1
Pengertian reservasi :
RESERVASI adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.
(https://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&cd=3&ved=0ahUKEwjr7sWgy6rKAhUG CY4KHWguCWwQFggRMAI&url)
RESERVASI adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh calon tamu hotel untuk memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan untuk masa yang akan datang
((https://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&cd=3&ved=0ahUKEwihitPbzarKAhFXkl 4KHXgMDakQFggKMAA&url)
a)Klasifikasi reservasi
1. Individual Reservation
Reservasi pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang
diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/ Package Rates/ Family Plan Rates).
2. Group/ Tour Reservation
Reservasi pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (Discount Rates/ Group Rates).
3.Conference Reservation
Reservasi pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga yang diberikan biasanya adalah harga komersial (Commercial Rates).
b) Macam-macam reservasi
1.Guaranteed Reservation
Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).
2
Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah : a. Pre-payment
Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar. (Full payment is required before the day of arrival).
b.Credit Card
Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan Kartu Kredit. c. Advance Deposit
Adalah pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
d.Contractual Agreement (Corporate)
Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan.
e.Travel Agent
Penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan. 2.Non-guaranteed Reservation
Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state
reservation cancellation time.
Media reservasi
Media reservasi merupakan bagian bagian atau alat alat yang biasa digunakan dalam perhotelan untuk memasukan data pemesanan tamu, maupun sebagai media perantara pemesanan antara tamu dan reservasi
1. Telepon
Pernakah kalian menggunakan telepon untuk berkomunikasi kepada orang lain?
Iya, betapa hebatnya teknologi ini bukan? Telepon bisa menghubungkan kita kepada orang atau pihak lain secara real time.
3
Dalam ilmu perhotelan telepon sudah sangat penting dan berperan dalam hotel, dan sekarang yang saya bahas ini adalah tentang telepon yang berfungsi dalam media reservasi hotel Telepon digunakan sebagai media reservasi pada umumnya, selain mudah digunakan kita tidak akan membuang waktu dan tenaga.
Tapi beberapa kekurangan yang didapat dalam menggunakan media telepon antara lain, Terkadang penerima telepon susah menanggapi dialek asal penelpon
Kemungkinan jaringan bisa terganggu karena beberapa factor seperti: cuaca, dan keadaan geografis
Menurut skema reservasi melalui media telepon bisa dibayangkan seperti ini Reservation ---> Reserevation Form ---> Computer ---> Reservation Guest
2. Computer
Computer sudah tidak asing lagi pada kehidupan kita, maupun dunia perhotelan.
Masa kini computer sudahlah sangat penting dalam media reservasi, ini memudahkan kita dalam mengecek ketersediaannya kamar hotel, memasukan data atau pesanan tamu hanya dengan mengecek system yang sudah ada dalam computer, tidak hanya itu, para pemesan kamar pun bisa mengeceknya langsung dari computer melalui situs resmi hotel dalam web tentang jumlah kamar dan fasilitas yang tersedia.
Bahkan di beberapa hotel besar, computer sudah memiliki energy listriknya tersendiri, ini untuk mengantisipasi apabila terjadi pemadaman listrik sehingga computer tetap menyala dan data tidak akan hilang.
Ini membuktikan bahwa computer sangatlah berperan pada hotel maupun pada media reservas
3. Surat
Media reservasi melalui surat sudah tidak asing lagi, beberapa hotel terkadang menerima surat dari para pemesan kamar.
Pemesanan melalui surat banyak dilakukan terutama pada pemesanan dalam jumlah besar atau grup.
Dan penggunaan surat lebih efisien karena informasi yang disampaikan lebih jelas dan mudah dipahami, Serta adanya bukti yang nyata apabila timbul kesalahan mengenai pemesanan kamar.
Adapun kelemahan pemesanan kamar melalui surat yaitu dibutuhkan waktu agar surat sampai pada pihak hotel. Maksudnya informasi pemesanan kamar diperlukan waktu agar
4
tersampaikan pada pihak hotel karena diperlukannya pihak ketiga dalam pengiriman surat seperti post.
Adapun skema reservasi menggukan media surat RESERVATION GUEST
RESERVATION POST
LETTER
4. Faximile
Setelah sebelumnya saya membahas tentang Istilah-Istilah Dalam Bertelepon. Di dalam kesempatan kali ini saya akan membahas tentang Cara Mengoperasikan Facsimile
Facsimile adalah suatu alat elektronik yang berfungsi sebagai fotocopy jarak jauh. Dikatakan demikian sebab berita yang disampaikan sama seperti yang diterima. Banyak reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.
