fungsi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum pada era informasi sekarang ini mengarahkan pemikiran tentang fungsi perpustakaan umum yang semakin kompleks. Standar Nasional Indonesia SNI 7495 untuk Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (SNI 7495 2009, 3) menetapkan bahwa fungsi Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota adalah sebagai berikut:
1. Mengembangkan koleksi
2. Menghimpun koleksi muatan lokal 3. Mengorganisasikan mateeri perpustakaan 4. Mendayagunakan koleksi
5. Menyelenggarakan pendidikan pengguna
6. Menerapkan teknologi informasi dan komunikasi 7. Melestarikan materi perpustakaan
Menurut (Sutarno 2006, 37) mengemukakan bahwa, “tugas dan fungsi perpustakaan adalah memberikan layanan kepada seluruh lapisan masyarakat, sebagai pusat informasi, pusat sumber belajar, tempat rekreasi, penelitian, dan pelestarian bahan koleksi yang dimiliki”.
Menurut (Sulistyo Basuki 1993, 112) mengemukakan bahwa perpustakaan umum juga “berfungsi sebagai agen cultural, artinya perpustakaan umum pusat utama kehidupan utama budaya masyarakat sekitarnya dan menumbuhkan apresiasi budaya masyarakat.”
Pendapat lain tentang fungsi perpustakaan umum dikemukakan oleh (Sutarno 2006, 43) bahwa, “fungsi perpustakaan umum adalah melayani semua lapisan masyarakat dalam rangka memperoleh dan meningkatkan berbagai ilmu pengetahuan”.
Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa perpustakaan umum memiliki fungsi yang kompleks, selain sebagai sarana belajar, penelitian dan meningkatkan pengetahuan masyarakat, perpustakaan umum juga berfungsi sebagai tempat pelestarian bahan pustaka lokal dan penggunaannya oleh seluruh lapisan masyarakat tanpa terkecuali. Oleh karena itu, perpustakaan umum mempunyai nilai strategis untuk mencerdaskan kehidupan bangsa karena fungsinya melayani semua lapisan masyarakat sebagai sarana pembelajaran.
2.4 Koleksi Perpustakaan Umum
Perpustakaan umum adalah perpustakaan dengan variasi penggunanya yang paling beragam jika dibandingkan dengan jenis perpustakaan lainnya. Hal ini tentunya berpengaruh terhadap cakupan keberagaman koleksi yang dimilikinya.
Salah satu komponen penting untuk perpustakaan adalah koleksi, tanpa adanya koleksi yang baik dan memadai, maka perpustakaan tidak akan memberikan layanan yang baik kepada masyarakat pemakainya. Dalam hal ini yang dimaksud dengan koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka.
Menurut (Sutarno 2006, 82) menyatakan bahwa, “koleksi perpustakaan merupakan titik tolak untuk memberikan dan mengarahkannya kepada masyarakat yang akan dilayani”.
Dijelaskan juga oleh (Sutarno 2006, 37) mengemukakan bahwa:
Perpustakaan umum sering diibaratkan sebagai universitas rakyat, karena perpustakaan umum menyediakan semua jenis koleksi bahan pustaka dari berbagai disiplin ilmu, dan penggunaannya oleh seluruh lapisan masyarakat, tanpa terkecuali.
Sedangkan dalam Standar Nasional Indonesia SNI 7495 untuk Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota (SNI 7495 2009, 3) diperinci hal-hal yang terkait dengan koleksi perpustakaan umum sebagai berikut:
a. Koleksi perpustakaan dikembangkan untuk menunjang visi dan misi, tugas pokok dan fungsi, serta kebutuhan masyarakat.
b. Jenis koleksi perpustakaan terdiri atas koleksi karya cetak, karya rekam dan bentuk lain yang mengakomodasikan semua kebutuhan masyarakat, termasuk kebutuhan penyandang cacat.
c. Perpustakaan umum kabupaten/kota memiliki koleksi buku sekurang -kurangnya 5.000 judul
d. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan lokal dan koleksi muatan lokal.
e. Koleksi perpustakaan terdiri dari berbagai disiplin ilmu sesuai kebutuhan masyarakat.
f. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2% dari jumlah judul per tahun.
g. Perpustakaan melakukan pencacahan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun.
h. Perpustakaan melakukan penyiangan koleksi sekurang-kurangnya setiap 3 tahun.
i. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 2 judul surat kabar terbitan lokal propinsi dan 2 judul terbitan nasional.
j. Perpustakaan melanggan sekurang-kurangnya 5 judul majalah.
Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan perpustakaan Umum Perpusnas RI (Perpustakaan Nasional RI 2000, 20) menyebutkan bahwa penyelenggaraan koleksi perpustakaan terdiri dari 2 (dua) tahap kegiatan yaitu:
1. Pembentukan Koleksi Pertama 2. Pembinaan pengembangan
Pembentukan koleksi pertama (dasar) adalah proses pembentukan koleksi pada waktu perpustakaan dibentuk, sedangkan pembinaan dan pengembangan koleksi adalah kegiatan dilakukan setelah koleksi pertama dibentuk. Pembentukan koleksi pada perpustakaan harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna koleksi.
Dari uraian di atas, dapat diketahui bahwa koleksi dari perpustakaan umum sangat beragam, artinya dari berbagai jenis (buku maupun non buku), berbagai disiplin ilmu dan juga menyediakan koleksi bahan pustaka terbitan lokal dan koleksi perpustakaan umum digunakan oleh seluruh lapisan masyarakat. Penyelenggaraan koleksi melalui pembinaan dan pengembangan koleksi yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi yang berguna untuk masyarakat penggunanya.
2.4.1 Jenis Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan modal utama bagi sebuah perpustakaan, dimana koleksi merupakan produk informasi yang akan di berikan kepada pengguna, apabila produk tersebut tidak sesuai dengan kebutuhan para pelanggan, sudah barang tentu para pelanggan akan meninggalkan dan tidak memanfaatkannya.
Menurut (Gill 2001 dikutip oleh Siregar 2011, 38) menyatakan bahwa: Perpustakaan umum menyediakan akses terhadap pengetahuan, informasi dan karya-karya imajinasi mencakup sumber daya dan pelayanan dan tersedia secara adil bagi semua anggota masyarakat tanpa memandang suku, kebangsaan, usia, gender, agama, bahasa, disability, status ekonomi dan pekerjaan dan tingkat pendidikan.
Dari pernyataan tersebut dijelaskan bahwa dengan beragamnya masyarakat dan kebutuhan pengguna perpustakaan umum maka, perpustakaan perlu memperhatikan perkembangan koleksinya agar perpustakaan memberikan pelayanan informasi yang terkandung dalam koleksi perpustakaan berdaya guna yang tinggi.
Jenis koleksi perpustakaan umum mencakup bahan yang sesuai dengan keperluan dan mampu dibaca atau didengar dan dimengerti oleh masyarakat pengguna perpustakaan umum. Setiap bahan pustaka yang ditempatkan di ruang koleksi adalah bahan pustaka yang sudah siap dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.
Dalam buku pedoman teknis pengembangan koleksi layanan (Perpustakaan Nasional RI 2002, 10) meyebutkan berbagai jenis koleksi bahan pustaka yaitu:
1. Karya Cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak yakni dalm bentuk buku dan terbitan berseri/berkala:
a. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan
standar UNESCO tebal buku paling sedikit 48 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
b. Terbitan berkala/ serial
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Bahan pustaka yang termasuk terbitan berseri adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan, bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya Noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya.
