BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Sitem akuntansi merupakan organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Definisi tersebut menunjukkan bahwa suatu sistem akuntansi yang tersusun secara baik akan memberikan manfaat yang baik pula bagi manajemen dalam mengelola usahanya. Dalam sebuah perusahaan dagang dan manufaktur memiliki persediaan yang harus dikelola dengan baik agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengelolaan tersebut akan berjalan dengan baik apabila memiliki sistem akuntansi persediaan yang baik dan semua pihak yang terlibat dapat menjalankan sistem tersebut secara optimal.
Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya pada perusahaan manufaktur. Sistem akuntansi sangat penting untuk dipelajari agar nantinya ilmu ini dapat diaplikasikan ketika sudah terjun ke dunia kerja atau menjadi seorang wirausaha. Oleh karena itu kelompok delapan mata kuliah Sistem Akuntansi akan membahas mengenai Sistem Akuntansi Persediaan agar pembaca dapat mengerti dan memahami semua hal yang berkaitan dengan Sistem Akuntansi Persediaan.
B. Rumusan Masalah
1. Apa deskripsi dari persediaan?
2. Bagaimanakah metode pencatatan persediaan?
3. Apa saja sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan?
4. Bagaimanakah proses pencatatan produk jadi?
6. Bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli?
7. Bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses?
8. Bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli?
9. Bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok?
10. Bagaimanakah prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang? 11. Bagaimanakah prosedur pengembalian barang gudang?
12. Bagaimanakah sistem perhitungan fisik persediaan?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui deskripsi dari persediaan.
2. Untuk mengetahui bagaimanakah metode pencatatan persediaan.
3. Untuk mengetahui apa saja sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan.
4. Untuk mengetahui bagaimanakah proses pencatatan produk jadi.
5. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
6. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.
7. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses.
8. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
9. Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.
10.Untuk mengetahui bagaimanakah prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
BAB II PEMBAHASAN
A. Deskripsi Persediaan
Menurut C.Rollin Niswonger, Philip E. Fess, dan & Carl S.Warren Persediaan (inventoris) digunakan untuk mengartikan barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
Menurut Mulyadi (2001) dalam perusahaan manufaktur , persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan , yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali.
Dari beberapa pengertian persediaan tersebut diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa persediaan adalah sejumlah komoditas yang disimpan guna memenuhi kebutuhan dimasa yang akan datang.
B. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
1. Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur yang baku.
2. Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan.
3. Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.
C. Metode Pencatatan Persediaan
Ada dua macam metode pencatatan biaya persediaan yang dipakai dalam produksi: 1. Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method).
diketahui setiap saat. Sistem ini seringkali diterapkan oleh perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga per unit relatif mahal dan setiap unit barang dimungkinkan memiliki variasi spesifikasi sesuai dengan keinginan konsumen. Contoh perusahaan yang menerapkan misalnya perusahaan mobil, perusahaan pesawat terbang, mebel, dan peralatan rumah tangga. Sistem perpetual ini juga bisa diterapkan oleh perusahaan selain yang dicontohkan di atas dikarena penggunaan wide spreadsheet yang disediakan oleh computer dan penggunaan scanner untuk mengidentifikasi setiap item persediaan.
2. Metode persediaan fisik (physical inventory method).
Disebut sistem periodik karena penghitungan jumlah dan nilai persediaan hanya akan diketahui pada akhir periode saja untuk penyiapan pembuatan laporan keuangan. Setiap terjadi transaksi pembelian barang maupun penjualan barang akun persediaan tidak pernah dimutasi atau tidak pernah didebit jika adapembelian atau dikredit jika ada penjualan. Akun persediaan akan diperbaharui nilainya hanya pada akhir periode saja sebelum penyusunan laporan keuangan melalui penghitungan fisik persediaan (stock opname) di gudang. Saat ini sangat sedikit perusahaan yang menerapkan system periodik kecuali untuk perusahaan kecil yang menjual barang barang tertentu secara eceran dengan harga yang murah missal permen, korek api, dan lain lain.
D. Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan 1. Prosedur pencatatan produk jadi. Dalam prosedur ini Harga Pokok Produk Jadi
didebitkan, sedangkan Persediaan Produk Jadi dikreditkan ke dalam rekening barang dalam proses. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan ini adalah laporan produk selesai dan bukti memorial.
2. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti: Prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang.
menambah kuantitas produk pada kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan.
4. Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan produk dalam proses umumnya dilakukan perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
6. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalkan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan mengurangi kuantitas serta harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok adalah: laporan pengiriman barang dan memo debit.
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
8. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam proses prosedur pengembalian barang gudang adalah bukti pengembalian barang gudang.
yang disimpan digudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan.
E. Prosedur Pencatatan Produk Jadi 1. Dokumen
Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah sebagai berikut:
a. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi balam kartu gudang. Buki memorial digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum. b. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga
pokok produk jadi yang dijual adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. Surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dan bagian order penjualan. Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut dari bagian penagihan.
c. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam hasil kartu perhitungan fisik persediaan, dan bukti memorial digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
2. Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:
a. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
b. Kartu Gudang, kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
c. Jurnal Umum, dalam sistem penghitungan fisik persediaan jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitung fisik.
3. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi
Pencatatan harga produk jadi dilakukan dengan mendebit rekening Persediaan Produk Jadi dan mengkredit rekening Barang Dalam Proses. Disamping itu, kartu gudang yang diselenggarakan di fungsi gudang diisi dengan tambahan kuantitas persediaan produk jadi yang disimpan di gudang.
Tambahan produk jadi yang dikirim oleh fungsi produksi ke fungsi gudang dicatat oleh Bagian Gudang di dalam kartu gudang berdasarkan laporan produk selesai yang diterima oleh Bagian Gudang dari Bagian Produksi. Harga pokok produksi jadi yang ditransfer dari Bagian Gudang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal.
dari Bagian Produksi. Berdasarkan laporan produk selesai tersebut, Bagian Kartu Persediaan menghitung harga pokok produk selesai berdasarkan data biaya produksi yang telah dikumpulkan dalam kartu harga pokok produk pesanan yang bersangkutan. Total harga pokok produk ini dipakai sebagai dasar untuk membuat bukti memorial, yang merupakan dokumen sumber bagi Bagian Kartu Persedian untuk mencatat harga pokok produk selesai dalam kartu persediaan.
Bagian Jurnal mencatat harga pokok produk jadi di dalam jurnal umum berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa kartu harga pokok dan laporan produk selesai. Jurnal yang dibuat untuk mencatat harga pokok produk jadi adalah:
Persediaan Produk Jadi xxx
Bagian Gudang Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal
F. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual 1. Dokumen
kemudian menyerahkan surat order pengiriman tersebut kepada Bagian Pengiriman. Bagian Kartu Persediaan akan mencatat harga pokok produk jadi yang dijual ke dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima dari Bagian Penagihan.
2. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum. Kartu gudang ini berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas persediaan produk jadi ketika terjadi transaksi penjualan, sedangkan kartu persediaan berfungsi untuk mencatat mutasi kuantitas dan harga pokok barang jadi yang dijual. Jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal harga pokok produk jadi yang dijual untuk diposting ke dalam rekening kontrol Persediaan Produk Jadi.
Bagan alir dokumen prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual ini dapat dilihat pada Gambar 15.6 (halaman 564). Pada gambar tersebut dapat kita lihat bahwa Bagian Kartu Persediaan secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok produk yang dijual berdasarkan data yang direkam dalam kartu persediaan. Total harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu yang dicantumkan dalam rekap harga pokok penjualan dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk membuat bukti memorial.
Bukti memorial tersebut oleh Bagian Jurnal digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual ke dalam jurnal umum berikut:
Harga Pokok Penjualan xxx
Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal
Secara periodik
Gambar 15.6 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual
G. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli
Apabila produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang, serta menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persedian dalam kartu persediaan produk jadi.
1. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit. Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas poduk jadi yang diterima dari pembeli ke dalam kartu gudang, sedangkan memo kredit yang diterima dari Bagian Order
Mulai i
1
Rekap HPP Kartu
Persedia
an Bukti
Memorial
Membuat rekapitula si HPP
N
Rekapitulasi HPP
Membuat Bukti
Memorial Selesai
Jurnal Umum Rekap HPP
Bukti Memorial
Penjualan digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat
kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan.
2. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan jika perusahaan menggunakan jurnal khusus.
3. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli
Berikut ini adalah gambar yang memperlihatkan prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli dalam sistem retur penjualan.
Bagian Gudang Bagian Kartu Pesediaan Bagian Jurnal
Gambar 15.7 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk yang Diteima Kembali dari Pembeli (Hal. 566)
Pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima dari pembeli dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan memo kredit yang diteima dari Bagian Penerimaan melalui Bagian Piutang. Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok produk jadi yang diterima kembali berdasarkan data harga pokok per unit yang tecantum dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Total harga pokok penjualan tesebut kemudian dicantumkan di dalam bukti memorial dan dijadikan sebagai dokumen sumber pencatatan ke kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan.
Transaksi tersebut oleh bagian jurnal dicatat dalam jurnal retur penjualan berdasarkan memo kredit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang.
Persediaan Produk Jadi xxx
Harga Pokok Penjualan xxx
H. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Produk Dalam Proses
Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, yakni pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. Pencatatan persediaan produk dalam proses dicatat dalam jurnal umum berikut:
Persediaan Produk dalam Proses xxx
Barang dalam Proses xxx
Pada awal periode akuntansi berikutnya, dibuat jurnal penyesuaian kembali (readjusting entry) untuk membalik jurnal pencatatan persediaan produk dalam proses tersebut. Jurnal yang dibuat adalah sebagai berikut:
Barang Dalam Proses xxx
Persediaan Produk dalam Proses xxx 1. Dokumen
memorial juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat
readjustment persediaan harga pokok produk dalam proses.
2. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan HPP dalam Proses
Bagian Produksi Bagian Kartu Persediaan Bagian Jurnal
Gambar 15.8 Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persedian Produk dalam Proses
Di dalam bagan alir tersebut dapat kita lihat bahwa Bagian Kartu Persediaan melakukan penghitungan harga pokok persediaan produk dalam proses pada akhir periode akuntansi berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu harga pokok produk. Laporan produk dalam proses yang diterima Bagian Kartu Persediaan dari bagian Produksi berisi informasi kuantitas produk dalam proses dan taksiran tingkat penyelesaian produk dalam proses yang ada di fungsi produksi pada akhir periode akuntansi. Data harga pokok persediaan produk dalam proses digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk membuat dua macam bukti memorial, yaitu:
a. Bukti memorial yang digunakan untuk mencatat besarnya biaya overhead
pabrik yang diperhitungkan ke dalam harga pokok produk dalam proses berdasarkan tarif yang ditentukan di muka. Berikut ini adalah jurnal umum yang dibuat:
Barang dalam Proses-Biaya Overhead Pabrik xxx
Biaya Overhead Pabrik yang Dibebankan xxx
b. Bukti memorial yang digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan produk dalam proses pada akhir periode akuntansi. Berikut ini adalah jurnal umum yang dibuat:
Persediaan Produk dalam Proses xxx
Barang dalam Proses xxx
I. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli 1. Dokumen
a. Laporan penerimaan barang
Laporan penerimaan barang digunakan oleh bagian gudang sebagai dasar pencatatan penambahan kuantitas barang dari pembelian kedalam kartu gudang.
b. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar atau voucher register. Bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.
2. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli
Bagian utang membuat bukti kas keluar sebagai dokumen sumber pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli berdasarkan dokumen pendukung berupa surat order pembelian yang diterima dari bagian pembelian, laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan, dan faktur dari pemasok yang diterima dari pemasok melalui bagian pembelian. Oleh bagian utang, bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal:
Persediaan xxx
Mulai
SOP 3 Dari bagian
pembelian
Dari pemasok
Surat Pengantar SOP 4 LPB 1 Faktur Bukti Kas Keluar Penerimaan BarangLaporan
Memeriksa
Dari bagian pembelian 1 Bagian pembelianDari pemasok via
Membandingkan
J. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan Kepada Pemasok
1. Dokumen
a. Laporan pengiriman barang, digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang akan dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang.
b. Memo debit yang diterima dari bagian pembelian digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.
2. Bagan alir dokumen prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok.
Bagian utang mencatat berkurangnya utang sebagai akibat dari retur pembelian dengan cara mengarsipka memo debit (yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang) di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
(unpaid voucher file). Karena perusahaan menggunakan voucher payable
system dalam pencatatan utangnya, catatan utang diselenggarakan dalam bentuk
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
Bagian kartu persediaan mencatat berkurangnya persediaan akibat retur pembelian didalam kartu persediaan berdasarkan memo debit yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang. Bagian jurnal mencatat berkurangnya utang dan persediaan sebagai akibat retur pembelian di dalam jurnal retur pembelian berdasarkan memo debit yang telah di isi harga pokok per satuan dan harga pokok total oleh bagian kartu persediaan.
Bagian Gudang
K. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang 1. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini dipakai oleh bagian gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini dipakai oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum.
2. Bagan Alir Dokumen Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
BPPBG
Bagian Produksi Bagian Gudang Bagian Kartu
Persediaan Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal
Mulai
L. Prosedur Pengembalian Barang Gudang
Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum adalah:
Persediaan Bahan Baku xxx
Persediaan Bahan Penolong xxx
Persedian Bahan Habis Pakai Pabrik xxx
Persediaan Suku Cadang xxx
Barang Dalam Proses-Bahan Baku xxx Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xxx Biaya Administrasi dan Umum xxx
Biaya Pemasaran xxx
1. Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam prosedur pegembalian barang gudang adalah bukti pengembalian barang gudang. Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan kedalam kartu gudang. Dokumnen ini juga digunakan oleh bagian kartu persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan kedalam kartu persediaan, berkurangnya biaya ke dalam kartu biaya, dan pengembalian barang gudang tersebut ke dalam jurnal umum.
BPBG
Bagian Produksi Bagian Gudang Bagian Kartu
Persediaan Bagian Kartu Biaya Bagian Jurnal
Mulai
Gambar 12.15 Prosedur Pengembalian Barang Gudang
M. Sistem Perhitungan Fisik Persediaan
Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan didalam gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan dan pertanggungjawaban bagian kartu persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di bagian kartu persediaan. Perhitungan fisik ini merupakan salahatu sistem pengendalian intern persediaan yang dilakukan oleh perusahaan. Dokumen yang digunakan untuk merekan, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan yaitu:
Kartu perhitungan fisik (inventory tag)
hitung dua kali secara independen oleh penghitung (counter) dan pengecek (checker).
Daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary sheet)
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam salahsatu bagian dari kartu perhitungan fisik. Data yang disalin adalah nomor kartu perhitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan. Dokumen ini di isi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis persediaan oleh bagian kartu persediaan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Daftar hasil perhitungan fisik persediaan yang telah selesai di proses kemudian di tandatangani oleh ketua panitia perhitungan fisik dan di otorisasi oleh direktur utama.
Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari bagian gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban dari bagian kartu persediaan mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan. Berasarkan informasi yang tercantum dalam kolom harga pokok total pada daftar hasil perhitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data kuantitas dan saldo harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan.
Bukti memorial
Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil perhitungan fisik ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan dalam pembuatan memorial ini adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan.
1. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam penghitungan fisik persediaan adalah : a. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat
adjusment terhadap data persediaan (kualitas dan harga pokok total) yang
b. Kartu Gudang, catatan ini digunakan untuk mencatat adjusment terhadap data persediaan (kuantitas) yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
c. Jurnal Umum, digunakan untuk mencatat jurnal adjusment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitungan fisik.
2. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari :
a. Pemegang kartu penghitungan fisik. b. Penghitung
c. Pengecek
Dengan demikian fungsiyang terkait dalam sistim penghitungan fisik persediaan adalah :
a. Panitia penghitungan fisik persediaan. Panitiaini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitunan tersebut kepada Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar Adjusment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. b. Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab untuk:
1) Mencantumkan harga pokoksuatu persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasilpenghitungan fisik
2) Mengalikan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik
3) Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik 4) Melakukan adjusment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil
penghitungan fisik persediaan
c. Fungsi Gudang. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan
adjusment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang
berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. 3. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan adalah:
a. Prosedur penghitungan fisik. Dalam prosedur ini tiap jenis persediaan digudang dihitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalamkartu penghitungan fisik.
b. Prosedur Kompilasi. Dalamprosedur ini bagian kartu penghitungan fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam bagian 3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalambagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar penghitungan fisik.
c. Prosedur Penentuan Harga Pokok Persediaan. Dalamprosedur ini bagian kartu persediaan mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalihkan harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapat total harga pokok persediaan yang dihitung.
d. Prosedur Adjustment. Dalamprosedur ini bagian kartu persediaan melakukan adjusment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil penghitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedurini pula bagian gudang melakukan adjusment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.
4. Unsur Pengendalian Intern a. Organisasi
untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus terdiri dari 3 kelompok: pemegang kartu penghitung fisik, penghitung, dan pengecek.
Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan dan biaya, karena kryawan di kedua bagian inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. Tujuan penghitungan fisik persediaan adalah untuk meminta pertanggungjawaban mengenai barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggungjawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan yang dicatat pada kartu persediaan di fungsi akuntansi persediaan. Oleh karena itu agar data yang dihasilkan dari penghitungan fisik persediaan dijamin ketelitian dan keandalannya, maka panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus bukan kryawan dari kedua fungsi yang dimintai pertanggungjawaban tersebut (misalnya fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan).
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil penhitungan fisik berisi informasi hasil penghitungan fisik persediaan. Daftar ini merupakan dokumen sumber sebagai dasar untuk meng-adjust kartu persediaan, dan kartu gudang, serta merupakan dokumen pendukung bukti memorial yang dicatat dalam jurnal umum. Dengan demikian daftar ini merupakan dokumen penting untuk
mengupdate catatan akuntansi.
Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitinnya.
Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik. Setelah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik, kemudiaan ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok tiap jenis persediaan, untuk dasar adjustment data yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan.
c. Praktik yang Sehat
Kartu penghitung fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik. Untuk menghindari tidak dicatatnya hasil penghitungan fisik persediaan, dokumen yang dipakai sebagai alat untuk merekam hasil penghitungan fisik harus bernomor urut tercetak dan pemakaian nomor urut tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik.
Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.
Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam bagian ke-3 dan bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik.
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang persediaannya hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan barang dagang yang merupakan barang yang dibeli kemudian dijual kembali tanpa ada proses pengolahannya terlebih dahulu. Metode pencatatan dari persediaan sendiri ada dua macam yaitu metode mutasi persediaan (perpectual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dari kedua metode tersebut dalam pencatatan akuntansinya juga dibedakan lagi menjadi beberapa metode yaitu FIFO, LIFO, Average, dan tanda pengenal khusus.
Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan sangat banyak, beberapa diantaranya yaitu prosedur pencatatan produk jadi, prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual, prosedur pencatatan produk jadi yang diterima lagi dari pembeli, prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses, prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli, prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok, prosedur permintaan dan pengeluaran barang dari gudang, prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang, dan sistem perhitungan fisik persediaan. Karena ada banyak sistem dan prosedur yang terlibat, perusahaan yang memiliki persediaan juga memiliki sistem pengendalian intern agar kesalahan baik yang disengaja maupun tidak disengaja dapat diminimalisir.
B. Saran
