STUDI KELAYAKAN DAN EVALUASI PROYEK
Literatur
1. Suad Husnan dan Suwarsono Muhammad, Studi Kelayakan Proyek, UPP AMP YKPN, Yokyakarta.
2. Chandra.P, Projects ; Preparation,Appraisal, Implementation, Tata McGraw Hill, New Delhi 3. Sutoyo. S, Studi Kelayakan Proyek, Konsep dan Teknik, Seri Manajemen, LPPM Jakarta
Materi Kuliah
1. Pendahuluan
2. Desain Studi Kelayakan 3. Analisa Aspek Pasar 4. Peramalan Permintaan 5. Analisa aspek Teknis Proyek 6. Manajemen Pembangunan Proyek 7. Manajemen Dalam Operasi 8. Kebutuhan dan Sumber Dana 9. Aliran Kas Proyek
10. Kriteria Penilaian Investasi 11. Resiko Dalam Investasi
Penilaian
- Ujian Tengan Semester - Ujian Akhir Semester - Tugas
- Kehadiran minimum 75 %
PENDAHULUAN
1. Pengertian Studi Kelayakan Proyek
menguntungkan. Menguntungkan atau berhasil secara umum berarti bermanfaat bagi masyarakat luas, menyerap banyak tenaga kerja, menyerap sumber daya yang melimpah, menambah atau menghemat devisa.
Kalau seseorang atau suatu pihak melihat suatu kesempatan usaha, maka timbul pertanyaan apakah kesempatan tersebut bisa dimanfaatkan secara ekonomis, apakah bisa mendapat suatu keuntungan yang cukup layak. Pertanyaan-pertanyaan seperti inilah yang mendasari perlunya dilakukan studi kelayakan proyek.
Proyek-proyek yang diteliti bisa berbentuk proyek raksasa seperti pengembangan proyek listrik tenaga nuklir, sampai dengan proyek sederhana seperti usaha jasa fotocopy.
Pada umumnya suatu studi kelayakan proyek akan menyangkut tiga aspek :
1. Manfaat ekonomis proyek bagi proyek itu sendiri atau dikatakan manfaat finansial, yaitu apakah proyek tersebut cukup menguntungkan bila dibandingkan dengan resiko proyek tersebut.
2. Manfaat ekonomis proyek tersebut bagi negara tempat proyek itu dilaksanakan (manfaat ekonomis nasional), yang menunjukan manfaat proyek tersebut bagi ekonomi makro suatu negara.
3. Manfaat sosial proyek tersebut bagi masyarakat sekitarnya.
2. Pentingnya Investasi
Setiap negara biasanya melakukan kebijakan yang bertujuan untuk meningkatkan investasi dinegarnya masing-masing. Bahkan kalau modal dalam negeri kurang mampu meningkatkan investasi, pemerintahnya tidak segan-segan mengundang pihak asing untuk melakukan investasi dinegaranya dengan tujuan meningkatkan investasi guna mendorong kegiatan ekonomi negaranya. Banyak manfaat yang bisa diperoleh dari kegiatan investasi, seperti penyerapan tenaga kerja, peningkatan output nasional, penghematan devisa, peningkatan devisa dan lain-lain. Tentu saja investasi yang sehat.
3. Tujuan Dilakukanya Studi Kelayakan
Karena itu studi kelayakanmenjadi sangat penting, minimum aspek ekonomisnya. Jadi studi kelayakan proyek bertujuan untuk menghindari keterlanjuran penanaman modal yang terlalu besar untuk kegiatan yang ternyata tidak menguntungkan. Walaupun studi kelayakan juga memerlukan biaya, tetapi biaya tersebut relatif kecil bila dibandingkan dengan resiko kegagalan suatu proyek yang menyangkut investasi dalam jumlah besar.
Dalam studi kelayakan hal-hal yang perlu diketahui antara lain :
a. Ruang lingkup kegiatan proyek, yaitu bidang apa proyek akan beroperasi.
b. Cara kegiatan proyek dilakukan, apakah proyek akan ditangani sendiri atau diserahkan pihak lain dan siapa yang menangani proyek tersebut.
c. Evaluasi terhadap aspek-aspek yang menentukan berhasilnya seluruh proyek, yaitu mengidentifikasi faktor-faktor kunci keberhasilan proyek bersangkutan.
d. Sarana yang diperlukan proyek, baik material,tenaga kerja, fasilitas pendukung seperti jalan raya, transportasi dan sebagainya.
e. Hasil kegiatan proyek tersebut serta biaya-biaya yang harus ditanggung untuk memperoleh hasil.
f. Akibat-akibat yang bermanfaat maupun tidak bermanfaat.
g. Langkah-langkah rencana untuk mendirikan proyek serta jadwal masing-masing kegiatan sampai proyek investasi berjalan.
4. Intensitas Studi Kelayakan
Beberapa proyek mungkin diteliti sangat mendalam, mencakup berbagai aspek yang terpengaruh, beberapa proyek mungkin diteliti beberapa aspek saja, bahkan ada proyek investasi penilainya tidak dilakukan secara formal. Beberapa faktor yang mempengaruhi intensitas studi kelayakan antara lain:
a. Besarnya dana yang ditanam. Biasanya makin besar dana yang ditanam, semakin mendalam pula studi yang perlu dilakukan.
b. Tingkat ketidak pastian proyek. Semakin sulit memperkirakan penghasilan, penjualan, biaya, aliran kas dan lain-lain, semakin berhati-hati pula dilakukan studi kelayakan.
c. Kompleksitas elemen-elemen yang mempengaruhi proyek. Semakin kompleks faktor-faktor yang menentukan keberhasilan dan kegagalan proyek, maka semakin mendalam pula studi kelayakan yang perlu dilakukan dan sebaliknya.
5. Lembaga-Lembaga Yang Memerlukan Studi Kelayakan
Studi kelayakan dilakukan adalah untuk memenuhi permintaan berbagai pihak dan masing-masing pihak memiliki sudut pandang yang berbeda. Lembaga-lembaga yang memerlukan studi kelayakan antara lain :
a. Investor
b. Kreditur/Bank
Kreditur/Bank, biasanya lebih memperhatikan dari segi keamanan dana yang dipinjamkan mereka. Apakah bunga plus angsuran pokok pinjaman bisa terbayar tepat waktu. Karena itu mereka lebih memperhatikan pola aliran kas selama jangka waktu pinjaman.
c. Pemerintah
Pemerintah biasanya lebih mementingkan manfaat proyek bagi perekonomian nasional. Apakah proyek tersebut membantu menghemat devisa, memperluas kesempatan kerja dan lain-lain, yang biasanya dikaitkan dengan penganggulangan masalah-masalah yang dihadapi negara.
DISAIN STUDI KELAYAKAN
Bab ini membahas apa saja yang harus diteliti atau dikaji dalam menyusun laporan studi kelayakan, aspek-aspek yang perlu diperhatikan, bagaimana sejarah proyek dan siapa sponsornya. Identifikasi Kesempatan Usaha
Identifikasi kesempatan usaha merupakan tahap pertama dalam melakukan studi kelayakan. Umumnya tahap-tahap untuk melakukan studi kelayakan proyek adalah
a. Identifikasi
Pada tahap ini sponsor proyek merasa melihat adanya kesempatan investasi yang mungkin menguntungkan.
b. Perumusan
Yaitu menterjemahkan kesempatan investasi kedalam suatu rencana proyek yang konkrit, dengan faktor-faktor yang penting dijelaskan secara garis besar.
c. Penilaian
Yaitu melakukan kajian terhadap berbagai aspek seperti aspek pasar, teknik, keuangan, perekonomian dan lain-lain.
d. Pemilihan
Yaitu melakukan pemilihan dengan mempertimbangkan berbagai keterbatasan dan tujuan yang akan dicapai.
e. Implementasi
Yaitu menyelesaikan proyek tersebut dengan tetap berpegang pada anggaranya.
Dalam melalukan identifikasi kesempatan berusaha, berbagai cara yang dapat dilakukan antara lain :
- Mempelajari Impor. Impor menunjukan masih ada pasar yang belum bisa dipenuhi produk dalam negeri, sehingga ini merupakan peluang untuk proyek yang diusulkan.
- Mempelajari ketrampilan tenaga kerja. Untuk beberapa jenis industri, faktor ketrampilan tenaga kerja mungkin sangat menentukan, sehingga tersedianya tenaga kerja dengan ketrampilan tertentu memungkinkan untuk mengembangkan usaha tertentu.
- Melakukan studi industri. Berbagai peluang bisa ditemukan melalui studi industri, seperti mempelajari perkembangan produksinya, perkembangan ekspor dan kecendrungan harganya dari waktu kewaktu.
- Menerapkan kemajuan teknologi. Perubahan teknologi dari waktu kewaktu memungkinkan investor memanfatkanya sebelum pihak lain menggunakanya.
- Mempelajari hubungan antar industri. Pertumbuhan suatu industri bisa dipastikan akan menciptakan kesempatan perkembangan industri lainya. Kesempatan dapat ditentukan dengan meneliti bagaimana input dan output industri tersebut berkaitan.
- proyek-proyek besar akan menciptakan kebutuhan akan produk/jasa yang belum tersedia. - Melakukan pengamatan ditempat lain. Pembangunan dinegara atau daerah lain mungkin
bisa diterapkan untuk daerah kita.
