Sekretariat : Jln. Kerinci XII No.11, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan, Tlp/Fax: 6221‐7257322 Email:[email protected] Website: http://www.konsillsm.or.id
Konsil
LSM
Indonesia
STANDARD
OPERATIONAL
PROCEDURE
(SOP)
KESEKRETARIATAN
DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN 1.1. Pengantar
1.2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia
II. STRUKTUR ORGANISASI KONSIL LSM INDONESIA
2.1 Struktur Organisasi Konsil LSM Indonesia
2.2 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Kantor
2.2.1 Peran Manajer Kantor
2.2.2 Tugas Pokok Manajer Kantor
2.2.3 Uraian Tugas Manajer Kantor
2.2.4 Kualifikasi Manajer Kantor
2.3 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Keuangan
2.3.1 Peran Manajer Keuangan
2.3.2 Tugas Pokok Manajer Keuangan
2.3.3 Uraian Tugas Manajer Keuangan
2.3.4 Kualifikasi Manajer Keuangan
2.4 Uraian Tugas Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan (Accounting)
2.4.1 Uraian Tugas Staf Keuangan
2.4.2 Uraian Tugas Kasir Kas Kecil
2.4.3 Uraian Tugas Staf Pembukuan (Accounting)
2.5 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Advokasi
2.5.1 Peran Manajer Program Advokasi
2.5.2 Tugas Pokok Manajer Program Advokasi
2.5.3 Uraian Tugas Manajer Program Advokasi
2.5.4 Kualifikasi Manajer Program Advokasi
2.6 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan
Informasi
2.6.1 Peran Manajer Program Publikasi dan Informasi
2.6.2 Tugas Pokok Manajer Program Publikasi dan Informasi
2.6.3 Uraian Tugas Manajer Program Publikasi dan Informasi
2.6.4 Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan Informasi
III. PERENCANAAN, PENGANGGARAN, EVALUASI DAN PELAPORAN
3.1 Perencanaan 3.1.1 Rencana Strategis 3.1.2 Rencana Tahunan 3.1.3 Rencana Bulanan 3.2 Penganggaran 3.3 Evaluasi 3.4 Pelaporan
IV. PERATURAN STAF KONSIL LSM INDONESIA
4.1 Tujuan, Prinsip dan Ruang Lingkup
4.1.1 Tujuan
4.1.2 Prinsip
4.1.3 Ruang Lingkup
4.2 Rekrutmen Staf Konsil LSM Indonesia
4.2.1 Umum
4.2.2 Proses Rekrutmen
4.2.3 Proses Seleksi
4.3 Status Staf Konsil LSM Indonesia
4.3.1 Calon Staf Tetap
4.3.2 Staf Program
4.3.3 Staf Tetap
4.3.4 Konsultan/Tenaga Ahli
4.3.5 Relawan/Voluntir
4.4 Pengangkatan dan Penempatan Staf Konsil LSM Indonesia
4.4.1 Pengangkatan Staf Konsil LSM Indonesia
4.4.2 Penempatan, Mutasi dan Promosi Staf
4.5 Gaji dan Tunjangan Staf
4.5.1 Struktur Gaji
4.5.2 Kenaikan Berkala
4.5.3 Tunjangan Transportasi dan Uang Makan
4.5.4 Tunjangan Hari Raya
4.5.5 Tunjangan Kesehatan
4.5.6 Tunjangan Program
4.5.7 Pemotongan Gaji
4.5.8 Gaji Selama Sakit Berkepanjangan dan Akibat Kecelakaan Kerja
4.6 Hari Libur, Cuti dan Izin
4.6.1 Libur Nasional
4.6.2 Cuti Tahunan
4.6.3 Cuti Melahirkan dan Keguguran
4.6.4 Cuti Haid
4.6.5 Cuti Khusus dan Izin
4.6.5.1 Cuti Khusus
4.6.5.2 Izin
4.6.5.3 Sakit
4.6.5.4 Cuti di Luar Tanggungan
4.7 Tata Tertib Kantor
4.7.1 Hari dan Jam Kerja Kantor
4.7.2 Hak Staf
4.7.3 Kewajiban Staf
4.7.4 Kewajiban Lembaga
4.7.5 Kehadiran/Presensi
4.7.6 Pengelolaan Informasi, Tempat dan Peralatan Kerja
4.9 Pemutusan Hubungan Kerja
4.9.1Umum
4.9.2Prosedur
4.9.3Uang Pesangon dan Uang Penghargaan Masa Kerja
V. PEDOMAN STANDAR ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KONSIL
5.1Surat Menyurat
5.1.1 Jenis‐jenis Surat
5.1.2 Tata Cara Penyusunan Surat
5.1.2.1Sistematika dan Isi Surat Keluar Berdasarkan Jenisnya
5.1.2.2Tata Cara Penomoran Surat‐surat
5.1.3 Pengiriman dan Pengarsipan Surat‐surat
5.1.4 Pengelolaan dan Pengarsipan Surat‐surat Masuk
5.2Pengarsipan Dokumen
5.3Notulensi Rapat
5.4Pengumuman dan Agenda Sekretariat
5.5Kompilasi Kehadiran Staf
5.6Data Base
5.7Inventaris
5.8Pengelolaan Perpustakaan
5.9Penugasan dan Pelaporannya
5.10 Mekanisme Komplain dan Penanganannya
5.11 Mekanisme Pengambilan Keputusan
VI. PENUTUP
BAB I PENDAHULUAN 1. Pengantar
SOP (Standard Operating Procedure) Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia adalah suatu
pedoman tertulis yang berisi tata cara atau tahapan yang harus dilalui dan dipenuhi dalam
suatu proses kerja di bagian kesekretariatan Konsil LSM Indonesia. SOP Kesekretariatan ini
dirancang sedemikian rupa guna mendukung terwujudnya visi, misi, tujuan, dan nilai‐nilai
Konsil LSM Indonesia, yaitu kebebasan, demokrasi, integritas, kejujuran, keadilan,
kesetaraan, keterbukaan, responsif, partisipatif dan bertanggung jawab, yang merupakan
elemen penting dari pelaksanaan akuntabilitas.
SOP Kesekretariatan ini juga dirancang sedemikian rupa sesuai dengan karakteristik Konsil
LSM Indonesia sebagai organisasi payung, dengan isu pokok pada upaya mendorong praktik
akuntabilitas di kalangan organisasi masyarakat sipil (OMS), khususnya LSM Indonesia.
SOP Kesekretariatan ini antara lain mencakup tugas pokok dan job description masing‐
masing staf, standar kualifikasi staf, prosedur standar manajemen kantor, peraturan staf
dan prosedur standar keuangan, dengan tujuan untuk membantu pimpinan organisasi di
dalam mengalokasikan sumber daya organisasi secara tepat, efisien dan efektif untuk
mencapai tujuan organisasi.
SOP Kesekretariatan ini akan berjalan dengan baik, jika pihak‐pihak yang terlibat di dalam
seluruh sistem ini akan mendukung serta melaksanakan prosedur yang telah disepakati
bersama. Tanpa dukungan semua pihak, sistem ini tidak akan berfungsi maksimal di dalam
mendukung terwujudnya tujuan‐tujuan Konsil LSM Indonesia.
2. Tujuan Administrasi Kesekretariatan Konsil LSM Indonesia
Tujuan administrasi kesekretariatan Konsil LSM Indonesia antara lain:
(a) memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun
eksternal;
(b) mengelola dan memelihara dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaran
pelaksanaan fungsi‐fungsi manajemen;
(c) mengelola dan memelihara aset organisasi;
(d) mengatur tata cara pengelolaan administrasi keuangan, asset dan informasi.
BAB II
ORGANISASI KONSIL LSM INDONESIA
2.1Struktur Organisasi Konsil LSM Indonesia
Pada dasarnya struktur organisasi menggambarkan elemen‐elemen yang terdapat dalam
organisasi dan menarik hubungan antar elemen tersebut. Struktur organisasi yang baik
tentu harus mendukung pencapaian tujuan dan juga harus menggambarkan adanya
pemisahan tugas dan fungsi antara bagian pelaksana dan bagian pengawasan.
Struktur organisasi Konsil LSM Indonesia digambarkan sebagai berikut:
2.2Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Kantor
2.2.1 Peran Manajer Kantor
(1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa organisasi Konsil LSM Indonesia, melalui kelancaran arus informasi baik ke
dalam maupun ke luar organisasi.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui penyaluran
informasi secara jelas dan akurat, dan memfasilitasi pimpinan untuk menjalankan
fungsinya dengan baik.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
organisasi lainnya melalui pendistribusian informasi.
