89
ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI TERHADAP
KINERJA PENGIRIMAN BARANG UNTUK
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PT.
WONOKOYO JAYA CORPORINDO
Dilah Kundisari, Tri Lestari , Mahsina
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
dedlarasmoro@gmail.com
ABSTRAK
Tujuan Penelitian dari penelitian ini yaitu Untuk mengetahui bagaimana peranan Sistem Informasi Akuntansi terhadap kinerja pengiriman barang dalam rangka peningkatan efisiensi dan efektifitas pada PT. WONOKOYO JAYA CORPORINDO. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode deskriptif. Dari metode yang digunakan, dapat disimpulkan bahwa tingkat keefektifan dan keefisienan sistem informasi akuntansi pengiriman barang PT. WONOKOYO JAYA CORPORINDO PASURUAN yaitu kurang efektif dan efesien. Dikarenakan masih ada beberapa bagian yang mengalami perangkapan tugas yang menyebabkan bagian marketing dengan bagian logistic.
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Pengiriman Barang, Efektif, dan Efisien.
ABSTRACT
Objective of this study is to determine how the role of accounting information system on the performance of the delivery of goods in order to increase the efficiency and effectiveness of the PT. Wonokoyo JAYA CORPORINDO. This research is qualitative descriptive method. Of the method used, it can be concluded that the level of effectiveness and efficiency of accounting information systems delivery PT. WONOKOYO JAYA CORPORINDO PASURUAN branch is less. Because there are still some parts that have dual duties, namely the marketing to logistics, where the marketing is supposed to make a delivery order that task is the responsibility of the logistics.
Keywords: Accounting Information Systems, Delivery of goods, Effective and Efficient.
PENDAHULUAN
Dalam dunia bisnis, akuntansi memiliki peran yang sangat strategis bagi operasional perusahaan, karena akuntansi merupakan suatu bahasa bisnis
90
(languange of business). Sebagai sebuah sistem informasi, efektifitas dan efisiensi manajemen dalam perencanaan dan pengendalian sangat ditentukan oleh keluaran sistem informasi akuntansi dan keuangan. Sebagai suatu informasi bagi senua bisnis, maka informasi akuntansi perusahaan atau manajemen perusahaan berkepentingan dengan sistem informasi akuntansi dalam rangka penyusunan perencanaan perusahan serta mengevaluasi kinerja yang telah dicapai serta melakukan berbagai tindakan koreksi, agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik. Dari segi pemasaran, perusahaan dituntut untuk tidak saja mampu menghadirkan konsumen dan produk yang berbeda, tetapi juga tuntutan akan keandalan mutu, pelayanan prima dan harga yang bersaing. Dalam upaya pengembalin keputusan yang tepat dan cepat dibutuhkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan apa yang dibutuhkan. Dan untuk mendapatakan informasi yang handal diperlukan suatu sistem yang dimana komponen-komponen yang terdapat di dalamnya saling berinteraksi satu dengan yang lain.
Sistem
Baridwan (2004:47) mendefinisikan sistem sebagai berikut “Suatu sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi subsistem yang berusaha untuk mencapai tujuan (goal) yang sama”. Subsistem-subsistem dalam suatu sistem
tidak dapat berdiri lepas sendiri-sendiri. Subsistem-subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membuat suatu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. Interaksi dari subsistem-subsistem sedemikian rupa, sehingga dicapai suatu kesatuan yang terpadu atau terintegrai (integrated).
Informasi
Krismiaji (2002:15) didefinisikan Informasi sebagai berikut “Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat”. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentukjamak dari bentuk tunggal jenis data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian-kejadian (events) adalah suatu yang terjadi pada saat tertentu. Didalam dunia bisnis kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang dikenal dengan istilah transaksi. Kesatuan
91
nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sistem Informasi
Mulyadi (2008:1) sistem informasi adalah “Sistem Informasi merupakan kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, produsen dan pengendalian yang dimaksud menata jarigan komunikasi yang penting, pengolahan atas transaksi-transaksi tertentu dan komunikasi yang penting dalam membantu manajemen dan pemakai internal dan eksternal serta menyediakan dasar pengambilan keputuasan yang tepat (intelligent)”. Tujuan diterapkannya
sistem informasi adalah untuk mendapatkan informasi yang dapat menunjang dalam hal pengambilan keputusan operasi sehari-hari perusahaan dan jasa informasi mengenai hasil kerja manajemen perusahaan.