Aspek-Aspek Studi Kelayakan
Untuk melakukan Studi kelayakan, terlebih dulu harus ditentukan aspek-aspek apa yang akan dipelajari. Walaupun tidak ada kesepakatan atau keseragaman mengenai aspek-aspek apa saja yang harus dikaji, tetapi umumnya Studi kelayakan mengkaji aspek-aspek seperti Aspek Pasar, aspek teknis, Keuangan, Hukum, Ekonomi dan sosial, tergantung pada besarnya dana yang akan ditanam dalam proyek tersebut dan komleksitas suatu proyek.
Aspek Pemasaran Mempelajari antara lain :
- Permintaan, baik permintaan secara total atau dirinci menurut daerah, jenis konsumen, perusahaan pemakai dan lain-lain. Disamoing itu juga perlu diperkirakan permintaan. - Penawaran, baik yang berasal dari dalam negeri maupun dari luar negeri (impor),
- Program pemasaran, mencakup strategi pemasaran yang akan digunakan, marketing mix, identifikasi siklus kehidupan produk pada tahap mana berada sekarang.
- Perkiraan penjualan yang bisa dicapai perusahaan serta market share yang bisa dicapai perusahaan.
Aspek Teknis, Mengkaji berbagai hal seperti
- Apakah studi sebelumnya pernah dilakukan- Berapa skala produksi yang akan dibangun
- Apa atau bagaimana proses produksi yang akan digunakan
- Apakah mesin-mesin yang akan digunakan sudah tepat atau belum
- Apa saja perlengkapan tambahan dan perlengkapan tambahan yang diperlukan - Bagaimana persiapan penanganan limbah produksi
- Bagaimana layout yang akan digunakan - Dimana lokasi akan dibangun
- Bagaimana rencana skedul kerja
- Jenis teknologi mana yang akan digunakan
- Berapa dana yang dibutuhkan, baik untuk investasi, untuk aktiva tetap maupun untuk modal kerja
- Dari mana saja sumber dana untuk pembelanjaan, berapa dana dari modal sendiri maupun dana dari pinjaman
- Berapa perkiraan penerimaan, biaya, laba/rugi dan perkiraan tingkat break event
- Perkiraan Manfaat dan biaya dalam art finansial seperti rate of return on investment, net present value, internal rate of return, profitability index dan payback period
- Proyeksi keuangan seperti proyeksi Neraca, sumber dana dan penggunaan dana
Aspek Manajemen yang meliputi
- Manajemen dalam masa pembangunan proyek, siapa pelaksana pembangunan proyek, bagaimana jadwal penyelesainya, siapa yang melakukan studi masing-masing aspek, baik aspek pemasaran, teknis dan sebagainya.
- Manajemen dalam operasi seperti bentuk struktur organisasi perusahaan yang akan digunakan, deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, anggota direksi, tenaga kunci dan lain-lain
Aspek Hukum yang mengkaji antara lain
- Bentuk badan usaha apa yang akan diguinakan- Jaminan yang bisa digunakan seandainya mengggunakan sumber dana dari pinjaman - Berbagai akta seperti, sertifikat, izin yang diperlukan dan sebagainya
Aspek Ekonomi dan Sosial antara lain
- Pengaruh proyek terhadap pendapatan nasional- Pengaruh proyek terhadap jumlah devisa yang bisa diperoleh atau dihemat - Pengaruh terhadap kesempatan kerja
- Pengaruh proyek terhadap perkembangan industri lain
- Aspek sosial seperti makin ramainya suatu daerah, lalu lintas yang makin lancar, listrik dan sebagainya.
ASPEK PASAR
Pada masa lalu jumlah perusahaan belum begitu banyak, sehingga persaingan untuk memperebutkan pasar (konsumen) belum begitu tajam, karena itu aspek pasar belum mendapatkan perhatian yang tajam dari investor. Tetapi saat ini banyak perusahaan bermunculan karenanya persaingan antar mereka juga semakin tajam, sehingga aspek pasar menempati aspek yang penting dalam pertimbangan investor sebagi unsur utama Studi Kelayakan dan Evaluasi Proyek.
1. Unsur-Unsur Utama Aspek Pasar
Beberapa unsur yang penting dianalisa dalam aspek pasar adalah :
yang berpengaruh terhadap permintaan tersebut, yang diduga juga berpengaruh terhadap permintaan dimasa datang. Dengan demikian perlu pula dibuat hubungan variabel-variabel tersebut dalam suatu model.
b. Berapa market Share yang dapat diserap oleh proyek tersebut dari keseluruhan pasar potensial. Bagaimana perkembangan market share tersebut dimasa datang.
c. Strategi yang digunakan untuk mencapai market share yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini perlu diperhatikan kedudukan produk dalam siklus usia produk (product of life cycle) dan segmen pasar yang direncanakan. Disamping itu perlu pula diperhatikan komposisi marketing mix yang digunakan.
2. Data dan Sumber Data
Data-data yang diperlukan dalam analisa aspek pasar dari usulan proyek untuk menganalisa aspek pasar diatas antara lain.
a. Kecendrungan konsumsi/permintaan masa lalu dan sekarang, serta variabel-variabel yang berpengaruh yang dapat dijadikan dasar perumusan model peramalan pasar potensial dimasa yang akan datang.
b. Penawaran produk sejenis dimasa lalu dan sekarang, serta kecendrungan dimasa yang akan datang termasuk perluasan kemungkinan produksi dan perusahaan pesaing dan batasan-batasan yang mempengaruhinya.
c. Impor dan ekspor yang dilakukan negara yang bersangkutan untuk pdroduk yang diusulkan dalam studi kelayakan proyek.
d. Struktur persaingan guna mengetahui kedudukan proyek dan struktur persaingan, disamping perlu pula diketahui struktur biaya dari perusahaan pesaing dalam memproduksi dan memasarkan produknya.
e. Tingkah laku,motivasi, kebiasaan dan preferensi konsumen.
f. Pemilihan marketing effort yang akan dilakukan dalam pemilihan skala prioritas dan marketing mix yang tersedia.
Tidak semua data-data diatas harus diperoleh melalui survei lapangan yang dilakukan investor, namun seringkali penggunaan data sekunder bisa digunakan setelah dilakukan beberapa penyesuaian. Beberapa data sekunder yang dapat digunakan antara lain :
- Laporan sensus Penduduk Indonesia.
- Laporan perencanaan Pembangunan nasional/daerah baik rencana lima tahun maupun rencana tahunan.
- Buku Statistik Indonesia atau statistik masing-masing daerah yang diterbitkan oleh Badan Pusat Satistik.
- Buletin yang ada pada masing-masing kementrian.
- Buletin yang diterbitkan Perbankan.
- Laporan seminar-seminar, lokakarya dan sejenisnya.
- Laporan lain seperti laporan penelitian atau laporan khusus yang dapat diperoleh.
3. Peramalan Permintaan
Untuk menyusun peramalan permintaan ini ada dua hal yang harus diukur yaitu. Pertama,
pengukuran pasar potensial saat sekarang dan peramalan pasar potensial dimasa yang akan datang,
Kedua, pengukuran dari sebagian pasar potensial (sales potensial) tersebut yang dapat diraih oleh proyek yang bersangkutan saat sekarang dan pada masa yang akan datang.
Pasar Potensial adalah keseluruhan jumlah produk atau sekelompok produk yang mungkin dapat dijual dalam pasar tertentu dibawah pengaruh suatu set kondisi tertentu (yang meliputi varabel yang dapat dikontrol oleh calon investor yakni marketing mix dan kemampuan manajemen lainya, serta variabel yang tidak dapat dikontrol oleh calon investor seperti kondisi industri dan kondisi perekonomian pada umunya). Dalam pengertian lain pasar potensial juga dapat diartikan sebagai permintaan industri jika marketing efforts yang dilakukan oleh perusahaan dalam industri tersebut mencapai titik optimal
Sales Potensial adalah proporsi (sebagian) dari keseluruhan pasar potensial yang diharapkan dapat diraih oleh proyek yang bersangkutan. Dalam pengertian lain sales potensial adalah permintaan perusahaan tertentu dibawah marketing efforts yang dilakukan atau sering disebut market share perusahaan.
4. Prosedur Peramalan Permintaan.
Pengukuran dan peramalan permintaan merupakan hal utama yang harus dibahas dalam aspek pasar.
Pengukuran permintaan adalah usaha untuk mengetahui permintaan atas suatu produk atau sekelompok produk dimasa yang lalu dan masa sekarang dalam suatu set kondisi tertentu.