2.2.2 Tugas Pokok Manajer Kantor
(1) Menyelenggarakan kegiatan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan
pekerjaan surat‐menyurat, yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian dan penyimpanan.
(2) Menyelenggarakan tata hubungan, baik internal maupun eksternal (humas).
(3) Memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan tata kelola lembaga.
(4) Menyelenggarakan tugas bantuan lain untuk menunjang pelaksanaan tugas pokok.
2.2.3 Uraian Tugas Manajer Kantor
(1) Melakukan korespondensi ke pihak internal maupun eksternal dengan persetujuan
Direktur Eksekutif.
(2) Mengatur jadwal kegiatan Direktur Eksekutif, Komite Pengarah, dan Dewan Etik yang
berhubungan dengan kegiatan Konsil LSM Indonesia.
(3) Menyusun, memelihara, mengembangkan dan menjaga sistem pendokumentasian
organisasi.
(4) Menyelenggarakan kepanitiaan rapat.
(5) Merekam dan/atau mencatat serta membuat notulen mengenai hasil rapat‐rapat yang
diselenggarakan oleh Komite Pengarah, Dewan Etik, maupun Rapat Staf yang
diselenggarakan oleh Direktur Eksekutif.
(6) Bertanggungjawab atas hasil notulen kegiatan lain di luar rapat‐rapat yang telah
disebutkan di atas, yang diselenggarakan oleh Sekretariat Konsil LSM Indonesia.
(7) Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu/kunjungan.
(8) Menerjemahkan surat atau tulisan‐tulisan singkat dari bahasa Indonesia ke bahasa
Inggris atau sebaliknya yang akan dikirimkan baik oleh Direktur Eksekutif, Komite
Pengarah, maupun oleh Dewan Etik.
(9) Menyusun rencana anggaran biaya kebutuhan rutin kantor (office supplies) untuk
mendapatkan persetujuan Direktur Eksekutif.
(10) Melakukan pengadaan barang dan jasa kebutuhan kantor sesuai dengan pedoman
yang diatur dalam SOP Keuangan Konsil LSM Indonesia.
(11) Memastikan kondisi kantor dan fasilitasnya memadai untuk mengoptimalkan performa
Sekretariat Konsil LSM Indonesia.
(12) Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas‐tugas staf di bawahnya.
(13) Memastikan perencanaan kegiatan masing‐masing staf sesuai dengan tenggat waktu
yang telah ditentukan.
2.2.4 Kualifikasi Manajer Kantor
(1) D3/S1 dalam segala disiplin ilmu dan berpengalaman minimal 3 tahun di posisi yang
sama.
(2) Mampu menggunakan bahasa Indonesia dan bahasa Inggris dengan baik, lisan maupun
tulisan.
(3) Memiliki kemampuan berkomunikasi dan berkorespondensi yang baik.
(5) Berpengalaman dalam membuat notulensi atau proceeding rapat.
(6) Berpengalaman dalam penyelenggaraan kegiatan/event seminar atau konferensi.
(7) Mampu menggunakan perangkat lunak perkantoran (MS Word, Exel, Power Point,
Internet).
(8) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangka waktu sedikitnya 1 tahun.
(9) Berdedikasi terhadap organisasi.
2.3Peran, Tugas Pokok dan Kualifikasi Manajer Keuangan
2.3.1 Peran Manajer Keuangan
(1) Peran Strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa organisasi Konsil LSM Indonesia, melalui penyajian laporan keuangan secara
cepat dan akurat, sesuai dengan Pedoman Standar Akuntansi Keuangan Pasal 45 (PSAK
45) dan format laporan keuangan dari lembaga donor.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui pembuatan
sistem dan prosedur keuangan yang cocok dengan karakteristik organisasi Konsil LSM
Indonesia.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
organisasi lainnya melalui pendistribusian informasi keuangan.
2.3.2 Tugas Pokok Manajer Keuangan
(1) Bersama Direktur Eksekutif membuat rencana anggaran kegiatan.
(2) Melayani kebutuhan keuangan untuk kegiatan operasional.
(3) Membuat laporan keuangan, baik laporan keuangan program maupun laporan
keuangan lembaga.
(4) Mengadministrasikan seluruh dokumen keuangan berikut bukti‐bukti pendukungnya.
(5) Mengkoordinasikan pekerjaan bagian keuangan (kasir).
(6) Melakukan tugas‐tugas lain yang diberikan oleh Direktur Eksekutif.
2.3.3 Uraian Tugas Manager Keuangan
(1) Menyusun SOP Keuangan.
(2) Mendesain formulir‐formulir keuangan antara lain: formulir bukti kas, formulir bukti
bank, formulir permohonan dan pertanggungjawaban uang muka, formulir perjalanan
dinas, formulir pembayaran gaji, dan formulir keuangan lainnya.
(3) Menjelaskan fungsi dan tata‐cara penggunaan formulir tersebut kepada Staf
Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan.
(4) Membuat anggaran proposal bersama Direktur Eksekutif.
(5) Mensupervisi pekerjaan‐pekerjaan yang dilakukan oleh Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil
(6) Menyusun laporan keuangan program sesuai dengan format yang diminta oleh
lembaga donor.
(7) Menyusun laporan keuangan yang terdiri dari:
a. laporan losisi keuangan/neraca;
b. laporan aktivitas;
c. laporan arus kas.
(8) Menyusun laporan keuangan untuk kepentingan perpajakan.
(9) Memberikan informasi dan laporan tertulis kepada Direktur Eksekutif mengenai
perkembangan dan posisi keuangan Konsil LSM Indonesia.
(10) Memberikan pelatihan mengenai pembukuan dan keuangan organisasi nirlaba kepada
lembaga anggota Konsil LSM Indonesia jika diminta.
2.3.4 Kualifikasi Manajer Keuangan
(1) Pendidikan minimal D3 Akuntansi.
(2) Menguasai masalah keuangan dan akuntansi, khususnya yang berkaitan dengan
organisasi nirlaba.
(3) Menguasai perpajakan.
(4) Berpengalaman di bidangnya minimal 3 tahun di organisasi nirlaba.
(5) Mampu mengoperasikan komputer (MS Word, Excel, Power Point, Internet).
(6) Mampu melakukan assessment, monitoring dan audit keuangan ke organisasi nirlaba.
(7) Berdedikasi terhadap organisasi.
(8) Teliti dan rapi dalam bekerja.
(9) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangka waktu sedikitnya 1 tahun.
2.4. Uraian Tugas Staf Keuangan, Kasir Kas Kecil dan Staf Pembukuan (Accounting)
2.4.1 Uraian Tugas Staf Keuangan
(1) Menyiapkan bukti penerimaan bank untuk penerimaan dana secara tunai.
(2) Menyiapkan bukti pengeluaran bank untuk pembayaran secara tunai.
(3) Meminta tanda tangan pada cek atau bilyet giro kepada yang berwenang memberikan
otorisasi pengeluaran dana dari bank.
(4) Meminta tandatangan bukti penerimaan bank, bukti pengeluaran bank, dari pihak
yang berwenang dan pihak‐pihak yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi.
(5) Mencatat bukti penerimaan bank dan bukti pengeluaran bank pada buku bank.
(6) Melakukan verifikasi kesesuaian antara bukti pendukung dengan pertanggungjawaban
penggunaan uang muka oleh pengguna.
(7) Merapikan bukti pendukung disesuaikan dengan bukti internal.
(8) Menyerahkan bukti internal (pengeluaran bank dan penerimaan bank) beserta bukti
pendukung kepada Staf Pembukuan.
(9) Menguangkan cek ke bank.
2.4.2 Uraian Tugas Kasir Kas Kecil
(1) Menyiapkan bukti penerimaan kas untuk penerimaan dana secara tunai.
(2) Menyiapkan bukti pengeluaran kas untuk pembayaran secara tunai.
(3) Meminta tandatangan bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas dari pihak
yang berwenang dan pihak‐pihak yang berhubungan dengan transaksi yang terjadi.
(4) Mencatat bukti penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada ikhtisar pengeluaran
dana kas kecil.
(5) Merapikan bukti pendukung disesuaikan dengan bukti internal.
(6) Menyerahkan bukti internal (pengeluaran kas dan penerimaan kas) beserta bukti
pendukung kepada Staf Pembukuan.
(7) Menyiapkan formulir bon permintaan uang untuk pengisian kas kecil.
