GKM
GKM
MERAWIS
MERAWIS
GKM
GKM –
– MERAWIS
MERAWIS
MANAJEMEN RISIKO WEB INFORMATION SYSTEM
MANAJEMEN RISIKO WEB INFORMATION SYSTEM
Latar Belakang Masalah
ata
e a a g asa a
NO
MASALAH
NO.
MASALAH
1.
Awareness/kepedulian risk owner terhadap keberadaan risiko
kerja masih sangat minim.
2.
Identifikasi risiko belum meliputi seluruh proses kerja yang ada
dimasing-masing unit kerja (risk owner).
3
Penetapan nilai dampak dan peluang belum akurat
3.
Penetapan nilai dampak dan peluang belum akurat.
4.
Form isian “Risk Register” seringkali hilang/terselip.
5
H
il
il i
/
k
i ik k
k
t
5.
Hasil penilaian/pengukuran risiko kurang akurat.
6.
Laporan
“Risk
Profile”
satu
unit
kerja
tidak
dapat
PLAN
Untuk Menentukan nilai urutan masalah digunakan metode “
Nominal
Group Technique
(NGT)”
Group Technique
(NGT) .
Risk
Management
Pareto
Chart
80% 100% 70 80 90 100 40% 60% 30 40 50 60 70
Laporan tidak Risk register Nilai dampak &
20 19 18 12 12 11 0% 20% 0 10 20 30 Form isian hilang/ terselip Hasil penilaian kurang akurat Laporan tidak dapat diakses unit lain Risk register belum meliputi seluruh proses Nilai dampak & peluang belum akurat Kepedulian terhdp MR VALUE (Time) 20 19 18 12 12 11 Akumulasi (%) 22% 42% 62% 75% 88% 100%
TARGET
G
9
Mengembangkan RMIS berbasis web dari 3
(tiga) aktifitas menjadi minimal 8 (delapan)
aktifitas dari 10 (sepuluh) aktifitas proses
pengelolaan risiko.
9
Mempercepat waktu pengelolaan risiko dari
AKAR PENYEBAB MASALAH
Optimalisasi Proses Pengelolaan
Risiko dengan Mengembangkan Risk
Management Information System
g
y
Berbasis Web
AKAR PENYEBAB MASALAH
S
NO. FAKTOR MASALAH PENYEBAB AKIBAT
1 MANUSIA Form isian sering hilang/keselip saat distribusi dan
pengumpulan data.
Belum ada pengisian form
secara on-line Waktu pengisian jadi lebih lama karena form harus dicetak dan diisi ulang. pengumpulan data.
2 LINGKUNGAN Identifikasi risiko belum
tepat sasaran. Kurangnya sosialisasi Kerugian akibat terjadinya risiko 3 LINGKUNGAN Laporan Risk Profil
kurang informatif ke
Belum ada sistem informasi yang dapat diakses oleh
Mitigasi untuk risiko bersama tidak
kurang informatif ke
semua unit kerja yang dapat diakses oleh semua unit kerja bersama tidak komprehensif 4 MESIN Penggunaan space hard
disc banyak dan terpisah Belum ada database untukmenyimpan file-file risiko Pencarian data memakan waktu dan penggunaan hard disc boros
hard disc boros. 5 MESIN Banyaknya penggunaan
kertas (hard copy) dan tinta untuk form dan l
Belum ada web system, masih mengunakan sistem manual.
Penggunaan kertas dan tinta berlebihan dan kemungkinan form & l hil /t li laporan. laporan hilang/terselip. 6 METODA Hasil pengukuran/profil
risiko tidak akurat Belum ada otomatisasi kuadran pada
pengukuran/profil risiko yang d t di k l h Ri k
Keliru menetapkan keputusan tindakan mitigasi.
dapat diakses oleh Risk Owner
RENCANA PERBAIKAN
C
No Akar
Penyebab Why What When,WhoWhere, How
1 Belum ada Agar pengisian form Dibuatkan sistem •Div. PBMR Membuat Sistem Informasi 1 Belum ada
pengisian Form Identifikasi Risiko secara on-line
Agar pengisian form identifikasi dilakukan secara on-line sehingga kehilangan data dan waktu pengisian dapat diminimalkan
Dibuatkan sistem pengisian risk register secara on-line yang dapat diakses oleh
masing masing unit
Div. PBMR
•Triwulan-3 2013
•PIC : Hedi, Aby
Membuat Sistem Informasi Manajemen Risiko, menu register data risiko berbasis Web
diminimalkan. masing-masing unit kerja.
2 Kurangnya sosialisasi manajemen
Agar seluruh jajaran di lingkungan perusahaan menyadari pentingnya Mengadakan Awareness MR minimal 1 tahun •Div. PBMR •Awal Tahun •PIC : Leila • Menyiapkan anggaran. • Melaksanakan awareness secara periodik
risiko. mengelola risiko di unit
masing-masing sekali untuk seluruh jajaran di lingkungan
perusahaan
secara periodik.