Sedangkan Peramalan permintaan merupakan usaha untuk mengetahui jumlah produk atau sekelompok produk dimasa yang akan datang dalam kendala satu set kondisi tertentu. Peramalan permintaan tidak bisa diartikan sebagai kegiatan yang bertujuan mengukur permintaan dimasa datang secara pasti, melainkan sekedar usaha untuk mengurangi kemungkinan terjadinya hal yang berlawanan antara realita dikemudian hari dan hasil peramalan. Jadi peramalan permintaan hanya untuk meminimalkan ketidak pastian yang mungkin terjadi dimasa datang.
a. Analisa ekonomi, yaitu dengan melakukan proyeksi terhadap aspek-aspek ekonomi makro, terutama aspek kependudukan dan pendapatan. Disamping itu perlu pula dianalisa pengaruh kebijksanaan pemerintah yang akan berlaku dan berpengaruh pada usulan proyek.
b. Analisa industri, yaitu analisa terhadap permintaan pasar dari seluruh perusahaan yang menghasilkan produk sejenis, dari yang diusulkan dalam studi kelayakan proyek. Analisa ini mencakup peramalan permintaan potensial, yaitu kebutuhan konsumen terhadap produk tersebut dan analisa permintaan industri yaitu jumlah permintaan real yang sudah dapat dipenuhi oleh perusahaan yang sudah ada. Pada tahap analisa ini sudah dapat diketahui peluang pasar yang tersedia untuk usulan proyek yang diajukan.
c. Analisa penjualan masa lalu, hal ini dilakukan untuk melihat market positioning produk dalam struktur persaingan, agar dapat diketahui market share produk tersebut. Jika proyek yang ada merupakan proyek baru bagi calon investor, maka tahapan ini tidak dapat dilakukan. Maka cara yang dilakukan adalah dengan mengggunakan analogi penjualan perusahaan lain yang telah memproduksi produk sejenis atau dengan mengambil analogi produk yang mendekati kesamaan atau dapat pula dengan produk pengganti.
d. Analisa Peramalan Permintaan, baik untuk industri maupun untuk proyek yang diusulkan. Pada tahap ini terlebih dulu harus dilakukan identifikasi terhadap kemungkinan variabel ekstern untuk industri dan perubahan variabel intern perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan perencanaan program pemasaran dimasa yang akan datang.
e. Pengawasan hasil peramalan, yakni usaha meminimalkan kesalahan hasil peramalan dari berbagai teknik peramalan yang digunakan.
5. Metode Trend Peramalan Permintaan
Metode ini semata-mata mendasarkan diri pada data dan keadaan masa lampau. Jika keadaan dimasa yang akan datang cukup stabil dalam arti tidak banyak berbeda dengan masa lampau, maka metode ini dapat memberikan hasil peramalan yang cukup akurat.
Metode peramalan dengan teknik Trend ini dapat dilakukan dengan Metode Trend Linear, Kuadrat dan Logaritma.
a. Metode Trend Linear
Y = a + b.x a = Konstanta
Y = Variabel permintaan b = Trend (perubahan tiap tahun ) X = Variabel tahun n = Jumlah data
a = Y / n b = XY/ X2
b. Metode Kuadratik
Fungsi persamaan metode kuadratik ini berbentuk
Contoh, Berikut ini data penjualan tahun 2004 sampai 2012 sebagai berikut
Tahun X Y X2 XY X2Y X4 Y4
Untuk Trend Linear dapat ditentukan persamaan Trendnya sebagai berikut a = Y : n = 42,7 : 9 = 4,744
b = XY : X2 = 18,5 : 60 = 0,308
Maka persamaan Linear permintaan adalah Y = 4,744 + 0,308 X
Dari persamaan tersebut maka kita dapat meramalkan permintaan untuk masa datang seperti berikut Y2014 berarti X = 6
Y2014 = 4,744 + 0,308 ( 6 ) = 4,744 + 1,848 = 6,588
Y2018 berarti X = 10
Y2018 = 4,744 + 0,308 (10) = 4,744 + 3,08 = 7,82
b = 18,5 : 60 = 0,3083
c = ( 9 ( 297,1) – ( 60) (42,7) ) : ( 9 (708) – (60)2 = 0,0404
a = ( 42,7 – ( 0,0404) (60) : 9 = 4,475
Sehingga fungsi persamaanya adalah Y = 4,475 + 0,3083 X + 0,0404 X2
Berdasarkan persamaan yang diperoleh, maka kita bisa meramalkan permintaan untuk masa yang akan datang.
Y2014 berarti X = 6
Y2014 = 4,475 + 0,308 (6) + 0,0404 (62)
= 4,475 + 1,848 + 1,454 = 9,724 Y2018 berarti X = 10
Y2018 = 4,475 + 0,308 (10) + 0,0404 (102)
= 4,475 + 3,08 + 4,04 = 11,595
c. Metode Regresi Korelasi
Metode ini didasarkan pada hubungan sebab akibat atas terjadinya variasi dari suatu variabel, dan hubungan sebab akibat itu nampak dari fungsi persamaan regresi. Sedangkan korelasi merupakan alat pembantu yang berguna untuk mengetahui sejauh mana intensitas hubungan yang terjadi antara variabel-variabel yang bersangkutan.
Y = f (X,u)
Y = Jumlah permintaan
X = Variabel yang dianggap mempengaruhi permintaan u = Error term
Y = a + b.X + u
b = (n ( XY ) – ( X ) ( Y ) ) : n X2 – ( X )2
a = Y* - b.X*
Y* = Y / n X* = X /n
ASPEK TEKNIS
Aspek Teknis merupakan aspek yang berkenaan dengan proses pembangunan proyek secara teknis dan pengoperasianya setelah proyek tersebut selesai dibangun. Berdasarkan analisa ini dapat pula diketahui rancangan awal penaksiran biaya investasi, termasuk biaya eksploatasinya.
Unsur-unsur yang perlu dianalisa dalam aspek teknis ini antara lain :
- Lokasi Proyek, dimana suatu proyek akan didirikan baik untuk pertimbangan lokasi dan lahan pabrik maupun lokasi bukan pabrik.
- Seberapa besar skala operasi/luas produksi ditetapkan untuk mencapai suatu tingkatan skala ekonomis.
- Bagaimana proses produksi dilakukan dan layout pabrik yang dipilih, termasuk juga layout bangunan dan fasilitas lainya.
- Apakah jenis teknologi yang diusulkan cukup tepat, termasuk didalamnya pertimbangan variabel sosial.
Disamping unsur-unsur diatas, perlu pula dieveluasi karakteristik produk yang akan dihasilkan, standar kualitas, dimensi, warna, paten, trade mark, lisensi, syarat penyimpanan, packing, syarat pengiriman dan lain-lain.
1. Lokasi Proyek
Lokasi untuk Proyek Industri mencakup dua pengertian yaitu, lokasi dan lahan pabrik serta lokasi untuk bukan pabrik. Lokasi untuk bukan pabrik yaitu lokasi untuk kegiatan yang secara lansung tidak berkaitan dengan proses produksi, seperti lokasi bangunan administrasi perkantoran dan pemasaran.
Penentuan lokasi yang tepat akan meminimumkan biaya, baik biaya investasi maupun biaya eksploatasi. Pada sektor bisnis jasa, perbankan, pusat-pusat pelayanan masyarakat, lokasi pabrik merupakan persoalan yang lebih kompleks.
Bebarapa variabel yang perlu diperhatikan untuk pemilihan lokasi proyek dibedakan atas dua golongan besar, yakni variabel utama dan variabel sekunder.
Variabel-Variabel utama yang harus dievaluasi antara lain :
a. Ketersediaan bahan mentah
Bila suatu perusahaan membutuhkan bahan mentah yang besar atau bahan mentah merupakan komponen yang amat penting dari keseluruhan operasi proyek, maka variabel ini merupakan variabel dominan/signifikan dalam penentuan lokasi pabrik. Untuk itu perlu dianalisa hal-hal berikut
- Jumlah kebutuhan bahan mentah satu periode (tahun) dan selama usia investasi.
- Kelayakan harga bahan mentah, baik sekarang maupun masa datang.
- Kapasitas, kualitas dan kontinuitas sumber bahan mentah.
- Biaya-biaya pendahuluan yang diperlukan sebelum bahan mentah siap diproses.
Seringkali terjadi perbedaan bobot faktor ketersediaan bahan mentah dan letak pasar yang dituju. Suatu pabrik kadang-kadang memerlukan dekat dengan sumber bahan mentah tetapi harus berjauhan dengan pasar yang dituju.
Pada industri barang-barang konsumtif maka variabel lokasi pasar menjadi penting diutamakan, demikian pula usaha-usaha yang tidak berskala besar. Beberapa variabel yang perlu dianalisa dalam menentukan lokasi yang dekat kepasar ini antara lain ; daya beli konsumen, pesaing dan lain-lain.
c. Tenaga Listrik dan Air
Untuk jenis industri hulu seperti industri baja, aluminium dan semen, maka keperluan untuk pembangkit tenaga khususnya tenaga listrik amat mutlak diperlukan. Sementara itu industri kertas, jumlah air yang besar amat diperlukan.
d. Supply Tenaga Kerja
Tersedianya tenaga kerja, baik tenaga kerja terdidik maupun terlatih akan berpengaruh terhadap biaya produksi yang ditanggung perusahaan. Misalnya pendirian pabrik rokok, perusahaan pengolahan tembakau, disamping pertimbangan bahan mentah, kualitas dan biaya tenaga kerja merupakan unsur yang penting dianalisa.
e. Fasilitas Transportasi
Fasilitas transportasi berkaitan erat dengan pertimbangan bahan mentah dan pertimbangan pasar. Jika lokasi mendekati sumber bahan mentah, maka fasilitas transportasi harus dievaluasi dalam kaitanya dengan ongkos transportasi menuju pasar dengan tidak mengabaikan biaya transportasi dari sumber bahan mentah menuju lokasi pabrik.
