BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sebagaimana yang diamanatkan dalam pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP), BPKP ditugaskan untuk melakukan pembinaan penyelenggaraan SPIP terhadap instansi pemerintah. Pembinaan yang dilakukan meliputi penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP, sosialisasi SPIP, pendidikan dan pelatihan SPIP, pembimbingan dan konsultansi SPIP, dan peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah.
Dalam pelaksanaan bimbingan teknis dan konsultansi sesuai mandat PP Nomor 60 Tahun 2008 untuk memenuhi permintaan suatu instansi pemerintah perlu diberikan panduan dalam pelaksanaannya. Panduan pelaksanaan bimbingan teknis dan konsultansi dimulai dengan pelaksanaan pemetaan/mapping/diagnostic assessment (untuk selanjutnya akan digunakan istilah pemetaan) dengan harapan memberikan gambaran kondisi awal penerapan SPIP pada instansi pemerintah, sehingga dapat diberikan saran terhadap area yang memerlukan perbaikan dalam meningkatkan derajat kematangan (maturity) SPIP suatu instansi. Oleh karena itu, agar diperoleh kesamaan langkah dan kualitas pelaksanaan pemetaan SPIP, maka diperlukan suatu pedoman yang akan memberikan gambaran langkah-langkah pelaksanaan pemetaan SPIP di suatu instansi pemerintah. Pedoman ini merupakan referensi bagi tim pemetaan. Dalam pelaksanaan di lapangan tim pemetaan dapat mengembangkan pedoman ini sesuai dengan kondisi yang dijumpai di suatu instansi pemerintah.
B. TUJUAN PEDOMAN PEMETAAN
Tujuan pedoman pemetaan penerapan SPIP di instansi pemerintah adalah sebagai berikut:
2. Memberikan panduan bagi tim pemetaan dalam melakukan persiapan pelaksanaan pemetaan
3. Memberikan panduan dalam pelaksanaan pemetaan 4. Memberikan panduan dalam melaporkan pemetaan
C. RUANG LINGKUP PEDOMAN
Ruang Lingkup pedoman mencakup kegiatan pemetaan SPIP di lingkungan instansi pemerintah baik di pemerintah pusat maupun di pemerintah daerah.
D. SISTEMATIKA PEDOMAN Bab 1 PENDAHULUAN,
Bab ini memberikan gambaran tentang latar belakang, tujuan pedoman dan ruang lingkup pedoman.
Bab 2 Gambaran Umum
Bab ini menggambarkan tentang pengertian dan tujuan pemetaan, tahapan dan metodologi pemetaan.
Bab III Langkah-langkah Pemetaan
Bab ini menggambarkan tentang langkah persiapan, pelaksanaan dan pelaporan pemetaan.
Bab IV Penutup
BAB II
GAMBARAN UMUM PEMETAAN
A. Pengertian dan Tujuan
Pemetaan adalah kegiatan diagnosis yang dilakukan untuk mengetahui kondisi awal penerapan SPIP pada suatu instansi pemerintah untuk memperoleh gambaran area-area yang memerlukan perbaikan (area of improvement). SPIP telah menjadi ketetapan dalam tata urutan perundangan berbentuk Peraturan Pemerintah, artinya bukan sekedar formalitas saja, karena telah menjadi bagian dari keinginan pemerintah untuk melengkapi peraturan pelaksana dalam reformasi sektor keuangan. Sehingga penilaian terhadap kondisi SPIP suatu instansi pemerintah yang selanjutnya akan menjadi dasar evaluasi, paling tidak mencakup:
pemahaman atas SPIP,
keberadaan infrastruktur SPIP,
maupun penerapan SPIP pada suatu instansi pemerintah.
Pemahaman SPIP dalam hal ini mencakup: pemahaman SPIP secara komprehensif dan terintegrasi atas unsur-unsur SPIP dan infrastruktur SPIP yang terintegrasi.
Keberadaan infrastruktur mencakup antara lain: pedoman, kebijakan dan prosedur yang terintegrasi dengan unsur-unsur SPIP lainnya, sesuai dengan proses bisnis dan karakteristik suatu instansi pemerintah terkait dengan penyelenggaraan SPIP. Keberadaan infrastruktur tersebut harus didukung oleh implementasi dari infrastruktur SPIP tersebut.
Penerapan SPIP di instansi pemerintah adalah proses yang berjalan dalam menerapkan SPIP secara bertahap, mulai dari derajat pemahaman (knowing) sampai pada kematangan penyelenggaraan (performing).
Tujuan pemetaan penerapan SPIP instansi pemerintah adalah sebagai berikut: Mendapatkan gambaran tingkat pemahaman SPIP di suatu instansi
Mendapatkan gambaran keberadaan infrastruktur SPIP yang terintegrasi sesuai dengan proses bisnis dan karakteristik instansi pemerintah.
Mendapatkan gambaran kondisi penerapan SPIP instansi pemerintah.
Memberikan saran perbaikan atas kelemahan yang dijumpai dalam penerapan SPIP di instansi pemerintah.