3 Belum ada Agar setiap unit kerja Dibuatkan laporan •Div. PBMR Membuat Sistem Informasi 3 Belum ada sistem informasi yang dapat diakses oleh semua unit kerja
Agar setiap unit kerja dapat mengakses profil risiko dari unit-unit kerja lainnya.
Agar koordinasi dapat
Dibuatkan laporan profil risiko yang dapat diakses seluruh unit kerja.
Div. PBMR
•Triwulan-3 2013
•PIC : Hedi, Aby
Membuat Sistem Informasi Manajemen Risiko, menu laporan profil risiko berbasis Web
kerja Agar koordinasi dapat
dilakukan secara komprehensif 4 Belum ada
database untuk
i fil
Agar data risiko terpusat dalam satu
i t d t b Dibuatkankan data base manajemen i ik t t •Div. PBMR •Triwulan-3 2013
Membuat sistem database untuk menyimpan seluruh data
j i ik
menyimpan
RENCANA PERBAIKAN
C
No Akar
Penyebab Why What Where,When,Who How
B l d A d t d l Dib tk i t Di PBMR M b t Si t I f i 5 Belum ada web system untuk manajemen risiko.
Agar data dan laporan manajemen risiko dapat diakses oleh seluruh unit yang berkepentingan
Dibuatkan sistem manajemen risiko secara terpadu mulai dari register data sampai
• Div. PBMR
• Triwulan-3 2013 PIC Hedi
Membuat Sistem Informasi Manajemen Risiko terpadu berbasis Web
dengan laporan profil risiko dan mitigasinya
• PIC : Hedi, Aby
6 Belum ada
otomatisasi Agar pengukuran/ leveling risiko dapat Dibuatkan otomatisasi kuadran • Div. PBMR Membuat Sistem pengukuran/ leveling risiko berbasis Web otomatisasi kuadran pada pengukuran/ leveling risiko yang dapat diakses oleh
leveling risiko dapat dilakukan secara otomatis pada saat diinput oleh risk owner otomatisasi kuadran pada tahap pengukuran risiko • Triwulan-3 2013 • PIC : Hedi, Aby
leveling risiko berbasis Web
diakses oleh risk owner
D O
D O
MERAWIS
RMIS
MERAWIS
Ms. Excel
MELAKSANAKAN PERBAIKAN
S
AKAR
PENYEBAB
SEBELUM
SETELAH
Form Identifikasi Risiko belum Penggunaan Risk register form masih digunakan Form risk register sudah
Form Identifikasi Risiko belum
on‐line
Penggunaan Risk register form masih digunakan untuk mengumpulkan data risiko yang berasal dari risk owner
Form risk register sudah
digantikan dengan form input di aplikasi MERAWIS.
Kurangnya sosialisasi Belum disiapkan jadual dan anggaran untuk • Jadual awareness.
Kurangnya sosialisasi manajemen risiko
Belum disiapkan jadual dan anggaran untuk
melaksanakan awareness manajemen risiko secara
rutin.
Jadual awareness.
• melaksanakan koordinasi
secara rutin dengan risk owner
Belum ada sistem informasi
d t di k l h
Laporan profil risiko hanya berupa profil risiko unit
k j b di i
Laporan profil risiko dari suatu
it k j d t dilih t l h
yang dapat diakses oleh semua
unit kerja
kerja ybs sendiri. unit kerja dapat dilihat oleh
seluruh unit kerja lainnya.
Belum ada database untuk
menyimpan file‐file risiko
Penyimpanan file‐file risiko masih menggunakan
file Excell dan selanjutnya di input secara manual ke
Penyimpanan database tidak di
local disk, melainkan langsung di
aplikasi RMIS server menggunakan my.SQL.
Belum ada web system untuk
manajemen risiko.
Sistem informasi manajemen risiko yang digunakan
bersifat stand alone yang hanya dapat diakses oleh
Divisi PBMR.
Sistem informasi menjadi web
sistem sehingga bisa diakses oleh seluruh unit kerja
Divisi PBMR. seluruh unit kerja
Belum ada otomatisasi kuadran
pada pengukuran/ leveling
risiko
Nilai dampak & peluang risiko diinput secara
manual dari data hard‐copy.
penginputan nilai risiko
dilakukan langsung oleh risk
owner, sehingga tidak perlu
dil k k li il i i ik
dilakukan penyalinan nilai risiko ke dalam aplikasi.
MENILITI HASIL PERBAIKAN (Aktivitas)
S
( t tas)
NO AKTIFITAS METODA PELAKSANAAN
SEBELUM
METODA PELAKSANAAN
SETELAH
1 Di ib i F Id ifik i Ri ik Di ib i l Di ib i li
1 Distribusi Form Identifikasi Risiko Distribusi secara manual Distribusi secara on‐line
2 Identifikasi Risiko oleh Risk Owner Pengisian form secara manual oleh masing‐masing unit kerja.
Pengisian form secara on‐line
3. Pengumpulan Daftar Risiko/Risk Register Pengumpulan secara manual oleh staf Pengumpulan secara on‐line
Dinas MR
4. Input data risk register Input data dilakukan secara manual
menggunakan program Microsoft Excell.