2.4.3 Uraian Tugas Staf Pembukuan (Accounting)
(1) Mencatat/membukukan transaksi keuangan.
(2) Melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan.
(3) Mengurus laporan pajak lembaga.
(4) Menjaga seluruh dokumen keuangan.
(5) Membantu Manajer Keuangan untuk membuat laporan keuangan Konsil LSM
Indonesia dan laporan keuangan ke lembaga donor.
2.5 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Advokasi
2.5.1 Peran Manajer Program Advokasi
(1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa organisasi Konsil LSM Indonesia melalui kegiatan‐kegiatan advokasi yang
sesuai dengan visi dan misi Konsil LSM Indonesia.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui kegiatan‐
kegiatan advokasi yang dilakukan Konsil LSM Indonesia.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
Konsil LSM Indonesia melalui kegiatan‐kegiatan advokasi.
2.5.2 Tugas Pokok Manajer Program Advokasi
(1) Merumuskan strategi dan menyelenggarakan kegiatan advokasi.
(2) Memfasilitasi peningkatan kapasitas anggota Konsil LSM Indonesia dalam melakukan
advokasi.
(3) Mendukung kegiatan advokasi yang berkaitan dengan upaya menciptakan lingkungan
politik dan hukum yang kondusif bagi peningkatan posisi dan peran Organisasi
(4) Membangun relasi dan kerja sama Konsil dengan pihak eksternal dalam rangka
memperkuat eksistensi dan legitimasi Konsil sebagai sebuah organisasi yang
mendorong praktik akuntabilitas di Indonesia.
(5) Melakukan upaya penggalangan dana bersama Direktur Eksekutif.
2.5.3 Uraian Tugas Manajer Program Advokasi
(1) Mengelola program‐program di bidang advokasi bersama Direktur Eksekutif.
(2) Membuat Proposal dan Laporan Program Konsil bersama Direktur Eksekutif.
(3) Melakukan kajian terhadap peraturan–peraturan yang merugikan kepentingan dan
posisi masyarakat sipil.
(4) Membangun jaringan/aliansi dengan organisasi masyarakat sipil dalam melakukan
advokasi.
(5) Membangun dialog antara masyarakat sipil, pemerintah, swasta dan lembaga donor.
(6) Memfasilitasi kegiatan‐kegiatan peningkatan kapasitas anggota Konsil LSM Indonesia.
(7) Berpartisipasi dalam forum‐forum publik yang dilakukan oleh Pemerintah, DPR, LSM
dan Swasta.
(8) Melakukan pengembangan/perluasan program‐program kerja di bidang advokasi
dengan pihak lain.
(9) Berdasarkan penugasan yang diberikan oleh Direktur Eksekutif, turut berpartisipasi
dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak‐pihak lain yang berhubungan dengan
visi dan misi Konsil LSM Indonesia.
2.5.4 Kualifikasi Manajer Program Advokasi:
(1) Pendidikan minimal S1, lebih diutamakan dari jurusan Sosiologi, Hukum, atau Ilmu
Politik.
(2) Berpengalaman kerja sebagai program officer dalam bidang advokasi dan
pengorganisasian masyarakat di LSM minimal 3 (tiga) tahun.
(3) Memahami daur kegiatan advokasi.
(4) Memahami pendekatan pendidikan orang dewasa (POD).
(5) Memiliki jaringan yang luas dengan organisasi masyarakat sipil, pemerintah, swasta
dan lembaga donor.
(6) Memiliki kemampuan lobi, mediasi dan negosiasi.
(7) Memiliki kemampuan analisis kebijakan yang baik.
(8) Memahami penyusunan legal drafting.
(9) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangka waktu sedikitnya 1 tahun.
(10) Memiliki kemampuan bahasa Indonesia dan Inggris yang baik, lisan maupun tulisan.
(11) Memiliki keterampilan menulis dengan baik.
(12) Mampu menyusun proposal dan laporan program.
(13) Terampil menggunakan komputer, program Microsoft Office (MS Word, Excel, Power
Point), dan Internet.
(14) Bersedia bekerja penuh waktu serta melakukan perjalanan ke wilayah‐wilayah kerja
2.6 Peran, Tugas Pokok, Uraian Tugas dan Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan
Informasi
2.6.1 Peran Manajer Program Publikasi dan Informasi:
(1) Peran strategis, yaitu peran untuk memberikan pengaruh positif pada status dan
performa organisasi Konsil LSM Indonesia, di dalam menyebarluaskan informasi yang
berkaitan dengan isu akuntabilitas, guna meningkatkan kepercayaan publik terhadap
LSM.
(2) Peran teknis, yaitu peran untuk meningkatkan kinerja pimpinan melalui kegiatan
publikasi yang dilakukan Konsil LSM Indonesia.
(3) Peran pendukung, yaitu peran untuk memberikan manfaat positif kepada anggota
Konsil dan publik melalui kegiatan‐kegiatan publikasi dan informasi.
2.6.2 Tugas Pokok Manajer Program Publikasi dan Informasi
(1) Mengkoordinasi pengelolaan dan pengembangan media komunikasi massa dan
internal.
(2) Melakukan kajian terhadap isu akuntabilitas yang berkaitan dengan akuntabilitas
Organisasi Masyarakat Sipil.
(3) Membangun relasi dengan media.
(4) Mengkoordinasikan dukungan teknis bidang informatika untuk kelembagaan Konsil
LSM Indonesia.
2.6.3 Uraian Tugas Manajer Program Publikasi dan Informasi
(1) Menyiapkan informasi lembaga Konsil LSM Indonesia untuk dipublikasikan.
(2) Menyiapkan dan menerbitkan informasi tentang isu akuntabilitas LSM dan advokasi
kepentingan dan posisi LSM.
(3) Mengelola media komunikasi internal berupa email dan mailing list serta media
komunikasi eksternal Konsil berupa website, newsletter, brosur, press release.
(4) Mengelola media promosi kreatif tentang lembaga dan isu Konsil LSM Indonesia.
(5) Mencari dan menginformasikan peluang‐peluang pendanaan dan pengembangan
kapasitas organisasi dan staf anggota Konsil LSM Indonesia.
(6) Mempersiapkan penerbitan dan distribusi buku‐buku Konsil LSM Indonesia.
(7) Menyelenggarakan konferensi pers dan media gathering.
(8) Membuat laporan Konsil LSM Indonesia bersama Direktur Eksekutif.
(9) Mengelola jaringan internet.
(10) Berdasarkan penugasan yang diberikan oleh Direktur Eksekutif, turut berpartisipasi
dalam kegiatan yang diselenggarakan oleh pihak‐pihak lain yang berhubungan dengan
visi dan misi Konsil LSM Indonesia.
2.6.4 Kualifikasi Manajer Program Publikasi dan Informasi
(1) Pendidikan minimal S1, lebih diutamakan dari jurusan Jurnalistik dan Komunikasi.
(2) Berpengalaman minimal 3 (tiga) tahun dalam bidang publikasi di media dan organisasi
masyarakat sipil.
(3) Memiliki kemampuan bahasa Indonesia dan Inggris yang baik, lisan maupun tulisan.
(4) Memiliki keterampilan menulis dan menyunting dengan baik.
(5) Mampu menyusun proposal dan laporan program.
(6) Memiliki kemampuan analisis yang baik.
(7) Memahami website Content Management System (CMS) dan pengelolaan media
komunikasi (e‐mail dan mailing list).
(8) Berpengalaman mengelola newsletter, brosur, press release.
(9) Berpengalaman dalam penerbitan dan distribusi buku.
(10) Memiliki jaringan yang luas dengan kalangan media.
(11) Terampil menggunakan komputer, program Microsoft Office (MS Word, Excel, Power
Point), dan Internet.
(12) Berpengalaman mengkoordinasi tim dengan jumlah anggota minimal 2 orang dalam
jangka waktu sedikitnya 1 tahun.
(13) Bersedia bekerja penuh waktu serta melakukan perjalanan ke wilayah‐wilayah kerja
Konsil LSM Indonesia.