Disamping lima variabel utama (primer) diatas, perlu pula diperhitungkan beberapa variabel bukan utama (sekunder) antara lain :
- Hukum dan peraturan yang berlaku di Indonesia atau didaerah rencana lokasi proyek. Mungkin terdapat peraturan yang melarang proyek tertentu atau justru ada keringanan/fasilitas untuk jenis proyek tertentu.
- Iklim, keadaan tanah.
- Sikap dari masyarakat setempat (adat istiadat)
- Rencana masa depan perusahaan, dalam kaitanya dengan perluasan.
Setelah dapat diketahui lokasi pabrik/proyek, maka langkah berikutnya adalah penentuan lahan (site) dari lokasi tersebut. Beberapa variabel yang perlu diperhatikan antara lain :
- Derajat keringnya tanah dan kemampuan tanah menyangga bangunan.
- Mempunyai keamanan dan perlindungan kebakaran yang baik.
- Cukup tersedia angin untuk mengeluarkan asap pabrik (jika ada ) dari daerah pemukiman.
- Biaya grading (fondasi).
Setelah dianalisa faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan lokasi, maka diperlukan alat analisa pembantu untuk pengambilan keputusan. Beberapa alat analisa yang dapat digunakan antara lain :
a. Metode Kualitatif Penilaian Alternatif Lokasi
Metode ini didasarkan pada penilaian oleh tim yang dibentuk khusus untuk keperluan ini, terhadap faktor-faktor yang dipertimbangkan dari berbagai alternatif lokasi yang tersedia. Tentu saja penilaian terhadap faktor yang berpengaruh bersifat subyektif, tetapi kerana sudah dilakukan oleh tim yang terdiri dari beberapa orang akan dapat mengurangi sifat subyektif tersebut.
Misalnya tersedia 3 lokasi yakni Surabaya, Solo dan Semarang. Faktor-faktor yang mendapat pertimbangan adalah ketersediaan bahan mentah, supply tenaga kerja dan fasilitas transportasi. Penilaian dari berbagai alternatif tersebut sebagai berikut
Alternatif Lokasi Faktor –Faktor Yang diperhatikan Keterangan : (1) = ketersediaan bahan mentah
(2) = Supply tenaga kerja (3) = Fasilitas transportasi
Skor nilai 1 - 10
Dari perhitungan penilaian tersebut, terlihat bahwa alternatif lokasi yang terpilih adalah kota Surabaya karena memiliki jumlah penilaian yang tertinggi (15).
Pada penilaian ini, ketiga faktor yang diperhatikan dianggap memiliki nilai yang sama (bobot yang sama ). Dalam kenyataanya sering terjadi bahwa bobot ketiga faktor tersebut tidak sama. Jika ketiga faktor tersebut memiliki bobot yang tidak sama, misalnya faktor ketersediaan bahan mentah
b. Metode Transportasi
Metode ini pada dasarnya merupakan teknik Operation Research, dan lebih khusus merupakan persoalan Linear Programing. Prinsip Trial and error dengan menggunakan aturan tertentu akan dapat diketahui pada lokasi mana tercapai minimasi biaya.
Diantara jenis metode ini adalah metode Sudut Kiri Atas (north West corner) atau steping method, MODI ( Modified Distribution Method ), dan VAM ( Vogel’s Approximation Method ).
Metode ini terutama digunakan apabila perusahaan telah memiliki beberapa pabrik dan beberapa gudang bermaksud menambah kapasitas satu pabriknya atau relokasi pelayanan dari setiap pabrik atau penambahan pabrik atau gudang baru.
c. Metode Analisa Biaya
Konsep pembedaan biaya dalam biaya tetap dan biaya variabel dapat digunakan untuk membantu pemilihan alternatif lokasi. Dengan konsep ini akan dapat di susun hubungan persamaan untuk masing-masing alternatif lokasi antara biaya yang ditanggung oleh masing-masing lokasi tersebut dengan volume produksi yang di inginkan.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut.
Jika proyek yang direncanakan berproduksi antara OQ1, maka lokasi yang terpilih adalah lokasi C.
Jika volume produksi antara Q1 - Q2, maka lokasi B yang terpilih, dan bila volume produksi lebih
besar dari Q2 maka lokasi A yang memiliki biaya terendah.
2. Skala/Luas Produksi
Faktor eksternal adalah market share yang mungkin diraih, sedangkan faktor internal adalah usaha-usaha yang akan dilakukan serta variabel-variabel teknik yang berkaitan lansung dengan proses produksi.
Pada perusahaan yang menghasilkan berbagai macam produk dan berproduksi untuk pasar, maka penentuan skala/luas produksi menjadi sangat penting. Sementara perusahaan yang jenis produknya telah terbakukan karena mesin dan peralatan yang dimiliki, serta produksi berdasarkan pesanan, maka penentuan skala/luas produksi kurang begitu penting.
Secara sederhana, sakala/luas produksi ditentukan oleh kemungkinan market share yang dapat diraih dengan mempertimbangkan kapasitas teknis dari peralatan yang dimiliki. Pendekatan ini lebih sering digunakan dalam praktek penyusunan Studi Kelayakan, dengan mempertimbangkan pendapat manajemen.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam penentuan skala/luas produksi adalah :
a. Batasan permintaan, yang harus diketahui terlebih dahulu melalaui perhitungan market share (pangsa Pasar ).
b. Tersedianya mesin-mesin yang dibatasi kapasitas teknis dan kapasitas ekonomis tertentu. c. Jumlah dan kemampuan tenaga kerja pengelola proses produksi.
d. Kemampuan finansial dan manajemen.
e. Kemungkinan adanya perubahan teknologiproduksi dimasa yang akan datang.
Beberapa metode yang dapat dipakai untuk membantu menentukan skala produksi yang optimal adalah :
a. Pendekatan Konsep Marginal Cost dan Marginal Recenue
b. Pendekatan Break Event Point
Skala produksi minimum jika pada saat itu perusahaan tidak memperoleh laba dan tidak menderita rugi, atau dalam keadaan Break Event Point.
BEP berarti TR = TC
TR = P.Q TC = TFC + TVC AVC = TVC
Q
TVC = AVC . Q
BEP
berarti P. Q = TFC + AVC . Q
( P.Q – AVC.Q ) = TFC
( P - AVC ) Q = TFC
Q
BEP= TFC
( P – AVC )
TR = Total Revenue
TC = Total Cost
P = Price
Q = Quantity
TFC = Total Fixed Cost
TVC = Total Variable Cost
AVC = Average Variable Cost
c. Metode Linear Programing
Metode ini digunakan jika produk yang dihasilkan lebih dari satu jenis. Jika produk
yang dihasilkan terdiri dari dua jenis, maka digunakan pendekatan grafik, dan jika
produk yang dihasilkan lebih dari dua jenis maka digunakan metode Simplex.
3. Layout
Pada bagian ini layout pabrik merupakan bagian yang paling penting dan menentukan, sedangkan layout lainya dirancang untuk mendukung layout pabrik.
Secara teknis ada dua layotu pabrik, yaitu layout fungsional (layout proses) dan layout produk (layout garis ).
Dalam layout fungsional, mesin-mesin dan peralatan yang mempunyai fungsi yang sama dikelompokan dan ditempatkan dalam suatu ruang/tempat tertentu. Layout ini digunakan oleh perusahaan yang berproduksi secara pesanan atau lazim disebut perusahaan dengan proses produksi intermiten.
Pada layout garis, mesin dan peralatan disusun berdasarkan urutan dari opreasi proses pembuatan produk. Dengan demikian dalam layout ini tidak terdapat arus balik jika suatu aliran pembuatan barang telah ampai pada tahapan tertentu. Layout ini sering digunakan untuk perusahaan yang berproduksi untuk pasar (produksi massal ).
Dari dua kemungkinan model layout ersebut menunjukan bahwa layout pabrik menyesuaikan pada sifat proses produksi yang direncanakan untuk proyek tersebut.
Kriteria yang dapat digunakan ntuk evaluasi layout pabrik antara lain
a. Adanya konsistensi dengan teknologi produksi
b. Adanya arus produk dalam proses yang lancar dari satu proses ke proses yang lainya. c. Penggunaan ruangan yang optimal.
d. Terdapat kemungkinan untuk dengan mudah melakukan penyesuaian maupun eksnpansi. e. Meminimasi biaya produksi dan memberikan jaminan yang cukup untuk keselamatan tenaga
kerja.
Sedangkan pertimbangan u
mum lain yang dapat digunakan khususnya untuk layout site adalah :
a. Diusahakan layout mempunyai arus yang searah atau setidaknya mengurangi arus penyilangan.
b. Departemen pembantu, workshop hendaknya ditempatkan secara fungsional terhadap bangunan pabrik utama.
Disamping dua dua model layout diatas (layout fungsional dan layout garis ), terdapat dua layout model lain yaitu Layout Kelompok (group layout) dan layout posisi tetap (fixed position layout).
Layout Kelompokmemisah-misahkan area dan kelompok mesin yang memproduksi kelompok komponen-konponen yang membutuhkan proses produksi sejenis. Setiap komponen diselesaikan didalam area-area spesialisasi tersebut dengan keseluruhan mesin yang telah diatur berurutan didalam area tersebut.
produksi dibawa kedalam tempat proses produksi tersebut dengan sama sekali tidak pernah memindahkan barang yang sedang dalam proses. Layout seperti ini sering digunakan untuk memproduksi barang-barang yang besar dan kompleks, misalnya pabrik mesin, turbin, pesawat terbang dan sebagainya. Dua metode yang dapat digunakan untuk membantupenyusunan layout ini adalah metode komputer antara lain CRAFT (Computerized Relative Allocation of Facilities Technique ), dan Metode Travel Chart.
