PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA MASA COVID-19
(Studi Pada PT. World Innovative Telecommunication Regional Rantauprapat)
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat untuk Menyelesaikan Pendidikan Pada Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
Disusun Oleh:
M RIVALDI MAHARDIKA 170907138
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI BISNIS FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2021
i ABSTRAK
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (APLIKASI DINGTALK) SEBAGAI PERENCANAAN DAN
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA MASA COVID-19 (Studi Pada PT. World Innovative Telecommunication Regional
Rantauprapat) Nama : M Rivaldi Mahardika
NIM : 170907138
Program Studi : Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Dosen Pembimbing : Onan Marakali Siregar, S.Sos, M.Si
Organisasi dan teknologi memiliki hubungan yang saling berkaitan seperti Sistem Informasi Manajemen yang dapat mengolah informasi sumber daya manusia perusahaan. Manajemen sumber daya manusia (Human Resources Management) bertujuan untuk merencanakan dan mengembangkan sumber daya manusia yang ada agar dapat dikelola secara efektif dan efisien. Pandemi Covid- 19 tentunya memiliki dampak bagi perusahaan dalam menjalankan aktivitasnya.
Salah satu nya berdampak terhadap perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia pada PT. World Innovative Telecommunication. Dalam hal ini Perusahaan tidak dapat melakukan interaksi secara langsung atau tatap muka dengan karyawannya seperti dalam melakukan rekrutmen, pelatihan dan sebagainya. Namun dalam penelitian ini perusahaan memanfaatkan Aplikasi Dingtalk sebagai solusi terhadap permasalahan tersebut yang merupakan Sistem Informasi Manajemen bagi perusahaan.
Tujuan dari penelitian ini untuk menganalisis bagaimana penerapan SIM (Aplikasi Dingtalk) sebagai perencanaan dan pengembangan SDM pada perusahaan dimasa Covid-19. Serta juga mengetahui fitur-fitur yang tersedia pada Aplikasi Dingtalk yang dimana fitur-fitur tersebut bermanfaat bagi perusahaan.
Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Serta Penelitian ini juga menggunakan data pendukung dengan melakukan wawancara dengan pertanyaan tertutup yang disebar kepada informan pendukung.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan Perencanaan SDM yang dilakukan melalui Aplikasi Dingtalk diantaranya dapat memudahkan perusahaan dalam hal rekrutmen serta dapat menganalisis akan kebutuhan SDM tanpa harus tatap muka secara langsung. Kemudian penerapan pengembangan SDM yang dilakukan oleh perusahaan seperti adanya pelatihan online dan fitur Olearning yang tersedia pada Aplikasi Dingtalk menunjukkan belum begitu maksimal, seperti jika terjadi kekosongan jabatan, maka perusahaan melakukan promosi jabatan, namun yang terjadi perusahaan tetap saja menilai kualitas SDM yang akan menggantikan posisi tersebut, jika tidak sesuai dengan kriteria maka perusahaan melakukan rekrutmen eksternal. Artinya dalam hal ini ada keraguan perusahaan dalam melakukan promosi jabatan, serta dapat diinterpretasikan bahwa pengembangan SDM yang dilakukan pada saat ini belum tentu menjamin bahwa SDM tersebut qualified.
Kata Kunci : Aplikasi Dingtalk, Perencanaan, Pengembangan, SDM
ii ABSTRACT
APPLICATION ANALYSIS OF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (DINGTALK APPLICATION) AS PLANNING AND DEVELOPMENT OF
HUMAN RESOURCES DURING COVID-19
( study at PT.World Innovative Telecommunication Regional Rantauprapat)
Name : M Rivaldi Mahardika
Student Registration Number : 170907052
Department : Business Administration Science Faculty : Social and Political Sciences
Advisor : Onan Marakali Siregar, S.Sos, M.Si Organizations and technology had an interrelated relationship such as a Management Information System that could process the company's human resources information. Human resource management (Human Resources Management) aimed to plan and develop the existing human resources so that they could be managed effectively and efficiently. Covid-19 pandemic certainly had an impact on companies in carrying out their activities. One of them had an impact on the planning and development of human resources at PT. World Innovative Telecommunication. In this case, the Company could not directly interact or meet face to face with its employees such as in conducting recruitment, training and so on. However, in this research the company utilized the Dingtalk Application as a solution to these problems that was a Management Information System for the company.
The purpose of this study was to analyze how the application of SIM (Dingtalk Application) as human resource planning and development in companies during the Covid-19 era. As well as knowing the features available on the Dingtalk Application where these features were useful for the company.
The research method used a descriptive method with a qualitative approach and this study also used supporting data by conducting interviews with closed questions that were distributed to supporting informants.
The results of the study indicated that the implementation of HR planning through the Dingtalk application could facilitate companies in terms of recruitment and could analyze HR needs without having to meet face-to-face directly. Then the implementation of HR development carried out by companies such as online training and Olearning features which available on the Dingtalk Application showed that it was not optimal yet, such as if there was a vacancy, the company would promote the position, meanwhile the fact was the company still assessed the quality of human resources who would replace it. If the position did not match the criteria, the company would conduct external recruitment. This means that in this case there were doubts about the company in carrying out promotions, and it could be interpreted that the development of human resources carried out at this time did not necessarily guarantee that the human resources were qualified.
Keywords : Dingtalk Application, Planning, Development, HR
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan kasih dan sayang-Nya kepada kita, sehingga saya bisa menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis penerapan Aplikasi Dingtalk sebagai Perencanaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia Pada Masa Covid-19 (Studi pada PT. World Innovative Telecommunication) dengan baik.
Salah satu tujuan dari penyusunan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat agar bisa menempuh ujian sarjana pendidikan pada Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. Pengerjaan skripsi ini telah melibatkan banyak pihak yang sangat membantu dalam banyak hal. Oleh karena itu saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Drs Hendra Harahap, M.Si, Ph.D Selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Onan Marakali Siregar, S.Sos, M.Si. selaku Ketua Program Studi dan Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan memotivasi penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai.
3. Bapak Faisal Eriza S.sos, MSP, Selaku Dosen Penguji yang memberikan masukan dan juga dukungan dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Siswati Saragi, S.Sos, MSP dan Bapak Ahmad Farid, S.H. sebagai tenaga kependidikan di Prodi Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sumatera Utara.
iv
5. Seluruh Staf Pengajar atau Dosen di Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan ilmu yang sangat bermanfaat bagi penulis.
6. Kedua orang tua saya yang selalu mendoakan dan mendukung setiap perjalanan hidup peneliti terutama dalam penyelesaian skripsi ini. Saya mengucapkan terima kasih banyak, semoga hasil yang saya peroleh saat ini dan yang akan datang dapat memberikan kebanggaan bagi keluarga dan bermanfaat bagi orang lain.
7. Kak Wulan yang telah membantu dalam penyelesaiaan skripsi peneliti.
8. Herman, Rasyd, Vady, Rozzaq, Berliana,Juni,Artha,Milenia dan PT.WIT regional Rantauprapat yang telah membantu dalam penyelesaiaan skripsi ini.
