ANALISIS ALGORITMA BLOCPLAN TERHADAP EFISIENSI KERJA
PEGAWAI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA
SKRIPSI
Oleh:
Lilik Zainiyah NIM. C04212022
Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya
Jurusan Ekonomi dan Bisnis Islam
Prodi Ekonomi Syariah
Surabaya
i
ANALISIS ALGORITMA BLOCPLAN TERHADAP EFISIENSI KERJA
PEGAWAI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA
SKRIPSI Diajukan kepada
Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Untuk Memenuhi Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Program Sarjana Strata Satu
Ilmu Ekonomi Syariah
Oleh : Lilik Zainiyah NIM. C04212022
Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam
Program Studi Ekonomi Syariah Surabaya
v ABSTRAK
UIN Sunan Ampel Surabaya merupakan lembaga pendidikan yang berada pada luas tanas sebesar 8 hektar. Saat ini UIN Sunan Ampel berada pada kondisi pembangunan gedung-gedung baru untuk sarana dan prasaran mahasiswa, namun mempunyai kendala yakni belum adanya perencanaan akan tata ruang administrasi secara keilmuan teori untuk efisiensi kerja pegawai. Penelitian ini menggunakan sampel Rektorat, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. Penelitian ini bertujuan untuk menjawab bagaimana kondisi tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel, bagaimana analisa efisiensi kerja pegawai dan bagaimana rancangan tata letak ruang administrasi dengan menggunakan software Blocplan. Data sumber untuk software ini adalah
Activity Relation Chart (ARC), dan penghitungan total luas area stasiun kerja yang dibutuhkan.
Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Prosedur pengumpulan data dilakukan melalui survei pendahuluan, studi kepustakaan, studi lapangan yang terdiri atas wawancara, observasi, dan dokumentasi.
Hasil kondisi UIN Sunan Ampel belum efisien berdasarkan analisis azas-azas tata letak ruang yang baik dan analisis Blocplan. Secara azas-azas-azas-azas tata ruang yang baik, hanya Fakultas Dakwah dan Komunikasi yang sudah menerapkannya. Analisa algoritma Blocplan, didapatkan 20 tata letak dan dipilih tata letak terbaik di setiap sampelnya sehingga tata letak yang baru memiliki luas bangunan dan hubungan keterkaitan aktivitas serta alasan hubungan menghasilkan efisiensi dan pengelompokkan pada pekerjaan yang sejenis.
ABSTRAK
UIN Sunan Ampel Surabaya is the education institute with area 8 ha. The condition UIN Sunan Ampel today is new builds the contruction for facility the new students, but UIN Sunan Ampel have a problem on planning the building because they haven’t planning on layout for administration spaces based on theory to purpose efficients. In this research use the sampel Rektorat, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, dan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. The purpose on this research is to explain how the layout condition administration spaces UIN Sunan Ampel, how efficient analysis on the work of employee, and how the plan layout in administration spaces if use the software Blocplan. Central data the software needs are Activity Relation Chart (ARC), and wide area work station needed.
This Research use the kualitatif description. The Procedur of collect data is survei on pra research, study on literature, study on field like interview, observation, dan documentation.
The result this research is condition of UIN Sunan Ampel efficient not yet based on analysis of good office layout principle and Blocplan analysis, except Fakultas Dakwah dan Komunikasi. Blocplan analysis will get 20 layout for opsi and can choosed the best layout for each sampel. The best layout will be have the good on wide of space and best on the relation activity and the reason relation for efficient and organize the same works.
viii DAFTAR ISI
Halaman
SAMPUL DALAM ...……… i
PERNYATAAN KEASLIAN ………... ii
PERSETUJUAN PEMBIMBING ………. iii
PENGESAHAN ……….……… iv
ABSTRAK ………..………... v
KATA PENGANTAR …………..……… vi
DAFTAR ISI ………..………..………. viii
DAFTAR TABEL ………..………..………. xi
DAFTAR GAMBAR ………..……… xii
DAFTAR TRANSLITERASI ………..………. xv
BAB I PENDAHULUAN ………... 1
A. Latar Belakang Masalah ..………... 1
B. Identifikasi dan Batasan Masalah... 8
C. Rumusan Masalah ………….………. 9
D. Kajian Pustaka ………... 10
E. Tujuan Penelitian ……….….……….. 14
F. Kegunaan Hasil Penelitian …….……… 15
G. Definisi Operasional …...………... 15
H. Metode Penelitian ………….……… 17
BAB II MANAJEMEN OPERASIONAL KANTOR………
24
A. Tata Letak Ruang ……… 26
B. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor... 28
C. Azas-Azas Pokok Tata Ruang Kantor …... 31
D. Penyusunan Perabot Kantor……... 32
E. Alur Kerja……….………….………... 35
F. Efisiensi Kerja ………... 37
G. Perancangan Tata Letak Fasilitas.………. 41
BAB III DATA PENELITIAN TATA LETAK RUANG ADMINISTRASI UIN SUNAN AMPEL SURABAYA ……….. 48 A. Sejarah Umum dan Perkembangannya... 48
B. Visi dan Misi UIN Sunan Ampel Surabaya………. 51
C.Struktur Organisasi ………... 52
D. Tata Letak UIN Sunan Ampel Surabaya... 59
E. Aliran Kerja……….………... 66
F. Data Masalah Ruang UIN Sunan Ampel Surabaya……… 68
BAB IV ANALISIS DATA ……… 80
A. Kondisi Tata Letak RuangAdministrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya ………. 80
B. Analisis Efisiensi Kerja Pegawai di UIN Sunan Ampel
Surabaya ……….
82
C. Tata Letak Ruang Administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya
Menggunakan Analisis Blocplan …………...
x
BAB V PENUTUP ……… 117
A. Kesimpulan……….. …………... 117
B. Saran……… 121
DAFTAR PUSTAKA ………...