4. Pemilihan Jenis Teknologi dan Equipment
Biasanya suatu produk tertentu dapat diproses dengan lebih dari satu cara, misalnya semen dapat diproses secara basah dan proses kering, karenanya teknologi yang dipilih perlu ditentukan secara spesifik.
Patokan umum yang dapat digunakan dalam pemilihan jenis teknologi adalah seberapa jauh derajat mekanisasi yang dinginkan dan manfaat ekonomi yang diharapkan. Disamping itu perlu pula diperhitungkan kriteria-kriteria berikut :
a. Ketepatan jenis teknologi yang dipilih dengan bahan mentah yang digunakan.
b. Keberhasilan penggunaan jenis teknologi tersebut ditempat lain yang memiliki karakteristik yang mendekati dengan lokasi proyek atau perusahaan kita.
c. Kemampuan pengetahuan tenaga kerja setempat terhadap produk dan kemungkinan pengembanganya, juga kemungkinan penggunaan tenaga kerja asing.
d. Pertimbangan kemungkinan adanya teknologi lanjutan sebagai salinan teknologi yang akan dipilih sebagai akibat keusangan.
MANAJEMEN PEMBANGUNAN PROYEK
Manajemen pembangunan proyek yaitu bagaimana kita menyusun rencana penyelesaian proyek tepat pada waktunya. Dengan demikian kita harus mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan sumber daya agar sarana fisik proyek tersebut, misalnya pabrik dan perlengkapanya, mesin-mesin dan sebagainya, bisa di siapkan tepat pada waktunya. Tentunya agar nantinya proyek bisa beroperasi tepat pada waktunya, maka fasilitas-fasiltas lain juga harus disiapkan, seperti tenaga kerja, transportasi, komunikasi dan sebagainya, termasuk juga perangkat lunak seperti pembuatan berbagai sistem dan prosedur untuk operasi proyek nantinya.
daya, mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan tersebut agar membentuk suatu satuan kegiatan, sehingga proyek nantinya bisa beroperasi tepat pada waktunya. Tentu saja, dalam penyelesaian kegiatan-kegiatan tersebut perlu diperhatikan faktor biaya. Biasanya semakin cepat waktu penyelesaian yang dinginkan, maka biayanya akan semakin besar.
Perencanaan Pelaksanaan Proyek
Tahap perencanaan merupakan tahap yang sangat penting dan menentukan. Pada tahap ini di identifikasikan berbagai kegiatan yang perlu dilakukan, lama masing-masing kegiatan dan biayanya. Termasuk juga supply logistik agar setiap kegiatan berjalan lancar. Walaupun ada bagian-bagian tertentu yang pekerjaanya dapat diserahkan pada pihak lain, tetapi perusahaan harus mempunyai rencana secara menyeluruh, kapan proyek tersebut harus dimulai.
Langkah pertama merancang pelaksanaan proyek adalah membaginya dalam berbagai kegiatan. Kegiatan-kegiatan perlu di identifikasikan dan hubungan antar kegiatan harus jelas. Biasanya pembagian tersebut menurut standar logika tertentu, sehingga pemberi proyek dapat mengetahui secara garis besar, kegiatan apa saja yang akan dilakukan untuk menyelesaikan proyek tersebut serta berapa dana dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
Langkah kedua dalam merencaakan pelaksanaan proyek (yaitu sampai proyek itu bisa melakukan produksi komersial), ialah menentukan skedul/jadwal kegiatan dalam proyek. Semua kegiatan beserta jangka waktu masing-masingnya akan disusun dalam suatu rencana yang menyeluruh (dengan mengingat spesifikasi teknisnya), sehingga bisa diperkirakan kapan proyek tersebut akan selesai dan siap beroperasi secara komersial.
Berbagai teknik/cara yang biasa digunakan dalam merencanakan pembangunan proyek adalah GANTT Chart, PERT (Program Evaluation and Review Tenhnique dan Metode Jalur Kritis (Critical Path Method). Tujuan pemilihan teknik-teknik ini adalah untuk membantu pihak perencana agar lebih mudah memperkirakan kapan suatu proyek akan selesai. Kalau harus dipercepat, kegiatan-kegiatan mana yang dapat dipercepat, berapa tambahan biayanya dan sebagainya.
Dengan demikian dalam perencanaan perlu diatur hal-hal berikut :
- Apa saja yang perlu dilakukan dalam penyelesaian proyek, bagaimana melakukanya, siapa yang akan melakukan dan kapan harus melakukan.
- Fasilitas-fasilitas apa saja yang perlu disediakan untuk melaksanakan berbagai kegiatan tersebut tepat pada waktunya (seperti dana, personalia, logistik dan sebagainya ).
Bagan ini digunakan oleh H.L Gantt dalam mengatasi pengawasan produksi, yang disebut Gantt Milestone Chart. Bagan ini pada dasarnya menggambarkan pekerjaan yang harus dilakukan, dan yang lebih penting bagan ini juga menunjukan saling hubungan yang terdapat antara semua tahap atau tingkatan pekerjaan, sehingga dapat ditentukan koordinasi yang diperlukan antara berbagai tingkatan pekerjaan dari suatu proyek.
Bagan Gant bisa menjelaskan berapa lama suatu pekerjaan atau kegiatan bisa diselesaikan, kegiatan yang harus dilakukan dan lama suatu kegiatan.
1 2
3 4 5
6 7
Gambar lingkaran dalam bagan disebut mile stone, mile stone kedua belum bisa dimulai sebelum mile stone pertama selesai, demikian juga mile stone 4 belum bisa dimulai sebelum mile stone 3 selesai, tetapi apakah milestone 3 sudah bisa dimulai sebelum milestone 2 selesai, bagai ini tidak bisa menjelaskanya. Inilah kelemahan bagan Gant. Meskipun demikian, bagan Gant ini masih banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Salah satu keunggulanya adalah kesederhanaanya dan mudah ditafsirkan. Dengan demikian untukpekerjaan-pekerjaan yang sederhana, penggunaan bagan Gant ini nampaknya cukup memadai.
PERT
PERT merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. PERT ini merupakan perbaikan dari bagan Gant sehingga bisa mengatasi kelemahan bagan tersebut. PERT merupakan suatu cara untuk merencanakan penyelesaian pekerjaan, memperkirakan waktu yang diperlukan untuk pekerjaan tersebut, sehingga PERT ini membantu kita dalam menskedul penyelesaian pekerjaan. Secara formal PERT ini sering didefenisikan sebagai suatu metode untuk menjadwal dan menganggarkan sumber-sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan pada jadwal yang sudah ditentukan.
Kelebihan metode PERT ini antara lain
- Dapat digunakan untuk merencanakan suatu proyek yang kompleks
- Penjadwalan pekerjaan dapat disusun sedemikian rupa dalam urutan yang praktis dan efisien
- Dapat mengadakan pembagian tenaga kerja dan sumber daya lain
- Dapat menentukan trade off (kemungkinan pertukaran) antara waktu dan biaya, berapa rupiah biayanya untuk mempercepat suatu pekerjaan.
- Menentukan kemungkinan untuk menyelesaikan suatu proyek seperti bangunan tertentu.
Data Yang Diperlukan
Agar metode PERT ini dapat digunakan, maka ada beberapa jenis data atau informasi yang diperlukan :
a. Taksiran mengenai waktu yang diperlukan untuk setiap pekerjaan. Karena kita tidak bisa menentukan waktu secara mutlak, maka harus dilakukan penaksiran sebaik-baiknya dengan memperkirakan waktu rata-rata untuk pekerjaan sejenis berdasarkan pengalaman masa lampau.
b. Urutan Pekerjaan. Kita harus bisa menentukan pekerjaan-pekerjaan apa yang harus diselesaikan sebelum suatu pekerjaan dimulai dan pekerjaan apa yang kemudian mengikutinya.
c. Biaya untuk mempercepat suatu pekerjaan, seperti biaya lembur atau biaya implisit untuk menyediakan pekerja yang lebih banyak untuk pekerjaan tersebut.
Dua konsep yang perlu diperhatikan dlam penggunaan PERT
- Events, suatu events (kejadian) adalah suatu keadan tertentu yang terjadi pad saat tertentu.
- Aktivitas, suatu aktivitas adalah pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kejadian tertentu.
Dalam PERT kejadian biasa diberi simbol lingkaran, dan aktivitas dilukiskan sebagai anak panah yang menghubungkan kedua lingkaran tersebut. Gambar berikut menunjukan dua event yang dihubungkan dengan suatu aktivitas. Event 1 menunjukan pekerjaan dimulai, dan event 2 menunjukan pekerjaan selesai. Tanda panah menunjukan pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan.
1 --- > 2
Event Aktivitas
1 1 - 2
2 2 - 3
3 2 - 4
4 3 - 5
5 4 – 5
Menaksir Waktu
Waktu dalam PERT biasanya dinyatakan dalam satuan minggu kalender, biasanya dinayatakan dengan formula berikut
Waktu dalam kalender = J u mlah hari kerja yang diperlukan Jumlah hari kerja / minggu
Critical Method/Jalur Kritis
Jalur kritis ini digunakan untuk mengukur waktu dan biaya yang diperlukan dalam penyelesaian suatu proyek.
