7 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori
Dalam penelitian ini penulis meninjau teori-teori yang berhubungan dengan sistem pengendalian internal dan juga keterkaitannya terhadap persediaan barang dagang. Istilah yang digunakan untuk menunjukkan barang-barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan masing-masing. 2.2 Pengendalian Internal
Pengendalian Internal dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyelewengan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan secara langsung oleh pemimpin perusahaan. Namun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas-tugas yang harus dilakukan semakin kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian internal yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpinan bahwa tujuan perusahaan telah tercapai.
Adapun pengertian pengendalian internal menurut Arens, Alvin A (2009 : 315) adalah sebagai berikut :
“Internal control is a process designed to provide reasonable assurance the achievement of management’s objectives in the following categories :
a. Realibility of financial reporting
b. Effectiveness and efficiency of operation
Menurut Azhar Susanto (2008 : 95) pengendalian internal adalah :
“Pengendalian internal adalah suatu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi, manajemen dan karyawan yang dirancang untuk memberikan jaminan yang menyakinkan bahwa tujuan organisasi akan dapat dicapai melalui efisiensi dan efektifitas operasi, penyajian laporan keuangan yang dapat dipercaya dan ketaatan terhadap undang-undang dan aturan yang berlaku”
Pengendalian internal menurut IAI (2006 : 319.2) adalah :
“Pengendalian internal adalah : suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini :
a. Keandalan pelaporan keuangan b. Efektivitas dan efesiensi operasi, dan
c. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku” Pengendalian merupakan salah satu fungsi manajemen dalam mencapai tujuan organisasi, yang merupakan manifestasi dari usaha manajemen untuk mengurangi resiko kerugian dan penyimpangan dalam satu organisasi. Pengendalian internal yang efektif merupakan salah satu faktor kunci dalam kesuksesan sebuah organisai. Dalam pengendalian internal yang efektif, manajemen dan segenap anggota organisasi yang lain akan memiliki tingkat keyakinan yang memadai dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Dimana dengan adanya pengendalian internal yang efektif dapat membantu dalam mencapai tujuan organisasi yang antara lain dalam hal efesien mengurangi risiko kerugian keuangan, dan menghasilkan suatu laporan keuangan yang andal dan sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
2.2.1 Tujuan Pengendalian Internal
Adapun tujuan pengendalian internal menurut Azhar Susanto (2008 : 88) adalah :
1. Untuk memberikan jaminan yang menyakinkan bahwa tujuan dari setiap aktivitas bisnis akan dicapai.
2. Untuk mengurangi resiko yang akan dihadapi perusahan karena kejahatan, bahaya atau kerugian yang disebabkan oleh penipuan, kecurangan, penyelewengan dan penggelapan.
3. Untuk memberikan jaminan yang menyakinkan dapat dipercaya bahwa semua tanggung jawab hukum telah dipenuhi.
Pengendalian internal merupakan metode yang berguna bagi manajemen untuk menjaga kekayaan organisasi, meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja. Disamping itu, pengendalian internal dapat mengendalikan ketelitian dan akurasi pencatatan data akuntansi.
2.2.1.1 Tujuan Umum Pengendalian Internal
Arens, Alvin A tujuan pengendalian internal (2009 : 315) adalah sebagai berikut :
a. Realibility of financial reporting
b. Effectiveness and efficiency of operation
c. Compliance with applicable laws and regulation”.
Dari definisi diatas, maka dapat dilihat bahwa pengendalian internal ditekankan pada konsep-konsep dasar sebagai berikut :
a. Pengendalian internal merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian internal sendiri bukan merupakan suatu tujuan tetapi merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat pervasive dan menjadi bagian yang tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari insfrastruktur entitas.
b. Pengendalian internal dilakukan oleh manusia. Pengendalian internal hanya terdiri dari pedoman kebijaksanaan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan direksi, manajemen dan personalia lain yang berperan didalamnya.
c. Pengendalian internal diharapkan hanya dapat memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan direksi perusahaan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan bawahan yang melekat dalam semua sistem pengendalian internal dan pertimbangan manfaat dan pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian.
d. Pengendalian internal disesuaikan dengan pencapaian tujuan didalam kategori pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi yang saling melengkapi.
2.2.1.2 Tujuan Khusus pengendalian Internal
Selain tujuan umum, pengendalian internal juga memiliki tujun khusus menurut Arens, Alvin A (2008:272) sebagi berikut:
1. Recorded transaction are exist (exixtence)
2. Existing transaction are recorded (completeness)
3. Recorded transaction are stated at the corret amount (accuracy)
4. Transaction are properly classified (classification)
5. Transaction are recorded on the correct dates (timing)
6. Recorded transaction are properly included in the master file and correctly summarized (posting and summarization).”
1. Transaksi yang dicatat adalah sah (eksistensi)
Pengendalian internal harus dapat mencegah kemungkinan dimasuknya transaksi fiktif atau transaksi yang tidak dicatat pada jurnal atau catatan akuntansi lainnya.
