Pedoman Komunikasi PMI

(1)

PEDOMAN

(2)

2009

(3)

2009

(4)

Judul buku

PEDOMAN KOMUNIKASI

Pedoman untuk kalangan internal organisasi PMI yang menangani program

komunikasi

komunikasi praktis. praktis. Menjelaskan Menjelaskan tentang tentang pengertian, pengertian, peran peran dan dan penerapanpenerapan

komunikasi dalam organisasi. Juga berisi tentang petunjuk praktis

pembuatan media publikasi dan melaksanakan kegiatan promosi.

Penyusun Penyusun M.R. Aswi Reksaningtyas M.R. Aswi Reksaningtyas Indra Yogasara Indra Yogasara Aulia Arriani Aulia Arriani

Fitriani Sidikah Rahman

Penerbit

Markas Pusat Indonesia

Desain dan Penata Letak

Redshop Production Redshop Production Penyelaras Penyelaras Akhmad Husein Akhmad Husein Pendukung Pendukung

Komite Internasional Palang Merah (ICRC)

Palang Merah Perancis (FRC)

Cetakan ke 1, Agustus 2009 Cetakan ke 1, Agustus 2009 ISBN : 978-979-3575-57-5 ISBN : 978-979-3575-57-5 Copyright@PMI2008 Copyright@PMI2008

(5)

i

Jakarta, 17 Agustus 2009

Pengurus Pusat Palang Merah Indonesia

Sekretaris Jenderal,

Iyang D. Sukandar

Salah satu misi utama Palang Merah Indonesia (PMI) dalam kebijakan strategisnya adalah menyebarluaskan informasi kepalangmerahan dan nilai-nilai dasar kemanusiaan kepada publik internal dan eksternal organisasi. Adanya pemahaman tentang profil dan kinerja PMI dalam proses pembentukan citra dan budaya, akan menghasilkan suatu persepsi dan apresiasi positif serta dukungan yang signifikan terhadap organisasi yang akan berpengaruh terhadap untuk penguatan kapasitas PMI.

Seyogyanya sudah menjadi suatu prioritas bagi semua jajaran untuk menempatkan secara strategis bidang komunikasi yang mengelola diseminasi dan promosi kepalangmerahan dalam kebijakan programnya.

Dalam rangka membentuk persepsi yang sama tentang konsep komunikasi dan aplikasinya dalam manajemen PMI, perlu disusun suatu pedoman yang dapat digunakan sebagai acuan dalam menerapkan program diseminasi dan kehumasan oleh organisasi PMI. Pedoman komunikasi ini disusun oleh tim kecil yang mewakili jajaran Pusat, Daerah dan Cabang serta komponen Federasi Internasional dan Komite Internasional Palang Merah, dengan dukungan fasilitasi teknis pihak ahli terkait/outsource_.

Untuk itu kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam proses penyusunan pedoman komunikasi ini, kami menyampaikan penghargaan dan terima kasih.

Harapan kami dengan adanya pedoman ini dapat membantu menambah wawasan dan referensi teknis tentang kegiatan berkomunikasi di lingkungan PMI dalam rangka mewujudkan pembentukan citra positif organisasi pada waktunya.

Tak ada gading yang tak retak. Demikian pula kami menyadari pedoman ini jauh dari sempurna. Segala masukan untuk evaluasi dan kajian di masa mendatang akan sangat kami hargai.

(6)

Kata Pengantar Daftar Isi

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang B. Maksud dan Tujuan C. Sasaran

D. Ruang Lingkup

BAB II KOMUNIKASI

A. Pengertian

B. Pendekatan Komunikasi

C. Komunikasi: Hubungan Masyarakat dan Diseminasi D. Komunikasi vs Pemasaran Sosial

E. Bauran Pemasaran vs Pemasaran Sosial BAB III KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI

BAB IV KOMUNIKASI NORMAL - DARURAT - PASKA A. Kondisi Normal

B. Kondisi Darurat C. Kondisi Pemulihan D. Monitoring dan Evaluasi

BAB V PEDOMAN PRAKTIS KEGIATAN KOMUNIKASI

A. Materi Penyebarluasan Informasi B. Siaran Pers

C. Lembaran Fakta D.Feature

E. Foto untuk Keperluan Berita dan Dokumentasi F. Video Dokumentasi

G. Brosur da Leaflet

H.Newsletter _{dan Majalah} I. Memilih Mitra Media

J. Tips Persiapan dan Produksi Kegiatan PUSTAKA

DAFTAR ISTILAH

KOTRIBUTOR DAN NARA SUMBER

i ii 01 01 02 02 02 03 03 04 05 06 07 09 15 15 15 16 18 19 19 19 22 24 27 32 33 38 44 47 49 51 55

(7)

01

A. LATAR BELAKANG

Pandangan yang positif dan dukungan masyarakat yang lebih baik merupakan hasil yang diharapkan dari pembentukan citra suatu organisasi, tak terkecuali bagi Palang Merah Indonesia (PMI). Untuk membangun kinerja dan kredibilitas PMI, sebagai syarat tercapainya citra yang baik tersebut, semua komponen organisasi dalam tubuh PMI memiliki peran dan tanggung jawab yang sama pentingnya, termasuk bidang komunikasi.

Dalam hal ini, komunikasi berperan mempromosikan dan mensosialisasikan profil organisasi agar lebih dikenal masyarakat luas, termasuk di dalamnya penyebarluasan nilai-nilai kepalangmerahan. Dengan diterimanya Palang Merah oleh masyarakat sebagai organisasi yang netral, mandiri, dan profesional tugas-tugasnya, hal ini akan mendorong akses yang lebih luas pada pelayanan PMI serta meningkatnya dukungan maupun kontribusi masyarakat.

Sebagai salah satu sektor organisasi, komunikasi melalui kegiatan diseminasi akan melakukan fungsinya untuk menyebarluaskan pengetahuan tentang kepalangmerahan dan nilai nilai yang terkait, baik kepada publik internal maupun eksternal.

Adapun kehumasan akan memainkan perannya melalui kegiatan publikasi, promosi, dan hubungan dengan media. Semua kegiatan komunikasi ini saling terkait demi menunjang tersosialisasinya PMI ke dalam maupun ke luar.

Selama ini, peran PMI dalam bantuan kedaruratan untuk korban bencana/konflik bersenjata memang sudah cukup dikenal. Namun beberapa tahun terakhir, keterlibatan PMI telah berkembang melalui pemberdayaan masyarakat untuk pengurangan risiko dampak bencana maupun pencegahan penyakit, khususnya di daerah-daerah yang rentan. Bahkan, dengan tersedianya sumber daya yang memadai, PMI dimungkinkan terlibat juga dalam tahap pemulihan korban bencana. Keberadaan pelayanan PMI inilah yang harus “dijual” sebagai nilai tambah untuk pembentukan citra.

(8)

Oleh karena kapasitas sektor komunikasi yang belum cukup memadai, khususnya di sebagian jajaran Daerah dan Cabang, maka pengembangan kapasitas dan fungsi komunikasi dalam organisasi hendaknya sudah menjadi salah satu prioritas utama. Terlebih lagi jika kebijakan telah mengarah pada pentingnya program pengembangan sumber daya dan penggalangan sumber dana.

Pedoman ini merupakan implementasi dari kebijakan strategis program komunikasi dan menjadi referensi dalam menyusun rencana kerja sekaligus mengelola program tersebut yang terinci melalui kegiatan diseminasi dan kehumasan di jajaran organisasi PMI. Pedoman ini diharapkan dapat menyamakan persepsi semua pihak di dalam tubuh PMI tentang konsep komunikasi dan pendekatan komunikasi yang aplikatif dalam mengelola kegiatan sehingga tercipta suatu kesatuan yang dinamis dalam mewujudkan pembentukan citra dan budaya organisasi.

Pedoman ini ditujukan untuk semua pihak dalam organisasi PMI yang mempunyai fungsi serta peran merencanakan dan mengelola teknis kegiatan komunikasi.

Pedoman ini memuat paparan tentang: 1. Pendahuluan

2. Pengertian komunikasi dan relevansinya dengan isu-isu yang terkait 3. Peran dan fungsi Komunikasi dalam organisasi

4. Acuan kegiatan komunikasi PMI

5. Tips praktis kegiatan komunikasi, antara lain: membuat siaran pers, lembar fakta, tulisan menarik/feature, memotret, bermitra dengan media, serta menyelenggarakan kegiatan promosi.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

C. SASARAN

D. RUANG LINGKUP

(9)

03

A. PENGERTIAN

Komunikasi adalah proses dimana suatu sumber menyampaikan informasi atau pesan kepada sasaran penerima melalui media/saluran tertentu dengan tujuan menciptakan suatu kesamaan persepsi/gagasan.

Model Komunikasi Dasar (H. Fraizer Moore, 1981)

Proses Komunikasi (lihat diagram) atau proses pengiriman dan penerimaan pesan, berlangsung dengan melibatkan sumber atau pengirim pesan (source) dan penerima pesan (receiver ).

Adanya kesamaan latar belakang pemahaman tentang budaya / pengalaman (common experience) akan membantu menyandikan pesan (encoder - decoder ) dalam bentuk simbol melalui saluran (medium) tertentu sehingga penerima dapat memberikan respon.

Respon dari reaksi tersebut yakni umpan balik ( feedback), tidak akan tercipta bilamana terdapat hambatan (noise) internal atau eksternal yang mempengaruhi berlangsungnya proses komunikasi.