B. Tahapan
Tahapan pelaksanaan pemetaan merupakan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh tim pemetaan pada saat melakukan kegiatan pemetaan, yang terdiri dari:
1. Tahap persiapan 2. Tahap pelaksanaan 3. Tahap pelaporan
1. Tahap Persiapan Sebelum melaku beberapa langka a. Penyiapan tim b. Pembentukan c. Penetapan Ke d. Presentasi aw
2. Tahap Pelaksan Tahap pelaksana berikut:
Pemahaman p pan
kukan kegiatan pemetaan, tim pemetaa kah persiapan yang mencakup:
tim pemetaan dan entry meeting.
an tim yang akan menjadi rekan kerja (coun Kerangka Acuan Kerja (KAK) pemetaan. awal berupa pemaparan KAK.
anaan
anaan pemetaan dilakukan melalui langka
n proses bisnis instansi pemerintah.
taan perlu melakukan
unterpart).
Penetapan responden.
Pemberian Penjelasan dan Penyebaran Kuesioner Tabulasi dan analisis jawaban kuesioner.
Validasi hasil kuesioner melalui proses wawancara, observasi dan atau reviu dokumen.
Analisis lanjutan hasil wawancara, observasi dan atau reviu dokumen. Konfirmasi kelengkapan dan kelayakan informasi.
Pendalaman Tambahan. Analisa Menyeluruh
Penyusunan simpulan sementara. Presentasi akhir ke Pimpinan.
3. Tahap Pelaporan
Dalam tahap pelaporan tim pemetaan melakukan penyusunan laporan hasil pemetaan dengan menggunakan format sebagaimana terlampir.
C. Metodologi
Metodologi pengumpulan data yang digunakan dalam kegiatan pemetaan mencakup:
BAB III
LANGKAH- LANGKAH PEMETAAN
Sebagaimana diuraikan sebelumnya, tahap pelaksanaan pemetaan sistem pengendalian intern suatu Instansi Pemerintah meliputi:
1. Tahap persiapan 2. Tahap pelaksanaan 3. Tahap pelaporan
Langkah-langkah pemetaan secara rinci mengikuti tahapan seperti yang diuraikan di bawah ini.
A. Tahap Persiapan
1. Pembentukan Tim Pemetaan dan Entry Meeting
Pemetaan dilakukan oleh tim yang para anggotanya memahami SPIP. Tim yang akan melakukan pemetaan ditetapkan dengan surat tugas yang dikeluarkan oleh sekurang-kurangnya pejabat eselon 2. Besar kecilnya jumlah tim disesuaikan dengan ukuran dan kompleksitas instansi yang akan dipetakan.
Di samping tim pemetaan, perlu ditetapkan pula petugas yang akan melakukan fungsi quality assurance terhadap pelaksanaan pemetaan. Petugas tersebut harus memiliki pemahaman lebih tentang SPIP dan pemetaan.
2. Penetapan Counterpart
Agar mendapatkan hasil yang optimal dalam pelaksanaan pemetaan, diharapkan ada peran aktif dari instansi pemerintah yang dipetakan. Untuk itu, setiap instansi pemerintah perlu didorong untuk membentuk satuan tugas penyelenggaraan SPIP yang akan menjadi rekan kerja (counterpart) dan pendamping tim pemetaan dalam pelaksanaan pemetaan. Counterpart dapat terdiri dari beberapa pejabat struktural/ fungsional/ staf yang mewakili unit-unit kerja yang ada di instansi pemerintah tersebut. Anggotanya harus telah memahami SPIP dan mempunyai motivasi tinggi dalam melakukan perubahan.
3. Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK).
Setelah surat tugas disampaikan dan counterpart dibentuk, tahap persiapan selanjutnya adalah menyusun kerangka acuan kerja pelaksanaan pemetaan. Kerangka acuan kerja ini nantinya akan disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah untuk mendapat persetujuan.
Rancangan kerangka acuan kerja pemetaan paling tidak memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Latar belakang
Bagian ini antara lain menguraikan alasan perlunya pelaksanaan pemetaan. b. Tujuan dan manfaat pemetaan
c. Ruang lingkup pemetaan.
Ruang lingkup pemetaan meliputi pemetaan pada tingkat entitas dan aktivitas. d. Metodologi pemetaan
Metodologi yang digunakan sebagaimana diuraikan pada pedoman ini. e. Tahapan dan jadwal waktu pemetaan.
Bagian ini menguraikan tahapan/langkah kerja yang akan diambil berikut waktu pelaksanaannya. Lamanya pemetaan disesuaikan dengan besar kecilnya dan kompleksitas instansi pemerintah yang dipetakan. Perencanaan waktu agar memperhitungkan hambatan yang mungkin dihadapi.
f. Sistematika pelaporan
g. Rencana kebutuhan sumber daya
Bagian ini menguraikan kebutuhan sumber daya, antara lain sumber daya manusia dan dana. Pada bagian ini diuraikan pula instansi pemerintah yang akan menanggung pembebanan kebutuhan sumber daya.
h. Susunan tim pemetaan
Susunan tim pemetaan merupakan gabungan yang terdiri dari tim fasilitator pemetaan dan tim counterpart.
Terhadap rancangan kerangka acuan kerja pemetaan, perlu dilakukan pembahasan bersama di antara tim fasilitator dan tim counterpart.
