BAB II
LANDASAN TEORI
II.1. Sistem Informasi Akuntansi II.1.1 Pengertian Sistem
Menurut McLeod dalam bukunya yang diterjemahkan oleh H. Teguh (2001), “Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan organisasi atau perusahaan yang terdiri dari sejumlah sumber data (manusia, material, mesin, uang, informasi) yang ditentukan oleh pemilik atau manajemen” (p. 11). Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2005), ”Sistem adalah rangkai dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (p. 2). Menurut O’ Brien (2005, p. 8), suatu sistem memiliki 3 komponen dasar, yaitu: Input – menangkap dan mengubah elemen yang dimasukkan ke dalam sistem untuk diproses, Processing – proses transformasi mengubah input menjadi output dan Output – mengirim elemen yang telah dihasilkan melalui proses transformasi ke tujuan yang telah ditentukan.
Dari sejumlah pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sesuatu yang terdiri dari sekelompok elemen yang saling terhubung, terintegrasi dan berinteraksi, memerlukan input dan mengeluarkan output untuk mencapai tujuan tertentu.
II.1.2 Pengertian Informasi
Menurut pendapat McLeod (2001), “Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti” (p. 15). Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2000), “Informasi adalah data yang digunakan yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat” (p. 1). Sementara itu, tanpa memperhatikan bentuk fisiknya, informasi yang berguna menurut Hall (2001, p. 17-18) memiliki karakteristik sebagai berikut ini:
Relevan, isi sebuah laporan atau dokumen harus melayani suatu tujuan, dengan demikian laporan ini dapat mendukung keputusan manajer atau petugas administrasi. Tepat waktu, umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan kegunaannya, informasi harus tidak lebih tua dari periode waktu tindakan yang didukungnya. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan yang material, namun demikian materialitas merupakan suatu konsep yang sulit dikualifikasi karena materialitas tidak memiliki nilai yang absolut, ia merupakan konsep masalah spesifik (problem – specific concept), ini artinya dalam beberapa kasus informasi harus akurat sempurna. Lengkap, tidak boleh ada bagian informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang. Rangkuman, informasi harus diagregasi agar sesuai dengan kebutuhan pemakai. Manajer tingkat lebih rendah cenderung memerlukan informasi yang sangat rinci. Semakin arus informasi mengalir ke atas melalui organisasi ke manajemen atas, semakin ia dirangkumkan.
Dari uraian di atas disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya, dan dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang tepat bagi perusahaan.
II.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut pendapat Bodnar dan Hopwood (2000), ”Sistem informasi berbasis komputer merupakan sekelompok perangkat keras dan
perangkat lunak yang dirancang untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat” (p. 4). Sedangkan Hall (2001) berpendapat bahwa, ”Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal di mana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pemakai” (p. 7). Sementara itu, pendapat lain menurut O’ Brien (2005), ”Sistem informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi” (p. 5).
Jadi, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan, yang dikelola dengan menggunakan sumber daya yang terkoordinasi untuk menghasilkan informasi untuk mengambil keputusan.
II.1.4 Pengertian Sistem Akuntansi
Dalam bukunya Bodnar dan Hopwood (2000) menyatakan, “Sistem akuntansi adalah suatu organisasi yang terdiri dari metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang berkaitan” (p. 181). Kemudian Mulyadi (2001) berpendapat bahwa, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”
(p. 3). Sedangkan menurut Narko (2002), “Sistem akuntansi pada umumnya diartikan sebagai jaringan yang terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur, alat-alat dan sumber daya manusia dalam rangka menghasilkan informasi pada suatu organisasi untuk keperluan pengawasan, operasi maupun untuk kepentingan pengambilan keputusan bisnis bagi pihak-pihak yang berkepentingan” (p. 3).
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, prosedur dan laporan yang dikoordinasikan untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengelolaan perusahaan dan bagi pihak-pihak yang berkepentingan untuk mengambil keputusan bisnis.
II.1.5 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Menurut pendapat Bodnar dan Hopwood (2000), ”Sistem informasi akuntansi adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi menjadi informasi” (p. 6). Sedangkan Jones dan Rama (2006) berpendapat bahwa, “The accounting information system is a subsystem of Management Information System that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transactions” (p. 5). Sistem informasi akuntansi memiliki karakteristik yang diungkapkan oleh McLeod yang diterjemahkan oleh Teguh H. (2001):
1. Melaksanakan tugas yang diperlukan
Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham, pemilik dan masyarakat keuangan menuntut perusahaan melakukan pengolahan data. Bahkan jika lingkungan tidak meminta, manajemen perusahaan pasti menerapkan sistem informasi akuntansi sebagai cara untuk mencapai dan menjaga pengendalian.
