PENGANTAR
Buku panduan standar pengelolaan ini dibuat dengan maksud dan
tujuan untuk mengatur kebutuhan sarana fisik dan pengelolaan keuangan
untuk kegiatan proses pembelajaran dan belanja pegawai di lingkungan STTR
Cepu. Sehingga kebutuhan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di
jurusan Teknik Mesin, Sipil dan Elektro dapat dipenuhi sesuai dengan standar
yang ditetapkan oleh sistem penjaminan mutu STTR Cepu.
Buku panduan ini digunakan sebagai acuan atau rambu-rambu dalam
pelaksanaan pemenuhan tenaga pendidik dan tenaga kependidikan di Jurusan
Teknik Mesin, Sipil dan Elektro.
Cepu,
Pusat Penjaminan Mutu
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI RONGGOLAWE CEPU
4 DAFTAR ISI
HALAMAN COVER ... 1
PENGANTAR ... 2
DAFTAR ISI ... 3
BAB I PENDAHULUAN ... 4
A. Latar Belakang ... 4
B. Maksud dan Tujuan ... 4
BAB II STANDAR PENGELOLAN ... A. Pengelolaan Akademik ... 6
B. Pengelolaan Operasional ... 8
C. Pengelolaan Personalia ... 19
D. Pengelolaan Keuangan ... 25
E. Rencana Kerja tahunan ... F. Rencana Kerja Menengah ... BAB IV PENUTUP ... 31
Lampiran
SK Penetapan Panduan Standar Pengelolaan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional, khususnya BAB XIII Bagian Kesatu, Pasal 46, ayat (1)
bahwa pendanaan pendidikan menjadi tanggung jawab bersama antara
pemerintah, pemerintah daerah dan masyarakat. Ketentuan itu mempunyai
implikasi yang sangat luas dalam pengelolaannya. Selanjutnya di dalam
ketentuan itu juga disebutkan bahwa sumber dana, pengelolaan dana
pendidikan, dan pengalokasian dana pendidikan akan diatur lebih lanjut
dengan peraturan pemerintah.
Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi yang mencakup
masukan, proses, dan keluaran melibatkan berbagai unsur yang seluruhnya
dituntut agar memiliki mutu sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Unsur-unsur terdiri atas silabus, mahasiswa, dosen, piranti dan peralatan,
lingkungan belajar, anggaran, dokumen, peraturan, pembelajaran, kegiatan
pendukung, penelitian, administrasi akademik, layanan akademik, lulusan,
dan pencapaian kompetensi. Salah satu unsur dalam Sistem Penjaminan
Mutu Pendidikan Tinggi (SPMPT) adalah anggaran sebagai unsur yang
sangat penting dalam mendukung keberhasilan sistem itu. Oleh karena itu
selain diperlukan sistem penganggaran yang baku dan dikenal dalam bidang
keuangan, juga sangat bermanfaat jika disertai dengan praktek baik dalam
pengelolaan keuangan dalam SPMPT. Pengelolaan keuangan Di STTR Cepu
diselenggarakan sebagai bagian dari penyelenggaraan kegiatan akademik.
Kegiatan pengelolaan keuangan pada satuan pendidikan Di STTR
Cepu dapat diselenggarakan dilaboratorium, jurusan, atau pusat penelitian
Pusat Penjaminan Mutu
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI RONGGOLAWE CEPU
6 B. Maksud dan Tujuan
Penjaminan mutu kegiatan pengelolaan keuangan sebagai salah satu
butir mutu dalam penjaminan mutu, bertujuan untuk meningkatkan mutu
pelaksanaan pengelolaan keuangan, meningkatkan mutu proses
pembelajaran, dan meningkatkan relevansi kegiatan pendidikan dengan
rencana anggaran yang telah ditetapkan.
Pengukuran keberhasilan pengelolaan keuangan digunakan sebagai
tolak ukur dalam penjaminan mutu yang dinyatakan dalam bentuk standar.