4. Pemaparan Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Setelah rancangan kerangka acuan kerja pemetaan disepakati di antara tim pemetaan, selanjutnya rancangan tersebut dipaparkan kepada seluruh jajaran manajemen dan staf kunci. Jajaran manajemen yang dimaksud disini adalah pimpinan tertinggi dari suatu organisasi. Dalam hal pemetaan dilakukan oleh pihak lain di luar instansi pemerintah, maka pimpinan tertinggi dari pihak yang melakukan pemetaan maupun yang dilakukan pemetaan sangat dihimbau untuk hadir pada saat pemaparan awal rancangan kegiatan pemetaan di suatu instansi pemerintah. Pemaparan bertujuan untuk mendapatkan kesepakatan atas rancangan kerangka acuan kerja dan memperoleh persamaan persepsi antara tim pemetaan dengan jajaran manajemen serta staf instansi tentang pelaksanaan pemetaan, sehingga tujuan pemetaan dapat tercapai dengan optimal. Jika diperlukan, kerangka acuan kerja dapat diubah sesuai dengan hasil pemaparan.
B. Tahap Pelaksanaan Pemetaan
1. Pemahaman terhadap Instansi Pemerintah
memperoleh pemahaman tentang instansi pemerintah tersebut antara lain meliputi:
a. Tugas pokok dan fungsi instansi pemerintah b. Struktur organisasi yang ada
c. Tujuan instansi pemerintah
Tujuan instansi pemerintah dapat tercermin dari visi yang tertuang dalam rencana stratejik. Pemahaman terhadap tujuan instansi sangat dibutuhkan mengingat SPIP yang efektif adalah SPIP yang dapat dihubungkan dengan keberhasilan pencapaian tujuan instansi.
d. Kegiatan utama instansi pemerintah
e. Permasalahan yang dihadapi instansi pemerintah f. Proses bisnis instansi pemerintah
Tim pemetaan harus memperoleh gambaran yang memadai tentang proses bisnis instansi pemerintah dan keterkaitan antar unit kerja dalam pelaksanaan proses bisnis tersebut. Gambaran proses bisnis dituangkan ke dalam bagan alur. Beberapa hal yang harus dilakukan oleh tim pemetaan dalam kegiatan ini adalah:
Memperoleh data dan informasi terkait proses bisnis instansi pemerintah Menentukan titik kritis pada proses bisnis berdasarkan informasi
permasalahan yang pernah terjadi sebelumnya dan atau analisis atas proses bisnis dimaksud.
Menentukan beberapa kegiatan utama dalam proses bisnis instansi pemerintah berdasarkan tingkat risiko.
Seluruh informasi yang dibutuhkan yang diperoleh pada tahapan ini harus dituangkan ke dalam kertas kerja pemetaan.
2. Penetapan Responden
pemerintah tersebut. Pemilihan responden didasarkan pada kriteria sebagai berikut:
a. Responden untuk pemetaan di kementerian/ lembaga: 1) Manajemen puncak, terdiri dari:
Pimpinan tertinggi instansi terkait.
Seluruh pejabat eselon I apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat eselon I lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang.
Seluruh pejabat eselon II apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat eselon II lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang.
2) Manajemen lini dan staf, terdiri dari:
Seluruh pejabat eselon III pada masing-masing unit eselon II.
Seluruh pejabat eselon IV pada masing-masing unit eselon II apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat eselon IV tersebut lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang dan dengan memperhatikan keterwakilan.
Staf dengan jumlah sampel minimal 30 orang pada masing-masing unit eselon II dan dengan memperhatikan keterwakilan setiap kelompok. Apabila jumlah staf yang ada kurang dari 30 orang, maka respondennya adalah seluruh staf yang ada.
3) Inspektorat Jenderal:
Responden adalah unit yang bertanggungjawab melakukan pengawasan atas instansi pemerintah yang dipetakan.
b. Responden untuk pemetaan di pemerintah daerah: 1) Manajemen puncak, terdiri dari:
Seluruh pejabat eselon II apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat eselon II lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang.
2) Manajemen lini dan staf, terdiri dari:
Seluruh pejabat eselon III pada masing-masing unit eselon II.
Seluruh pejabat eselon IV pada masing-masing unit eselon II apabila jumlahnya tidak lebih dari 30 orang. Apabila jumlah pejabat eselon IV tersebut lebih dari 30 orang, pemilihan responden dapat dilakukan dengan cara sampel dengan jumlah minimal 30 orang dan dengan memperhatikan keterwakilan.
Staf dengan jumlah sampel minimal 30 orang pada masing-masing unit eselon II dan dengan memperhatikan keterwakilan setiap kelompok. Apabila jumlah staf yang ada kurang dari 30 orang, maka respondennya adalah seluruh staf yang ada.
3) Inspektorat:
Responden adalah unit yang bertanggungjawab melakukan pengawasan atas instansi pemerintah yang dipetakan.
Apa yang dimaksud dengan keterwakilan, adalah terwakilinya masing-masing kelompok jumlah sampel dalam memenuhi syarat untuk mengambil kesimpulan populasi. Apabila jumlah staf yang ada kurang dari 30 orang, maka respondennya adalah seluruh staf yang ada. Untuk sampel yang diambil dari eselon III dan staf adalah sampel dari eselon II yang juga telah menjadi responden.
Untuk kegiatan pemetaan yang dilakukan pada instansi pemerintah dengan tingkatan eselon yang lebih rendah dari yang diuraikan di atas, pemilihan responden dilakukan dengan cara yang sama.