2. Berpegang pada prosedur dan relatif standar
Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
3. Menangani data yang rinci
Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trial). Jejak audit yaitu kronologi kegiatan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.
4. Terutama berfokus historis
Data yang dikumpulkan oleh sistem informasi akuntansi umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.
5. Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal
Sistem informasi akuntansi menghasilkan sebagian output informasi bagi manajemen perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.
Dapat diambil pemahaman bahwa, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya yang digunakan untuk mengumpulkan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, mengubah data dengan berbasis komputer dan menyediakannya dalam bentuk informasi akuntansi, keuangan dan lainnya yang diperoleh dari proses secara rutin transaksi akuntansi kepada pemakai baik dari dalam ataupun dari luar perusahaan.
II.1.6 Komponen, Fungsi dan Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Menurut Romney dan Steinbart (2005, p. 3) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu:
1. Orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang
dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.
5. Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan komunikasi jaringan. Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi penting dalam organisasi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data aktivitas yang dilaksanakan oleh
organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas
tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi berguna bagi pihak pembuat
keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset
organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan andal.
Menurut Jones dan Rama (2006, p. 6), ”Accounting Information Systems are used to support business process and also give five uses of accounting information, there are: producing external reports, supporting routine activities, decision support, planning and controland implementing internal control”.
Mengenai tujuan, di dalam bukunya Narko (2002) pun menyatakan bahwa tujuan dari sistem informasi adalah penyediaan informasi akuntansi kepada pihak-pihak yang memerlukan.
II.2. Analisa Sistem
II.2.1 Pengertian Analisa Sistem
Menurut McLeod (2001), “Analisa sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau yang diperbaharui” (p. 190). Sistem yang sedang berjalan dalam perusahaan, sebaiknya diusahakan untuk tetap berjalan sebaik mungkin sesuai dengan prosedur yang berlaku dan mampu mendukung kelancaran operasional perusahaan, tidak terlalu konservatif namun tetap fleksibel dan terbuka
terhadap perubahan yang mungkin saja terjadi. Agar sistem tersebut tetap relevan dengan prosedur dan kondisi yang ada, maka perlu dilakukan analisa terhadap sistem berjalan, baik secara kebutuhan maupun sesuai kebutuhan. Sutabri (2004) mendefinisikan bahwa, “Analisa Sistem adalah proses pengujian sistem informasi yang ada dan lingkungannya untuk mengidentifikasi perbaikan yang mungkin, dapat diartikan pula sebagai proses penyelidikan kebutuhan informasi pemakai dalam organisasi agar dapat menetapkan tujuan dan spesifikasi untuk desain sistem informasi”.
II.2.3 Tahap-tahap Analisa Sistem
Mulyadi (2001, p. 41-50) menyatakan bahwa tahap analisa sistem merupakan tahap yang paling menentukan dalam keseluruhan tahap pengembangan sistem informasi. Analisa sistem ini dapat dibagi menjadi empat tahap, yaitu:
1. Analisis Pendahuluan
Tahapan yang paling pertama dalam proses analisa sistem ini berkaitan pula dengan tujuan umum dari pengembangan sistem akuntansi itu sendiri, yang adalah untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan interen, dan untuk mengurangi biaya klerikal dalam proses penyelenggaraan akuntansi. Jika perusahaan memiliki Departemen Sistem Informasi, pekerjaan pengembangan sistem akuntansi dalam perusahaan tersebut umumnya akan didahului dengan diterimanya permintaan jasa pengembangan sistem informasi dari pemakai informasi
kepada seorang Analis Sistem Informasi dalam departemen terkait, hal tersebut dituangkan dalam surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi dan berisi penjelasan ringkas mengenai luas pekerjaan, hasil yang diinginkan dan jangka waktu penyelesaian pekerjaan.
Berdasarkan surat permintaan jasa pengembangan sistem informasi tersebut, Analis Sistem kemudian melakukan Analisis Pendahuluan (Preliminary Analysis) untuk kepentingan pembuatan dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem (Proposal to Conduct System Analysis Report). Dalam analisis pendahuluan ini, seorang Analis Sistem mengumpulkan informasi sebanyak mungkin untuk memperoleh gambaran secara menyeluruh mengenai perusahaan kliennya. Untuk itu, maka Analis Sistem harus membuat worksheet atau checksheet terlebih dahulu untuk mengumpulkan informasi yang dikumpulkan dalam analisis pendahuluan tersebut.