Standar tersebut harus ditingkatkan secara terus menerus dari waktu ke
waktu, sehingga dapat berkembang dan berkelanjutan. Semakin tinggi standar
yang digunakan dalam pengelolaan keuangan, semakin bermutu hasill
kegiatan yang dibiayai. Inidikator keberhasilan pengelolaan keuangan dalam
SPMPT di STTR Cepu antara lain dapat diukur berdasarkan :
1. Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan;
2. Hasil Pelaksanaan Kegiatan dan Penggunaan Anggaran;
BAB II
STANDAR PENGELOLAAN
A. Pengelolaan Akademik
1.1 Latar Belakang.
Kegiatan organisasi Akademik / Administrasi pendidikan dapat
diartikan sebagai kegiatan pengelolaan semua kegiatan Tridarma Perguruan
Tinggi dengan mendayagunakan sumber daya dan waktu yang tersedia secara
efektif dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran Perguruan Tinggi.
Administrasi Akademik sebagai suatu sistem yang terkaitan
dengan pengelolaan seluruh kegiatan akademik, merupakan serangkaian
proses yang melibatkan masukan (input) dan keluaran (out put). Rangkaian
proses tersebut merupakan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan dalam
menyelenggarakan tugas dan fungsi perguruan tinggi.
Fungsi adalah ruang lingkup peranan yang harus diselenggarakan
oleh perguruan tinggi sedangkan tugas adalah bidang-bidang kegiatan yang
harus dilaksanakan dalam menyelenggarakan fungsi tersebut.
Mengingat administrasi akademik melibatkan banyak unsur dan
komponen, maka perlu ketentuan-ketentuan yang mengatur seluruh rangkaian
kegiatan tersebut dengan koordinasi sehingga terjadi interaksi antara
perangkat-perangkat atau unit-unit oraganisasi yang terlibat.
1.2. Maksud dan tujuan
Maksud dari penyusunan pedoman organisasi akademik agar jurusan
bisa melaksakan seluruh kegiatan secara tertib dan terjadwal serta dibakukan,
sedang tujuannya adalah terciptanya pedoman yang baku dalam pelaksanaan
Pusat Penjaminan Mutu
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI RONGGOLAWE CEPU
8
1.3. Ruang lingkup organisasi akademik.
Organisasi / administrasi Jurusan memberikan dukungan pelayanan
bagi terselenggaranya seluruh proses pendidikan dan pengajaran di lingkungan
Jurusan. Penyelenggaraan proses pendidikan dan pengajaran di lingkungan
jurusan mencakup berbagai macam kegiatan mulai dari penyiapan program
pendidikan dan pengajaran, penyiapan mahasiswa masuk , penyelenggaraan
pendidikan dan pengajaran itu sendiri kemudian evaluasi proses belajar dari
hasil belajar serta pengolahan data dan pelaporan hasil evaluasi.
Pelaksanaan kegiatan-kegiatan ini melibatkan berbagai unit dan
unsur dalam organisasi Perguruan Tinggi. Dalam banyak hal, penyelesaian
tugas dari satu unit akan mempengaruhi pula kelancaran tugas unit lainnya.
Oleh karena itu pembagian tugas, penjadwalan tugas dan tata kerja yang
dipakai perlu dipahami bersama, disepakati bersama, dan dipatuhi bersama.
Penjabaran tata kerja organisasi administrasi jurusan dilakukan
dengan mengidentifikasi semua tugas dan fungsi jurusan serta membagi
semua tugas dan fungsi tersebut kepada seluruh unit yang terlibat dengan
BAB II
DASAR DAN ASAS
Buku Panduan ini disusun berdasarkan peraturan
perundang-undangan tentang pendidikan tinggi serta ketentuan-ketentuan serta
pedoman-pedoman yang berlaku bagi penyelenggaraan proses pendidikan tinggi.
Perundang-undangan dan pedoman-pedoman yang dipakai sebagai acuan
antara lain.
- UU No. 20 Tahun 2003 ; Tentang Sistem Pendidikan Nasional
- PP Nomor 60 tahun 1999 ; Tentang Pendidikan Tinggi
- PP No. 19 tahun 2005 ; Tentang Standar Nasional Pendidikan
- Kep. Mendiknas RI No. 118/D/O/2003 tanggal 5 Agustus 2003
tentang ijin Pendirian STTR Cepu.
- Kep Mmendiknas RI No. 171/D/T/2006 tanggal 30 Januari 2006
tentang perpanjangan Ijin Penyelenggaraan Program Studi Teknik
Mesin Strata Satu Sekolah Tinggi Teknologi Ronggolawe Cepu.
- Statuta STTR Cepu tahun 2003
- Keputusan Ketua No. 045/D/SK/I/STTR/2007 tanggal 14 Maret
2007 tentang Unit Penjaminan Mutu STTR Cepu.
