PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN OBAT SECARA TUNAI PADA APOTEK ANUGRAH FAJAR FARMA KARAWANG

(1)

1 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... | UJIAN AKHIR SEMESTER

PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN OBAT SECARA TUNAI PADA APOTEK ANUGRAH FAJAR FARMA

KARAWANG

Kholfiyatun¹, Didih Adityawarman², Deni Mugni Wijaya³

Abstract— Technology has an important role in business development. Technology can provide the right information quickly and accurately. Fajar Anugrah Farma pharmacies need a program that can help facilitate the purchase of the drug to the supplier.

Therefore, the author tries to draw up the final project of the Drug Purchasing Program Design In Cash At Anugrah Fajar Farma Karawang, which until now has not been computerized. Purchases made on Fajar Anugrah pharmacy pharma still using the manual method, ranging from data entry drug, supplier data, and making drug purchases report. This allows data entry errors occur so that the resulting information is less accurate. Therefore, it takes a computer-based application design program that will be able to present information more quickly and accurately so that errors that occur can be minimized.

Intisari— Teknologi memiliki peran penting dalam perkembangan bisnis. Teknologi dapat memberikan informasi secara cepat tepat dan akurat. Apotek Anugrah Fajar Farma membutuhkan program yang dapat membantu memudahkan dalam transaksi pembelian obat kepada supplier. Karena itu, penulis mencoba menyusun tugas akhir mengenai Perancangan Program Pembelian Obat Secara Tunai Pada Apotek Anugrah Fajar Farma Karawang yang hingga saat ini belum terkomputerisasi. Transaksi pembelian pada Apotek Anugrah Fajar farma Masih menggunakan cara manual, mulai dari pemasukan data obat, data supplier, transaksi pembelian obat maupun pembuatan laporannya. Hal ini memungkinkan terjadi kesalahan pemasukan data sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat. Oleh sebab itu, dibutuhkan rancangan aplikasi program berbasis komputer yang akan dapat menyajikan informasi lebih cepat, tepat dan akurat sehingga kesalahan yang terjadi dapat diminimalisir.

Kata kunci : Pembelian, Program, Obat

I. PENDAHULUAN

Dapat kita lihat saat ini perkembangan dunia usaha mulai menunjukkan peningkatan. Hal ini sangat memiliki dampak positif bagi perekonomian global di Indonesia. Pemanfaatan teknologi seolah menjadi kebutuhan yang sangat mendukung dalam proses peningkatan kualitas produk. Peran teknologi komputer dalam bidang bisnis akan mempermudah untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat. Apabila informasi terlambat atau terhenti maka sistem perusahaan akan menjadi hancur. Manajemen membutuhkan informasi sesuai dengan tingkatan di dalam perusahaan.

Sistem informasi manajemen merupakan sistem informasi yang banyak diterapkan pada perusahaan-perusahaan untuk menyediakan informasi yang diperlukan oleh semua tingkat manajemen. Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi berbasis komputer, dirancang untuk mendukung operasi, menyediakan informasi kepada manajemen untuk tujuan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Dengan adanya komputer, proses produksi didalam suatu bidang usaha akan lebih efisien dan lebih efektif. Pada Apotek Anugrah Fajar Farma dalam proses transaksi pembelian masih menggunakan proses manual. Baik dalam melakukan pemasukan data obat, data supplier, transaksi pembelian obat maupun pembuatan laporan setiap bulannya. Hal ini menyebabkan sering ditemukan kesalahan-kesalahan pemasukan sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat.

Penulis melihat perlunya melakukan komputerisasi pada sistem berjalan Apotek Anugrah Fajar Farma yaitu pada sistem pembelian obat. Oleh sebab itu, dibutuhkan rancangan aplikasi program berbasis komputer. Dengan menggunakan komputer dalam pengolahan data diharapkan dapat menyajikan informasi yang lebih cepat, tepat dan akurat.

Maksud dari penelitian ini adalah :

1. Menganalisa serta memahami sistem pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma.

2. Merancang serta membuat program agar dapat membantu mengurangi kelemahan sistem pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma yang masih menggunakan cara manual.

