v
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
___________________________________________________________________ Program Studi Ganda
Akuntansi – Sistem Informasi Skripsi Sarjana Program Ganda
Semester Genap 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN PIUTANG DAGANG PADA CV SUMBER HASIL
Thejo Elian Setiawan NIM: 0700728955
ABSTRAK
Penggunaan sistem informasi akuntansi saat ini sangat mendukung efisiensi dan efektivitas pemrosesan transaksi sehari-hari dan telah diterapkan secara meluas di kalangan bisnis. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk menganalisis kelemahan sistem penjualan berjalan pada CV. Sumber Hasil, menganalisis solusi alternatif serta memberikan usulan perbaikan berupa rancangan sistem yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan saat ini.
Adapun metode yang digunakan untuk penelitian adalah studi kepustakaan, studi lapangan berupa wawancara, observasi dengan penelusuran bukti-bukti dokumen terkait, dan metode analisis dan perancangan berorientasi objek dibatasi pada ruang lingkup yang telah ditentukan.
Berdasarkan analisis yang dilakukan atas sistem informasi penjualan yang berjalan disimpulkan beberapa permasalahan yaitu tidak adanya dokumen pendukung yang sesuai, pengarsipan dokumen yang kurang, dokumen tidak bernomor urut tercetak, kredit limit berdasarkan banyaknya faktur jual, pengecekan barang dan kredit limit jarang dilakukan, tidak adanya pengumpulan dan penyimpanan data yang baik sehingga susah untuk mendapatkan data yang diinginkan perusahaan.
Untuk itu, perusahaan disarankan untuk menggunakan sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan sehingga dapat membantu dalam menghasilkan laporan yang dibutuhkan, mengatasi masalah kelengkapan dokumen yang kurang, pengarsipan dan penyimpanan dokumen, pengecekan kredit limit dan barang, ,penyediaan proses informasi yang up to date. Dengan demikian, kegiatan penjualan dapat terkendali dengan sebagaimana mestinya untuk visi dan misi perusahaan.
Kata kunci:
vi
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur dan hormat penulis panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dari awal hingga akhir dengan baik.
Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak-pihak yang telah banyak memberikan bantuan secara materil maupun moril selama pembuatan skripsi ini berlangsung, yaitu :
1. Bapak Siswono, S.Kom.,MM, selaku dosen pembimbing skripsi jurusan sistem informasi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
2. Ibu Ariefah Rachmawati, S.Kom.,MM, selaku dosen pembimbing skripsi jurusan akuntansi yang telah banyak meluangkan waktu dan pikirannya dalam memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
3. Segenap staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan membimbing penulis selama masa kuliah.
4. Pimpinan CV Sumber Hasil beserta seluruh staf perusahaan yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan pengarahan yang diperlukan dalam penyusunan skripsi ini.
5. Yang tercinta Papa, Mama dan saudara-saudariku yang senantiasa memberikan doa dan dukungan yang tak ternilai sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.
6. Asisten Lab Sistem Informasi dan Akuntansi, Titan dan Artha, yang telah banyak meluangkan waktunya memberikan bantuan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini
vii
7. Pihak-pihak lain yang tidak dapat disebutkan namanya satu per satu.
Meskipun penulis telah berusaha memberikan yang terbaik dalam penulisan skripsi ini, namun penulis menyadari bahwa penyusunan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan karena keterbatasan waktu, ilmu pengetahuan, wawasan serta kemampuan yang dimiliki. Oleh karena itu, penulis mengharapkan segala saran dan kritik yang membangun guna penyempurnaan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan pihak lain yang membutuhkan.