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka berupa suara (audio) yang direkam dalam media elektronik, seperti kaset, pirirngan hitam, dan sejenisnya.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Gambar hidup dan rekaman suara terdiri dari film dan kaset video. c. Bahan Grafika
Yang termasuk dalam jenis ini antara lain:
1. Bahan pustaka yang dapat dilihat langsung tanpa bantuan alat baca. Bahan ini dapat berupa lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan lain sebagainya
2. Bahan pustaka yang harus dilihat dengan bantuan alat baca. Bahan ini dapat berupa slide, transparansi, dan filmstrip
d. Bahan kartografi
Bahan kartografi terdiri dari peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
3. Bahan Bentuk Mikro
Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreder. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak. Bahan bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm adalah film berukuran 35x16 mm. Jenis ini biasanya tidak mempunyai lubang pada pinggirnya. Film ini biasanya berbentuk gulungan (roll, cartridge/loop, atau bentuk kaset tertutup.
b. Mikrofis adalah film mikro yang berisi innformasi berbentuk tulisan, gambar, maupun grafis yang direkam pada selembar film secara berbanjar horizontal atau vertical. Ukuran film bermacam-macam, misalnya 75x125 mm (3x5 inc), 105x148 mm (4x5inc).
4. Karya Dalam Bentuk Elektronik
Karya dalam bentuk elektronik dan digital ini berisi informasi yang dituangkan dalam media elektronika dan digital. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti kaset, komputer, CD-ROM, DVD
player.
Selain pendapat di atas, dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (Perpustakaan Nasional RI 2000, 19) diuraikan bahwa, “koleksi perpustakaan umum mencakup bahan pustaka tercetak seperti buku, majalah, dan surat kabar, bahan pustaka terekam dan elektronik seperti kaset, video, piringan dan lain-lain”.
Dari pendapat di atas, dapat diketahui bahwa koleksi perpustakaan umum terdari berbagai jenis baik berupa buku teks, majalah, surat kabar, bentuk digital dan lain-lain dan koleksi perpustakaan umum dimaksudkan untuk memenuhi masyarakat pengguna yang terdiri dari berbagai lapisan.
2.4.2 Pengguna Koleksi Perpustakaan Umum
Pengguna perpustakaan umum sangat beragam, hal ini sesuai dengan tugas dan fungsi perpustakaan umum yang melayani masyarakaat mulai dari tingkat persiapan sekolah hingga perguruan tinggi, peneliti dan umum. Hal ini sesuai dengan yang dinyatakan dalam Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (Perpustakaan Nasional RI 1992, 92) bahwa “berjenis-jenis lapisan masyarakat yang memiliki kebutuhan dan minat yang berbeda terhadap bahan pustaka yang diinginkan.”
Menurut (Sulistyo-Basuki 1993, 10) menjelaskan bahwa, “pemakai sebagai anggota masyarakat memiliki kebutuhan kultural dan informasi. Kebutuhan itu lazimnya dipenuhi melalui perpustakaan terutama perpustakaan umum”.
Dari uraian di atas dapat dipahami bahwa, dengan keberagaman pengguna pada perpustakaan umum, maka dibutuhkan koleksi yang dapat memenuhi
kebutuhan masing-masing pengguna dan hal ini yang menjadi tugas perpustakaan dalam hal penyediaan koleksi yang sesuai dan dibutuhkan pengguna.
2.5 Kebutuhan Informasi Pengguna
Kebutuhan informasi setiap orang pasti berbeda-beda baik dari tingkat kebutuhannnya sampai dengan jenis informasi yang dibutuhkannya. Menurut (Hartono 2000, 692) mengemukakan bahwa, “informasi dapat didefinisikan sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian (events) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.”
Menurut (Reizt 2004 dikutip oleh Hasugian 2011, 90-1) menyatakan bahwa, “informasi adalah data yang disajikan dalam bentuk yang mudah dimengerti yang maknanya dianggap disebabkan dalam konteks penggunaannya”.
Menurut (Krikelas yang dikutip oleh Ishak 2006, 91) mengemukakan bahwa “Kebutuhan informasi timbul ketika pengetahuan yang dimiliki seseorang kurang dari yang dibutuhkan, sehingga mendorong seseorang untuk mencari informasi”.
Selanjutnya (Belkin yang dikutip oleh Ishak 2006, 91) menyatakan bahwa, ”kebutuhan informasi terjadi ketika seseorang menyadari adanya kekurangan dalam tingkat pengetahuannya tentang situasi atau topik tertentu dan berkeinginan mengatasi kekurangan tersebut”.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kebutuhan informasi adalah informasi berupa data yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata yang dibutuhkan oleh pengguna untuk menambah pengetahuan, dan meningkatkan
keterampilan yang pada akhirnya dapat merubah sikap dan perilakunya dimana data yang diperoleh dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Menurut (Taylor dalam Putubuku 2008, 2) mengemukakan bahwa, ada empat lapisan atau tingkatan yang dilalui oleh pikiran manusia mengenai kebutuhan yang benar-benar dapat terwujud secara pasti yaitu:
1. Visceral need, yaitu tingkatan ketika kebutuhan informasi belum sungguh-sunnguh dikenali sebagi kebutuhan, sebab belum dapat dikaitkan dengan pengalaman-pengalaman seseorang dalam hidupnya. Inilah kebutuhan tersembunyi yang sering kali baru muncul setelah ada pengalaman tertentu.
2. Conscious need, yaitu ketika seseorang mulai mereka-reka apa sesungguhnya yang dibutuhkan.
3. Formalized need, yaitu ketika seseorang mulai secara lebih jelas dan terpadu dapat mengenali kebutuhan informasinya dan mungkin disaat inilah ia baru dapat menyatakan kebutuhannya kepada orang lain.
4. Compromised need, yaitu ketika mengubah-ubah rumusan kebutuhannya karena mengantisipasi atau bereaksi terhadap kondisi tertentu.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa kebutuhan informasi terjadi ketika seseorang menyadari adanya kekurangan dalam mencari kebutuhan akan informasi dan berusaha untuk mencari kekurangan dalam memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut.
2.5.1 Jenis Kebutuhan Informasi
Pengguna perpustakaan umum terdiri dari berbagai macam lapisan masyarakat, hal ini sangatlah berpengaruh dengan jenis kebutuhan yang dibutuhkannya. Menurut (Yusuf 1995, 10) mengemukakan bahwa jenis-jenis informasi dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu:
1. Informasi lisan, informasi ini di samping jumlahnya sangat banyak, sulit diukur dan dibuktikan dan juga kurang bermanfaat bagi pengembangan pengetahuan manusia pada umumnya.
2. Informasi terekam, informasi ini paling bermanfaat dan banyak digunakan oleh berbagai kalangan, baik secara perorangan maupun
bermasyarakat, berorganisasi dana bergaul sesama anggota masyarakat pada umumnya terutama bergaul yang bertujuan mengembangkan diri ke arah yang lebih baik.
Jenis kebutuhan informasi pengguna sangat beraneka ragam. Berhubungan dengan tugas dalam pekerjaan, (Jarverlin yang dikutip oleh Ishak 2006, 4) memberikan klasifikasi terhadap jenis kebutuhan informasi, yaitu:
1. Informasi yang berkaitan dengan masalah, menggambarkan struktur, sifat dan syarat dari masalah yang sedang dihadapi, misalnya dalam masalah konstruksi jembatan, informasi yang dibutuhkan adalah mengenal jenis, tujuan dan masalah yang dihadapi dalam membangun, konstruksi jembatan. Pada kasus ini kemungkinan telah ada sumber informasi yang telah membahas hal yang sama.
2. Informasi yang berkaitan dengan wilayah, terdiri dari pengetahuan tentang fakta, konsep, hukum dan teori dari wilayah permasalahan. Misalnya dalam masalah kontruksi jembatan, wilayah informasi yang diperlukan adalah kekuatan dan tingkat pemuaian besi. Jenis ini yang dibutuhkan berupa uji ilmiah dan teknologi informasi. Informasi tersebut terdapat dalam terbitan jurnal ilmiah dan buku teks.