Keuntungan menggunakan facsimile 1)Pengiriman/penerimaan lebih cepat 2)Berita lebih mudah dimengerti
3)Beritanya diterima secara utuh, sama persis dengan yang dikirim. Cara mengirimkan berita melalui facsimile
1)Masukkan kertas/dokukmen ke dalam mesin facsimile 2)Tekan tombol “Hook/RSV“
3)Tekan nomor fac yang dituju
4)Setelah nomor masuk ada 2 kemungkinan jawaban, yaitu:
a.Apabila facsimile tersebut berfungsi sebagai nomor facsimile saja, maka jawabannya adalah bahwa berita siap diterima, fac tersebut akan berbunyi tiiiiit… panjang.
b.Apabila facsimile juga berfungsi sebagai pesawat telepon, maka sebelum fac masuk harus dijawab dulu, lalu si penjawab akan membuka line pengiriman dapat diterima.
5)Apabila line yang dituju sedang kosong dan bisa masuk, maka jawaban dari pengirim berbunyi facsimile/tertulis “Handshaking”.
6)Bila berita sedang masuk dan “On Line“, maka dalam sinyal akan terpampang “Fac Transmitting“ lalu kertas yang kita kirim akan berputar.
5
Penanganan facsimile baik penerimaan maupun pengiriman dilakukan atau menjadi tanggung jawab operator telepon. Banyak reservation (pemesanan kamar hotel) menggunakan media ini.
5. Telegram adalah fasilitas yang digunakan untuk menyampaikan informasi jarak jauh dengan cepat, akurat dan terdokumentasi. Telegram berisi kombinasi kode yang
ditransmisikan oleh alat yang disebut telegraf, dengan menggunakan kabel-kabel yang menghubungkan satu lokasi dengan lokasi yang lain melalui bawah laut
Jenis-jenis Telegram
Telegram dibagi menjadi dua jenis : • Telegram biasa
• Telegram Indah
Telegram biasa berwarna biru muda, sedangkan telegram indah, merupakan telegram yang dikirimkan khusus pada hari-hari tertentu contohnya hari raya maupun tahun baru.
6. Web
Situs web (bahasa Inggris: web site) atau sering disingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupunjaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai World Wide Web atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surel (e-mail), dan lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati privasi, atau karena tujuan komersil tertentu.
7. E-mail
Surat elektronik atau pos elektronik (bahasa Inggris: email) adalah sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya Internet).
Lima langkah dalam proses pengiriman e-mail
Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman (dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang pembayarannya ditagih per pengiriman.
6
8. Personal (langsung)
Reservasi yang dilakukan oleh orang yang bersangkutan yang secara langsung datang ke hotel.
Formulir Reservasi
formulir adalah lembaran kartu/kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data/informasi yang bersifat tetap dan juga bagian lain yang diisi dengan bagian yang tidak tetap. Ketika permintaan reservasi diterima semua data tentang tamu di catat pada formulir reservasi. Bentuk dan disain formulir reservasi bisa jadi tidak selalu sama antara hotel satu dengan hotel yang lainnya.
Sedangkan media reservasi kamar adalah alat pengantar atau penghubung reservasi antara pihak pemesan dengan hotel. Macam-macam formulir yang biasa digunakan adalah: 1. Reservation Form
Reservation form adalah format yang mencatat seluruh informasi tentang permintaan tamu yang berkaitan dengan pemesanan kamar dan fasilitas lainnya. Apabila sebuah permintaan reservasi telah diterima maka seluruh informasi detail tentang calon tamu dicatat pada formulir pemesanan kamar. Reservation Form di tiap-tiap hotel mungkin memiliki bentuk dan desain yang berbeda-beda, namun meski demikian formulir tersebut memiliki isi yang sama, yaitu tentang data calon tamu dan perihal reservasi yang telah dilakukannya.
2.Reservation Diary
Reservation Diary, merupakan salah satu formulir di reservation section yang digunakan untuk mencatat reservasi/pemesanan kamar yang dilakukan dalam satu hari yang merupakan catatan harian reservasi atau agenda reservasi. Pada umumnya Reservation Diary digunakan pada hotel-hotel kecil. Catatan harian tentang reservasi penting untuk disediakan guna memudahkan pihak hotel memperoleh data tentang calon-calon tamu yang telah melakukan pemesanan kamar sebelumnya, namun kemudian melakukan perubahan atau pembatalan.
3. Reservation Slip
Reservation Slip:kertas kecil yang berisi data pemesanan kamar yang akan ditempatkan didalam reservation rack, penempatan reservation slip ini disusun berdasarkan tanggal kedatangan tamu dan jenis tamunya,untuk membedakan jenis tamu maka digunakan warna yang berbeda ,antara lain warna merah muda untuk tamu VIP ,biru untuk tamu
rombongan,kuning untuk tamu yang berasal dari biro perjalanan,putih dan hijau untuk tamu individu dan perusahaan namu hal ini tidak menjadi acuan pokok setiap hotel.
