ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI POLIKLINIK UMUM DAN SPESIALIS REJOSARI HUSADA DELANGGU BERBASIS JAVA

(1)

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

ADMINISTRASI POLIKLINIK UMUM DAN SPESIALIS

REJOSARI HUSADA DELANGGU BERBASIS JAVA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh :

Nuryanto

09.11.3296

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2013

(2)

(3)

3

JAVA BASED ANALYSIS AND DESIGN OF SYSTEM INFORMATION ADMINISTRATION OF GENERAL AND SPECIALIZES POLYCLINIC REJOSARI

HUSADA DELANGGU

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI POLIKLINIK UMUM DAN SPESIALIS REJOSARI HUSADA

DELANGGU BERBASIS JAVA Nuryanto

Ema Utami

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Public and Specialist Polyclinic REJOSARI HUSADA is a business that specializes in healthcare to serve the community of Delanggu, Klaten and surrounding areas. However, in this business, Public and Specialist Polyclinic REJOSARI HUSADA is still having trouble because the manual recording and not elegant, so that the performance is less effective and efficient, making the line long and would be resulted on the length of service time in the Administration.

The number of patients who come with their families make the level of the crowd people lead to difficult situation for Public and Specialist Polyclinic REJOSARI HUSADA to provide drugs services and managing transactions in an efficient way. Using software NetBeans IDE 7.1.2 and 1.7.3 Xamppwin32 I created a Desktop app for managing patients, medicine, doctors and nurses and the documents contained in the Public and Specialist Polyclinic REJOSARI HUSADA.

This application is expected to help Public and Specialist Polyclinic REJOSARI HUSADA so the performance can run fast, and accurate, and the information obtained is useful for the progress of services to patients.

(4)

4

1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Sebuah informasi dalam Administrasi merupakan kunci utama dalam sebuah perusahaan Poliklinik Umum dan Spesialis. Informasi Administrasi sangatlah tergantung dari beberapa aspek antara lain aspek sumber, bagaimana mendapatkannya dan beberapa aspek yang lain. Informasi Administrasi memegang peranan yang sangat penting dalam proses pengambilan keputusan bagi pihak manager Marketing maupun Admin dari sebuah perusahaan. Informasi yang tepat, akurat dan relevan tentunya akan mendukung dalam pengambilan keputusan tersebut.

Dengan era perkembangan teknologi informasi yang semakin canggih, untuk mendapatkan informasi yang cepat sudah tidak diragukan lagi. Bahkan keakuratan informasi yang diperoleh akan lebih terjamin. Salah satu teknologi yang dapat memenuhi hal tersebut adalah komputer, dimana dalam pengolahan data komputer akan lebih cepat dan awet, sehingga informasi yang didapat tepat pada waktunya.

Dengan banyaknya kemudahan yang di dapat dan percepatan pelayanan terhadap pasien dapat dilakukan dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka banyak perusahaan Poliklinik umum yang telah menerapkan system informasi tersebut. Tetapi pada Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu masih menggunakan sistem yang diterapkan pada bagian Administrasi dan data dokumen pasien masih manual yaitu dengan pencatatan tulis tangan pada kwitansi dan pasien menerima kartu pelanggan Poliklinik tersebut.

Akibatnya proses pelayanan data pasien dan dokumen pasien menjadi lambat. Begitu juga untuk memperoleh informasi dan laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan sistem yang selama ini dilakukan pada Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu, maka penulis terdorong untuk mengadakan penelitian dan pembangunan sebuah sistem terkomputerisasi Administrasi dan data dokumen pasien. Semoga dengan adanya system informasi tersebut dapat membantu Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu dalam mengurus dan menangani pengolahan data yang berhubungan dengan kegiatan penginputan data dan dokumen pasien.

Dari uraian di atas, maka dengan ini penulis akan mengadakan penelitian dan pembangunan sistem dengan judul Program Aplikasi Untuk

(5)

5

Administrasi Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu Berbasis Java.

1.2 Rumusan Masalah

Masalah yang dibahas dalam Skripsi ini adalah :

“Bagaimana skripsi sistem informasi administrasi ini dibuat untuk memudahkan dalam proses pengelolaan data poliklinik umum dan spesialis Rejosari Husada Delanggu.”

1.3 Batasan Masalah

Agar penelitian yang dilakukan lebih terarah dan sesui dengan tujuan penelitian, baik dalam pengumpulan dan pengolahan data, analisa serta menarik kesimpulan, maka ruang lingkup penelitian mencangkup sebagai berikut:

a. Pengolahan data, yang meliputi :

1.

Pengolahan data user yang terdiri data admin dan operator. Admin adalah karyawan bidang administrasi Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu. Sedangkan operator adalah karyawan di bidang kesehatan Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu.