3. Pemberian Penjelasan dan Penyebaran Kuesioner
dilaksanakan. Penjelasan yang harus diberikan juga meliputi penjelasan atas kuesioner yang akan dibagikan dan diisi oleh responden. Maksud dari pemberian penjelasan adalah untuk menghindarkan responden dari ketidakpahaman akan tujuan pemetaan dan ketidakpahaman dalam mengisi kuesioner. Pemberian penjelasan kepada responden dapat dilakukan secara bersamaan pada suatu tempat dan pada waktu yang sama atau dengan cara mendatangi mereka satu persatu. Cara yang akan ditempuh dalam memberikan penjelasan disesuaikan dengan kondisi yang dihadapi tim pemetaan.
Setelah tim pemetaan memberikan penjelasan, kuesioner disampaikan kepada responden untuk diisi. Pengisian dan pengembalian kuesioner yang telah terisi diupayakan sesegera mungkin.
Setiap kelompok responden mendapat jenis kuesioner tersendiri. Sehingga terdapat 3 (tiga) jenis kuesioner untuk 3 (tiga) kelompok responden. Kuesioner untuk eselon I dan II sebagaimana terdapat dalam lampiran 1. Kuesioner untuk eselon III dan staf sebagaimana terdapat dalam lampiran 2. Kuesioner untuk inspektorat sebagaimana terdapat dalam lampiran 3. Kuesioner dan tata cara pengisian serta penggunaan kuesioner, merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pedoman ini.
4. Tabulasi dan Analisis Jawaban Kuesioner
Jawaban atas kuesioner yang telah dikumpulkan, ditabulasi, kemudian dianalisis. Analisis dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
Memetakan tingkat pemahaman responden (Pimpinan/Eselon I dan II; Eselon III/Staff; Internal Auditor) terhadap konsep SPIP dan tingkat penerapan SPIP pada unit kerja responden.
Data yang digunakan adalah hasil tabulasi terhadap pertanyaan persepsi pemetaan yang telah ditabulasi
Pemetaan kuesioner persepsi pemetaan SPIP dilakukan dalam 4 tingkatan (level), yakni:
Tingkat 2 : Menggambarkan bahwa responden baru mulai memahami atau baru mulai menerapkan SPIP di unit kerjanya.
Tingkat 3 : Menggambarkan bahwa pemahaman atau penerapan SPIP di lingkungan unit organisasi, sudah memadai.
Tingkat 4 : Menggambarkan bahwa pemahaman atau penerapan SPIP di lingkungan unit organisasi, sudah sangat baik.
Bentuk peta dimaksud di atas adalah sebagai berikut:
P
e
ma
h
a
m
a
n
Tingkat 4
Tingkat 3
Tingkat 2
Tingkat1 Tingkat 2 Tingkat 3 Tingkat 4
Penerapan
Langkah yang dilakukan untuk menghasilkan peta tersebut di atas terdapat dalam lampiran 4.
5. Validasi hasil kuesioner melalui proses wawancara, observasi dan atau reviu dokumen
Validasi dilakukan berdasarkan hasil analisis jawaban atas pertanyaan persepsi dan identifikasi kelemahannya (red flag).
Alat validasi yang digunakan adalah : - Kuesioner Eselon III dan Staff
- Parameter validasi (87 parameter) lihat lampiran 5
Validasi dilakukan terhadap kelengkapan informasi dan keberadaan infrastruktur, dilakukan dengan langkah berikut:
Berikan tanda informasi mana saja dalam parameter validasi yang belum dapat diperoleh dari jawaban responden.
Informasi yang belum diperoleh akan digali melalui langkah berikutnya. Hubungan antara kuesioner dengan parameter validasi dapat dilihat
dengan memperhatikan tanda asterix (*) pada parameter validasi.
Menggali informasi hasil validasi merupakan kegiatan pengambilan data tambahan setelah dilakukannya validasi antara kuesioner persepsi pemetaan dengan parameter pemetaan. Kegiatan ini dilakukan dengan cara, antara lain:
Wawancara Observasi Reviu dokumen
Penggunaan alat untuk menggali informasi hasil validasi sepenuhnya bergantung pada tim.
Penggalian informasi dilakukan sebagai berikut:
a. Menggali informasi lebih lanjut atas indikasi kelemahan. Hal ini dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
Pilih responden yang akan diwawancara berdasarkan jawaban yang berbeda. Kecukupan jumlah responden ditentukan oleh tim.
Gali lebih lanjut informasi penyebab kelemahan dan masukan responden. Bila perlu, lakukan observasi lapangan dan reviu dokumen.
b. Menggali informasi lebih lanjut atas kelengkapan informasi dan keberadaan infrastruktur, dilakukan dengan langkah sebagai berikut:
Pilih responden yang akan diwawancara berdasarkan kelompok responden (Eselon I, II, III, dan staff).
Lakukan wawancara untuk mengidentifikasi keberadaan infrastruktur berdasarkan parameter validasi yang informasinya belum terpenuhi.
6. Analisis Lanjutan hasil wawancara, observasi dan atau reviu dokumen Analisis lanjutan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh tim pemetaan berdasarkan informasi tambahan yang diperoleh dari informasi setelah dilakukan validasi kuesioner pemetaan dengan parameter pemetaan.