9. Seluruh pihak-pihak yang namanya tidak bisa penulis sebut satu persatu.
Terima kasih atas semuanya, baik itu bimbingan, arahan, dan nasehat agar peneliti menjadi lebih baik lagi.
Semoga Allah Swt, selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan perhatian kepada peneliti.
Medan, Oktober 2021
Penulis
M Rivaldi Mahardika
v DAFTAR ISI
Halaman
ABSTRAK ... i
ABSTRACT ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 5
BAB II KERANGKA TEORI 2.1 Hubungan dua arah Organisasi dan Teknologi informasi .... 7
2.2 Sistem Informasi Manajemen ... 8
2.3 Perencanaan SDM ... 15
2.3.1 Perencanaan Agregat (Aggregate Planning)... 15
2.3.2 Perencanaan Suksesi (Succession Planning) ... 16
2.3.3 Pengembangan Sumber Daya Manusia ... 18
2.4 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)... 27
2.4.1 Karakteristik Informasi yang Dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia……… 28
2.4.2 Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ... 29
2.4.3 Tahap tahap pengembangan sistem informasi sumber daya manusia ... 31
2.4.4 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ... 34
2.4.5 Komponen Sistem Informasi Sumber daya manusia . 35 2.4.6 Model Sistem informasi Sumber daya manusia (HRIS) ... 37
2.4.7 HRD (Human Resources Department) ... 42
2.5 Kerangka Berpikir ... 44
2.6 Penelitian Terdahulu ... 45
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Bentuk Penelitian ... 48
3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ... 48
3.3 Jenis dan Sumber Data ... 48
3.3.1 Jenis Data ... 48
3.3.2 Sumber Data ... 49
3.4 Metode Pengumpulan Data ... 49
3.4.1 Wawancara ... 49
3.4.2 Dokumentasi ... 50
vi
3.5 Teknik Analisis Data ... 50
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Lokasi Penelitian... 52
4.1.1 Profil Singkat Perusahaan ... 52
4.1.2 Struktur Perusahaan ... 53
4.1.3 Profil Informan ... 54
4.2 Penyajian Data ... 54
4.2.1 Hasil Wawancara Penerapan Aplikasi Dingtalk ... 54
4.2.1 Aplikasi Dingtalk sebagai Perencanaan SDM ... 55
4.2.2 Aplikasi Dingtalk Sebagai Pengembangan SDM ... 58
4.2.3 Hasil Wawancara dengan Informan Pendukung ... 54
4.3 Pembahasan ... 68
4.3.1 Aplikasi Dingtalk Sebagai Sistem Informasi Manajemen ... ……… 68
4.3.2 Penerapan Aplikasi Dingtalk Sebagai Perencanaan dan Pengembangan SDM……… 71
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan ... 74
5.2 Saran ... 75 DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
vii
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1.1 Daftar Pengguna Aplikasi Dingtalk ... 4
viii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 Hubungan Dua Arah antara Organisasi dan Teknologi Informasi .... 7
Gambar 2.2 Bagan perencanaan suksesi ... 17
Gambar 2.3 Model Proses Pelatihan ... 25
Gambar 2.4 Kerangka Berpikir ... 45
Gambar 4.1 Logo perusahaan ... 53
Gambar 4.2 Struktur Perusahaan... 53
Gambar 4.3 Tampilan Aplikasi Dingtalk ... 70
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Manajemen sumber daya manusia (Human Resources Management) bertujuan untuk perencanaan, pengembangan sumber daya manusia yang ada agar dapat dikelola secara efektif dan efisien. Pada dasarnya manajemen adalah upaya mengatur sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
Sebagai proses untuk mencapainya diperlukan perencanaan yang matang. Sumber daya dapat didefinisikan sebagai alat untuk mencapai suatu tujuan atau kemampuan memperoleh keuntungan dari kesempatan-kesempatan yang ada.
Siapapun yang mengelola perusahaan akan mengelola berbagai sumber daya untuk meraih tujuan organisasi tersebut. Sumber daya atau unsur manajemen yang dimiliki oleh perusahaan dapat dikategorikan atas enam tipe sumber daya, yaitu:
man (manusia), money (finansial), material (fisik), machine (teknologi), method (metode), market (pasar).
Perencanaan sumber daya manusia membandingkan kondisi perusahaan pada saat ini dengan tujuannya di masa mendatang, kemudian mengidentifikasi perubahan-perubahan apa yang perlu dilakukan pada sumber daya manusia-nya untuk memenuhi tujuan perusahaan tersebut. Perencanaan Sumber daya manusia memiliki dua komponen, yaitu kebutuhan dan ketersediaan. Peramalan kebutuhan ikut serta dalam menentukan jumlah, keahlian, dan lokasi karyawan yang akan dibutuhkan di masa mendatang dalam kaitannya untuk memenuhi tujuan perusahaan sedangkan peramalan ketersediaan menentukan apakah perusahaan
akan aman terhadap karyawan dengan keahlian yang dibutuhkan dan menentukan pula darimana sumbernya.
Pengembangan mempunyai lingkup yang lebih luas. Pengembangan lebih terfokus pada kebutuhan umum jangka panjang perusahaan. Hasilnya bersifat tidak langsung dan hanya dapat diukur dalam jangka panjang. Pengembangan juga membantu para karyawan untuk mempersiapkan diri menghadapi perubahan di pekerjaan mereka yang dapat diakibatkan oleh teknologi baru, desain pekerjaan, pelanggan baru, atau pasar produk baru. Banyak teknologi baru yang sangat mendorong efektifitas sebuah perusahaan dalam mencapai sasaran dan tujuannya diantaranya dengan menggunakan Sistem informasi manajemen yang baik melalui pemanfaatan teknologi.
Korelasi antara Sistem informasi manajemen dengan Perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia dalam penelitian ini yaitu teknologi informasi saat ini memungkinkan untuk menyediakan database yang lebih kompleks seperti informasi sumber daya manusia yang dimiliki. Teknologi informasi memungkinkan akan dibuatnya sebuah rencana yang disesuaikan dengan situasi, seperti yang dimaksud dalam hal ini adalah pada akhir tahun 2019 hingga sekarang dunia dikejutkan dengan adanya wabah Covid-19, yang menyebabkan perubahan sistem pada setiap perusahaan yang terkena akibat wabah tersebut.
PT. World Innovative Telecommunication (PT. WIT) merupakan nama dari perusahaan yang biasa dikenal dengan merek produk Oppo Smartphone.
Oppo adalah penyedia layanan elektronik dan teknologi global. Saat ini Oppo sudah berdiri selama kurang lebih 5 tahun di Indonesia yang bermula dari 20
karyawan dan saat ini sudah mencapai ribuan karyawan yang ter sebar di 108 area se Indonesia.
Kantor pusat PT. WIT di Indonesia berada di Jl. Pluit Selatan Raya.
Penelitian ini dilakukan pada dua wilayah yaitu Kota Padangsidempuan dan Kabupaten Tapanuli Selatan, yang dimana Kantor Regional PT World Innovative Telecommunication terletak di Jln Ahmad Yani Kelurahan Bakaran Batu Kecamatan Rantau Selatan, Kabupaten Labuhan Batu Sumatera Utara. Informasi yang diperoleh dari salah satu karyawan PT. WIT bahwa dalam hal manajemen karyawan, PT. WIT menggunakan Aplikasi Dingtalk sebagai sistem informasi manajemen.
