1.1 Latar Belakang dan Permasalahan
Suatu instansi dibentuk untuk mencapai suatu tujuan serta fungsi tertentu, organisasi akan melakukan berbagai aktivitas atau kegiatan seperti rapat, kerja sama, dan lain sebagainya untuk mencapai tujuan serta fungsinya. Instansi yang telah melaksanakan aktivitas atau kegiatan akan menghasilkan arsip sebagai bukti pelaksanaan aktivitasnya. Bagi organisasi, arsip memiliki peranan yang penting dalam proses penyelenggaraan kegiatannya. Selain sebagai produk samping dari pelaksanaan aktivitas organisasi, arsip memiliki pengaruh dalam proses penyelenggaraan kegiatan organisasi seperti untuk pengambilan keputusan, sebagai acuan pengembangan instansi dan lain sebagainya. Menurut Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 408/P/SK/HT/2009, arsip didefinisikan sebagai berikut :
Rekaman informasi yang dibuat dan diterima oleh Universitas Gadjah Mada dalam berbagai bentuk yang terekam dalam media kertas, audio visual, komputer/elektronik dan media khusus, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan administrasi universitas.1
Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan atau aktivitas organisasi, sedangkan arsip statis adalah arsip yang
1
Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 408/P/SK/HT/2009 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Penyusutan Arsip di Lingkungan
sudah tidak digunakan bagi organisasi tapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan, penelitian, sejarah dan lain-lain.2
Arsip dinamis dibagi menjadi dua menurut frekuensi penggunaannya, yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang secara langsung atau terus menerus digunakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi, sedangkan arsip dinamis inaktif adalah arsip yang masih digunakan tetapi frekuensi penggunaannya telah menurun. Arsip yang masih berada dalam fase dinamis aktif akana disimpan pada setiap unit kerja atau sering disebut central file, sedangkan ketika arsip sudah berkurang frekuensi penggunaannya akan memerlukan tempat penyimpanan sekunder agar arsip tidak menumpuk dan menjadi beban bagi masing-masing unit kerja.
Tempat penyimpanan tersebut ialah record center atau sering disebut pusat arsip. Menurut Betty Ricks dalam buku Information and Image
Management : A Records System Approach menyebutkan “Records centers are facilities designed to house inactive records. The centers are used to fullfill two major needs : to serve as low-cost storage centers for inactive records and to serve as reference service centers.3” Betty Ricks mendefinisikan records center
sebagai tempat yang didesain khusus untuk arsip inaktif, kegunaannya untuk memenuhi kebutuhan utama yaitu menyediakan pusat simpan yang murah dan menyediakan pusat layanan rujukan.
2
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta:Gramedia, 1990, hlm. 2.
3
Betty Ricks., et al : Information and Image Management : A Records
Records center ialah sebuah tempat yang didesain khusus untuk
menyimpan arsip dinamis inaktif hingga masa retensi inaktifnya berakhir serta untuk memenuhi kebutuhan pelayanan arsip. Meskipun frekuensi penggunaannya telah berkurang, arsip dinamis inaktif harus tetap disimpan dan tidak bisa langsung dimusnahkan karena arsip tersebut sewaktu-waktu masih bisa dibutuhkan. Records center sendiri memiliki peranan yang besar dalam proses penyelenggaraan kegiatan kearsipan karena selain untuk menyimpan dan melindungi arsip dinamis inaktif, records center diperlukan untuk mengurangi adanya penumpukan arsip pada masing-masing unit kerja.
Pentingnya peran records center dalam rangka penyelenggaraan kegiatan kearsipan, maka diperlukan manajemen records center yang sistematis serta sesuai dengan standar. Manajemen records center pada dasarya terdiri dari lima tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, staffing, motivating, dan pengawasan. Manajemen records center penting untuk dilakukan pengkajian karena records
center sebagai tempat untuk mengelola arsip dinamis inaktif, arsip yang frekuensi
penggunaannya telah berkurang dan sering kali kurang diperhatikan dan mengakibatkan rusak bahkan hilangnya arsip. Banyak kasus terjadi telah banyak instansi yang mengelola arsip dinamis inaktifnya secara terpusat di records center hanya saja bangunan serta sarana prasarana yang digunakan belum memenuhi standar minimal penyimpanan sehingga dapat mengancam keselamatan serta keamanan arsip.
Berdasarkan kasus tersebut, records center perlu dikaji karena records
serta menjamin keselamatan dan keamanan arsip dinamis inaktif dengan penanganan dan pemilihan sarana-prasarana penyimpanan yang baik. Tema
records center telah beberapa kali dikaji sebelumnya dengan berbagai fokus
kajian dan lokasi yang berbeda. Kajian terdahulu dengan tema yang sama pada tahun 2015 dilakukan oleh Isni Restu Witari dengan judul “Pengelolaan Records
Center di Balai Karantina Pertanian Kelas II Yogyakarta.” Kajian tersebut
cenderung memiliki dua fokus pembahasan yaitu records center dan arsip dinamis inaktif karena dalam keseluruhan isinya Isni porsi pembahasanya tidak hanya fokus kepada gedung atau ruang records center, sedangkan pada kajian ini penulis lebih fokus pada records center dalam lingkup manajemen.