Analisis lanjutan ini diharapkan akan menghasilkan informasi tentang simpulan kondisi SPIP pada instansi yang dipetakan untuk masing-masing unsur dengan rincian sebagai berikut:
Keberadaan kondisi lingkungan pengendalian untuk menunjang pencapaian tujuan organisasi
Proses penilaian risiko yang telah dilakukan oleh instansi tersebut
Kegiatan pengendalian yang ada – menginventasir apa saja kegiatan pengendalian yang dimiliki dan upaya yang telah dilakukan (dalam hal ini mengaitkannya dengan penilaian risiko)
informasi dan komunikasi dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi serta SPIP
efektivitas pemantauan sistem pengendalian intern yang ada (eksisting)
Pada analisis lanjutan ini diharapkan diharapkan dapat mengambil simpulan terkait dengan:
a. Area of improvement (AOI) dari tiap parameter SPIP
Simpulan dari tiap parameter akan menghasilkan informasi terkait AOI, baik yang terkait dengan keberadaan infrastruktur maupun efektivitas penerapannya.
Parameter Validasi Instansi telah melaksanakan kebijakan dan prosedur pembinaan SDM, sejak rekrutmen sampai dengan pemberhentian pegawai, yang mengutamakan kompetensi, etika dan integritas, serta mendorong tercapainya kinerja.
Jenis Dokumen - Dokumen formasi berbasis kompetensi/jabatan, - SOP Penerimaan Pegawai / rekrutmen
- Uraian Jabatan
- SOP pengelolaan pegawai (promosi, mutasi, remunerasi, dll)
- Panduan, penilaian, dan pelatihan - SK pemberhentian
Hasil Reviu
Dokumen
Telah ada SK Menteri/Kepala LPNK dan Pedoman dimaksud
Hasil Wawancara Tiga dari lima responden menyatakan tidak mengetahui adanya penilaian kinerja individu dan merasa bahwa mutasi/promosi tidak berdasarkan kinerja
Pengujian lanjutan dengan meminta dokumen, secara sampling, terkait dengan SK mutasi dan remunerasi dikaitkan dengan hasil penilaian kinerja pegawai. Simpulan atas hasil pengumpulan data tersebut adalah bahwa dari sisi keberadaan infrastruktur telah terdapat peraturan dan prosedur baku mengenai: promosi, remunerasi dan pemindahan yang dikaitkan dengan penilaian kinerja. Namun demikian, dari sisi penerapannya masih kurang efektif sebagaimana terlihat belum seluruh promosi dan remunerasi dikaitkan dengan kinerja. Terhadap hal ini akan disarankan rekomendasi untuk menginternalisasikan kebijakan promosi dan remunerasi.
b. Simpulan penerapan SPIP per unsur
Contoh penyusunan simpulan penerapan unsur lingkungan pengendalian.
Dari hasil pengumpulan data terkait keberadaan dan implementasi kebijakan dan prosedur terkait unsur pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, disimpulkan bahwa meski sudah ada infrastruktur namun impelementasinya masih belum efektif.
Simpulan tersebut harus dikaitkan dengan hasil pengumpulan data terkait dengan penerapan pada sub unsur lain yang terkait, seperti:
1) Sub unsur struktur organisasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan, sehingga pembatasan akses yang akan dilakukan telah memperhatikan struktur organisasi secara tepat
2) Sub unsur komitmen pada kompetensi, agar delegasi wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada pegawai telah memperhatikan kompetensi pegawai yang ditunjuk
3) Sub unsur penegakan integritas dan nilai etika, agar tidak ada penyalahgunaan wewenang oleh petugas yang memiliki akses
Jika hasil pengumpulan data terkait ketiga sub unsur lainnya menunjukkan kondisi-kondisi sebagai berikut:
telah ada struktur organisasi untuk mengelola organisasi
hasil pengumpulan data terkait komitmen pada kompetensi menunjukkan bahwa belum ada uraian jabatan dan standar kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan wewenang dan tanggung jawab tersebut.
aturan perilaku juga tidak ditegakkan dengan banyaknya pejabat yang melalaikan tanggung jawabnya tanpa dikenakan sanksi.
Tim assessor dapat menyimpulkan bahwa, secara keseluruhan, penerapan unsur lingkungan pengendalian belum memadai.
7. Konfirmasi kelengkapan dan kelayakan Informasi
kepada tim pemetaan bahwa masing-masing butir/hal penting yang ditanyakan dalam kuesioner telah memadai dari sisi kelengkapan dan kelayakan informasi sebagai bahan dasar fasilitator dalam melakukan analisis secara menyeluruh. Pada tahap ini, tim pemetaan memastikan kelengkapan dan kelayakan informasi dengan bentuk pertanyaan YA dan TIDAK, sebagai filter untuk penentuan langkah yang harus dilakukan selanjutnya.
Apabila jawaban atas pertanyaan tersebut adalah YA, yang berarti informasi sudah lengkap dan layak untuk ditarik simpulan khusus atas butir/hal penting yang termuat dalam kuesioner, maka langkah berikutnya adalah analisis secara menyeluruh atas seluruh kuesioner.