NOISE

SOURCE ENCODER MESSAGE DECODER RECEIVER

FEEDBACK FEEDBACK NOISE NOISE COMMON EXPERIENCE NOISE MEDIUM MEDIUM

(10)

04

II.Komunikasi

B. PENDEKATAN KOMUNIKASI

Diri sendiri

Komunikasi interpersonal

Komunikasi diantara 2 orang atau lebih secara tatap muka yang memungkinkan komunikator dan komunikan menangkap respon/umpan balik secara langsng baik secara verbal maupun non verbal.

2 orang atau lebih, langsung dan tidak langsung (telepon selular, internet, handy talky d an lain-lain) Komunikasi intrapersonal

Komunikasi yang dilakukan dengan diri sendiri, baik disadari atau tidak.

Komunikasi massa: komunikasi kepada target orang banyak/massa melalui media cetak (koran, majalah), elektronik (radio, TV, film, website), tradisional (pertunjukkan rakyat,

(11)

C. KOMUNIKASI : HUBUNGAN MASYARAKAT DAN DISEMINASI

Di dalam konteks struktur organisasi PMI, komunikasi dijabarkan secara praktis dalam bentuk kegiatan humas dan diseminasi yang berfungsi untuk penyampaian pesan atau informasi organisasi kepada publiknya.

1. Hubungan Masyarakat (Humas)

Adalah kegiatan terencana dan terarah untuk mengkomunikasikan pesan-pesan positif dari organisasi kepada publik internal dan eksternalnya melalui berbagai kegiatan komunikasi dalam rangka menciptakan suatu kesepahaman.

Semua pihak dalam organisasi PMI sesungguhnya dapat menjadi pelaku humas asalkan memiliki integritas dan kemampuan untuk mengkomunikasikan nilai atau pesan-pesan organisasi berupa isu atau informasi. Pelaku humas harus tanggap dan proaktif dalam mengkomunikasikan informasi tersebut kepada kalangan internal maupun eksternal organisasi. Dia juga harus mampu menghadapi dan mengatasi masalah krisis komunikasi yang dihadapi organisasi dengan meredakan isu negatif yang berpengaruh pada citra organisasi.

Peran Humas bagi publiknya :

Internal: Memastikan anggota atau stafnya senantiasa terinformasikan mengenai perkembangan organisasinya dan menciptakan suasana kondusif melalui rasa kepemilikan, motivasi kerja, dan pengabdian; meyakinkan agar prosedur pelayanan dilakukan sesuai kaidah dan manajemen organisasi yang transparan dan akuntabel.

Eksternal: Menampilkan ”nilai jual” PMI melalui kegiatan praktis kehumasan; menjajaki potensi perluasan jaringan kemitraan organisasi; memperluas dan meningkatkan penyadaran publik secara berkesinambungan.

2. Diseminasi

Berlatar belakang Konvensi Jenewa 1949, setiap negara yang telah meratifikasi Konvensi Jenewa 1949 berkewajiban menerapkan ketentuan-ketentuan yang terdapat dalam konvensi tersebut sebagai bentuk pemberian perlindungan kepada korban perang (konflik bersenjata). Adapun salah satu upaya perlindungan dimasa damai adalah melalui penyebarluasan informasi/diseminasi tentang substansi Hukum Perikemanusiaan Internasional (HPI) sehingga masyarakat luas dapat memahami hak dan kewajiban mereka jika keadaan perang tak terhindarkan.

II. Komunikasi

(12)

06

II.Komunikasi

Kegiatan diseminasi bertujuan agar dengan adanya pengetahuan tersebut dapat memperkuat identitas dan citra Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional (Gerakan). Penghormatan terhadap HPI dapat menjamin terlaksananya aktivitas kemanusiaan dalam kondisi yang aman, terutama bagi petugas/relawan, sehingga bantuan kemanusiaan dapat diberikan kepada para korban. Di lain pihak, terciptanya pemahaman tentang HPI di kalangan yang bertikai dapat mendorong adanya pembatasan penderitaan akibat terjadinya pertikaian bersenjata.

Sasaran target diseminasi adalah kalangan internal (anggota PMI) yaitu pengurus, staf dan PMR & relawan serta kalangan eksternal (non-anggota PMI) misalnya paramedis, jurnalis, instasi pemerintah, swasta dan sebagainya.

Metode diseminasi dapat diterapkan melaluin berbagai bentuk kegiatan seperti orientasi, seminar, pelatihan, advokasi, publikasi, dan bentuk promosi lainnya.

Kewajiban utama untuk melaksanakan diseminasi ada di tangan pemerintah (negara penandatangan konvensi). Namun demikian, Perhimpunan Nasional berkewajiban membantu pemerintahnya dalam penyebarluasan HPI tersebut. Sementara itu Komite Internasional Palang Merah (ICRC) bertanggung jawab untuk diseminasi di tingkat internasional. Adapun materi diseminasi, selain HPI sebagai pokok persoalan, hal lain yang melingkupi adalah mengenai prinsip-prinsip dasar Gerakan serta substansi lain yang terkait dengan Gerakan.

Terbentuknya citra PMI yang positif di masyarakat pada waktunya akan mengundang pula apresiasi positif masyarakat terhadap organisasi. Hal ini bisa terwujud dalam berbagai bentuk, misalnya dukungan, kontribusi, atau akses yang secara tak langsung akan memperkuat kapasitas dan eksistensi organisasi sehingga terus berlanjut. Gagasan atau konsep pelayanan sosial PMI ini dapat “dipasarkan” sedemikian rupa dengan maksud untuk menarik perhatian dan minat masyarakat agar mereka berkehendak “membeli” gagasan sosial organisasi. Pemasaran sosial semacam ini merupakan pendekatan baru yang diterapkan dalam dunia filantropis, termasuk organisasi PMI. Pendekatan tersebut dijalankan dengan memakai prinsip yang menggabungkan aspek ” product, price, place, promotion”.

(13)

Pemasaran VS Pemasaran sosial :

1. Pemasaran: praktek memahami kebutuhan dan keinginan konsumen dan menciptakan produk dan layanan yang dapat memenuhi kebutuhan tersebt kemudian mengkomunikasikannya kembali kepada konsumen, yang menjadi sasaran produk/layanan tersebut, sehingga konsumen menyenangi produk/layanan tersebut dan kemudian membelinya.

2. Pemasaran sosial: strategi untuk mengubah perilaku masyarakat dan mempengaruhinya agar menerima ide sosial yang ditawarkan.

Contoh Bauran Pemasaran Sosial:Product (Produk)

- Tangible (yang hasilnya dapat dilihat langsung): Mengajak orang menjadi relawan PMI , mendorong anak-anak muda menjadi kelompok sebaya PMI

- Ide (aksi, perilaku): Kebersihan lingkungan, Siaga bencana, Anti stigma terhadap Odha (Orang dengan HIV dan AIDS).

Contoh Bauran Pemasaran Sosial:Price (Harga)

- M o n e t a r y : Biaya yang dikeluarkan untuk sebuah kegiatan kampanye kerelawanan atau kampanye kebersihan lingkungan

E. BAURAN PEMASARAN VS PEMASARAN SOSIAL

II. Komunikasi

07

Pemasaran

Product (Produk) : gabungan barang dan jasa yang ditawarkan perusahaan kepada pasar sasaran.

Price (harga): sejumlah uang yang harus dikeluarkan oleh pelanggan untuk membayar barang yang dibelinya.

Place (tempat): kegiatan yang

perusahaan agar produk tersedia bagi pasar sasaran.

Promotion (promosi): aktifitas yang mengkomunikasikan hal-hal yang baik dari sebuah produk dan mempersuasi khalayak sasaran agar membelinya.

Pemasaran Sosial

Product (Produk): berupa ide, dimana tujuannya dengan adanya ide tersebut terjadi perubahan pada pasar sasaran. Price (harga): nilai keuangan yang dikeluarkan untuk menyebarluaskan ide tersebut.

Place (tempat) dan Promotion (promosi): saluran distribusi yang digunakan serta ide yang

disebarluaskan melalui media. Selain itu melibatkan juga aktifitas yang luas dimana juga mengunakan komunikasi interpersonal, media tradisional.

(14)

- Kesempatan: Sejumlah waktu yang diluangkan agar masyarakat menerima konsep bersedia melakukan aksi kebersihan atau kegiatan sosial PMI.

- Psikologis dan fisik: Rasa khawatir akan ditolak oleh Odha, Kelelahan setelah melakukan aksi bersih lingkungan.

Contoh Bauran Pemasaran Sosial:Place & Promot ion _{(Tempat dan Promosi)} - Pengiriman produk: Rumah sakit, Kepada keluarga yang membutuhkan.

- Pengiriman pesan promosi melalui: TV, radio, koran, brosur, poster, komik, gelar wayang, konser musik, Blog, YouTube, WC umum, stiker yang dipasang di atas knop lampu.

Kampanye ini ingin memberitahukan bagi pengendara yang mabuk akibat alkohol akan berakhir dengan kecelakaan dan tempatnya adalah pada selokan yang telah disediakan. Pendekatan kampanye ini dapat dikatakan “cerdas” karena bagi pengendara yang dipengaruhi alkohol tidak dapat mengendalikan mobil dengan baik. Selokan yang diberi penanda merupakan tempat terbaik bagi mereka, yaitu menjemput maut.