2. Transaksi diotorisasi dengan pantas (kelengkapan)
Transaksi yang tidak diotorisasi dapat menyebabkan terjadinya kecurangan dan akan berdampak pada pemborosan dan perusahaan aktiva perusahaan.
3. Transaksi yang terjadinya telah dicatat (akurasi)
Prosedur yang terdapat pada perusahaan harus dapat mencegah hilangnya bukti dasar atau dokumen yng digunakan sebagai dasar pencatatan. Setiap pencatatan yang dilakukan harus ada bukti dasarnya
4. Transaksi dinilai dengan pantas (klasifikasi)
Pengendalian internal yang memadai mencakup prosedur untuk menghindari kekeliruan dalam perhitungan dan pencatatan jumlah transaksi di berbagai tahap dalam proses pencatatan
5. Transaksi diklasifikasikan dengan pantas (ketepatan waktu)
Klasifikasi perkiraan harus sesuai dengan bagian perkiraan yang telah dibuat dan akan digunakan dalam penyusunan laporan keuangan. Klasifikasi juga mencakup kategori seperti divisi dan produk
6. Transaksi dicatat pada waktu yang sesuai (posting dan pengikhtisaran) Sesuai transaksi yang terjadi harus dicatat. Penundaan pencatatan memperbesar kemungkinan transaksi tidak dicatat sehingga laporan keuangan akan menjadi salah saji.
2.2.2 Komponen Pengendalian Internal
COSO (2013:4) menyatakan mengenai komponen pengendalian internal sebagai berikut:
“Internal control consists of five integrated components:
1. Control Environtment
2. Risk Assessment
3. Control Activities
4. Information and Communication
5. Monitoring Activities”
Berikut penjelasan komponen-komponen pengendalian internal : A. Lingkungan Pengendalian
Inti dari organisasi yang dikendalikan secara efektif terletak pada sikap manajemennya. Jika manajemen puncak percaya bahwa pengendalian memang penting, anggota organisasi lainnya akan merasakan hal itu dan menanggapi dengan mengamati secara hati-hati pengendalian yang ditetapkan. Jika anggota organisasi itu merasa bahwa pengendalian tidak begitu diperhatikan oleh manajemen puncak, hampir dapat dipastikan bahwa tujuan pengendalian manajemen tidak akan tercapai secara efektif (Arens et al, 2008).
Berikut subkomponen pengendalian paling penting yang harus dipertimbangkan auditor:
1. Integritas dan nilai-nilai etis 2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Partisipasi dewan komisaris atau komite audit 4. Filosofi dan gaya operasi manajemen
5. Struktur organisasi
6. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia B. Penilaian Risiko
Menurut Singleton, Hall (2007 : 29), “Perusahaan harus melakukan penilaian risiko (risk assesment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum untuk mempertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan penilaian risiko adalah untuk menetukan bagaimana cara mengatasi risiko yang telah di identifikasi.
C. Informasi dan Komunikasi
William Kell, Walter G., Boynton, William C., Zeigler, Richard E (2002 : 263), menerangkan informasi dan komunikasi dalam defenisi sebagai berikut :
“The information system relevant to financial reporting objectives, which includes the accounting system, consists of the methods, and records esthablished to identify, assemble, analyze, classify, record and report entity transaction (as well as events and conditions) and to maintain accountability for the related assets and liabilities. Communication involves providing a clear understanding of
individual roles and responsibility pertaining to the internal control structure over financial reporting”.
Pengertian informasi dan komunikasi dalam hal ini lebih luas cakupannya dan sudah termasuk didalamnya sistem akuntansi.
Menurut Mulyadi (2008 : 179-180), “Sistem akuntansi yang efektif adalah sistem akuntansi yang dapat memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah :
1. Sah,
2. Telah diotorisasi, 3. Telah dicatat,
4. Telah dinilai secara wajar, 5. Telah digolongkan secara wajar,
6. Telah dicatat dalam periode seharusnya,
7. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar
Komunikasi meyangkut penyampaian informasi kepada semua yang terlibat dalam pelaporan keuangan agar mereka memahami bagaimana aktivitasnya berhubungan dengan pekerjaan orang lain, baik di dalam organisasi maupun di luar organisasi.
D. Aktivitas Pengendalian
Singleton, Hall (2007 : 32), “Aktivitas pengendalian (control activity) adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai risiko yang telah diidentifikasi perusahaan”.
Singleton, Hall (2007 : 33-38), “Aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam beberapa aktivitas diantaranya :
1. Otorisasi transaksi 2. Pemisahan tugas 3. Catatan akuntansi 4. Pengendalian akses 5. Verifikasi independen 1. Otorisasi transaksi
Tujuan dari otorisasi adalah memastikan semua transaksi material yang diproses oleh sistem informasi valid dan sesuai dengan tujuan pihak manajemen (Singleton, Hall. 2007 : 33). Setiap transaksi harus diotorisasi dengan semestinya apabila perusahaan menginginkan pengendalian yang memuaskan. Dalam organisasi, otorisasi untuk setiap transaksi hanya dapat diberikan oleh orang yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi.
