TUGAS AKHIR EFEKTIVITAS PENGGUNAAN FASILITAS PADA BIRO UMUM KANTOR GUBERNUR PROVINSI SUMATERA UTARA OLEH : NORA SIHOMBING

(1)

i

TUGAS AKHIR

EFEKTIVITAS PENGGUNAAN FASILITAS PADA BIRO UMUM KANTOR GUBERNUR

PROVINSI SUMATERA UTARA

OLEH :

NORA SIHOMBING 122103025

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

(2)

(3)

(4)

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah memberikan hikmat karunia dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Efektivitas Penggunaan Fasilitas pada Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara”.

Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis banyak mendapatkan dukungan, bantuan, bimbingan, dorongan dan pengarahan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Subhilhar, Ph.D selaku Plt (pelaksana tugas) Rektor Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum, SE, M.Ec.Ac,Ak,CA selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

3. IbuDr.Beby Karina FawzeeaSembiring, SE, MM selaku Ketua Program Studi Diploma III KesekretariatanFakultasEkonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, S.E, M.Si selaku Sekretaris Ketua Program Studi Diploma III KesekretariatanFakultasEkonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Inneke Qomariah Lubis, S.E, M.Si selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan arahan, bimbingan, motivasi, dan saran kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

(5)

ii

6. Kepada Bapak dan Ibu Dosen di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik dan memberikan ilmunya kepada penulis dan terimakasih kepada seluruh staf dan pegawai.

7. Kepada Seluruh Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara, kepada Bapak Fachrizal, S.Sos, MM selaku pembimbing selama magang pada Sekretariat Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara, dan kepada Bapak Poniran, Bapak Rusianto, Bapak Fahmi, Bapak Elkadi, Bapak Aidil, Ibu Khadijah, Ibu Utami, dan Ibu Nova selaku pegawai. Terimakasih atas sambutan hangat, bimbingan dan nasehat-nasehat yang telah memotivasi penulis.

8. Yang tersayang kedua orangtua penulis Bapak K. Sihombing dan Ibu D.br.Samosir, yang penulis banggakan yang telah memberikan doa dan dukungan yang tak pernah berhenti serta kepada Abang, kakak, dan adik saya Asten Fredy Sihombing, Agus Damres Sihombing, Nella Wati Sihombing, Rimel Sihombing, Charly Nober Sihombing, Floren Deslita Sihombing, dan Joel Pranata Sihombing.

9. Sahabat sekaligus rekan penulis selama magang Sabrina Dwi Anggreini Sitohang dan Vihati Silsilia Simbolon, terimakasih atas kebersamaan dan semangat yang kalian berikan serta kepada Sardo Haryson Purba Siboro, terimakasih atas doa, dukungan, dan semangat yang luar biasa.

10. Teman-teman seperjuangan penulis di D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.

(6)

iii

11. Kepada teman-teman di D-III Keuangan 2012 Sinta Mentari Sinaga, Novita Sari Sinaga, Refianna Sitanggang, Nirwana Sembiring.

12. Kepada Kak Anyta V Sitohang dan Kak Haryanti Silitonga, terimakasih atas ilmu, bantuan, dan dukungan yang diberikan.

13. Terakhir untuk semua pihak yang tidak penulis sebutkan satu- persatu.

Akhir kata, penulisberharapsemogatugas akhirinidapatbermanfaatbagisemuapihak demi perkembangan dan kemajuan

akademika sertadapatmenjadibahanreferensibagipembaca.

Medan, Juni 2015 Penulis,

(7)

iv DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR ... i DAFTAR ISI ... iv DAFTAR TABEL ... DAFTAR GAMBAR ... DAFTAR LAMPIRAN ... BAB I PENDAHULUAN ... 1 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 6 1.3 Tujuan Penelitian ... 7 1.4 Manfaat Penelitian ... 7 1.5 Sistematika Penulisan ... 8 1.6 Sistematika Pembahasan ... 8