Informasi yang dianggap lengkap dan layak untuk dibuat simpulan secara keseluruhan, memenuhi beberapa kriteria antara lain sebagai berikut:
a) Efektivitas SPI – tercapainya 4 tujuan SPIP yaitu 1) Tercapainya organisasi secara efisien dan efektif 2) Keandalan pelaporan keuangan organisasi
3) Organisasi yang dapat mengamankan aset negara
4) Ketaatan organisasi terhadap peraturan perundang-undangan b) Profil risiko
Informasi yang lengkap dan layak untuk disimpulkan apabila organisasi memiliki profil atau peta risiko yang pada intinya menggambarkan risiko-risiko yang dihadapi organisasi baik risiko-risiko tinggi, sedang maupun rendah. c) Kecukupan kegiatan pengendalian untuk meminimalkan risiko pencapaian
tujuan
Kegiatan pengendalian organisasi mampu mencerminkan kegiatan yang crucial untuk mengantisipasi sekaligus mengelola risiko yang dihadapi organisasi.
Tim pemetaan meyakini informasi yang lengkap apabila menggambarkan efektivitas informasi dan komunikasi dalam proses pengambilan keputusan. e) Pemantauan atas berjalannya SPIP
Informasi yang dinyatakan lengkap dan layak apabila tergambar efektivitas proses pemantauan atas berjalannya SPIP dalam suatu organisasi.
Apabila jawaban atas pertanyaan mengenai kelengkapan dan kelayakan informasi adalah TIDAK, maka guna memperoleh keyakinan yang memadai, tim pemetaan melakukan langkah pendalaman tambahan. Pada intinya, pendalaman tambahan dilakukan oleh tim pemetaan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa informasi telah lengkap dan layak untuk diambil kesimpulan atas kondisi penerapan SPIP organisasi secara menyeluruh.
8. Pendalaman Tambahan
Pada saat dilakukan langkah konfirmasi kelengkapan dan kelayakan informasi, jika tim pemetaan belum mendapatkan keyakinan yang memadai, maka langkah pemetaan berikutnya adalah melakukan Pendalaman Tambahan. Berikut ini adalah petunjuk bagi tim pemetaan dalam melakukan Pendalaman Tambahan.
Pendalaman tambahan untuk memperoleh informasi tersebut dapat diperoleh melalui wawancara atau reviu dokumen. Penggunaan metode pengumpulan data tersebut dijelaskan sebagai berikut:
a) Wawancara
(1) Contoh pertanyaan yang dapat diajukan adalah:
Bagaimana kondisi pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah, khususnya terkait dengan pengamanan aset? Apakah banyak terjadi kehilangan/pencurian atau ketidakjelasan status?
Apa opini BPK atas Laporan Keuangan? Apa penyebabnya? Seberapa banyak temuan auditor terkait dengan kepatuhan atas
peraturan perundang-undangan? Apa penyebabnya? Apakah instansi anda memiliki profil atau peta risiko?
Apa saja kegiatan pengendalian yang telah dilakukan oleh organisasi? Di tingkat entitas dan kegiatan?
Bagaimana tingkat kecukupan kegiatan pengendalian yang ada untuk meminimalkan risiko tersebut di atas?
Bagaimana tingkat ketersediaan informasi internal dan eksternal dalam pengambilan keputusan untuk melaksanakan tugas dan fungsi?
Bagaimana efektivitas komunikasi top-down, bottom up, dan lintas bagian di internal organisasi?
Bagaimana peran komunikasi eksternal dalam menunjang pelaksanaan tugas dan fungsi serta pencapaian tujuan organisasi?
Bagaimana efektivitas pelaksanaan pemantauan berkelanjutan? Apa peran dari internal auditor/APIP?
Bagaimana prosentase pelaksanaan tindak lanjut atas rekomendasi hasil audit atau evaluasi?
(2) Wawancara dilakukan terhadap beberapa pejabat kunci yang paling mengetahui kondisi SPIP di organisasinya.
secara singkat dan lengkap atau pewawancara dapat merekam jawaban responden tersebut.
(4) Pada akhir wawancara, responden dipersilahkan membaca resume jawaban dan apabila ada ketidaktepatan kalimat atau istilah dapat segera diperbaiki, sedangkan bila pewawancara melakukan perekaman, maka hasil rekaman tersebut segera ditranskrip/dibuatkan resumenya untuk dimintakan klarifikasinya. (5) Selanjutnya pada dokumen wawancara ditutup dengan tanda
tangan responden sebagai tanda persetujuan atas isi atau kalimat jawaban.
b) Reviu dokumen
Jika hasil wawancara belum memberikan keyakinan yang memadai bagi tim pemetaan atas simpulan menyeluruh tentang kondisi SPIP, maka tim dapat meminta dan melakukan reviu atas dokumen terkait dengan pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas.
Hasil pendalaman tambahan digunakan untuk bahan analisis secara menyeluruh di langkah selanjutnya.
9. Analisis Secara Menyeluruh
Setelah langkah pendalaman tambahan, tim pemetaan melakukan analisis secara menyeluruh yang membuat suatu benang merah yaitu keterkaitan antar sub unsur dalam satu unsur yang sama, maupun keterkaitan antara unsur SPIP yang satu dengan unsur lainnya. Langkah ini membantu tim pemetaan dalam menyusun simpulan penerapan tentang keterkaitan dan keintegrasian penerapan SPIP dalam organisasi tersebut.
penilaian risiko, diketahui bahwa risiko tersebut menduduki ranking tinggi untuk mendapatkan prioritas penanganan.