BAB III
PERENCANAAN, PENGANGGARAN, EVALUASI DAN PELAPORAN
3.1 Perencanaan
Perencanaan dalam organisasi memegang peranan yang sangat penting bila dibandingkan
dengan fungsi‐fungsi pengelola organisasi yang lainnya, seperti pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan. Dalam perencanaan, pengelola organisasi memutuskan hal‐
hal yang harus dilakukan, saat melakukannya, cara melakukannya dan orang yang akan
melakukannya. Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi
pada waktu yang akan datang, saat perencanaan dan kegiatan yang diputuskan akan
dilaksanakan pada periode ketika rencana itu dibuat. Jadi, perencanaan organisasi harus
bersifat aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, agar pengelola organisasi tidak hanya
beraksi terhadap lingkungannya, tetapi juga menjadi peserta aktif dalam pengembangan
masyarakat sipil di Indonesia.
3.1.1 Rencana Strategis (Strategic Planning)
Untuk Konsil LSM Indonesia, rencana strategis dilakukan sekurang‐kurangnya 3 (tiga) tahun
sekali dalam suatu forum yang diadakan oleh Komite Pengarah Nasional. Forum tersebut
dihadiri oleh anggota Komite Pengarah Nasional, Anggota Dewan Etik, Perwakilan LSM
Anggota, Direktur Eksekutif/Staf Sekretariat Konsil dan undangan lainnya untuk
merumuskan rencana strategis Konsil sesuai dengan visi, misi dan tujuan yang tercantum
dalam AD/ART Konsil LSM Indonesia.
3.1.2 Rencana Tahunan
Berdasarkan Rencana Strategis yang telah disusun tersebut, Komite Pengarah Nasional dan
Direktur Eksekutif/Staf Sekretariat Konsil, selanjutnya merumuskan rencana tahunan Konsil
LSM Indonesia dalam suatu forum rapat kerja untuk mengesahkan rencana program dan
rencana anggaran, mengesahkan laporan keuangan dan program, meninjau kembali
peraturan atau kebijakan Konsil LSM Indonesia dan membuat keputusan‐keputusan penting
yang berkaitan dengan keberlangsungan organisasi Konsil LSM Indonesia.
3.1.3 Rencana Bulanan
Berdasarkan rencana tahunan, dibuat perencanaan bulanan yang dilakukan oleh masing‐
masing Staf. Perencanaan ini disampaikan dalam rapat evaluasi dan perencanaan bulanan
setiap minggu pertama dalam bulan berjalan.
3.2Penganggaran
Untuk mendukung rencana program yang telah ditentukan, organisasi Konsil LSM Indonesia
perlu merumuskan pula rencana keuangan atau rencana anggaran yang diawali dengan
penetapan tujuan, target dan kebijakan, sehingga terjadi kesamaan persepsi antara
berbagai pihak yang terkait di dalamnya tentang hal‐hal yang akan dicapai serta keterkaitan
tujuan dengan berbagai program yang akan dilakukan.
Dalam perencanaan anggaran, organisasi Konsil LSM Indonesia harus mengefisiensikan
biaya overhead atau biaya operasional untuk mendukung tercapainya tujuan program yang
telah ditetapkan sebelumnya. Biaya operasional/overhead tidak lebih besar dari biaya
program.
Pada setiap triwulan, akhir tahun dan pada akhir periode kegiatan, laporan realisasi
anggaran harus selalu diperbarui dengan aktualisasi penerimaan dan pengeluaran. Dengan
membandingkan antara rencana anggaran dengan realisasi, pengelola organisasi akan
mengetahui apakah program tersebut beroperasi sesuai dengan rencana atau tidak,
termasuk letak keperluan pemotongan biaya dan pengembangan sumber penerimaan.
Pedoman dalam penganggaran organisasi Konsil LSM Indonesia
(1) Identifikasi kegiatan‐kegiatan yang akan dilakukan secara lebih rinci. Kegiatan yang
dilakukan dalam proyek harus disesuaikan lebih dahulu dengan tujuan dan output yang
terdapat dalam visi dan misi Konsil LSM Indonesia.
(2) Menyiapkan workplan kegiatan yang mengacu pada rencana program. Secara mutlak
Konsil LSM Indonesia harus merumuskan rencana anggaran yang seimbang, yakni bahwa
biaya‐biaya yang ada dapat tertutupi oleh sejumlah sumber daya yang ada. Hal ini
diperlukan untuk mengurangi ketergantungan pada satu sumber saja dan memastikan
bahwa organisasi Konsil LSM Indonesia dapat tetap beroperasi jika satu atau lebih
sumber keuangan sudah berhenti.
(3) Aturan umum dalam rencana anggaran yakni pendapatan dapat bersumber dari
masyarakat, lembaga donor atau sumber lain yang sah, sesuai dengan yang diatur dalam
AD Konsil Bab V Pasal 19 dan pengeluaran terdiri dari biaya operasional dan biaya
program. Setiap item biaya dibuat sedetail mungkin misalnya jumlah orang yang terlibat,
jumlah unit, jumlah jam/hari, dsb.
3.3Evaluasi
Evaluasi dilakukan untuk menilai capaian, kinerja Staf dan hasil program. Evaluasi dilakukan
(1) evaluasi bulanan untuk menilai capaian perencanaan bulanan Staf dilakukan dalam rapat
evaluasi dan perencanaan bulanan;
(2) evaluasi tahunan dilakukan untuk menilai capaian program kinerja Staf yang dilakukan
selama tahun berjalan. Evaluasi ini akan dilakukan dengan rapat rencana tahunan;
(3) evaluasi tiga tahunan dilakukan dalam Kongres.
3.4Pelaporan
Pelaporan mencakup:
(1) laporan pasca‐penugasan;
(2) laporan kegiatan yang sudah selesai dilaksanakan;
(3) laporan narasi dan keuangan kegiatan tiga bulanan untuk Komite Pengarah Nasional;
(4) laporan narasi dan keuangan kegiatan tahunan untuk Komite Pengarah Nasional;
(5) laporan narasi dan keuangan kegiatan tiga tahunan untuk Komite Pengarah Nasional.
BAB IV
PERATURAN STAF KONSIL LSM INDONESIA
4.1 Tujuan, Prinsip dan Ruang lingkup
4.1.1 Tujuan
Tujuan dari peraturan ini adalah mewujudkan hubungan kerja yang jelas, profesional dan
efektif antara Staf dan Lembaga Konsil LSM Indonesia sehingga tujuan lembaga dapat
terwujud dengan baik.
4.1.2 Prinsip
Peraturan ini adalah merupakan sebagian dari pernyataan lembaga yang mencerminkan
usaha untuk menuju kepada prinsip‐prinsip yang dianut yaitu, kebebasan, demokrasi,
integritas, kejujuran, keadilan, kesetaraan dan keadilan jender, keterbukaan, responsif,
partisipatif dan bertanggungjawab.
4.1.3 Ruang Lingkup
Peraturan ini mengatur berbagai prosedur dan mekanisme kepegawaian sebagai bentuk
kesepakatan bersama antara Staf dan lembaga Konsil LSM Indonesia. Penambahan dan
perubahan peratuan ini dapat dilakukan dengan kesepakatan bersama antara Staf dan
Lembaga Konsil LSM Indonesia.
4.2 Rekrutmen Staf Konsil LSM Indonesia
4.2.1 Umum
Lembaga mempekerjakan Staf yang memiliki tingkat pendidikan, kecakapan/keahlian dan
pengalaman yang memadai, untuk mengisi fungsi/tugas/jabatan yang tersedia, guna
menjamin kemampuan lembaga dalam mengemban visi, misi dan tujuan.
Lembaga dapat melakukan pengangkatan dan pemutusan hubungan kerja sesuai Undang‐
Undang Ketenagakerjaan RI dan peraturan lembaga.
4.2.2 Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen Staf didasarkan atas prinsip‐prinsip Konsil LSM Indonesia dan tidak
mempekerjakan pekerja anak.
Prinsip‐prinsip Konsil LSM Indonesia adalah:
a. integritas, meliputi sikap‐sikap: ‐ non‐partisan
‐ non‐pemerintah
‐ anti diskriminasi dan penghormatan terhadap HAM ‐ keberpihakan pada masyarakat marginal
‐ nirlaba dan kerelawanan ‐ keberlanjutan sumber daya
‐ anti korupsi, kolusi dan nepotisme;
b. transparansi;
c. independensi;
d. anti kekerasan;
e. kesetaraan dan keadilan gender.
Proses rekrutmen staf dilakukan oleh Direktur Eksekutif dengan membentuk tim seleksi
yang terdiri dari Direktur Eksekutif, Komite Pengarah Nasional atau pihak lain.
Penambahan staf baru dapat dilakukan oleh Direktur Eksekutif dengan persetujuan Komite
Pengarah Nasional.
4.2.3 Proses Seleksi
Proses seleksi dilakukan melalui tes administrasi, tertulis dan wawancara oleh tim seleksi.