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel Halaman
4.1 Alasan Hubungan Antar Stasiun Kerja…………... 92
4.2 Total Kebutuhan Ruang Rektorat... 95
4.3 Layout Score Rektorat……… 96
4.4 Total Kebutuhan Ruang Fakultas Tarbiyah dan Keguruaan ……… 103 4.5 Layout Score Fakultas Tarbiyah dan Keguruaan ……….... 104
4.6 Total Kebutuhan Ruang Fakultas Dakwah dan Komunikasi ……… 109
4.7 Layout Score Fakultas Dakwah dan Komunikasi ………... 110
4.8 Total Kebutuhan Ruang FEBI dan FISIP …………... 113
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar Halaman
2.1 Alur Kerja ………... 36
2.2 Contoh ARC dan Alasan Kedekatan………...……….…. 43
2.3 Tampilan Muka Blocplan SS for Windows 1.6………...……. 44
2.4 Contoh Tata Letak yang Dihasilkan Blocplan………...……... 45
3.1 Struktur Organisasi Rektorat UIN Sunan Ampel Surabaya……… 53
3.2 Struktur Organisasi Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……... 56
3.3 Struktur Organisasi Fakultas Dakwah dan Komunikasi………... 57
3.4 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik……… 58
3.5 Denah UIN Sunan Ampel Surabaya……….………..……… 60
3.6 Denah Gedung Rektorat Lantai 1………...………... 61
3.7 Denah Gedung Rektorat Lantai 2……….. 62
3.8 Denah Gedung Fakultas Tarbiyah dan Keguruan………...……….. 63
3.9 Denah Gedung Fakultas Dakwah dan Komunikasi………...…... 64
3.10 Denah Gedung Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik………..……… 65
3.11 Aliran Kerja Rektorat………...………. 67
3.12 Aliran Kerja Fakultas Dakwah dan Komunikasi………...…... 68
3.13 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Rektorat…………... 71
3.15 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Fakultas Dakwah dan
Komunikasi………...……... 76
3.16 Aliran Kerja dalam Pengurusan Surat Masuk di Fakultas Ekonomi dan
Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik ………. 78
4.1 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja
Pada Gedung Rektorat………...……… 93
4.2 Tata Letak Hasil Blocplan pada Rektorat………...…………... 97
4.3 Tata Letak Hasil Blocplan pada Rektorat………... 98
4.4 Layout Usulan Rektorat dengan Gedung Baru Untuk Bagian Akademik,
Kemahasiswaan dan Kerjasama…... 99
4.5 Layout Usulan Rektorat dengan Gedung Baru Untuk Kepala Biro
AUPKK dan Kepala Biro AAKK………... 100
4.6 Layout Usulan Rektorat dengan Gedung Baru Untuk Bagian Umum,
Perencanaan, Keuangan, dan Kepegawaian………... 101
4.7 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja di Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……... 102
4.8 Tata Letak Hasil Blocplan pada Fakultas Tarbiyah dan Keguruan…...…… 105
4.9 Layout Usulan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……… 106
4.10 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja di
Fakultas Dakwah dan Komunikasi……… 107
4.11 Tata Letak Hasil Blocplan Fakultas Dakwah dan Komunikasi………… 111
4.12 Peta Keterkaitan Aktifitas Antar Ruangan dan Alasan Hubungan Kerja di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik……… 112
4.13 Tata Letak Hasil Blocplan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik………... 115
4.14 Layout Usulan Hasil Blocplan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik………... 116
xiv
5.2 Hasil Blocplan Fakultas Tarbiyah dan Keguruan……… 119
5.3 Hasil Blocplan Fakultas Dakwah dan Komunikasi………... 120
5.4 Hasil Blocplan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik………..…………
DAFTAR TRANSLITERASI
Di dalam naskah skripsi ini banyak dijumpai nama dan istilah teknis (technical term) yang berasal dari bahasa Arab ditulis dengan huruf Latin. Pedoman transliterasi yang digunakan untuk penulisan tersebut adalah sebagai berikut:
A. Konsonan
No Arab Indonesia Arab Indonesia
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. ا ج د ر س ص ض ’ b t th j h kh d dh r z s sh shot dhot ط ع ف ق ك و ء tho dzo ش gh f q k l m n w h ’ y
Sumber: Kate L.Turabian. A Manual of Writers of Term Papers, Disertations (Chicago and London: The University of Chicago Press, 1987).
B. Vokal
1. Vokal Tunggal (monoftong)
Tandadan
Huruf Arab
Nama Indonesia
ــــــــ
fathah aــــــــ
kasrah iــــــــ
dammah u
xvi
2. Vokal Rangkap (diftong)
Tanda dan
Huruf Arab Nama Indonesia Ket.
ْ يــــ
fathah dan ya’ ay a dan yْ وـــــ
fathah dan wawu aw a dan wContoh : bayna ( نيب )
:mawdu‘ ( ومعوض ) 3. Vokal Panjang (mad)
Tanda dan Huruf Arab
Nama Indonesia Keterangan
اــــ
fathah dan alif a> a dan garis di atasيـــ
kasrah dan ya’ i> i dan garis di atasوــــ
dammah dan wawu u> u dan garis di atasContoh :al-jama‘ah ( ةعامجلا ) : takhyir ( رييخت )
: yaduru ( رودي )
C. Ta’ Marbutah
Transliterasi untuk ta’ marbutah ada dua :
1. Jika hidup (menjadi mudaf) transliterasinya adalah t. 2. Jika mati atau sukun, transliterasinya adalah h.
Contoh : shari‘at al-Islam (اسااْةعيرشم)
: shari‘ah islamiyah (ْةيماسإْةعيرش)
D. Penulisan Huruf Kapital
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Berkembangnya ilmu pengetahuan dan semakin ketatnya persaingan
perusahaan pada saat ini telah membawa dampak pada perusahaan untuk terus
mengembangkan penetapan strategi keputusan manajemen operasional
perusahaan, baik itu pada desain jasa, pengelolaan kualitas, strategi penetapan
proses, strategi lokasi dan strategi penetapan tata letak (plant layout). Keputusan-keputusan tersebut dilakukan karena adanya dinamika yang terjadi
dari berbagai macam tekanan, globalisasi perdagangan dunia, perpindahan ide,
produk, dan uang dengan kecepatan yang sangat tinggi. Sehingga setiap
perusahaan dituntut untuk dapat menyeimbangkan antara waktu, kinerja, dan
hasil secara efektif dan efisien.
Salah satu upaya agar pekerjaan organisasi dapat berjalan dengan lancar
adalah dengan cara menjalankan setiap aktivitas organisasi dengan
berlandaskan pada efisiensi yakni perbandingan terbaik antara usaha yang
dilakukan dengan hasil yang dicapai. Efisiensi yang berati penghematan yaitu
2
Efisien dalam konteks pengubahan sumber daya menjadi jasamaka
hasilnya menjadi semakin produktif dan nilai yang ditambahkan pada jasa
yang dihasilkan menjadi lebih tinggi. Mendukung keputusan keefisiensian
didalam lingkup manajemen operasional yaitu dengan strategi tata letak ruang.
Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak menentukan
daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya
serta kualitas lingkungan kerja, kontak pelanggan dan citra perusahaan1. Tata
letak yang efektif dapat membantu perusahaan mencapai strategi yang
menunjang differensiasi, biaya rendah serta respon cepat dalam pekerjaan.
Desain tata letak ruang perlu dipandang sebagai sesuatu yang dinamis. Hal ini
berarti mempertimbangkan peralatan yang kecil, mudah dipindahkan dan
fleksibilitas sehingga dapat merespon dengan cepat dan mudah terhadap
perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada saat aktivitas perusahaan.
Pengaturan tata ruang kantor yang sesuai azas dapat pula membuat pegawai
menyelesaikan pekerjaannya dengan baik dan dapat membantu terciptanya
suatu proses mekanisme dan mobilitas kerja yang baik pula sehingga efisiensi
kerja dapat terwujud dan tujuan dapat dengan mudah dicapai.
Untuk mencapai desain tata letak yang baik ada beragam pendekatan telah
dikembangakan. Pendekatan tersebut dibagi menjadi enam pendekatan:
1 Jay Heizer dan Barry Render, Manajemen Operasi (Operations Management), Dwianoegrahwati
3
1. Tata letak dengan posisi tetap, memenuhi persyaratan tata letak untuk
proyek yang besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal
laut dan gedung.
2. Tata letak yang berorientasi pada proses, berhubungan dengan produksi
yang bervolume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai “job
shop” atau produksi terputus).
3. Tata letak kantor, menempatkan para pekerja, peralatan kantor dan
ruangan/kantor melancarkan aliran informasi.
4. Tata letak ritel, menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas
perilaku pelanggan.
5. Tata letak gudang, melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan
system penanganan bahan.
6. Tata letak yang berorientasi pada produk, mencari utilisasi karyawan dan
mesin yang paling baik dalam produksi yang kontinu dan berulang.2
Pengaturan tata letak (layout) pada lini kantor juga merupakan aktivitas yang sangat vital dan sering memunculkan berbagai permasalahan. Tata letak
yang baik membutuhkan perhitungan yang akurat, konfigurasi yang tepat,
serta simulasi yang cermat. Tata letak merupakan suatu keputusan penting
yang menentukan efisiensi sebuah operasi dalam jangaka panjang3.Tata ruang
2 Manahan P Tampubolon, Manajemen operasional (operation management), (Jakarta: Ghalia
Indonesia, 2004), 78.
4
kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaannya secara terinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan
suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang diangggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Menurut
Sedarmayanti4“Tata ruang kantor dapat pula diartikan sebagai pengaturan dan
penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot
kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik,
nyaman, leluasa dan bebas bergerak, guna mencapai efisiensi kerja”.