2. Penyusunan Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem
Pelaksanaan analisa sistem direncanakan oleh seorang Analis Sistem yang dijelaskan secara lebih terperinci dalam suatu dokumen tertulis yang telah disebutkan sebelumnya pada tahapan pertama, yaitu dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem. Maksud dari dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk mempertemukan antara pikiran para pemakai informasi dengan pikiran Analis Sistem mengenai pekerjaan pengembangan sistem akuntansi yang akan dilaksanakan oleh Analis Sistem untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi, sehingga menghindari terjadinya kesalahpahaman.
Dalam dokumen Usulan Pelaksanaan Analis Sistem, Analis Sistem akan memberikan penjelasan mengenai:
a. Alasan ringkas dan jelas yang mendasari dilakukannya pengembangan Sistem Akuntansi.
b. Pernyataan khusus tentang persyaratan kinerja yang diharapkan dari sistem akuntansi yang diusulkan.
c. Batasan luas analisis sistem yang akan dilakukan.
d. Identifikasi informasi yang kemungkinan harus dikumpulkan dalam analisis sistem.
e. Identifikasi sumber-sumber potensial yang dapat menyediakan informasi yang diperlukan dalam analisis sistem.
f. Daftar peristiwa besar atau titik-titik pengecekan yang digunakan untuk mengecek perkembangan analisis sistem yang dilaksanakan oleh Analis Sistem.
3. Pelaksanaan Analisis Sistem
Pelaksanaannya didasarkan pada rencana kerja yang telah dituangkan oleh seorang Analis Sistem di dalam dokumen Usulan Pelaksanaan Analisis Sistem.
4. Penyusunan Laporan Hasil Analisis Sistem
Laporan ini berisi temuan-temuan yang diperoleh oleh Analis Sistem dari serangkaian proses analisa sistem yang telah dilakukan, untuk diserahkan sebagai informasi kepada para pemakai informasi.
a. Penguraian kembali untuk memperjelas isi laporan, mengenai hal-hal yang awalnya dijadikan alasan ataupun yang melatarbelakangi dilaksanakannya proses analisis sistem, dan seberapa luas ruang lingkup analisis sistem yang telah dilaksanakan oleh Analis Sistem. b. Daftar masalah-masalah yang tergolong kategori serius, yang
berhasil ditemukan oleh analisis sistem.
c. Suatu pernyataan persyaratan informasi yang diperlukan oleh para pemakai informasi.
d. Suatu pernyataan tentang asumsi penting yang dibuat oleh Analis Sistem selama proses pelaksanaan analisis sistem.
e. Suatu proyeksi sumber daya yang diperlukan beserta dengan biaya yang dibutuhkan dalam proses perancangan sistem akuntansi yang diperbarui, atau pengubahan sistem yang sekarang digunakan oleh perusahaan.
f. Rekomendasi yang bersangkutan dengan sistem yang akan diusulkan atau persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh sistem yang telah diusulkan tersebut.
II.2.4 Manfaat Analisa Sistem
Setelah pembahasan mengenai pengertian dan tahap-tahapnya, selanjutnya akan dibahas mengenai manfaat dari analisa sistem tersebut. Jadi, serangkaian proses analisa sistem yang dilakukan tersebut bukanlah suatu hal yang sia-sia dan tanpa memberikan adanya kontribusi bagi yang melaksanakannya. Namun, di bawah ini adalah manfaat utama menurut
Mulyadi (2001, p.48) yang dapat diperoleh perusahaan setelah dilakukannya analisa terhadap sistem akuntansi yang sedang berjalan sebelumnya:
a. Efektivitas Sistem Akuntansi yang saat ini sedang berjalan b. Ide perancangan sistem baru
c. Identifikasi sumber daya d. Pengetahuan konversi
e. Titik awal yang sama dalam menuju ke perubahan baru
II.3. Sistem Pengendalian Interen
II.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Interen
Ikatan Akuntan Indonesia (2001) mendefinisikan, “Pengendalian interen adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajer dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan” (IAI : 319.2). Romney dan Steinbart (2005) menyatakan, “Pengendalian Internal (Internal Control) adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan handal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan”.
Pendapat para pakar dalam negeri, salah satunya ialah Mulyadi (2001), menyatakan bahwa “Sistem pengendalian interen meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen” (p.