Misalkan kita punya jaringan seperti gambar.1 dibawah untuk menyelesaikan suatu proyek. Jaringan tersebut memiliki dua jalur, yaitu 1- 2 – 4 yang memerlukan waktu 4 minggu dan 1 – 3 – 4 yang memerlukan waktu 6 minggu. Waktu tercepat yang diharapkan diberi notasi TE, sedangkan jalur
Konsep lain yang perlu diketahui adalah waktu terlambat yang diperlukan yang diberi notasi TL.
Konsep ini merupakan waktu penyelesaian paling lambat yang diperkenankan untuk suatu aktifitas, tanpa memperlambat penyelesaian seluruh pekerjaan. Untuk memahami konsep ini perhatikan gambar.2 berikut
Dari jaringan tersebut kita bisa menghitung TE untuk masing-masing event. Misalkan TE untuk event
Untuk menghitung waktu terlambat yang diperkenankan dapat kita lihat event 4, waktu tercepat untuk menyelesaikan event 4 adalah 9 minggu. Meskipun demikian kita bisa memulai event 4 tersebut pada minggu ke 11 ( yaitu 16 – 5 = 11), tanpa memperlambat penyelesaian seluruh pekerjaan. Dengan demikian maka TL untuk event 4 adalah pada minggu ke 11. Untuk event 5, TL
adalah 16 – 6 = 10 (minggu ke 10). Sedangkan untuk event 3 kita hitung sebagai berikut. Event 3 memiliki dua arah anak panah yaitu ke event 4 dan 5. TL untuk event 4 adalah 11, sedangkan TL
untuk event 5 adalah 10. Karena itu waktu paling lambat yang diperkenankan untuk memulai event 3 adalah minggu ke 8 bukan minggu ke 10. Kalau event 3 dimulai pada minggu ke 10 maka penyelesaian seluruh pekerjaan akan tertunda 2 minggu, demikian seterusnya.
Kalau kita perhatikan, maka event yang berada dalam jalur kritis mempunyai TL yang sama dengan
TE. Selisih antara TL dan TE ini disebut slack time ( s ). Slack time tersebut dapat dilihat pada gambar
Dengan demikian, maka event yang berada dalam jalur kritis mempunyai slack time = 0
Penyesuaian dan Penyusunan Kembali Jaringan
PERT bukanlah teknik yang steril dalam pembuatan rencana. Kalau dalam perencanaan memang diperlukan perubahan, maka PERT bisa membantu mengidentifikasi kegiatan mana yang perlu dirubah agar penyelesaian pekerjaan lebih cepat. Tiga cara yang bisa dilakukan adalah :
a. Pertukaran Sumber Daya Yang Diperlukan.
Apabila dipergunakan sumber daya yang sama pada setiap kegiatan, maka untuk mempercepat penyelesaian keseluruhan pekerjaan tersebut, kita bisa memindahkan sebagian sumber daya yang ada pada kegiatan-kegiatan yang bukan pada jalur kritis, kekegiatan-kegiatanjalurkritis. Misalkan kita memindahkan sebagian sumberdaya yang diperlukan untuk menyelesikan kegiatan 4- 6 kegiatan 5 – 6. Sebagai akibatnya, misalnya kegiatan terpaksa memerlukanwaktu 6 minggu, tetapi kegiatan 5 – 6 menjadi hanya 5minggu. Degan demikian, maka penyelesaian seluruh pekerjaan akan berubah dari 16 minggu menjadi 15 minggu. Jalur kritis tetap pada jalur 1 – 3 – 5 – 6 dengan total waktu 15 minggu.
b. Melonggarkan Spesifikasi Teknis
Tidak setiap pekerjaan teknis bisa dilonggarkan. Proses pengeringan pengecoran beton, jelas tidak boleh sembarangan dilanggar karena akibatnya bisa fatal.
c. Merubah Susunan Aktifitas
Misalnya beberapa event bisa dimulai sebelum suatu event selesai. Misalkan suatu suku cadang tertentu harus melalui 3 operasi untuk bisa selesai. Bila suku cadang ini dikirim kebengkel dalam 100 batch setiap unit, maka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan ke 3 proses tersebut adalah sebagai berikut
Kita bisa mempercepat penyelesaian suku cadang ini apabila jumlah suku cadang yang dikirim kesetiap Batch tidak 100 unit, tetapi kurang. Dengan demikian proses berikutnya segera bisa diproses bila sebagian suku cadang sudah selesai diproses pada kegiatan sebelumnya.
MANAJEMEN DALAM OPERASI
Bagian ini membahas tentang bagaimana merencanakan pengelolaan proyek tersebut dalam operasi nanti. Bebarapa hal yang perlu ditentukan dalam menyusun rencana pengelolaan operasi proyek adalah :
- Apa bentuk badan usaha yang sebaiknya digunakan
- Jenis-jenis pekerjaan apa yang diperlukan agar usaha tersebut bisa berjalan dengan lancar.
- Apa persyaratan-persyaratan yang diperlukan untuk bisa menjalankan pekerjaan-pekerjaan tersebut dengan baik.
- Bagaimana bentuk struktur organisasi yang akan digunakan
Bentuk Badan Usaha
Bentuk-bentuk badan usaha antara lain
- Perseorangan
- Firma
- C.V
- Perseroran Terbatas ( P T )
- Perusahaan Negara/Daerah
Bentuk badan usaha mana yang akan digunakan tergantung pada beberapa pertimbangan seperti :
- Sumber modal usaha tersebut
- Skala usaha
- Kompleksitas pekerjaan/usaha
- Luas wilayah operasi usaha
- Kemungkinan penambahan modal dan kemungkinan ekspansi
1. Jenis – Jenis Pekerjaan Yang Diperlukan
Dalam menyusun rencana pengelolaan operasional nantinya perlu di identifikasi jenis-jenis pekerjaan yang diperlukan pada usaha tersebut. Cara-cara yang digunakan untuk mengklasifikasi jenis-jenis pekerjaan antara lain :
- Membaginya menurut tipe pekerjaan Manejerial dan Operasional.
- Membaginya berdasarkan fungsi dan tanggung jawab.
Keterangan tentang apa yang diperlukan dalam suatu pekerjaan bisasa disebut Deskripsi jabatan (job description). Untuk membuat deskripsi jabatan ini perlu dilakukan terlebih dahulu analisa jabatan, yaitu mengumpulkan berbagai informasi yang relevan dengan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan. Karena proyek tersebut masih berupa rencana, maka analisa jabatan tidak bisa dilakukan pada proyek tersebut. Karena itu untuk mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa yang diperlukan kita bisa membandingkan dengan proyek-proyek lain yang sudah ada. Dalam hal ini bantuan dari teknisi industri akan bermanfaat untuk mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan kunci pada bidang produksi.
Dalam setiap usaha selalu ada pekerjaan-pekerjaan yang sama jenisnya, tetapi ada pula pekerjaan yang khusus sifatnya. Misalnya dalam perusahaan Tekstil dan perusahaan Sepatu, ada pekerjaan-pekerjaan yang sama seperti juru tik, kasir, sekretaris, tenaga penjual,tenaga keuangan dan sebagainya. Disamping itu ada pula pekerjaan-pekerjaan yang khusus sifatnya. Pembuatan pola sepatu, penjahit sepatu, melem hanya ada pada perusahaan sepatu. Sebaliknya operator mesin blowing dan carding hanya ada pada perusahaan tekstil. Pekerjaan-pekerjaan yang khusus ini kebanyakan terdapat pada kegiatan produksi, karena itulah bantuan dari teknisi industri sangat diperlukan. Misalnya pekerjaan tukang las diperlukan pada pembuatan kapal, tetapi tidak semua tukang las dapat dipakai pada usaha galangan kapal, karena memerlukan persyaratan-persyaratan tertentu. Yang mengetahui persyaratan-persyaratan ini adalah teknisi industri.
Dalam deskripsi jabatan yang dibuat sering disusun bentuknya sebagai berikut :
1. Identifikasi jabatan 2. Ringkasan jabatan 3. Tugas yang dilaksanakan
5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain
6. Bahan-bahan, alat-alat, dan mesin-mesin yang digunakan 7. Kondisi kerja
8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim
9. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas
Penyusunan jenis-jenis pekerjaan ini tidak mutlak perlu untuk semua jenis pekerjaan. Langkah awal cukup disusun pekerjaan-pekerjaan kunci.
2. Persyaratan Yang Diperlukan Untuk Memangku Jabatan Kunci
Setelah disusun pekerjaan-pekerjaan kunci apa yang diperlukan agar proyek nantinya bisa berjalan dengan baik, maka langkah selanjutnya adalah menentukan persyaratan yang diperlukan agar para karyawan bisa memangku pekerjaan tersebut dengan baik. Persyaratan-persyaratan tersebut antara lain menyangkut pendidikan formal, kecerdasan minimal, pengetahuan dan ketrampilan, persyaratan fisik, status perkawinan, jenis kelamin, usia dan kewarganegaraan.