Efisiensi tata ruang kantor harus dijadikan dasar unuk menciptakan
lingkungan kerja yang selaras antara pekerjaan dan karyawan. Tujuan dari
setiap penataan ruangan adalah mengefisiensikan pengaturan perabot kantor
dan tata letak suatu ruang dalam ruangan yang ada agar terciptanya kinerja
yang baik. Sedarmayanti berpendapat “pengaturan tata ruang kantor yang baik
akan mengakibakan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib
dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar,
sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah serta akhirnya dapat
mencapai efisiensi kerja”5.
5
Seperti firman Allah SWT dalam Surat Al-Isra’ ayat 26-27, yang berbunyi:
اًريِذْبَ ت ْرّذَبُ ت اَو ِليِبّسلا َنْباَو َنِكْسِمْلاَو ُهّقَح ََْرُقْلا اَذ ِتآَو
ًروُفَك ِهّبَرِل ُناَطْيّشلا َناَكَو ِنِطاَيّشلا َناَوْخِإ اوُناَك َنيِرّذَبُمْلا ّنِإ
Artinya:26 Dan berikanlah kepada keluarga-keluarga yang dekat akan haknya, kepada orang miskin dan orang yang dalam perjalanan; dan janganlah kamu menghambur-hamburkan (hartamu) secara boros. 27 Sesungguhnya pemboros-pemboros itu adalah saudara-saudara setan dan setan itu adalah sangat ingkar kepada Tuhannya.6
Ayat diatas memberikan penegasan bahwa kita dilarang untuk
menghambur-hamburkan harta yang kita miliki secara boros atau berlebihan,
Islam mengajarkan kita kesederhanaan dan efisiensi, begitu pula terhadap
efisiensi tata letak ruang. Membelanjakan harta sesuai dengan kebutuhan,
seperlunya dan tidak boleh berlebihan dengan perumpamaan bahwa
orang-orang yang berperilaku boros adalah saudara-saudaranya setan. Setan adalah
makhluk yang Allah swt ciptakan, tetapi ia ingkar kepada Allah swt atau tidak
mau menjalankan yang diperintahkan.
Efisiensi tata letak ruang atau tata letak ruang dapat diatur secara
komputerisasi dengan memasang software atau program pada PC (Personal Computer).Program untuk membuat satu tata letak yang telah ada sampai saat ini antara lain : CRAFT (Computerized Relative Allocation of Facilities Techniques), CORELAP (Computerized Relationship Layout Techniques),
6
Kementrian Agama Republik Indonesia, Al-Qur’an dan Tafsirnya (Edisi yang disempurnakan) Jilid 5 (Jakarta: Widya Cahaya, 2011), 464.
6
COFAD (Computerized Facilities Design), ALDEP (Automated Layout Design Program), BLOCPLAN (Block Layout Overview with Computerized Planning), dan masih banyak yang tidak diperjualbelikan7. BLOCPLAN yang dibuat oleh Donaghey dan Pire pada tahun 1990 memiliki logika yang hampir
sama dengan CRAFT yakni menggunakan tabel kedekatan (relationship chart), perbedaannya BLOCPLAN terdapat konsepcontinuous respresentatif(tata letak yang telah berubah dapat diubah kembali menjadi tata letak yang lebih optimal menurut perancang tata letak). Outputyang dihasilkan BLOCPLAN berupa garis-garis yang terhubung, sehingga membentuk kotak
yang menandakan daerah suatu departemen.
Efisiensi Tata letak ruang dengan menggunakan program BLOCPLAN
dapat diaplikasikan di perkantoran, lembaga pendidikan, pemerintahan, dan
sebagainya. Dalam hal ini peneliti menggunakan objek universitas yakni UIN
Sunan Ampel Surabaya dalam pengaplikasian program BLOCPLAN.
Menurut pra penelitian, UIN Sunan Ampel Surabaya sebagai salah satu
universitas yang telah berdiri sejak 1965 di Kota Surabaya terbagi menjadi
beberapa fakultas dengan pembagian job description yang jelas. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa suatu organisasi/perusahaan yang terdiri dari
beberapa departemen yang berbeda dan beberapa tahapan proses yang berbeda
7 Rika Ampuh Hadiguna, Manajemen Operasi: Pendekatan Sistem Untuk Efisiensi Dan Efektivitas,
7
menuntut agar proses produksi dalam hal jasa yang dijalankan dapat mencapai
efisiensinya, baik dari segi waktu, ruang maupun biaya. Oleh karenanya
konsep tata letak ruang yang baik juga dibutuhkan, sehingga jika setiap
departemen direncanakan dan disusun dengan optimal, organisasi akan
mampu menekan waktu pekerjaan khususnya pada aktivitas administrasi pada
umumnya dan sekaligus meningkatkan standar pelayanan kepada mahasiswa.
Kondisi kampus UIN Sunan Ampel tahun 2015 saat ini berada pada
posisi untuk menentukan keputusan tata letak ruang di fakultas-fakultas,
mengingat lahan dan bangunan yang ditempati sekarang adalah masih bersifat
sementara dikarenakan UIN Sunan Ampel Surabaya dalam tahap proses
pembangunan gedung baru dan renovasi gedung lama.
Susunan atau tata ruang di fakultas-fakultas sedikit banyak menentukan
keberhasilan pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu pihak manajemen
UIN Sunan Ampel Surabaya membutuhkan studi yang baik atas perencanaan
tata ruang yang baru terlebih dahulu, sehingga di ruang yang baru UIN Sunan
Ampel Surabaya dapat beroperasi secara optimal. Berdasarkan uraian diatas
dan mengingat pentingnya tata letak ruang baru segera dirancang untuk
kebutuhan pelayanan jasa di masa depan inilah, penulis bermaksud melakukan
perancangan ulang tata letak ruang UIN Sunan Ampel untuk gedung yang
baru sehingga terdapat efisiensi kerja pegawai dengan menggunakan aplikasi
8
B. Identifikasi dan Batasan Masalah
Berdasarkan uraian-uraian yang telah dikemukakan di latar belakang,
maka dapat diidentifikasikan dan batasan masalah sebagai berikut:
1. Identifikasi Masalah
a. Bagaimana keadaan tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel
Surabaya?
b. Bagaimana pemahaman pegawai terhadap tata letak ruang administrasi
di UIN Sunan Ampel Surabaya?
c. Bagaimana bentuk tata letak ruang adminstrasi di UIN Sunan Ampel?
d. Apakan efisiensi sudah terbentuk dengan tata letak ruang administrasi
di UIN Sunan Ampel Surabaya?
e. Apakah tata letak yang ada di UIN Sunan Ampel sudah menggunakan
program komputer yang dapat membantu penyelesaian masalah tata
ruang?
f. Apa Adanya budaya kerja yang diterapkan di UIN Sunan Ampel
Surabaya bahwa ruangan tidak boleh berkelambu menjadi ganguan
9
2. Batasan Masalah
Berdasarkan identifikasi masalah di atas masalah penelitian ini
terfokus pada tata letak ruang administrasi dengan menggunakan program
komputer. Sehingga output yang diharapkan adalah bagaimana program komputer dapat membantu penyelesaian masalah efisiensi kerja tata ruang
administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya.
C. Rumusan Masalah
Melihat dari Identifikasi dan Batasan Masalah diatas, dalam penelitian ini
saya menentukan rumusan sebagaimana berikut:
1. Bagaimana kondisi tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel
Surabaya?