Untuk meminimalkan risiko kehilangan sumber daya tersebut, instansi pemerintah dapat menerapkan kegiatan pengendalian berupa pembatasan akses atas sumber daya. Berdasarkan hasil pengumpulan data terkait keberadaan dan implementasi kebijakan dan prosedur terkait pembatasan akses atas sumber daya, dapat disimpulkan bahwa meskipun organisasi sudah memiliki infrastruktur, namun impelementasinya masih belum efektif. Simpulan tersebut harus didukung dengan hasil pengumpulan data terkait dengan penerapan pada unsur lain yang terkait, seperti:
a) Unsur lingkungan pengendalian terkait struktur organisasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan, sehingga pembatasan akses yang akan dilakukan telah memperhatikan struktur organisasi secara tepat.
b) Unsur lingkungan pengendalian terkait pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang tepat, agar pembatasan akses dapat dilakukan secara berjenjang sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab.
c) Unsur lingkungan pengendalian terkait komitmen pada kompetensi, agar delegasi wewenang dan tanggung jawab yang diberikan kepada pegawai telah memperhatikan kompetensi pegawai yang ditunjuk.
d) Unsur lingkungan pengendalian terkait penegakan integritas dan nilai etika, agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang oleh petugas yang memiliki akses.
e) Unsur kegiatan pengendalian terkait dengan akuntabilitas sumber daya dan pencatatannya, pembatasan sumber daya perlu dinilai pertanggungjawaban dan akuntabilitasnya.
f) Unsur Informasi dan komunikasi terkait dengan komunikasi internal, untuk mengkomunikasikan informasi atas efektivitas pembatasan akses.
Jika hasil pengumpulan dan analisis data terhadap implementasi dari ketujuh hal tersebut, menunjukkan adanya kelemahan maka, tim assessor dapat menyimpulkan bahwa :
a) belum terjadi keintegrasian sistem pengendalian intern dalam instansi pemerintah tersebut, jika kelemahan terkait dengan ketiadaan infrastruktur (kebijakan dan prosedur), atau
b) sistem pengendalian intern telah terintegrasi namun penerapannya belum memadai
Berdasarkan simpulan-simpulan tersebut di atas, selanjutnya disusun rekomendasi yang tepat dan dapat ditindaklanjuti oleh instansi pemerintah tersebut. Rekomendasi untuk membangun infrastruktur disarankan atas simpulan point a dan rekomendasi untuk menginternalisasi kebijakan dan prosedur yang masih lemah atas simpulan point b.
Hal tersebut adalah contoh, namun pada hakekatnya tim pemetaan di dalam melakukan langkah analisis secara menyeluruh ini harus menemukan benang merah yang mengaitkan antara unsur SPIP satu dengan unsur SPIP lainnya. Sebagai gambaran misalnya kelemahan beberapa sub unsur dalam unsur lingkungan pengendalian (penegakan integritas dan nilai etika, komitmen terhadap kompetensi, dan kepemimpinan yang kondusif) dapat mempengaruhi peta risiko dalam pencapaian tujuan organisasi. Berdasarkan kondisi lingkungan pengendalian dan peta risiko tersebut, derajat/kedalaman kegiatan pengendalian harus dilihat bagaimana tingkat kesesuaiannya dengan kondisi lingkungan pengendalian dan peta risiko organisasi tersebut.
Terkait unsur pemantauan, tim pemetaan mengaitkan unsur pemantauan ini terhadap pencapaian tujuan organisasi. Gambaran kondisi/potret 4 unsur SPIP lainnya akan berpengaruh terhadap efektivitas pemantauan, juga merupakan bagian dari benang merah/keterkaitan yang perlu dilihat oleh tim pemetaan. Jadi analisis secara menyeluruh berupaya memberikan gambaran penerapan SPIP tidak hanya per unsur, namun memberikan gambaran penerapan SPIP dalam organisasi tersebut secara keseluruhan.
10. Simpulan Sementara
Setelah dilakukan analisis secara menyeluruh, maka tim pemetaan membuat simpulan sementara yang terdiri dari 2 bagian pokok sebagai berikut:
a) Simpulan kondisi SPIP organisasi per unsur
Simpulan kondisi organisasi menurut masing-masing unsur SPIP (5 unsur) disampaikan sesuai hasil analisis lanjutan, yang sudah dilakukan di langkah sebelumnya (langkah ke-6 huruf b)
b) Simpulan kondisi SPIP organisasi secara menyeluruh.
Simpulan kondisi organisasi secara menyeluruh disampaikan sesuai hasil analisis secara menyeluruh, yang sudah dilakukan di langkah sebelumnya (langkah ke-9).
Muatan atau content yang disajikan dalam simpulan sementara adalah bahan dasar untuk laporan hasil pemetaan penerapan SPIP dengan perbaikan dan penyempurnaan setelah dipresentasikan kepada pimpinan organisasi.