II. KAJIANLITERATUR

a. Program

“Program komputer adalah perangkat lunak (software) yang sebenarnya merupakan runtutan instruksi yang ditulis dalam bentuk kode-kode menggunakan bahasa pemrograman tertentu, dan telah dikompilasi dengan menggunakan kompiler yang sesuai” [4]

b. Visual Basic 6.0

”Visual Basic 6.0 adalah salah satu developement tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan Windows”

[1].

c. Basis Data

“Basis data (database) adalah kumpulan dari berkas- berkas data yang memiliki kaitan satu dengan yang lainnya” [3]

d. Microsoft Access 2003

“Microsoft Access 2003 adalah salah satu aplikasi yang tergabung dalam Microsoft Office 2003, yang digunakan untuk membangun sebuah basis data” [5].

1, 2, 3

Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Karawang, Jln. Banten No. 1Karangpawitan Karawang Barat Karawang(0267)8454893e-mail:[email protected];

[email protected]; [email protected];

(2)

UJIAN AKHIR SEMESTER | PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN ...

2

e. Normalisasi

“Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel-tabel menunjukkan entity dan relasinya” [3].

f. Normalisasi

“Normalisasi (normalize) merupakan salah satu cara pendekatan atau teknik yang digunakan dalam membangun desain logic basis data relation dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar”.[6]

g. Flowchart

“Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika” [2].

h. HIPO

“HIPO sebernarnya adalah alat dokumentasi program”.[2]

i. Kode

“Kode digunakan untuk tujuan mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya” [2].

III. METODEPENELITIAN

Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu:

metode observasi, metode wawancara dan metode studi pustaka.

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam pembuatan program aplikasi pembelian obat, penulis harus mampu mengembangkan program secara terstruktur. Selain dapat memudahkan programmer dalam membuat program juga dapat memudahkan pengguna dalam menggunakan program yang telah dibuat oleh programmer serta program ini akan mudah untuk dikembangkan baik itu oleh programmer sendiri maupun oleh programmer lain.

Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Rancangan bentuk masukan merupakan bentuk dokumen masukan yang berasal dari lingkungan, baik itu berasal dari dalam maupun luar organisasi berupa dokumen-dokumen yang diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan dokumen keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen- dokumen masukan tersebut adalah:

a. Nama dokumen: Data Obat

Fungsi : Untuk menambah dan menunjukkan daftar obat yang tersedia

Sumber : Bagian Administrasi Tujuan : Admin

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi penambahan maupun perubahan data obat

b. Nama dokumen: Data Supplier

Fungsi : Untuk menambah dan mengetahui

daftar Supplier yang tersedia Sumber : Calon Supplier

Tujuan : Admin Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi penambahan maupun perubahan data Supplier

c. Nama dokumen: Data User

Fungsi : Sebagai data masukan untuk data User Sumber : Calon User

Tujuan : Admin Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadi penambahan User

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Rancangan bentuk keluaran merupakan bentuk dokumen keluaran yang berupa dokumen-dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen- dokumen hasil pencatatan laporan. Adapun dokumen- dokumen masukan tersebut adalah:

a. Nama dokumen: Form Pemesanan

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan obat Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Supplier Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadinya pemesanan obat b. Nama dokumen: Form Penerimaan

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan obat Sumber : Bagian Administrasi

Tujuan : Supplier Media : Kertas

Frekuensi : Setiap terjadinya penerimaan obat c. Nama dokumen: Laporan Data Obat

Fungsi : Untuk mengetahui daftar obat yang tersedia

Sumber : Bagian Administrasi Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Frekuensi : Sesuai kebutuhan d. Nama dokumen: Laporan Data Supplier

Fungsi : Untuk mengetahui daftar supplier yang tersedia

Media : Kertas

Frekuensi : Sesuai kebutuhan

e. Nama dokumen: Laporan Pemesanan Pertanggal Fungsi : Untuk mengetahui pemesanan obat

pada tanggal tertentu Sumber : Bagian Administrasi Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Frekuensi : Sesuai tanggal yang diinginkan f. Nama dokumen: Laporan Pemesanan Perperiode Fungsi : Untuk mengetahui pemesanan obat