2. Bagaimana analisisefisiensi kerja pegawai di UIN Sunan Ampel Surabaya?
3. Bagaimana rancangan tata letak ruang administrasi di UIN Sunan Ampel
10
D. Kajian Pustaka
Penulis menelusuri kajian pustaka yang memiliki objek penelitian yang
hamper sama dengan objek penelitian ini. Adapun penelitian terdahulu yang
diambil penulis lima diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Ahmad Fajar Ariyanto (2012) yang berjudul “Desain Interior Hotel
Syariah” memaparkan bahwa perancangan desain interior hotel syariah
perlu mempertimbangkan efek efisiensi dan kenyamanan. Dua aspek ini
secara keseluruhan akan mempengaruhi keputusan-keputusan rancangan
sebuah hotel dengan melihat kepentingan konsumen. Hasil penelitian ini
dijelaskan bahwa aspek-aspek dalam perencanaan ruangan adalah salah
satunya program ruang, perencanaan tata letak ruang dilakukan dengan
mempertimbangkan fungsi ruang secara efisien dan produktif dengan pola
kegiatan yang akan diwadahi. Dalam program ruang terdapat pembagian
zona dengan tuntutan karakter dan tuntutan struktural yang berbeda,
seperti zona publik dan zona layanan. Zona publik adalah zona yang
berhubungan langsung dengan publik seperti lobby, restaurant, bar,
meeting room, corridor, kamar dan lain-lain. Zona layanan adalah zona yang aktifitasnya meliputi pelayanan dan pemeliharaan, misalnya dapur,
back office, ruang pertemuan internal, lavatory, gudang dan lain-lain8.
8Ahmad Fajar Ariyanto, “Desain Interior Hotel Syariah”, Fakultas Seni Rupa dan Desain ISI
11
Penelitian ini sama-sama di tinjau dari segi syariah namun berbeda objek
penelitian. Jika penelitian ini di tujukan untuk Hotel Syariah sedangkan
penelitian yang dilakukan penulis fokus pada efisiensi ruang administrasi
pada lembaga pendidikan.
2. Iis Mariam dan Ocvisarita Narasis (2014) yang berjudul “ Implementasi
Tata Ruang Kantor Dalam Mewujudkan Produktifitas Kerja Pegawai Pada
PT Telekomunikasi Seluler (Telkomsel)” hasil penelitian menunjukkan
konsep penataan ruang kantor yang dipilih PT Telkomsel adalah konsep
minimalis, kondisi ini diwujudkan dengan pemilihan furniture dan
peralatan kantor yang mengacu pada konsep minimalis serta yang dipilih
dalam desain tata ruang kantor cenderung berwarna : merah, putih, dan
abu-abu yang mencerminkan warna dari logo PT Telkomsel. Selain itu,
terdapat pula prinsip 5R yang di terapkan dalam tata letak kantor yakni :
Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rilek. Serta dalam office layout
mengacu pada empat prinsip yaitu : asas jarak terpendek, asas rangkaian
kerja, asas perubahan susunan tempat kerja dan asas prosedur penataan
ruang kerja dengan dibantu analisis flowchart9. Penelitian ini berbeda
dengan yang penulis lakukan yakni daricara dari pengambilan sudut teori
yang digunakan dalam analisisi. Peneltian ini menggunakan analisisi
dengan teori 5R yang di bantu oleh analisis flowchart.
9Iis Mariam dan Ocvisarita Narasis, “Implementasi Tata Ruang Kantor Dalam Mewujudkan
12
3. Natta Sanjaya (2011) “Pengaruh Efektifitas Tata Ruang Kantor Terhadap
Kinerja Pegawai di Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah
Provinsi Banten” yang memaparkan bahwa tidak ada pengaruh yang dapat
dikatakan signifikan antara efektifitas tata ruang kantor terhadap kinerja
pegawai pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi
Banten. Hasil penelitian ini bahwa Biro Umum dan Perlengkapan
Sekretariat Daerah Provinsi Banten masih belum mampu melaksanakan
efektivitas tata ruang kantor. Misalnya dengan terganggunya mobilitas
pekerjaan dan kenyamanan bekerja para pegawai serta pengawasan yang
intensif yang dilakukan oleh pimpinan yang masih kurang, hal tersebut
disebabkan oleh efektifitas tata ruang kantor yang masih buruk sehingga
berdampak pada penurunan terhadap kinerja pegawai di unit atau bagian
satuan kerja10. Penelitian ini berbeda dari penelitian yang diambil oleh
peneliti karena penelitian ini mengambil dari sisi pengaruh dari efektifitas
untuk pengaturan tata letak ruangan. Sedangkan penelitian yang penulis
lakukan terfokus pada sisi efisiensi tata ruang administrasi terhadap
pegawai UIN Sunan Ampel Surabaya.
4. Maeda Dicky Candra (2015) “Analisis Perancangan Ulang Tata Letak
Fasilitas Menggunakan Algoritma BLOCPLAN pada CV Bayu Mandiri”.
Hasil penelitian ini beberapa stasiun kerja yang ada di CV Bayu Mandiri
10Natta Sanjaya, “Pengaruh Efektifitas Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Di Biro Umum
13
mutlak harus ditempatkan berdekatan dengan beberapa alasan. Setelah
melalui proses algoritma BLOCPLAN, didapat bentuk tata letak yang baru
dengan luas bangunanan seluas 320,99 meter persegi dan panjang jarak
tempuh material adalah sepanjang 135,70 meter. Hal ini berarti pada tata
letak yang baru, jarak tempuh mesin produksi berkurang sebesar 36,10%.
Berkurangnya jarak tempuh ini mampu meningkatkan kecepatan produksi
dan juga biaya penanganan material yang lebih murah. Tata letak yang
dihasilkan algoritma BLOCPLAN juga lebih mengelompokkan beberapa
departmen pada sisi tertentu, sehingga akan meningkatkan kemudahan
aliran barang, informai serta pengawasan11. Penelitian ini program yang di
jalankan dalam pengaturan tata ruang sama dengan penelitian yang
diambil oleh peneliti, namun terdapat perbedaan dalam pengambilan
macam-macam tata ruang. Jika penelitian ini menggunakan industry
manufaktur atau percetakan sehingga efisiensi yang diukur ialah efisiensi
kerja mesin yang digunakan dalam proses produksi. Penelitian yang
penulisdilakukan yakni menganalisis dengan jenis tata ruang kantor
sedangkan yang diukur ialah kerja pegawai dengan antar ruangan.
5. Niken Nurnovita Sari (2011), “Analisis Penataan Ruang Kantor Tata
Usaha Dalam Mencapai Efisiensi Kerja Pegawai (Studi Kasus di Kantor
Tata Usaha Dekanat FKIP UNS Surakarta Tahun 2010)” dengan hasil
Kantor Tata Usaha Dekanat FKIP UNS belum menerapkan azas-azas
14
penataan ruangan diantaranya: jarak terpendek dalam penataan ruangan
belum diterapkan, azas rangkaian kerja belum dilibatkan dalam proses
kerjanya, azas penggunaan segenap ruang belum diterapkan karena
penurut pengamatan peneliti masih ditemukan ruangan yang komposisi
atau alokasi ruangnya belum seimbang, serta azas perubahan susunan
tempat kerja belum diterapkan secara maksimal12. Penelitian inisama
dengan penelitian yang dilakukan oleh penulis, perbedaannya dalam
penelitian saudari Niken Nurnovita Sari alat analisisnya tidak
menggunakan BLOCPLAN.
E. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mengetahui desain tata letak ruang administrasiUIN Sunan Ampel
Surabaya
2. Mengetahui kondisi ulang tata letak sebagai suatu rekomendasi bagi UIN
Sunan Ampel Surabaya
3. Mengetahui efisiensi kerja pegawai melalui penataan tata letak ruang
administrasi di UIN Sunan Ampel Surabaya.
12Niken Nurnovita Sari, “Analisis Penataan Ruang Kantor Tata Usaha Dalam Mencapai Efisiensi
15
F. Kegunaan Hasil Penelitian
Harapan penulis atas penelitian ini adalah hasil penelitian ini akan
bermanfaat untuk:
1. Teoritis
Penelitian ini dapat berguna dalam pengembangan dan penerapan
efisiensi kerja pegawai melalui tata ruang administrasi di lembaga
pendidikan.