Persyaratan administrasi yang dibutuhkan:
(1) surat lamaran;
(2) fotokopi ijazah/STTB;
(3) fotokopi KTP;
(4) daftar riwayat hidup;
(5) pasfoto ukuran 4 x 6;
(6) fotokopi dokumen lain yang dibutuhkan.
4.3 Status Staf Konsil LSM Indonesia
4.3.1 Calon Staf Tetap
(1) Adalah pekerja yang sedang menjalani masa percobaan selama 3 (tiga) bulan yang
ditentukan dalam perjanjian kerja.
(2) Selama masa ini, calon staf tetap berhak mendapatkan gaji sebesar 80% dari take
home pay dan Tunjangan Hari Raya yang dihitung secara proporsional berdasarkan
masa kerja. Tunjangan Hari Raya diberikan sebesar take home pay setelah dikurangi
tunjangan transportasi, makan dan kesehatan.
(3) Selama menjalani masa percobaan, calon staf tetap dapat mengundurkan diri
sewaktu‐waktu dengan memberitahukan keputusannya kepada Direktur Eksekutif
sekurang‐kurangnya 1 (satu) bulan sebelum waktu pengunduran diri tersebut.
lembaga memutuskan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja, lembaga wajib
memberikan alasan‐alasannya. Pemutusan hubungan kerja akan terjadi setelah masa
percobaan berakhir.
(5) Lembaga wajib melakukan evaluasi kinerja calon staf masa percobaan sekurang‐
kurangnya dua minggu sebelum masa percobaan berakhir, dan memberitahukan
hasilnya kepada staf yang bersangkutan.
4.3.2 Staf Program
(1) Staf Program adalah Staf yang terikat hubungan kerja dengan lembaga berdasarkan
program dan jangka waktu tertentu.
(2) Staf Program yang sudah bekerja selama minimal 2 tahun dan menunjukkan kinerja
optimal dan komitmen yang tinggi, dapat diangkat menjadi staf tetap.
(3) Seorang Staf Program berhak mendapatkan gaji pokok dan tunjangan‐tunjangan yang
ditetapkan oleh lembaga.
4.3.3 Staf Tetap
(1) Staf Tetap adalah Staf yang terikat hubungan kerja dengan lembaga tanpa didasarkan
atas jangka waktu tertentu atau selesainya suatu pekerjaan tertentu dan telah melalui
masa percobaan paling lama 3 (tiga) bulan atau diangkat dari staf program.
(2) Seorang Staf Tetap berhak mendapatkan gaji pokok dan tunjangan‐tunjangan yang
ditetapkan oleh lembaga.
4.3.4 Konsultan/Tenaga Ahli
(1) Konsultan/Tenaga Ahli adalah pekerja yang terikat hubungan kerja berdasarkan
Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau selesainya suatu pekerjaan tertentu.
(2) Maksimum masa kontrak kerja adalah 1 (satu) tahun, dan dapat diperpanjang
maksimal 1 (satu) tahun berikutnya atau disesuaikan dengan kebutuhan dan
kemampuan lembaga.
(3) Seorang Konsultan/Tenaga Ahli berhak mendapatkan honorarium sesuai dengan
ketentuan lembaga, dan dituliskan dalam Surat Perjanjian Kerja yang disepakati oleh
kedua belah pihak.
4.3.5 Relawan/Voluntir
(1) Relawan/Voluntir adalah pekerja yang terikat kesepakatan kerja berdasarkan keahlian
yang dimilikinya untuk mendukung kerja‐kerja lembaga.
(2) Relawan/voluntir dapat memperoleh penggantian biaya transportasi dan makan sesuai
penugasan yang ditetapkan dalam surat Keputusan Direktur Eksekutif.
4.4 Pengangkatan dan Penempatan Staf Konsil LSM Indonesia
4.4.1 Pengangkatan
Staf Masa Percobaan dan Staf Program dengan kinerja optimal dan komitmen yang tinggi
dapat diangkat menjadi staf tetap, dengan surat keputusan pengangkatan staf yang
ditetapkan melalui SK Pengangkatan oleh Direktur Eksekutif.
4.4.2 Penempatan, Mutasi dan Promosi Staf
(1) Penempatan staf adalah wewenang lembaga dan dilakukan atas dasar kebutuhan
pekerjaan dan sepanjang staf tersebut memenuhi peryaratan pekerjaan yang meliputi
dua kompetensi penilaian yaitu:
a. pengetahuan, ketrampilan, dan manajemen pekerjaan (hard competence);
b. sikap dan perilaku: etos kerja, tanggung jawab dan komitmen pada pekerjaan,
kemandirian dan kreativitas dalam menyelesaikan masalah (soft competence).
(2) Pimpinan lembaga berhak untuk melakukan mutasi terhadap Staf dengan
mendasarkan pada kebutuhan lembaga dan hasil evaluasi Staf, sepanjang penempatan
tersebut sesuai dengan pendidikan, keahlian, pengalaman serta potensi Staf yang
bersangkutan.
(3) Mengenai putusan mutasi tersebut, lembaga harus memberitahukannya secara
tertulis kepada Staf yang bersangkutan. Keputsan mutasi ditetapkan melalui Surat
Keputusan Direktur Eksekutif.
(4) Dalam hal mutasi (pemindahan Staf) ini, lembaga tidak akan mengurangi gaji Staf yang
diterima sebelumya, kecuali bila mutasi tersebut disertai juga dengan penurunan
jabatan karena pelanggaran aturan‐aturan lembaga.
(5) Pimpinan lembaga berhak untuk memberikan promosi terhadap Staf dengan maksud
untuk memberikan suatu tanggungjawab yang lebih luas.
4.5 Gaji dan Tunjangan Staf
4.5.1 Struktur Gaji
Struktur gaji lembaga terdiri dari gaji pokok dan tunjangan‐tunjangan yang bersifat tetap,
berdasarkan perjanjian kerja dan keputusan lembaga, sesuai dengan UU Ketenagakerjaan
Republik Indonesia dan peraturan lembaga yang berlaku.
4.5.2 Kenaikan Berkala
Kenaikan gaji secara berkala akan dilakukan satu tahun sekali dengan mempertimbangkan
kinerja Staf, kondisi keuangan lembaga, dan kondisi perekonomian secara umum.
Penyesuaian gaji dilakukan melalui keputusan tertulis lembaga.
4.5.3 Tunjangan Transportasi dan Uang Makan
(1) Tunjangan transportasi dan uang makan diberikan kepada Calon Staf Tetap, Staf
Program dan Staf Tetap berdasarkan jumlah hari kerja yang diperkenankan dalam
sebulan.
(2) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena izin/sakit/cuti, Staf yang
bersangkutan tidak mendapat tunjangan transport dan uang makan.
(3) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena melakukan perjalanan
dinas ke luar kota, dan yang bersangkutan sudah mendapatkan uang transportasi lokal
dan allowance dalam komponen biaya perjalanan dinasnya, Staf yang bersangkutan
tidak diperkenankan lagi mendapat tunjangan transportasi dan uang makan.
(4) Apabila Staf yang bersangkutan tidak masuk kantor karena menghadiri kegiatan atau
penugasan‐penugasan dari kantor selama sehari penuh, Staf yang bersangkutan
dianggap masuk kantor sehingga berhak mendapat uang makan. Penggantian uang
transportasi karena penugasan ini diberikan berdasarkan pengeluaran real, dengan
standar transportasi taksi harga ekonomi.
(5) Besarnya tunjangan transportasi dan uang makan ditentukan oleh Surat Keputusan
Direktur Eksekutif dengan mempertimbangkan tingkat inflasi dan kemampuan
keuangan lembaga.
4.5.4 Tunjangan Hari Raya
Tunjangan Hari Raya (THR) akan dibayarkan kepada Staf sebesar 1 (satu) bulan gaji yang
dihitung dari take home pay setelah dikurangi tunjangan transportasi, makan dan
kesehatan. Jika Staf masih dalam masa percobaan, yang bersangkutan akan mendapatkan
THR secara proporsional berdasarkan masa kerja.
4.5.5 Tunjangan Kesehatan
(1) Tunjangan kesehatan hanya diberikan kepada Staf Tetap dan Staf Program dalam
bentuk pembayaran premi asuransi kesehatan yang mencakup rawat inap dan atau
biaya rawat jalan yang dibuktikan dengan polis asuransi dan bukti berobat.