Jakarta, 31 Juli 2008 Penulis
Thejo Elian Setiawan 0700728955
viii DAFTAR ISI
Hal
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Hard Cover Halaman Pernyataan Dewan Penguji
iii iv Abstrak v Kata Pengantar Daftar Isi vi viii Daftar Tabel xv
Daftar Gambar xviii
Daftar Lampiran xxiii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian 3
1.4 Metodologi Penelitian 3
1.5 Sistematika Penulisan 4
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum 6
2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi 6 2.1.1.1 Tujuan dan Kegunaan Sistem Informasi 7
ix Akuntansi
2.1.1.2 Komponen – Komponen Sistem Informasi Akuntansi
7
Sistem Pengendalian Intern 9 2.1.1.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern 9 2.1.1.3.2 Komponen Sistem Pengendalian Intern 10 2.1.1.3
2.1.1.3.3 Sistem Pengendalian Intern pada Sistem Informasi Akuntansi Piutang dan Penjualan
11
2.1.2 Object Oriented Analysis and Design 12 2.1.2.1 Pengertian Object Oriented Analysis and
Design
12
2.1.2.2 System Definition 13
2.1.2.3 The FACTOR Criterion 13 2.1.2.4 Problem Domain Analysis 14 2.1.2.5 Application Domain Analysis 20 2.1.2.6 Architecture Design 25
2.1.2.6.1 Criteria 26
2.1.2.6.2 Component Architecture 28 2.1.2.7 Process Architecture 31
x
2.1.2.9 Model Component 34
2.1.2.10 Function Component 35 2.1.2.11 Connecting Component 35 2.1.2.12 Diagram dalam Analisis dan Perancangan
Berorientasi Objek
36
2.1.2.12.1 Rich Picture 37 2.1.2.12.2 Class Diagram 38 2.1.2.12.3 State Chart Diagram 38 2.1.2.12.4 Use Case Diagram 38 2.1.2.12.5 Sequence Diagram 39 2.1.2.12.6 Navigation Diagram 39 2.1.2.12.7 Deployment Diagram 40
2.2 Teori Khusus 40
2.2.1 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang
40
2.2.1.1 Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
40
2.2.1.2 Fungsi – Fungsi yang Terkait dalam Penjualan Kredit
40
2.2.1.3 Dokumen yang Terkait 41 2.2.1.4 Definisi dan Proses Penjualan kredit dan
Piutang Dagang
44
2.2.1.5 Laporan yang Dihasilkan dalam Siklus Penjualan
xi
2.2.1.6 Penjualan Tunai 48
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN CV. SUMBER HASIL
3.1 52
3.2
Sejarah Singkat Perusahaan
Visi dan Misi 52
3.3 Struktur Organisasi 53
3.3.1 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang 53
3.4 Produk Perusahaan 55
3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan 55 3.5.1 Dokumen – Dokumen yang Digunakan pada Sistem
Penjualan CV. Sumber Hasil
55
3.5.2 Unit Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan CV. Sumber Hasil
56
3.5.3 Prosedur Berjalan 56
3.5.3.1 Prosedur Penjualan Tunai 56
3.5.3.2 Prosedur Penjualan Kredit 58
3.5.3.3 Prosedur Penagihan 61
3.6 Permasalahan yang Dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan
65
3.7 Usulan Perbaikan untuk Mengatasi Permasalahan 67
BAB 4 PERANCANGAN USULAN SISTEM BARU
4.1 Analysis Document 70
xii 4.1.1.1 Purpose 70 4.1.1.2 System Definition 70 Context 71 4.1.1.3.1 Problem Domain 71 4.1.1.3 4.1.1.3.2 Application Domain 76 4.1.2 Problem Domain 76 4.1.2.1 Cluster 76 4.1.2.2 Structure 76 Classes 81 4.1.2.3.1 Definition 81 4.1.2.3 4.1.2.3.2 Behavioral Pattern 85 4.1.3 Application Domain 91 4.1.3.1 Usage 91 4.1.3.2 Functions 120 User Interface 122 4.1.3.3.1 Dialogue Style 123 4.1.3.3.2 Overview 124 4.1.3.3
4.1.3.3.3 The Technical Platform 139
4.1.4 Recommendations 140
4.1.4.1 The System’s Usefullness and Feasibility 140
4.1.4.2 Strategy 140
4.1.4.3 Development Economy 140
4.2 Design document 140
xiii
4.2.1.1 Purpose 140
4.2.1.2 Correction to the Analysis 141
4.2.1.3 Quality Goals 145 Techical Platform 146 4.2.2.1 Equipment 146 4.2.2.2 System Software 146 4.2.2.3 System Interface 146 4.2.2 4.2.2.4 Design Language 146 4.2.3 Architecture 147 4.2.3.1 Component Architecture 147 4.2.3.2 Process Architecture 148 4.2.3.3 Model Component 150 4.2.3.3.1 Structure 150 4.2.3.3.2 Classes 151