Akuntansi
Krismiaji (2010:10) bertujuan untuk melakukan perhitungan secara berkala antara biaya (cost) dan berhasil (benefit). Dalam teori akuntansi ini merupakan konsep inti dan sebagai ukuran ysng dijadikan poin penting dalam belajar akuntansi. Dapat kita ambil perbedaan baru bahwa definisi akuntansi harusnya ditambahkan secara periodik atau berkala sehinggan dapat dengan betul diambil keputusan yang tepat terhadap suatu kebijakan.
Sistem Informasi Akuntansi
Moscove dalam Baridwan (1998 : 3), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengelolah menganalisi, dan mengkomunikasikan informasi finalisal dan mengambil keputusan yang relevan kepada pihak-pihak diluar perusahaan (seperti kantor pajak, investor, dan kreditur) dan pihak intern (terutama manajemen).
Pengiriman Barang
Pengiriman atau dengan kata lain distribusi merupakan sebuah organisasi sistem yang bertujuan untuk mengirim atau menyalurkan produk produk kepada konsumen sehingga akan memperoleh suatu keputusan (satis faction) yaitu dengan cara menyuplai produk yang tepay ketempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya yang minimum. Selain itu distribusi juga merupakan sebuah
92
manajemen persediaan untuk mencapai suatu kepuasan pelanggan. Beberapa perusahaan menyatakan bahwa distribusi tidak lah semata-mata sebagai pusat ongkos, melainkan sebuah batas antara peningkatan layanan kepada pelanggan dengan aksi pengurangan ongkos.
Efektivitas
Moleong ( 2005:109) Efektivitas adalah kemampuan melaksanakan tugas, fungsi (operasi kegiatan program atau misi) daripada suatu organisasi atau sejenisnya yang tidak adanya tekanan atau ketegangan diantara pelaksanaanya”.
Efisiensi
Apabila investor dalam jumlah yang cukup signifikan berprilaku dengan cara seperti di atas, maka pasar akan menjadi efisien. Terdapat beberapa definisi pasar sekuritas efisien. Definisi yang digunakan di sini adalah pasar sekuritas efisiensi dalam bentuk semi-strong form, yaitu : Suatu pasar sekuritas efisiensi adalah apabila harga-harga sekuritas yang diperdagangkan di dalam pasar pada setiap waktu benar-benar mencerminkan (properly reflect) semua informasi yang terpublikasi mengenai sekuritas tersebut. Implikasi yang jelas mengenai keberadaan pasar sekuritas akan berfluktuasi secara acak (fiuctuate rondomly)
sepanjang waktu.
Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang
Pengiriman merupakan salah satu aktivitas pada suatu perusahaan yang selalu mendapatkan perhatian oleh pimpinan, sehubungan dengan besarnya tingkat pengiriman tersebut digunakan untuk mengukur perkembangan perusahaan tersebut, maka pimpinan di dalam tugasanya adalah untuk mengawasi dan mengendalikan aktivitas pengiriman barang tersebut. Dalam aktivitas pengiriman barang tersebut seseorang pimpinan mengeluarkan alat. Dan salah satu alat dari berbagai alat tersebut adalah sistem informasi akuntansi. Berikut ini akan penulis sebutkan beberapa pos-pos atau bagian-bagian di dalam aktivitas pengiriman barang. (Mcloed, dkk, 1999 : 181). Antara lain : Bagian Pesanan, Bagian Gudang , Bagian pengiriman.