(2) Tunjangan kesehatan dinyatakan hangus apabila tidak dimanfaatkan selama 1 (satu)
(3) Besarnya tunjangan kesehatan ditetapkan dalam Surat Keputusan Direktur Eksekutif.
4.5.6 Tunjangan Program
(1) Tunjangan program diberikan kepada Staf Program dan Staf Tetap atas dasar
penambahan tugas dan tanggungjawab secara signifikan terkait proyek baru.
(2) Besarnya tunjangan program ditetapkan dalam Surat Keputusan Direktur Eksekutif.
4.5.7 Pemotongan Gaji
Lembaga berhak memotong gaji dan tunjangan Staf untuk hal‐hal sebagaimana tersebut di
bawah ini:
(1) Pajak Penghasilan Pasal 21 (PPh 21) serta potongan‐potongan lainnya sesuai
ketentuan pemerintah misalnya iuran pensiun, iuran Jamsostek/Astek, dll.;
(2) status Calon Staf Tetap yang masih dalam masa percobaan 3 (tiga) bulan, dengan
memotong 20% dari take home pay;
(3) Staf memiliki utang atau kewajiban lainnya di lembaga.
4.5.8 Gaji Selama Sakit Berkepanjangan dan Akibat Kecelakaan Kerja
(1) Staf yang memiliki penyakit atau masalah kesehatan yang menurut pendapat dokter
dapat membahayakan kesehatan staf lain, akan diberi cuti sakit dan harus menjalani
perawatan kesehatan. Staf tidak diizinkan kembali bekerja sebelum dokter
menyatakan staf tersebut sehat untuk bekerja.
(2) Apabila Staf sakit dalam jangka waktu lama yang dapat dibuktikan dengan surat
keterangan dokter yang disetujui oleh Lembaga, gajinya akan dibayar sesuai dengan
ketentuan sebagai berikut:
a. 1 (bulan) bulan pertama dibayar sebesar 100%;
b. 1 (bulan) bulan kedua dibayar sebesar 75%;
c. 1 (bulan) bulan ketiga dibayar sebesar 50%.
(3) Apabila setelah lewat 3 (tiga) bulan ternyata Staf yang bersangkutan belum mampu
bekerja kembali, lembaga dapat memberikan cuti di luar tanggungan selama maksimal
1 (satu) tahun.
(4) Apabila lewat masa 12 (dua belas) bulan Staf yang bersangkutan belum mampu
bekerja kembali, lembaga dapat mengajukan permohonan pemutusan hubungan kerja
sesuai dengan UU Ketenagakerjaan Republik Indonesia dan peraturan lembaga.
(5) Apabila menurut keterangan dokter bahwa staf tidak dapat bekerja karena disebabkan
oleh kecelakaan kerja, gaji selama tidak masuk kerja dibayarkan berdasarkan
ketentuan yang mengatur gaji staf yang mengalami sakit berkepangjangan.
4.6 Hari Libur, Cuti dan Izin
Dasar pemberian waktu untuk libur, berbagai macam cuti, sakit, dan lain‐lain merupakan
bentuk lain dari kesejahteraan Staf yang diberikan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
4.6.1 Libur Nasional
(1) Lembaga akan menetapkan hari libur nasional dan cuti massal terkait hari raya
keagamaan sesuai dengan pengumuman pemerintah.
(2) Staf berhak untuk libur pada hari libur resmi nasional. Untuk kebutuhan lembaga, Staf
dapat ditugasi untuk tetap bekerja pada hari libur tersebut. Staf yang melakukan kerja
pada hari libur tersebut dianggap/diperlakukan sebagai kerja lembur atau dapat
memperoleh penggantian hari libur.
4.6.2 Cuti Tahunan
(1) Staf Tetap dan Staf Program berhak mendapatkan cuti selama 12 (dua belas) hari
kerja, tidak termasuk hari libur nasional. Hak Cuti ini akan memperhitungkan adanya
cuti kolektif berdasarkan keputusan Direktur Eksekutif.
(2) Jumlah hak cuti diperhitungkan sejak tanggal pengangkatan Staf.
(3) Cuti tahunan yang telah jatuh tempo dan tidak diambil tidak dapat digantikan dengan
uang, melainkan diakumulasikan pada tahun berikutnya sejumlah setengah dari sisa
cuti tersebut.
(4) Pengambilan cuti tahunan harus didahului dengan pengajuan formulir permohonan
cuti yang mendapatkan persetujuan atasan langsung paling lambat 3 (tiga) hari
sebelum masa cuti efektif.
4.6.3 Cuti Melahirkan dan Keguguran
Hak cuti bersalin adalah 3 (tiga) bulan. Ketentuan cuti juga diberikan bagi Staf yang
mengalami keguguran kandungan sesuai rekomendasi dokter dengan diberikan waktu
istirahat selama satu setengah bulan.
Staf laki‐laki yang istrinya melahirkan diberi cuti selama 2 (dua) minggu atau 10 (sepuluh)
hari kerja, dan untuk staf laki‐laki yang istrinya mengalami keguguran kandungan diberikan
cuti selama 1 (satu) minggu atau 5 (lima) hari kerja.
4.6.4 Cuti Haid
Staf perempuan diperkenankan mengambil cuti haid pada saat menstruasi selama 1 (satu)
hari setiap bulan.
4.6.5 Cuti Khusus dan Izin
4.6.5.1 Cuti Khusus
Cuti khusus dapat diberikan tanpa mengurangi hak cuti tahunan Staf. Termasuk di dalam
cuti khusus:
(1) pernikahan Staf: maksimal 5 (lima) hari kerja;
(2) pernikahan putra/putri, saudara kandung Staf: maksimal 2 (dua) hari kerja;
(3) wisuda Staf atau keperluan akademis lain dari keluarga staf: maksimal 1 (satu) hari
kerja;
(4) mengkhitankan/pembaptisan anak: maksimal 1 (satu) hari kerja;
(5) menjalani kegiatan kerelawanan sosial: maksimal 6 (enam) hari/tahun.
4.6.5.2 Izin
Staf dapat mengajukan izin untuk keperluan:
(1) menjaga anggota keluarga yang sakit keras: maksimal 2 hari kerja.
(2) kematian anggota keluarga selain istri/suami, anak, orangtua, mertua dalam satu
rumah: maksimal 1 (satu) hari kerja.
(3) kematian istri/suami, anak, orangtua, mertua: maksimal 3 (tiga) hari kerja.
(4) proses pengadilan yang tidak bisa diwakilkan.
(5) menjalani Wajib Militer atau menjalankan kewajiban negara, kecuali bila ada
peraturan perundang‐undangan yang mengatur lain.
(6) mengurus surat‐surat terkait kewajiban sebagai warga negara yang tidak dapat
diwakilkan.
(7) menggunakan hak suara pada pemilihan umum.
Staf yang mengajukan izin selain dari yang telah diatur, akan mengurangi jatah cuti tahunan
12 hari.
4.6.5.3 Sakit
Staf yang meninggalkan pekerjaan lebih dari 2 (dua) hari karena sakit harus dibuktikan
dengan surat keterangan dokter.
4.6.5.4 Cuti Di Luar Tanggungan
(1) Cuti di luar tanggungan adalah cuti yang diambil apabila cuti tahunan sudah terpakai.
(2) Cuti di luar tanggungan dapat diberikan kepada Staf atas kebijaksanaan lembaga dan
dapat diambil setelah mendapat persetujuan tertulis dari lembaga.
(3) Selama Staf dalam status cuti di luar tanggungan, ia tidak berhak atas gaji dan
tunjangan lain yang dihitung secara proporsional berdasarkan lamanya cuti.
(4) Dalam hal cuti di luar tanggungan melebihi 30 hari kerja, dan apabila lembaga
4.6.5.5 Tata Cara Pengajuan Cuti
(1) Hak cuti tahunan diberikan kepada Staf tetap yang telah bekerja selama 1 (satu) tahun.
(2) Staf Program diberikan hak cuti secara proporsional.
(3) Staf dapat mengajukan cuti untuk waktu yang disesuaikan dengan jadwal kerja
lembaga dan jumlah hak cuti.
(4) Permohonan cuti lebih dari 5 (lima) hari kerja berturut‐turut harus diajukan paling
lambat 2 (dua) minggu sebelumnya. Keterlambatan pengajuan permohonan cuti dapat
mengakibatkan ditolaknya permohonan tersebut tanpa penjelasan.