4.2.3.3.2.1 The Class Name 151 4.2.3.3.2.2 Description Of Class 151 4.2.3.3.2.3 Attributes 151
4.2.4 Recommendation 154
4.2.4.1 The System’s Usefulness 154
4.2.4.2 Plan for Initiating Use 155
4.2.4.3 Implementation Plan 155
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
xiv 5.2 Saran 157 DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN SURAT SURVEI
xv
DAFTAR TABEL
Hal
Tabel 2.1 Kerangka Analisis Problem Domain 15
Tabel 2.2 Contoh Event Table 16
Tabel 2.3 Kerangka Application Domain 21
Tabel 2.4 Kerangka Architecture Design 26
Tabel 2.5 Kriteria 27
Tabel 2.6 Form distributed pada client server architecture 31
Tabel 2.7 Kerangka component design 34
Tabel 4.1 System Definition dengan kriteria FACTOR 71
Tabel 4.2 Event Table 85
Tabel 4.3 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang
91
Tabel 4.4 Tabel Spesifikasi Aktor “Karyawan Penjualan” 92
Tabel 4.5 Tabel Spesifikasi Aktor “Karyawan Kasir” 92
Tabel 4.6 Tabel Spesifikasi Aktor “Karyawan Gudang” 92 Tabel 4.7 Tabel Spesifikasi Aktor “Karyawan akuntansi” 92 Tabel 4.8 Tabel Spesifikasi Aktor “Karyawan Pengiriman” 93 Tabel 4.9 Tabel Spesifikasi Aktor “Karyawan Kredit” 93 Tabel 4.10 Actor Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang
Dagang
93
Tabel 4.11 Usecase specification “Registrasi Pelanggan Baru” 96
xvi
Tabel 4.13 Usecase specification “Mengapprove kredit” 96 Tabel 4.14 Usecase specification “Membuat Faktur Penjualan” 97 Tabel 4.15 Usecase specification “Membatalkan order” 97 Tabel 4.16 Usecase specification “Mengubah order” 97 Tabel 4.17 Usecase specification “Mengadd barang” 97 Tabel 4.18 Usecase specification “Membuat Surat Jalan” 98 Tabel 4.19 Usecase specification “Membuat Bukti penerimaan kas” 98 Tabel 4.20 Usecase specification “Membuat Laporan Penjualan” 98 Tabel 4.21 Usecase specification “Membuat Laporan Pelanggan” 98 Tabel 4.22 Usecase specification “Membuat Laporan Analisis Umur
Piutang”
99
Tabel 4.23 Usecase specification “Membuat Laporan Pengiriman” 99 Tabel 4.24 Usecase specification “Membuat laporan masuk kas” 99 Tabel 4.25 Usecase specification “Mencetak sales order” 99 Tabel 4.26 Usecase specification “Mencetak faktur penjualan” 99 Tabel 4.27 Usecase specification “Mencetak surat jalan” 100 Tabel 4.28
Tabel 4.29
Usecase specification “Mencetak bukti penerimaan kas” Usecase specification “Membuat Laporan Approve kredit”
100 100 Tabel 4.30 Function List Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan
Piutang Dagang CV. Sumber Hasil
120
Tabel 4.31 User interface window dan printout 123 Tabel 4.32 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang
Dagang CV.Sumber Hasil
xvii
Tabel 4.33 Prioritas dari kriteria perancangan 146 Tabel 4.34
Tabel 4.35
Kriteria
Jadwal Implementasi SIA Penjualan
154 155
xviii
DAFTAR GAMBAR
Hal
Gambar 2.1 Aktifitas Problem domain 14
Gambar 2.2 Generalization Structure 17
Gambar 2.3 Cluster structure 17
Gambar 2.4 Agregation Structure 18
Gambar 2.5 Association Structure 19
Gambar 2.6 Contoh State Chart Diagram 20
Gambar 2.7 Aktivitas Application domain 21
Gambar 2.8 Aktivitas Architectural Design 25
Gambar 2.9 Layered Architecture Pattern 28 Gambar 2.10 Generic Architecture Pattern 29 Gambar 2.11 Client Server Architecture Pattern 30
Gambar 2.12 Centralized Pattern 32
Gambar 2.13 Distributed Pattern 33
Gambar 2.14 Decentralized Pattern 34
Gambar 2.15 Data flow diagram siklus penjualan 46 Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada CV Sumber Hasil 53 Gambar 3.2 Prosedur Penjualan tunai pada CV. Sumber Hasil 57 Gambar 3.3 Prosedur Penjualan kredit pada CV. Sumber Hasil 60 Gambar 3.4 Flowchart prosedur penagihan 63 Gambar 3.5 Rich Picture Penjualan dan penagihan piutang 64
xix Gambar 4.1
Gambar 4.2
Rich Picture Penjualan dan penagihan piutang
Cluster pada model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang dagang CV. Sumber Hasil
75 76
Gambar 4.3 Struktur “Karyawan” 77