93
METODE PENELITIAN
Jenis pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan secara kualitatif deskriptif yaitu metode penelitian yang menganalisis tentang gambaran kondisi perusahaan berdasarkan fakta yang ada untuk dianalisis berdasarkan teori sehingga pada akhirnya menghasilkan suatu kesimpulan di mana penelitian ini menitikberatkan pada penguraian dan identifikasi masalah tentang informasi akuntansi pengiriman barang dan pengaruhnya terhadap efektivitas dan efisiensi pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Wawancara. Wawancara ini dilakukan kepada kepala sekolah dan bendahara yang berkepentingan dalam penyusunan laporan keuangan perusahaan. 2. Observasi. Melakukan pengamatan-pengamatan atas laporan keuangan sekolah. 3. Penelitian Kepustakaan. Penulis melakukan studi kepustakaan dengan membaca, mempelajari dari buku-buku referensi yang ada hubungannya dengan penelitian ini.
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Data Primer. Data primer diperoleh dari sumber primer. Yaitu penulis secara langsung melakukan observasi atau penyaksian kejadian-kejadian yang dituliskan. Data ini bisa berwujud hasil wawancara atau laporan keuangan sekolah.
b. Data sekunder. Data sekunder diperoleh dari sumber sekunder. Yaitu data primer yang telah diolah lebih lanjut menjadi bentuk-bentuk seperti tabel, gambar dan sebagainya, sehingga lebih informatif untuk pihak lainnya.
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Identifikasi dan Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang pada PT. Wonokoyo Jaya Corporindo
Sistem dan prosedur pengiriman barang PT.Wonokoyo Jaya Corporindo terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas dan wewenang yang berbeda-beda. Bagian-bagian tersebut merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan karena bagian-bagian tersebut saling berkaitan hubungannya dan pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo terdapat beberapa pos yang ada dalam aktivitas pengiriman
94
barang. Berikut Alur Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang PT. Wonokoyo Jaya Corporindo
1. Customer mengisi dan memberikan form pemesanannya kepada bagian
Customer Service dari perusahaan.
2. Customer service menerima form pemesanan pelanggan dan membuat sales planning yang mana akan dicek terlebih dahulu history pelanggan dan juga melakukan pengecekan history pembayarannya. Jika tidak mengalami masalah akan dilanjutkan pembuatan sales order untuk diberikan kepada bagian marketing untuk dibuatkan delivery order dan logistik untuk pembuatan surat perintah muat barang.
3. Marketing menerima SO (yang berasal dari penanganan pesanan/customer service) yang telah ditandatangani oleh bagian finance (Credit Control) dan berdasarkan SO lembar 1 tersebut dibuatkan DO (Delivery Order) rangkap 3, ditandatangani kemudian serahkan DO lembar 1, 3 ke Ekspedisi untuk mengambil barang digudang, sedangkan DO lembar 2 dan SO lembar 1 di arsip.
4. Logistik menerima sales order dari customer service dan lakukan penerbitan surat perintah muat barang ke bagian pengiriman. Setelah itu, logistik order
mobil ekspedisi dari pihak luar untuk melakukan pengiriman barang.
5. Bagian pengiriman menerima surat perintah muat barang dari Logistik dan menerima delivery order lembar 1 dan lembar 3 dari marketing untuk muat barang, tandatangani. Untuk delivery order 3 masuk untuk diarsipkan.
6. Kasir menginput data penjualan barang dan data tersimpan, dengan adanya data penjualan barang tersebut kasir membuat nota penjualan rangkap 2 lembar dan diserahkan ke bagian accounting. Dan membuat invoice rangkap 2 lembar, lembar ke-1 diserahkan ke bagian accounting dan lembar ke-2 masuk arsip. 7. Accounting menerima surat perintah muat barang dan delivery order dari
gudang, dicocokkan dan jika cocok maka akan disimpan sebagai arsip keuangan. Setelah itu, accounting membuat nota penjualan rangkap 2 lembar. Dimana lembar ke-1 digunakan untuk arsip keuangan dan lembar ke-2
95
diserahkan kepada customer. Dan semua data disimpan dan dimasukkan ke dalam komputer
Analisis Dokumen Yang Digunakan pada sistem informasi akuntansi pada PT. Wonokoyo Jaya Corporindo sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pengiriman barang pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo adalah sebagai berikut : Delivery Order
(DO), Informasi Pengiriman, Surat Pernyataan Yang Ditandatangani Sopir.