4. Group Reservation Form
Group Reservation Form merupakan formulir reservasi yang dikhususkan untuk mencatat pemesanan kamar oleh tamu rombongan yang pada umumnya menggunakan jasa agen biro perjalanan.
7
5. Group Cancelaltion Form
Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan
6.Room reservation cancellation/change form
Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar. 7.Reservation chart
Grafik reservasi memiliki semua tabel yang terdaftar dengan nomor, jumlah dan jenis kamar, yang disediakan pada hari tertentu, waktu pemesanan, nama di mana reservasi diadakan, dan jumlah orang dalam grup.
8.Dencity chart
Density Chart atau formulir jumlah pesanan digunakan untuk mencatat kamar-kamar yang dipesan untuk waktu yang akan datang dan kamar yang sudah dihuni karena tamu sudah tinggal di hotel. Jadi dengan diketahui jumlah kamar yang dipesan termasuk yang sudah ditempati maka dengan mudah dapat dihitung jumlah kamar tersedia untuk dijual. Jadi petugas harus memeriksa Density Chart untuk mengetahui ada atau tidaknya kamar yang tersedia pada periode waktu yang dikehendaki atau dipesan. Pada Density Chart nomor kamar tidak nampak tetapi kamar-kamar dikelompokan bedasarkan jenisnya.
Dari jumlah kamar yang tersedia untuk dijual inilah FO Manager menetapkan status kamar untuk periode waktu tertentu, yaitu:
1. Kamar yang tersedia untuk dijual (free sale)
2. Menjual kamar dgn persetujuan Manager (on request) 3. Tidak menerima pemesanan kamar (closed to sale)
Hotel-hotel menengah biasanya mempergunakan tabel peme-sanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet. Kedua tabel, baik konvensional maupun density, pada dasarnya memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk menyimpan data tamu yang mengadakan pemesanan. Dari density chart dapat diketahui jumlah pemesanan kamar yang telah diterima dan jumlah kamar yang masih dapat dipesan. Pada density chart, saat reservasi kamar belum bisa ditentukan. Kamar baru ditentukan minimum satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu. Cara pengisian Density chart:
· Pengisian dilakukan dengan pensil.
· Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan · Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.
8
· Pengisian dimulai dengan garis yang mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.
· Pada density chart tidak perlu diisi tanda panah atau menulis seperti pada conventional chart.
· Bila terjadi pembatalan, tanda garis dapat dihapus mulai dari tanda yang terakhir. 9. Reservation Confirmation
Pada umumnya, kofirmasi suatu reservasi dilakukan dengan mengirim Reservation Confirmation. Beberapa bentuk konfirmasi reservasi, diantaranya :
a. Berbentuk sebuah formulir cetakan.
Pre-printed Confirmation Form yang dikirimkan ke calon tamu biasanya termasuk informasi untuk melengkapi Kartu Registrasi (Registration Form). Pada saat tamu check in, form ini dibawa oleh tamu dan diserahkan kepada resepsionis sebagai dasar untuk
melengkapi Kartu Registrasi.
b. Bentuk Surat Personal (Personalized Letter)
Personalized Letter adalah surat reservasi dengan kalimat yang sudah standar, didesain dengan kertas khusus dan dicetak dengan word processor
c) Alat, media, metode atau cara reservasi
Alat, media, metode atau cara yang digunakan oleh calon tamu dalam melakukan pemesanan kamar antara lain :
1. Telephone 2. Letter 3. Facsimile
4. E-mail (Hotel Web Site) 5. Computer Terminal 6. Personal
Sumber pemesanan kamar.
1. In Person (Direct Reservations) 2. Airline
3. Travel Agent (Agencies) 4. Company/ Corporate
9
5. Inters All Agency (Airline Reservation Office, Car Rental Companies, Even Organizer and Hotel Properties)
d) Sistem penanganan reservasi
1. Manual System (Penanganan Reservasi Dengan Cara Manual)
a. Seluruh informasi pemesanan kamar dicatat pada formulir reservasi (Reservation Form) kemudian data reservasi dipindahkan pada Slip atau Buku Harian Reservasi (Reservation Slip/ Diary)
b. Tabel yang digunakan biasanya adalah Conventional Reservation Chart (CRC) atau Density Chart dimana seluruh pemesanan kamar yang telah diterima dimasukkan pada tabel tersebut berdasarkan bulan.
