39
Universitas Kristen Petra
7.1. Bentuk Hukum
Versaclean merupakan usaha laundry & dry clean yang menggunakan bentuk hukum PT (Perseroan Terbatas) atau corporation. Dengan demikian, Versaclean memiliki aset dan modal sendiri. Jenis perusahaan merupakan PT Tertutup atau Private Limited Company (ltd), dimana saham atau modal perusahaan ditawarkan atau dimiliki oleh orang-orang tertentu, tidak terbuka untuk umum.
Keuntungan dari bentuk corporation atau Perseroan Terbatas (PT) adalah:
• Siklus hidup (lifecycle) dari perusahaan relatif lebih panjang.
• Jumlah saham menunjukkan kepemilikan.
• Anggota perusahaan memiliki tanggung jawab yang terbatas, yaitu tergantung besar modal yang dimiliki dalam perusahaan.
Seperti yang telah dijelaskan pada bab I, Versaclean dibentuk oleh dua orang owner, yaitu:
Nama : Leo Dilly Tando
Alamat : Jl. Kartini No.56 Sidoarjo
Nama : Tirza Ellen Evita
Alamat : Jl. Siwalankerto Timur I No. 86 Surabaya
7.2. Pembagian Modal atau Saham
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, Versaclean merupakan usaha laundry and dry clean yang didirikan oleh dua orang sehingga modal juga murni disediakan oleh kedua owner tersebut. Pembagian modal atau saham akan dilakukan dengan seimbang, sebesar 50% dari total modal yang dibutuhkan, yaitu sejumlah Rp 225.000.000,- untuk masing-masing pihak owner/investor.
Universitas Kristen Petra
7.3. Kontrak dan Perjanjian
Dalam melakukan kontrak dan perjanjian, Versaclean menggunakan jasa dari seorang notaris berikut:
Nama : Nancyani, S.H.
Alamat : Jl. Embong Kenongo 74 Surabaya
Sedangkan dalam perijinan usaha, Versaclean akan berhubungan dengan Departemen Lingkungan Hidup, Departemen Industri dan Perdagangan, Dispenda, dan Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Kabupaten Sidoarjo.
Perjanjian dan kontrak dengan para karyawan diatur secara tertulis dan mengikuti undang-undang perburuhan yang berlaku. Permasalahan tenaga kerja yang muncul diupayakan untuk diselesaikan secara kekeluargaan.
7.4. Direktur dan Staff
Struktur manajemen dari Versaclean dibentuk oleh pemilik (owner) dengan karyawan yang berjumlah 12 orang yaitu terdiri atas 1 orang manager, 1 orang administrator/accountant, 1 orang cashier, 1 orang operational chief, 2 orang washer, 2 orang presser, 2 orang checker dan 2 orang delivery person serta teknisi freelance dari luar untuk menangani masalah teknis peralatan dan mesin yang ada.
7.5. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Penyeleksian karyawan akan dilakukan melalui penelusuran data-data dari surat lamaran calon karyawan yang masuk, kemudian akan diadakan wawancara langsung atau interview dan juga tes tertulis jika dibutuhkan dengan calon karyawan oleh pihak Versaclean.
Berikut adalah kriteria-kriteria yang diperlukan untuk masing-masing jabatan pekerjaan :
a. Manager
• Pria atau wanita, berusia 25 – 40 tahun.
• Pendidikan minimal S1 di bidang yang bersangkutan.
• Berpenampilan rapi dan menarik.
Universitas Kristen Petra
• Memiliki pengalaman di bidang manajemen usaha laundry minimal 2 tahun.
• Memiliki kemampuan dalam berorganisasi dan komunikasi.
• Menguasai penggunaan komputer.
• Menguasai bahasa Inggris baik aktif maupun pasif.
• Jujur, ramah, bertanggung jawab, berdedikasi tinggi, disiplin, mau bekerja keras, kreatif dan kooperatif.
• Sehat jasmani dan rohani.
b. Accountant/Administrator
• Pria atau wanita, berusia 25 – 30 tahun.
• Pendidikan minimal S1 Akuntansi.
• Memiliki pengalaman di bidangnya minimal 1 tahun.
• Menguasai penggunaan komputer.