2. Praktis
a. Operasional Lembaga Pendidikan, bahwa hasil dari penelitian iniakan
menjadi masukan bagi UIN Sunan Ampel Surabaya dalam menata
ruang kerja administrasi untuk mewujudkan efisiensi kerja sebagai
bahan evaluasi atau sekedar menjadi second opinion dari pihak eksternal.
b. Bahwa selain bermanfaat bagi UIN Sunan Ampel Surabaya, hasil
penelitian ini juga akan bermanfaat bagi perusahaan lain, terutama
perusahaan baru, dan juga perusahaan jasa sejenis.
G. Definisi Operasional
Untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang penelitian ini penulis
16
1. Algoritma BLOCPLAN singkatan dari Block Layout Overview with Computerized Planning. Perancangan menggunakan algoritma BLOCPLAN melihat peta keterkaitan hubungan aktivitas atau ARC
(Activity Relationship Chart). Perancangan tata letak menggunakan BLOCPLANmenghasilkan alternatif tataletak departemen yang
masing-masing mempunyai layout score. Tata letak yang diajukan sebagai alternatif saran sebanyak 20 layout, pilih layout score mendekati angka 1 yang berarti nilai kedekatan antar departemen terpenuhi dengan baik.
2. Tata letak ruang yang akan diteliti adalah tata letak ruang administrasi
Rektorat, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, Fakultas Tarbiyah dan
Keguruan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik merupakan tata cara pengaturan fasilitas-fasilitas (Ruang)
guna menunjang kelancaran proses aktivitas, dimana dalam pengaturan
tersebut akan dilakukan pemanfaatan luas area untuk penempatan mesin
atau fasilitas penunjang, penyimpanan baik yang bersifat permanen atau
temporer, personel kerja dan sebagainya13.
3. Efisiensi kerja merupakan komponen input yang digunakan seperti waktu,
ruang, tenaga, dan biaya dapat dihitung penggunaannya dan tidak
berdampak pada pemborosan atau pengeluarannya yang tidak berarti,
13Nunung Nurhasanah dan Bima Prasetya Simawang, “Perbaikan Rancangan Tata Letak Lantai
17
sehingga sumber daya yang dimiliki oleh organisasi dapat dimanfaatkan
dan dipergunakan sebaik-baiknya.
H. Metode Penelitian
1. Sumber Data
Sumber data merupakan suatu sumber dimana data dapat diperoleh.
Dalam memilih sumber data, peneliti harus benar-benar berpikir mengenai
kemungkinan kelengkapan informasi yang akan dikumpulkan dan juga
validitasnya. Menurut H.B Sutopo “Sumber data penelitian kualitatif dapat
berupa manusia, peristiwa dan tingkah laku, dokumen dan arsip serta
berbagai benda lain”.
a. Data Primer yakni melakukan observasi diUIN Sunan Ampel
Surabaya tentang tata letak fasilitas. Selain itu, sumber data primer
lainnya adalah wawancara. Dalam hal ini subyek peneliti yang
dilakukan kepada para pegawai. Serta di lengkapi dengan adanya
dokumen, yakni merupakan bahan tertulis/benda yang berkaitan
dengan peristiwa atau aktivitas tertentu. Dalam penelitian ini,
dokumen yang digunakan sebagai sumber data antara lain: foto, denah
18
2. Sampel
Sampel penelitian ini adalah ruang yang ada di UIN Sunan Ampel
Sunan Ampel dengan ruang bagian yang berhubungan dengan unit
pelayanan mahasiswa atau pegawai semua berada di lantai 1, di lantai 1
juga terdapat kantor Dekan, Wakil Dekan I,II,III dan ruang meeting.
Praktis semua kegiatan terpusat di lantai 1 sehingga lantai 1 menjadi lantai
utama di setiap Fakultasnya yakni di:
a. Rektorat UIN Sunan Ampel Surabaya.
b. Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik.
c. Fakultas Tarbiyah dan Keguruan
d. Fakultas Dakwah.dan Komunikasi
3. Teknik Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini, teknik-teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah:
a. Observasi merupakan metode pengumpulan data yang digunakan
untuk menghimpun data penelitian melalui pengamatan
danpengindraan. Dalam hal ini, peneliti mengamati proses pertukaran
informasi dan mobilisasi pegawai di UIN Sunan Ampel Surabaya.
b. Wawancara, merupakan suatu interaksi yang di dalamnya terdapat
19
Dakwah dan Komunikasi, Fakultas Tarbiyah dan Keguruan, Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
UIN Sunan Ampel Surabaya. Dalam hal ini, penulis membuat daftar
pertanyaan yang relevan dengan penelitian yang dilakukan. Jawaban
atas pertanyaan tersebut digunakan sebagai data utama dalam
mendukung kebenaran-kebenaran data-data yang ada.
c. Analisis Dokumentasi, dilakukan dengan mengumpulkan data dengan
mempelajari dokumen, arsip, dan laporan-laporan yang ada di UIN
Sunan Ampel Surabaya, antara lain berupa struktur organisasi, job description, denah tata ruang kantor, serta dokumen lain yang relevan. 4. Validasi
Pengumpulan data sering kali terjadi perbedaan bahkan pertentangan
antara sumber data terhadap data yang diperoleh. Untuk itu diperlukan
suatu teknik pengabsahan data, dalam penelitian kualitatif data yang
dikumpulkan diolah dan diuji validitasnya melalui trianggulasi. Menurut
Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan bahwa “trianggulasi adalah
teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain
diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding
terhadap suatu data itu”.
Patton dalam H. B. Sutopo (2002) terdapat empat macam teknik
20
a. Trianggulasi data, cara ini mengarahkan peneliti agar dalam
mengumpulkan data, peneliti wajib menggunakan beragam sumber
yang tersedia. Artinya, data yang sejenis akan lebih mantap
kebenarannya jika digali dari berbagai sumber yang berbeda.
Trianggulasi data sering disebut trianggulasi sumber.
b. Trianggulasi peneliti, hasil peneliti baik data maupun kesimpulan
mengenai bagian atau keseluruhannya bisa diuji validitasnya dari
beberapa peneliti.
c. Trianggulasi metodologi, jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh
seorang peneliti dengan mengumpulkan data sejenis tetapi
menggunakan teknik atau metode yang pengumpulan data yang
berbeda. Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk satu
informasi yang sama, peneliti dapat menarik kesimpulan atas data
yang digali secara lebih mantap.
d. Trianggulasi teoritis, menggunakan prespektif lebih dari satu teori
dalam membahas permasalahan yang dikaji. Hal ini dikarenakan setiap
pandangan teori selalu memiliki kekhususan cara pandang, maka
dengan menggunakan beberapa prespektif dapat menghasilkan
simpulan yang multidimensi.
Untuk memastikan keabsahan data, dalam penelitian ini menggunakan
21
mengecek balik dengan SOP (Standart Operasional Prosedur) UIN Sunan
Ampel. Dengan teknik ini data yang diperoleh melalui sember yang satu
bisa lebih teruji kebenarannya bila dibandingkan dengan data sejenis yang
diperoleh dari sumber yang berbeda.
5. Teknik Analisis Data
Data yang telah berhasil dikumpulkan selanjutnya akan dianalisis
secara deskriptif kualitatif, yaitu analisis yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku
yang dapat diamati dengan metode yang telah ditentukan. Tujuan dari
metode ini adalah untuk membuat deskripsi atau gambaran mengenai
objek penelitian secara sistematis, faktual dan akurat mengenai fakta-fakta,
sifat-sifat serta hubungan antar fenomena yang diselidiki. Analisis yang
dilakukan dengan menggunakan analisis isi (content analysis), yaitu motode ilmiah untuk mengkaji dan menarik kesimpulan atas suatu
fenomena dengan memanfaatkan dan menggunakan dokumen (teks)
sebagai bahan penelitian. Fakta-fakta yang dikumpulkan adalah
dokumentasi-dokumentasi dari observasi (pengamatan) yang dilakukan
oleh penulis serta diikuti dengan wawancara kepada pegawai yang terkait
Analisis isi peneliti mengungkapkan hal-hal yang terdapat pada
dokumen yang didapatkan dari UIN Sunan Ampel Surabaya, yaitu terkait
22
juga digunakan untuk mengungkapkan tata letak ruang yang lama untuk
bisa diubah ke tata letak ruang baru UIN Sunan Ampel Surabaya.