3. Informasi sebagai pemecahan masalah, menggambarkan bagaimana melihat dan memformulasikan masalah, apa masalah dan wilayah informasi bagaimana yang akan digunakan dalam upaya memecahkan masalah. Misalnya dalam konstruksi jembatan, insinyur perencana akan menghadapi pro dan kontra mengenai berbagai informasi mengenai desain jenis jembatan. Ini hanya dapat dipecahkan pada keahlian seseorang dan pengetahuan yang dimiliki.
Kebutuhan yang dihadapi orang tidak akan berkurang sepanjang hidupnya, begitu juga masalah-masalah yang menyertainya karena pada dasarnya yang disebut masalah adalah kebutuhan yang menduduki prioritas tinggi. Terjadinya kebutuhan jika terdapat kesenjangan antara harapan dan kenyataan, antara yang seharusnya dengan kondisi nyata sekarang. Sebenarnya timbulnya suatu kebutuhan itu juga dari adanya informasi yang datang menerpa orang yang bersangkutan (Saepudin, 2009: 1).
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa jenis kebutuhan informasi ada beberapa jenis diantaranya informasi lisan, informasi terekam, informasi yang berkaitan dengan masalah, informasi yang berkaitan dengan wilayah dan informasi sebagai pemecahan masalah.
2.5.2 Faktor yang Mempengaruhi Kebutuhan Informasi
Pengguna perpustakaan yang membutuhkan informasi dipengaruhi oleh beberapa faktor. Menurut (Nicholas yang dikutip oleh Ishak 2006, 93) bahwa ada lima faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi pemakai, yaitu:
a. Jenis pekerjaaan
b. Personalitas, yaitu aspek psikologis dari pencari informasi, meliputi ketepatan, ketekunan mencari informasi, pencarian secara sistematis, motivasi dan kemauan menerima informasi dari teman, kolega dan atasan
c. Waktu
d. Akses, yaitu menelusur informasi secara internal (di dalam organisasi) atau eksternal (di luar organisasi)
e. Sumber daya teknologi yang digunakaan untuk informasi
Menurut (Wilson 1981, 3-15) ada tiga faktor utama yang mempengaruhi kebutuhan informasi, yaitu:
a. Kebutuhan individu (person)
Kebutuhan yang ada dalam diri individu meliputi kebutuhan psikologis
psychological needs), kebutuhan afektif (affectif needs) dan kebutuhan
kognitif (cognitive needs).
Ketiga kebutuhan ini secara langsung mempengaruhi kebutuhan informasi. b. Peran sosial (social role)
Peran sosial meliputi peran kerja (work role) dan tingkat kinerja
(performance level), akan mempengaruhi faktor kebutuhan yang ada
dalam diri individu.
c. Lingkungan (environment)
Faktor lingkungan, meliputi lingkungan kerja (work environment) lingkungan sosial-budaya (social-cultural environment), lingkungan politik-ekonomi (politiceconomic environment) dan lingkungan fisik
(physical environment) mempengaruhi faktor peran sosial maupun faktor
kebutuhan individu. Sehingga terjadi pengaruh bertingkat yang akan membentuk kebutuhan informasi.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi seseorang. Dengan adanya beberapa faktor tersebut diketahui bahwa kebutuhan informasi pengguna perpustakaan sangat
beragam atau berbeda-beda tergantung pada individu dengan hal apa yang mempengaruhi kebutuhan informasinya.
2.6 Kebijakan Pengembangan Koleksi Perpustakaan
Pengembangan koleksi harus sesuai dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan para pengguna perpusatakaan. Diperlukan adanya suatu kebijakan dalm proses pengembangan koleksi untuk menghasilkan koleksi perpustakaan yang berkualitas. Menurut (Qalyubi et.al 2003, 78) menjelaskan agar kebijakan pengembangan koleksi dapat dilaksanakan secara terarah, kebijakan pengembangan koleksi harus disusun secara tertulis. Karena tanpa adanya kebijakan tertulis, kesalahpahaman bisa saja terjadi sehingga pengembangan koleksi koleksi ke arah kolesi yang mutakhir dan relevan dengan kebutuhan pengguna tidak terpenuhi.
Menurut (Evans 2000, 70) mengemukakan bahwa, “a collection development policy is the written statement of that plan, providing details to guide the library staff.
Pernyataan tersebut mendefinisikan bahwa kebijakan pengembangan koleksi dibuat secara tertulis, mencakup tentang rencana pembentukannya dan memberikan rincian untuk membantu staff dalam melakukan kegiatan pengembangan koleksi perpustakaan.
Selanjutnya (Disher 2007, 46) menyatakan bahwa:
Sebuah kebijakan pengembangan koleksi yang tertulis harus selalu menjadi dokumen yang bisa diakses oleh siapa saja atau menjadi sebuah dokumen publik. Karena bila ada orang yang ingin membacanya dia akan tahu untuk siapa utamanya koleksi ditujukan, siapa yang benar-benar bertanggung jawab dalam melakukan seleksi, bagaimana seleksi dilakukan ke dalam koleksi, dan bagaimana koleksi dievaluasi, dirawat dan digunakan.
Berikut ini adalah elemen-elemen yang biasanya ada di dalam kebijakan pengembangan koleksi yang dijelaskan oleh (Disher 2007, 47-57)
1. Pendahuluan
Dalam bagian ini dijelaskan apa tujuan dari dokumen kebijakan. Penjelasan tersebut akan menjawab pertanyaan, “mengapa kebijakan pengembangaan koleksi perlu dibuat”? bagi kebanyakan perpustakaan, tujuan dari kebijakan yang dibuat adalah untuk menginformasikan kepada penggunaa perpustakaan tentang bagaimana dan mengapa koleksi dikembangkan.
2. Misi,Visi dan Tujuan
Setiap perpustakaan memiliki misi, tujuan mengapa perpustakaan didirikan. Beberapa perpustakaan juga mengembangkan visi untuk masa depannya, baik jangka pendek atau jangka panjang. Pada bagian ini akan dijelaskan misi dan visi perpustakaan, prinsip-prinsip lain dan filosofi perpustakaan.
3. Komunitas yang dilayani
Dalam bagian ini dijelaskan karakteristik dari komunittas yang ada di sekitar perpustakaaan dan komposisi demografinya, khususnya yang berhubungan dan berguna untuk melakukan aktivitas penyeleksian bahan pustaka.
4. Penanggung jawab pengembangan koleksi
Menjelaskan bagaimana aktivitas pengembangan koleksi berjalan. Seperti berapa banyak selektor yang terlibat dan juga komando dalam membuat keputusan penyeleksian, serta dijelaskan siapa penanggung jawab utama untuk keseluruhan kegiatan pengembangan koleksi yang dilakukan perpustakaan.
5. Pernyataan kebebasan intelektual
Mengingat bahwa kebijakan pengembangan koleksi adalah dokumen publik, maka di dalamnya perlu dijelaskan tentang layanan perpustakaan yang terbuka bagi siapa saja.
6. Pendanaan dan alokasinya
Bagian ini menjelaskan berasal dari mana sumber pendanaan untuk mendukung kegiatan pengembangan koleksi. Pernyataan ini bisa sederhana mengidentifikasi sumber pendapatan, misalnya dari pajak daerah. Bagian ini juga menjelaskan formula alokasi dana.
7. Kebijakan seleksi, prosedur, dan koleksi prioritas
Bagian ini bisa dikatakan menjadi pokok atau inti dari keseluruhan dokumen. Di sini dijelaskan tentang format material yang akan dikoleksi, sarana yang digunakan dalam melakukan seleksi, dan bagaimana pengadaannya. Beberapa kebijakan dijelaskan dengan spesifik seperti, jumlah eksemplar yang akan dibeli, apakah akan berpengaruh dengan efisien koleksi, dan bagaimana menentukannya dalam subjek-subjek yang ada.