Contoh Kampanye Iklan Layanan Masyarakat (ILM) yang mengusung isu-isu pemasaran sosial

07

08

(15)

Kampanye di samping adalah untuk mengetuk hati masyarakat terhadap kehidupan anak jalanan diFilipina. Mereka tak dapat hidup sebagaimana anak pada umumnya. Kehidupan keras adalah bagian yang harus mereka hadapi. Televisi menjadi salah satu sarana hiburan yang disukai anak-anak, dan hal ini dianalogikan dengan hiburan anak-anak jalanan adalah trotoar berbatu yang begitu 'keras' di dalam televisi hasil gubahan mereka. Hiburan dari televisi sebenarnya hanyalah mimpi yang sulit diraih

Iklan pemasaran produk komersial sekaligus pemasaran sosial.

06

II.Komunikasi II. Komunikasi

(16)

GAP adalah salah satu produk pakaian dan aksesori yang turut bergabung dalam kampanye RED, yang diprakarsai oleh Bono (penyanyi dari kelompok musik U2). Bersama beberapa merek internasional lainnya seperti Converse (sepatu) dan IPOD dari Mac, mereka mengeluarkan produk khusus dengan mengangkat kata RED tersebut. Tujuan kampanye ini adalah untuk membantu masyarakat Afrika agar dapat hidup layak dan membangkitkan ekonomi mereka. Masyarakat yang membeli produk berlabel 'RED” berarti menyumbang untuk Afrika. GAP mengeluarkan kaos, mantel, topi, dan lain-lain khusus untuk kampanye ini. Bahkan bahan yang digunakan adalah hasil perekonomian masyarakat di Afrika.

07

10

(17)

11

Merujuk visi utama organisasi, PMI bertujuan untuk mampu dan siap dalam memberikan pelayanan kepalangmerahan kepada masyarakat yang membutuhkan secara tepat dan cepat dengan berpegang teguh pada prinsip-prinsip dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional.

Dalam rangka merealisasikan visinya, PMI menggulirkan beberapa kebijakan strategis, di antaranya :

- Pelayanan kedaruratan dalam bencana alam maupun wabah penyakit serta penyatuan keluarga yang terpisah.

- Pemberdayaan masyarakat dalam kerangka pengurangan risiko dampak bencana maupun penyakit masyarakat.

- Pelayanan kesehatan termasuk usaha kesehatan transfusi darah - Penyebarluasan nilai-nilai dasar kemanusiaan.

- Pembinaan generasi muda dan relawan dalam kerangka pengembangan kapasitas organisasi.

A. Peran Komunikasi dalam membangun citra organisasi

Untuk merealisasikan garis pokok kebijakannya tersebut, organisasi PMI harus berfungsi dengan baik. Aspek utama dalam organisasi yakni fondasi, kapasitas dan kinerja harus saling terkait dan menunjang sehingga secara berkesinambungan akan membangun kapasitas dan pengembangan organisasi itu sendiri. Salah satu aspek yang memainkan fungsi strategis dalam proses pengembangan organisasi adalah komunikasi.

(18)

PONDASI :

Konstituen, Dasar Hukum, Visi& Misi KAPASITAS:

Kepimpinan, Sumber Daya, Organisasi KINERJA:

Aktifitas, Relevan & Efektif Kegiatan C i t r a P o s i t i f Organisasi PMI

Peran dan Fungsi Komunikasi dalam Organisasi yang Berfungsi Baik

NILAI JUAL Promosi-Publikasi

Apresiasi-Dukungan Publik

12

Melalui diagram ”rumah” organisasi PMI di atas, tampak bahwa aspek Fondasi akan melibatkan peran komunikasi melalui penyebarluasan/diseminasi nilai-nilai dasar kemanusiaan kepada konstituen, target internal organisasi untuk memupuk rasa kepemilikan dan pembentukan karakter dan budaya organisasi di kalangan anggota.

Aspek Kapasitas mendorong komunikasi memperkuat kapasitasnya agar mampu melaksanakan berbagai kegiatan diseminasi maupun kehumasan sehingga hasil keluaran komunikasi mampu menampilkan pencapaian kinerja pelayanan dan profil organisasi sebagai nilai jual, melalui kegiatan promosi dan publikasi. PMI menjadi lebih dikenal masyarakat dan pada waktunya citra positif organisasi akan terbentuk.

Apresiasi positif dan penerimaan masyarakat terhadap PMI selanjutnya akan memberikan umpan balik dalam bentuk dukungan, akses, dan kontribusi. Dukungan ini secara tak langsung menjadi komponen penguat kapasitas atau sumber daya organisasi.

Komunikasi berperan strategis dalam membangun pengertian dan pemahaman serta mengupayakan penerimaan dan dukungan publik kepada organisasi. Oleh karena itu komunikasi merupakan fungsi yang melekat dalam proses pengembangan suatu organisasi yang berfungsi dengan baik.

(19)

13

B. Bagaimana mengkomunikasikan citra?

Citra adalah gambaran mental seseorang terhadap sebuah obyek yang bersifat selektif dan terkadang personal yang dipengaruhi oleh persepsi yang terkait dengan pengalaman, pendidikan, budaya, dan nilai-nilau maupun norma yang ada.

Selama ini masyarakat pada umumnya memandang PMI sebagai organisasi yang identik dengan transfusi darah, bakti sosial, bantuan bencana, kupon sumbangan, atau organisasiunderbow _pemerintah.

Namun benarkah persepsi di atas adalah citra yang diinginkan organisasi PMI? Citra PMI bagi publik internal dan eksternal seharusnya berhubungan dengan upaya organisasi agar mampu merespresentasikan dan mengekspresikan nilai-nilai kemanusiaan sebagaimana yang tersirat dari prinsip-prinsip dasar Gerakan Palang Merah dan Bulan Sabit Merah Internasional dalam pelayanannya di tengah masyarakat. Pelayanan ini secara tak langsung mencerminkan pencapaian atas visi dan misi organisasi.

Nilai-nilai positif yang berdaya jual inilah yang dapat mengangkat citra PMI yang dapat dikomunikasikan melalui pendekatan praktis kehumasan, misalnya kegiatan publikasi dan promosi maupun media massa. Citra organisasi juga dapat dibentuk melalui pendekatan diseminasi, misalnya sosialisasi kepada kalangan eksternal PMI baik target kelompok maupun massal. Hal ini diterapkan dalam kegiatan praktis seperti orientasi, pelatihan, dan advokasi.

(20)

C. Fungsi Komunikasi

Komunikasi dan hubungan masyarakat yang efektif merupakan kontribusi yang penting untuk penguatan dan keberlangsungan sebuah perhimpunan nasional. Komunikasi hendaknya tidak dipandang sebagai sebuah program yang berdiri sendiri yang mengejar kepentingannya semata. Komunikasi hendaknya justru terintegrasi dengan semua kegiatan organisasi agar dapat melaksanakan komunikasi yang efektif. Melalui komunikasi efektif, mereka yang memerlukan bantuan dari PMI dapat belajar tentang cara bantuan penyelamatan hidup dilakukan baik sebelum, selama, dan pasca kejadian bencana.

Komunikasi berfungsi untuk memastikan tersebarnya informasi pelayanan kita secara teratur dan mudah kepada masyarakat penerima bantuan. Melalui komunikasi efektif pula para donor, mitra kerja potensial, relawan, dan anggota masyararakat yang lebih luas dapat menjadi lebih terinformasikan tentang karya penyelamatan hidup yang dikerjakan sehari-hari oleh organisasi PMI. Dengan meningkatnya pemahaman tentang PMI, kelak mereka akan meningkatkan dukungannya dalam bentuk uang, waktu, atau sumberdaya lainnya.

Melalui komunikasi yang efektif pulalah para pemimpin dan pembuat keputusan kunci akan memahami keperluan PMI dan masyarakat yang kita layani. Dengan meningkatnya kepedulian, melalui kampanye dan upaya-upaya penjangkauan, mereka akan meningkatkan dukungannya dan mengutamakan upaya-upaya advokasinya untuk organisasi.

(21)

15

Komunikasi dapat terjadi setiap saat dan setiap waktu. Komunikasi juga dapat terjadi di semua jajaran PMI, mulai dari markas pusat, daerah, hingga cabang. Komunikasi harus terkait dengan program-program yang ada di organisasi dan mulai diperhitungkan sejak awal tahap perencanaan oleh semua sektor organisasi. Penerapan kegiatan komunikasi disesuaikan dengan siklus pelayanan PMI pada kondisi normal, darurat atau pemulihan bencana.

Pada situasi normal (baca: tidak ada bencana) kegiatan komunikasi dapat diterapkan dalam bentuk sosialisasi/diseminasi nilai-nilai dasar kepalangmerahan kepada target internal maupun eksternal. Demikian pula strategis untuk melaksanakan kampanye donor darah sukarela atau promosi penyadaran masyarakat untuk program pengurangan risiko dampak bencana atau isu-isu advokasi lain yang relevan dengan organisasi. Berbagai media komunikasi informasi dan edukasi (KIE) seperti brosur, poster atau multimedia diproduksi untuk membantu menyebarluaskan pesan-pesan kepalangmerahan. Promosi luar ruang dengan menyelenggarakan event dan program media massa juga akan sangat membantu publik untuk lebih mengenal PMI. Seluruh kegiatan ini juga bertujuan untuk memperkuat hubungan PMI dan seluruh pemangku kepentingan, baik dari kalangan pemerintah, swasta, media, dan institusi lainnya.