Gambar 4.4 Struktur ”Pengiriman” 77
Gambar 4.5 Struktur ”Penagihan” 78
Gambar 4.6 Struktur “Pelanggan” 78
Gambar 4.7 Struktur “Penjualan” 78
Gambar 4.8 Class Diagram penjualan dan piutang dagang 80
Gambar 4.9 Class “Karyawan” 81
Gambar 4.10 Class “Faktur Penjualan” 82
Gambar 4.11 Class “Barang” 82
Gambar 4.12 Class “Pelanggan” 83
Gambar 4.13 Class ”Sales order” 83
Gambar 4.14 Class “Bukti Penerimaan Kas” 84
Gambar 4.15 Class “Surat Jalan” 84
Gambar 4.16 Class “Sales Order Detail” 85
Gambar 4.17 behavioral pattern class “karyawan penjualan” 86 Gambar 4.18 behavioral pattern class “karyawan keuangan” 86
Gambar 4.19 behavioral pattern class “karyawan pengiriman” 87 Gambar 4.20 behavioral pattern class “karyawan gudang” 87 Gambar 4.21 behavioral pattern class ”karyawan akuntansi” 87 Gambar 4.22 behavioral pattern class ”karyawan kredit” 88 Gambar 4.23 behavioral pattern class “faktur penjualan” 88
xx
Gambar 4.24 behavioral pattern class “barang” 89
Gambar 4.25 behavioral pattern class “pelanggan” 89
Gambar 4.26 behavioral pattern class “sales order” 90 Gambar 4.27 behavioral pattern class “surat jalan” 90 Gambar 4.28 behavioral pattern class “bukti penerimaan kas” 90 Gambar 4.29 Usecase sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang
dagang CV.Sumber Hasil
95
Gambar 4.30 sequence diagram “registrasi pelanggan baru” 101 Gambar 4.31 sequence diagram “mengadd barang” 102 Gambar 4.32 sequence diagram “membuat sales order” 103 Gambar 4.33 sequence diagram “mengapprove kredit” 104 Gambar 4.34 sequence diagram “membuat faktur penjualan” 105 Gambar 4.35 sequence diagram “membatalkan order” 106 Gambar 4.36 sequence diagram “mengubah order” 107 Gambar 4.37 sequence diagram “membuat surat jalan” 108 Gambar 4.38 sequence diagram “membuat bukti penerimaan kas” 109 Gambar 4.39 sequence diagram “membuat laporan penjualan” 110 Gambar 4.40 sequence diagram “membuat laporan pelanggan” 111 Gambar 4.41 sequence diagram “membuat laporan analisis umur piutang” 112 Gambar 4.42 sequence diagram “membuat laporan pengiriman” 113 Gambar 4.43 sequence diagram “membuat laporan kas masuk” 114 Gambar 4.44 sequence diagram “mencetak sales order” 115 Gambar 4.45 sequence diagram “mencetak faktur penjualan” 116 Gambar 4.46 sequence diagram “mencetak surat jalan” 117
xxi
Gambar 4.47 sequence diagram “mencetak bukti penerimaan kas” 118 Gambar 4.48
Gambar 4.49
sequence diagram “membuat laporan approve kredit
Navigation Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Dagang CV.Sumber Hasil
119 124
Gambar 4.50 UI Menu Awal 126
Gambar 4.51 UI Login 126
Gambar 4.52 UI Menu “Penjualan” 127
Gambar 4.53 UI “Sales Order” 127
Gambar 4.54 UI “ Perubahan Order” 128
Gambar 4.55 UI “Pembatalan Order” 128
Gambar 4.56 UI “Faktur Penjualan” 129
Gambar 4.57 UI “cetak Faktur Jual” 129
Gambar 4.58 UI “cetak Sales Order” 130
Gambar 4.59 UI “Pelanggan” 130
Gambar 4.60 UI Menu “Gudang” 131
Gambar 4.61 UI “Barang” 131
Gambar 4.62 UI Menu “Pengiriman” 132
Gambar 4.63 UI “ Surat Jalan” 132
Gambar 4.64 UI “cetak Surat Jalan” 133
Gambar 4.65 UI Menu “Kasir” 133
Gambar 4.66 UI ”Bukti Penerimaan Kas” 134
Gambar 4.67 UI “cetak Bukti Kas” 134
Gambar 4.68 UI Menu “Akuntansi” 135
xxii
Gambar 4.70 UI “Laporan Penjualan” 136
Gambar 4.71 UI “Laporan Pengiriman” 136
Gambar 4.72 UI “Laporan Pelanggan” 137
Gambar 4.73 UI “Laporan Analisis Umur Piutang” 137 Gambar 4.74 UI “Laporan Penerimaan Kas” 138
Gambar 4.75 UI menu “Kredit” 138
Gambar 4.76 Gambar 4.77
UI “Approve”
UI “Laporan Approve Kredit”
139 139 Gambar 4.78 Class Diagram sistem informasi akuntansi penjualan, dan
penagihan sebelum direvisi
141
Gambar 4.79 Model Component 144
Gambar 4.80 Component Architecture 148
Gambar 4.81 Deployment Diagram 149
xxiii
DAFTAR LAMPIRAN
Hal
Class Diagram L1
Component and Deployment Diagram L1
State Chart Diagram L2
Use Case Diagram L2
Sequence Diagram L3
