PENGADAAN
DALAM PROYEK
“
Pengadaan merupakan proses untuk memasok
sumber daya yang diperlukan dalam proyek
2
3
TAHAPAN PENGADAAN DALAM PROYEK
Rencana
pengadaan Rencana
permohonan Permintaan
proposal Menyeleksi
pemasok Mengelola
kontrak Finalisasi kontrak
Mulai
proyek Rencana
pengadaan Permintaan
proposal Proposal
dari penjual Pemilihan
kontrak Pemilihan
kontrak Pengiriman
dari penjual
Tahap
perencanaan Proses
pengadaan Pengelolaan
kinerja
KATEGORI PENGADAAN DALAM PROYEK
Pengadaan dengan kompleksitas tinggi
▹Produknya belum ada sebelumnya
▹Dibuat khusus sesuai kebutuhan proyek
▹Contoh: perancangan perangkat lunak baru
Pengadaan dengan kompleksitas rendah
▹Produknya sudah ada dengan spesifikasi tertentu
▹Modifikasi hanya sedikit, biasanya tidak diperlukan
▹Contoh: pengadaan kendaraan
Pengadaan rutin barang pendukung
▹ Produknya digunakan untuk mendukung keseharian proyek
▹ Proses pengadaan tidak rumit
▹ Contoh: pengadaan ATK
4
5
BERBAGAI JENIS KONTRAK
Cost Plus Percentage of
Cost
Cost Plus
Fixed Fee Cost Plus
Incentive Fee Cost Plus
Award Fee Lumsum
Harga yang dibayar sesuai
kontrak + % tertentu berdasarkan
biaya total
Harga yang dibayar sesuai
kontrak + fee dalam jumlah tetap dari %
biaya Tinggi
Harga yang dibayar sesuai
kontrak + biaya kepuasan
sesuai kepuasan subyektif Harga yang
dibayar sesuai kontrak + insentif yang
ditentukan sebelumnya
Harga produk/jasa
telah ditentukan dan
tetap
Risiko pembeli Rendah
Rendah Risiko penjual Tinggi
KONTRAK PROYEK DI INDONESIA
Berdasarkan Peraturan Presiden nomor 12 tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah:
▹ Lumsum: jumlah harga pasti dan tetap dalam batas waktu tertentu.
▹ Harga satuan: memiliki harga satuan yang tetap untuk setiap satuan atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi tertentu dalam batas waktu tertentu.
▹ Gabungan lumsum dan harga satuan
▹ Putar kunci: penyedia setuju untuk membangun proyek secara lengkap hingga selesai, lalu dibayar.
▹ Biaya plus imbalan: pengadaan untuk keadaan darurat, nilai kontrak
= biaya aktual + imbalan dalam jumlah tetap
6
UNSUR PENTING DALAM KONTRAK
Harga per satuan
▹Harga satuan barang per unit atau per satuan pekerjaan.
▹Pengadaan dalam jumlah tertentu dapat diberikan diskon.
Klausul penghentian
▹Berisi ketentuan- ketentuan dimana pembeli dan penjual dapat menghentikan kontrak pengadaan.
7
BAGAIMANA MENENTUKAN KEPUTUSAN PENGADAAN?
Analisis buat atau beli
▹Membandingkan biaya internal pembuatan barang/jasa vs membeli dari luar.
Penilaian ahli
▹Ahli yang dimintai pendapat dapat berasal dari internal atau eksternal perusahaan.
Survei pasar
▹ Dilakukan dengan mengumpul data pemasok barang/jasa yang dibutuhkan.
8
MAKE BUY
9
TAHAPAN PERENCANAAN PENGADAAN
Apa yang akan dibeli?
Kapan pengadaan dilakukan?
Bagaimana prosedur pengadaan?
Berapa biaya pengadaan?
Siapa yang bertanggung
jawab?