2.

Pengolahan data pasien

3.

Pengolahan data dokter

4.

Pengolahan data pembayaran

5.

Pengolahan data pemeriksaan b. Pembuatan laporan yang terdiri dari

1. Laporan data pasien 2. Laporan data dokter 3. Laporan data administrasi

c. Karena hanya terpusat pada sistem administrasi maka sistem ini tidak menunjukan rekam medis.

1.4 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah

1. Ingin mengetahui bagaimana cara membuat sistem informasi untuk Administrasi Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu dan dokumen dari pasien yang sudah terkomputerisasi. 2. Membantu penulis untuk membandingkan sistem lama dengan

(6)

6

1.5 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diharapkan dapat diperoleh dari penelitian ini:

a. Mempercepat dan mempermudah pelayanan dalam Administrasi data dan dokumen laporan berobat pasien sehingga dapat berjalan secara efektif dan efisien.

b. Mempercepat dan mempermudah pengguna dalam memperoleh data dan informasi laporan berobat pasien yang dibutuhkan.

c. Menerapkan ilmu informatika dan komputer dari STMIK AMIKOM YOGYAKARTA.

1.6 Metode Penelitian

Penulis menggunakan metode pengumpulan data sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Mengadakan penelitian ke Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada Delanggu guna mendapatkan data primer yang diperlukan untuk penyusunan database.

2. Metode Interview

Mengadakan tanya jawab yang dilandaskan pada tujuan penelitian dengan obyek yang dimiliki untuk memperoleh data yang lengkap.

3. Metode Studi Pustaka

Metode pengumpulan data dengan cara mencari referensi dari sumber - sumber yang terkait dengan penelitian.

1.7 Sistematika Penulisan

Penulisan tugas akhir ini dibagi menjadi 5 bab, yaitu :

BAB I : Pendahuluan

BAB II : Landasan Teori dan Tinjauan Umum

BAB III : Analisis dan Perancangan Sistem

BAB IV : Implementasi dan Pembahasan

(7)

7

2. LANDASAN TEORI DAN TINJAUAN UMUM 2.1 Sistem Informasi

Menurut John F. Nash (1995:8) Sistem Informasi adalah “Kombinasi dari manusia, alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting, proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. 1

2.2 Siklus Informasi

Siklus informasi adalah data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi. Penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.2

Gambar 2.1 Siklus Informasi

2.3 Komponen – Komponen Sistem

Komponen – komponen yang membangun sistem adalah:3 1. Boundary System (Batas Sistem).

1

Abdul Kadir.2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta:Andi Offset

2

Hanif Al Fatta.2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Penerbit Andi

3 Hanif Al Fatta.2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta:Penerbit Andi

(8)

8

Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya.

2. Komponent System (Komponen Sistem).

Sebuah sistem terdiri dari sejumlah elemen yang saling berinteraksi artinya saling bekerjasama untuk membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem biasanya berupa sub – sub sistem.

3. Interface System (Penghubung Sistem).

Media yang menghubungkan antara sub sistem dengan sub sistem yang lain untuk berinteraksi.

4. Environment System (Lingkungan Luar Sistem).

Lingkungan yang berada di luar dari sistem, yang berpengaruh terhadap aktivitas sistem secara langsung maupun tidak langsung.

5. Input System (Masukan Sistem)

Merupakan elemen atau bagian data yang berfungsi menerima data masukan.

6. Procces System (Pengolahan Sistem)

Proses tidak lepas dari input, proses sendiri berfungsi sebagai pengolah terhadap input atau masukan sehingga menjadi informasi yang sesuai dan bermanfaat bagi kebutuhan pemakai.

7. Output System (Keluaran Sistem)

Merupakan elemen yang menghasilkan hasil olahan data yang terpakai ataupun yang tidak terpakai.

8. Goal (Sasaran Sistem)

Merupakan sesuatu yang diinginkan untuk memenuhi tuntutan (Need and Want). Suatu sistem dikatan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan.

(9)

9

2.4 Basis Data

Basis data berasal dari kata basis dan data, adapun pengertian dari kedua kata tersebut adalah :4

Basis adalah markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.

Data adalah fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia, barang, hewan, peristiwa dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks dan sebagainya.

2.5 Software Yang Digunakan

1. JDK 7 2. NetBeans 7.1.2 3. XAMPP 1.7.3 4. iReport 4.0.2 2.6 Tinjauan Umum 2.6.1 Profil Perusahaan

Sebagai perintis usaha kesehatan dan pionir yang sangat berpengalaman di bidangnya, poliklinik umum dan spesialis Rejosari Husada Delanggu selalu berupaya mengerti dan melayani sepenuh hati dengan mewujudkan harapan pelanggan akan keamanan, fasilitas, efektifitas, efisiensi dan tanggung jawab dalam menangani setiap pasien.