Di masa normal ini pula PMI dapat melakukan penguatan kapasitas dalam bidang komunikasi demi menunjang kemampuan staf dan relawannya dalam pelaksanaan kegiatan komunikasi sehari-hari.

Mengingat pelayanan kedaruratan adalah salah satu mandat utama PMI, maka kondisi darurat merupakan “saat emas” untuk mengintensifkan komunikasi guna mempromosikan kegiatan pelayanan respon kedaruratan bencana alam atau sengketa bersenjata melalui media massa. Informasi, baik berupa data atau gambar, tentang situasi bencana dan respon bantuan dapat diolah dalam bentuk siaran pers, lembar fakta ( fact sheet), atau tulisan menarik/berita kisah ( feature). Media massa menjadi efektif untuk menyebarluaskan informasi tersebut kepada A. KONDISI NORMAL

(22)

16

publik dan donor tentang respon PMI dan transparansi pemanfaatan bantuan kepad a masyarakat korban. Juru bicara atau nara sumber harus ditetapkan untuk menyampaikan informasi secara terarah kepada media. Namun demikian tak tertutup kemungkinan dalam konflik bersenjata, advokasi tentang profil PMI kepada pemangku kepentingan (stakeholder ) tertentu dapat menunjang dukungan akses kegiatan bantuan di lapangan.

Bilamana terjadi bencana skala besar, misalnya tsunami di wilayah Nanggroe Aceh Darusalam (NAD) atau gempa yang menimpa Jogyakarta dan sekitarnya, bantuan bagi korban biasanya terus berlanjut dengan tujuan untuk rehabilitasi atau pemulihan. Kegiatan komunikasi, khususnya dalam kondisi pemulihan, dapat dilaksanakan melalui pendekatan donor communication (komunikasi untuk donor) atau beneficiary communication (komunikasi untuk penerima bantuan).

Untuk menjaga kesinambungan informasi tentang pemanfaatan bantuan dari publik/donor melalui PMI, maka kegiatan komunikasi yang berorientasi kepada kepentingan tranparansi dan akuntabilitas bantuan dapat diolah menjadi produk komunikasi seperti lembar fakta, profil program/proyek ( project profile), berita kisah ( feature), atau publikasi lainnya. Pertemuan dengan para donor atau kunjungan media ke lokasi bencana juga merupakan langkah taktis untuk menginformasikan kegiatan PMI kepada publik.

Pada saat yang sama, masyarakat penerima bantuan juga berhak memperoleh informasi tentang bantuan penyelamatan hidup atau pemulihan yang sedang/akan mereka terima. Dalam konteks pemulihan beban psikologis, kegiatan promosi dapat dilaksanakan dengan melibatkan para korban. Contohnya, lomba menyanyi ”PMIdola” untuk anak-anak dan program siaran radio ”Rumoh PMI” di Aceh pasca bencana tsunami silam.

Informasi tentang isu-isu pengurangan resiko bencana dapat dibagikan kepada masyarakat wilayah bencana dengan memanfaatkan berbagai saluran komunikasi yang sesuai. Sebagai contoh, PMI memproduksi koran selembar di Yogyakarta (pasca bencana gempa) dan Teunom, NAD (pascatsunami).

Berikut adalah acuan kegiatan komunikasi yang dapat dilaksanakan oleh semua jajaran organisasi PMI pada saat normal-darurat- pemulihan :

(23)

17

No. No. 1. 1. 2. 2. 3. 3. 4. 4. 5. 5. 6. 6. 7. 7. 8. 8. 9. 9. 10. 10. Kegiatan

Kegiatan _Normal_Normal DaruratDarurat PemulihanPemulihan

Kegiatan komunikasi yang dapat dilaksanakan oleh semua jajaran

Kegiatan komunikasi yang dapat dilaksanakan oleh semua jajaran organisasiorganisasi

PMI pada

PMI pada saat normal-darurat-pemulihansaat normal-darurat-pemulihan::

Penguatan kapasitas (pelatihan

diseminasi/kehumasan,

menyediakan sarana) dan

menempatkan fungsi komunikasi

dalam mekanisme struktur markas.

Menyiapkan media informasi profil

organisasi (brosur, buletin,

banner, multimedia, website)

Diseminasi internal (orientasi/

pelatihan)

pelatihan) atau atau advokasi advokasi ke ke targettarget

eksternal

Data base media dan membina

hubungan kemitraan. Juga siapkan

acuan juru bicara/nara sumber.

Misal : Pengurus untuk kebijakan ,

Teknis oleh Humas/Unit terkait

Liputan media untuk respon

bantuan bencana (siapkan siaran

pers, Fact sheet, dokumentasi

foto/video)

Liputan media untuk

mempromosi-kan kerja PMI dan nilai-nilai

kan kerja PMI dan nilai-nilai

kepalangmerahan yang relevan

Mendukung promosi penyadaran

masyarakat terkait pengurangan

rIsiko bencana (produksi KIE,

sosialisasi)

Mendukung publikasi/promosi

program penggalangan dana

Menyelenggarakan sosialisasi/

promosi kegiatan PMI pada

event-event khusus (HUT 17 September,

event khusus (HUT 17 September,

8 Mei, dll)

Menyelenggarakan sosialisasi/

promosi kegiatan PMI pada

event-event khusus (HUT 17 September,

event khusus (HUT 17 September,

8 Mei, dll)

(24)

D. MONITORING DAN EVALUASI

Dalam setiap perencanaan dan pelaksanaan program komunikasi, PMI amat

berkepentingan untuk mengetahui hasil atau dampak dari kegiatan tersebut.

Tujuannya tak lain untuk mengetahui sejauh mana pesan atau informasi yang

disampaikan kepada target dapat dipahami dan dimengerti sehingga target

melakukan sesuatu sebagaimana yang diharapkan oleh sumber informasi (lihat

diagram komunikasi).

Dalam pendekatan manajemen, pemantauan dan supervisi merupakan metode yang

dapat dilakukan untuk mengetahui apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai

rencana baik dalam hal waktu, biaya, maupun mekanisme operasionalnya. Melalui

pemantauan, hal-hal yang memerlukan penyesuaian dapat diantisipasi sesuai

kondisi yang berjalan. Sebagai contoh, jika menyelenggarakan konferensi pers

dalam rangka hari ulang tahun PMI, hasil kegiatan

dalam rangka hari ulang tahun PMI, hasil kegiatan tersebut dapat dievaluasi dari sisitersebut dapat dievaluasi dari sisi

ketepatan waktu pelaksanaan, biaya yang dihabiskan (dibandingkan dengan rencana

yang disiapkan), tingkat antusiasme media, hingga jumlah berita yang muncul di

media. Selain itu, dilakukan pula pengumpulan kliping berita-berita terkait

penyelenggaraan acara sebagai arsip dan foto-foto/rekaman gambar kegiatan

sebagai dokumen.

Contoh

Contoh lainnya lainnya kegiatan kegiatan publikasi publikasi Buletin Buletin Suara Suara PMI, PMI, edisi edisi April April 2009. 2009. Di Di edisiedisi

tersebut, PMI menyisipkan lembar kuesioner untuk pembaca. Hasil masukan

kuesioner akan dianalisa untuk mengetahui sejauh mana efektivitias media

publikasi tersebut menjangkau pembaca, termasuk manfaatnya. Bahkan untuk

program pengembangan kapasitas yang dampaknya berjangka panjang, misalnya

Pelatihan Pelatih Kepalangmerahan (diseminator), pun tetap dapat dilakukan

evaluasi untuk mengetahui perkembangan dan manfaatnya. Antara

evaluasi untuk mengetahui perkembangan dan manfaatnya. Antara lain pada paskalain pada paska

pelatihan adalah dengan tetap berhubungan dengan para alumni pelatihan,

mengamati dan mencatat sudah berapa kali dalam periode tertentu alumni pelatih

tersebut

tersebut telah telah melaksanakan/mempraktekkan melaksanakan/mempraktekkan keterampilannya keterampilannya pada pada berbagaiberbagai

kegiatan orientasi atau pelatihan di daerahnya.

Pada prinsipnya, dalam setiap kegiatan idealnya untuk mengetahui pencapaian

tujuan dari rencana, perlu ditempuh mekanisme pemantauan dan evaluasi untuk

memastikan efektif dan efisiensi kegiatan tersebut.

18

(25)

A. MATERI PENYEBARLUASAN INFORMASI

B. SIARAN PERS (

B. SIARAN PERS (PRPRE E SS SS RELEA RELEAS S E E ₎₎

Kegiatan komunikasi dalam rangka penyebaran informasi terdiri dari dua arus,

yaitu:

Adalah sebuah naskah sederhana yang bertujuan menyebarkan informasi kepada

publik melalui media massa.

Format Siaran Pers

1.

1. DitulDitulis dalam keis dalam kertas putirtas putih A 4 dan menggunakh A 4 dan menggunakan estetian estetika dengan loka dengan logo PMIgo PMI

2.

2. GuGunanakakan tipn tipe hure hurufufTrebuchet MSTrebuchet MS dan ukuran huruf ( dan ukuran huruf ( font font) 11 point.) 11 point.

3.

3. CantumCantumkan katkan kata “Siaa “Siaran Peran Pers” brs” berikuerikut t hari hari serta serta tanggatanggal di l di kiri kiri atas.atas.

4.