• Menguasai bahasa Inggris baik aktif maupun pasif.
• Jujur, teliti, bertanggung jawab, disiplin dan kooperatif.
• Sehat jasmani dan rohani.
c. Cashier
• Wanita berusia maksimal 30 tahun.
• Pendidikan minimal D1 Akuntansi/Manajemen.
• Menguasai penggunaan komputer.
• Jujur, teliti, bertanggung jawab, disiplin dan kooperatif.
• Sehat jasmani dan rohani.
d. Operational Chief
• Pria berusia 25 – 40 tahun.
• Pendidikan D3 atau sederajat.
• Diutamakan memiliki pengalaman di bidang laundry minimal 2 tahun.
• Jujur, bertanggung jawab, disiplin, mau bekerja keras dan kooperatif.
• Sehat jasmani dan rohani.
e. Washer, Checker, Presser
• Pria atau wanita berusia maksimal 35 tahun.
• Pendidikan minimal SMA atau sederajat.
Universitas Kristen Petra
• Jujur, bertanggung jawab, disiplin, mau bekerja keras dan kooperatif.
• Sehat jasmani dan rohani.
f. Delivery Person
• Pria berusia maksimal 35 tahun.
• Pendidikan minimal SMA atau sederajat.
• Mampu mengendarai kendaraan bermotor.
• Memiliki SIM C untuk sepeda motor dan SIM A untuk mobil.
• Jujur, bertanggung jawab, disiplin, mau bekerja keras dan kooperatif.
• Sehat jasmani dan rohani.
7.6. Bantuan Dukungan Profesional
Untuk pendesainan logo, kartu nama, nota, seragam, brosur dan signage, Versaclean menggunakan bantuan dari seorang desainer, yaitu :
Nama : Tiro Aritonang
Alamat : Jl. Kembang Kuning Kramat II No. 48D Surabaya
Untuk pembuatan denah lokasi, rencana renovasi serta dekorasi ruang, Versaclean menggunakan bantuan dari :
Nama : Cakranata Associates
Alamat : Jl. Simpang Darmo Permai Selatan II No. 24
7.7. Bagan Organisasi
Dalam menentukan desain organisasi, Versaclean menggunakan struktur organisasi functional yaitu pengelompokan berdasarkan fungsi, dimana karyawan atau staff yang memiliki kemampuan yang sama (skill), melakukan serta bertanggung jawab atas tugas yang sama (task), dikelompokkan dalam satu unit kerja.
Struktur ini diterapkan oleh Versaclean mengingat skala usaha yang dijalankan tidak terlalu besar. Selain itu produk maupun jasa yang dihasilkan juga tidak bervariasi.
Universitas Kristen Petra
Owner/investor Owner/investor
Manager
Checker Washer
Administration /Accounting
Operational Counters
Cashier
Presser Delivery
Gambar 7.1. Struktur Organisasi Kelebihan dari struktur organisasi functional ini adalah:
• Bentuknya sederhana, sehingga karyawan dapat mengerti dan memahami tugas dan tanggung jawabnya dengan benar serta dapat melaksanakannya dengan baik.
• Keputusan mudah diambil dan dilaksanakan karena sistem kendali hanya satu arah.
• Pendelegasian tugas dan tanggung jawab pada karyawan mudah dilaksanakan sehingga pengawasan lebih mudah dilakukan dan kegiatan perusahaan dapat terkontrol dengan baik.
Setiap unit kerja bertanggung jawab langsung kepada manager, kemudian manager bertanggung jawab langsung kepada owner/investor.
7.8. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)
Versaclean menetapkan peraturan untuk ditaati oleh setiap karyawan yang ada, yaitu sebagai berikut :
a. Datang tepat waktu sesuai dengan jadwal kerja yang sudah dibuat.
b. Melakukan punch-in dan punch-out sebelum dan sesudah bekerja.
c. Mengenakan name tag dan seragam yang sudah ditentukan.
d. Bekerja sesuai tugas dan tanggung jawab yang sudah ditentukan secara profesional.
Universitas Kristen Petra
e. Bekerja sama dan saling membantu antar karyawan demi kelancaran kegiatan operasional.
f. Menjaga kebersihan dan kerapian area kerja.
g. Menjaga penampilan dan kebersihan pribadi.