(5) Cuti khusus yang sudah direncanakan dapat diajukan paling lambat 2 (dua) minggu
sebelumnya. Cuti khusus karena musibah dapat diajukan pada hari kejadian.
(6) Pimpinan lembaga berhak menolak atau menyetujui permohonan cuti tersebut
dengan menandatangi form pengajuan cuti dan menyerahkan kepada Manajer Kantor
untuk perhitungan cuti.
(7) Penolakan atas permohonan cuti yang diajukan oleh Staf harus disertai dengan alasan
yang jelas.
4.7 Tata Tertib Kantor
4.7.1 Hari dan Jam Kerja Kantor
(1) Hari kerja kantor adalah 5 (lima) hari dalam seminggu, yaitu Senin, Selasa, Rabu,
Kamis, Jumat.
(2) Jam kerja setiap hari adalah selama tujuh jam efektif dan satu jam waktu istirahat
dihitung sejak Staf hadir di kantor.
(3) Jam kerja kantor dimulai pukul 08.00‐09.30 dan berakhir pukul 16.00‐17.30.
(4) Staf yang masuk kerja atau melaksanakan kegiatan kelembagaan pada hari libur harus
mendapat persetujuan Direktur Eksekutif minimal 1 (satu) hari sebelumnya, dan akan
mendapatkan penggantian hari kerja sesuai dengan jumlah hari libur yang digunakan
untuk melakukan kegiatan.
(5) Hari dan jam kerja tersebut di atas dapat diubah dan diatur melalui keputusan
lembaga dengan tetap mendasarkan pada kesepakatan dengan Staf dan peraturan
perundang‐undangan yang berlaku.
(6) Staf diizinkan untuk melakukan pekerjaan di luar kantor baik atas nama pribadi
maupun mewakili lembaga pada jam kerja, dengan ketentuan sebagai berikut:
a. mendapatkan izin dari Direktur Eksekutif;
b. memberikan kontribusi kepada lembaga sebesar 20% (dua puluh persen) dari
honorarium yang diterimanya.
(7) Staf yang melakukan pekerjaan di luar kantor atas nama pribadi pada jam kerja untuk
jangka waktu tertentu yang sudah ditentukan sebelumnya, harus mengajukan izin
(8) Staf yang melakukan pekerjaan pada point (7) di atas akan mendapatkan gaji secara
proporsional yang dihitung berdasarkan jumlah jam kerja.
4.7.2 Hak Staf
(1) Staf memperoleh gaji dan tunjangan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
lembaga.
(2) Staf memperoleh perlakuan dan kesempatan yang sama untuk mengembangkan diri
baik dalam bentuk pelatihan, pendidikan maupun promosi jabatan.
(3) Staf mendapatkan waktu dan rekomendasi dari lembaga untuk mengikuti kegiatan
pengembangan kapasitas.
(4) Staf memperoleh cuti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(5) Staf menyampaikan usul, saran dan pendapat pada atasan.
4.7.3 Kewajiban Staf
(1) Staf wajib menjalankan dan mentaati Kode Etik, tata tertib dan prosedur yang berlaku
di lembaga.
(2) Staf wajib menjaga sopan santun dan saling hormat menghormati antara bawahan dan
pimpinan serta antar Staf.
(3) Staf wajib melakukan tugas‐tugas dan mencapai standar kinerja sebaik mungkin dan
dengan penuh rasa tanggungjawab.
(4) Staf wajib menerima dengan penuh tanggung jawab penempatan dan atau penugasan
yang diberikan oleh lembaga.
(5) Staf wajib berusaha meningkatkan efisiensi kerja serta memperbaiki mutu kerjanya.
(6) Staf wajib menjunjung tinggi dan menjaga nama baik lembaga dari sikap, perilaku dan
perbuatan yang tidak terpuji baik melalui ucapan, tulisan, gambar dan ataupun
tindakan perorangan ataupun kelompok.
(7) Staf wajib menjalin hubungan yang baik dengan pihak luar.
(8) Menjaga rahasia kerja dan rahasia jabatan.
4.7.4 Kewajiban Lembaga
(1) Lembaga membayar gaji, dan tunjangan kepada Staf sesuai dengan peraturan yang
berlaku.
(2) Lembaga memberi kesempatan dan dukungan kepada Staf yang ingin
mengembangkan diri sesuai dengan lingkup kerjanya berdasarkan kemampuan
lembaga.
(3) Lembaga memberikan hak Staf sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(4) Lembaga memperhatikan ketertiban, keamanan, keselamatan, kesehatan Staf dengan
menegakkan disiplin kerja pada Staf.
4.7.5 Kehadiran/Presensi
(2) Staf yang tidak masuk kerja diwajibkan untuk memberitahukan secara tertulis atau
lisan kepada atasan yang berwenang sebelum atau pada hari kerja yang bersangkutan
dengan menyebutkan alasannya.
(3) Staf yang terpaksa meninggalkan tempat kerja pada jam kerja untuk suatu urusan di
luar pekerjaan, wajib meminta izin kepada atasan yang berwenang.
4.7.6 Pengelolaan Informasi, Tempat dan Peralatan Kerja
(1) Staf wajib memberikan keterangan dan informasi yang benar, baik yang mengenai
dirinya maupun pekerjaannya kepada yang berwenang dalam hubungan dengan
tugasnya.
(2) Staf wajib menjaga dan memelihara kebersihan dan kerapian tempat/lingkungan kerja
dan peralatan kerja.
(3) Staf dilarang membawa, menggunakan, menyebarluaskan informasi atau data milik
lembaga kepada pihak lain dalam bentuk apapun yang dapat merugikan lembaga.
(4) Staf wajib memelihara peralatan dan fasilitas kerja, serta aset‐aset lembaga yang
menjadi tanggungjawabnya, baik di kantor maupun di luar kantor sehingga tidak
menimbulkan kerusakan atau kerugian pada lembaga.
(5) Staf segera melapor kepada pimpinan lembaga atas kerusakan atau kehilangan
perlengkapan atau peralatan kerja atau harta milik lembaga yang menjadi
tanggungjawabnya. Dalam hal terjadi kehilangan barang, yang bersangkutan wajib
melampirkan bukti kehilangan dari polisi dan kronologi kejadian.
(6) Staf tidak diperkenankan membawa, memindahkan dan meminjamkan alat‐alat
perlengkapan kerja tanpa izin yang berwenang.
(7) Staf yang menggunakan inventaris lembaga di luar kepentingan tugasnya wajib
memberikan kontribusi kepada lembaga yang besarnya diatur dalam tata cara
peminjaman inventaris oleh pihak lain.
4.7.7 Mekanisme Komplain
Apabila terdapat konflik di lembaga, hal itu akan diselesaikan dengan cara menyampaikan
kepada atasan langsung untuk dimediasi atau menyampaikan secara terbuka dalam forum
rapat Staf.
4.8 Bentuk Sanksi
(1) Staf yang melakukan pelanggaran Kode Etik Konsil LSM Indonesia akan diproses dan
dikenai sanksi sesuai dengan Kode Etik Konsil LSM Indonesia.
(2) Staf yang melakukan pelanggaran SOP akan diberi peringatan dengan tahap‐tahap
sebagai berikut:
(a) peringatan lisan;
(b) Surat Peringatan I;
(3) Atas pelanggaran SOP, selain memberikan peringatan, lembaga juga dapat
memberikan sanksi dalam bentuk:
(a) penundaan kenaikan gaji dan penghentian pemberian tunjangan/fasilitas;
(b) penggantian kerugian Lembaga;
(c) demosi/penurunan jabatan;
(d) pemutusan hubungan kerja.
(4) Surat peringatan tidak perlu diberikan menurut urut‐urutannya, tetapi dapat dinilai
dari besar‐kecilnya kesalahan yang dilakukan oleh Staf menurut peraturan lembaga
atau perundangan yang berlaku.
4.9 Pemutusan Hubungan Kerja
4.9.1 Umum
Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dapat terjadi karena Staf meninggal dunia, pemutusan
hubungan kerja oleh lembaga atau atas permintaan Staf secara sukarela.
PHK yang terjadi sebagai bentuk pemberian sanksi oleh lembaga kepada Staf yang
melakukan pelanggaran mengacu pada Undang‐Undang Republik Indonesia Nomor 13
Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.
4.9.2 Prosedur
Pemutusan hubungan kerja oleh lembaga harus melalui perundingan dengan Staf yang akan
dikenai pemutusan hubungan kerja.
