Pelatihan Microsoft Access

(1)

Pelatihan

Microsoft Access

Tingkat

Dasar

oleh

Rahmat, S.Kom

Coral Reef Information and Training Center

Coral Reef Rehabilitation and Management Program

Jakarta, 2006

(2)

• Diktat

• Hand-out : Day to Day Exercise

• File Latihan

• Komputer

(3)

Yang

(4)

MATERI MICROSOFT ACCESS

(5)

MATERI MICROSOFT ACCESS

(6)

Apa itu Database ?

Database merupakan kumpulan data. Misalkan :

Database PRODUK : nama produk, harga, ukuran

(7)

Contoh

(8)

Contoh

(9)

(10)

Database yang

cukup

kompleks

:

(11)

Contoh

Database Relational yang

Kompleks

:

(12)

60 606

Contoh

(13)

Menjalankan program Microsoft Access : 1. Cara Pertama

(14)

Menjalankan program Microsoft Access : 2. Cara Kedua

(15)

Menjalankan program Microsoft Access : 3. Cara Ketiga

(16)

(17)

1. Komponen Tabel Access yang meliputi : Table, Query, Forms, Report, Macro, dsb.

(18)

1. Komponen Jendela Access yang meliputi : a. Title Bar;

b. Menu Bar;

c. Komponen Database;

d. Maximize, Minimize, Close.

a

b

c

(19)

Penjelasan tentang File : • Tabel

• Query • Form • Report

(20)

Pengelompokan Type Data :

Bab

(21)

(22)

1. Buka program Access

• Start Æ All Program Æ Microsoft Office Æ Microsoft Office Access 2003 atau

(23)

2. Membuat File Database Baru :

(24)

2. Membuat File Database Baru : • Tentukan Folder

• Ketik Nama file database • Klik [Create]

(25)

3. Membuat Tabel Baru : • Pilih object [Table] • Pilih icon [New]

• Pilih [Design View] di menu [New Table] Æ OK

(26)

(27)

Latihan :

• Modifikasi Primary Key • Modifikasi Tabel

(28)

• Masukkan data-data berikut ke dalam tabel Employees • Untuk Field HireDate Æ format [mm/dd/yy]

• Untuk Field Salary Æ ketik tidak usah memakai $, titik atau koma. • Untuk Field E-mail Æ setting dengan hiperlink email

• Untuk Field Photo Æ inset object (embedded atau link)

Uji :

- Double klik data untuk field E-mail, bagaimana hasilnya ? - Double klik data untuk field Photo, bagaimana haslnya ?

(29)

Merubah Format untuk field Date

Dari format United Stated (mm/dd/yy) ke Indonesian (dd/mm/yy)

Merubah Format untuk field Salary

Dari format United Stated ($) ke Indonesian (Rp) Start Æ Control Panel Æ Regional and Language Options

Uji :

- Masukkan data HireDate dengan format berbeda, bagaimana hasilnya ? - Masukkan data Salary dengan manual (ketik koma dan titik), bagaimana ?

(30)

1. Buka Database Lat Employees.mdb

2. Hapus tabel Employees (dihapus secara permanen) • Dengan icon [DELETE]

• Dengan klik kanan Æ delete

3. Bisa dikembalikan dengan Undo (hanya satu kali)

undo

Icon [DELETE]

(31)

4. Import table : EMPLOYEES dari Database EmployeesTable ke table : EMPLOYYES dari Database LatEmployeesTable

Latihan : - Import tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable - Link tabel EMPLOYEES dari database EmployeesTable

(32)

Tabel hasil import table

Tabel hasil link table

Uji :

- Hapus tabel EmployeesTable.mdb,

- Kemudian buka file hasil link, bagaimana hasilnya ? - Kemudian buka file hasil import, bagaimana hasilnya ?

(33)

1. Buka file EmployeesTable.mdb

2. Pilih Table Employees, kemudian klik Design

Latihan :

1. Untuk Field : Name

- Rubah Field Size dari 50 menjadi 20,

kemudian uji dengan menambahkan data field nama, bagaimana hasilnya ? uji menambahkan Format dengan tanda > (huruf besar) atau < (huruf kecil) ? 2. Untuk Field : Gender

- Rubah Field Size dari Long Integer menjadi Byte

kemudian uji dengan memasukkan angka negatif, apa yang terjadi ? 3. Untuk Field : HireDate

- Rubah Format dengan jenis format yang ada, bgmn haslnya ?

(long date, medium date, dd-mm-yy, dd-mmm-yy, dd-mmm-yyyy, …)

(34)

Latihan : INPUT MASK

Rubah input Mask untuk Field HomePhone dengan jenis karakter input mask yang ada diatas (O,9,#,L,?,A,a,&,C,<,>)

(35)

Latihan : CAPTION

-Label untuk memperbaiki tampilan Field : - MarriedStatus Æ Married Status,

(36)

Latihan : DEFAULT VALUE

- Setiap kali menambahkan record baru, maka otomatis field yang sudah diisi dengan devault value yang terisi, contoh :

- Gender Æ default valuenya diisi dengan angka [1] atau [2], - MarriedStatus Æ default valuenya diisi dengan [Yes] atau [No], - HireDate Æ default valuenya diisi dengan [now()].

(37)

Latihan : VALIDATION RULES AND VALIDATION TEXT

- Sebagai contoh untuk field gender yang hanya berisi data angka 1 dan 2, dapat diisikan di validation rules dengan :

- Gender Æ 1 or 2 (VR); Anda masukkan angka 1 atau 2 (VT) - Salary Æ >=250 (VR); Masukkan angka lebih dari = 250 (VT)

(38)

Latihan : REQUIRED

- Apakah sebuah field bisa dikosongkan atau harus diisi.