Aplikasi DingTalk dibuat oleh perusahaan raksasa e-commerce Alibaba, Aplikasi tersebut berfungsi sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi kerja jarak jauh dan sudah ada sejak tahun 2014. Namun hingga tahun 2020, kebanyakan masyarakat tidak memiliki kebutuhan akan alat kerja jarak jauh tersebut. Pada tahun 2019, kurang dari 1% populasi di Tiongkok bekerja secara jarak jauh menggunakan teknologi digital. Penggunaan Aplikasi DingTalk mulai melonjak pada tahun 2020 karena COVID-19, ketika jutaan orang di seluruh Tiongkok mulai mau bekerja dari rumah selama berbulan-bulan.
Berikut merupakan tabel daftar pengguna Aplikasi dingtalk pada tahun 2019 sampai dengan 2020
Tabel 1.1
Daftar Pengguna Aplikasi Dingtalk
Keterangan 2019 2020
Pengguna Aplikasi Dingtalk
47.000.000 288.000.000
Persentase 513%
Sumber: China internet Watch (2020)
Beberapa fitur yang dimiliki Aplikasi DingTalk yang dapat diindikasikan berperan penting Pada Perusahaan PT. WIT diantaranya Seperti Perencanaan dan Pengembangan Sumber daya manusia. Pada masa Covid-19 saat ini tentunya memiliki tantangan bagi setiap perusahaan, interpretasi tantangan yang dimaksud dalam hal ini merupakan dampak yang diakibatkan oleh pandemi Covid-19 seperti perusahaan sangat sulit melakukan proses rekrutmen dan peramalan akan kebutuhan SDM, kemudian selain hal tersebut perusahaan sulit untuk melakukan pengembangan terhadap SDM yang dimiliki. PT. WIT memiliki karyawan yang ditempatkan di daerah yang berbeda beda seperti yang dilakukan dalam penelitian ini yang dimana kantor perusahaan berada di Rantauprapat namun daerah yang di koordinir merupakan Kota Padangsidempuan dan Tapanuli selatan sehingga dapat menyebabkan kesulitan bagi perusahaan dalam manajemen SDM yang dimiliki.
Selain hal tersebut perusahaan juga mengalami kesulitan yang diakibatkan oleh Covid-19 karena mengharuskan perusahaan untuk tidak melakukan tatap muka secara langsung dengan setiap SDM yang dimiliki sebagai bentuk pencegahan penyebaran Covid-19 namun PT World Innovative Telecommunication (PT.WIT) memanfaatkan Aplikasi DingTalk yang merupakan Sistem Informasi Manajemen sebagai solusi dari tantangan tersebut. Dengan demikian peneliti memutuskan penelitian ini berjudul “Analisis Penerapan Sistem Informasi Manajemen (Aplikasi Dingtalk) sebagai Perencanaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia Pada Masa Covid-19 (Studi pada PT.
World Innovative Telecommunication Regional Rantauprapat)”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka yang menjadi rumusan masalah dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Penerapan Aplikasi Dingtalk sebagai Perencanaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia Pada Masa Covid-19 pada PT. World Innovative Telecommunication regional Rantauprapat”?
1.3 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah diatas Tujuan dari penelitian ini adalah untuk penerapan Sistem Informasi Manajemen (Aplikasi Dingtalk) sebagai perencanaan dan pengembangan Sumber daya manusia pada masa Covid-19 Pada PT. World Innovative Telecommunication Regional Rantauprapat.
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan oleh penulis dalam melakukan penelitian ini antara lain sebagai berikut:
1. Bagi Peneliti
Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pemahaman peneliti mengenai masalah yang akan diteliti terutama berkaitan dengan Penerapan Aplikasi sebagai perencanaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia.
2. Bagi Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis
Penelitian ini diharapkan mampu menjadi referensi tambahan bagi mahasiswa/i dalam melakukan penelitian dengan objek maupun masalah yang sama dan mengembangkan di masa yang akan datang atau untuk mengadakan penelitian lebih lanjut.
3. Bagi Perusahaan
Penelitian ini dapat dijadikan bahan evaluasi bagi perusahaan terkait penerapan serta penggunaan dari Aplikasi Dingtalk sebagai Sistem informasi manajemen dalam hal Sumber Daya Manusia
7 BAB II
KERANGKA TEORI
2.1 Hubungan Dua Arah antara Organisasi dan Teknologi Informasi
Menurut Jusuf (2019:205), hubungan antara organisasi dan teknologi informasi dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.1
Hubungan Dua Arah antara Organisasi dan Teknologi Informasi
Sumber : Sistem informasi manajemen kontemporer digital (Jusuf, 2019) Organisasi dengan teknologi informasi mempunyai hubungan dua arah melalui faktor-faktor mediasi (Jusuf, 2019:205).
Organisasi Teknologi
Informasi Faktor- faktor Mediasi
- Lingkungan - Budaya - Struktur - Politik - Keputusan
keputusan Manajemen Organisasi dan teknologi Informasi
1. Lingkungan eksternal, lingkungan terkait pada lingkungan internal eksternal suatu organisasi
2. Budaya, budaya berkaitan dengan sistem nilai yang dibangun oleh para anggota organisasi tersebut
3. Struktur, struktur berkaitan dengan susunan suatu organisasi yang dibangun melalui mekanisme tertentu dengan tujuan untuk menjalankan roda organisasi tersebut
4. Proses bisnis, proses yang diciptakan untuk menterjemahkan program program-program yang sudah disusun sebagai bentuk implementasi visi, misi dan tujuan organisasi
5. Politik, politik dalam organisasi merupakan cara untuk meraih kekuasaan dalam konteks jabatan dalam organisasi, misalnya sebagai pimpinan puncak atau pimpinan menengah
6. Keputusan manajemen: keputusan manajemen terkait dengan keputusan keputusan bisnis yang dibuat oleh para pimpinan organisasi.
2.2 Sistem Informasi Manajemen
Menurut Leod (Jusuf, 2019:150) Sistem informasi manajemen mempunyai pengertian yaitu sIstem yang didasarkan pada komputer yang membuat informasi tersedia bagi pengguna dengan kebutuhan yang sama. Definisi lain mengatakan sistem informasi adalah gabungan jaringan komunikasi, perangkat lunak, perangkat keras, manusia dan sumber data yang terorganisasi yang berfungsi untuk mengumpulkan, mengubah, dan menyebarluaskan informasi di suatu organisasi tertentu.
Menurut Scott (Jusuf, 2019:150) Sistem Informasi Manajemen juga didefinisikan sebagai suatu sistem yang didasarkan pada database yang dikembangkan untuk tujuan memberikan (menyediakan) informasi kepada orang- orang dalam suatu organisasi tertentu. Pengertian lain menurut ahli sebagai berikut: sistem informasi manajemen adalah seperangkat subsistem informasi yang komprehensif dan terkoordinasi yang secara rasional terintegrasi dan yang mengubah data menjadi informasi dengan berbagai cara untuk meningkatkan produktivitas sesuai dengan gaya dan karakteristik manajer didasarkan pada kriteria kualitas yang sudah ditetapkan terlebih dahulu.