8. Koleksi khusus
Banyak perpustakaan umum yang mempertahankan koleksi lama atau material yang dipertimbangkan untuk tidak termasuk dalam kegiatan
pengembangan koleksi yang biasa dilakukan perpustakaan. Bagian ini menjelaskan keberadaan koleksi khusus di perpustakaan, dan bagaimana melakukan penambahan dalam koleksi tersebut.
9. Penyiangan
Menjelaskan kriteria koleksi yang akan masuk dalam proses penyiangan. Dengan adanya pernyataan ini akan membantu menghindari perpustakaan dari keluhan atau protes yang dating dari pengguna perpustakaan yang menanyakan koleksi.
10. Hadiah dan donasi
Dalam bagian ini akan dijelaskan pertimbangan tentang kriteria material hasil donaasi yang akan dijadikan koleksi dan yang tidak. Dalam bagian ini penting juga dijelaskan bahwa material yang sudah diberikan sepenuhnya menjadi hak perpustakaan dan tidak dikembalikan kepada yang memberikan.
11. Hubungan kerjasama
Bila perpustakaan ikut konsorsium atau jaringan perpustakaan, di mana ada kontrak yang disetujui untuk berbagi sumber informasi, maka perlu dijelaskan di bagian ini. Di bagian ini dijelaskan sumber informasi apa saja yang dibuka untuk perpustakaan lain, manfaatnya ke pengguna perpustakaan, dan bagaimana perpustakaan ikut berpartisipasi dalam perjanjian kerjasama.
12. Penanganan keluhan dan tantangan ke depan
Bagian ini menjelaskan bagaimana staf perpustakaan menangani keluhan dari pengguna perpustakaan, terutama keluhan tentang koleksi yang dimiliki perpustakaan. Di sini juga dijelaskan bagaimana caranya pengguna perpustakaan bisa menyampaikan keluhannya.
Penjelasan tersebut menyebutkan uraian-uraian umum yang seharusnya terdapat pada kebijakan pengembangan koleksi. Penjelasan dalam bentuk narasi yang lebih detail tergantung pada jenis perpustakaan, struktur organisasi dan kebijakan yang ditetapkan oleh perpustakaan yang bersangkutan.
Kebijakan pengembangan koleksi didasari asas berikut: a. Kerelevanan
Perpuatakaan hendaknya mengusahakan agar koleksi perpustakaan relevan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan serta tujuan lembaga induknya
b. Orientasi pada kebutuhan Pengguna (User Oriented)
Dalammengadakan koleksi hendaknya mengutamakan kepentingan pengguna perpustakaan, sehingga kebutuhan pengguna terpenuhi dan tingkat keterpakaian koleksi dapat ditingkatkan
c. Kelengkapan
Pandangan koleksi hendaknya dilakukan dengan berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pengguna bukan berpedoman
kepada jumlah eksemplar buku. Mutu suatu perpustakaan bukan dilihat dari jumlah eksemplar koleksinya tapi dari kelengkapan/ jumlah judul dan kualitas koleksi yang dimiliki.
d. Kemutakhiran
Perpustakaan harus berusaha untuk menyediakan sumber-sumber informasi yang paling mutakhir, sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Kerjasama dengan berbagai pihak
Perpustakaan sebaiknya menjalin kerjasama dengan pihak seperti para pakar ilmu pengetahuan, pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dipenuhi. (Siregar 1997, 8)
2.6.1 Fungsi Kebijakan Pengembangan Koleksi
Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula, untuk itu diperlukan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi yang secara resmi disahkan oleh pimpinan lembaga yang bersangkutan, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya.
Menurut (Disher 2007, 46) bahwa, “kebijakan pengembangan koleksi merupakan bagian yang penting dalam pengembangan koleksi perpustakaan untuk mengarahkan tanggung jawab dan keputusan mereka”.
Sedangkan (Darmono 2001, 45) mengatakan bahwa:
Perbedaan kebijakan antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya juga dipengaruhi beberapa faktor, seperti kebijakan pemerintah, kondisi ekonomi yang berpengaruh pada kebijakan pendanaan, keadaan penerbitan, kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang bersifat lokal.
Menurut (Evans 2000, 72) menjelaskan bahwa: “tanpa adanya pernyataan kebijakan secara tertulis, akan terjadi perbedaan pendapat dan menyebabkan kebingungan”.
Kegunaan dari kebijakan pengembangan koleksi adalah:
a. Menginformasikan semua orang tentang sifat dan ruang lingkup koleksi
b. Menginformasikan semua orang mengumpulkan prioritas c. Anggota berpikir tentang prioritas organisasi untuk koleksi d. Menghasilkan komitmen untuk memenuhi tujuan organisasi e. Menetapkan standar untuk inklusi dan eksklusi
f. Mengurangi pengaruh pemilih tunggal dan bias pribadi
g. Menyediakan pelatihan dan orientasi alat seleksi untuk staf baru h. Membantu memastikan tingkat konsistensi dari waktu ke waktu dan
terlepas dari pergantian staf
i. Membantu staff untuk menangani keluhan pengguna j. Sebagai alat bantu dalam rasionalisasi alokasi anggaran k. Menyediakan dokumen public relations
l. Menyediakan sarana untuk menilai keseluruhan kinerja dari pengembangan koleksi (alat akuntabilitas). (Evans 2000, 72-3)
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan tinggi (Departemen Pendidikan Nasional RI 2004, 44) menyatakan ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi antara lain:
1. Program lembaga
2. Model pembelajaran yang diajarkan 3. Kebutuhan pengguna
4. Jenis koleksi
5. Kriteria bahan perpustakaan 6. Jumlah eksemplar
7. Bahasa
Kewenangan merumuskan kebijakan pengembangan koleksi dipercayakan kepada:
1.Pustakawan
2.Wakil sivitas akademika
3.Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa kebijakan pengembanagn koleksi sangat penting dan dibuat secara tertulis. Kebijakan ini dibuat untuk memberikan pedoman kepada developer (orang yang mengembangkan koleksi perpustakaan) mengenai tanggung jawab mereka dan membuat keputusan. Dalam
membuat kebijakan membuat kebijakan pengembangan koleksi tentunya harus melihat beberapa factor atau pertimbangan untuk menghasilkan koleksi yang berkualitas baik.
2.7 Pengembangan Koleksi
Koleksi yang dimiliki perpustakaan dari waktu ke waktu akan terus berkembang sejalan dengan tuntutan dari kebutuhan informasi pengguna perpustakaan yang juga akan terus bertambah.
Menurut Jhonson (2009: 2) menyatakan bahwa:
pengembangan koleksi merupakan proses membangun koleksi perpustakaan secara sistematis untuk memenuhi keperluan pembelajaran, pengajaran, penelitian, rekreasi, dan kebutuhan lainnya dari para pengguna perpustakaan. Dalam proses ini termasuk seleksi dan deseleksi koleksi baru dan lama, dan termasuk juga kegiatan evaluasi koleksi untuk mengetahui apakah koleksi tersebut benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Menurut (Darmono 2001, 45) Pengembangan koleksi adalah:
Semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka. Kegiatan ini meliputi berbagai aktivitas seperti penyusunan kebijaksanaan, penetapan prosedur seleksi, pengadaan koleksi, serta evaluasi.
Menurut (Evans 2000, 70) menyatakan bahwa, “pengembangan koleksi adalah proses kegiatan perpustakaan dalam memenuhi kebutuhan informasi penduduk layanan secara tepat waktu dan ekonomis, dengan menggunakan sumber daya informasi yang dihasilkan dengan baik di dalam suatu organisasi”.