Berdasarkan segi lokasi, hingga saat ini belum ada mahasiswa Kearsipan yang melakukan penelitian di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada. Dalam pengelolaan kearsipannya, Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada menerapkan azas kombinasi. Azas kombinasi merupakan suatu sistem kearsipan dimana arsip dinamis akifnya disimpan di masing-masing unit kerja lalu arsip dinamis inaktifnya disimpan secara terpusat di records center.4 Fakta yang ditemukan di lapangan bahwa belum ada pemindahan arsip dinamis inaktif secara rutin ke records center dan masih ada arsip dinamis inaktif yang disimpan di masing-masing unit kerja. Hal tersebut terjadi karena masih kurangnya pemahaman mengenai peran records center serta adanya kekhawatiran apabila arsip akan sulit ditemukan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
4
Alasan lainnya ialah pencampuran antara ruang kerja dengan ruang simpan di records center menyebabkan kurang efektifnya penggunaan ruang dan sarana penyimpanan arsip inaktif sehingga belum mampu untuk menampung seluruh arsip yang ada di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada karena sejak awal berdiri records center pada tahun 2010 belum pernah dilakukan penyusutan arsip dinamis inaktif di records center. Records center yang memiliki fungsi untuk mengelola arsip dinamis inaktif pada kenyataannya tidak hanya mengelola arsip dinamis inaktif tetapi juga menyimpan arsip statis yang seharusnya diserahkan kepada lembaga kearsipan, dalam hal ini ialah Arsip UGM.
Permasalahan lain yang ditemukan yaitu records center apabila mengacu pada Keputusan Kepala ANRI Nomor 03 Tahun 2009 belum memenuhi standar sebagai gedung penyimpanan arsip. Tata ruang records center pada dasarnya dibagi menjadi dua yaitu ruang kerja dan ruang penyimpanan, pada kenyataannya ruangan tersebut masih menjadi satu dalam ruang seluas 42 meter persegi. Beberapa permasalahan yang ada di records center Fakultas Psikologi UGM, mendorong penulis untuk mengkaji tentang Manajemen Records Center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada. Harapannya agar Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada dapat melakukan manajemen records center yang baik sesuai dengan standar yang berlaku.
Berdasarkan penjelasan latar belakang tersebut, dapat dirumuskan beberapa permasalahan, antara lain :
1. Bagaimana manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?
2. Apa saja sarana dan prasarana yang digunakan dalam manajemen records
center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?
3. Apa saja kendala yang dihadapi dalam manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta?
1.2 Tujuan Penulisan Tugas Akhir
Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan tugas akhir dengan judul Manajemen Records Center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta adalah :
1. Mengetahui manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
2. Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam manajemen
records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada
Yogyakarta.
3. Mengetahui kendala yang dihadapi dalam manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta.
1.3 Manfaat Penulisan Tugas Akhir Manfaat Akademis :
1. Mampu mengaplikasikan ilmu yang didapat dari kegiatan perkuliahan terutama manajemen Records Center.
2. Menambah pemahaman serta wawasan secara langsung mengenai manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.
3. Mendapatkan pengalaman serta gambaran mengenai dunia kerja di bidang kearsipan.
Manfaat Praktis :
1. Membantu manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.
2. Memperoleh kesimpulan akhir berupa saran dan solusi terkait manajemen records center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada.
1.4 Keaslian
Penulis mengangkat judul Tugas Akhir “Manajemen Records Center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta”. Berdasarkan aspek tempat, Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta belum pernah dijadikan tempat Praktik Kerja Lapangan oleh mahasiswa Program Studi D3 Kearsipan sampai dengan tahun 2016 ini. Berdasarkan aspek kajian, belum ada mahasiswa Program Studi D3 Kearsipan yang mengangkat judul Manajemen
dengan judul Pengelolaan Records Center5 dengan tempat kajian pada lembaga kearsipan dan instansi pemerintah, sedangkan dalam lingkup perguruan tinggi khususnya Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta belum pernah diangkat dalam penulisan Tugas Akhir.