2. Computerized Reservation System (Penanganan Reservasi Dengan Sistem Komputer) Computerized System dapat digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer.
e) Penanganan Reservation Amendment, Cancellation, and No- Show 1. Amendment of Reservation
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :
a) Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat
b) Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang menginap 2. Cancellation of Reservation
Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu.
3.No-Show (DNA: Do Not Arrival)
Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya:
f) Jenis-jenis laporan bagian reservasi
Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat
memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (Room Sales) dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang Room availability Kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of
10
Potential Room Sales (Ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang). Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.
1.Reservation Transaction Report
Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini
memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
2.Expected Arrival and Expected Departure List
Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu. 3.Room Availability Report
Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dijual. 4.Group Status Report
Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
5.Special Arrival List
Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus. 6. Turn-away Report
Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak (hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami Fully Booked atau Over Booking)
7. Revenue Forecast Report
Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan dimasa yang akan datang. 8. Reservation Histories
Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays dan understay
a.Reservation form
Formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar Format Room reservation form
11
b. Reservation slip
Formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukan jenis tamu seperti
Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa Warna merah untuk kategori tamu VIP
Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent Warna biru untuk kategori tamu rombongan
Format Reservation slip
c. Group Reservation Form
12
Format Group reservation form
d. Group Cancelaltion Form
Formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
13
e. Room reservation cancellation/change form
Formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar. Format Room reservation cancellation/change form
14
A. Penulisan Nama Tamu
Penulisan nama tamu harus dilakukan dengan benar dan jelas,
terutama tamu yang akan menginap/sedang tinggal di hotel. Penulisan
nama tamu yang benar dan jelas dapat menjadi ukuran kinerja petugas dan
meningkatkan pelayanan tamu hotel.
Penulisan nama tamu terdiri dari nama depan (first name), nama
keluarga(family name/surname), dan atau tanpa nama depan/nama
tengah(initial)
1. Contoh Penulisan Nama Biasa
Name Family/Surname
First Name/Initial
Initial of
Middle Name Tittle
Mr. Robert Willis Willis R - MR
Miss. Maki Kamaguchi Kamaguchi M - MISS
Prof.Nelson C.Scoot
Scoot
N
C
Prof
Col.J.Spencer
Spencer
W
J
Col
Mr.Harry R.Tobing
Tobing
H
R
MR
Mrs.Soekarno
Soekarno
S
-
MRS
Miss.Clara N.Smith
Smith
C
N
MISS
2. Contoh Penulisan Nama Yang Memiliki Nama Sisipan (Prefixes)
Name Family/Surname First Name/Initial
Initial of Middle Name
Tittle
Miss Lily La Rose
La Rose
Lily
-
MISS
Mrs. Eng Luan Nio
Nio
E
L
MRS
Mr. Greg Mac Floy
Mac Floy
G
-
MR
B. Simbol atau Singkatan
Untuk mempercepat pekerjaan, penggunaan simbol/singkatan diperlukan dalam penulisan. Singkatan harus dapat dimengerti oleh setiap petugas penerima pesanan kamar. Di bawah ini terdapat beberapa singkatan yang umum digunakan di Kantor Depan.
ROOMS:
a. Single room (-atau S)
b. Twin room (=atau TWT/T)
c. Double room (+atau Dbl/D)
d. Triple room (TRP/TR)
e. Deluxe room (DLX)
15
DATES:
a. The first of June 2012 (01/06/2012) atau (01-06-2012) b. The Second of July 2012 (02/07/2012) atau (02-07-2012) c. The Third of August 2012 (03/08/2012) atau (03-08-2012) ACCOUNTS:
a. Personal account (P/A) b. Company account (C/A) c. Travel agent account (T/A) OTHERS:
a. Reservation (RES)
b. Airport (APT)
c. Hotel (HTL)
d. Transportation (TRANS)
e. Make by himsel/herself (HIMSELF/HERSELF) C.
Penulisan pada formulir Pemesanan Kamar
1.
Reservation Form
Pesanan kamar yang dilalukan oleh tamu akan dicatat oleh petugas pemesanan kamar dalam formulir reservation form. Tujuan hotel menyediakan formulir reservation form adalah sebagai panduan dalam mengambil informasi yang diperlukan dari tamu,terutama bila pesanan dilakukan dengan telepon sehingga komunikasi dapat terkontrol dan informasi yang diminta terarah sesuai tujuan. Tujuannya untuk meningkatkan hal-hal penting,seperti pembayaran,tanggal tiba,layar penjemputan;menghindari hilangnya data tamu; sebagai dokumen yang sewaktu-waktu dapat dibaca atau diperiksa;dan memudahkan proses lebih lanjut.
16