Kadang-kadang suatu pekerjaan mensyaratkan kondisi tertentu, seperti tidak buta warna, tidak berkaca mata, tinggi minimal tertentu, hanya pria, belum berkeluarga dan sebagainya. Persyaratan-persyaratan tersebut bukan bermaksud melakukan diskriminasi, tetapi memang sifat bebarapa pekerjaan mengharuskan seperti itu. Contohnya, Analis di laboratorium yang pekerjaanya behubungan dengan berbagai bahan kimia, jelas tidak cocok jika yang bersangkutan buta warna. Beberapa perusahaan hanya mensyaratkan pelamar pria yang diterima untuk pekerjaan sales suvervisor, alasanya meraka harus banyak melakukan perjalanan, dan ini dianggap kurang tepat bila dilakukan wanita.
Persayaratan-persyaatan tersebut dituangkan dalam spesifikasi jabatan, yang disusun setelah deskripsi jabatan selesai dibuat. Dengan demikian, maka penyusunan spesifikasi jabatan ini pun memerlukan bantuan dan kejasama dengan mereka yang mengetahui secara pasti isi suatu jabatan. Pihak tersebut bisa sponsor proyek tersebut, para teknisi industry, atau pihak-pihak yang memiliki pengalaman dalam bidang yang sama.
3. Struktur Organisasi Yang Akan Digunakan
Proses pengorganisasian menyangkut prosedur tiga langkah, yaitu :
- Kedua, membagi semua beban kerja kedalam berbagai aktifitas yang secara logis dan enak bisa dijalankan oleh seseorang. Pembagian beban pekerjaan ini harus sesuai dengan apa yang bisa dijalankanya secara normal, tidak terlalu banyak/berat dan tidak terlalu sedikit/ringan. Terlalu berat mengakibatkan mereka tidak bisa bekerja dengan baik, sebaliknya terlalu sedikit membuat biaya menjadi mahal.
- Ketiga, menyusun mekanisme untuk mengkoordinir pekerjaan dan para anggota organisasi kedalam satuan yang harmonis dan terpadu. Karena pekerjaan-pekerjaan ini dibagi-bagi kepada masing-masing orang atau departemen, maka bisa terjadi konflik antar tujuan dari masing-masing bagian, maka mekanisme koordinasi diperlukan untuk menghindari hal-hal semacam ini.
Kesatuan tindakan, keputusan, dan penyesuaian diri biasanya mudah dilakukan untuk perusahaan-perusahaan kecil, tetapi menjadi sulit untuk perusahaan-perusahaan besar. Karena proyek umumnya perusahaan-perusahaan besar, maka organisasi yang baik dan tepat sangat diperlukan. Tugas manajer adalah memperkenankan masing-masing anggota organisasi untuk tetap responsif dengan tujuan mereka, sementara pada waktu yang sama mengkoordinir elemen-elemen yang berada dalam kesatuan yang efisien dan produktif.
Salah satu cara untuk untuk mencapai ini adalah dengan menentukan struktur formal dari organisasi. Struktur formal organisasi menunjukan masing-masing bagian dan anggota dalam organisasi tersebut, kedudukan dan hubungan mereka satu sama lain. Struktur ini biasanya dicantumkan dalam bagan organisasi. Bagan organisasi berguna untuk menjelaskan wewenang, tugas dan tanggung jawab manajemen. Bagan organisasi tersebut menggambarkan lima aspek struktur organisasi yaitu :
1. Pembagian pekerjaan. 2. Manajer dan bawahan.
3. Tipe pekerjaan yang dilakukan
4. Pengelompokan bagian-bagian pekerjaan. 5. Tingkatan manajemen.
Bagan organisasi formal dapat disusun dalam dua bentuk yaitu berdasarkan fungsi dan berdasarkan devisi.
Organisasi berdasarkan fungsi menyatukan dalam suatu departemen orang-orang yang menjalankan pekerjaan yang sama atau saling berhubungan. Misalnya perusahaan membagi-bagi dalam departemen pemasaran, produksi, keuangan dan sebagainya.
Organisasi berdasarkan Devisi, mengelompokan kegiatan berdasarkan produk yang dibuat, wilayah pemasaran, konsumen yang dilayani, proses yang digunakan dan sebagainya.
Bagan organisasi diatas memperlihatkan fungsi-fungsi pokok yang umum terdapat pada perusahaan industri, yaitu bagian produksi, pemasaran, keuangan dan personalia. Tentu saja pada masing-masing fungsi terdapat lagi spesialisasi, seperti fungsi pemasaran yang terbagi atas bagian promosi, riset pasar dan sebagainya. Bagian keuangan terbagi atas treasure, akuntansi dan sebagainya.
Contoh berdasarkan devisi
Bagan organisasi diatas memperlihatkan divisi-divisi yang ada pada perusahaan berdasarkan jenis produk yang ia hasilkan. Bisa juga dibuat bagan organisasi dengan mengkombinasikan fungsi dan devisi.
Setelah kita merencanakan semua tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap jabatan kunci, persyaratan-persyaratanya, dan juga hubungan antar bagian organisasi, maka langkah berikutnya adalah mencari tenaga kerja yang akan memangku jabatan-jabatan tersebut. Pada umumnya tenaga kerja yang akan memangku tersebut bisa tenaga kerja yang sudah siap, bisa juga tenaga kerja yang belum siap, sehingga perlu di didik atau dilatih terlebih dahulu. Berdasarkan pengamatan nampaknya kedua cara tersebut sering dilakukan secara bersamaan, bahkan sering juga perusahaan menarik tenaga kerja yang belum memiliki pengalaman atau ketrampilan yang cukup karena sifat pekerjaan yang khusus seperti untuk pilot, pramugari dan sebagainya. Apapun pekerjaan yang ditawarkan, umumnya tenaga kerja yang terssedia dipasaran memerlukan waktu untuk penyesuaian dengan pekerjaan tersebut. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memperoleh pekerja adalah
- Memasang iklan
- Menghubungi kantor penempatan tenaga kerja
- Menggunakan jasa dari karyawan yang sudah ada
- Menghubungi lembaga pendidikan
- Menyeleksi lamaran yang kebetulan masuk
- Menghubungi organisasi buruh yang ada.
KEBUTUHAN DANA PROYEK
Topik ini membicarakan tentang bagaimana menghitung kebutuhan Dana, baik kebutuhan Dana untuk Aktiva tetap maupun dana untuk kebutuhan Modal Kerja (Operasional). Disamping itu juga membahas Sumber Dana yang bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan akan dana tersebut.
1. Kebutuhan Dana Untuk Aktiva Tetap
Aktiva tetap yang diperlukan untuk investasikan dapat diklasifikasikan atas Aktiva tetap berwujud dan aktiva tetap tidak berwujud.
Aktiva Tetap Berwujud antara lain :
- Tanah dan Pengembangan Lokasi. Dalam hal ini termasuk harga tanah, biaya pendaftaran, pembersihan, penyiapan tanah, pembuatan jalan kejalan yang terdekat, pemagaran dan sebagainya.
- Bangunan dan perlengkapanya. Dalam hal ini termasuk bangunan untuk Pabrik, bangunan untuk administrasi, Gudang, untuk pembangkit tenaga, pos keamanan dan sebagainya.
- Pabrik dan Mesin-Mesin. Ini merupakan komponen terbesar dari investasi. Termasuk didalamnya biaya pembangunan pabrik, harga mesin, biaya pemasangan, biaya pengankutan, suku cadang dan sebagainya.
Aktiva tetap Tidak Berwujud antara lain :
- Aktiva tidak berwujud, seperti patent, lisensi, pembayaran lumpsum untuk penggunaan teknologi, engneering fees, copyright, goodwill dan sebagainya.
- Biaya Pendahuluan, seperti biaya untuk studi penahuluan, penyiapan untuk pembuatan laporan studi kelayakan, survey pasar, legal fee dan sebagainya.
- Biaya-Biaya Sebelum Operasi. Ini merupakan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan sebelum berproduksi secara komersil, seperti biaya penarikan tenaga kerja, biaya pelatihan, beban bunga dan biaya-biaya selama masa produksi percobaan
Untuk menaksir biaya dari berbagai aktiva tetap, diperlukan informasi tentang kebutuhan fisik dan harga-harga. Kebutuhan fisik bisa didasarkan pada faktor-faktor berikut :
- Rencana terperinci dari spesifikasi yang lengkap
- Rancangan garis besar dan spesifikasi yang belum lengkap - Pengalaman dengan proyek yang sama ditempat lain - Beberapa pedoman yang telah di uji secara empiris
Informasi tentang harga bisa didasarkan atas :
- Harga-harga diwaktu yang lalu
- Daftar harga yang masih berlaku
- Daftar harga perkiraan
Seringkali pengeluaran untuk aktiva tetap ini berlansung beberapa tahun, sehingga perlu disusun jadwal pengeluaran untuk keperluan investasi tersebut, seperti diperlihatkan pada table berikut.
Tabel.1 :Tahap-Tahap Pengeluaran Modal
2. Kebutuhan Dana Untuk Modal Kerja
Modal kerja dapat diartikan sebagai modal kerja Bruto dan modal kerja Netto
Modal kerja bruto menunjukan semua investasi yang diperlukan untuk aktiva lancer yang terdiri dari
- Kas
- Surat-SuratBerharga (kalauada )
- Piutang
- Persediaan
Modal kerja netto merupakan selisih antara Aktiva Lancar dengan Utang jangka pendek, sementara aktiva lancar adalah aktiva yang untuk berubah menjadi kas memerlukan waktu yang pendek, kurang dari satu tahun , atau satu siklus produksi.