4. CantumCantumkan judkan judul denul dengan ukgan ukuran furan font 14 ont 14 point point BoldBold

5.

5. CantumCantumkan pkan pihak ihak yang yang dapat dapat dihubundihubungi gi ((contact personcontact person) di bawah) di bawah

6.

6. JumlaJumlah makh maksimal simal siarasiaran pern pers 2 s 2 halamhalamanan

7.

7. Ukuran mUkuran margin 2,argin 2,5 cm (ke atas)5 cm (ke atas), 3 cm (ke kiri, 3 cm (ke kiri), dan 2,5 cm (k), dan 2,5 cm (ke kanan)e kanan)

19

B e l o w t h e L i n e B e l o w t h e L i n e PUBLISITAS PUBLISITAS

Press Kit: Siaran Pers (Press

Realease), foto, CD Rom.

MATERI KOLATERAL

- Poster

- Brosur, flyer, leaflet, booklet

- Spanduk, baliho, x-banner

- Umbul-umbul - Umbul-umbul - Newsletter - Newsletter - Majalah in-house - Majalah in-house MERCHANDISE MERCHANDISE

Tas, kaos, topi, pulpen, notes,

agenda, pin, kalung, gelang mouse

A b o v e t

A b o v e th e Lh e Li n e i n e

PERIKLANAN

-

- Cetak: Koran, Cetak: Koran, majalah, tabloid.majalah, tabloid.

-

- Audio: Radio Audio: Radio (iklan, adlip)(iklan, adlip)

- Out

-

- Audio Visual: TAudio Visual: TV, film, V, film, Viral AdViral Ad

(situs, youtube, blog, SMS blast

pada HP/PDA, Ipod, email

blast).

-- Out of Home:Out of Home: papan iklan, LCD papan iklan, LCD

Flat Screen, Transit Ad,

eskalator, lift, out door

building.

(26)

Cara membuat Siaran Pers

Tips penulisan Siaran Pers

KASUS 1 (Contoh)

1. Alinea pertama harus memuat prinsip dasar 5 W + 1 H;W h a t (apa), Who (siapa),

Where (di mana), When (kapan), Why (mengapa), danHow (bagaimana). Jadi di alinea pertama, Anda diharuskan memberitahu apa yang terjadi, di mana terjadi, mengapa terjadi, siapa yang terlibat dalam kejadian itu, kapan terjadi, dan bagaimana kejadiannya.

2. Gunakan bahasa yang mudah dimengerti

3. Bentuknya berita langsung ataustraight news 4. Faktual

5. Jangan gunakan kata-kata yang tidak perlu dan istilah yang tidak dimengerti pembaca

6. Waspada terhadap kalimat dan frase yang klise. Pihak media tidak menyukai siaran pers yang isinya menyanjung atau memuji kinerja organisasi.

7. Jangan gunakan istilah teknis yang berlebihan

1. Buatlah materi siaran pers yang memiliki nilai berita 2. Gunakan gaya jurnalistik standar (5 W +1 H)

3. Buatlah siaran pers yang singkat

4. Buatlah siaran pers yang siap dimuat (ready to publish) 5. Kirim siaran pers kepada editor atau jurnalis yang tepat

6. Gunakan sarana pengiriman yang disenangi editor (faks, e-mail, atau kurir)

PMI ingin meningkatkan peran anggota PMR (Palang Merah Remaja) dalam menangani tawuran antar sekolah di kota-kota besar, dimana siswa yang menjadi korban luka-luka mendapat pertolongan pertama. Klasifikasi korban dibagi atas korban luka ringan, menengah, dan berat. Dasar dasar pendidikan PMR yang selama ini diperoleh dapat dipraktekkan secara langsung. Sekolah yang diutamakan adalah SMP-SMA/SMAK yang frekuensi tawuran tinggi.

(27)

Formula 5 W + 1 H = Identifi kasi Masalah

Perlu diingat!

Sebelum menulis siaran pers, lakukanlah:

• Peningkatan ketrampilan PMR pada SMP-SMA/SMK yang suka tawuran.

• Humas membuat konferensi pers untuk: Media • Panel pembicara: Humas PMI, Kepala Sekolah/

Konsuler BP, Pelatih PMR, Psikolog.

• Konferensi Pers di ruang serba guna PMI.

• Kegiatan dilakukan sebagai bagian dari meningkatkan “awarenessî _{kepada publik.}

• Mempersiapkan materi publisitas. • Mengundang wartawan.

• Up-date informasi pada situs. • Pameran kecil kegiatan PMR • Simulasi kegiatan

• One on One Interview

- Tentukan materi atau tema yang akan ditulis - Lengkapi bahan-bahan untuk membua tulisan - Pastikan ada dorongan untuk mulai menulis

21 How - Bagaimana

Why - Mengapa

Wh e r e - Dimana

Who - Siapa

W h a t - Apa

(28)

22

Anatomi Siaran Pers

C. LEMBAR FAKTA (F A C T S H E E T ₎

1. Adalah data pendukung yang sifatnya memberikan informasi tambahan yang berkaitan dengan inti berita (news) yang lebih lengkap dan komprehensif

2. Biasanya merupakan lampiran siaran pers

3. Biasanya jumlah halaman berkisar antara 3 -10 halaman

4. Sebaiknya tidak ditulis dalam bentuk berita melainkan dalam bentuk paparan logis maupun artikel/feature

(29)

23

5. Jangan lupa menyertakan data dari pihak yang dapat dihubungi (contact person), sehingga bila data pendukung ini terpisah dari siaran pers, siapapun dapat merujuk pada sumber yang membuat/mengeluarkan.

Anatomi Factsheet

Fact Sheet

Banjir dan Tanah Longsor di Jawa Timur dan Jawa Tengah Update: Jumat, 4 Januari 2008

Latar Belakang

Hujan yang melanda pulau Jawa akhir Desember 2007 telah mengakibatkan banjir dan tanah longsor. Tercatat dua propinsi yang mengalami bencana terparah, yaitu Jawa Timur (7 kabupaten) dan Jawa Tengah (10 Kabupaten).

Data Satlak per Jumat (3/1) Jateng:

76 orang meninggal, 18 terluka dan 12 orang dinyatakan hilang di Jawa Tengah. 233 rumah hancur, 1.012 rusak berat, 263 rusak sedang dan 9.277 rusak ringan di 10 kabupaten (Karang Anyar, Sragen, Wonogiri, Sukoharjo, Surakarta, Banyumas, Grobogan, Demak, Kudus dan Klaten.

Jatim:

8 orang meninggal, 6 terluka dan 27 orang hilang. 85 rumah hancur, 364 rusak berat dan 1.541 rumah rusak ringan. Di Bojonegoro, banjir melanda 14 kecamatan, menggenangi 24.573 rumah dan merusak 18 sekolah dan 1 vihara.

Respon PMI

Melakukan operasi tangga darurat dengan melakukan kegiatan: 1. Distribusi Bantuan

2. Pelayanan Kesehatan 3. Dapur Umum

4. Pelayanan Air Bersih dan Sanitasi 1. Distribusi Bantuan

Distribusi bantian melliputi wilayah:

Jawa Tengah: Kabupaten Karang Anyar, Grobogan, Surakarta, Sukoharjo dan Kudus.

Jawa Timur: Kabupaten Lumajang, Ngawi, Bojonegoro dan Ponorogo.

3.000 paket 3.000 unit 2.500 lembar 1.500 unit 6 unit Rp. 50 juta Peralatan Kebersihan diri (hygine kit)

Terpal Selimut Tikar

Perahu Karet

Bantuan biaya operasional 1. 2. 3. 4. 5. 6.

No. Barang Jumlah

Judul Harus mencantumkan tanggal terakhir S _{a m p a i k a n i n t i} p e r i s t i w a n y a l e b i h dahulu, lokasi k e j a d i a n , j u m l a h korban sampai t a n gg a l u p d a t e

(30)

24 D

. F E A T U R E

Feature adalah salah satu bentuk tulisan nonfiksi (berdasarkan data dan

fakta), dengan karakter human interest (menggugah rasa kemanusiaan) yang

kuat. Feature berbeda dengan bentuk tulisan lainnya seperti artikel, esai,

bahkan berita langsung (straight news). Feature sering pula disebut sebagai

berita kisah atau berita bertutur.

Beda

F e a t u r e

_{dengan Berita Langsung}

Berita langsung (straight news) lebih mengutamakan fakta dan data aktual

(berdasarkan sebuah peristiwa aktual) yang ditulis tanpa opini. Sementara

Feature adalah tulisan berdasarkan data dan fakta peristiwa aktual, tetapi

materinya lebih menekankan segi human interest.

Struktur

F e a t u r e

Berbeda dengan struktur berita yang bentuknya piramida terbalik (gambar

segitiga terbalik). Artinya, bagian yang besar (yang penting isinya), berada di

bagian atas. Makin ke bawah, volume berita makin sedikit dan isinya menjadi

kurang penting. Sedangkan struktur Feature tidak berbentuk piramida

terbalik, melainkan balok sama besar yang memanjang dari atas ke bawah.

Maksudnya, berita di bagian yang paling atas, sama pentingnya dengan yang

di tengah maupun yang di bawah.

Komponen

F e a t u r e

Secara umum, tulisan selalu terdiri dari judul, summary (ringkasan pendek

yang ditulis di bawah judul), nama penulis (bisa di atas atau di bawah), anak

judul, lead (kepala tulisan), body (isi tulisan), dan ending (akhir atau

penutup).