Sedangkan Loudon (Jusuf, 2019;151) mendefinisikan sistem informasi manajemen sebagai seperangkat komponen yang saling berhubungan yang digunakan untuk mengumpulkan, menarik, memroses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan kendali di perusahaan. Sebagai tambahan sistem informasi manajemen juga berfungsi untuk membantu manajer dan pegawai melakukan analisis masalah, visualisasi subjek-subjek yang rumit, dan menciptakan produk baru.
1. Peranan SIM:
a. Meyakinkan bahwa suatu data yang sesuai dikumpulkan dari berbagai sumber, kemudian diproses, dan akhirnya dikirim ke tujuan-tujuan yang memerlukan
b. Diharapkan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi individual, kelompok, dan fungsionaris manajemen: para manajer dan manajemen puncak.
c. Melayani berbagai kebutuhan melalui berbagai sistem, seperti query Systems, Analysis Systems, Modeling Systems dan Decision Support Systems (DSS).
d. Membantu dalam Perencanaan strategis (Strategic Planning), Kendali manajemen (Management Control), Kendali operasional (Operational Control) dan Pemrosesan transaksi (Transaction Processing)
2. Karakteristik SIM ialah:
a. Berorientasi pada manajemen: untuk menyediakan dukungan informasi kepada managemen dalam organisasi untuk pembuatan keputusan.
b. Diarahkan oleh manajemen: SIM diarahkan oleh manajemen karena pihak manajemen yang memberikan instruksi mengenai kebutuhan-kebutuhan dan persyaratan secara lebih efektif dibanding dengan pihak lain.
c. Terintegrasi: memadukan semua subsistem di organisasi
d. Aliran data yang sama: integrasi beberapa sub -sistem yang berbeda akan menuju pada aliran data yang sama yang pada akhirnya akan membantu dalam menghindari duplikasi dan redundansi (redundancy) pada koleksi, penyimpanan dan pemrosesan data.
3. Fitur-fitur dalam SIM:
a. Dalam kerangka waktu tertentu (Timeliness) b. Ketepatan (Accuracy)
c. Konsistensi (Consistency) d. Lengkap (Completeness) e. Kesesuaian (Relevance)
4. Komponen-Komponen SIM a. Sistem Riset Pemasaran
Riset pemasaran merupakan riset yang terkait dengan persoalan, persoalan pemasaran yang dilakukan secara sistematik dan sesuai dengan kaidah ilmiah.
b. Intelijen Pemasaran
Koleksi data dan informasi yang terkait dengan pasar dengan partisipannya, seperti pelanggan, produk dan / atau jasa, pemasok, dan penjual yang dilakukan secara transparan atau tersembunyi.
c. Sistem Pencatatan Internal
Laporan internal berupa diantaranya pesanan, penjualan, harga, biaya, inventaris, tanda terima, pembayaran, dan lain-lainnya.
d. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem pendukung keputusan (decision support system) : merupakan sistem informasi yang berbasis komputer yang mendukung kegiatan bisnis atau pembuatan keputusan dalam organisasi.
Membantu mereka dalam membuat keputusan tentang manajemen dan cara-cara bisnis dijalankan.
1) Operasi-Operasi rutin dalam kegiatan bisnis
2) Mengendalikan, merancang dan mengorganisasi dengan lebih baik 5. Tipe Tipe SIM
a. Sistem pemrosesan transaksi : sistem yang digunakan : untuk memproses volume transaksi yang rutin dan sering terjadi
b. Sistem informasi operasi: untuk mengumpulkan data secara komprehensif, mengorganisasi, dan meringkas dalam suatu bentuk yang berguna bagi para manajer.
c. Sistem Pendukung Keputusan: sistem ini membantu para manajer dengan informasi-informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan intelijen.
d. Sistem ahli : They are meant to mimic humans in making decisions in a specific field
6. Elemen-Elemen SIM a. Perangkat keras b. Perangkat lunak c. Kendali
d. Database dan program e. Manusia
f. Telekomunikasi dan Jaringan 7. Beberapa Fungsi SIM
a. SIM keuangan b. SIM auditing c. SIM pembiayaan d. SIM Manufaktur e. SIM Pemasaran
f. SIM Penetapan harga Transportasi dan logistik g. SDM
8. Manfaat-Manfaat SIM
a. Meningkatkan efisiensi personal b. Mempercepat penyelesaian masalah.
c. Memfasilitasi komunikasi interpersonal d. Meningkatkan pembelajaran dan pelatihan.
e. Meningkatkan kendali organisasi
f. Menghasilkan bukti baru dalam mendukung keputusan 2.3 Perencanaan SDM
Menurut Arief dan Suwarto (2020:55) perencanaan SDM dibedakan Perencanaan Agregat, yaitu perencanaan untuk mengantisipasi kebutuhan untuk kelompok karyawan secara spesifik, tingkat pekerjaan biasanya lebih rendah &
keterampilan umum karyawan akan perlu dalam memastikan kinerja tinggi yang berkelanjutan dan Perencanaan Suksesi, yaitu perencanaan yang berfokus pada kunci posisi manajemen individu sehingga organisasi perlu memastikan tetap diisi dan jenis individu yang mungkin memberikan yang terbaik dan cocok di posisi penting ini.
2.3.1 Perencanaan Agregat (Aggregate Planning)
Arief dan Suwarto (2020:55), dalam perencanaan agregat secara rinci dilakukan dengan langkah yang sistematis, yaitu dengan:
1. Peramalan Permintaan (Forecasting Demand), dalam peramalan permintaan : a. Organisasi perlu mempertimbangkan efek rencana strategis di perusahaan
yang mengalami kenaikan atau penurunan dalam permintaan pada produk atau jasa.
b. Memperjelas dan menuliskan asumsi yang mungkin dapat mempengaruhi pemanfaatan karyawan (teknologi baru yang mungkin dikembangkan atau diperoleh) pada saat terjadi peramalan permintaan karyawan.
c. Meskipun ada beberapa metode matematika (multiple regression) yang membantu dalam peramalan permintaan untuk karyawan, sebagian besar organisasi bergantung pada peramalan unit (perencanaan bottom – up), perencanaan top – down atau kombinasi keduanya.
d. Peramalan Unit (perencanaan bottom – up) melibatkan “titik kontak”
estimasi permintaan di masa mendatang bagi karyawan.
e. Peramalan top – down melibatkan manajer senior yang mengalokasikan anggaran gaji tetap pada hirarki organisasi. Peramalan unit mempromosikan responsif terhadap pelanggan dan pasar. Organisasi juga perlu mempertimbangkan permintaan keterampilan karyawan dalam proses perencanaan SDM. Setelah peramalan permintaan untuk karyawan, organisasi harus merencanakan pasokan yang cukup untuk karyawan.
2. Peramalan Pasokan
Melibatkan perkiraan jumlah aktual karyawan dan menentukan keterampilan yang harus dimiliki karyawan (latar belakang mereka, pelatihan dll). Salah satu cara untuk menilai kemampuan, keterampilan & pengalaman karyawan yang ada dapat ditentukan dengan menggunakan keterampilan persediaan. Di masa lalu, persediaan ini disusun dan diproses secara manual, tetapi sekarang dapat menggunakan keterampilan persediaan database yang terkomputerisasi.