2. Pemisahan Tugas
Tujuan untuk pemisahan tugas ini adalah untuk mencegah dan agar dapat dilakukannya deteksi segera kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Pembagian tugas dalam suatu organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut :
a) Pemisahan fungsi penyimpanan aktiva dan fungsi akuntansi,
b) Pemisahan fungsi otorisasi transaksi dari fungsi penyimpanan aktiva yang bersangkutan,
c) Pemisahan fungsi otorisasi dan fungsi akuntansi,
d) Pemisahan fungsi dalam pusat pengelolaan data elektronik, yaitu : 1. Fungsi perancangan sistem dan penyusunan program,
3. Catatan akuntansi
Catatan akuntansi (accounting record) tradisional suatu perusahaan terdiri dari dokumen sumber, jurnal dan buku besar (Singleton, Hall. 2007 : 37). Dokumen dan catatan adalah objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan dalam sebuah dokumen yang disebut dengan formulir. Menurut Mulyadi (2008 : 182), “Formulir merupakan media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam memberikan otorisasi terlaksananya transaksi di dalam organisasi”. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksaan otorisasi.
Menurut Arens, Alvin A. James K, Loebbecke (2000 ; 266-267), “Prinsip-prinsip relevan tertentu yang harus diikuti dalam membuat rancangan dan penggunaan catatan dan dokumen yang pantas yaitu bahwa dokumen dan catatan sebaiknya :
a. Berseri dan prenumbered untuk memungkinkan pengendalian atas hilangnya dokumen dan sebagai alat bantu dalam penempatan dokumen, b. Disiapkan pada saat transaksi terjadi sebelumnya,
c. Cukup sederhana untuk menjamin bahwa dokumen dan catatan dapat dimengerti dengan jelas,
d. Dirancang sedapat mungkin untuk multiguna sehingga meminimalkan bentuk dokumen dan catatan yang berbeda-beda,
e. Dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar yaitu dengan memasukkan unusur pengecekan intern dalam formulir dan catatan”.
3. Pengendalian Akses
Tujuan pengendalian akses adalah untuk memastikan hanya personel yang sah saja yang memiliki akses ke aktiva perusahaan (Singleton, Hall. 2007 : 38). Cara yang paling baik dalam melindungi aktiva perusahaan dan catatan adalah dengan menyediakan perlindungan secara fisik, contohnya adalah penggunanaan gudang untuk melindungi persediaan dan kemungkinan keusakan, pengggunaan lemari besi dan kotak tahan api unutk melindungi uang tunai dan surat berharga. Selain itu perlindungan fisik lainnya adalah pembuatan kembali catatan yang rusak dan penggunaaan alat elektronik dalam mencatat sistem akuntansi.
4. Verifikasi Independen
Prosedur verifikasi (verification procedure) adalah pemeriksaan independen terhadap sistem akuntansi untuk mendekteksi kesalahan penyajian (Singleton, Hall. 2007 : 40). Keempat aktivitas pengendalian sebelumnya memerlukan pengecekan atau verifikasi intern secara terus-menerus untuk memantau efektivitas pelaksanaannya.
E. Pemantauan
Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendalian intern secara periodik dan terus-menerus. Pemantauan dilaksanakan oleh orang yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik
pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat. Tujuannya adalah untuk menentukan apakah pengawasan intern telah beroperasi sebagaimana yang telah diperbaiki sesuai dengan perubahan keadaan. Pemantauan dapat dilakukan oleh suatu bagian khusus yang disebut dengan bagian pemeriksaan intern (audit internal).
2.2.3 Keterbatasan pengendalian internal
Pengendalian internal yang dilaksanakan dalam suatu perusahaan selain untuk membantu pimpinan dalam pengawasan terhadap semua kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, sistem ini juga mempunyai keterbatasan pengendalian internal tidak biasa dilakukan secara optimal.
Keterbatasan-keterbatasan pengendalian internal yang melekat tersebut menurut Mulyadi (2008,181) adalah sebagai berikut:
1. Kesalahan dalam pertimbangan 2. Gangguan
3. Kolusi 4. Pengabdian
5. Biaya lawan manfaat
Keterbatasan pengendalian internal tersebut diuraikan sebagai berikut:
1. Seringkali manajemen dan personil lain dapat salah dalam mempertimbangkan keputusan bisnis yang dimbil atau dalam melaksanakan tugas rutin karena tidak memadainya informasi, keterbatasan waktu, dan tekanan lain.
2. Gangguan dalam pengendalian yang telah ditetapkan dapat terjadi karena personil secara keliru memahami perintah atau membuat kesalahan karena
kelalaian, tidak adanya perhatian, atau kelelahan. Perubahan yang bersifat sementara atau permanen dalam personil atau dalam sistem dan prosedur dapat pula mengakibatkan gangguan.