Dalam pembahasan kita digunakan pengertian moal kerja Bruto, Karena bagaimanapun juga kebutuhan dana ini harus ada yang menyediakanya. Dalam pengertian sehari-hari modal kerja ini diartikan sebagai Keseluruhan Aktiva Lancar.
Untuk menghitung kebutuhan modal kerja ada beberapa metode, ketepatan metode tersebut tergantung pada pengertian/defenisi yang kita gunakan.
Dalam pembahasan ini modal kerja yang kita bahas adalah Modal Kerja Bruto dan kita gunakan metode yang didasarkan waktu keterikatan dana dalam modal kerja, yaitu waktu yang diperlukan sejak kit amengeluarkan kas sampai dengan kembali menjadi kas dan pengeluaran kas perhari. Untuk jelasnya kita gunakan contoh berikut.
Misalkan perusahaan akan memproduksi sebanyak 72.000 unit barang dalam satu tahun. Produksi perbulan diperkirakan stabil atau sama. Biaya perunit untuk memproduksi 72.000 unit tersebut
Biaya produk siper bulan untuk membuat 6.000 unit adalah sebagai berikut :
Biaya bahan mentah Rp 6.000.000
Biaya tenaga kerja 1.800.000
Biaya pabrik tidak langsung 2.400.000 +
Total Biaya 10.200.000
Misalkan tahap-tahap produksi adalah sebagai berikut
- Tahap bahan mentah 3 bulan
- Tahap barang dalam proses 1 bulan
- Tahap barang jadi 1 bulan
- Tahap dalam piutang 2 bulan
Tahap-tahap tersebut berarti bahwa rata-rata bahan ada dalam gudang selama 3 bulan, rata-rata proses produksi memerlukan waktu 1 bulan, rata barang jadi disimpan selama 1 bulan, dan rata-rata pembeli membayar pembelianya dalam wakktu 2 bulan.
Misalkan biaya untuk mengubah (convertion cost) terjadi secara sama dalam proses produksi. Maka investasi dalam bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi, dan piutang akan tampak seperti tercantum pada table dibawah ini
Tabel .2 :Investasi Pada Berbagai Aktiva Lancar ( Dalam Rp juta )
(Bulan) Proses
Misalkan perusahaan menginginkan persediaan suku cadang sebesar Rp 6.000.000, persediaan kas untuk berjaga-jaga Rp 5.000.000 maka kebutuhan modal kerjanya adalah
Rp 66.300.000 + 6.000.000 + 5.000.000 = Rp 77.300.000
Dari contoh diatas kita melihat bahwa besar kecilnya kebutuhan Modal Kerja tergantung dari lama keterikatan dan juga volume kegiatan produksi.
Contoh diatas menggunakan asumsi bahwa perusahaan berproduksi dalam jumlah yang sama setiap bulanya, sehingga hasil perhitunganya tidak banyak menyimpang, kecuali penyimpangan hanya terjadi dalam periode keterikatan dana.
Dalam realita kegiatan produksi seringkali berfluktuasi dari waktu kewaktu, sehingga kebutuhan modal kerja berfluktuasi pula, sehingga cara ini tidak bisa mengidentifikasi kebutuhan modal kerja yang berfluktuasi tersebut, karena itu bisa digunakan rata-ratanya.
Kebutuhan Modal Kerja sebenarnya tergantung pada kebijakan perusahaan, perusahaan yang menganut kebijakan menjual secara kredit tentu membutuhkan modal kerja yang lebih banyak dari pada perusahaan yang menjual secara tunai. Dengan demikian kita bisa menaksir kebutuhan modal kerja tersebut dengan jalan menaksir berapa banyak dana yang diperkirakan akan tertanam pada komponen-komponen modal kerja. Komponen modal kerja terdiri atas Kas, Piutang dan Persediaan.
- Besarnya kas rata-rata tergantung pada Likuiditas yang di inginkan.
- Besarnya piutang tergantung pada kebijaksanaan penjualan yang akan dilakukan. Kalau penjualan menggunakan persyaratan penjualan kredit 90 hari net, berarti harapan perputaran piutangnya adalah 4 kali dalam satu tahun.
persediaanan dan sebagainya. Kalau diharapkan perputaran persediaan 6kali satu tahun, maka dana yang diperlukan dalam persediaan = Harga pokok penjualan/6.
3. Sumber Dana
Setelah diketahui berapa banyak dana yang dibutuhkan dan kapan dana tersebut diperlukan untuk proyek tersebut, maka tugas selanjutnya adalah menentukan dari mana atau dalam bentuk apa dana tersebut akan ditarik. Pemilihan sumber dana bertujuan untuk menentukan sumber dana yang murah dan tidak menimbulkan kesulitan likuiditas bagi proyek. Berbagai jenis sumber dana yang dapat diusahakan adalah :
a. Modal sendiri, yaitu dana yang disetor oleh pemilik perusahaan atau proyek. Ini biasa dilakukan bila proyek atau perusahaan tidak berbentuk PT.
b. Penjualan saham, jika perusahaan berbentuk PT yang sudah go-publik, maka perusahaan dapat memperoleh tambahan modal dengan cara menjual sahamnya kepada masyarakat di pasar modal
c. Penjualan Obligasi di pasar modal. Suatu perusahaan yang sudah sangat dikenal dan dipercaya masyarakat, firm tersebut dapat menerbitkan dan menjual obligasi untuk menambah modalnya atau melengkapi kebutuhan dana. Obligasi adalah surat bukti hutang dari penerbit obligasi kepada pihak yang membeli obligasi tersebut, para pemegang obligasi diberi imbalan bunga.
d. Kredit Bank
e. Leasing (sewa guna usaha). Beberapa lembaga keuangan (non bank) bisa menawarkan jasa menyediakan aktiva ( seperti mesin) yang diperlukan perusahaan. Perusahaan dapat menyewa mesin tersebut untuk digunakan berusaha.
f. Project Finance, yaitu kredit yang diberikan suatu lembaga keuangan yang didasarkan pada kemampuan proyek untuk membayarnya. Jadi pembayaranya dilakukan dari hasil pendapatan proyek tersebut.
ALIRAN KAS PROYEK
Topik ini membahas tentang bagaimana menaksir aliran kas proyek, dan menagapa aliran kas ini sangat penting dalam penilaian proyek.
1. Alasan Pentingnya Aliran Kas
Mengapa aliran kas sangat penting (Cash Flow) ? Mengapa tidak menggunakan konsep laba yang yang digunakan dalam Akuntansi ?. Alasanya antara lain :
- Laba dalam akuntansi tidak sama dengan kas masuk bersih
- Investor lebih mementingkan kas, bukan laba
Contoh alasan pentingnya aliran kas, bukan laba
Misalkan suatu perusahaan menerima proyek pembuatan sejumlah kapal yang ditaksir selesai dalam waktu lima (5) tahun. Pembayaran kontraknya dilakukan 40 % pada akhir tahun ke-2, 40 % pada akhir tahun ke-4 dan 20 % pada akhir tahun ke-5. Jika setiap tahun perusahaan mampu menyelesaikan 20 % pesanan, dan biaya yang dikeluarkan juga 20 % dari total biaya yang diperkirakan. Dalam kasus ini ada kemungkinan perusahaan membuat laporan Laba Rugi pertahun, sehingga pada tahun pertama sudah dilaporkan memperoleh laba, meskipun perusahaan belum menerima kas masuk dari penjualan. Akibatnya pada tahun pertama, perusahaan sudah dikenakan pajak, meskipun belum memperoleh kas masuk 1 rupiahpun. Ini disebabkan karena perusahaan sudah mengakui memperoleh penghasilan, meskipun belum memperoleh kas masuk. Begitu juga pada tahun ketiga, perusahaan tidak memperoleh kas masuk, tetapi harus membayar pajak jika hanya laporan laba yang dibuat.
Kalau kita mempertimbangkan aliran kasnya, maka kita sudah memperkirakan bahwa pada tahun ke-1, kita tidak akan menerima kas masuk apapun, bahkan yang ada hanya kas keluar. Pada tahun ke-2 ada kas masuk, sementara pada tahun ke-3 tidak ada kas masuk (hanya kas keluar), baru pada tahun ke-4 dan ke-5 ada kas masuk.
2. Komponen Aliran Kas
Untuk menghindari kesalahan dalam menaksir aliran kas proyek, maka kita harus memperlakukan proyek sebagai suatu proyek yang terpisah dlm kegiatan perusahaan yang kemungkinan sudah ada. Sehingga bisa dihindari overlaping antara lairan kas proyek dengan aliran kas kegiatan perusahaan yang sudah ada.
Disamping itu juga harus dipisahkan aliran kas yang timbul karena keputusan pembelanjaan dengan aliran kas yang terjadi karena investasi dalam proyek tersebut. Berarti kalau proyek harus membayarkan deviden, bunga, melunasi pinjaman, membayar kembali modal sendiri, tidak perlu mengurangkanya sebagai aliran kas keluar.
Aliran kas yang berhubungan dengan suatu proyek bisa dikelompokan atas tiga bagian yaitu ; Aliran Kas permulaan (Initial Cash Flow), Aliran Kas Operasional (Operational Cash Flow) dan Aliran Kas Terminal (Terminal Cash Flow).
a. Initial Cash Flow