Setiap tahun, masing – masing karyawan memberikan informasi tentang pengalamannya, pendidikan, kemampuan, preferensi pekerjaan, dan lain lain.
Selain itu, setiap tahun diperbarui sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah sumber informasi dinamis HR. Menurut Arief dan Suwarto (2020:57) Strategi untuk mengelola kekurangan, dalam situasi kekurangan SDM, maka HRD/HRM dapat segera melakukan:
a. Merekrut karyawan tetap baru.
b. Menawarkan insentif untuk menunda pensiun.
c. Mempekerjakan kembali pensiunan paruh waktu.
d. Mencoba untuk mengurangi turnover, e. Bekerja overtime staf saat ini.
f. Pekerjaan subkontrak keluar.
g. Mempekerjakan karyawan temporer.
h. Merancang ulang proses kerja sehingga karyawan lebih sedikit dibutuhkan.
i. Jika surplus karyawan diantisipasi, organisasi harus mempertimbangkan apakah kelebihan ini diharapkan bersifat sementara atau permanen.
j. Tindakan yang paling ekstrim untuk mengurangi surplus adalah memberhentikan karyawan.
k. Surplus juga dapat diatasi melalui program pensiun dini, transfer, dan pelatihan ulang karyawan yang ada,dan/atau pengurangan gaji atau jam kerja di seluruh organisasi.
Menurut Arief dan Suwarto (2020:57) strategi untuk mengelola surplus dalam situasi surplus SDM maka HRD/HRM dapat segera melakukan:
a. Mempekerjakan secara permanen.
b. Tidak menggantikan mereka yang meninggalkan, c. Menawarkan insentif pensiun dini.
d. Mengurangi jam kerja.
e. Cuti pesangon sukarela ketiadaan.
f. Di seluruh organisasi pemotongan gaji.
g. PHK.
h. Mengurangi pekerjaan outsourcing.
i. Pelatihan karyawan.
j. Beralih ke variabel rencana membayar.
k. Memperluas operasi.
2.3.2 Perencanaan Suksesi (Succession Planning)
Perencanaan suksesi melibatkan identifikasi posisi manajemen kunci dimana organisasi tersebut tidak mampu memiliki lowong. Biasanya posisi manajemen senior dan/ atau posisi organisasi tersebut secara tradisional memiliki waktu pengisian yang sangat sulit. Perencanaan suksesi melayani dua tujuan.
Pertama, memfasilitasi transisi ketika karyawan meninggal. Hal ini tidak biasa, memiliki karyawan yang bekerja menyimpang di sampingnya atau pengganti untuk periode tertentu sebelum keberangkatan untuk memfasilitasi transisi.
Bantuan perencanaan suksesi dalam proses ini. Kedua, perencanaan suksesi mengidentifikasi kebutuhan pengembangan karyawan berpotensi tinggi serta membantu dengan perencanaan karir mereka, dengan mengidentifikasi individu – individu tertentu yang mungkin diminta untuk memikul tanggung jawab tingkat tinggi, organisasi dapat mencoba untuk mengembangkan keterampilan kunci dalam individu – individu yang mungkin dibutuhkan dalam tugas berikutnya (Arief dan Suwarto, 2020:58).
Meskipun program perencanaan suksesi yang relatif mudah dipahami dalam konsep, praktik yang sebenarnya menunjukkan bahwa walaupun organisasi menyadari betapa penting proses, mereka mungkin gagal untuk melaksanakan perencanaan suksesi efektif. Salah satu kritik dari model perencanaan suksesi yang ada adalah waktu mereka sering tidak tetap sinkron dengan kebutuhan bisnis yang berkelanjutan dan berkembang sehingga kekurangan konstan atau revisi ulasan akhirnya biasa, jika diperlukan, kondisi bisnis dan organisasi itu sendiri berubah.
Perencanaan suksesi tradisional menggunakan alat perencanaan yang relatif sederhana yang disebut bagan pengganti. Grafik pengganti mengidentifikasi posisi kunci, mungkin penerus untuk masing – masing posisi tersebut, apakah setiap calon penerus saat ini memiliki latar belakang untuk memikul tanggung jawab pekerjaan, atau jumlah yang diharapkan dari waktu yang diperlukan untuk potensi penerus siap. Grafik pengganti yang mudah diperoleh dari bagan organisasi dan sering merupakan bagian dari sistem informasi HR: mereka dapat mempersempit dalam satu posisi kunci dan melaporkan kepada individu yang memegang posisi bawahannya.
Gambar 2.2
Bagan Perencanaan Suksesi
J.SMITH
VICE PRESIDENT OF MARKETING
C. WILLIAM PROMOTION MANAGER 15 MONTH R.JONES
SALES DIRECTOR READY NOW
S.ANDERSON DIR.MARKEYING
RESEARCH 1 YEAR
Sumber: Manajemen sumber daya manusia strategi (Suwarto, 2020:58)
Bagaimanapun dalam tahun – tahun terakhir, perencanaan suksesi telah berlangsung di seluruh jajaran manajerial dan teknis dari organisasi serta semakin terlihat sebagai komponen penting dari manajemen bakat dan pengembangan proses organisasi. Sementara itu, individu karyawan berpotensi tinggi masih diidentifikasi dan ditargetkan untuk pengembangan. Banyak organisasi jaman sekarang mengambil pendekatan yang lebih luas dan fokus pada kolam bakat untuk memastikan kedalaman pengembangan keterampilan karyawan di seluruh organisasi dan pengembangan penerus untuk berbagai posisi dari sekadar orang- orang di jajaran eksekutif senior.
Beberapa pedoman untuk perencanaan suksesi yang efektif disajikan seperti di atas. Sangat penting bahwa organisasi tersebut memodifikasi rencana yang sesuai sebagaimana organisasi merespons peristiwa tak terduga serta mengubah strateginya.
2.3.3 Pengembangan Sumber Daya Manusia
Menurut Mangkuprawira (2019:57), pengembangan sumber daya manusia jangka panjang, sebagai perbedaan dari pelatihan untuk pekerjaan spesifik, merupakan bagian penting departemen SDM. Melalui pengembangan karyawan yang ada, departemen mengurangi ketergantungan perusahaan pada penyewaan pekerja baru. Jika para karyawan dikembangkan dengan baik, pekerjaan yang terbuka dan diperoleh melalui perencanaan SDM sangat mungkin diisi dari dalam perusahaan sendiri.
Menurut Davis (Mangkuprawira, 2019:57) Promosi dan pengalihan posisi karyawan juga menunjukkan bahwa mereka memiliki peluang karier, tidak hanya berhenti pada sebuah posisi pekerjaan. Pengusaha memperoleh manfaat dari kelanjutan operasional dengan kinerja yang meningkat, sementara para karyawan merasa memiliki komitmen lebih besar kepada perusahaan. Departemen SDM juga memandang pengembangan SDM merupakan sebuah cara efektif untuk menghadapi tantangan - tantangan, termasuk ketertinggalan karyawan, keragaman pekerja di dalam dan luar negeri, perubahan teknik kegiatan yang disepakati, dan perputaran karyawan . Dalam menghadapi tantangan-tantangan di atas, sehingga departemen SDM dapat memelihara para pekerja yang efektif dengan program ini.
