KANTOR CABANG - JL PAJAJARAN NO 21 BANDUNG
Business Process Management
PT KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
CURRICULUM VITTAE
WISNU DWIGUS SANYOTO BLITAR, 6 AGUSTUS 1989
ALUMNI UNIVERSITAS AIRLANGGA ( 2012)
KARIER DI KIMIA FARMA :
1. MARET 2013 - DESEMBER 2014 ( APJ KFTD TERNATE ) 2. JANUARI 2015 - MARET 2017 ( BM KFTD TERNATE ) 3. MARET 2017 - FEBUARI 2019 ( BM KFTD PALU )
4. FEBUARI 2019 - MARET 2022 ( BM KFTD BANDUNG )
5. MARET 2022 - SEKARANG ( INVENTORY PERFORMANCE KFA )
AGENDA STYLE
BUSINESS PROSESS MANAGEMENT PEDAGANG BESAR FARMASI
DEFINISI
UNIT OPERASIONAL PBF
BUSINESS PROCESS LIFECYCLE
BUILDING BLOCK ORGANISASI GAMBARAN SECARA UMUM SO PBF
STRUKTUR ORGANISASI
SERTIFIKASI / RESERTIFIKASI IJIN PBF
LEGALITAS / DESAIN PBF
UNIT LOGISTIK UNIT PENJULAN
UNIT TATA USAHA/KEUANGAN
UNIT OPERASIONAL PBF
01
02
03
04
05
Business process management (BPM)
Business process management (BPM) is the discipline of improving a business process from end to end by analyzing it, modelling how it works in different scenarios, executing improvements, monitoring the improved process and continually optimizing it.
BPM
DESIGN
MODEL
EXECUTE MONITOR
OPTIMIZE
PLAN DO CECK ACT
PERMEN KES
Pedagang Besar Farmasi(PBF)
Pedagang Besar Farmasi (PBF) merupakan perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
PBF Cabang merupakan cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk pengadaan, penyimpanan, penaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
(Permenkes Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011)
• Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 6 tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 9 tahun 2019 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 tahun 2017 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Kesehatan nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 tahun 2015 tentang Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Piskotropika, dan Prekursor Farmasi
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 Tentang Pedagang Besar Farmasi
• Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi
BUSINESS PROCESS LIFECYCLE
LEGALITAS/
DESIGN PBF
UNIT LOGISTIK UNIT PENJUALAN
UNIT UMUM DAN SDM
DOKUMENTASI DAN
PELAPORAN
UNIT EKSPEDISI
UNIT PERPAJAKAN
UNIT KEAUNGAN
DAN AKUTANSI
STRUKTUR ORGANISASI
Robbins memberikan definisi organisasi adalah kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja secara terus-menerus untuk mencapai suatu atau sekelompok tujuan yang telah ditetapkan.
Struktur Organisasi PBF (secara umum)
Building Block Organization
LEGALITAS / DESAIN PBF
1. Permohonan sertifikasi CDOB
2. Evaluasi kelengkapan dokumen oleh BPOM 3. Pelunasan SPB dalam 7 hari kerja
4. Audit kesesuaian sarana CDOB
5. Jika terdapat ketidaksesuaian, dilaksanakan CAPA oleh PBF
6. PBF akan menyampaikan hasil CAPA melalui laman aplikasi dan dievaluasi oleh BPOM
7. ika CAPA masih belum memenuhi persyaratan, PBF dapat mengajukan ulang CAPA hingga disetujui oleh BPOM
8. Ketika hasil evaluasi CAPA sudah sesuai, pihak PBF akan mendapatkan sertifikat CDOB dalam bentuk dokumen digital.
Tahapan dalam melakukan sertifikasi maupun resertifikasi CDOB yaitu (CDOB, 2020):
1. Surat izin PBF dan NIB 2. SIPA
3. Denah Lokasi dan Layout 4. Daftar produk
5. Struktur Organisasi
6. Daftar personalia dan uraian kerja 7. Daftar peralatan dan perlengkapan 8. Quality Management Sistem
9. Dokumen Self Assesment
Langkah perizinan PBF Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011
1. (KTP)/identitas direktur/ketua;
2. Susunan direksi/pengurus;
3. Pernyataan pengurus tidak pernah terlibat pelanggaran Akta pendirian badan hukum yang sah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Surat Tanda Daftar Perusahaan;
5. Surat Izin Usaha Perdagangan;
6. Nomor Pokok Wajib Pajak;
7. Surat bukti penguasaan bangunan dan gudang;
8. Peta lokasi dan denah bangunan
9. Surat pernyataan kesediaan bekerja penuh apoteker penanggung jawab; dan 10. Surat Tanda Registrasi Apoteker penanggung jawab.