Identifikasi dan Analisis Kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Pengiriman Barang
Analisis Pengukuran Efisiensi Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
Berdasarkan teori yang ada, bagian-bagian yang memiliki kelemahan atau kekurangan adalah sebagai berikut:
1. Adanya perangkapan tugas dari bagian marketing, dimana marketing
membuat dokumen delivery order yang seharusnya tugas tersebut tanggung jawab bagian logistik. Akibatnya dimungkinkan adanya kecurangan dan perbedaan atas jumlah atau nilai yang dipesan dengan yang dikirim.
2. Adanya kurang optimalnya dibagian pengiriman, sehingga pada bagian program tidak pernah melakukan proses pengecekan barang dan dokumennya, hal ini mengakibatkan delevery order seringkali barang yang dikirimkan tidak sesuai dokumen delevery order.
3. Adanya perangkapan tugas dari bagian keuangan, dimana keuangan, telah membuat invoice yang seharusnya melakukan tugas dan tanggung jawab tersebut adalah bagian accounting. Akibatnya akan ada kecurangan dan kerugian yang dialami oleh perusahaan.
Analisis Pengukuran Efisiensi Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
PT.Wonokoyo Jaya Corporindo mengeluarkan biaya yang besar karena
sering menggunakan jasa mobil ekspedisi dari pihak luar, semua itu dikarenakan PT.Wonokoyo Jaya Corporindo kurang memiliki mobil atau truk untuk proses
96
pengiriman barang, sehingga jika ada pesanan atau PO harus nunggu mobil atau truk selesai bongkar terlebih dahulu. Sedangkan tenaga kerja di perusahaan ini terdiri atas karyawan tetap, karyawan kontrak, petugas harian, dan tenaga kerja borongan. PT.Wonokoyo Jaya Corporindo mengatur waktu kerja sesuai dengan perundang-undangan tenaga kerja (dari Depnaker), yaitu 40 jam seminggu (5 hari seminggu). Setiap harinya rata-rata karyawan yang bekerja adalah 7 jam. Apabila keadaan mendesak dan memerlukan jam kerja yang melebihi jam kerja normal, maka perusahaan memberikan upah lembur.
Analisis Pengukuran Efektifitas Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang
PT.Wonokoyo Jaya Corporindo melakukan fokus pada kepuasan pelanggannya. Fokus pada pelanggan yang sudah ada dan pada pelanggan yang baru dengan memberikan nilai tambah yang berbedah dari pesaing-pesaing terhadap pasar yang ada. Meningkatkan kepuasan para pelanggan dan juga rekan-rekan bisnis terus ditingkatkan oleh PT.Wonokoyo Jaya Corporindo dengan membangun sistem yang mampu menjaga loyalitas pelanggan serta mendata kebutuhan para pelanggan.
Salah satu tuntutan konsumen saat ini adalah kecepatan penyampaian produk ke tangan konsumen. Selain waktu pengiriman yang harus cepat, perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan untuk proses pengiriman produk. Untuk berlangsungnya kegiatan tersebut, maka perusahaan harus memberikan perhatian yang besar dari direktur perusahaan, dalam usaha mencapai tujuan perusahaan atau kesuksesan perusahaan tentu tidak terlepas dengan adanya hambatan yang berupa masalah, baik yang dirasakan secara logis ataupun tidak logis. Apabila hambatan atau masalah tersebut dibiarkan berlarut-larut, maka akan sangat mengganggu perkembangan ataupun kelangsungan hidup perusahaan. Adapun pemecahan masalah yang dihadapi mengenai beberapa alternatif pemecahan masalah yang berhubungan dengan prosedur-prosedur terhadap aktivitas pengiriman barang pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo adalah sebagai berikut :
97
1. Setiap permintaan pengeluaran barang gudang harus ada catatan di bagian gudang, bagian pengiriman barang maupun pada bagian keuangan dan diteruskan pada bagaian akuntansi untuk dicatat, kemudian pada bagian administrasi untuk diarsip.
2. Untuk formulir permintaan barang gudang harus dibuat rangkap empat, lembar pertama diserahkan ke bagian gudang dan lembar kedua diserhakan pada bagian pengiriman, lembar ketiga pada bagian keuangan dan lembar keempat pada bagian akuntansi.