3. Tindakan bersama beberapa individu untuk tujuan kejahatan disebut kolusi. Lolusi dapat mengakibatkan bobolnya pengendalian internal yang dibangun untuk melindungi kekayaan entitas dan tidak terungkapnya ketidakberesan atau terdekteksinya kecurangan oleh struktur pengendalian internal yang dirancang.
4. Manajemen dapat mengabaikan kebijakan prosedur yang telah dtetapkan untuk tujuan yang tidak sah. Seperti keuntungan pribadi manager, penyajian kondisi keuangan yang berlebihan atau kepatuhan semu.
5. Biaya yang diperlukan untuk mengoperasikan struktur pengendalian internal tidak boleh melebihi manfaat yang diharapkan dari pengedalian internal tersebut, karena pengukuran secara tepat baik biaya maupun manfaat biasanya tidak mungkin dilakukan. Manjemen harus memperkirakan dan mempertimbangkan secara kuntitatif dan kualitatif untuk mengevaluasi biyaa dan manfaat suatu struktur pengendalian internal.
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2006:68), bahwa betapapun baiknya pengendalian yang sudah disusun, pada pelaksanaan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh personil yang berkualitas dan memadai.
Akibatnya kelemahan personil tersebut dapat memperlemah pengendalian internal yang ada. Selanjutnya dapat disimpulan beberapa faktor yang memperlemah pengendalian internal, antara lain:
1. Collusion, berupa kerjasama yang tidak sehat 2. Mental, personil yang bermental tidak baik
3. Biaya, yaitu tenaga dan alat-alat yang mungkin akan memberatkan perusahaan dalam pengendalian internal
Setelah memperhatikan urain di atas maka kita mempunyai asumsi bahwa dalam penerapan suatu pengendalian internal yang baik masih terdapat kendala-kendala yang menyebabkan tujuan dari pengendalian internal tersebut tidak memuaskan, dikarenakan hal-hal yang membatasi pengendalian internal yang memadai diharapkan dapat menekan sekuat mungkin terjadinya kerugian yang akan diderita oleh perusahaan.
2.3. Persediaan
Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk persediaan tersebut.
Menurut Warren S. Carl, James M. Reeve. Philip E Fees (2005 :452). “Persediaan juga didefinisikan sebagai aktiva yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal dalam proses produksi atau yang dalam perjalanan dalam
bentuk beban atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa”.
Menurut Stice, Earl K. Skousen K. F (2009 : 571), “Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung ke dalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual”. Kesimpulannya adalah bahwa persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukkan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yan bertujuan untuk mengantisipasi tehadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada masalah lain.
Persediaan memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan, yaitu : a) Agar dapat memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi b) Untuk menyeimbangkan produksi dengan distribusi
c) Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dalam jumlah yang banyak ada diskon
d) Untuk hedging dari inflasi dan perubahan harga
e) Untuk menghindari kekurangan persediaan yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasokan, mutu, dan ketidaktepatan pengiriman
f) Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses
Biaya persediaan terdiri dari seluruh pengeluaran, baik yang langsung maupun yang tidak langsung, yang berhubungan dengan pembelian, persiapan, dan penempatan persediaan untuk di jual. Biaya persediaan bahan baku atau barang yang
diperoleh untuk dijual kembali, biaya termasuk harga pembelian, pengiriman, penerimaan, peyimpanan dan seluruh biaya yang terjadi sampai barang siap untuk dijual.
Masalah penentuan besarnya persediaan sangatlah penting bagi perusahaan, karena persediaan memiliki efek langsung terhadap keuntungan perusahaan. Kesalahan dalam menentukan besarnya investasi (yang ditanamkan) dalam persediaan akan menekan keuntungan perusahaan.
2.3.1 Jenis- Jenis Persediaan
Jenis-Jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri (manufacture), perusahaan dagang, ataupun perusahaan jasa. Untuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku (raw material), barang dalam proses (work in process), persediaan barang jadi (finished goods), serta bahan pembantu yang akan digunakan dalam proses produksi. Dan perusahaan dagang maka persediaannya hanya satu yaitu barang dagang.
Untuk dapat memahami perbedaan serta keberadaan dari tiap-tiap jenis persediaan tersebut maka dapat dilihat dari penggolongan persediaan secara garis besar yaitu :
a) Persediaan bahan baku (raw material), merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh dari sumber-sumber alam. Akan tetapi lebih sering bahan baku
diperoleh dari perusahaan lain yang merupakan bahan baku dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir pemasok bahan baku.
b) Barang dalam proses (goods in process), yang juga disebutkan pekerjaan dalam proses (work in process). Terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan kembali atau diselesaikan sebelum dijual.
c) Barang jadi (finished goods), merupakan produk atau barang yang telah selesai diproduksi dan mejadi persediaan perusahaan untuk dijual.
2.3.2 Fungsi Persediaan
Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan fleksibilitas operasi perusahaan (Heizer, Jay. Render, Barry. 2009:60) menyebutkan 4 fungsi persediaan:
1. Untuk memisahkan beragam bagian proses produksi
2. Untuk men-decouple perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang-barang yang akan memberikan pilihan dari pelanggan.