Dalam operasional, diberlakukan ketentuan seperti yang dijelaskan secara singkat di bawah ini :
• Pengambil keputusan tertinggi adalah pemilik dan dalam kepemimpinannya dibantu oleh seorang manajer.
• Manager membawahi secara langsung bagian administration/accounting, operational dan counters.
• Cashier bertanggung jawab secara langsung kepada bagian administration/accounting. Departemen ini bertanggung jawab dalm menyelesaikan urusan administrasi serta keuangan perusahaan, dimana setiap periode harus memberikan laporan keuangan kepada manager dan dengan sepengetahuan owner.
• Washer, presser, checker dan delivery bertanggung jawab langsung kepada bagian operational, dimana departemen ini bertanggung jawab untuk melaksanakan operasional perusahaan yaitu mulai penerimaan cucian sampai pada pengembalian cucian kepada konsumen serta bertanggung jawab atas pemeliharaan peralatan yang digunakan untuk kegiatan operasional.
• Counters bertanggung jawab kepada manager dimana merupakan bagian dapi perusahaan yang langsung berhadapan dengan customer.
Kewajiban dan tanggung jawab (job description) untuk setiap jabatan dan posisi pekerjaan karyawan akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Owner
• Sebagai pemegang wewenang dan kekuasaan tertinggi dalam kegiatan Versaclean.
• Mengevaluasi laporan-laporan yang ada secara berkala.
• Melakukan peninjauan secara periodik mengenai kegiatan operasional perusahaan serta kesejahteraan karyawan.
Universitas Kristen Petra
• Mengadakan kerjasama dengan berbagai pihak yang mendukung kemajuan usaha Versaclean.
• Menciptakan gagasan-gagasan baru di berbagai bidang (produksi, pemasaran, pengembangan, organisasi, sumber daya manusia) demi kemajuan Versaclean.
• Bekerjasama dengan manager untuk mendukung perkembangan Versaclean.
b. Manager
• Bertanggung jawab secara langsung kepada owner.
• Sebagai pemegang kekuasaan tertinggi dalam kegiatan operasional Versaclean.
• Membantu owner dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan seluruh kegiatan operasional Versaclean.
• Memberikan laporan secara periodik kepada owner mengenai keseluruhan kegiatan Versaclean.
• Mengawasi serta mengevaluasi pekerjaan tiap departemen yang dibawahi, yaitu administration/accounting, operational, engineering serta agents.
• Merencanakan dan menciptakan ide-ide baru untuk mendukung perkembangan usaha Versaclean.
• Bertanggung jawab terhadap kesejahteraan seluruh karyawan.
• Membina hubungan baik dan bekerja sama dengan seluruh karyawan untuk menjamin kelancaran kegiatan operasional Versaclean.
• Menciptakan suasana kerja yang dinamis dan inovatif bagi setiap karyawan Versaclean.
• Mengadakan general briefing kepada karyawan secara berkala sebagai evaluasi dan masukan demi kemajuan Versaclean.
• Sebagai penghubung antara karyawan dengan owner.
c. Administration/Accounting
• Bertanggung jawab secara langsung pada manager.
• Memberikan laporan keuangan secara berkala kepada manager.
Universitas Kristen Petra
• Memeriksa dan mengevaluasi laporan harian yang dibuat oleh cashier.
• Bertanggung jawab terhadap pembagian gaji karyawan.
• Bertanggung jawab mencatat seluruh transaksi yang dilakukan oleh Versaclean serta menyimpan bukti-bukti transaksi untuk dilampirkan bersama laporan keuangan.
• Membuat laporan persediaan barang-barang yang dibutuhkan baik untuk kegiatan operasional maupun kegiatan administratif Versaclean.
d. Cashier
• Bertanggung jawab secara langsung pada administration/accounting.
• Membuat dan menyerahkan laporan harian mengenai seluruh transaksi yang terjadi di kasir kepada administration/accounting.
• Bertanggung jawab atas proses pembayaran dari pelanggan termasuk transaksi pencucian dengan menggunakan token machine, serta melakukan auto-debit atas transaksi yang dilakukan oleh member.