(3)

3 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... | UJIAN AKHIR SEMESTER selama periode tertentu

Media : Kertas

Frekuensi : Sesuai periode yang diinginkan g. Nama dokumen: Laporan Pemesanan Keseluruhan Fungsi : Untuk mengetahui semua pemesanan

obat

Media : Kertas

h. Nama dokumen: Laporan Penerimaan Pertanggal Fungsi : Untuk mengetahui penerimaan obat

pada tanggal tertentu Sumber : Bagian Admintrasi Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Frekuensi : Sesuai dengan tanggal yang diinginkan i. Nama dokumen: Laporan Penerimaan Perperiode Fungsi : Untuk mengetahui penerimaan obat

pada periode tertentu Sumber : Bagian Administrasi Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Frekuensi : Sesuai dengan periode yang diinginkan j. Nama dokumen: Laporan Penerimaan Keseluruhan Fungsi : Untuk mengetahui semua penerimaan

obat

Media : Kertas

Spesifikasi File

Spesifikasi file digunakan dalam perancangan program aplikasi pembelian apotek, penulis membuat satu file database yaitu pembelian_apotek.mdb yang terdiri dari:

a. Spesifikasi File Data Obat Nama file : Data Obat

Fungsi file : Untuk mengetahui data obat Akronim : fdataobat

Tipe file : File Master Panjang record : 64 karakter Akses file : Random

Organisasi file : Index Sequential Media file : Hardisk

Kunci field : Kode_Obat

Software : Microsoft Access 2003 b. Spesifikasi File Data Supplier

Nama file : Data Supplier

Fungsi file : Untuk mengetahui data supplier Akronim : fdatasupplier

Tipe file : File Master

Panjang record : 100 karakter Akses file : Random

Kunci field : Kode_Supplier Software : Microsoft Access 2003 c. Spesifikasi File Data User

Nama file : Data User

Fungsi file : Untuk mengetahui data user Akronim : fdatauser

Tipe file : File Master Panjang record : 46 karakter Akses file : Random

Kunci field : Kode_User

Software : Microsoft Access 2003 d. Spesifikasi File Pemesanan

Nama file : Pemesanan

Fungsi file : Untuk menyimpan transaksi pemesanan

Akronim : fpemesanan Tipe file : File Transaksi Panjang record : 26 karakter Akses file : Random

Kunci field : No_PO

Software : Microsoft Access 2003 e. Spesifikasi File Detail Pemesanan

Nama file : Detail Pemesanan

Fungsi file : Untuk mengetahui detail transaksi pemesanan

Akronim : detailpemesanan Tipe file : File Transaksi Panjang record : 23 karakter Akses file : Random

Kunci field : -

Software : Microsoft Access 2003 f. Spesifikasi File Penerimaan

Nama file : Penerimaan

Fungsi file : Untuk menyimpan transaksi penerimaan

Akronim : fpenerimaan Tipe file : File Transaksi Panjang record : 36 karakter Akses file : Random

Kunci field : No_Faktur

Software : Microsoft Access 2003 g. Spesifikasi File Detail Penerimaan

(4)

4

Nama file : Detail Penerimaan

Fungsi file : Untuk mengetahui detail transaksi penerimaan

Akronim : detailpenerimaan Tipe file : File Transaksi Panjang record : 31 karakter

Akses file : Random

Kunci field :-

Software : Microsoft Access 2003

1. Normalisasi File

Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/ 3 NF) pada penelitian ini adalah :

No_Faktur * Tanggal_Faktur Total_Tagihan

No_PO **

Kode_User **

Kode_Supplier **

Tabel_Penerimaan

Kode_Supplier * Nama_Supplier Alamat Kota Telepon

Tabel_Supplier

No_PO *

Tanggal_PO Total_Harga

Kode_Supplier **

Kode_User **

Tabel_Pemesanan

Kode_User * Nama_User Password Status

Tabel_User Kode_Obat * Nama_Obat Satuan Jenis Harga

Kode Supplier **

Tabel_Obat

No_PO **

Jumlah_Pesan Subtotal

Kode_Obat **

Tabel_Detail_Pemesanan

No_Faktur **

Jumlah_Beli Potongan Subtagihan

Kode_Obat **

Tabel_Detail_Penerimaan

Sumber: Hasil Penelitian (2013)