Arti

H um a n I n t e r e s t

Human interest bisa diartikan sebagai rasa kemanusiaan. Oleh karena itu,

feature adalah tulisan yang menekankan segi yang bisa menyentuh rasa

kemanusiaan pembacanya.

Kategori Human Interest

Yang bisa dikatagorikan sebagai human interest antara lain masalah

perjuangan hidup manusia, penderitaan, percintaan, kelahiran, kematian,

(31)

Bila Para Penderita Paraplegi Curhat di Klinik PMI

oleh Bambang MBK

---Bencana tak lain hanya menyisakan kesedihan dan penderitaan yang mendalam kepada setiap orang yang terkena dampaknya. Namun tidak bagi sebagian korban gempa Yogyakarta. Mereka yang kini hidup lumpuh, tak membiarkan kesedihan mereka berlarut. Di tengah kebersamaan sesama korban, mereka justru menemukan kekuatan untuk bangkit

kembali.---BANTUL - Bertemu dengan teman senasib dan dapat saling mencurahkan isi hati, tentu sangat menyenangkan. Momen ini bisa menjadi katarsis (obat) untuk

saling menguatkan semangat hidup, apalagi bagi mereka yang baru saja

mengalami peristiwa amat memilukan. Ada suasana ceria karena canda, saling berbagi pengalaman dan saling mengisi kekosongan jiwa.

---Suasana seperti itulah yang selalu terjadi di Klinik Rehabilitasi Medik Pasien pascagempa yang didirikan Palang Merah Indonesia (PMI) dan International Federation of Red Cross and Red Crecent Societies (IFRC) di Dusun Code, Trirenggo, Bantul. Setiap hari ada puluhan pasien paraplegi (patah tulang belakang) akibat bencana gempa bumi 27 Mei 2006 lalu yang menjalani terapi medik di klinik ini.

“Saya cuma kejatuhan paku, mas,” ujar Antoro (25 tahun) kepada mediacenter-ajiyogya usai menjalani terapi medik. Astaga, separah itukah akibat kejatuhan paku? ”Tetapi kejatuhan paku dan belandarnya,” sambung Antoro lagi seraya tertawa.

---Ya, Antoro adalah salah satu korban bencana gempa bumi. Ia tertimpa

belandar, kayu yang menopang atap rumahnya. Kini ia mengalami kelumpuhan dan tidak bisa berjalan normal. Setiap hari, armada mobil milik PMI menjemput para penderita paraplegi untuk dibawa ke klinik. Di sana, mereka akan

dibaringkan di tempat tidur. Para relawan PMI kemudian akan memijat,

melakukan penyinaran dan membantu menggerakkan kedua kaki para pasien.

---Setelah beristirahat, sejenak para penderita paraplegi itu dilatih berjalan. Seorang relawan PMI akan membantu mereka (satu per satu) berdiri. Kemudian sang pasien akan berdiri dengan bertumpu pada walker, alat bantu berjalan yang memiliki empat kaki. Setelah berjalan beberapa langkah, sang pasien akan dibantu untuk menggunakan krek.

---”Hati-hati, telapak kakinya diletakkan pelan-pelan. Jangan dileparkan, kalau memakai sandal, pasti akan terbang,” ujar Ali, relawan PMI yang sedang membantu Istianah latihan berjalan. Sang pasien, seorang perempuan muda yang berparas cantik ini pun tertawa mendengar saran ”pelatih”-nya.

---Judul Nama penulis summary Lead body body body body

Contoh

F e a t u r e

25

(32)

26

IV. Praktek Kegiatan Komunikasi

Usai berlatih mereka bercengkerama. Mereka saling melemparkan guyonan. Suasana pun tampak gembira. Mereka saling bercerita tentang apa pun. Antoro menceritakan, bagaimana ketika Yogyakarta diguncang gempa lagi beberapa waktu lalu. Ia tidak bisa berbuat apa-apa, karena kebetulan berada di rumah seorang diri. Hanya tetangganya yang berteriak-teriak menanyakan apakah ia dalam keadaan baik-baik saja.

---Beberapa temannya yang mendengarkan tampak tersenyum-senyum. Bagi Antoro, saat terapi adalah saat yang dinantikannya. Sebab ia dapat bertemu dan ngobrol dengan sesama penderita paraplegi. ”Jika di rumah saya hanya seorang diri. Hanya televisi atau game yang menemani,” ujarnya.

---Dahulu masih banyak teman yang sering menjenguknya di rumah. Tetapi kini semakin sedikit. Sudah risiko menjadi penyandang cacat selalu dijauhi orang-orang ungkap Antono lagi. Apa yang dikatakannya memang benar, para

penyandang cacat atau difabel masih ”dipinggirkan”, baik oleh masyarakat atau negara. Sesuatu yang seharusnya tidak boleh terjadi. Namun saat terapi, mereka sejenak dapat mereguk kebahagiaan.

Pertemuan untuk Kembali Hidup

---Pertemuan antar para pasien ini memompa semangat mereka. Kemajuan yang dialami seorang penderita paraplegi akan memompa semangat pasien lainnya. Mereka masih memiliki kemungkinan untuk sembuh dan berjalan normal seperti sedia kala. Lihatlah Antoro, kaki kanannya sudah dapat mulai bergerak lagi. Padahal sebelumnya dokter memvonis dia akan mengalami kelumpuhan. Inilah yang ikut mendorong Rohadi (53 tahun), seorang pegawai di Dinas Pendidikan dan Kebudayaan (P&K) Propinsi Yogyakarta yang kini harus menggunakan kursi roda itu untuk tetap optimis bisa sembuh.

”Dokter mengatakan tidak bisa sembuh, tetapi entahlah. Nyatanya ada juga yang bisa sembuh,” ujar penduduk Pendowoharjo, Sewon, Bantul ini. Dalam satu minggu, Rohadi menjalani terapi sebanyak dua kali.

---Hari makin siang, matahari mulai berada tegak lurus di atas kepala. Namun para penderita paraplegi itu masih asyik ngobrol dan bercanda. Mereka masih enggan pulang ke rumah. Ketika relawan PMI menawarkan siapa yang akan diantar pulang terlebih dahulu, tidak ada satu pun yang mengajukan diri. Namun apa daya, segala sesuatu pasti ada akhirnya. Satu-persatu, mereka digendong masuk ke dalam mobil PMI yang akan membawa mereka pulang. Hari itu, terapi yang mereka jalani mungkin akan memperbesar peluang mereka untuk sembuh. Mungkin pula mereka sudah belajar sesuatu dari sesama para penderita paraplegi. Hanya mereka yang tahu dan

merasakannya. Selamat berjuang melanjutkan hidup kawan, the show must go on! ---Sumber: http://www.mediacenter-ajiyogya.com body body body anak judul body ending

(33)

27

E. FOTO UNTUK KEPERLUAN BERITA DAN DOKUMENTASI

PMI memanfaatkan foto untuk keperluan:

Cara memilih foto yang benar untuk kepentingan media

Foto merupakan komponen penting dalam mendukung kegiatan komunikasi, terutama untuk kegiatan jurnalistik, hubungan masyarakat serta dokumentasi.

1. Dokumentasi yang pada suatu saat akan dipergunakan untuk keperluan laporan, media publikasi dan promosi.

2. Jurnalistik yaitu untuk memperkuat/ilustrasi dari sebuah berita (news) dan Siaran Pers ( pers realease) baik untuk media internal maupun eksternal.

1. Kualitas bagus artinya tidak buram/blur (tajam) dan tidak kekurangan atau kelebihan cahaya.

2. Foto close up atau medium shoot, tidak terlalu banyak orang /objek. 3. Setting foto sebaiknya bersifat natural, alami dan tidak dibuat-buat.

4. Foto interior dan eksterior, JANGAN menggunakan pose “klise” misalnya pengambilan foto secara frontal, carilah yang bersudut pandang menarik.

5. Foto harus “bercerita”

6. Stok foto banyak tapi selektif

7. Kualitas foto minimum berukuran 800-1200 pixel, terutama untuk siaran pers yang dikirim lewat email, namun untuk stok foto selalu dengan ukuran kerapatan yang tinggi antara 2000 - 3000 pixel dalam format jpeg, tif atau RAW.

8. Sertakan keterangan foto (caption) yang informatif tetapi singkat 9. Penulisan keterangan foto juga menggunakan prinsip 5W+1H

10. Tuliskan nama setiap orang yang ada dalam foto dan kenapa mereka penting 11. Tiap orang dalam foto dituliskan urut dari kiri atas ke kanan bawah

12. JANGAN sekali-kali menempel keterangan foto di belakang foto 13. JANGAN menempel foto di bawah/bagian akhir siaran pers

14. Satu foto satu keterangan foto dalam satu lembar halaman 15. Cantumkan nama/identitas fotografer

17. Sertakan kontak yang dapat dihubungi

19. Bila foto akan disimpan (burn) dalam Compact Disk (CD)

- Beri judul foto dengan angka misalnya: PMI 1, PMI 2, Donor Darah 3, dan seterusnya.

- Buat keterangan foto dalam program MS. Words dengan kode nama yang sama. Contoh: Foto 1: Dari kiri ke kanan Ahmad Reza, Ketua PMI; Sudarman, Kepala Sukarelawan PMI, Rusman Suryadi, Ketua RT Desa Balongsari, dan seterusnya.