1. Pengertian Pelatihan dan Pengembangan
Pelatihan bagi karyawan merupakan sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu, serta sikap agar karyawan semakin terampil dan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan semakin baik, sesuai dengan standar. Biasanya pelatihan merujuk pada pengembangan keterampilan bekerja (vocational) yang dapat digunakan dengan segera, dalam hal ini, manfaat finansial bagi perusahaan biasanya terjadi dengan cepat.
Sedangkan pendidikan memberikan pengetahuan tentang subjek tertentu, tetapi sifatnya lebih umum dan lebih terstruktur untuk jangka waktu yang jauh lebih panjang. Di sisi lain, pengembangan memiliki ruang lingkup lebih luas (Mangkuprawira, 2011 :57). Dapat berupa upaya meningkatkan pengetahuan yang mungkin digunakan segera atau sering untuk kepentingan di masa depan.
Pengembangan sering dikategorikan secara eksplisit dalam pengembangan manajemen, organisasi, dan pengembangan individu karyawan. Penekanan
lebih pokok adalah pada pengembangan manajemen. Dengan kata lain, fokusnya tidak pada pekerjaan kini dan mendatang, tetapi lebih pada pemenuhan kebutuhan perusahaan jangka panjang.
Jika di sebuah perusahaan beberapa manajernya diajarkan penggunaan Lotus 123 untuk mengelola anggaran perusahaan, hal itu disebut proses pelatihan. Jika manajer yang sama mengambil kursus dalam teori sistem umum dan sistem informasi manajemen, serta manajemen kepemimpinan untuk membantu perusahaan agar perkembangannya lebih efisien dan lebih efektif dalam jangka panjang, maka upaya perusahaan tersebut lebih tepat disebut sebagai kegiatan pengembangan.
Istilah pelatihan dan pengembangan merujuk pada struktur total dari program di dalam dan luar pekerjaan karyawan yang dimanfaatkan perusahaan dalam mengembangkan keterampilan dan pengetahuan, utamanya untuk kinerja pekerjaan dan promosi karier. Pengembangan manajemen merujuk pada program pelatihan dap pengembangan untuk penyelia dan manajer, dan sering tidak termasuk untuk profesional seperti ahli mesin, sales, dan akuntan, karyawan operasional terlatih (seperti juru gambar, pembuat perkakas, dan ahli tata buku, tenaga semi dan tak terlatih khusus seperti pengepak barang, pengolah tanah, pemelihara kebun, dan penyadap karet).
Menurut Michael dan Robert (Mangkuprawira, 2019:58) menyatakan,
“ekonomi ketenagakerjaan membagi program pelatihan menjadi dua, yaitu program pelatihan umum dan spesifik”. Pelatihan umum merupakan pelatihan di mana karyawan memperoleh keterampilan yang dapat dipakai di hampir semua jenis pekerjaan. Pendidikan karyawan meliputi keahlian dasar yang
biasanya merupakan syarat kualifikasi pemenuhan pelatihan umum. Misalnya, bagaimana belajar untuk memperbaiki kemampuan menulis dan membaca, serta memimpin rapat akan bermanfaat bagi setiap pengusaha, siapa pun yang secara individu dapat mengerjakannya. Sementara pelatihan khusus merupakan pelatihan di mana para karyawan memperoleh informasi dan keterampilan yang sudah siap pakai, khususnya pada bidang pekerjaannya.
Pelatihan khusus, misalnya berupa hal pelajaran spesifik bagaimana sistem anggaran perusahaan khusus dapat berjalan. Karena tiap perusahaan memiliki sistem anggaran tersendiri, pelatihan ini secara langsung bermanfaat hanya bagi karyawan yang sudah ada.
Setiap sistem pelatihan dan pengembangan yang bermakna harus terintegrasi dengan strategi SDM dalam perusahaan, jika ingin hal itu terlaksana secara efektif. Contohnya, integrasi dengan hal penilaian kinerja, promosi, atau sistem pembayaran upah/gaji. Integrasi ini membantu pula untuk meyakinkan bahwa bantuan strategi pengembangan akan mendukung strategi personil lainnya.
Apa saja maksud umum dari program – program pelatihan dan pengembangan untuk para karyawan di lingkungan manajerial dan lingkungan terdepan? Menurut Michael (Mangkuprawira, 2019:58), ada tujuh maksud utama program pelatihan dan pengembangan, yaitu memperbaiki kinerja, meningkatkan keterampilan karyawan, menghindari keusangan manajerial, memecahkan permasalahan, orientasi karyawan baru, persiapan promosi dan keberhasilan manajerial, dan memberi kepuasan untuk kebutuhan pengembangan personal. Sehubungan dengan itu, uraian tentang pelatihan dan
pengembangan secara eksplisit tidak dipisahkan. Keduanya diuraikan menyatu karena keduanya sangat saling mengait.
2. Tanggung Jawab Pelatihan dan Pengembangan
Tanggung jawab pelatihan dan pengembangan dibagi – bagi menurut struktur perusahaannya, yaitu manajemen top, departemen SDM, penyelia senior, dan karyawan Anthony,et al (Mangkuprawira, 2019:59).
a. Manajemen Top
Komitmen dari kalangan eksekutif dan manajemen top sangat menentukan terselenggaranya sebuah pelatihan yang efektif, karena hal itu mempengaruhi semua isi perusahaan. Para manajer cenderung untuk mengelola apa yang memang harus mereka kelola, seperti kegiatan pelatihan. Tiap program pengembangan yang tidak memiliki perhatian, pengertian, dan komitmen dari manajemen top, berarti mereka tidak mempedulikan faktor – faktor perubahan yang dinamis. Padahal, faktor – faktor tersebut dapat mempengaruhi kemajuan perusahaan. Manajemen top memiliki tanggung jawab untuk menyediakan kebijakan umum dan prosedur yang dibutuhkan untuk melaksanakan pelatihan, termasuk kebijakan penyediaan anggaran. Oleh karena itu, dibutuhkan pengendalian administrasi untuk menjamin bahwa para manajer dan karyawan mengikuti program dengan komitmen yang tegas. Pembentukan budaya yang baik untuk mendorong pelatih, dan pengembangan, tanggung jawabnya terletak pada manajer top. Jika Manajer top tidak melakukan hal itu, pengembangan iklim kerja yang baik dalam perusahaan akan mengalami kesulitan.
b. Departemen Sumber Daya Manusia
Departemen SDM dalam perusahaan secara esensial melakukan fungsi Pendukung, la membantu manajer lini dalam pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia, serta terlibat dalam mensponsori program pelatihan.