I. Sistematika penulisan
Sistematika pembahasan ini dipaparkan dengan tujuan untuk
memudahkan penelitian dan pemahaman. Oleh karena itu, dalam penelitian
skripsi ini dibagi dalam beberapa bab, pada tiap-tiap bab terdiri dari beberapa
sub bab, sehingga pembaca dapat memahami dengan mudah. Adapun
sistematika pembahasannya adalah:
Bab pertama adalah pendahuluan. Dalam bab ini terdiri dari latar
belakang masalah, identifikasi masalah dan batasan masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitaian, kegunaan penelitian, definisi operasional, kajian
pustaka, metodologi penelitian (meliputi data yang dikumpulkan, sumber data,
teknik pengumpulan data, teknik pengolahan data, dan teknik analisis data)
serta sistematika pembahasan.
Bab kedua adalah landasan teori, yang memuat tentang tata letak ruang
dan analisis BLOCPLAN.
Bab ketiga adalah deskripsi hasil yang meliputi gambaran umum tentang
UIN Sunan Ampel Surabaya, deskripsi tata letak ruang gedung Rektorat,
23
Ekonomi dan Bisnis Islam dan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik di
lapangan.
Bab keempat adalah analisis masalah yang diangkat peneliti dalam
penelitian. Adapun bab ini menjelaskan pelaksanaan tata letak ruang kantor
dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di Uin Sunan Ampel Surabaya. Bab
ini juga mengemukaan permasalahan yang timbul mengenai layoutkantor dalam mencapai efisiensi kerja pegawai di Uin Sunan Ampel Surabaya.
Analisis ini dilakukan agar menemukan solusi yang tepat dalam
penerapanlayout baruyang sesuai dan baik.
Bab kelima merupakan bab terakhir yang berisi kesimpulan dari hasil
penelitian dan saran-saran yang sebaiknya dilakukan Uin Sunan Ampel
Surabaya dalam menerapkan tata letak ruang yang baru dengan analisi
24 BAB II
MANAJEMEN OPERASIONAL PERKANTORAN
Manajemen operasi merupakan salah satu fungsi utama dari sebuah organisasi
dan secara utuh berhubungan dengan semua fungsi bisnis lainnya. Semua organisasi
memasarkan, membiayai, dan memproduksi. Manajemen operasi merupakan studi
tentang pembuatan keputusan dalam fungsi operasi. Sebagian pengeluaran
perusahaan terletak pada fungsi manajemen operasi, walaupun demikian manajemen
operasi memberikan peluang untuk meningkatkan keuntungan dan pelayanan
terhadap masyarakat.
Lukiastuti dan Prasetya dalam bukunya Manajemen Operasimenjelaskan bahwa
“Suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi
manajemen untuk mengitegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rengka
mencapai tujuanس1. Sedangkan menurut Heizer dan Render dalam bukunya Operation
Management mengemukakan bahwa “Manajemen operasi adalah kegiatan
yangberhubungan dengan penciptaan barang dan jasa melalui adanya pengubahan
input menjadi outputس2.
Disimpulkan dari berbagai pendapat diatas bahwa manajemen operasi merupakan
proses pengolahan secara optimal penggunaan sumber daya secara efektif an efisien
1
25
untuk menciptakan suatu barang dan jasa sesuai dengan tujuan. Menurut Melnyk3,
manajemen operasional terintegrasi pada 3 komponen utama yang mendukung dalam
proses organisasi, diantaranya:
a. Pelanggan (Customer)
Pelanggan merupakan seseorang yang selalu mengkonsumsi kebutuhan pada sistem manajemen operasional. Pelanggan merupakan orang yang memiliki peran khusus dimana selalu memberikan saran serta pendapat di awal dan di akhir sistem manajemen operasional Saran dan pendapat dapat menjadi sumber informasi bagi manajemen perusahaan. Saat sumber informasi didapatkan dan manajemen mengolahnya akan ada hasil yang akan berguna bagi pelayanan terhadap pelanggan itu sendiri, sehingga pelayanan menjadi lebih efisien dari yang sebelumnya.
b. Proses (Process)
Sebuah proses dalam perusahaan merupakan hubungan dari semua aktifitas yang diperlukan untuk megubah input menjadi output. Proses menggambarkan keseluruhan input, aktifitas perubahan, dan output pada keseluruhan sistem. Hal itu menandakan hal-hal yang dibutuhkan dalam sebuah kegiatan serta menspesifikasikan terhadap apasaja yang perlu diperbaiki. Pada akhirnya seluruh kegiatan pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa semua memenuhi standrat kualitas, kuantitas, lead time (pembagian waktu). Proses manajemen operasional dapat melibatkan produksi pada sebuah produk jasa maupun barang. Proses juga menghasilkan informasi, sehingga aka nada hasil untuk pelayanan yang efisiensi dari yang sudah ada.
c. Kapasitas (Capacity)
Saat proses menjelaskan bagaimana sistem manajemen operasional bekerja, kapasitas mendeterminasikan seberapa besar sistem produksi. Untuk kebanyakan orang, kapasitas produk barang mengartikan seberapa besar hasil yang diproduksi perusahaan bahkan membatasi hasil per unit dalam satuan waktu. Produk jasa dalam kapasitasnya mengartikan seberapa cepat pelayanan yang dapat dilakukan oleh pegawai dalam melayani pelanggan.
Manajemen perkantoran menurut Goerge R Terry dalam buku The Liang Gie4
“Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
3
Steven A Melynk, Operation Management, (New York: A Value-Drivent Approach, Irwin Mc Graw Hill,2000), 6.
26
penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan. Sedangkan Millis Geoffrey menjelaskan “Manajemen perkantoran adalah
seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan
lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkanس5.
Dapat disimpulkan, manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan
(memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan control)
sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan.
A. Tata Letak Ruang
Menurut Ida Nuraida “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruang kantor
beserta alat-alat dan perabot kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang
tersedia untuk memberikan sarana bagi pegawai. Hal ini, memaparkan bahwa
segala bentuk perabot beserta tata letaknya akan sangat berpengaruh terhadap
kinerja seorang karyawanس6.
Menurut The Liang Gie “Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari
suatu ruang untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari factor-faktor fisik
yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang
5
Geoffrey Mills et al, Manajemen Perkantoran Modern, Budiyanto, (Jakarta: Binarupa Aksara, 1991), 45.
27
layakس7. Sedangkan menurut Sukoco, layout menjelaskan penggunaan ruang
secara efektif serta mampu memberikan kepuasan kepada pegawai terhadap
pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi
pegawai8.
Menurut Hadiguna dan Setiawan 9 “Tata letak fasilitas dapat didefinisikan sebagai kumpulan unsur-unsur fisik yag diatur mengikuti aturan atau logika tertentu. Tata letak ruang merupakan bagian perancangan fasilitas yang lebih fokus kepada pengaturan unsur-unsur fisik. Unsur-unsur fisik dapat berupa mesin, peralatan, meja, bangunan, dan sebagainya. Aturan atau logika pengaturan dapat berupa ketetapan fungsi misalnya total jarak atau total biaya perpindahan bahanس.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tata ruang
kantor adalah penyususnan perabot, peralatan dan perlengkapan kantor serta
pengaturan tempat kerja yang disesuaikan dengan ruangan yang bertujuan
untuk mewujudkan efisiensi kerja bagi pegawai. Tata ruang kantor tidak
hanya sebatas tentang penempatan dan penyusunan peralatan dan
perlengkapan kantor saja, tetapi juga menyangkut jumlah peralatan dan
perlengkapan tersebut, jumlah orang yang menempati ruangan, jumlah dan
fungsi ruangan serta biaya yang diperlukan.
