C. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN
A. IDENTITAS JABATAN
FORMULIR KUESIONER PENYUSUNAN URAIAN JABATAN
BAGIAN I
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi)
2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda: Penatausahaan persuratan dan kearsipan
3. Nama Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: UPT Humas Universitas Diponegoro 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/
Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut :
Universitas Diponegoro
5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: Ka UPT Humas 6. Lokasi Kerja (lokasi geografis tempat kerja
anda):
D. RINCIAN TUGAS
Mengelola surat keluar dan surat masuk. Mendata surat keluar dan surat masuk.
Mengarsipkan kliping koran, buku, laporan-laporan penting lainnya. Membuat surat keluar (baik internal maupun eksternal)
a. Tugas Pokok
Mengelola surat keluar dan surat masuk. Mendata surat keluar dan surat masuk.
Mengarsipkan kliping koran, buku, laporan-laporan penting lainnya. Membuat surat keluar (baik internal maupun eksternal)
b. Tugas Tambahan
NAMA UNIT KERJANYA MAKSUD/TUJUAN
HUBUNGAN
JABATAN YANG LEBIH TINGGI
INTERN INSTANSI Ka UPT Humas Meminta Arahan dan
Persetujuan, Melaporkan Kegiatan, koordinasi pelaksanaan kegiatan
EKSTERN INSTANSI TIDAK ADA TIDAK ADA
JABATAN YANG SETARA
INTERN ORGANISASI Staf TU Meminta data standarisasi penulisan surat menyurat yang benar.
EKSTERN INSTANSI Pemimpin Redaksi Media Massa
Koordinasi Pelaksanaan Kegiatan Kehumasan
JABATAN YANG LEBIH RENDAH
INTERN INSTANSI TIDAK ADA TIDAK ADA
EKSTERN INSTANSI TIDAK ADA TIDAK ADA
F. TANGGUNG JAWAB JABATAN
Tugas yang dilaksanakan Pengawasan Oleh Frekuensi
Pengawasan
Mengelola surat keluar dan surat masuk.
Mendata surat keluar dan surat masuk.
Mengarsipkan kliping koran, buku, laporan-laporan penting lainnya.
Membuat surat keluar (baik internal maupun eksternal)
Ka UPT Humas Tiap hari Tiap hari Tiap hari
Tiap hari
PERALATAN/MESIN/BAHAN
Tanggung jawab Alat /Mesin/Bahan
NAMA ALAT/BAHAN/BAHAN AKIBAT KESALAHAN
KOMPUTER Bila tidak berfungsi dengan baik tidak dapat melaksanakan kegiatan penulisan berita dan pengiriman release
Notebook Bila tidak tersedia dengan baik, kerapkali pada saat melakukan peliputan di lapangan tidak bisa langsung menyajikan berita karena harus kembali dulu ke kantor, hal ini sangat menganggu efisiensi dan efektifitas pekerjaan, dan kadangkala berita tidak bisa langsung tersaji atau tidak aktual sehingga menjadi kurang bermanfaat atau tidak menarik
Kamera Jumlah kamera yang terbatas sangat
berpengaruh tidak optimalnya pekerjaan dokumentasi, hal tersebut sangat terasa bila dalam satu waktu yang bersamaan terjadi beberapa kegiatan yang harus diliput atau didokumentasikan
dalam melakukan kegiatan peliputan menjadi tidak optimal bahkan data yang diperoleh langsung dari narasumber yang diwawancari tidak akurat
Video Handycam Jumlah handycam yang terbatas sangat berpengaruh tidak optimalnya pekerjaan dokumentasi, hal tersebut sangat terasa bila dalam satu waktu yang bersamaan terjadi beberapa kegiatan yang harus diliput atau didokumentasikan
Internet Bila koneksi internet sedang mengalami gangguan, sementara tidak disupport dengan modem pendukung mengakibatkan tidak bisa dilakukannya kegiatan peliputan berita dengan baik, dalam artian hasil reportase yang dibuat tidak dapat dikirimkan ke email media massa serta tidak dapat mengupdate isi website undip
Telepon dan Faximili Pekerjaan di Humas menjadi sangat terganggu bila tidak didukung dengan line telepon atau faximili sendiri, selama ini memanfaatkan line telepon atau faximili dari para sekretaris pimpinan, bahkan koordinasi dan komunikasi dengan pimpinan dan juga pihak luar kerapkali terkendala, bahkan tertinggal informasi
LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat Kecelakaan : Tidak Ada
2. Gangguan Kesehatan : yang mungkin terjadi adalah gangguan berupa iritasi mata karena frekuensi menggunakan komputer yang sangat tinggi sekali, serta gangguan pencernaan karena seringkali terlambat atau tidak mempunyai pola makan yang teratur terutama bila sedang melakukan tugas peliputan di luar.
3. Kegiatan Pemegang Jabatan ini a. Duduk : 40 %
a. Di Dalam Gedung : 70 % b. Di luar gedung : 30 %
5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu V
6. Alat Keselamatan Kerja
PERSYARATAN JABATAN DAN KOMPETENSI
1. Pendidikan Formal Minimal
a. Pendidikan Formal Minimal adalah D3 Ilmu Komunikasi/Public Relations.
b. Mempunyai keahlian merencanakan kegiatan komunikasi dan keahlian administrasi persuratan yang baik.
2. Pendidikan /Pelatihan Spesialisai Khusus
Nama Pendidikan / Pelatihan Khusus Sertifikat Jurnalistik Advance Sertifikat
Desain Grafis Sertifikat
Fotografi Sertifikat
Editing Video Sertifikat
Grafika dan Penerbitan Sertifikat
3. Pengalaman - Tidak
- Diperlukan pengalaman kerja dan skill yang baik. 4. Persyaratan Fisik :
- Kemampuan berbahasa inggris yang baik secara lesan atau tertulis - Daya tahan tubuh yang kuat
- Performa fisik yang menarik
5. Persyaratan Umur Minimal dan maksimal Umur Minimal 20 Tahun maksimal 30 Tahun
Tanda Tangan :______________________
Nama Jelas :