3. Untuk mengambil keuntungan diskon kuantitas 4. Untuk menjaga pengaruh inflasi dan naiknya harga
Persediaan memiliki fungsi yang sangat penting dalam kegiatan operasi perusahaan yaitu:
1. Menghilangkan risiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan
2. Menghilangkan risiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan
3. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia dipasaran
4. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamain kelancaran arus produksi
2.4. Efektivitas
Menurut Arens, Alvin A. James K, Loebbecke (2008,738) pengertian efektivitas adalah :
“Effectiveness refers to accomplishment of objectives, where as efficiency refers to the resources used to achieve those objectives.”
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa efktivitas lebih menitik beratkan tingkat keberhasilan organisasi dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Penilaian efektivitas didasarkan atas sejauh mana tujuan suatu orgnisasi dapat dicapai. Jadi, efektivitas merupakan derajat tingkat keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai target yang telah ditentukan.
2.4.1 Pengelolaan Persedian Barang Dagangan yang Efektif
Pengelolaan persediaan barang dagangan merupakan aktivitas yang selalu melekat pada persediaan barang dagangan, karena melalui pengelolaan persediaan barang dagangan yang efektif, akan memberikan pendapatan maksimal bagi perusahaan Menurut Mulyadi (2008:428) pengelolaan persediaan luas adalah :
“Seraca luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan barang secara wajar mulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan, menjadi barang dalam pengolahan dan barang jadi, sampai berada di tangan pelanggan.”
Dalam perusahaan dagang secara luas fungsi pengelolaan persediaan meliputi pengarahan arus dan penanganan barang secara wajar mulai dari penerimaan sampai pergudangan dan penyimpanan, sampai berada di tangan pelanggan.
Berikut adalah unsur-unsur pengolaan barang dagangan menurut Mulyadi (2008 : 430) yang terdiri dari :
1. Prosedur Pesanan Pembelian Persediaan Barang Dagangan 2. Prosedur Penerimaan Persediaan Barang dagangan
3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang Dagangan 4. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagangan 5. Prosedur Pencatatan Persediaan Barang Dagangan 6. Prosedur Penilaian Persediaan Barang Dagangan 7. Prosedur pengendalian Persediaan Barang Dagangan Berikut ini diuraikan tentang unsur-unsur pengelolaan persediaan: 1. Prosedur Pesanan Pembeliaan Persediaan Barang Dagangan
Biasanya dilakukan oleh departemen pembelian yang dipimpin oleh kepala pembelian umum. Dalam keadaan apapun, prosedur sistematis harus dinyatakan dalam bentuk tertulis untuk menetapkan tanggung jawab dan untuk memberi informasi yang lengkap mengenai penggunaan seluruh barang yang dipesan dan diterima.
2. Prosedur Penerimaan Barang
Kegiatan dalam prosedur penerimaan persediaan dagangan adalah penanganan fisik atas persediaan barang dagangan yang diterima dan mengirimkannya kepada bagian gudang. Jenis dan kuantitas barang yang diterima harus diverifikasi secara hati-hati. Verifikasi ini dalam perusahaan besar dilakukan dua kali, pertama pada waktu barang diterima oleh bagian penerimaan, dan kedua pada waktu barang diterima oleh bagian gudang untuk disimpan.
Secara naratif prosedur penerimaan persdiaan barang dagangan adalah sebagai berikut:
Apabila barang tiba dari pemasok bersama dengan surat pengantar barang, maka oleh bagian penerimaan diperiksa dokumen-dokumen pengantar:
1. Asli dikirim ke bagian pembelian
2. Tembusan pertama dikirim kepada bagian yang membutuhkan persediaan barang dagangan tersebut
3. Tembusan kedua dikirm ke bagian akuntansi untuk dicatat pada kartu persediaan (stock card). Kolom diterima mengenai kuantum 4. Tembusan ketiga dikirim ke bagian gudang bersama barangnya 5. Tembusan keempat sebagai arsip pada bagian penerimaan surat
penerimaan (receving report) berisi:
a. Nama, jenis, banyak, kualitas barang yang diterima b. Nama order pembelian yang dibuka
c. Tanggal penerimaan
d. Sebutkan sesuai tidaknya dengan order pembelian 3. Prosedur Penyimpanan Persediaan Barang Dagangan
Menurut azhar Susanto (2006,152) tugas pokok dari gudang yaitu: “Menerima barang dan melaporkan penerimaan tersebut Menyimpan barang sebaik-baiknya dan menjaga keamanan atas barang tersebut
Mengeluarkan barang-barang atas dasar bon permintaan perintah pengeluaran
Menyampaikan secara periodic laporan pertanggungjawaban mengenai penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, atas barang tersebut”
Prosedur penyimpanan barang dimulai dari penerimaan barang dari departemen peneriman yang dilampiri dengan selembar laporan penerimaan yang diteruskan ke gudang. Tujuan penyimpanan barang digudang adalah untuk mencegah dan mengurangi kerugian yang timbul akibat pencurian dan kerusakan barang. Yang bertanggungjawab disini kepala gudang, artinya barang harus disimpan dalam gudang agar tetap terjaga baik kualitasnya maupun kuantitasnya. Persediaan barang dagangan yang ada di gudang harus dikelompokan menurut jenis, ukuran, sifat, sehingga akan memudahkan bila diperlukan. Untuk memudahkan pengendalian atas penyimpanan barang dagangan, maka bagian penyimpanan barang dagangan dikepalai oleh seorang kepala gudang.
4. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang Dagangan
Kepala gudang sebagai pejabat bagian penyimpanan biasanya menerima instruksi tertulis yang didilamnya tercantum ketentuan mengenai pengeluaran barang yaitu bahwa barang hanya boleh dikeluarkan berdasarkan instruksi dan pejabat yang berwenang atau berdasarkan bon permintaan barang dari bagian yang memerluhkan barang dagangan tersebut. Kepala gudang bertanggungjawab atas pelaksanaan pengeluaran barang maupun kelengkapan dokumen yang menyertainya. Surat permintaan barang merupakan dokumen permintaan yang ditujukan kepada bagian gudang agar mengeluarkan dan
mengangkat barang ke tempat yang telah ditentukan dan menyerahkan kepada personel yang mengajukan dengan prosedur yang sesuai. Bagian gudang kemudian mengeluarkan bukti pengeluaran barang yang didistribusikan kepada bagian akuntansi, bagian yang meminta pengeluaran barang, serta arsip untuk bagian gudang sendiri.
5. Prosedur Pencatatan Persediaan Barang Dagangan
Menurut Horngren, Charles T. Harrison, Walter T. Smith, Bamber L (2005:356) persediaan dapat dicatat dengan cara yaitu :
a) Perpetual inventory System b) Periodic Inventory System
Adapun penjelasannya dari kedua system ini adalah :
a. Perpetual inventory System
Dalam sistem ini barang dagangan untuk dijual kembali atau bahan baku untuk diproduksi didebet pada perkiraan persediaan. Biaya pengangkutan, pengembalian barang, dan potongan pembelian dicatat pada perkiraan persediaan harga pokok barang diperoleh untuk setiap penjualan dengan mendebit perkiraan harga pokok barang dan mengkredit persediaan. Perkiraan harga pokok barang diperlukan unutk mengakumulasikan cost dari barang yang di jual. Saldo dari perkiraan persediaan pada akhir tahun akan menunjukan nilai persediaan akhir yang dimiliki. Perpetual inventory system menyediakan catatan yang kontinyu
dari saldo perkiraan persediaan dan harga pokok barang. Adapun ayat jurnal untuk metode perpetual adalah:
1. Aktivitas Pembelian
Dr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX
Cr. Kas/Hutang dagang Rp. XXX 2. Aktivitas Penjualan
Dr. harga pokok barang yang dijual Rp. XXX
Cr. Persediaan barang dagangan Rp. XXX Dr. Kas/Piutang dagang Rp. XXX
Cr. Penjualan Rp.XXX
b. Periodic inventory System
Pada sistem ini, pembelian yang terjadi didebet ke perkiraan pembelian. Jadi dengan menggunakan sistem ini perkiraan persediaan tidak akan terpangaruh atau tetap sampai akhir periode akuntansi karea tidak ada jurnal yang behubungan dengan perkiraan persediaan saat terjadi pembelian dan penjualan. Pada akhir periode akuntansi, seluruh persediaan yang ada dihitung dan nilainya ditetapkan sebesar cost, dimana nilai ini akan dimasukan sebagai jumlah persediaan akhir yang ada. Harga pokok barang yang dijual pada akhir periode ditentukan dengan cara persediaan akhir. Jika perusahaan mengguanakan sistem ini maka salah satu cara yang dapat digunakan untuk mengetahui besarnya
persediaan akhir yaitu dengan menghitung persediaan fisik setahun sekali. Adapun ayat jurnal untuk metode periodik adalah :
1. Aktivitas Pembelian
Dr. pembelian barang dagangan Rp. XXX
Cr. Kas/hutang dagang Rp. XXX 2. Aktivitas Penjualan
Dr. Kas/piutang dagang Rp. XXX
Cr. Penjualan Rp. XXX
Metode persediaan merupakan faktor penting dalam menetapkan hasil operasi dan kondisi keuangan karena berkaitan dengan menentukan harga pokok barang yang siap dijual.