- Keputusan Ketua No. 046/B/SK/I/STTR/2007 tentang Tim
Monitoring dan Evaluasi Internal STTR Cepu
Beberapa asas pokok yang dijadikan pegangan dalam membenahi
organisasi administrasi jurusan adalah :
- Pendayagunaan semua sumberdaya dan dana yang tersedia tanpa
terlalu banyak menambah beban perguruan tinggi.
- Terselenggaranya proses pendidikan atas dasar sistem kredit secara
permanen dan lancar
Pusat Penjaminan Mutu
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI RONGGOLAWE CEPU
10
BAB III
ORGANISASI AKADEMIK
2.1. Tugas dan fungsi
Seluruh bidang tugas yang merupakan cakupan
organisasi/administrasi jurusan harus dibagi untuk semua unit dan unsur
yang terlibat. Setiap bidang tugas dapat melibatkan lebih dari satu unit atau
unsur, serta memerlukan dukungan administrasi dan pelayanan informasi.
Pembagian tugas tersebut diatas memungkinkan dirincinya
tugas-tugas semua unit dan unsur secara jelas dan tegas. Perincian tugas-tugas, tata kerja
dan jadwal pelaporan perlu disepakati, dipahami dan dipatuhi bersama..
2.2. Perumusan Tata Kerja
Tata kerja harus mencerminkan rangkaian langkah-langkah kegiatan
dengan urut serta tata hubungannya dengan unit-unit lain.
Contoh perumusan tata kerja seperti berikut:
SEKRETARIS JURS
LABORATORIUM
ADM JURUSAN UPM
KETUA JURUSAN
1) Ketua Jurusan
Ketua Jurusan bertugas untuk mengkoordinir jurusan dalam
pelaksanaan proses kegiatan Belajar mengajar, mengembangkan jurusan
sesuai dengan visi dan misi yang telah ditetapkan oleh jurusan, dalam
melaksanakan tugasnya Ketua Jurusan dibantu oleh seorang sekretaris
jurusan serta bertanggung jawab kepada Ketua STTR Cepu.
2) Sekretaris Jurusan
Sekretaris Jurusan bertugas untuk membantu Ketua Jurusan
dalam melaksanakan program-program jurusan terkait dengan proses
belajar mengajar serta pelaksanaan visi dan misi jurusan. Dalam
melaksanakan tugasnya sekretaris jurusan bertanggung jawab kepada
Ketua Jurusan.
3) Unit Penjaminan Mutu
Unit Penjaminan Mutu Jurusan bertugas untuk melaksanaan
kegiatan penjaminan mutu dan mengawasi pelaksanaan kegiatan
Pusat Penjaminan Mutu
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI RONGGOLAWE CEPU
12 4) Administrasi Jurusan
Dalam pelaksanaan kegiatan operasional jurusan dibantu oleh
administrasi Jurusan, dalam melaksanakan tugasnya administrasi jurusan
bertanggung jawab kepada Ketua Jurusan.
- Administrasi Akademik bertugas untuk melaksanakan kegiatan
administrasi jurusan yang terkait dengan proses akademik (
penyiapan borang-borang PBM, presensi kehadiran mahasiswa,
pengaturan jadwal ujian dsb)
- Administrasi Umum bertugas untuk melaksanakan kegiatan
administrasi jurusan yang terkait dengan layanan kegiatan
mahasiswa ( pembuatan SKM, pengantar PKL, KKL dan kegiatan
administrasi lainnya).
5) Laboratorium Jurusan
Dalam pelaksanaan kegiatan praktikum dan praktek pengelola
laboratorium jurusan bertugas untuk mempersiapkan pelaksanaan kegiatan
praktek, mempersiapkan penjadwalan, presensi serta penyiapan material
BAB VI
PENUTUP
Pelaksanaan kegiatan akademik yang baik harus sesuai dengan pedoman
yang sudah dibakukan, dikoordinasikan dengan semua unit lain yang terkait.
Selalu diawali dengan perencanaan, dilanjutkan dengan pelaksanaan dan diakhiri
dengan evaluasi. Tindak lanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan yang terdahulu
semestinya dipakai sebagai pijakan untuk melaksanakan kegiatan akademik
berikutnya.
Pedoman penyusunan organisasi akademik dilaksanakan sejak tahun
2007 dan harus ditinjau setiap 3 tahun sekali, untuk mengantisipasi berbagai