Data yang diinput secara on‐line di menu daftar risiko per unit kerja
5. Membuat profil risiko berdasarkan nilai dampak dan
l
Profil sudah dilakukan secara langsung
d k i t RMIS
Diinput secara on‐line langsung t fil b d k l li
peluang dengan menggunakan sistem RMIS terprofil berdasarkan levelingnya.
6. Melakukan Mapping Risiko Mapping risiko otomatis menggunakan sistem RMIS
Diinput secara on‐line langsung masuk dan terlihat dalam mapping
risiko
7. Menyiapkan Laporan profil Risiko laporan sudah dilakukan langsung dengan
menggunakan sistem RMIS laporan profil risiko langsung tersortirberdasarkan grouping yang diinginkan
8. Pembahasan & Penetapan Tindakan Mitigasi. Pembahasan dan penetapan mitigasi
dilakukan dalam rapat Pembahasan dan penetapan mitigasi dilakukan dalam rapat
9. Distribusi Laporan Distribusi laporan dilakukan dengan
menggunakan hard-copy (dokumen). Laporan dapat langsung diakses padaWeb Manajemen Risiko dan setiap unit kerja dapat melihat profil risiko dari unit-unit kerja lainnya.
10. Monitoring Tindaklanjut Mitigasi Monitoring tindaklanjut mitigasi dilakukan
secara langsung ke masing masing unit Monitoring tindaklanjut mitigasidilakukan secara langsung ke masing secara langsung ke masing-masing unit
MENILITI HASIL PERBAIKAN (Waktu)
S
( a tu)
NO AKTIFITAS WAKTU SEBELUM
(Menit) WAKTU SETELAH (Menit)
1 Distribusi Form Identifikasi Risiko 45 0
2 Identifikasi Risiko oleh Risk Owner Uncontrolled Uncontrolled 3. Pengumpulan Daftar Risiko/Risk Register 45 0
4. Input data risk register 445 165
5. Membuat profil risiko berdasarkan nilai
dampak dan peluang 0 0 l k k k
6. Melakukan Mapping Risiko 0 0 7. Menyiapkan Laporan profil Risiko 30 30 8. Pembahasan & Penetapan Tindakan
Mitigasi Uncontrolled Uncontrolled Mitigasi.
9. Distribusi Laporan 45 45 10. Monitoring Tindaklanjut Mitigasi Uncontrolled Uncontrolled
TOTAL WAKTU PELAKSANAAN 610 240
HASIL PERBAIKAN (Aktivitas & Waktu)
S
( t tas &
a tu)
100%
Realisasi Pengembangan Aktivitas
Pengelolaan Risiko Berbasis Web
80%
80%
40% 60% 80%Perbaikan Aktivitas
30%
80%
80%
0% 20% 40%Kondisi Sebel m Target REALISASI
REALISASI MINIMASI WAKTU
(Menit)
Kondisi Sebelum Target REALISASI
400 500 600 700
(Menit)
Perbaikan Waktu
610
305
240
0 100 200 300 400Perbaikan Waktu
0PQCDSME
QC S
ASPEK MUTU
SEBELUM PERBAIKAN
SETELAH PERBAIKAN
Productivity Aktifitas pengelolaan RM sebagian Aktifitas pengelolaan sudah dilakukan besar masih bersifat manual dan waktu
pengelolaannya membutuhkan waktu yang cukup lama.
dengan sistem informasi berbasis web dan waktu pengelolaannya menjadi lebih singkat.
Q lit K k t k i ik k P k i ik l bih k t
Quality Keakuratan pengukuran risiko kurang Pengukuran risiko lebih akurat
Cost Masih ada biaya penggunaan ATK
(kertas dan tinta printer) Mengurangi penggunaan ATK (kertas dan tinta printer)
Delivery Laporan menggunakan hard-copy dan informasi untuk masing-masing unit kerja hanya terbatas pada risiko unit yang bersangkutan
Laporan dapat diakses langsung di web dan informasi dapat diakses lintas unit kerja
yang bersangkutan
Safety Kehilangan dokumen Tidak ada peluang terjadinya kehilangan dokumen
Moral RM dianggap sebagai pekerjaan Proses gg p g p j dipermudah sehingga tidak tambahan yang menyita waktu dianggap beban tambahanp gg
Environment Awareness/kepedulian risk owner terhadap risiko kerja kurang masih
Kepedulian risk owner diharapkan meningkat karena adanya
p j g
dianggap sebagai pekerjaan tambahan yang menyita waktu
g y
kemudahan proses dan akses terhadap pengelolaan risiko.