- Siaran pers, data pendukung, dan lain-lain juga ikut di-burn dalam CD Rom. - Burn juga logo PMI dalam bentuk JPG dan TIFF. Kadang-kadang media

(34)

28

Secara umum foto PMI selalu:

Pedoman Pemotretan

Foto yang akan kita buat akan membawa nama PMI sebagai bagian dari Gerakan:

Memotret di lapangan

Foto yang akan kita buat akan membawa nama PMI sebagai bagian dari Gerakan:

Memotret yang baik

1. Memperlihatkan kegiatan pelayanan yang harmonis, saling menjaga kehormatan serta martabat antara PMI sebagai penyampai bantuan dengan penerima bantuan.

2. Memperlihatkan dengan jelas Identitas PMI dengan penempatan sebagaimana mestinya.

3. Memperlihatkan interaksi manusia dengan manusia atau interaksi manusia dengan manusia bersama perlengkapannya.

1. Sebelum memotret, pikirkan sejenak, foto seperti apa yang kita inginkan? Foto itu akan berbicara apa? PMI adalah orang-orang untuk orang-orang.

2. Ambil foto orang-orang pada pusat perhatiannya, sebaiknya; fotolah orang yang sedang membantu orang (aturan dasar prinsip kemanusiaan), sedangkan foto kendaraan dan gedung tidak akan bisa menangkap kehangatan dan emosi.

3. Pastikan lambang dan atau logo dan tulisan terlihat jelas. Hati-hati jangan menempatkan lambang/logo bukan pada semestinya.

4. Kalau memungkinkan, jangan memotret misalnya; pengurus yang sedang duduk di belakang meja, tapi potretlah jika ia sedang melakukan pekerjaannya.

5. Wajah akan berbicara jujur, potretlah wajah mereka terutama pada saat mereka berinteraksi.

6. Jika memotret undangan atau pejabat, usahakan mencari kesempatan mereka sedang melakukan sesuatu, atau minimal perlihatkan mereka sedang saling berpandangan satu sama lain atau mengobrol.

1. Foto memperlihatkan mengapa PMI terlibat.

2. Foto memperlihatkan bagaimana PMI terlibat. Jika memungkinkan foto-foto tersebut mengikuti setiap tahapan, misalnya dari proses bantuan, dari penerimaan sampai distribusi bantuan.

3. Foto memperlihatkan kerjasama dan kapasitas PMI.

4. Foto memperlihatkan proyek jangka panjang (memperlihatkan pelibatan masyarakat membangun irigasi, kesehatan, dan lain-lain)

5. Foto memperlihatkan proyek khusus atau partisipasi spesifik seperti staf PMI dalam pekerjaannya.

6. Foto memperlihatkan prinsip-prinsip dan kriteria bantuan.

1. Tidak lebih dari 4 orang yang terlihat di satu foto.

2. Pada kerumunan pastikan dapat dibedakan orang PMI yang sedang melakukan pelayanan.

(35)

29

4. Pastikan lambang/logo/tulisan PMI terlihat jelas. 5. Bawa perasaan subjek ke dalam foto.

6. Pada banyak kasus, foto close up lebih baik daripada foto jarak jauh. 7. Jangan lupa meminta ijin kepada orang yang akan dipotret.

Pengambilan foto SUDAH BENAR, hanya saja keterangan foto tidak lengkap, dimana kita tidak tahu jabatan atau siapa dia? Seberapa pentingkah dia?

Tambahan:

- pengambilan pada saat kegiatan rapat, musyawarah atau seminar harus terlihat siapa pembicaranya dengan jelas.

- pengambilan pada acara penting dimana pelaku harus jelas kelihatan, dan memberikan keterangan foto dan fotografer.

- Keterangan foto SALAH, karena tidak menunjukkan pentingnya lokakarya tersebut.

- Tidak menggunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. - Foto ini TIDAK MEMILIKI NILAI BERITA.

Contoh Pengambilan Foto Close up

Contoh Pengambilan Foto Suasana

Mar’ie Muhammad, Ketua Umum PMI (Foto: Yuki)

(36)

30

Contoh pengambilan foto Suasana

Contoh pengambilan foto: Peserta sebuah event

Contoh pengambilan foto: Kegiatan PMI

Foto ini dapat menjadi nilai berita, asalkan: - Orang-orang yang di dalam foto ini adalah

orang-orang “penting” misalnya Ketua Komite Palang Merah Internasional, Menteri Kesehatan, dan lain-lain. Bila hanya berupa dokumentasi internal, maka jangan gunakan foto ini. Berikan foto yang lebih menunjukkan aksi, misalnya seorang pelatih dari Palang Merah Internasional sedang memberikan seminar.

- Setiap foto harus ada keterangannya.

Kesalahan foto:

- Tidak ada nilai berita karena tidak ada keterangan foto.

- Tidak ada “action_{” atau melakukan} sesuatu.

- Hanya untuk dokumentasi internal. Bukan untuk dipublikasikan.

Foto ini sudah baik dan benar

(37)

31

Contoh pengambilan foto Peristiwa H o t N e w s

Contoh pengambilan foto: PeristiwaH o t N e w s

Foto ini diambil dari koran Kompas tentang kelangkaan minyak tanah. Foto ini tidak memiliki keterangan foto, karena digunakan sebagai “ p e n g u a t ” b e r i t a . T a n p a keterangan pun foto ini sudah “berbicara” lantang tentang situasi saat itu.

Foto ini diambil dari koran Kompas tentang banjir. Tanpa keteranganpun foto ini sudah menceri takan banyak hal.

(38)

32

F. VIDEO DOKUMENTASI

If a picture worth a thousand words

Karya Video

Rekaman Video yang Layak

, lalu bagaimana dengan video?

Dari sebuah karya dan program videografi yang kreatif dan komunikatif, kita bisa bercerita, berbagi informasi, menghibur, menularkan pengetahuan, bahkan mempengaruhi orang lain.

Rekaman video dikatakan layak untuk ditayangkan dan disimpan sebagai dokumentasi jika memenuhi 4 syarat : cukup pencahayaan, fokus, stabil dan cukup durasi. Syarat-syarat ini hanya bisa diabaikan jika rekaman video tersebut memiliki nilai tertentu (penting dan/atau menarik) atau mengabadikan peristiwa atau adegan yang istimewa dalam kondisi darurat. Jika tidak terlalu istimewa, maka rekaman video yang tidak memenuhi syarat tersebut bisa dikatakan tidak layak tayang atau didokumentasikan.

Namun, secara keseluruhan sebuah karya video yang layak untuk disajikan akan melalui tahap-tahap:

1. Praproduksi: Proses perencanaan dan persiapan produksi sesuai dengan kebutuhan, tujuan dan khalayak sasaran yang dituju. Meliputi persiapan fasilitas dan teknik produksi, mekanisme operasional dan desain kreatif (riset, penulisan outline, skenario, storyboard , dsb.).

2. Produksi: Proses pengambilan gambar di lapangan (shooting).

3. Pascaproduksi: Proses penyuntingan di ruang editing, memadukan hasil rekaman video dengan berbagai elemen audio visual lainnya.

4. Presentasi: Menyajikan hasil penyuntingan (editing) dalam format siap tonton (kaset, VCD, DVD, dsb.) Distribusi : Penyebarluasan karya videografi (screening, 1. Mengandung unsur visual, audio,

gerak

2. Tiga dimensi

3. Tampilan lebih menarik

4. Pesan yang disampaikan lebih mudahdipahami

5. Lebih interaktif

6. Dapat mengarahkan (leading) pesan menjadi lebih fokus.

1. Dua dimensi 2. Lebih praktis 3. Mudah dibawa 4. Pasif

5. Murah

6. Tidak memerlukan keahlian khusus

Foto Video

(39)

33

Membuat Videografi

Prinsip dasar menyiapkan video dokumentasi

G. BROSUR dan LEAFLET

Sebagai sebuah pertunjukan, karya videografi yang siap dipertontonkan disajikan dengan kaidah logis sebuah proses penyajian. Ada awalan atau pembuka, dilanjutkan dengan isi atau materi inti dan diakhiri dengan sajian penutup. Rangkaian ini secara keseluruhan memberi informasi kepada penonton tentang apa yang sedang ditontonnya.

Dalam format sajian yang paling sederhana, sebuah judul di bagian depan, rangkaian gambar yang tersusun pada batang tubuhnya dancredit title yang muncul pada bagian akhir, sudah bisa memberikan status selesai dan siap tonton pada sebuah rekaman video. Selebihnya adalah masalah kreatifitas sesuai dengan kebutuhan dan tujuan produksi karya videografi tersebut.

Saat ini teknologi yang mendukung pembuatan rekaman video dibuat agar mudah dioperasikan oleh orang awam sekalipun, sehingga video presentasi dapat dilakukan sendiri. Artinya, bisa berhemat dan bisa mempublikasikan langsung ke beberapa media di internet seperti; Youtube, blog dan lain-lain.