BAB II PROFIL INSTANSI ... 10

2.1 Sejarah Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 10

2.1.1 Sejarah Berdirinya Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 10

2.1.2 Tonggak Sejarah ... 11

2.1.3 Visi, Misi dan Makna Lambang Provinsi Sumatera Utara ... 12

2.2 Struktur Organisasi Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 14

2.3 Uraian Pekerjaan (Job Description) ... 22

2.4 Jaringan Kegiatan ... 37

(8)

v

2.5 Kinerja Kegiatan Terkini ... 37

2.6 Rencana Kegiatan ... 38

BAB III PEMBAHASAN ... 39

3.1 Efektivitas ... 39

3.1.1 Pengertian Efektivitas ... 39

3.1.2 Ukuran Efektivitas ... 40

3.2 Fasilitas ... 42

3.2.1 Pengertian Fasilitas ... 42

3.2.2 Jenis-jenis Fasilitas Kantor ... 42

3.3 Fasilitas-fasilitas pada Biro Umum Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 44

3.3.1 Fasilitas Sarana Kantor ... 44

3.3.2 Fasilitas Prasarana Kantor ... 49

3.4 Metode Penelitian ... 51

3.4.1 Jenis Penelitian ... 51

3.4.2 Tempat dan Waktu Penelitian ... 52

3.4.2.1 Tempat Penelitian ... 52

3.4.2.2 Waktu Penelitian ... 52

3.5 Defenisi Operasional ... 52

3.6 Skala Pengukuran Variabel ... 57

3.7 Jenis Data ... ... 58

3.8 Metode Pengumpulan Data ... 58

3.9 Distribusi Frekuensi ... 59

3.10 Metode Analisis Data ... 69

3.10.1 Metode Analisis Deskriptif... 69

3.11 Hasil Analisis Deskriptif ... 69

(9)

vi

3.12 Hasil Analisis Distribusi Frekuensi... 79

3.13 Hasil Penelitian ... 100

3.13.1 Pengaruh Fasilitas Perlengkapan Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan ... 100

3.13.2 Pengaruh Fasilitas Mesin-mesin Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan ... 102

3.13.3 Pengaruh Fasilitas Teknologi dan Informasi Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan ... 103

3.13.4 Pengaruh Fasilitas Prasarana Kantor Terhadap Efektivitas Penggunaan ... 104

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 106

4.1 Kesimpulan ... ... 106

4.2 Saran…… ... ... 107

LAMPIRAN……..……. ... ... 108

(10)

vii

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Sistematika Penulisan ... 8 Tabel 2.1 Struktur Organisasi Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara ... 15 Tabel 2.2 Bidang Tugas Serikat Perangkat Daerah Kantor Gubernur

Provinsi Sumatera Utara ... 30 Tabel 3.1 Instrumen Skala Likert ... 57 Tabel 3.2 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas Perlengkapan Kantor (XA) ... 59 Tabel 3.3 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas Mesin-mesin Kantor (XB)... 60 Tabel 3.4 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas Teknologi dan Informasi Kantor (XC) ... 60 Tabel 3.5 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas Prasarana Kantor (XD) ... 60 Tabel 3.6 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas (XA) ... 61 Tabel 3.7 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas (XB)... 64 Tabel 3.8 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas (XC)... 66 Tabel 3.9 Distribusi Frekuensi Efektivitas Penggunaan

Fasilitas (XD) ... 67 Tabel 3.10 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

Perlengkapan Kantor (XA) ... 70 Tabel 3.11 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

Mesin-mesin Kantor (XB) ... 73 Tabel 3.12 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

(11)

viii

Tabel 3.13 Distribusi Penilaian Responden Terhadap Fasilitas

Prasarana Kantor (XD) ... 77 Tabel 3.14 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

Perlengkapan Kantor (XA 1) ... 80 Tabel 3.15 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

Mesin-mesin Kantor (XB 1) ... 87 Tabel 3.22 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

Tekonologi dan Informasi Kantor (XC 1) ... 91 Tabel 3.27 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

(12)

ix

Prasarana Kantor (XD 1) ... 96 Tabel 3.32 Hasil Distribusi Frekuensi Fasilitas

Prasarana Kantor (XD 5) ... 99

(13)

x

DAFTAR GAMBAR

Halaman Gambar 2.1 Lambang Provinsi Sumatera Utara ... 13

(14)

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman 1 Kuesioner Penelitian ... 111 2 Data Kuesioner Distribusi Frekuensi Menggunakan

Microsoft Excel 2007 ... 115 3 Data Kuesioner Distribusi Frekuensi Menggunakan SPSS 16.0 ... 117