• Bertanggung jawab atas operasional keuangan di kasir pada jam kerja yang sudah ditetapkan.
• Membuat nota atau bill atas setiap transaksi yang dilakukan pelanggan.
• Memberikan pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan.
• Menjaga kebersihan dan keteraturan area kerja.
e. Operational Chief
• Bertanggung jawab secara langsung kepada manager.
• Mengontrol, mengawasi, mengevaluasi kegiatan operasional Versaclean, serta memastikan setiap karyawan operasional bekerja sesuai tugas dan tanggung jawabnya masing-masing.
• Bekerja sama dengan seluruh karyawan operasional (washer, presser, checker, delivery person).
• Memastikan kegiatan operasional Versaclean berjalan sesuai prosedur yang sudah ditetapkan.
• Mengontrol pemakaian bahan baku serta membuat laporan persediaan untuk administration/accounting.
Universitas Kristen Petra
• Memberikan pelatihan atau training bagi setiap karyawan untuk meningkatkan produktivitas.
• Menciptakan suasana kerja yang nyaman dan dinamis serta menciptakan hubungan yang sehat baik antar karyawan maupun dengan manager.
f. Washer
• Bertanggung jawab secara langsung kepada operational chief.
• Melakukan proses pencucian yang benar sesuai dengan prosedur dan bertanggung jawab atas kerusakan pakaian yang diakibatkan oleh penanganan yang tidak sesuai dengan prosedur.
• Bertanggung jawab atas pemakaian dan pemeliharaan mesin cuci dan dry cleaning, serta melaporkan kepada operational chief jika terjadi kerusakan.
• Mencatat dan mengontrol pemakaian air dan chemical yang digunakan selama kegiatan pencucian.
• Menjaga kebersihan area kerja.
• Membantu karyawan operasional yang lain pada saat dibutuhkan.
g. Presser
• Bertanggung jawab secara langsung kepada operational chief.
• Melakukan proses pressing yang benar sesuai dengan prosedur dan bertanggung jawab atas kerusakan pakaian yang diakibatkan oleh penanganan yang tidak sesuai dengan prosedur.
• Bertanggung jawab atas pemakaian dan pemeliharaan seluruh pressing machine, serta melaporkan kepada operasional chief jika terjadi kerusakan.
• Mencatat dan mengontrol pemakaian chemical yang diperlukan selama proses pressing.
• Menjaga kebersihan area kerja.
• Membantu karyawan operasional yang lain pada saat dibutuhkan.
h. Checker
• Bertanggung jawab secara langsung kepada operational chief.
Universitas Kristen Petra
• Melakukan proses checking dengan benar sesuai dengan prosedur baik saat menerima maupun sebelum mengembalikan pakaian kepada pelanggan.
• Menginformasikan pada pelanggan saat menerima pakaian jika terdapat cacat atau kerusakan serta membuat catatan mengenai keadaan pakaian sebelum dan sesudah dicuci.
• Melakukan packing sebelum pengembalian pakaian kepada pelanggan.
• Membantu karyawan operasional yang lain pada saat dibutuhkan.
i. Delivery Person
• Bertanggung jawab secara langsung kepada operational chief.
• Bertugas untuk mengantar dan mengambil cucian dari pusat ke agents maupun sebaliknya.
• Bertanggung jawab terhadap pemakaian dan pemeliharaan kendaraan yang digunakan selama kegiatan operasional, serta melaporkan kepada operational chief jika terjadi kerusakan.
• Bertanggung jawab terhadap kerusakan cucian yang diakibatkan oleh kesalahan penanganan selama proses pengiriman.
j. Counters
• Bertanggung jawab secara langsung kepada manager.
• Melakukan tugas sesuai dengan prosedur dan ketentuan dari Versaclean.
• Membantu tugas checker saat menerima pakaian dari pelanggan di tempat masing-masing.
• Mengantarkan cucian ke rumah pelanggan sesuai permintaan.
• Menangani proses pembayaran secara tunai oleh pelanggan dan meminta membership card untuk diproses di pusat.
• Mencatat dan membuat laporan transaksi harian untuk diserahkan kepada cashier pusat beserta bukti-bukti transaksi.
• Memberikan pelayanan yang baik dan ramah kepada pelanggan.