Apabila terjadi perselisihan di dalam lembaga akibat pemutusan hubungan kerja, pihak‐
pihak yang berselisih dapat meminta bantuan pihak ketiga sebagai mediator yang disetujui
oleh pihak‐pihak yang berselisih. Apabila tidak tercapai kesepakatan, akan digunakan
mekanisme hukum yang berlaku.
PHK yang terjadi karena permintaan Staf secara sukarela dilakukan dengan mengikuti
prosedur sebagai berikut:
(1) Permohonan pengunduran diri dilakukan secara lisan kepada Direktur Eksekutif.
(2) Permohonan pengunduran diri secara tertulis disampaikan kepada Direktur Eksekutif
minimal 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya, dan akan direspon
oleh lembaga dalam waktu maksimal 14 hari kerja setelah pengajuan.
(3) Setelah surat pengunduran diri disampaikan, Staf wajib tetap menjalankan
pekerjaannya seperti biasa sampai hari kerja terakhirnya.
(4) Staf yang mengundurkan diri wajib melakukan serah‐terima pekerjaan/jabatan kepada
4.9.3 Uang Pesangon dan Uang Penghargaan Masa Kerja
Staf yang terkena pemutusan hubungan kerja berhak mendapatkan uang pesangon yang
pengaturannya disesuaikan dengan Undang‐Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003
tentang Ketenagakerjaan dengan mempertimbangkan kemampuan lembaga.
Staf yang mengundurkan diri berhak mendapatkan uang penghargaan masa kerja yang
pengaturannya disesuaikan dengan Undang‐Undang Republik Indonesia No. 13 Tahun 2003
tentang Ketenagakerjaan dengan mempertimbangkan kemampuan lembaga.
BAB V
PEDOMAN STANDAR ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN KONSIL LSM INDONESIA
5.1 Surat Menyurat
5.1.1 Jenis‐Jenis Surat (1) Surat Keluar; (2) Surat Keputusan; (3) Surat Tugas; (4) Surat Keterangan; (5) Surat Rekomendasi;
(6) Siaran Pers/Pernyataan Sikap/ Statemen;
(7) Surat Perjanjian Kerja (Kontrak Kerja);
(8) Surat Peringatan.
5.1.2 Tata Cara Penyusunan Surat
5.1.2.1 Sistematika dan Isi Surat Keluar Berdasarkan Jenisnya:
(1) Surat Keluar harus mencakup: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, lampiran,
perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas sesuai dengan alasan dan tujuan penulisan
surat, pengirim, tanda tangan pengirim dan yang menyetujui/mengetahui, dan
tembusan;
(2) Surat Keputusan harus mencakup: judul keputusan, nomor, pertimbangan‐
pertimbangan (mengingat, menimbang, memutuskan/menetapkan), isi yang jelas
sesuai dengan alasan pembuatan surat, tanda tangan pembuat keputusan, dan
tembusan;
(3) Surat Tugas harus mencakup: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, lampiran,
perihal, isi yang jelas yang menerangkan pihak yang diberi tugas, posisi dalam
lembaga, dan tujuan penugasan, pemberian penugasan, pemberi penugasan dan
tanda tangan, serta tembusan;
(4) Surat Keterangan/Rekomendasi harus meliputi: tempat dan tanggal pembuatan,
nomor, perihal, pihak yang dituju, isi yang jelas terkait pemberian keterangan atau
rekomendasi, posisi pemberi keterangan/rekomendasi disertai tanda tangan, dan
tembusan;
(5) Siaran Pers/Pernyataan Sikap/Statemen mencakup: judul pernyataan, tempat dan
tanggal pembuatan, nomor, isi, serta nama dan tanda tangan Direktur Eksekutif;
(6) Surat Perjanjian Kerja Staf meliputi judul perjanjian; nomor surat; pihak‐pihak yang
membuat perjanjian; penjelasan tentang perjanjian dan ketentuan yang mencakup (a)
masa kerja, (b) hari dan jam kerja, libur dan cuti, (c) gaji, tunjangan, dan tata cara
pembayaran, (d) peran dan tugas pokok, (e) penutup; lokasi dan tanggal pengesahan
(7) Surat Peringatan harus meliputi: tempat dan tanggal pembuatan, nomor, perihal,
pihak yang dituju, isi yang jelas terkait dengan pemberian peringatan, pengirim, tanda
tangan pengirim.
Surat keluar yang berkenaan dengan urusan di Bank, ditandatangani oleh pejabat
berwenang yang ditunjuk lembaga untuk menandatangani buku cek.
5.1.2.2 Tata Cara Penomoran Surat‐Surat
(1) Pemberian nomor surat keluar dilakukan oleh Manajer Kantor sesuai dengan format
penomoran surat yang berlaku di Sekretariat Konsil LSM Indonesia.
(2) Semua surat keluar resmi baik untuk internal maupun eksternal Konsil LSM Indonesia
harus dicatat dalam buku registrasi surat keluar dan diarsipkan dalam bentuk cetak
dan electronic file.
(3) Tata cara penomoran surat adalah sebagai berikut:
a. Surat Keluar Eksternal
Nomor : (Nomor Urut)/E/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh : 01/E/KONSIL‐LSM/XII/2010
b. Surat Keluar Internal
Nomor : (Nomor Urut)/I/KONSIL‐LSM/(Bulan)/Tahun
Contoh : 01/I/KONSIL‐LSM/XII/2010
c. Surat Keputusan
Nomor : (Nomor Urut)/SK‐(Pembuat)/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Pembuat : Komite Pengarah (KP), Dewan Etik (DE), Direktur Eksekutif (Dir)
Contoh : 01/SK‐DIR/KONSIL‐LSM/XII/2010
d. Surat Tugas
Nomor : (Nomor Urut)/ST/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh : 01/ST/KONSIL‐LSM/XII/2010
e. Surat Keterangan
Nomor : (Nomor Urut)/S‐Ktg/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh : 01/S‐Ktg/KONSIL‐LSM/XII/2010
f. Surat Rekomendasi
Nomor : (Nomor Urut)/S‐Rkd/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh : 01/S‐Rkd/KONSIL‐LSM/XII/2010
g. Siaran Pers/Pernyataan Sikap/ Statemen
Nomor : (Nomor Urut)/S‐Prs/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
h. Surat Perjanjian Kerja
Nomor : (Nomor Urut)/SPK/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh : 01/SPK/KONSIL‐LSM/XII/2010
i. Surat Peringatan
Nomor : (Nomor Urut)/SP/KONSIL‐LSM/(Bulan)/(Tahun)
Contoh : 01/SP/KONSIL‐LSM/XII/2010
(4) Penomoran surat dimulai dari awal setiap tahun.
5.1.3 Pengiriman dan Pengarsipan Surat Keluar
(1) Pengiriman surat keluar resmi lembaga (menggunakan kop, nomor surat, dan stempel)
baik untuk internal maupun eksternal Konsil LSM Indonesia harus melalui Sekretariat.
(2) Surat‐surat keluar wajib dibuat salinannya dalam bentuk cetak untuk diarsipkan oleh
sekretariat sebelum dikirimkan.
(3) Segala jenis surat keluar resmi, yakni surat yang dibuat berkaitan dengan program dan
tanggung jawab lembaga baik untuk internal maupun eksternal Konsil LSM Indonesia
harus dikirim menggunakan alamat e‐mail lembaga/Sekretariat, diketahui dan
disetujui (ditandatangani) oleh Direktur Eksekutif. Khusus untuk surat yang dicetak
harus dilengkapi dengan stempel organisasi.
(4) Surat‐surat keluar selain surat resmi yang dibuat oleh staf berkaitan dengan tanggung
jawabnya, substansinya harus dikonsultasikan dengan Direktur Eksekutif sebelum
dikirim.
5.1.4 Pengelolaan dan Pengarsipan Surat‐surat Masuk
(1) Semua surat masuk baik dari internal maupun dari pihak eksternal Konsil LSM
Indonesia harus melalui Manajer Kantor.
(2) Semua surat masuk baik dari internal maupun dari pihak eksternal Konsil LSM
Indonesia, harus dicatat dalam buku registrasi surat masuk yang dibuat khusus untuk
itu.
(3) Semua surat masuk yang telah dicatat, harus diserahkan kepada Direktur Eksekutif
untuk didisposisikan ke Staf yang akan ditugaskan untuk menindaklanjutinya.
(4) Semua disposisi surat oleh Direktur Eksekutif kepada Staf, wajib dicatat ke dalam buku
catatan surat masuk, khususnya nama Staf yang mendapat disposisi. Selanjutnya surat