3. Mengecek kebenaran pengeluaran barang gudang secara fisik oleh bagian pesanan dan gudang.
SIMPULAN
Berdasarkan analisis penelitian dan pembahasan mengenai Analisis Penerapan Sistem Informasi Terhadap Kinerja Pengiriman Barang Untuk Meningkatkan Efektivitas Dan Efisiensi Pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo, maka peneliti dapat mengambil simpulan sebagai berikut:
1. Berdasarkan Pengukuran Efisiensi Sistem dalam Prosedur Pengiriman Barang Pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo, diketahui bahwa terdapatnya Biaya yang besar dan tidak terjadwal merupakan faktor kegagalan dalam perusahaan mengelola keuangannya, semua ini dikarenakan PT.Wonokoyo Jaya Corporindo kurang memiliki mobil atau truk untuk proses pengiriman barang, sehingga jika ada pesanan atau PO harus menunggu mobil atau truk selesai bongkar terlebih dahulusehingga perusahaan menggunakan jasa mobil ekspedisi dari pihak luar untuk proses pengiriman barang.
2. Sedangkan berdasarkan Pengukuran Efektifitas Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang Pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo melakukan fokus pada kepuasan pelanggannya, karena Pelanggan yang sudah ada dan pada pelanggan yang baru merupakan sumber utama bagi perusahaan yaitu dengan memberikan nilai tambah yang berbeda dari pesaing-pesaing terhadap pasar yang ada. Dengan meningkatkan kepuasan para pelanggan dan juga rekan-rekan bisnis dengan membangun sistem yang mampu menjaga loyalitas
98
pelanggan serta mendata kebutuhan para pelanggan. Selain itu PT.Wonokoyo Jaya Corporindo juga memperhatikan Sumber daya manusia dalam stabilitas organisasinya yaitu karyawan, PT.Wonokoyo Jaya Corporindo memiliki karyawan yang loyal karena para karyawan memiliki lingkungan kerja fisik yang bagus dan sehat, komunikasi karyawan dengan atasan efektif, dan karyawan PT.Wonokoyo Jaya Corporindo mampu menyelesaikan masalah kerja yang terjadi karena karyawan mendapatkan pendidikan dan pelatihan dalam pengembangan karir. Kondisi loyalitas kerja karyawan yang diperoleh dengan baik mampu membuat karyawan memahami dan menguasai tugas-tugas yang diberikan perusahaan, karyawan melaksanakan pekerjaannya dengan tepat waktu sesuai dengan target yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menjalankan kelangsungan organisasinya dalam menentukan maju mundurnya organisasi di masa mendatang
SARAN
Berdasarkan uraian dari simpulan di atas, Maka penulis memberikan saran yang mungkin dapat digunakan sebagai masukan. Adapun saran-saran tersebut adalah :
1. Pada pengukuran Efisiensi Sistem dalam Prosedur Pengiriman Barang pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo hendaknya menambah unit mobil atau truk untuk proses pengiriman barang sehingga perusahaan tidak perlu menggunakan jasa mobil ekspedisi dari pihak luar untuk proses pengiriman barang. Dengan demikian perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya yang cukup tinggi.
2. Pada Pengukuran Efektifitas Sistem dan Prosedur Pengiriman Barang Pada PT.Wonokoyo Jaya Corporindo lebih memperhatikan Sumber daya manusia dalam stabilitas organisasinya karena dengan memiliki karyawan yang loyal dan Kondisi loyalitas kerja karyawan yang diperoleh dengan baik mampu membuat karyawan memahami dan menguasai tugas-tugas yang diberikan perusahaan, Sehingga perusahaan dapat menjalankan kelangsungan
99
organisasinya dalam menentukan maju mundurnya organisasi di masa mendatang.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki 2004, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi Keempat, BFE, Yogyakarta.
Krismiaji 2010, Sistem Informasi Akuntansi,UPP STIM YKPN, Yogyakarta Mulyadi 2008, Sistem Akuntansi,Salemba Empat, Jakarta.
Moleong, Lexy J 2005, Metode Penelitian Kualitatif, Edisi Revisi, Remaja Rosdakarya, Bandung.