Pelatihan pun harus sudah disiapkan berikut rencana, jangka panjang program pelatihan, dan pengembangan, termasuk didalamnya proses evaluasi pelatihan.
c. Penyelia Senior
Tiap penyelia senior dan mereka yang memiliki hierarki yang lebih tinggi memiliki tanggung jawab langsung untuk menjamin pelatihan dan pengembangan berjalan dengan baik. Penyelia hendaknya mendorong karyawan untuk mengembangkan diri mereka dan harus menyediakan waktu agar pelatihan dapat berjalan. Di samping itu perlu mengembangkan atmosfer proses, belajar mengajar, menyediakan sumber daya, dan dorongan untuk pengembangan diri di kalangan karyawan.
d. Karyawan
Meskipun SDM profesional dan manajer lini harus memfasilitasi dan mengelola proses pelatihan dan pengembangan, namun tanggung jawab utama terletak pada individu karyawan. Para karyawan memiliki tanggung jawab untuk menunjukkan minat dalam pengembangan karir dan sekaligus pencapaian tujuan perusahaan. Tiap karyawan pun hendaknya mendorong karyawan lain untuk mengambil manfaat dari kesempatan untuk mengembangkan diri. Mengapa demikian? Karena belum tentu seluruh karyawan sudah selalu siap, bahkan mendapat kesempatan untuk
mengikuti pelatihan. Bisa jadi ada perasaan segan atau motivasi yang kurang di kalangan karyawan. Oleh karena itu, tugas manajer dan departemen SDM harus secara berkelanjutan melakukan sosialisasi di kalangan karyawan.
3. Tahapan Proses Pelatihan dan Pengembangan
Sebelum pelatihan dapat diselenggarakan, kebutuhan akan hal itu perlu dianalisis lebih dahulu. Hal demikian disebut sebagai langkah/tahapan penilaian dari proses pelatihan. Mengapa penilaian diperlukan? Karena penilaian kebutuhan mendiagnosis permasalahan yang ada sekarang dan tantangan – tantangan masa depan yang diharapkan dapat diatasi, antara lain melalui pelatihan dan pengembangan. Misalnya, karena adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, peningkatan tuntutan konsumen dalam hal mutu, dan perubahan strategi perdagangan internasional, sedangkan "masalah internal antara lain produktivitas kerja, perputaran karyawan, dan motivasi untuk belajar. Untuk itu perlu dipersiapkan program pelatihan dan pengembangan" yang didasarkan pada kebutuhan – kebutuhan berbagai bidang, khususnya kebutuhan perusahaan itu sendiri melalui serangkaian penilaian. Dalam tahapan penilaian ini, kebutuhan pelatihan dari perusahaan, pekerjaan, dari kebutuhan individual perlu dianalisis dahulu. Jenis informasi dan metode pengumpulan yang berbeda dapat digunakan pada setiap tingkat.
Sebagai contoh, sebenarnya tiap anggota dapat menyediakan beberapa informasi tentang hal apa yang dibutuhkan dalam pelatihan dan jenis pelatihan apa yang dibutuhkan. Respons yang saling melengkapi dari beragam sumber dapat mengidentifikasi sebuah kebutuhan untuk pelatihan. Data tentang jenis
pelatihan yang dibutuhkan dan kelompok apa yang membutuhkan pelatihan dapat dan seharusnya dikumpulkan melalui berbagai metode.
Beberapa individu mungkin menyampaikan pendapatnya melalui sebuah wawancara, yang lainnya mungkin lebih menulis respons mereka, khususnya jika mereka merasa terlalu sibuk untuk mengikuti wawancara formal. Tanpa mengurangi perimbangan arti dari sumber daya metode yang digunakan, data harus dikumpulkan dan dianalisis pada tiga tingkatan yang berbeda, yaitu penilaian kebutuhan perusahaan, tugas, dan kebutuhan karyawan.
Setelah tahap analisis kebutuhan dikerjakan, maka tahapan berikutnya adalah perumusan tujuan, prinsip – prinsip belajar/pelatihan, termasuk kriteria evaluasi pelatihan: merancang dan menyeleksi prosedur pelatihan, penentuan dan pelaksanaan program pelatihan, dan mengevaluasi pelatihan dan pengembangan.
Gambar 2.3 Model proses pelatihan
Sumber: I.L training inorganization: Needs Assessment, development, and evaluation (Mangkuprawira, 2011)
4. Pengembangan SDM dan Daya Saing Global
Fenomena kondisi eksternal, seperti keuangan global mendorong program pengembangan mutu sumber daya manusia menjadi fokus sentral. Ditambah dengan persaingan global yang semakin menajam, pengembangan sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu bentuk upaya untuk meningkatkan kemampuan karyawan dalam menangani beragam jenis tugas dan menerapkan kemampuan yang dibutuhkan sesuai dengan jenis pekerjaan yang ada.
Pengembangan bermanfaat bagi organisasi dan individu karyawan.
Kemampuan dan pengalaman yang tepat dari karyawan dan manajer dapat memperkuat daya saing organisasi dan kemampuan untuk mengadaptasi terhadap lingkungan yang berubah khususnya kalau terjadi turbulensi eksternal. Bagi individu karyawan, program pengembangan antara lain membuka peluang untuk promosi karir.
Secara sistem, sebenarnya pelatihan merupakan salah satu bentuk dari pengembangan SDM. Namun, dalam praktiknya, selalu disandingkan antara pelatihan dan pengembangan. Pengembangan berbeda dengan pelatihan baik dilihat dari segi fokus, jangka waktu, dan ukuran efektivitas. Fokus pelatihan pada belajar kegiatan dan perilaku spesifik, mendemonstrasi teknik dan proses. Sementara, pengembangan pada memahami konsep dan konteks informasi, pengembangan pendapat, pengembangan kapasitas untuk menjalankan tugas. Dari sisi jangka waktu, pelatihan lebih singkat, sedangkan pengembangan lebih lama. Ukuran efektivitas pelatihan adalah penilaian kinerja, analisis manfaat-biaya; tes kelulusan, sertifikasi. Sementara, pengembangan pada karyawan qualified tersedia ketika dibutuhkan: peluang promosi, keunggulan kompetitif berbasis SDM.
Dalam praktiknya, pengembangan merupakan proses sepanjang masa ketika karyawan bekerja pada organisasinya. Artinya, pengembangan sudah sebagai kebutuhan organisasi dan individu secara berkesinambungan sesuai dengan dinamika eksternal. Misalnya, lisensi tentang jenis – jenis keahlian tertentu para karyawan yang harus terus menerus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan khalayak pelanggan. Dengan demikian, aset SDM yang berupa pengetahuan, keterampilan dan sikap perlu dipersiapkan dan dikembangkan untuk penyesuaian dengan pekerjaan baru, promosi dan pekerjaan baru setelah karyawan pensiun.
2.4 Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM)
Menurut Arief dan Suwarto (2020:253), sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia atau HRIS (human resource information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan – kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi departemen personalia, sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting.
Kemudian yang dimaksud sistem informasi sumber daya manusia adalah sebuah bentuk interaksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas – aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah – langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam Aplikasi perencanaan sumber daya
perusahaan atau Enterprise Resource Planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari Aplikasi –aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basis data yang sama merupakan hal yang sangat penting, yang membedakannya dengan bentuk Aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan Aplikasi ini lebih fleksibel, tetapi juga lebih kaku dengan aturan – aturannya. Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah program Aplikasi komputer yang mengorganisasi tata kelola dan tata laksana manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
2.4.1 Karakteristik Informasi yang Dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Karakteristik Informasi yang dipersiapkan dalam sistem informasi sumber daya manusia, Arief dan Suwarto (2020:254)
1. Timely (Tepat Waktu)
Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukan dengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktu yang layak dan tepat waktu.