Sedangkan Disher (2007: 2) menyimpulkan bahwa proses pengembangan koleksi yang bisa dikatakan berhasil bila dalam proses tersebut bisa menyediakan
suatu informasi, dalam format yang tepat, kepada tangan orang yang tepat dan diwaktu yang tepat pula saat orang tersebut benar-benar membutuhkan.
Menurut (Sutarno 2006, 114) bahwa pengembangan koleksi perpustakaan mencakup:
a. Jumlah; mencakup judul, jenis dan jumlah eksemplar
b. Variasi; baik yang tercetak seperti buku, majalah, koran, maupun yang terekam
c. Sumber penerbitnya
d. Sumber asalnya; dalam negeri (bahasa Indonesia dan bahasa daerah), dari luar negri (terjemahan, bahasa Inggris dan bahasa lainnya).
Dari beberapa pendapat tersebut dapat diketahui bahwa pengembangan koleksi merupakan suatu proses yang dinamis untuk memenuhi kebutuhan informasi dari masyarakat pengguna perpustakaan secara cepat dan ekonomis, dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang diproduksi di dalam maupun luar organisasi dan dilakukan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan dalam pembentukan koleksi melalui proses yang sistematis.
2.7.1 Proses Pengembangan Koleksi
Koleksi perpustakaan akan terus dan semakin berkembang. Pengembangan koleksi dimaksudkan untuk membina sebaik-baiknya sesuai dengan kondisi perpustakaan dan masyarakat yang akan dilayani.
Menurut (Qalyubi et.al 2007: 77) bahwa:
Pengembangan koleksi merupakan proses memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pemakai akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan.
Sedangkan menurut (Magrill dan Corbin yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 77) menyatakan bahwa:
Pengembangan koleksi merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan atau unit informasi. Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh pengelola perpustakaan atau pustakawan dalam pengembangan koleksi yaitu, penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, penyiangan serta evaluasi koleksi.
(Evans dan Saponaro 2005, 8-9) mengilustrasikan proses pengembangan koleksi seperti terlihat pada gambar berikut:
PATRON COMMUNITY
Gambar 2.1
Gambar 2.1
Proses pengembangan Koleksi
Selection
Policies
Deselection
LIBRARY
STAFF
Community
Analysis
Selection
Acquasition
Evaluation
Pada gambar 2.1 tersebut, dijelaskan bahwa lingkaran luar merupakan lingkaran yang mewakili komunitas yang menjadi pengguna perpustakaan umum. Lingkaran luar yang menunjuk pada analisis komunitas, kebijakan seleksi, seleksi, penyiangan, dan evaluasi, menyatakan bahwa dalam proses-proses tersebut juga perlu dipertimbangkan kebutuhan dan masukan dari pengguna perpustakaan. Hal ini bertujuan agar nantinya koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan benar-benar mencerminkan kebutuhan penggunanya.
Proses pengembangan koleksi merupakan siklus yang diawali dengan analisi komunitas dan berakhir pada evaluasi. Dari siklus tergambar bahwa siklus searah dengan jarum jam. Di dalam proses evaluasi juga perlu diketahui perkembangan kebutuhan pengguna apakah berubah atau tidak. Karena itu proses pengembangan koleksi akan kembali pada analisis komunitas. Bila terjadi perubahan kebutuhan pengguna maka saat proses seleksi bahan pustaka disesuaikan. Pada gambar siklus tersebut staff perpustakaan ada pada lingkaran tengah, hal ini menunjukkan bahwa yang bertanggung jawab atas proses pengembangan koleksi dilaksanakan oleh staff perpustakaan.
Dari gambar tersebut diketahui bahwa ada 6 (enam) tahapan yang harus dilakukan oleh pengelola perpustakaan/pustakawan, tahapan ini merupakan suatu proses yang berlangsung secara terus menerus dan membentuk suatu siklus yang tetap. Keenam tahapan tersebut adalah: analisis pengguna (community analysis); pembuatan kebijakan seleksi (selection policies); seleksi bahan pustaka (selection); pengadaan bahan pustaka (acquisition); penyiangan bahan pustaka
2.7.1.1 Analisis Pengguna Perpustakaan (community analysis)
Dalam melakukan pengembangan koleksi tidak hanya sebatas mengadakan koleksi yang mutakhir saja. Perpustakaan juga perlu mempertimbangkan atau memperhatikan apa sesungguhnya kebutuhan pengguna dan menganalisis pengguna perpustakaan. Dalam melakukan pemahaman terhadap kebutuhan masyarakat ini ada beberapa istilah yang sering digunakan seperti analisis masyarakat, analisis kebutuhan (need analysis), kajian pengguna (user’s studies).
Menurut (Suyanto yang dikutip oleh Suwanto 2000, 382) bahwa:
Analisis pengguna merupakan kajian secara sistematis terhadap karakteristik dan perilaku pemakai informasi berkenaan dengan interaksinya dengan sistem informasi. Sedangkan yang dimaksud dengan sistem informasi di sini dapat berarti lembaga-lembaga yang melayani penelusuran informasi, baik itu perpustakaan, pusat-pusat dokumentasi dan informasi, maupun suatu sistem informasi di dalam komputer dengan menggunkan pangkalan data-pangkalan data baik pangkalan data lokal maupun pangkalan data ekstern atau pangkalan data dari luar lembaga tersebut.
Menurut (Disher 2007, 8) bahwa, yang menjadi tujuan dasar pada analisis komunitas adalah untuk mendapatkan informasi yang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
a. Siapa saja yang tinggal di sekitar perpustakaan? b. Apa yang menjadi minat mereka, dan mengapa? c. Apa yang mereka inginkan dari perpustakaannya?
d. Bagaimana perubahan yang terjadi di dalam masyarakat?
e. Apa yang biasa diprediksi, akan seperti apa masyarakat dalam lima, sepuluh, atau lima puluh tahun ke depan?
Analisis komunitas menjadi penting mengingat sebuah perpustakaan umum dibangun untuk masyarakat dimana perpustakaan tersebut berada. Pustakawan tentunya ingin tahu apakah misi dan tujuan dari didirikannya perpustakaan umum sesuai dengan harapan masyarakat yang ada. Sebuah perpustakaan dikatakan sukses bila dapat memenuhi permintaan dan kebutuhan dari pengguna perpustakaan. Proses penyeleksian analisis komunitas ini dapat membantu
pustakawan untuk menjawab pertanyaan tentang permintaan dan kebutuhan informasi masyarakat yang selanjutnya akan menunjang proses pengembangan koleksi perpustakaan dan merencanakan pelayanannya dengan sukses.
2.7.1.2 Kebijakan seleksi (selection policies)
Kebijakan dalam pengembangan koleksi, merupakan suatu rencana atau tindakan yang dipakai sebagai acuan kerja di perpustakaan. Kebijakan-kebijakan itu diperlukan khususnya pada saat pengambilan keputusan subyek apa yang harus dibeli dan berapa banyak tiap subjek mendapatkan bahan, serta penentuan anggaran untuk tiap subjek.
Kebijakan seleksi berisikan pernyataan mengenai prosedur pelaksanaan seleksi mencantumkan penanggung jawab, alat bantu yang digunakan, metode yang harus diikuti dalam menentukan koleksi yang akan diadakan. Harus dibuat sebagai pedoman (manual) yang menjelaskan prosedur yang harus dilakukan dalam seleksi bahan pustaka.