• Spesifikasi
• Jumlah
• Harga
• Sesuaikan dengan cakupan proyek (WBS)
• Penilaian oleh ahli
• Model parametrik
• Rangkuman anggaran dari setiap pos kerja
• Model perhitungan komputer
• Respon dari pemasok
• Kesesuaian dengan jadwal proyek
• Lead time mulai permintaan proposal hingga pemilihan kontrak
• Jenis kontrak
• Sistem pengadaan
• Alur pengadaan
• Manajer pengadaan yang punya kewenangan
• Tim teknis yangmenentukan spesifikasi
• Manajer proyek yang mengurus teknis pengadaan
DOKUMEN PENGADAAN
▹ SOW (Statement of Work) adalah dokumen yang berisi deskripsi pekerjaan yang memerlukan pengadaan.
▹ RFP (Request for Proposal) adalah dokumen yang digunakan untuk
meminta proposal yang terperinci dan dapat dibandingkan dari berbagai pemasok untuk proyek tersebut.
▹ RFQ (Request for Quotation) adalah dokumen penawaran kompetitif yang digunakan untuk mengundang
pemasok untuk mengajukan penawaran pada proyek
10
PELAKSANAAN PENGADAAN
Penentuan proposal dari pemasok yang akan dipilih melalui tahapan-tahapan berikut:
▹ Rapat dengan calon pemasok untuk memastikan semua calon pemasok mengetahui spesifikasi yang diminta pembeli.
▹ Pemilihan pemasok berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditentukan. Prosesnya meliputi evaluasi proposal, memilih proposal terbaik, negosiasi kontrak, dan penandatanganan kontrak.
11
LEMBAR EVALUASI PROPOSAL
Digunakan untuk menentukan proposal yang paling sesuai dengan kriteria, menggunakan pendekatan bobot skor
12
Kriteria Bobot Proposal A Proposal B Proposal C
Nilai Skor Nilai Skor Nilai Skor
Kapasitas tong 35% 4 1,4 4 1,4 5 1,75
Daya tahan 35% 3 1,05 4 1,4 3 1,05
Harga beli 30% 3 0,9 2 0,6 3 0,9
Total 100% 3,35 3,4 3,7
Nilai 1-5; 1 = paling tidak sesuai hingga 5 = paling sesuai
MENGHADAPI PERUBAHAN DALAM PENGADAAN
Perhatikan hal-hal berikut dalam menghadapi perubahan selama pengadaan:
▹ Setiap perubahan dalam pengadaan harus dibahas, disetujui, dan
didokumentasikan oleh orang yang sama pada proses awal.
▹ Melakukan analisis dampak terhadap cakupan proyek, jadwal, anggaran, dan mutu hasil akhir.
▹ Dokumentasikan setiap perubahan secara tertulis atau dengan media lainnya.
▹ Membuat rencana cadangan bila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan
13
BERAKHIRNYA KONTRAK PENGADAAN
▹ Kontrak pengadaan dapat berakhir bila:
￭ Pemasok tidak mampu memenuhi spesifikasi yang diminta pembeli.
￭ Pembeli membatalkan kontrak karena tidak sesuai kebutuhan.
￭ Salah satu pihak memiliki
kewenangan untuk mengakhirkan kontrak.
▹ Harus ada pemberitahuan dalam periode waktu tertentu sesuai yang dicantumkan dalam kontrak.
▹ Penyelesian sengketa kontrak juga harus dicantumkan pada kontrak.