163). Terakhir, laporan COSO mendefinisikan pengendalian internal (internal control) adalah suatu proses, yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori: keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem Pengendalian Internal adalah struktur organisasi, metode dan ukuran yang dikoordinasikan oleh Dewan Direksi, manajemen dan personel lain dalam suatu entitas, bertujuan menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan kesesuaian pembukuan dengan fisik, serta dipatuhinya kebijakan manajemen, demi tercapainya tujuan organisasi.
II.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Interen
Di lingkungan perusahaan, pengendalian interen didefinisikan sebagai proses yang diberlakukan oleh dewan direksi dan manajemen secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi ke dalam tiga kategori yang digolongkan menurut IAI (2001 : 319.2), yaitu :
a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efisiensi operasi
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
Suatu pengendalian interen bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi:
a. Direksi dan manajemen mendapat penahan akan arah pencapaian tujuan perusahaan, dengan meliputi pencapaian tujuan perusahaan, termasuk kinerja, tingkat profitabilitas dan keamanan sumber daya perusahaan. b. Laporan Keuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat
dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim.
c. Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.
Menurut tujuannya, Mulyadi (p. 163-164) membagi sistem pengendalian interen dapat dibagi menjadi dua garis besar, yaitu: pengendalian interen akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian interen administratif (internal administrative control). Pengendalian interen akuntansi, meliputi: struktur organisasi metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian interen akuntansi yang baik akan membantu dalam menjamin kekayaan para investor dan kreditor di dalam perusahaan sehingga merasa lebih aman, dan akan menghasilkan laporan keuangan rutin yang benar dan dapat dipercaya. Sedangkan pengendalian interen administratif, meliputi: struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
II.3.3 Jenis-jenis Pengendalian Interen
Dalam bukunya, Gondodiyoto (2003, p126) menguraikan jenis pengendalian internal, sebagai berikut:
1. Pengendalian Umum (general controls)
Sistem komputer yang berlaku umum meliputi seluruh kegiatan komputerisasi sebuah organisasi secara menyeluruh.
Pengendalian umum terdiri dari:
a. Pengendalian top manajemen (top management controls)
b. Pengendalian manajemen sistem informasi (information system management controls)
c. Pengendalian manajemen pengembangan sistem (system development management controls), termasuk manajemen program (programming management controls)
d. Pengendalian manajemen sumber data (data resources management controls)
e. Pengendalian manajemen jaminan kualitas (quality assurance management controls)
f. Pengendalian manajemen keamanan (security administration management controls)
g. Pengendalian manajemen operasi (operations management controls) 2. Pengendalian Aplikasi (application controls)
Sistem pengendalian internal komputer yang berkaitan dengan pekerjaan atau kegiatan tertentu yang telah ditentukan (setiap aplikasi berbeda karakteristik dan kebutuhan pengendaliannya), terdiri dari:
a. Boundary Controls
Pengendalian batas-batas sistem aplikasi ialah bahwa dalam suatu sistem aplikasi komputer perlu jelas desainnya, mencakup hal-hal:
(i) Ruang lingkup sistem
Suatu sistem komputerisasi harus jelas ruang lingkupnya, apa dokumen inputnya, dari mana sumbernya, tujuan pengolah data dan siapa para penggunanya (user) serta siapa sponsornya (pemegang kewenangan).
(ii) Sistem terdiri dari subsistem, modul, program dan perlu kejelasan ruang lingkupnya (boundary controls) dan keterkaitan (interfaces) antar subsistem-subsistem atau modul-modul.
b. Pengendalian input (masukan) (i) Batch System
Pengendalian input dalam sistem batch dilakukan pada tahap: • Data capturing
• Tahap pengisian dokumen input, misalnya desain formulir atau dokumen yang baik, jelas dan mudah pengisiannya.
• Batch data preparation
• Tahap persiapan sebelum perekaman, dilaksanakan editing code dan pembundelan (batching), pada waktu batching dibuat total controls untuk jumlah uang dan lembar dokumen. • Batch data entry
• Validation
Pengecekan data input berdasarkan kriteria tertentu, misalnya jumlah lembar dokumen menurut jumlah record yang dihitung komputer sama dengan yang tertulis pada record batch.