Menurut (Evans 2000, 81) menyebutkan peryataan tentang pedoman seleksi koleksi:
1. Pilih item yang berguna untuk klien
2. Pilih dan mengganti item yang ditemukan dalam daftar standar dan katalog
3. Pilih item yang menguntungkan yang ditinjau dalam dua atau lebih alat bantu seleksi
4. Jangan memilih item yang menerima review negatif
5. Coba berikan dua atau semua sudut pandang pada subyek yang controversial
6. Jangan pilih textbooks
7. Jangan memilih item yang bersifat sensasional, kekerasan, atau inflamasi
8. Pilih hanya items of lasting literary atau sosial
9. Hindari item yang, meskipun berguna untuk klien, yang lebih tepat dipegang oleh perpustakaan lokal lain
Menurut (Jhonson 2009, 351) bahwa, penyeleksi (selector) menggunakan pelatihan, pengetahuan dan keahlian mereka sebagai standard kriteria untuk memilih bahan pustaka. Berikut adalah kriteria yang dilakukan dalam pemilihan bahan pustaka:
a. Kriteria umum
1. Relevansi dan antisipasi kebutuhan masyarakat 2. Kesesuaian subjek dan style untuk pengguna 3. Tinjauan kritikan
4. Reputasi dan kualifikasi penulis dan penerbit 5. Biaya/ cost
6. Kaitannya subjek antara koleksi saat ini dengan yang lainnya 7. Signifikansi lokal dari penulis atau topik
8. Perbandingan potensi pengguna b. Kriteria Konten
1. Kelengkapan
2. Authority, kompetensi, reputasi dan tujuan penulis 3. Keakuratan informasi
4. Signifikansi jangka panjang atau kepentingan 5. Representasi beragam sudut pandang
Menurut (Evans yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 84) menjelaskan bagaimana sesungguhnya menjadi selector yang baik yaitu:
a. Memahami secara sungguh-sungguh bahwa kegiatan seleksi hanya merupakan salah satu dari serangkaian kegiatan pengembangan koleksi. b. Meluangkan untuk memelajari seluk beluk dunia penerbitan buku dan
produksi bahan audio-visual.
c. Mengetahui para editor buku dan produser bahan audio-visual.
d. Mempelajari penerbit yang memproduksi bahan terbaik bagi perpustakaan dan meneliti katalog serta iklannya.
e. Meluangkan waktu untuk membaca tinjauan bahan pustaka dan berbagai sumber.
f. Mencermati bibliogarafi nasional dan bibliografi perdagangan bukuu dengan seksama sehingga dapat diketahui keakuratannya dalam mendaftarkan bahan yang dibutuhkan perpustakaan.
g. Mengetahui masyarakat pengguna perpustakaan serta mampu memperkirakan apa yang dibutuhkan.
h. Membaca sebanyak-banyaknya persoalan yang berhubungan dengan dasar pemikiran dan proses-proses seleksi buku, penulisan tinjauan dan pengadaan.
i. Menilai secara independen judul-judul tertentu serta membandingkan dengan tinjauan-tinjauan di majalah-majalah yang ditemukan.
j. Mengikuti perkembangan dunia yang sedang terjadi, khususnya dengan banyak membaca.
Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa dalam proses pembuatan kebijakan seleksi bahan pustaka (koleksi) harus dibuat dengan cermat dan menjelaskan bahwa orang yang menyeleksi koleksi harus mengtahui secara jelas tentang kriteria-kriteria yang harus diperhatikan dalam seleksi bahan pusataka.
2.7.1.3 Seleksi bahan pustaka (selection)
Salah satu aspek penting untuk membuat perpustakaan itu banyak digunakan adalah ketersediaan koleksi yang memenuhi kebutuhan penggunanya. Oleh karena itu tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi koleksi yang kuat demi kepentingan pengguna perpustakaan. Untuk itu perpustakaan mepunyai kegiatan seleksi bahan pustaka dalam proses pengembangan koleksi yang baik dan kegiatan seleksi ini merupakan kegiatan yang sangat penting di perpustakaan.
Menurut (Jhonson 2009, 108) bahwa, “proses seleksi merupakan kegiatan yang menggabungkan antara seni dan ilmu. Dalam proses seleksi ada sebuah kombinasi antara pengetahuan, pengalaman, dan instuisi seseorang selektor”.
Menurut (Magril and Corbin yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 81) menyatakan bahwa, “seleksi merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi rekaman informasi yang akan ditambahkan pada koleksi yang sudah ada di perpustakaan.”
Dalam kegiatan pengembangan koleksi ada ketentuan-ketentuan mengenai cara melakukan seleksi dan siapa yang melakukan proses seleksi untuk koleksi perpustakaan.
Menurut (Sulistyo-Basuki 1993, 429) bahwa pustakawan yang melakukan seleksi bahan pustaka harus memenuhi kecakapan sebagai berikut:
a. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia dan memahami seluk beluk yang berkaitan dengan dunia penerbitan
b. Mengatahui latar belakang para pengguna perpustakaan c. Memahami apa yang dibutuhkan pengguna
d. Mencerminkan sifat netral
e. Mengetahui secara lebih mendalam koleksi perpustakaan
f. Menguasai teknik membaca dan menganalisa bacaan dengan baik.
Menurut (Disher 2007: 77-80) Kriteria yang penting diperhatikan
selector dalam proses seleksi bahan pustaka adalah: 1. Subject
Dalam hal ini selector harus mengetahui tentang subjek apa yang dibutuhkan,diinginkan,atau diminta pengguna. Jika permintaan dari pengguna banyak maka buat daftar priporitas atau “pecking order”.
2. Demand and usage potential
Sesuaikan permintaan dengan kualitas item. Dan pilih hal yang berpontensi terbaik unntuk hasilnya.
3. Material construction quality
Material atau bahan harus berkualitas
4. Collection balance
Permintaan dan koleksi yang yang disediakan harus seimbang
Ketika Anda membuat keputusan seleksi individu, Anda harus selalu diingat bahwa koleksi Anda adalah satu unit kohesif.
Kriteria lain yang perlu diperhatikan oleh orang yang menyeleksi bahan pustaka (selector):
1. Pengarang
Penulis atau produsen material di bawah pertimbangan bisa sangat berguna dalam membuat penentuan seleksi
2. Publisher
Dalam membuat keputusan untuk seleksi kamu harus mengenali sifat-sifat tertentu, harapan, dan isi dari berbagai penerbit
3. Format
Selector harus secara dalam mengevaluasi format seleksi mereka
sebagai pedoman kegiatan seleksi. 4. Reviews
Pemilih dapat menggunakan tinjauan dalam menentukan bagaimana item tersebut digunakan, dan bagaimana hal itu berbeda dari beberapa sumber standar lainnya.
5. Harga (Cost) 6. Audience 7. date
Menurut (Evans 2000, 80) bahwa orang yang melakukan seleksi adalah : 1. Pelanggan atau pengguna
2. Pustakawan dari bagian pelayanan publik (dengan tidak ada latar belakang khusus atau pelatihan di luar pendidikan dasar perpustakaan) 3. Pustakawan dari unit layanan teknis (dengan tidak memiliki latar
belakang khusus atau pelatihan di luar pendidikan dasar perpustakaan) 4. Subjek atau layanan spesialis dengan pelatihan lanjutan bagian
layanan atau subjek 5. Kepala departemen 6. Kepala pustakawan
Keputusan dalam seleksi bahan pustaka dibuat oleh:
1. Independent selectors, dengan atau tanpa mempersiapkan program sistematis dari perpustakaan
2. Komite
3. Individu atau kelompok dengan menggunakan daftar terpusat mengenai seleksi mana yang akan dibuat.
Untuk membantu pustakawan dalam melakukan seleksi, biasanya pustakawan menghimpun alat bantu seleksi bahan pustaka. Dalam buku Pedoman Umum Penyelenggaraan Perpustakaan Umum (Perpustakaan Nasional RI 2000, 22) memberikan contoh sumber-sumber informasi ini antara lain: katalog penerbit, bibliografi, bulletin abstrak dan indeks, brosur terbitan terbaru dan lain-lain. Sumber informasi yang juga sangat diperlukan adalah yang memberikan gambaran tentang isi buku, harga, dan toko buku yang menyediakannya.