14
PENYELESAIAN SENGKETA KONTRAK
15
▹ Penyelesaian di Pengadilan Negeri
▹ Penyelesaian di luar pengadilan:
￭ Konsutansi dengan tenaga ahli
￭ Negosiasi untuk menghasilkan kesepakatan yang dilaksanakan kedua belah pihak
￭ Mediasi dengan melibatkan pihak ketiga yang membantu mencari solusi
￭ Konsiliasi secara musyawarah melibatkan konsiliator
￭ Arbitrase yang dijalankan oleh lembaga arbitrase seperti BANI
PENYELESAIAN SENGKETA DI PENGADILAN
16
PENYELESAIAN SENGKETA SECARA ARBITRASE
17
Pendaftaran dan permohonan sidang arbitrase
PENYELESAIAN SENGKETA SECARA ARBITRASE
18
Proses sidang arbitrase
PENYIMPANGAN DALAM PROSES PENGADAAN
19 a. Pengadaan yang tidak terencana (tidak ada
KAK atau Dokumen Perencanaan)
b. Pelaksanaan pengadaan tidak sesuai dengan kebutuhan (tidak ada analisis kebutuhan dalam Dokumen Perencanaan);
c. Perencanaan jadwal pelaksanaan pengadaan tidak logis/realistis (memaksakan pelaksanaan pada waktu yang sempit)
d. Perencanaan biaya atau penyusunan HPS yang dimark-up atau tidak ada data pendukung penyusunan HPS
e. Pelaksanaan pengadaan telah diarahkan pada perusahaan tertentu, Spesifikasi teknis sudah diarahkan kepada produk tertentu tanpa justifikasi teknis dan analisa kebutuhan yang jelas.
PENYIMPANGAN DALAM PROSES PENGADAAN
20 f. Penyusunan persyaratan penyedia barang/jasa
yang diskriminatif (membatasi peserta) g. Pemecahan paket pengadaan dengan tujuan
menghindari pelelangan
h. Mengubah dokumen pengadaan atau dokumen kontrak tanpa adanya dokumen addendum.
i. Evaluasi penawaran tidak sesuai dengan ketentuan dalam dokumen pengadaan, Panitia menambah, mengurangi, mengubah dokumen pengadaan khususnya kriteria evaluasi.
j. Melakukan penunjukan langsung tidak sesuai kriteria dalam ketentuan dan tidak beralasan.
k. Pelanggaran-pelanggaran dalam pelaksanaan kontrak
DAFTAR PUSTAKA
Schwalbe, K. 2016. Information Technology Project Management, Eighth Edition. Cengage Learning, Boston
Fleming, Q.W. 2003. Project Procurement Management: Contracting, Subcontracting, Teaming. FMC Press, California
Fuady, M. 2005. Pengantar Hukum Bisnis Menata Bisnis Modern di Era Global: Cetakan Kedua. Citra Aditya Bakti, Bandung
Hutagalung, S.M. 2012. Praktik Peradilan Perdata dan Alternatif Penyelesaian Sengketa. Sinar Grafika, Jakarta
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. 2019.
Permasalahan Pengadaan Barang /Jasa. https://kepo-
pbj.lkpp.go.id/backend/web/uploads/documents/Studi_Kasus_Pengadaan _Barang_Jasa_1302.pdf
Simatupang, R.B. 2003. Aspek Hukum dalam Bisnis. Rineka Cipta, Jakarta
21
TUGAS KELOMPOK
▹ Carilah studi kasus mengenai proses pengadaan, penyelesaian sengketa kontrak pengadaan, atau penyimpangan dalam proses pengadaan suatu proyek (Dikumpulkan maksimal 5 hari setelah pertemuan ke-7)
▹ Materi tambahan untuk penyimpangan pengadaan:
￭ https://kepo-
pbj.lkpp.go.id/backend/web/uploads/documents/Studi_Kasu s_Pengadaan_Barang_Jasa_1302.pdf
￭ https://kepo-
pbj.lkpp.go.id/backend/web/uploads/documents/Overview_P engadaan__Tindak_Pidana_Korupsi__dan_Penyimpangan_dala m_PBJ_1303.pdf
▹ Buatlah contoh evaluasi proposal untuk pengadaan yang diperlukan dalam proyek kelompok dengan pendekatan pembobotan skor (Dikumpulkan maksimal 7 hari setelah pertemuan ke-7)
22