(ii) On-Line Real Time Entry Validation
Contoh sistem pengolahan ini ialah front-office hotel, kegiatan oleh teller pada penarikan dan setoran tabungan di bank.
c. Pengendalian proses
Pengendalian interen untuk mendeteksi agar data tidak menjadi error karena adanya kesalahan proses.
d. Pengendalian output (hasil keluaran)
Pengendalian interen untuk mendeteksi agar informasi yang disajikan tetap akurat, lengkap, up to date datanya atau didistribusikan kepada orang-orang yang tidak berhak.
e. Pengendalian data atau file (database)
Tiap-tiap aplikasi menambahkan kebutuhan spesifiknya, misalnya menyangkut:
(i) Akses database yang spesifik pada file aplikasi
(ii) Existence controls, dilihat dari sudut pandang atau lingkup aplikasi saja
(iii) Audit trail
f. Pengendalian komunikasi aplikasi
Tiap-tiap aplikasi menambahkan kebutuhan spesifiknya, misalnya menyangkut:
(i) Audit trail
(ii) Pengendalian atas kegagalan untuk kerja (iii)Concurrency, cryptographic controls
Sedangkan pembagian jenis-jenis pengendalian menurut Bodnar dan Hopwood (2000) ialah sebagai berikut:
1. Pengendalian Preventif,
untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada tahap masukkan dan pemrosesan transaksi.
2. Pengendalian Detektif,
untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. 3. Pengendalian Korektif,
digunakan untuk mengoreksi kekeliruan, seringkali diterapkan baik pada tahap masukan maupun pemrosesan dari pemrosesan transaksi.
II.3.4 Unsur Pengendalian Interen
Di dalam bukunya, Niswonger, Warren dan Fess (1999) berpendapat bahwa untuk mencapai tujuan pengendalian internal, maka pihak manajemen bertanggung jawab untuk merancang dan menerapkan 5 unsur pengendalian internal, yaitu :
(1) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi: Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.
(2) Penilaian Resiko (Risk Assessment)
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.
(3) Aktivitas Pengendalian (Control Activity)
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan. Meliputi: aktivitas-aktivitas persetujuan, kewenangan, verifikasi, rekonsiliasi, inspeksi atas kinerja operasional, keamanan sumber daya (aset), pemisahan tugas dan tanggung jawab. (4) Informasi dan Komunikasi (Information and Communication)
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktivitas dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.
(5) Pengawasan (Monitoring)
Pengendalian interen seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktivitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian interen hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi. Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Interen terjalin dengan aktivitas operasional, akan lebih efektif jika dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, yang akan menjadi bagian paling esensial dari perusahaan (organisasi).
II.3.5 Prosedur-prosedur Pengendalian
Pengendalian akuntansi meliputi rencana organisasi, prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi dirancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan tertentu telah sesuai dengan sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi. Beberapa prosedur pengendalian khusus menurut Bodnar dan Hopwood (2000) di antaranya ialah:
¾ Transaksi-transaksi dilakukan sesuai dengan otorisasi manajemen yang bersifat umum dan khusus.
¾ Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas yang mengurangi kemungkinan bagi setiap orang untuk melakukan kekeliruan dan ketidakberesan serta mengoreksinya sendiri dalam kegiatan normal tugas-tugasnya (misal: pencatatan transaksi dan penanganan fisik aktiva). ¾ Prosedur-prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan
catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian-kejadian secara mencukupi.
¾ Pertanggungjawaban tercatat mengenai aktiva dibandingkan dengan aktiva yang ada dengan interval yang memadai dan tindakan yang tepat diambil sesuai dengan setiap perbedaan yang terjadi.
II.4. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian II.4.1 Pengertian Gaji dan Upah (honor)
Sebelum pembahasan sistem informasi akuntansi pembayaran honor, perlu diketahui mengenai pengertian gaji dan upah (honor), serta apa yang menjadi perbedaan keduanya. Salah satunya menurut Mulyadi (2001, p373) menyatakan bahwa “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh)”. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan per periode atau hitungan waktu tertentu sesuai dengan ketetapan yang berlaku. Selain itu pengertian lain di dalam http://en.wikipedia.org/ wiki/Salary diterangkan bahwa ”Salary is a form periodic payment from an
employer to an employee, which is spesification in an employment contract”. Sedangkan di dalam http://en.wikipedia.org/wiki/Payroll menjelaskan bahwa ”Payroll is one of a series of accounting transactions dealing with the process of paying employees for services rendered, after processing of the various requirements for withholding of money from the employee for payment of payroll taxes, insurance premiums, employee benefits, garnishments and other deductions”.