1. 5W+1H tak boleh dilupakan

2. Tentukan tujuan pembuatan - apa yang akan didokumentasikan 3. Tentukan topik utama dan tokoh utama

4. Tentukan cara bertutur/bercerita

5. Tentukan khalayak sasaran (targetaudience) 6. Tentukan durasi

7. Siapkan script selengkap mungkin

8. Sedapat mungkin kembangkan script menjadi storyboard sederhana untuk membantu mengarahkan alur cerita

9. Tentukan lokasi shooting

10. Izin, honor, anggaran, jadwal, dan lain-lain

11. Dalam mengambil suasana, kamera sebaiknya bergerak left pan - right pan; zooming in; dan close up pada tokoh kunci.

Sebetulnya brosur dan leaflet tidak banyak bedanya. Fungsi utamanya adalah memberikan informasi tentang suatu hal secara ringkas tetapi komprehensif. Pada dasarnya, BROSUR adalah terbitan tidak berkala yang tidak terkait dengan terbitan lain dan selesai dalam sekali terbit. Brosur yang memuat daftar produk juga disebut katalog. Brosur biasanya hanya menonjolkan kelebihan utama sebuah produk.

(40)

34

Sedangkan LEAFLET adalah bentuk lebih sederhana dari brosur. Biasanya hanya terdiri dari satu lembar, dengan informasi yang dicetak bolak-balik ataupun hanya di satu muka saja. Leaflet juga umumnya disebut dengan flyer . Lebih banyak memuat informasi tentang kegiatan tertentu, program khusus, atau promosi tertentu yang sifatnya sementara (temporary ). Informasi yang disampaikan lebih bersifat langsung, kata-kata yang digunakan lebih singkat dan padat. Biasanya menggunakan kertas cetakan yang lebih murah karena sifatnya yang harus segera disebarkan kepada banyak orang dalam waktu singkat dan “umurnya” hanya selama program berlangsung.

- Merupakan media yang sangat efektif dalam mempengaruhi konsumen atau khalayak sasaran mudah dibagikan, mudah disimpan, mudah dibawa, mudah dibaca.

- Biaya produksi relatif ringan.

- Merupakan modal paling utama dalam menyampaikan informasi kepada konsumen atau khalayak sasaran tentang keunggulan utama sebuah produk/layanan.

1. Memuat informasi atau penjelasan tentang suatu produk, layanan, fasilitas umum, profil perusahaan, sekolah, atau sebagai sarana beriklan.

2. Informasi dalam brosur ditulis dalam bahasa yang ringkas agar mudah dipahami dalam waktu singkat.

3. Brosur juga didesain agar menarik perhatian, dan dicetak pada kertas yang baik, biasanya berwarna, dilengkapi dengan gambar/ilustrasi dan foto.

4. Ada logo/identitas PMI dan alamat lengkap untuk dihubungi setiap saat.

1. Harus menarik dan mampu mengilustrasikan atau menggambarkan keunggulan produk/ layanan dengan baik, agar tidak mudah dibuang atau tetap disimpan. 2. Pertimbangkan juga kemudahan orang lain untuk menggandakan brosur/leaflet

kita.

3. Desain sederhana tetapi menarik, latar belakang menggunakan warna terang/muda, teks menggunakan warna hitam atau gelap, resolusi foto tinggi. 4. Untuk leaflet sebaiknya menerapkan desain yang “bersih” dengan satu “pusat

perhatian”; bisa berupa gambar, foto, ataupun headline (judul) yang memukau/menggelitik.

Kesamaan Brosur dan L e a f l e t

Anatomi Brosur dan L e a f l e t

(41)

35

Paparan (copy t ex t/body copy)

Gambar dan foto

Hal-hal lain yang juga harus diperhatikan

1. Sedapat mungkin menjelaskan secara detail keistimewaan produk/layanan; 2. Ditujukan untuk membangun citra yang baik terhadap layanan atau produk

tersebut, sehingga pesan yang disampaikan haruslah persuasif dan informatif. 3. Menjelaskan nilai-nilai positif dari produk/layanan yang kita berikan.

4. Ukuran jenis huruf ( font) sebaiknya antara 9-11 point (tergantung dari jenis hurufnya). kalau terlalu besar informasi yang disampaikan bisa berkurang, kalau terlalu kecil orang jadi malas membaca.

1. Harus secara gamblang menampilkan nilai jual (selling point) dari produk/layanan tersebut; Untuk brosur tidak lebih dari satu di setiap daun/halaman/lipatan. Untuk leaflet cukup satu saja.

2. Ukuran: Brosur: kertas ukuran letter (21,59 cm x 27,94 cm) atau kertas A4 (21cm x 29,7cm) bisa dilipat dua (dua daun) atau lipat tiga (tiga daun). Leaflet: mulai dari ukuran A4 (1 lembar) sampai ukuran 10 cm x 20 cm (ukuran paling popular). Namun untuk brosur atau leaflet yang diterbitkan oleh PMI telah mempunyai ukuran tersendiri, yaitu; ukuran 12 cm x 21 cm untuk satu panel, banyaknya lipatan antara 2 - 3 lipatan atau 2 sampai 3 panel.

1. Pastikan siapa khalayak sasaran; bagaimana caranya agar pesan yang hendak disampaikan dapat menarik perhatian khalayak sasaran (bahasa, ilustrasi, grafik, warna, bentuk, ukuran, jenis kertas, dan lain-lain)

2. Informasi penting yang harus ada: misalnya alamat lengkap dengan telepon, faks, e-mail, ataupun laman (website) yang dapat dihubungi setiap saat.

3. Pastikan dalam brosur tidak dimasukkan informasi yang akan berubah dalam waktu dekat. Hal-hal yang bersifat sementara atau berjangka pendek lebih cocok dibuat dalam format leaflet, karena sifatnya yang sementara. Paling lama umur leaflet atau brosur hanya sampai 3 tahun.

4. Begitu pula dengan contact person yang dicantumkan dalam brosur atau leaflet. Pastikan orang tersebut masih ada dalam waktu yang cukup lama.

5. Sebelum cetak, ada baiknya melakukan “tes 5 detik”. Tunjukkan Finished artwork (contoh hasil akhir) brosur atau leaflet kepada seseorang selama lima detik, lalu tanyakan informasi terpenting yang ada dalam brosur/leaflet (siapa, tentang apa, dimana, kapan). Jika jawabannya lebih banyak tidak tahu berarti informasi yang diberikan masih kurang jelas, mungkin terlalu banyak kata-kata, atau terlalu banyak foto. Periksa lagi sebelum semuanya jadi sia-sia saja. 6. HATI-HATI dengan penulisan angka dan nama orang. Sebaiknya diperiksa oleh

(42)

Panel 1 Cover

Melipat

Susunan halaman panel

Panel 5

Panel 6 Back Cover

36

Panel 1

Cover Panel 2 Panel 3 Panel 5

Panel 6 Back Cover

Panel 4

(43)

37

Contoh leaflet PMI

Contoh Leaflet (British Red Cross)

Leaflet ini sangat menarik perhatian dengan headline_{yang besar dan menyampaikan} pesan inti dan mendorong orang untuk beraksi karena ada bagian yang dapat dipotong dan dikirim/ difaks.

Panel 1 Cover Panel 2 Panel 3 Panel 4 Panel 5 Panel 6 Back Cover

(44)

38

H. NEW S _{L E T T E R}_{dan MAJALAH}

N e w s l e t t e r

N e w s l e t t e r d a n M a j a l a h

N e w s l e t t e r dan Majalah: Perbedaan

Di era teknologi yang berkembang pesat sekarang ini, newsletter pun tidak selalu dalam bentuk cetak. Ia bisa dibuat dalam bentuk halaman di situs web ataupun dalam format e-mail. Yang akan dibahas lebih banyak di sini adalah print newsletter cetak, mengingat bentuk ini masih merupakan pilihan paling populer dan dapat disebarluaskan sampai ke pelosok.

Walaupun hampir semua organisasi menerbitkannewsletter , faktanya masih banyak kasus yang menunjukkan bahwa jenis penerbitan ini tidak dianggap terlalu penting oleh organisasi. Akibatnya, penanganan newsletter menjadi tidak maksimal, bBahkan apat dianggap sebagai sebuah pemborosan dan dinilai tidak efektif.

Sebelum membahas lebih jauh, ada baiknya dipahami bersama perbedaan antara newsletter dan majalah. Pada prinsipnya, majalah dan newsletter sama-sama merupakan terbitan periodik. Pada umumnya setiap orang langsung dapat membedakan antara publikasi jenis newsletter dan majalah melalui tampilan sampul muka (cover ) dan isi keseluruhan.

1. Isi

- Majalah: Terbitan periodik dengan sejumlah artikel, cerita, dan gambar dengan banyak topik, ditulis oleh banyak orang. Majalah juga memuat iklan karena hidupnya bergantung dari iklan. Bentuk tulisannya bisa berupa berita, feature, ataupun advertorial;

- N e w s l e t t e r : Terbitan periodik dengan sejumlah artikel tentang satu topik utama oleh satu atau beberapa orang saja. Biasanya tidak ada iklan, karena penerbitannya tidak didukung oleh iklan melainkan oleh langganan atau dibiayai perusahaan/organisasi. Bentuk tulisan umumnya berupa berita dan feature. Tidak ada advertorial.

2. Khalayak Sasaran

- Majalah: Khalayak sasaran (target sasaran) tertentu yang ditampilkan lewat ciri khasnya, tetapi tetap dapat dinikmati oleh publik umum (bahasa, hiburan, distribusi);

- N e w s l e t t e r : Khusus untuk sekelompok orang dengan ketertarikan yang sama, sebagian besar tidak dapat dinikmati oleh publik umum (bahasa menggunakan jargon tertentu, topiknya tidak menarik perhatian umum, unsur hiburan kecil sekali, distribusi terbatas)