Menurut (Darmono 2001, 55) bahwa alat bantu seleksi bahan pustaka secara umum sebagai berikut:
1. Alat bantu seleksi bahan buku
Contohnya seperti katalog penerbit baik dalam ataupun luar negeri yang berisi informasi judul, pengarang, tahun terbit, harga buku, dan sebagainya. Berikutnya adalah tinjauan atau resensi buku yang dimuat dimajalah ilmiah, surat kabar, atau majalah popular. Daftar buku IKAPI dan Bibliografi Nasional
2. Alat bantu seleksi bahan rujukan/referens
Untuk terbitan di Indonesia masih menjadi satu dengan katalog penerbit, tetapi di luar negeri sudah ada tersedia alat bantu seleksinya. Contohnya
adalah Guide to Reference Books. Buku ini mendaftar karya-karya sumber rujukan yang standard dari berbagai Negara untuk semua bidang ilmu pengetahuan. Secara garis besar buku ini dibagi kedalam sumber rujukan bidang kemanusiaan, bidang ilmu-ilmu social, bidang sejajarah, dan studi wilayah serta ilmu murni dan teraapan.
3. Alat bantu seleksi untuk koleksi terbitan berkala/serial
Secara umu alat bantu seleksi bahan serial Indonesia belum ada. Biasanya perpustakaan menggunakan alat bantu seleksi Ulrich’s
International Periodical Directory terbitan Amerika Serikat. Setiap entri
memuat data tentang nomor kelas DDC (Dewey Decimal Classifcation), judul, Negara penerbit, harga langganan, majalah indeks dan majalah abstrak. Meskipun Ulrich’s juga memuat terbitan berseri di Indonesia, akan tetapi informasinya tidak begitu lengkap. Untuk mengisi kekurangan ini maka biasanya perpustakaan mendapatkan informasi dari surat kabar, Koran, majalah, dan sebagainya.
Semua koleksi hendaknya dipilih secara cermat, disesuaikan dengan standard kebutuhan pemakai perpustakaan dalam suatu prioritas yang telah ditetapkan dan mencakup persyaratan yaitu:
a. Isi Buku
1. Tidak bertentangan dengan Pancasila, UUD 1945 dan GBHN
2. Mampu mengembangkan sifat-sifat yang baik sesuai dengan tingkat perkembangan anak, terutama dari segi umur, jenis kelamin, tingkat kesukaran materi dan bahasa
3. Dapat membantu megembangkan bakat dan minat pribadi b. Bahasa yang Digunakan
1. Susunan kalimat baik dan bervariasi
2. Pemakaian kata betul dan baik, serta edukatif
3. Ungkapan-ungkapan menggunakan bahasa yang baik dan benar dan sesuai dengan kemampuan penguasaan bahasa pengguna
c. Ciri Fisik Buku
1. Bentuk dan ukuran serasi dengan teks
2. Kertas minimal tidak tembus pandang, tulisan terang dan mudah dibaca
3. Penjilidan kuat, tidak menyulitkan pembaca dalam membuka halama-halaman
d. Otoritas Pengarang atau penerbit
1. Otoritas pengarang meliputi : keahlian yang dimiliki pengarang, jenjang pendidikan yang didapat, penghargaan yang pernah diterima dalam penulisan buku, pengalaman dalam meulis buku, buku bermutu yang telah dihasilkan
2. Otoritas penerbit meliputi: jumlah buku yang telah diterbitkannya, kekhususan buku yang diterbitkan, kualitas buku yang diterbitakan. (Darmono 2001, 50-1)
Dari semua pernyataan di atas dapat diketahui bahwa dalam melakukan seleksi koleksi perpustakaan harus jelas siapa yang melakukan proses kegiatan
seleksi dengan menggunakan alat bantu, dan selektor harus mengetahui secara jelas cakupan-cakupan yang harus diperhatikan dalam menyeleksi bahan pustaka, karena keberhasilan perpustakaan sangat ditentukan oleh tersedianya koleksi baik secara kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian koleksi perpustakaan sudah seharusnya terus dipupuk dengan ketelitian dan kecermatan.
2.7.1.4 Pengadaan bahan pustaka (acquisition)
Untuk menambah koleksi, perpustakaan memiliki kegiatan pengembangan koleksi melalui kegiatan pengadaan bahan pustaka. Menurut (Sutarno 2006: 88) menyatakan bahwa: “pengadaan bahan pustaka untuk perpustakaan harus berpedoman kepada kebijakan dan aturan atau pedoman yang berlaku”.
Selanjutnya (Disher 2007, 97) mengemukakan bahwa, “akuisisi adalah proses dimana pustakawan menemukan, memesan, membayar, menerima, dan akhirnya mengultimasikan pada collection depeloper bahwa koleksi yang disediakan diperpustakaan sudah diseleksi”.
Sedangkan (Wilkinson dan Lewis 2003, 1) menyatakan bahwa, “pengadaan koleksi merupakan proses mencari dan mengadakan semua jenis materi perpustakaan setelah materi-materi tersebut diseleksi dan disetujui untuk dijadikan sebagai koleksi perpustakaan”.
Menurut (Magril and Corbin yang dikutip oleh Wilkinson dan Lewis 2003, 8) fungsi dari unit kerja pengadaan adalah:
1. Memperoleh informasi tentang bahan (materials) 2. Memprakarsai proses pembelian
3. Memelihara catatan untuk koleksi pemerintahan 4. Otorisasi untuk pembayaran bahan
5. Clearing order record
7. Penanganan bahan yang membutuhkan special treatment 8. Menghadapi berbagai situasi khusus
9. Mengembangkan dan menganalisa kinerja dengan statistik 8. Obtaining information about materials
9. Initiating the purchasing process
Menurut (Qalyubi et.al 2007, 90) bahwa, Pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata bertanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
a. Pengadaan atau pengembangan koleksi
b. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka
c. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus menerus d. Pemeriksaan dan mengikuti terus-menerus penerbitan-penerbitan
bibliografi
e. Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperoleh (buku-buku out of print), tetapi sangat diperlukan pemakai.
f. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. g. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka. Menurut (Evan 2000, 315) ada 4 tujuan umum pengadaan yaitu:
1. Untuk memperoleh bahan secepat mungkin
2. Untuk mempertahankan tingkat akurasi yang tinggi dalam semua prosedur kerja
3. Untuk menjaga proses kerja sederhana, untuk mencapai unit cost serendah mungkin
4. Untuk mengembangkan hubungan kerja yang ramah dengan unit perpustakaan lain dan dengan vendor.
Menurut (Yulia yang dikutip oleh Qalyubi et.al 2007, 90-95) menyebutkan bahwa perpustakaan dalam memperoleh bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Pembelian
Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun toko buku. Penerbit Indonesia pada umumnya melayani permintaan perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Proses pemesanan dapat melalui sebagai berikut :
a. Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relatif sedikit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak. Kekurangan yang umumnya terjadi pada pembelian bahan pustaka ke toko buku adalah :
1) Tidak semua subjek atau judul yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku.
2) Toko buku tidak selalu bisa ditemukan di setiap kabupaten sehingga tidak mampu melayani kebutuhan perpustakaan.
3) Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
4) Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
b. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Mereka (penerbit asing) hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung pada penerbitnya.
c. Agen Buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri. 2. Tukar-menukar
Bahan pustaka tertentu tidak dapat dibeli di toko buku, tetapi hanya dapat diperoleh melalui pertukaran.
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu :
1) Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
2) Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
3) Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut :
2) Mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan yang dinilai mempunyai koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan. 3) Perpustakaan yang menerima tawaran akan mempelajari tawaran yang
diterima dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksinya sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar.
4) Perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, menilai keseimbangan bahan pertukaran tentang subjek dan bobotnya. Jika diterima, kemudian mengirimkan jawaban persetujuan bahwa tukar-menukar dapat dilaksanakan.
5) Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengelolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
3. Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
2.7.1.5 Penyiangan bahan pustaka (weeding)
Perpustakaan bukanlah sebuah gudang yang dijadikan tempat penyimpanan bahan pustaka semata, melainkan didalamnya terdapat manajemen yang mengatur kegiatan unttukk mencapai suatu tujuan. Tujuan dari perpustakaan diantaranya memberikan pelayanan informasi melalui koleksi yang disajikan, sesuai dengan kebutuhan pengguna yaitu sarat akan informasi, selalu up to date, dan mutakhir.
Menurut (Jhonson 2009, 151) bahwa:
Penyiangan adalah proses menghilangkan bahan-bahan dari koleksi aktif untuk dilakukan penarikan atau transfer. Kriteria untuk penyiangan mirip dengan yang digunakan dalam memilih item, mengingat bahwa semua perpustakaan berbeda dan kriteria yang lebih atau kurang relevan tergantung pada subject area, format, dan komunitas pengguna.
Sedangkan (Evans 2000, 143) menyebutkan bahwa: “weeding is considered
as an integral part of the collection development program by authors of standards collection development”
Artinya penyiangan merupakan bagian integral dalam pengembangan koleksi.Penyiangan merupakan suatu kegiatan perpustakaan untuk penyisihan bahan pustaka yang terdapat dalam koleksi perpustakaan yang dikarenakan koleksinya rusak, jarang dipakai, dan sudah tidak dipakai lagi, serta karena faktor hukum atau peraturan. Kegiatan ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan koleksi di perpustakaan dan koleksi berada pada tempat yang seharusnya membutuhkan koleksi tersebut.
Alasan dilakukan kegiatan penyiangan koleksi (weeding) adalah : 1. Untuk menghemat tempat atau ruangan
2. Untuk meningatkan akses 3. Untuk menghemat dana
4. Untuk menyediakan koleksi terbaru dalam ruangan koleksi perpustakaan. (Evans 2000, 411)
Sedangkan menurut (Disher 2007, 117-19) menyebutkan alasan tidak dilakukan kegiatan penyiangan (wedding) adalah:
a. Tidak adanya waktu yang cukup b. Penyiangan melibatkan judgment c. Penyiangan merugikan koleksi
d. Koleksi mungkin dibutuhkan suatu waktu e. Sesuatu yang berharga mungkin akan terbuang f. Membuang buku-buku adalah tindakan yang salah.
Dalam melakukan penyiangan perlu hati-hati dalam memilih koleksi yang akan dilakukan penyiangan, oleh karena itu diperlukan kriteria yang akan memberikan panduan untuk menentukan kapan dan mengapa suatu koleksi dapat disiangi. Kriteria penyiangan juga tergantung pada tujuan dan program perpustakaan.
Menurut (Disher 2007, 125-29) ada beberapa kriteria dalam melakukan proses kegiatan weeding yaitu:
a. Condition b. Use
c. Mislending or Inaccurate d. Superseded
e. Duplicatition
f. Trivial and irrelevant g. Space
h. Balance
i. Specific subject consideration
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa dalam melakukan kegiatan
weeding harus benar-benar dilakukan dengan sangat hati-hati atau cermat karena
informasi yang ada dalam koleksi bias saja masih bernilai tinggi. Namun banyak juga koleksi yang informasinya sudah tidak up-to date lagi, koleksi inilah yang perlu dipertimbangkan untuk dilakukan proses weeding. Ada banyak kriteria yang diperhatikan dalam melakukan kegiatan weeding baik dari segi spesifiknya, penggunaannya dan lain-lain.
2.7.1.6 Evaluasi (evaluation).
Perpustakaan perlu melakukan evaluasi koleksi secara periodik dan sistematik untuk memastikan bahwa koleksi itu mengikuti perubahan yang terjadi, dan perkembangan kebutuhan dari komunitas yang dilayani. Dengan melakukan evaluasi koleksi, juga diketahui koleksi apa yang diminati atau yang sering dimanfaatkan penguna. Sehingga perpustakaan dapat menyediakan buku atau bahan perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Hasil dari kegiatan penyiangan koleksi dijadikan bahan untuk evaluasi dalam pemanfaatan koleksi perpustakaan. Kegiatan evaluasi ini dijadikan sebagai bahan untuk menganalisa kebutuhan masyarakat pengguna perpustakaan.
Menurut (IFLA 2001, 93) menyatakan bahwa,
Tujuan evaluasi adalah untuk meningkatkan akses layanan informasi ke perpustakaan dan untuk mempromosikan perkembangan mereka. Kegiatan Evaluasi akan memonitor pelaksanaan layanan perpustakaan dan informasi dan juga memonitor kualitas dan efektivitas biaya layanan.
Menurut (Jhonson 2009, 112) menyatakan bahwa, “evaluation and
assessment assist the collections librarian in deciding if the title should be added. Evaluation looks at qualities instrinsic to the item”.
Dalam pergertiannya dijelaskan bahwa, kegiatan evaluasi membantu pustakawan dalam memutuskan apakah judul koleksi harus ditambahkan atau tidak? Dan kegiatan evaluasi harus memperhatikan dengan jelas unsur nilai kualitas dari suatu koleksi.
Selanjutnya Jhonson juga menyebutkan beberapa pertimbangan dalam kegiatan evaluasi yaitu:
a. Konten atau subjek b. bahasa
c. Currency
d. Kebenarannya (curavity)
e. Gaya penulisan ( penulisan yang baik dan mudah dibaca , aspek aestheric )
f. Kelengkapan dan ruang lingkup
g. Reputasi , kredensial , atau kewenangan pengarang , penerbit , editor, pengulas
h. cakupan geografis i. Kualitas
j. Frekuensi judul yang direferensikan dalam bibliografi atau sitasi k. Reader atau tingkat pengguna yang disesuaikan dengan konten l. Kelengkapan dan luasnya
m. Frekuensi atau up-date dan revisi
n. Jalur akses ( indeks , tingkat atau detail dalam daftar isi) o. Kemudahan penggunaan
p. Sumber daya eksternal yaitu publikasi indeks
q. Kualitas fisik ( ilustrasi , format, tipografi, daya tahan, karakteristik visual dan audio)
s. Ketersediaan peralatan yang diperlukan untuk mendengar atau melihat materi audiovisual.
t. Biaya yang berhubungan dengan kualitas item. (Jhonson 2009, 112-13)
Kegiatan evaluasi dimaksudkan untuk menilai koleksi perpustakaan baik dari segi ketersediaan koleksi bagi pengguna maupun pemanfaatan koleksi itu oleh pengguna.
Menurut (Evans 2000, 433) menyebutkan beberapa pendekatan dalam kegiatan evaluasi yaitu:
1. Pengumpulan data statistik semua koleksi yang dimiliki 2. Pengecekan pada daftar standar seperti katalog dan bibliografi
3. Pengumpulan pendapat dari pengguna yang biasa datang ke perpustakaan 4. Pemeriksaan koleksi langsung
5. Penerapan standar, pembuatan daftar kemampuan perpustakaan dalam penyampaian dokumen, dan pencatatan manfaat relatif dari kelompok khusus.
Dari pernyataan di atas dapat dipahami bahwa, evaluasi melengkapi siklus pembangunan koleksi dan membawa kembali pada kegiatan kajian kebutuhan informasi pengguna. Siklus pembangunan koleksi di perpustakaan secara lengkap dimulai dari seleksi (dengan memperhatikan dokumen kebijakan pengembangan koleksi), pengadaan (termasuk proses pembelian, penerimaan, inventarisasi), penyiangan koleksi. Dari kegiatan evaluasi dapat diketahui bahwa koleksi yang disediakan oleh perpustakaan sudah memenuhi kebutuhan pengguna atau tidak.