BPOM 6 HARI KERJA
DIRJEN MENERBITKAN REKOMENDASI IJIN
PBF 6 HARI KERJA
DIRJEN MENERBITKAN
IZIN PBF 12 HARI KERJA PEMOHON MEMBUAT SURAT
PERNYATAAN SIAP MELAKUKAN KEGIATAN KE DIRJEN DAN DITEMBUSKAN KE SEMUA YANG
TERKAIT
DPMPTSP 6 HARI KERJA
BPM LOGISTIK
Tugas dan Fungsi Logistik:
1. Melakukan pengelolaan dan pengawasan barang 2. Menjamin mutu
barang tetap terjaga
KETENTUAN:
- Over stock < 20%
- Passive stock <1%
- Idle stock < 15%
- Index stock 0,9 - Umur PO berlaku 30
hari
- Stok Barang ED <0,1%
- PO (Produk KF)
- STO (STOCK TRANSFER ORDER/Produk Pihak Ketiga)
FUNGSI UNIT LOGISTIK
Marketing SPV Penjualan
SPV Logistik
APJ Pengadaan KFTD Pusat
Forecast
PO Diterim
a
Penerimaan Barang
Validasi I
STO/ PO kalkulator
PO / STO / Pesanan Tambaha
n Validasi
Keabsahan STO/ PO
RILIS
Validasi II
Approve STO/ PO
Pengiriman STO/ PO
PO PIHAK III
NDC KF
Principal P. III Logistik
Terbit DO
Shipper &
Invoice
Pengecekan Shipper &
Invoice
Entry Sistem
Pengiriman Barang dari Peincipal
Penerbita n DO
PO KF
Pengecekan
Logistik mengecek DO dengan fisik barang. Jika sesuai
dipisahkan berdasarkan Kategori Rak.
Pengelompokan Rak Gudang Rak Gudang KFTD dikelompokan berdasarkan Kategori :
1. Jenis Kategori obat (Narkotik, Psikotropik, OOT, Prekursor, OGB, OTC, dan Alkes
2. Bedasarkan Principal 3. Jenis Sediaan
4. Stabilitas Penyimpanan
Monitoring Suhu Ruang
Gudang Narkotik, Psikotropik : 15 – 25
°c
Gudang Ruangan OGB, OTC, Alkes (Ambient Room) : <30°c
Gudang Cool Room : 15 - 25 °c Gudang Cold Room: 2 – 8
°c
BPM LOGISTIK
ALUR PENYIMPANAN BARANG
HARFIAH SCM
SCM
SUPLY
CHAIN
A
B
C
D
KEBUTUHAN
PELAYANAN
PENGEND ALIAN
PERPUTARAN KONSITEN MANAGEMENT
S E R V I C E
L E V E L
INFORMASI, PERSEDIAAN DAN UANG
1ND1K4T0R H1GH PR1NS1P4L T0 BE KP1
MARKETING / SALES TEAM
DAYS OF INVENTORY AND FRANCO SHIPING
CHANNEL MARKET AND COVERAGE AREA
REVENUE POTENSIAL
TERM OF PAYMENT
RETURN POLICY
DISTRIBUTION STAT ( SINGLE/MULTI )
KPI OF PRINSIPAL
DISTRIBUTION FEE
BPM PENJUALAN
PELANGGA N
SALESMAN APJ INKASSO /
KASIR
FAKTURIS SPV
PENJUALA N
PIC LOGISTIK
HANTARAN /
EKSPEDISI
Surat Pesanan
Collect Surat Pesanan
Validasi SP
Sales Order
Pengiriman Barang, DO
Faktur RBK
Penyiapan Barang
Proses DO, Faktur Sortir SP
berdasarkan kategori Prinsipal
FUNGSI UNIT PENJUALAN
Layanan Pengiriman : 1. One Day Service : SP
> Pkl 10.00
2. Same Day : SP < Pkl 10.00
3. Sistem pembayaran : Cash dan Credit
Tugas dan Fungsi Penjualan :
1. Menjaga hubungan baik terhadap
customer
2. Memproses pesanan customer
Validasi kesesuaian SO dengan
SP
Pengecekan dan Pengepckan
barang
Scan barcode faktur balik Scan faktur
inkasso Penyerahan
faktur asli Faktur untuk
penagihan
Pembukuan pembayaran
Scan barcode
faktur
Pembayar an
BPM PENJUALAN
• Dokumen retur : 1. Copy faktur 2. Berita acara 3. Faktur pajak
• Retur barang diterima apabila ada kerusakan barang saat pengiriman dan barang mendekati ED (< 3 bulan)
Credit Nota :
• Suatu dokumen yang berkaitan dengan kegiatan Penjualan yang merupakan koreksi selisih harga atas suatu Faktur
Penjualan yang disebabkan karena kesalahan harga atau kurang diskon yang diberikan dari yang seharusnya
FUNGSI UNIT PENJUALAN (RETUR PENJUALAN)
Barang dijemput oleh hantaran atau dikirim ke
gudang
Logistik menyerahkan
dokumen ke salesman untuk
dilengkapi
Persetujuan retur oleh APJ, SPV Penjualan, SPV Logistik, SPV Tata Usaha, Marketing,
dan Kepala Cabang
Pelanggan melakukan upload pajak retur (jika