2.6.2 Sejarah Perusahaan

Memahami potensi dan kebutuhan tinggi masyarakat akan layanan kesehatan usaha para pebisnis dengan tingkat mobilitas yang sangat tinggi, telah menginspirasi berdirinya sebuah usaha jasa poliklinik umum dan spesialis yang dikenal masyarakat dengan nama poliklinik umum dan spesialis Rejosari Husada Delanggu.

4 Kusrini, M.kom.2006. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta:Penerbit Andi

(10)

10

2.6.2 Struktur Organisasi Perusahaan

PEMILIK DIREKTUR MANAJEMEN Administrasi Manajer Umum Manajer Keuangan Manajer Tehnis

Manajer Pelayanan Medis

Manajer Pelayanan Obat dan Alkes

UNIT POLIKLINIK UNIT APOTIK SAMIREJO FARMA

SUMBER DAYA MANUSIA

BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN BAGIAN

DOKTER PERAWAT ADMINISTRASI LABORAT UMUM

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya. Tujuan analisis terhadap kelemahan sistem untuk mengidentifikasi masalah, diperlukan adanya analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, efisisen dan pelayanan.5

3.1.1 Analisis Kinerja ( Performance )

Kinerja merupakan suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja di ukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi (Througput) adalah jumlah pekerjaan yang bisa di selesaikan selama jangka waktu tertentu. Waktu tanggap (Respontime) adalah

5_{Hanif Al Fatta.2007.} _{Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan}

(11)

11

keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang di berikan transaksi tersebut.

3.1.2 Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan hal yang tidak kalah pentingnya dalam hal ini informasi harusnya akurat, relevan dan tepat waktu karena dengan informasi tersebut pihak manajemen perusahaan dapat melakukan langkah selanjutnya.

1. Informasi yang dihasilkan oleh sistem lama kurang akurat karena sering terjadi kesalahan-kesalahan didalam proses pembuatan laporan-laporan dan pencatatan transaksi yang dikarenakan faktor manusia.

2. Informasi yang dihasilkan oleh sistem lama kurang relevan karena seringada data yang hilang dan kurang lengkap, serta hilangnya kertas hasil laporan-laporan.

3. Informasi yang di hasilkan sistem lama kurang tepat waktu karena sering terjadi keterlambatan didalam proses pembuatan laporan Administrasi maupun pinjaman yang dikarenakan petugas melakukan rekap data yang cukup banyak.

3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)

Ditinjau dari segi ekonomi sistem yang ada ini memelukan biaya operasi yang tidak sedikit setiap tahun, dari hasil pengamatan diperoleh kelemahan ekonomi pada sistem lama yaitu :

Sistem informasi penggajian pegawai pada sistem lama kurang ekonomis, dikarenakan biaya pengadaan alat-alat terutama software berbayar (non opensource) sehingga membutuhkan biaya yang banyak.

3.1.4 Analisis Keamanan (control)

Kontrol merupakan pengendalian sistem dalam hal ini didasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses data dan ketelitian data yang diproses. Pada sistem lama kontrol sistem belum cukup baik karena masih adanya kasus kasus manipulasi data dan tidak ada kontrol data simpanan dan pinjaman yang dikarenakan tidak terkontrolnya akses user yang terlibat dalam sistem.

3.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)

Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data.

(12)

12

Efisien pada sistem lama masih kurang dimana tempat penyimpanan datadata laporan dan transaksi masih dalam satu komputer lokal yang mengakibatkan apabila terdapat user yang menggunakan computer lain, maka harus mengambil data yang ada di komputernya sebelumnya. Sehingga belum ada proses pengpublikan data source agar dapat digunakan user di computer manapun.

3.1.6 Analisis Pelayanan (service)

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kualitas dari suatu sistem informasi. Proses pembuatan laporan administrasi dan pinjaman masih menggunakan sistem input manual, sehingga memungkinkan adanya waktu tunggu dalam mealayani kebutuhan informasi.

3.1.7 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem ini bertujuan untuk mengetahui seperti apa yang cocok diterapkan, perangkat keras dan perangkat lunak apa saja yang dibutuhkan serta siapa saja pengguna yang akan menggunakan sistem ini.