6. Prosedur Penilaian Persediaan barang Dagangan
Menurut Stice, Earl K. Skousen K. F (2009 : 607), “Ada beberapa macam metode penilaian persediaan yang umum digunakan , yaitu : indentifikasi khusus, biaya rata-rata (Average), FIFO dan juga LIFO
a. Identifikasi Khusus
Pada metode ini, biaya dapat dialokasikan ke barang yang terjual selama periode berjalan dan barang yang ada ditangan pada akhir periode berdasarkan biaya aktual dari unit tersebut. Metode ini diperlukan untuk mengindentifikasi biaya historis dari unit persediaan dengan indentifikasi khusus, arus biaya yang dicatat disesuaikan dengan arus fisik barang.
b. Metode Biaya Rata-Rata (Average)
Metode ini membebankan biaya rata-rata yang sama ke setiap unit. Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang terjual seharusnya dibebankan dengan biaya rata-rata, yaitu rata-rata tertimbang dari jumlah unit yang dibeli pada tiap harga. Metode rata-rata mengutamakan yang mudah terjangkau untuk dilayani, tidak peduli apakah barang tersebut masuk pertama atau masuk terakhir
c. Metode FIFO
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa unit yang terjual adalah unit yang terlebih dahulu masuk. FIFO dapat dianggap sebagai sebuah pendekatan yang logis dan realistis terhadap arus biaya ketika penggunaan metode indentifikasi khusus adalah tidak memungkinkan atau tidak praktis
d. Metode LIFO
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang paling barulah yang terjual. Metode LIFO sering dikritik secara teoritis tetapi ini adalah metode yang paling baik dalam pengaitan biaya persediaan dengan pendapatan. Apabila metode LIFO digunakan selama periode inflasi atau harga naik, LIFO akan menghasilkan harga pokok yang lebih tinggi, jumlah laba kotor yang lebih rendah dan nilai persediaan akhir yang lebih rendah
7. Prosedur Pengendalian Persediaan barang Dagangan Menurut Terry hill (2005:104), menyatakan bahwa:
“pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk menentukan tempat dan komposisi dari persediaan barang maupun bahan baku sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produski dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisiensi”.
Dengan adanya persediaan memadai dalam jumlah mutu, tempat dan waktu yang tepat, antara lain berguna untuk :
a. Menghilangkan resiko terlambatnya kedatangan barang atau bahan yang dipesan
b. Menghilangkan resiko dari barang atau bahan yang dipesan tidak dalam kondisi baik akan dikembalikan
c. Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau ikut menjamin kelancaran proses produksi
d. Mencapai penggunaaan mesin optimal
e. Untuk menjaga bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan apabila barang tersebut tidak digunakan.
f. Memberikan pelayanan kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya dimana keinginan langganan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang tersebut.
Jadi pengendalian persediaan barang dangangan meliputi:
1. Penentuan kuantitas persediaan barang dagangan yang mencukupi kebutuhan untuk proses penjualan.
2. Perlindungan fisik terhadap persediaan barang dagangan.
2.4.2 Syarat-syarat Pengelolaan Persediaan barang Dagangan Yang Efektif Menurut Wilson, James D. John B. Campbell yang dialihbahasakan oleh Tjintjin Felix Tjendera (2007:430-4310) mengukapkan mengenai syarat-syarat pengelolaan persediaan barang dagang yang efektif adalah sebagai berikut:
1. Penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan
2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik 3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan 4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan yang layak 5. Standarisasi dan simplikasi persediaan
6. Catatan dan laporan yang cukup 7. Tenaga kerja yang memuaskan
Adapun ketujuh syarat pengelolaan persediaan barang adagang yang efektif adalah sebagai berikut:
1. Penetapan tanggungjawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan
Tanggung jawab didefinisikan sebagai penugasan pekerjaan dan kewajiban spesifik untuk dilaksanakan oleh seseorang dengan sebaik-baiknya. Tanggung jawab ini harus disertai kewenangan yang diperlukan yaitu hak untuk membuat keputusan-keputusan dan untuk meminta atau memperoleh ketaatan terhadap instruksi-instruksi yang ada hubungannya dengan pelaksanaan permintaan.
2. Sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik
Mereka yang bertanggungjawab untuk melaksanakan keinginan pimpinan dalam hubungan dengna persediaan, harus memahami dengan jelas aturan-aturan bertindak yang akan menjadi pedoman bagi mereka. Tidak ada yang demikian dan merusak moral dan dapat menimbulkan kebingungan pelimpahan suatu tugas tetapi tidak mengetahui harapan dari tugas yang diharapkan dari tugas itu.
3. Fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan
Faktor ketiga yang penting dalam pengendalian persediaan adalah fasilitas-fasilitas pergudangan dan penyelenggaraan yang cukup. Tidak ada prosedur yang sekalipun telah direncanakan dengan sangat baik dapat berhasil dalam suatu bidang pergudangan atau penyimpanan yang tidak terorganisir, atau dilengkapi dengan tindakan yang tidak baik.
4. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak
Klasifikasi ini harus dikenal dalam menetapkan anggaran dan pengendalian serta memperoleh kayakinan bahwa persediaan telah dicatat sebagaimana mestinya. Pengendalian akuntansi menjadi betul-betul tidak berguna apabila barang yang diminta dilaporkan sebagai barang barang lain. Klasifikasi dan identifikasi persediaan secara wajar adalah perlu bagi suatu pengendalian persediaan yang efektif.