Data untuk field name dihapus atau

dikosongkan, hasilnya adalah error

(39)

Latihan : INDEXED

(40)

1. Buat database baru : Lat Northwind.mdb 2. Import tabel dari file Northwind.mdb :

• Categories • Employees • Products • Suppliers

• (option Æ click untag (relationships)

(41)

1. Tampilkan Combo Box untuk field : TitleofCourtesy yang ada di tabel Employees;

Untuk membatasi masukan maka

Limit to List dari [No] diganti dengan [Yes] Nilai standard adalah Text Box

(42)

2. Tampilkan Combo Box tabel Products untuk field : Supplier dan Category.

(43)

First Previous

Next Last

(44)

Latihan :

- Menghapus record

- Mengurutkan berdasarkan : productID, Name

- Menampilkan dengan Filter : Category = Beverage dan Unit of Stock = 17

Fasilitas Filter Remove Filter Mengurutkan Ascending

(45)

Latihan :

(46)

Latihan :

- Menyembunyikan kolom (Hide Column) dan UnHide Column - Freeze dan UnFreeze Column

(47)

1. Buka Database Lat Northwind.mdb 2. Hapus semua tabel yang ada

3. Import tabel dari database Northwind.mdb yaitu tabel :

Customers dan Order (klik options dan hapus tanda relationship) 4. Hilangkan Combo Box yang ada di tabel Order (Field Customers) 5. Tes hubungan antara tabel Customers dan Order Æ independen

artinya apabila kita merubah data Customers tidak otomatis merubah data Order.

6. Bagaimana apabila kita merubah data yang ada di tabel

Customers, maka secara otomatis merubah data yang ada di tabel Orders. Æ membuat relationship.

7. Relationship :

• Hanya mengklik Relationship integrity Æ test • Mengklik Cascase Update Æ test

• Mengklik Cascase Delete Æ test

8. Ubah data CustomerID : ALFKI dengan ALFKO di tabel

Customers, apakah secara otomatis merubah data yang ada di tabel Orders.

(48)

9. Hapus tabel yang ada (Customers dan Orders)

10. Import seluruh tabel yang di Database Northwind.mdb termasuk fasilitas relationship.

11. Lihat hubungan antar tabel (relationship) yang ada, lakukan

analisa mengapa ada yang memakai Cascade Update, Cascase Delete dan Integrity saja ?

(49)

Formulir Order Detail

Customers

Shipper

(50)

BAB 3.

1. Buka database Lat EmployeesTable.mdb

2. Fungsi Query Æ menampilkan data-data yang diinginkan dari sebuah atau beberapa tabel

3. Type/jenis dari Query

(51)

5. Membuat Query untuk :

• Tax (3%) Æ Tax:[salary]*(3/100) • Net Salary Æ NetSalary:[salary]-tax

• Sex ÆSex:IIF([Gender]=1;”Man”;”Women”)

(52)

6. Membuat Query dengan Parameter :

• Buat Query ÆParameter : isi label Salary dan Jenis Kelamin • Salary = 400; JenisKelamin = “Man”

(53)

1. Buat Copy dari file Query Qemployees Æ CopyQEmployees 2. Buka file Query : CopyQEmployees

3. Hapus parameter query untuk Salary dan Jenis Kelamin 4. Membuat Make-Table Query :

Hasilnya adalah tabel baru dengan nama Salary

(54)

5. Membuat Update Query :

Merubah record yang mempunyai Salary = 400 menjadi 800 Hasilnya dapat dilihat di tabel Employees

(55)

5. Membuat Append Query :

(56)

5. Membuat Delete Query :

(57)

1. Buka database Lat Northwind.mdb

2. Kosongkan Lookup tabel untuk Column Width untuk Field SupplierID dan CategoryID, maka terlihat hanya ID saja bukan nama supplier dan nama Category.

3. Buat Query untuk tabel Products, Categories dan Suppliers : Query Æ New Æ Design View Æ OK

(58)

1. Buka database Lat Northwind.mdb 2. Buka file Order Details

3. Lihat untuk Order ID = 10248 terdapat 3 record dng Sub Total Quantity = 27 4. Buat Query sebagai berikut :

(59)

(60)

(61)

7. Penggunaan Expression untuk Query Extended Price : Save query dengan : ExtendedPrice per Order ID

(62)

8. Membuat Harga untuk tabel Products yang paling mahal untuk lima teratas : File Query : Five Most Expensive Product

(63)

Definisi Query Bertingkat Æ query yang diambil datanya dari query lain File Query : ExtendedPrice Details

(64)

(65)

Tujuan Crosstab Query Æ adalah merubah yang tadinya baris menjadi Kolom File Query : Quartelly Amount by Products

(66)

1. Buat Database baru dengan nama berbeda dari yang sudah ada 2. Import Query yang ada di database Northwind

3. Kemudian pelajari masing-masing Query

(67)

BAB 4.

1. Buka file Lat EmployeesTable 2. Buat Form dengan Form Wizard

(68)

(69)

(70)

(71)

(72)

(73)

(74)

(75)

(76)

(77)

(78)

(79)

(80)

(81)

(82)

(83)

(84)

(85)

(86)

(87)

(88)

(89)

(90)

(91)

(92)

(93)

(94)

(95)

(96)

(97)

(98)

(99)

(100)