ada) Pengiriman
dokumen retur ke KFTD Pusat Barang retur
dikonfirmasi ke SPV logistik oleh
pelanggan melalui salesman
Pengecekan barang, ex faktur
pembelian, TTB retur dan berita
acara retur
Pembuatan SO retur oleh
Fakturis
Barang di ruang karantina retur dikeluarkan dan dimasukkan ke gudang penyimpanan dan pencatatan kartu stock Copy Invoice retur
diserahkan ke Logistik untuk proses unblocked
stock Penerbitan DO Retur
dan Invoice Retur SO retur status
“done”
Upload Pajak Retur Oleh Admin
Pajak
Non PKP
PKP
BPM PENJULAN
Persyaratan New Outlet Order (NOO)
1.Form registrasi 1.Form kerjasama
1.Form spesimen 1.KTP dan NPWP
1.SIPA dan SIA 1.Izin operasional
Contoh Form NOO
CONTOH PENGGARAPAN PETA PASAR-DIVISIONALISASI
Guidelines Divisionalisasi :
1. Dibagi menjadi 3 Grup Channel 2. Di tiap grup channel dibagi
menjadi 4-5 Sub Divisi sesuai Prinsipal (KF, PH, Non KF, Alkes) 3. Standar Produktifitas salesman
berbeda antar grup channel namun sama untuk semua salesman di grup channel yang sama
4. Area luar Kota minimal dibagi menjadi 2 Sub Divisi ( KF Grup &
Non KF Grup)
5. Salesman Div 1 -> Prinsipal Transaksi & SKU Transaksi 6. Salesman Div 2 & 3 -> Outlet
Transaksi & Rasio Outlet Aktif 7. Adanya Penagih Khusus Dalam
Kota
Divisionalisasi Area Channel Group Channel Prinsipal Group Prinsipal Potensial Sales sd 30 Nov 21 Detail Divisi
Kimia Farma 747.922.338.062 Divisi 1 KF
Phapros 150.768.917.577 Divisi 1 Phapros
Non KF Farma A DVRS, SAT, PCC, BF, FAH 327.099.081.620 Divisi 1 Non KF Farma A Non KF Farma B SAP, MBF, JAN, MJB, ETA,
NOV, CEN, MMP 304.372.643.452 Divisi 1 Non KF Farma B
Alkes 121.157.458.265 Divisi 1 Alkes
1.651.320.438.977
Kimia Farma 764.503.671.593 Divisi 2 KF
Phapros 265.301.848.431 Divisi 2 Phapros
Non KF Farma A DV, SAT, PCC, BF, FAH 74.933.624.486 Divisi 2 Non KF Farma A Non KF Farma B SAP, MBF, JAN, MJB, ETA,
NOV, CEN, MMP 126.419.595.950 Divisi 2 Non KF Farma B
Alkes 45.078.169.865 Divisi 2 Alkes
1.276.236.910.325
Kimia Farma 142.592.654.089 Divisi 3 KF
Phapros 11.586.096.655 Divisi 3 Phapros
Non KF Farma A DV, SAT, PCC, BF, FAH 2.074.535.228 Divisi 3 Non KF Farma A Non KF Farma B SAP, MBF, JAN, MJB, ETA,
NOV, CEN, MMP 1.493.482.624 Divisi 3 Non KF Farma B
Alkes 3.652.268.104 Divisi 3 Alkes
161.399.036.699
KF, Phapros Divisi 4 KF & Phapros
Non KF Divisi 4 Non KF
3.088.956.386.000
Divisi 1 DK HOSPITAL
RS Vertikal RSUD RS TNI / POLRI
RS BUMN RS Swasta PUSKESMAS
Divisi 2 DK MEDICAL
Apotek P3 KFA Klinik Toko Obat
PBF PAK/Toko Alkes
Divisi 3 DK NON MEDICAL
Grosir Traditional Market
Specialities Koperasi
Horeka Modern Market
Divisi 4 LK ALL ALL
BPM TATA USAHA / KEUNGAN
PAJAK &
INKASO
COLLECTOR / SALESMAN
OUTLET KASIR TATA USAHA
Faktur Asli & Copy Faktur Pajak
Invoice Tanda terima tukar
faktur (jika ada)
Menerima Dokumen Penagihan &
nota inkaso
Rekap Penerimaan Pembayaran
Validasi dan Melakukan Pembukuan
Bukti Bayar&
NOTA INKASO
Proses Bayar
Menerima Uang/bukti Pelunasan dan Berkas
Tagihan
FUNGSI UNIT TATA USAHA
Daftar TOP :
1. RS Pemerintah (90 Hari)
2. RS Swasta (45 Hari) 3. PBF (45 Hari)
4. Dinkes (365 Hari) 5. KFA (60 Hari)
6. Apotek Pihak III (45 hari)
Tugas dan Fungsi Tata Usaha :
1. Pengelolaan dan
pengawasan keuangan 2. Pengelolaan SDM 3. Bagian umum
KREASI FAKTUR
Melakukan Penagihan
Mempersiapkan dokumen penagihan
Proses Tukar faktur
Ya
Tida k
Melakukan Tukar Faktur
Bukti terima tukar faktur
Pengarsipkan dokumen
penagihan Tida Ya
k