7 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern…, 186.
8 Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2009),
189.
28
Menurut Geoffry Mills, Oliver Standingford dan Robert C Appleby
(ahli perkantoran inggris) menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata
ruang yang baik bagi suatu kantor ialah10 :
a. Persyaratan perundang-undang dipenuhi b. Ruang digunakan sampai manfaat terbesar
c. Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan tenaga listrik, telepon, dan lain-lain.
d. Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. e. Pengawas dapat melihat para petugas sedang bekerja. f. Komunikasi arus pekerja diperlancar
g. Lalu lintas para pegawai tata usaha diantara meja dan arsip dipisahkan. h. Saling mengganggu diantara para juru tata usaha dihindarkan.
i. Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan.
B. Jenis-Jenis Tata Ruang Kantor
Secara umum tata ruang kantor memiliki 2 (dua) jenis, yaitu tata ruang
kantor terbuka dan tata ruang kantor tertutup. Kita dapat membedakan dengan
mudah, yaitu tata ruang kantor terbuka biasanya seluruh pegawai dalam
beberapa bagian menempati satu ruangan yang sama dan berbagi tempat
dengan pegawai lainnya. Biasanya terdapat sekatan-sekatan kecil sebagai
pembatas. Sedangkan tata ruang kantor tertutup biasanya masing-masing atau
sekumpulan pegawai dalam satu bagian memiliki ruangan tertutup atau
terpisah yang dipisahkan oleh tembok permanen, biasanya pun letaknya
berjauhan.
Menurut Sedarmayanti pada dasarnya terdapat 4 (empat) macam tata ruang kantor11 :
29
1. Tata Ruang Tertutup (Private Office)
Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apapbila susunan ruang untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian karena keadaan gedung-gedung yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena disengaja dibuat pemisah buatan.
Keuntungan dari pola ini, antara lain: a. Moral pekerja atau staf tetap terjaga.
b. Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga c. Menghindari ganguan pekerja satu ke yang lain
d. Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh kegiatan para karyawan.
Kerugian dari tipe ini, antara lain:
a. Pengawasan akan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat b. Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih
pengap dan gerah
c. Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian satu dengan bagian yang lain sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.
d. Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor ataupun perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan akan sulit menampungnya.
2. Tata Ruang Terbuka (Open Plan Office)
Suasana ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisah-pisahkan atau tidak menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilakukan pada satu ruang besar sehingga semua bekerja tampak mudah diamati dari satu sudut pandang.
Keuntungan dari tipe ini antara lain:
a. Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai b. Hubungan antar pegawai cepat dan mudah
c. Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.
d. Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar e. Mudah merubah ruangan
f. Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan cepat dan luwes
Kekurangan dari tipe ini, antara lain:
a. Dapat merendahkan moral atau staff. Karena cara hidup yang diawasi terus menerus
b. Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia c. Pekerja akan hilang kepribadian
30
d. Apabila ada pekerja yang mengobrol dan bermalas-malasan antar teman sekerja dapat menganggu yang lain.
e. Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan mengganggu pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan f. Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan
dengan ruang tertutup.
3. Tata Ruang Kantor Berhias/Bertaman/Berpanorama (Landscape Offices) Tata ruang kantor berhias adalah ruang kerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan lain sebagainya. Bentuk ruang kantor berhias ini bertujuan agar lingkungan ruang kantor seperti pemandangan alam terbuka dan merupakan lingkungan yang nyaman, menyegarkan, serta ekonomis.
Keuntungan tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama adalah: a. Pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja.
b. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan. c. Kebisingan dan kegaduhan dapat dihindarkan.
d. Pekerjaan dapat dilakukan dengan lebih efisien, produktivitas kerja dapat meningkat, sehingga tujuan organisasi mudah tercapai.
Sedangkan kerugian tata ruang kantor berhias/bertaman/berpanorama adalah:
a. Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya. b. Biaya pemeliharaan tinggi.
c. Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah. 4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Offices)
31
C. Azas-Azas Pokok Tata Ruang Kantor
Menurut Ricard Mutter yang dikutip oleh Sedarmayanti, menjelaskan ada
empat azas atas tata ruang pada suatu kantor12. Azas tersebut diantaranya:
1. Azas Jarak Terpendek
Perubahan tata ruang kantor pada azas ini adalah menata letak meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai meja lain.
2. Azas Rangkaian Kerja
Azas penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai lainnya, karena pengaturan mejanya sudah runtut atau teratur. asas yang menghendaki suatu tata ruang yang baik harus menempatkan para pegawai dan alat-alat unit pelayanan administrasi menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan hingga selesai. Tidak boleh ada gerakan mundur ataupun menyilang.
3. Azas Penggunaan Segenap Ruangan
Menurut asas ini, penataan ruangan yang baik adalah penataan yang menggunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruang yang dimaksud tidak hanya berupa luas lantai saja (ruang datar) melainkan juga ruang vertikal ke atas maupun ke bawah. Jadi dalam suatu ruangan jangan terdapat ruang yang kosong.
Tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan. Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakkan tanaman, hiasan, aquarium dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri. 4. Azas Perubahan Susunan Tempat Kerja
Azas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada pekerjaan maupun pegawai, tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.
Dalam mendukung suasana kerja yang baik, seperti adanya hiasan, lukisan dan musik yang diputar membuat staf merasa nyaman dan rilek ketika bekerja.
Keempat azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipnya suasana
ruang kantor yang rapi dan teratur.
32
D. Penyusunan Perabot Kantor
Untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik maka harus ditunjang
dengan fasilitas yang disediakan, fasilitas-fasilitas yang cocok memberikan
bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Dengan adanya teknologi yang
digunakan dalam penyelesaian tugas kantor, bukan berarti tenaga manusia
tidak diperlukan lagi. Perusahaan yang modern memiliki fasilitas perkantoran
yang lengkap, sehingga dapat memberikan bantuan kepada karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaan dan juga meningkatkan aktivitas kerja serta
kemampuan karyawan.
1. Perabot kantor
Beberapa fasilitas yang harus disediakan dalam kantor adalah perabot
kantor dan mesin kantor. Perabot kantor meliputi meja tulis, kursi, rak,
lemari, serta perabot lainnya. Dianatara perabot kantor yang biasa
mendapatkan perhatian khusus adalah meja tulis dan kursi, karena perabot
tersebut pasti dimiliki oleh setiap kantor. Untuk memilik perabot kantor
yang akan digunakan maka harus memperhatikan beberapa faktor.
Menurut Moekijat yang dikutip oleh Sedarmayanti13, faktor-faktor
yang perlu diperhatikan dalam memilih perabot kantor yakni : a. Harus menghemat ruang lantai
b. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
c. Tidak begitu berat, agar mudah dipindah-pindahkan
d. Harus ada ruangan yang cukup dibawah untuk membersihkan
e. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan f. Keawetan, perkakas dari logam adalah lebih awer ketimbang perkakas
dari kayu
33
g. Resiko Kebakaran, perabotan dari logam lebih baik ketimbang perabot dari kayu terhadap bahaya kebakaran.
Pengadaan meja tulis kantor juga harus memperhatikan persyaratan sebagai berikut:
a. Mulai permukaan sampai ke lantai tidak seluruhnya tertutup. Bagian bawahanya mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka, dengan demikian peredaran udara dapat berlangsung dengan lancar dan bagian kaki karyawan tidak terlalu panas. Meja kerja yang terbuka bawahnya memudahkan pembersihan lantai.
b. Permukaan meja tidak perlu berkilauan sehingga menyilaukan mata pegawai yang memakainya. Permukaan meja juga tidak boleh berwarna hitam atau gelap, sebaiknya diberikan warna yang muda atau terang. Pertentangan warna meja yang gelap dengan kertas berwarna putih, mudah melelahkan warna.
c. Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan. Permukaan meja yang terlampau luas umumnya tidak seluruhnya dipakai untuk bekerja. Bahkan seringkali digunakan untuk menumpuk berkas-berkas atau benda-benda lainnya yang harus disimpan dalam lemari atau rak sendiri.