5. Standardisasi dan simplikasi persediaan
Standardisasi merupakan suatu istilah yang lebih lazim yang berhubungan dengan penetapan standar. Dalam hal persediaan, standardisasi berhubungan
dengan pengurangan suatu garis produk menjadi beberapa jenis, ukuran, karakteristik tetap yang dianggap sebagai standar. Tujuannya adalah untuk mengurangi banyaknya unsur atau jenis barang, untuk menetapkan kemungkinan dapat ditukakrkannya berbagai bagian atau produk yang telah siap diolah, dan untuk menetapkan standar kualitas bahan. Dengan adanya pengurangan dalam banyaknya jenis atau unsur persediaan yang mungkin diselenggarakan, maka masalah pengendalian dapat dipermudah. Simplikasi hanya menyangkut eliminasi jenis dan ukuran produk yang berlebihan. Eliminasi produk-produk yang tidak dijual dapat dengan cepat memberikan kontribusi besar untuk mengurangi persediaan yang harus dilaksanakan.
6. Catatan dan laporan yang cukup
Perencanaan dan pengendalian persediaan pada suatu anggapan pendahuluan yaitu adanya pengetahuan mengenai fakta-fakta, dan ketersediaan fakta-fakta memerlukan catatan dan laporan persediaan yang cukup. Catatan-catatan persediaan harus berisi informasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan para staf pembelian, produksi, penjualan, dan keuangan.
7. Tenaga kerja yang memuaskan
Pengelolaan persediaan tidak dicapai melalui penetapan prosedur dan penyelenggaraan catatan pembukuan, tapi diperoleh melalui tindakan manusia, dan tidak ada yang dapat menggantikan kecakapan dan pertimbangan manusia. Sesorang harus mempunyai perhatian dan inisiatif yang cukup unutk menelaah catatan dan merekomendasikan atau mengambil tindakan perbaikan. Kecakapan
ini tidak dapat hanya berada dijenjang pimpinan yang tinggi, tetapi harus sampai pada mereka yang diberi tanggung jawab khusus terhadap pengendalian persediaan.
2.5. Kerangka Pemikiran
Setiap perusahaan akan berusaha untuk memenuhi permintaan konsumen dengan kapasitas yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Dalam perusahaan dagang, keseimbangan antara jumlah persediaan dengan jumlah permintaan konsumen harus seimbang sehingga tidak akan berdampak pada total biaya dan hilangnya konsumen
Bisa dikatakan tidak ada perusahaan yang beroperasi tanpa persediaan. Persediaan merupakan salah satu asset yang paling utama di banyak perusahaan, mencerminkan 40% dari total modal yang diinvestasikan. Manajer operasi di seluruh dunia telah lama menyadari bahwa manajemen persediaan itu sangatlah penting. Meskipun sebenarnya persediaan hanyalah suatu sumber dana yang mengganggur. Karena sebelum persediaan digunakan berarti dana yang terikat didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan kain dengan kata lain disebut tertanam.
Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2008 : 103) “mendefinisikan sistem pengendalian internal meliputi struktur organisasi, metode, ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Komponen pengendalian internal terdiri dari :
a. Lingkungan pengendalian b. Penilaian risiko
d. Pengawasan
e. Aktivitas pengendalian.
Berdasarkan uraian diatas, maka kerangka pemikiran penelitian ini dapat dilihat dalam gambar 2.1 sebagai berikut :
Sumber : COSO Sumber : Menurut Wilson, James
D. John B Campbell Gambar 2.1
Gambar Kerangka Pemikiran
Komponen pengendalian internal ini merupakan variabel yang akan digunakan oleh penulis untuk meneliti mengenai sistem pengendalian internal, selanjutnya konsep tersebut akan dihubungkan dengan persediaan suku cadang di PT Gani Arta Dwitunggal, dan pada akhirnya akan dapat diketahui apakah implementasi pengendalian internal pada PT Gani Arta Dwitunggal sudah cukup efektif atau tidak.
Implementasi Pengendalian Internal (X)
Efektivitas Persediaan Suku Cadang (Y)
Indikator: 1. Lingkungan Pengendalian 2. Penilaian Risiko 3. Aktivitas Pengendalian 4. Informasi dan Komunikasi 5. Pemantauan Indikator: 1. Tercapainya syarat-syarat pengelolaan persediaan suku cadang yang efektif
2.6. Hipotesis Penelitian
Menurut Nanang Martono (2010) hipotesis dapat didefinisikan sebagai jawaban sementara yang kebenarannya harus diuji atau rangkuman kesimpulan secara teoritis yang diperoleh melalui tinjauan pustaka. Berdasarkan uraian di atas maka dapat ditentukan hipotesis dalam penelitian ini adalah pengendalian internal berpengaruh terhadap persediaan. Adapun hipotesis yang diajukan dalam peneletian ini adalah sebagai berikut :
Ho: Tidak terdapat pengaruh positif implementasi Pengendalian Internal
Terhadap Efektivitas Persediaan Suku cadang
Ha: Terdapat pengaruh positif implementasi Pengendalian Internal