Gambar 1. Bentuk Normal Ketiga (Third Normal Form/ 3 NF)

(5)

5 PERANCANGAN PROGRAM PEMBELIAN... | UJIAN AKHIR SEMESTER 2. Spesifikasi Program (HIPO)

Spesifikasi program pada penelitian ini adalah :

Transaksi Log In

Menu Utama Admin

Master Laporan Selesai

Data Obat Pemesanan Laporan

Data Obat Logout

Data Supplier

Data User

Laporan Data Supplier

Laporan Pemesanan 0.0

1.0 2.0 3.0 4.0

0.0 0.0 0.0 0.0

1.1 2.1

1.2

1.3

3.1

3.2

3.3

4.1

1.0

2.0 3.0

3.0

4.0

Penerimaan 2.2

2.0

Laporan Penerimaan

3.4

3.0

Keluar 4.2

4.0

Gambar 2. Diagram HIPO Admin

Log In

Menu Utama User

0.0

Transaksi Laporan Selesai

Pemesanan Laporan

Data Obat Logout

Laporan Pemesanan

1.0 2.0 3.0

0.0 0.0 0.0

1.1 2.1

2.2

3.3

3.1

1.0 2.0

2.0

3.0

Penerimaan 1/2

1.0

Laporan Penerimaan

3.4

3.0

Keluar 3.2

3.0

Gambar 3. Diagram HIPO User

(6)

6

3. Bagan Alir Program (Program Flowchart)

Bagan alir program (program flowchart) pada penelitian ini adalah :

Selesai Mulai

Masukan:

Kode_User dan Password

Ok

Batal

Y T

Cek Kode_User dan Password

Kode_User dan Password Benar

Salah input >=3 Y

Y

T T

Y T

Menu Utama User

Status Admin Menu Utama

Admin Y

T

Gambar 4. Flowchart Login

(7)

Mulai

Pilihan Menu:

1. Master 2. Transaksi 3. Laporan 4. Selesai

Master Data Obat

Data Supplier

Data User

Data Obat

Data Supplier

Data User

Penerimaan Pemesanan Data UserTransaksi

Penerimaan Pemesanan Y

Y Y Y

Y

Y Y

T

T T

T

A B

C

Selesai

Laporan Laporan Data

Obat

Laporan Pemesanan

Laporan Data Obat

Laporan Pemesanan

Login Data UserSelesai

Keluar Logout Y

Y Y Y

Y

Y T

T T

T

Laporan Penerimaan

Laporan Penerimaan Y

A B

C T

T

Y

Sumber : Hasil Penelitian (2013)

Gambar 5. Flowchart Menu Utama Admin

(8)

8

Ubah Mulai

Pilihan:

1. Tambah 2. Ubah 3. Hapus 4. Cari Data Obat 5. Keluar

Ubah Nama_Obat, Satuan, Jenis,

Harga, Kode_Supplier

Perbaiki Batal

Simpan Data

Kosongkan Form

G H

Y

T Y

T

T Y

Tambah Input Nama_Obat Tampil Inisial

Kode_Obat otomatis Tampil Record

Pertama Otomatis

Y

Simpan Batal

Simpan Data

Kosongkan Form Y

T Y

T Input Satuan, Jenis,

Harga, Kode_Supplier Input No.Urut

Kode_Obat Cek Kode_Obat

Kode_Obat Ada Y T

G H

Hapus Ok

Cancel

Hapus Record Y

T

Keluar

Selesai Y

T Cari Data

Obat

Pilih Kategori Cari Data

Obat

T

T T Y

Y Y

Input Kode_Obat/

Kode_Supplier/

Nama_Obat

Tampil Data Obat Ada

Y

Gambar 6. Flowchart Menu Data Obat

Mulai

Tampil Kode User Nama User, dan Tanggal Pesan

Pilihan:

1. Baru 2. Keluar

Baru Tampil No. PO

Otomatis

Pilih Kode Supplier

Tampil Nama Supplier, Alamat,

Kota, Telepon

Pilih Kode Obat Muncul Nama

Obat, Satuan, Jenis, Harga Input Jumlah

Pesan

Tampil Subtotal (Harga*Jumlah

Pesan)

Tampil Total Harga

Tampil Data Obat yang disupply Oleh Supplier

Simpan Batal Kosongkan

Simpan Data

M N O

Y

Y T

T

Y

Y T T

Tambah Total Harga=

Total+Subtotal

M N O

Tampil Data

Pemesanan Cetak Cetak Form

Pemesanan

Keluar

Selesai

Y

T

Gambar 7. Flowchart Menu Transaksi Pemesanan

(9)

Mulai

Pilih Kategori:

1. Supplier 2. Semua

Supplier Pilih Supplier Cetak Cari Data

Tampil Data Obat Berdasarkan Supplier

Semua Cetak Cari Data Tampil Semua

Data Obat

Selesai Keluar

Y

Y T T

T Y Y

T

A T

A

Gambar 8. Flowchart Menu Laporan Data Obat

Mulai

Pilih Kategori:

1. Pertanggal 2. Perperiode 3. Semua

Pertanggal Pilih Tanggal Cetak Cari Laporan

Tampil Pemesanan Berdasarkan

Tanggal Y

T

Y

Semua Cetak Cari Laporan Tampil Semua

Pemesanan

Selesai Keluar

Y

T T

T Y

Y Perperiode

Pilih Tanggal Awal, dan Tanggal Akhir

Cetak Cari Laporan

Tampil Pemesanan Berdasarkan

Periode Y

T Y

C

D

C

D

Gambar 9. Flowchart Menu Laporan Data Obat

V. KESIMPULAN

Kesimpulan yang diperoleh dalam pembuatan program pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma Karawang , diantaranya sebagai berikut:

1. Program pembelian obat ini bertujuan untuk memudahkan user yaitu bagian Administrasi untuk melakukan transaksi pembelian obat kepada supplier 2. Proses pemasukan, penyimpanan dan perubahan data

diharapkan menjadi lebih mudah dan tidak membutuhkan waktu yang lama, serta memudahkan dalam pencarian data karena tanpa harus mencari dokumen yang bertumpuk pada suatu media penyimpanan manual.

3. Dengan sistem yang telah terkomputerisasi proses pembukuan atau pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat, hal ini dapat menghemat waktu serta hasil yang didapat lebih akurat.

4. Fungsi password digunakan untuk menghindari user yang belum mendapat izin untuk menggunakan program sehingga data yang ada pada program tetap aman.

Setelah mengetahui sistem baru yang dapat digunakan pada proses pembelian obat pada Apotek Anugrah Fajar Farma Karawang, penulis memberikan beberapa saran sebagai berikut:

1. Dibutuhkan suatu pengembangan sistem dalam jangka waktu atau periode tertentu sehingga mendukung dalam dunia bisnis yang kian modern. Pengembangan ini baik itu berupa perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan pengembangan kemampuan atau ketrampilan pengguna.

2. Dalam pengembangan sistem sebaiknya dibuat lebih terpadu serta menggunakan jaringan multiuser, sehingga pengolahan data dapat dilakukan dengan banyak komputer agar informasi yang dibutuhkan dapat dilakukan secara langsung, cepat, dan akurat.

3. Dibutuhkan pemeliharaan secara berkala agar program yang digunakan dapat berfungsi optimal.

4. Keakuratan data serta ketelitian pengguna dalam pemanfaatan program sangat penting karena mempengaruhi dalam pengambilan keputusan yang baik bagi perusahaan.

5. Pengamanan data tetap dibutuhkan agar terhindar dari pihak yang tidak bertanggungjawab.

6. Memberikan pelatihan kepada bagian yang menangani langsung dalam proses pembelian dalam hal ini bagian Administrasi agar dapat menggunakan program dengan benar dan bertanggungjawab.

(10)