Sebagiamana pengadaan meja tulis, maka untuk pengadaan kursi juga harus memperhatikan persyaratan khusus, yaitu :
a. Kursi dapat diatur tinggu rendahnya kerangka terbuat dari baja. b. Kursi harus kokoh, sebaiknya kerangka terbuat dari baja
c. Kursi sebaiknya disesuaikan dengan bentuk badan orang, yaitu bagian yang diduduki menyerupai sadel sehingga berat badan terbagi merata dan pegawai yang duduk merasa enak. Tapi tempat duduk hendaknya berbentuk bulat.
d. Kursi harus mempunyai penyangga belakang, sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.
Penyusunan perabot kantor sangat mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan
dalam suatu kantor. Penyusunan perabotan yang tidak tertata rapi akan
menyulitkan karyawan dalam beraktifitas, kantor juga tidak akan terlihat
rapid an bersih sehingga kenyamanan dalam bekerja akan sulit didapatkan
34
Untuk menyusun perabot kantor perusahaan juga harus
memperhatikan azas-azas dalam tata ruang kantor, salah satunya adalah
mempergunakan segenap ruang. Mempergunakan segenap ruang yang ada
bukan berarti ruang kantor diisi penuh dengan alat dan perabot kantor,
tetapi alat dan perabot kantor ditempatkan dengan memperhatikan arus
garis lurus, penerangan, ventilasi, dan arah sumber cahaya, sehingga
pegawai merasa puas dan dapat bekerja dengan baik.
2. Mesin-Mesin Kantor
Selain perencanaan perabot kantor dalam perencanaan manajemen
perkantoran yang efektif, juga harus memperhatikan perencanaan
mesin-mesin kantor. Prosedur dan metode mempengaruhi mesin-mesin yang akan
digunakan dan begitu pula mesin mempengaruhi prosedur dan metode
yang akan diikuti. Dan pertimbangan mengenai orang yang akan
melakukan pekerjaan mempengaruhi mesin dan metode yang akan
digunakan.
Mesin-mesin kantor itu banyak macamnya antara lain : mesin ketik,
computer, stempel tanggal, mesin label, printer, mesin fax, mesin fotocopy
unit, intertelekomunikasi, alat pemotong kertas, dan lain-lain. Walaupun
mesin kantor itu banyak macamnya namun tidak semua harus dimiliki
sebuah kantor. Untuk itu harus diadakan pemilihan untuk menentukan
35
Menurut Moekijat yang dikutip oleh Sedarmayanti14 dalam memilih mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal berikut, antara lain: a. Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan
b. Jenis mesin hendaknya praktis
c. Meisn tersebut harus dapat mengurangi biaya pelaksana pekerjaan d. Mesin dapat mempercepat pelaksanaan pekerjaan
e. Mutu mesin harus benar-benar baik
f. Mesin harus dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
g. Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan h. Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah.
E. Alur Kerja
Menurut Kamus Bisnis alur kerja (workflow) adalah serangkaian tugas yang ditetapkan dalam suatu organisasi untuk memproduksi hasil akhir. Alur
kerja dapat diartikan sebagai otomatisasi prosedur ketika dokumen, informasi
atau pekerjaan dilewatkan melalui sejumlah orang menurut aturan tertentu
untuk mencapai suatu tujuan 15 . Alur kerja merupakan sarana yang
memodelkan dan mengimplementasikan proses bisnis.
Alur Kerja ini terdiri dari langkah-langkah aktivitas yang berurutan dan
memiliki aturan-aturan tertentu yang ada di dalamnya sehingga dapat
digunakan untuk mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan16.
14Ibid.
15
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Surabaya: Erlangga, 2007), 41-42.
36
Gambar 2.1
Alur Kerja
Sumber:Sukoco
Pada gambar satu terdapat alur kerja yang tidak teratur karena supervisor
mengecek langsung semua aplikasi yang ada di analis. Sehingga alur yang terjadi
berabtakan karena semua terpusat pada supervisor. Namun berbeda pada gambar dua
yang semua alur kerjanya sudah terorganisi, karena supervisor bertindak sebagai
pengontrol aplikasi yang tidak bisa. Kesimpulan pada kedua gambar tersebut
terlihat jelas bahwa alur kerja yang kurang optimal para staff mengandalkan
atasannya sedangkan alur kerja yang optimal system kerjanya hanya diawasi
oleh satu pimpinan.
Rasulullah dalam memilih seseorang ketika akan diberi tugas,
melakukannya dengan selektif. Diantaranya dilihat dari segi keahlian,
keutamaan (iman) dan kedalaman ilmunya. Beliau senantiasa mengajak
mereka agar itqon (tekun, rapi dan teliti) dalam bekerja. Pandangan Islam tentang pekerjaan perlu kiranya diperjelas dengan usaha sedalam-dalamnya.
[image:52.612.128.532.127.528.2]
37
ف ْا ْعا لقو
مْ ْلاو هل سرو ْم ع هّ ي
Artinya: "Dan Katakanlah: "Bekerjalah kamu, Maka Allah SWT dan rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu ituذ".17
F. Efisiensi Kerja
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia “Efisiensi adalah kecepatan cara
dalam menjalankan sesuatu (dengan tidak membuang-buang waktu, tenaga
dan biaya) kedayagunaan. Kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan
tepat (dengan tidak membuang-buang tenaga dan biaya)س18.
ل ْغم ك ي ْل ْ تاو
طْ بْلا َلك ْ ْبتاو ك ع ل ً
ًرْ ْ م ًمْ م ْ ف
ا
Artinya:“Dan janganlah kamu jadikan tanganmu terbelenggu pada lehermu dan janganlah kamu terlalu mengulurkannya (sangat pemurah) nanti kamu menjadi tercela dan menyesal.س 19
Dari ayat di atas, menjelaskan janganlah kamu menjadi orang kikir dan
selalu menolak orang yang meminta serta tidak pernah sekalipun
memberikan sesuatu kepada seseorang.
Menurut The Liang Gie “efisiensi yaitu suatu azas-azas dasar tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnyaس 20 . Ibnu
Syamsimengatakan “efisiensi diterjemahkan dengan daya gunaس21.
17Kementrian Agama Republik Indonesia, Al-Qur’an dan Tafsirnya (Edisi yang disempurnakan) Jilid 4 (Jakarta: Widya Cahaya, 2011), 198.
18
Kamus Besar Bahasa Indonesia Online 2015 versi 1.8 19
Kementrian Agama Republik Indonesia, Al-Qur’an dan Tafsirnyaذ, 464
38
Dari beberapa pendapat dapat diambil kesimpulan bahwa efisiensi adalah
perbandingan terbaik antara usaha yang dilakukan dengan hasil yang dicapai
dengan tidak membuang waktu, biaya, dan tenaga.
Efisiensi kerja menurut Allan H. Morgensen dalam The Liang Gie 22
merumuskan bahwa “penggunaan akal sehat secara teratur untuk menemukan
cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaanس.
The Liang Gie 23 mengungkapkan bahwa “Efisiensi kerja adalah
perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja
itu.
Berdasarkan berapa pendapat tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa
efisiensi kerja adalah keseluruhan aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan untuk
mencapai tujuan dengan perbandingan terbaik antara usaha dan hasil yang
dicapai. The Liang Gie24 meninjau tentang efisiensi kerja dari dua segi, yaitu:
a. Segi Usaha
Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Ibnu Syamsi25mengatakan bahwa “efisiensi ditinjau dari segi usaha yaitu
hasil minimum yang dikehendaki ditetapkan terlebih dahulu, kemudian pengorbanan maksimalnya (tenaga, pikiran, uang, atau lainnya) juga ditetapkan. Namun jika ternyata pengorbanan lebih sedikit daripada yang ditetapkan, itu termasuk efisien.