Dapat disimpulkan bahwa gaji atau honor memiliki kesamaan makna yaitu, sejumlah uang yang diberikan kepada seseorang sebagai imbalan atas jasanya, diberikan pada periode tertentu, dan terikat dalam suatu hubungan dinas pekerjaan.
II.4.2 Unit dan Fungsi Terkait
Mulyadi (2001, p382) mendefinisikan unit fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab menyelenggarakan catatan hadir bagi semua karyawan perusahaan. Mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misal: utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya dan Bagian Jurnal.
(a) Bagian Utang
Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.
(b) Bagian Kartu Biaya
Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).
(c) Bagian Jurnal
Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.
II.4.3 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001, p. 374) dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan, sebagai berikut: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya.
Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuat daftar gaji dan upah.
2. Kartu Jam Hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu Jam Kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Kartu Jam Kerja hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
4. Daftar Gaji dan Daftar Upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
5. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
Dokumen ini merupakan ringkasan dari gaji dan upah per departemen, yang telah dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang jumlah produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung kepada tenaga kerja langsung dalam
hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
6. Surat Pernyataan Gaji dan Upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop Gaji dan Upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah ini berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
II.4.4 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Informasi Akuntansi Pengupahan
Menurut Mulyadi (2001, p. 385), sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi dan atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang, dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
2. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir di
perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah.
4. Prosedur Distribusi Biaya Gaji dan Upah
Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran
kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.
II.4.5 Pengendalian Interen terhadap Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Barangkali aspek terpenting dalam sistem informasi akuntansi adalah bahwa sistem itu berjalan dalam struktur pengendalian interen perusahaan. Menurut Niswonger, Warren, Fess (1999) yang diterjemahkan oleh A. Sirait berpendapat bahwa pemrosesan penggajian memerlukan data input dalam jumlah besar, beserta berbagai perhitungan yang kadang-kadang rumit. Maka dari itu, sistem penggajian memerlukan adanya pengendalian untuk menjamin agar pembayaran gaji dilakukan secara akurat dan tepat waktu. Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah pemisahan fungsi-fungsi akuntansi, sehingga tidak ada departemen yang berfungsi ganda atau orang yang sama yang mengendalikan catatan akuntansi yang berkaitan dengan kegiatannya sendiri. Sebagai contoh fungsi akuntansi dan keuangan, keduanya berkaitan dengan uang, maka secara logika dengan memahami kenyataan ini akan disadari perlunya pemisahan fungsi akuntansi dan keuangan, untuk menghindari tindakan pelanggaran yang merugikan perusahaan.
Kemudian jika perusahaan menggunakan mesin penandatanganan cek, adalah penting bahwa cek-cek gaji yang masih kosong dan akses ke mesin tersebut dikendalikan secara baik untuk mencegah pencurian atau penyalahgunaan dana penggajian. Selain itu, cukup penting pula untuk mengotorisasi dan menyetujui pemotongan atau penambahan gaji serta perubahan tarif gaji. Sebagai contoh, sejumlah kasus penggelapan gaji akhir-akhir ini tidak jarang yang melibatkan supervisor itu sendiri yang dengan sengaja menambahkan beberapa karyawan fiktif ke dalam daftar penggajian, kemudian cek-cek milik karyawan fiktif tersebut diuangkan. Penipuan serupa juga terjadi ketika sejumlah karyawan yang dipecat tetapi tidak diberitahu kepada Departemen Penggajian. Akibatnya cek-cek gaji untuk karyawan yang telah dipecat diambil dan dicairkan oleh supervisor. Sudah jelas bahwa perlu disediakan pengamanan yang memadai untuk pencegahan terhadap penyalahgunaan dana yang rawan terjadi, karena hal ini berhubungan langsung dengan tiap personel dan juga dengan kas yang bersifat sangat likuid.
Narko (2002) berpendapat bahwa pengendalian interen terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian dipengaruhi oleh: 1. Aspek Organisasi
a. Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir atau waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji
b. Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji
c. Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi
2. Aspek Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
a. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang
b. Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang
c. Transaksi penggajian hanya akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar
d. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat berwenang 3. Praktik yang Sehat
a. Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen. b. Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji. Jadi, perusahaan dirasa perlu untuk menggunakan suatu sistem yang mencakup prosedur otorisasi dan persetujuan pembayaran yang tepat dalam setiap mekanisme prosesnya, baik pada saat perhitungan, pencatatan, pengubahan maupun pembayarannya.