Dalam rangka mewujudkan sistem yang baru maka diperlukan biaya pengadaan sistem. Berikut merupakan rincian biaya pada saat analisis sistem sampai dengan pembuatan sistem.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Adapun sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut:

3.2.1 Perancangan Proses

Pada tahap perancangan proses, akan dibuat yang disebut dengan rancangan model, pada tahap rancangan model ini akan memberikan suatu gambaran mengenai bentuk model sistem yang akan dibuat. Model yang akan dibuat pada umumnya mempunyai dua bentuk model yaitu pemodelan fisik (phisycal model) dan pemodelan lojik (logical model).

Phisycal model bisaanya digambarkan dengan membuat flowchart sistem. Sedangkan logical model bisaanya digambarkan dengan

(13)

13

membuat diagram arus data atau sering disebut DFD (data flow diagram). Disini akan dijelaskan bagaimana kerja sistem yang nantinya dibuat. Dimulai dari proses awal sampai dengan penyajian laporan.

3.2.2 Flowchart Sistem Yang Diusulkan

Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.

Berikut merupakan flowchart sistem yang diusulkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi Poliklinik Umum dan Spesialis Rejosari Husada.

(14)

14

3.2.3 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram atau diagram alir data merupakan diagram yang menunjukkan aliran data dari satu entity ke entity yang lain dalam suatu sistem. Notasi DFD yang dipergunakan dalam pembuatan rancangan ini adalah notasi Gane & Sarson.

Ada 4 elemen yang menyusun suatu DFD. Masing-masing elemen akan diberi lambang tertentu untuk membedakan satu dengan yang lain. Berikut ini merupakan DFD yang diusulkan

:

(15)

15

Gambar 3.3 DFD Level 1

3.2.4 Rancangan Basis Data

(16)

16

3.2.5 Rancangan Login

Gambar 3.7 Rancangan Form Login

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Pemrograman

Pemograman merupakan tahap implementasi dimana, dilakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini di lakukan dengan menggunakan bahasa pemograman Java dengan editornya NetBeans IDE 7.1.2, sedangkan untuk sistem database menggunakan MySQL yang telah terintegrasi dengan paket program XAMPP for Windows 1.7.3.

4.2 Implementasi Basis Data

Tabel dan data dirancang kemudian disusun menjadi saling berkorelasi dan terhubung didalam satu database. Beberapa tabel memiliki masing-masing kunci unik yang menjadikan identitas mewakili keseluruhan isi tabel. Data yang tersimpan didalam tabel akan di tampilkan sebagai laporan informasi proses pengelolahan sistem.

4.3 Pengetesan Program

Sebelum program diterapkan, maka program harus bebas dari kesalahan-kesalahan. Oleh sebab itu program harus ditest untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Program ditest untuk tiap-tiap form dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai.

Nama User

Password

(17)

17

4.4 Instalasi Hardware dan Software

Instalasi perangkat keras meliputi penyediaan perangkat komputer yang dibutuhkan untuk menduduki sistem ini. Sedangkan instalasi perangkat lunak meliputi penyediaan dan instalasi software-software pendukung aplikasi diantaranya, sistem operasi windows 7, MySQL sebagai databasenya, dan instalasi aplikasi Admin Puskesmas itu sendiri.

4.5 Pengujian Sistem

Untuk melakukan uji coba sistem pada sistem penulis menggunakan metode black box testing dan white box testing. Pengetesan ini di lakukan untuk menentukan bahwa program tersebut sudah layak atau belum di gunakan serta telah memenuhi kebutuhan yang diharapkan atau belum.

4.5.1 Uji Coba Black Box (Black Box Testing)

Pengujian black box merupakan tahap yang berfokus pada pernyataan fungsional perangkat lunak. Test case ini bertujuan untuk menunjukan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya. Apakah pemasukan data telah berjalan sebagaimana mestinya dan apakah informasi yang tersimpan dapat dijaga keamanannya.

4.6 Konversi Sistem

Konsversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan, pada tahap konversi sistem akan menggunakan koversi paralel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama-sama pada suatu periode waktu tertentu, hal ini dilakukan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem lama dihentikan.

4.7 Manual Program

Manual program digunakan sebagai panduan bagi user dalam mengoperasikan program aplikasi. Pada bagian program manual tersebut terdapat menu utama. Berikut ini petunjuk menjalankan aplikasi ini.

Aplikasi ini digunakan sebagai antarmuka (interface) dari sistem yang dibangun dengan arsitektur desktop, Sehingga aplikasi ini digunakan langsung untuk menangani transaksi administrasi poliklinik.

(18)

18

5. KESIMPULAN

Dari uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi pada bab-bab sebelumnya dan dalam pengakhiri pembahasan, maka penyusun mengambil kesimpulan bahwa :

1.

Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual dan belum adanya program khusus untuk mengolah data yang mengakibatkan pelayanan informasi mengenai data tentang Poliklinik masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, lamanya waktu dalam pelayanan administrasi, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.