2. Accurate (Akurat)
Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkat akurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3. Concise (Ringkas)
Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
4. Relevant (Relevan)
Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
5. Complete (Lengkap)
Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong – potong. Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan Informasi yang memiliki karakteritisk di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan ( a decision making).
2.4.2 Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Menurut Arief dan Suwarto (2020:256) Dalam sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi antara lain:
1. Untuk meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau dari manfaatnya, sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam Organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan. Dengan sistem Informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukkan dalam sistem dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2. Tujuan kedua sistem informasi sumber daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandaikan persepsi dan institusi manajerial.
Untuk dapat merancang dan menghasilkan suatu sistem Informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:
a. Informasi apa yang tersedia dan informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang – orang dalam organisasi?
b. Apa kegunaan informasi tersebut?
c. Siapa yang membutuhkan informasi tersebut?
d. Serta kapan dan seberapa sering informasi tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya, kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada Perencanaan dan analisis sumber daya manusia(SDM) kesetaraan dan pekerjaan kepegawaian pengembangan SDM kompetensi dan tunjangan kesehatan, keselamatan dan keamanan hubungan karyawan dan buruh.
Peningkatan secara dramatis dalam penggunaan internet telah membangkitkan, baik kemungkinan maupun kekhawatiran profesional sumber daya manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Intranet adalah sebuah jaringan organisasi yang beroperasi melalui internet. Sementara itu, ekstranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin, Akses Data Karyawan, dan Hubungan yang diperpanjang.
2.4.3 Tahap – Tahap Pengembangan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Tahap – tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci,Arief dan Suwarto (2020:256) diantaranya :
1. Usulan Kepada Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah – masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut.
Pada tahap ini, konsep pengembangan SISDM diajukan. Oleh karena itu, berbagai parameter sistem secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah – masalah kebijakan biasanya dibahas dan dampak sistem terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran – saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
2. Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah – masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah – masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan – kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif – alternatif dalam pengembangan,serta berbagai masukan keluaran sistem. “Trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlukan perubahan – perubahan atau tidak dilanjutkan.
3. Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi sistem yang sebenarnya dari Sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar sistem dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemrosesan. Semua produk akhir sistem dan Semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi sistem dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan, dan keamanan juga harus ditetapkan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran – sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISDM dan bagaimana sistem akan dioperasi.
4. Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, sistem keseluruhan dirinci secara Spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang sistem menentukan bagaimana SISDM akan mencapai sasaran – sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program – program komputer dirancang dan semua konfigurasi perangkat keras (hardware) dan lunak (software) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi – fungsi manusia dan mesin dijelaskan dan dokumentasi pemakai, dan program – program latihan yang sesuai diidentifikasi, dan bahan – bahan latihan disusun.
5. Pengembangan Sistem
Program – program komputer dibuat dalam tahap ini. Fungsi – fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk deskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua
bagian sistem diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan dan percobaan – percobaan dilaksanakan dalam situasi – situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
6. Instalasi dan Konversi
Setelah pengujian di lingkungan “laboratorium" berhasil, SISDM dipasang di lingkungan organisasi pemakai dan diuji lagi sebelum percobaan dilakukan dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISDM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya dan para pemakai dilatih tentang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan dan bila sistem berjalan baik, sistem lama bisa dihentikan.
7. Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasaran–sasaran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya perjalanan sistem, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai karakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja sistem.
Setiap perusahaan pasti memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen sumber daya manusia (Human Resource Information System) atau HRIS. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas- aktifitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah–langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam Aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
2.4.4 Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif dan memerlukan informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan kuesioner- kuesioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Simamora (Arief dan suwarto, 2020:261) Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sebagai berikut:
1. Blangko - Blangko Lamaran
Blangko lamaran harus dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan, keahlian, dan data biografi lainnya yang relevan.
Setelah si calon diseleksi, ia diminta menyelesaikan blangko kedua yang meminta informasi lebih rinci untuk keperluan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.
2. Evaluasi – Evaluasi Penting
Informasi penting harus dimutakhirkan secara periodik meliputi keahlian-keahlian dan bakat karyawan, tingkat kinerja saat ini, dan potensi pertumbuhannya.
Organisasi memerlukan informasi yang valid untuk membuat keputusan- keputusan perencanaan jangka panjang menyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi.
3. Maklumat – Maklumat Perubahan Personalia
Organisasi telah mengembangkan blangko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change notice), di mana penyedia diminta melengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber daya manusia.
4. Tindakan – Tindakan Pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut dengan tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk melaporkan informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.
5. Daftar Gaji
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia kadang – kadang berisi riwayat gaji setiap karyawan, termasuk gaji dasar, persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan melalui formulir evaluasi kerja.
2.4.5 Komponen Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Ada tiga komponen fungsional dalam Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Simamora (Arief dan Suwarto, 2020:262) sebagai berikut:
1. Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan untuk memasukkan informasi personalia ke dalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi ini mengumpulkan data seperti siapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana data diproses. Masukan – masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa dengan sistem manual, informasi karyawan, kebijakan – kebijakan, dan prosedur sumber daya manusia
serta informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya harus dimasukkan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya dimasukkan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari dokumen-dokumen dimasukkan ke dalam sistem dari komputer-komputer lainnya atau diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengan komputer (misalnya mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).
2. Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukkan ke dalam sistem Informasi, fungsi pemeliharaan data baru (maintenance function data) akan memperbarui dan menambahkan data baru ke dalam basis iata yang ada. Dalam sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan, mereka mengarsipkan dokumen – dokumen kertas dan membuat masukan – masukan data ke dalam arsip – arsip.
Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara akurat dan cepat.
3. Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Untuk menghasilkan fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai – pemakai komputer, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat kalkulasi – kalkulasi yang diperlukan, dan setelah Itu memformat persentasenya dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai.
Sistem yang tidak terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik – statistik, dan mengetik laporan – laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini dengan menggunakan program – program yang canggih.
2.4.6 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resources Information System – HRIS)
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process, dan Output. Dinyatakan Arief dan Suwarto (2020:262)
1. Input HRIS terdiri atas 3 subsistem yaitu:
a. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personel baik keuangan maupun non keuangan.
b. Penelitian Sumber Daya Manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus Contoh: Penelitian Suksesi (Succession Study). Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), dan Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
c. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang meliputi:
1) Intelijen Pemerintah.
Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
2) Intelijen Pemasok.
Intelijen Serikat Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang memberikan tunjangan pegawai dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
3) Pekerja.
Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
4) Intelijen Masyarakat Global.
Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional, dan internasional untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
5) Intelijen Masyarakat Keuangan.
Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personel.
6) Intelijen Pesaing.
Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, Seperti industri komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik dan mengumpulkan informasi mengenai praktik personalia pesaing serta mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut Kemudian dari model subsistem input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai, tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personel.
2. OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu:
a. Subsistem Perencanaan Kerja