Kajian sebelumnya membahas mengenai kondisi records center, penanganan arsip inaktif, pemeliharaan arsip inaktif yang meliputi ruang penyimpanan, layanan, dan sumber daya manusia, selain itu karya tersebut membahahas sarana dan prasarana penyimpanan serta kendala yang dihadapi di
records center. Perbedaan antara kajian Isni dengan penulis ialah lingkup
pembahasan yang diambil, pada kajian ini membahas manajemen records center yang berfokus kepada ruangan records center mulai dari kondisi records center, tahapan manajemen yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, staffing, motivasi, dan pengawasan. Perencanaan records center dengan dasar standarisasi
records center dari mulai analisis kebutuhan ruang, analisis kebutuhan
sarana-prasarana, dan layout. Tahap berikutnya yaitu pengorganisasian, staffing, motivasi dalam manajemen records center dan yang terakhir pengawasan terhadap kegiatan manajemen records center.
Karya kedua milik Uci mengkaji mengenai records center dengan fokus kajian pada pengelolaan arsip inaktif dan pengelolaan records center yang
5Isni Restu Witari, “Pengelolaan Records Center di Balai Karantina
Pertanian Kelas II Yogyakarta” Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Univeritas Gadjah Mada, 2015.; Uci Tri Rahmawati, “Pengelolaan
Records Center di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Klaten”
Tugas Akhir Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2014.
meliputi tata ruang, sarana prasarana, akses, dan sumber daya manusia di records center. Meskipun mengambil judul Pengelolaan Records Center, karya ini lebih banyak menyinggung mengenai arsip dinamis inakif dan belum terfokus pada gedung atau ruang records center, selain itu karya tersebut belum mencantumkan kendala yang dihadapi dalam pengelolaan records center sedangkan penulis akan lebih fokus pada kajian ruangan records center serta mencantumkan beberapa kendala yang dihadapi dalam manajemen records center.
1.5 Sistematika Penulisan
Dalam penulisan Tugas Akhir yang berjudul “Manajemen Records Center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada”, penulis membagi Tugas Akhir ini kedalam 4 bab. Masing-masing bab menjelaskan tentang pokok permasalahan yang berbeda namun antara bab satu dengan selanjutnya saling berkaitan.
Bab I pada Tugas Akhir ini adalah pendahuluan yang terdiri dari 5 sub bab yaitu latar belakang dan permasalahan, tujuan penulisan tugas akhir, manfaat penulisan tugas akhir, keaslian, dan sistematika penulisan. Sub bab latar belakang dan permasalahan membahas hal-hal yang mendasari penulis mengapa perlu menulis dan mengkaji judul “Manajemen Records Center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta”, selain itu memaparkan beberapa permasalahan yang akan dilakukan penulisan. Pada sub bab tujuan memaparkan mengenai tujuan yang akan dicapai untuk menjawab permasalahan, sedangkan sub bab manfaat berisi manfaat akademis dan praktis yang dapat diambil dalam
penulisan Tugas Akhir. Sub bab keaslian menjelaskan bahwa Tugas Akhir dengan judul “Manajemen Records Center di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada Yogyakarta” adalah karya asli sendiri bukan plagiarisme serta dicantumkan mengenai perbedaan dan kelebihan kajian ini dengan kajian sebelumnya.
Bab II yaitu tinjauan pustaka dan metode pengumpulan data. Tinjauan pustaka berisi landasan teori yang berkaitan dengan judul tugas akhir yang teorinya diambil dari berbagai sumber pustaka dan telah diberi keterangan kutipan pada bagiaan footnote. Sehingga penulisan Tugas Akhir berdasarkan pada data yang valid dan dapat dipertanggung jawabkan. Metode pengumpulan data berisi penjelasan mengenai cara yang ditempuh penulis untuk mencari dan mengumpulkan data ketika penelitian dan penulisan Tugas Akhir. Metode yang digunakan penulis ialah observasi partisipasi, wawancara, dan studi pustaka.
Bab III adalah Pembahasan yang terdiri dari 5 sub bab yaitu profil Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada, gambaran arsip dinamis inaktif di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada, Manajemen Records Center, Sarana dan Prasarana, serta Kendala. Profil Fakultas Psikologi UGM menjelaskan sejarah, tugas pokok, fungsi, dan struktur organisasi, serta pengorganisasian kearsipan di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada. Sub bab gambaran arsip dinamis inaktif memaparkan mengenai jenis, volume, kondisi, dan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada. Sub bab ketiga yaitu manajemen records center yang membahas kondisi records center serta bagaimana manajemen records center dari mulai
perencanaan, pengorganiasian, staffing, motivasi, hingga pengawasan. Sub bab sarana prasarana membahas sarana dan prasarana yang digunakan di records
center. Terakhir sub bab kendala berisi kendala yang dihadapi dalam manajemen records center.
Bab IV adalah penutup dari Tugas Akhir ini, bab IV terdiri dari dua sub bab yaitu kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi jawaban singkat dari permasalahan yang diangkat. Sedangkan saran berisi masukan yang diberikan untuk Fakultas Psikologi Universitas Gadjah Mada dalam manajemen Records