11. Presentasi Akhir ke Pimpinan
Setelah dilakukan penyusunan simpulan sementara, maka selanjutnya tim pemetaan melakukan presentasi akhir ke pimpinan instansi (Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah). Beberapa panduan bagi tim pemetaan dalam melakukan presentasi akhir adalah sebagai berikut:
b) Tim pemetaan harus memastikan simpulan sementara sudah selesai untuk dibagikan kepada pimpinan instansi
c) Menyusun bahan pemaparan dengan isi antara lain: 1) Simpulan sementara
2) Saran
3) Kendala dan keterbatasan pemetaan (jika ada) 4) Hal terkait lainnya (jika ada)
d) Hal-hal yang perlu diperhatikan:
1) Mengadakan perjanjian terlebih dahulu dengan pimpinan instansi, mengingat kesibukan pimpinan.
2) Memberikan pemaparan sesuai dengan teknis pemaparan yang baik 3) Memberikan kesempatan kepada pihak yang dilakukan pemetaan
untuk memperoleh penjelasan lebih lanjut tentang hasil pemetaan yang telah dilakukan.
C. Penyusunan Laporan
Setelah semua tahap pemetaan dilakukan, maka bagian akhir adalah menyusun Laporan Hasil Pemetaan berdasarkan hasil simpulan sementara yang diperkaya dan diperbaiki berdasarkan hasil presentasi akhir yang sudah dilakukan kepada pimpinan instansi. Hal ini merupakan wujud pertanggungjawaban atas telah selesainya pelaksanaan tugas. Laporan pada dasarnya dapat berbentuk pendek (bentuk surat) atau panjang (bentuk BAB). Bentuk pilihan laporan disesuaikan dengan kebutuhan informasi yang akan disampaikan.
Selain itu, pedoman dimaksudkan untuk keseragaman bentuk laporan guna menjaga konsistensi dan keterbandingan antar laporan.
1. Format laporan
Format laporan yang menjadi pedoman penyusunan laporan disajikan secara terpisah dalam lampiran 6 pedoman pemetaan ini. Pada dasarnya laporan hasil pemetaan memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Kondisi Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pada tingkat entitas yang diuraikan berdasarkan unsur-unsur SPIP, yang isinya sebagai berikut
1) Lingkungan Pengendalian
Tim Pemetaan memberikan gambaran/potret kondisi SPIP terkait unsur lingkungan pengendalian yang pada intinya memuat kondisi/atmosfir organisasi dikaitkan secara kontekstual kepada pencapaian tujuan organisasi antara lain:
Kecocokan struktur organisasi dengan tujuan organisasi
Kecocokan gaya kepemimpinan organisasi dengan tujuan organisasi Komitmen pimpinan organisasi terhadap kompetensi
2) Penilaian Risiko
Tim Pemetaan memberikan gambaran kondisi organisasi terkait unsur penilaian risiko yang intinya adalah bagaimana kepedulian organisasi terhadap risiko yang dihadapi, yang memuat pokok-pokok sebagai berikut: Identifikasi risiko dikaitkan dengan pencapaian tujuan organisasi
Kondisi organisasi dalam melakukan analisis risiko 3) Kegiatan Pengendalian
dengan risiko pencapaian tujuan (akan diuraikan di poin b, simpulan kondisi SPIP organisasi secara keseluruhan.
4) Informasi dan komunikasi
Tim Pemetaan memberikan gambaran kondisi organisasi terkait unsur informasi dan komunikasi yang intinya adalah bagaimana efektivitas informasi dan komunikasi dalam organisasi dalam mendukung proses pengambilan keputusan dan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi.
5) Pemantauan
Tim Pemetaan memberikan gambaran kondisi organisasi terkait unsur pemantauan. Gambaran tersebut berisikan efektivitas proses pemantauan dalam organisasi dalam baik dari aspek pemantauan berkelanjutan atau ongoing monitoring maupun aspek evaluasi secara terpisah atau separate evaluation.
b. Simpulan Kondisi SPIP instansi/organisasi secara keseluruhan
Tim Pemetaan membuat simpulan kondisi SPIP organisasi secara keseluruhan dengan membuat keterkaitan/hubungan antara unsur satu dengan unsur lainnya.
2. Distribusi laporan
Agar Laporan Hasil Pemetaan Penerapan SPIP mempunyai manfaat, distribusi Laporan Hasil Pemetaan Penerapan SPIP harus disampaikan secara tepat alamat dan tepat waktu. Oleh karena itu, laporan harus disusun segera setelah kegiatan pemetaan selesai dilaksanakan dan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan. Selain itu, laporan akan memberikan masukan yang tepat dalam pengambilan keputusan apabila laporan disampaikan kepada pihak-pihak yang terkait secara tepat waktu. Oleh karena itu, Laporan Hasil Pemetaan Penerapan SPIP yang disusun oleh BPKP sebaiknya didistribusikan, antara lain kepada:
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Kegiatan pemetaan merupakan kegiatan untuk memotret kondisi awal penerapan SPIP di suatu instansi pemerintah dengan tujuan untuk memperoleh gambaran area-area yang memerlukan perbaikan. Dalam melalukan pemotretan kondisi penerapan SPIP ini harus disesuaikan dengan proses bisnis dan karakteristik suatu instansi pemerintah. Oleh karena itu, hasil pemetaan SPIP akan memberikan gambaran kerangka pengembangan SPIP di suatu instansi pemerintah yang belum tentu sama dengan instansi pemerintah lainnya.
Dalam pelaksanaan pemetaan perlu dilakukan penyamaan langkah setiap tim pemetaan untuk menjaga kualitas pelaksanaan dan hasil pemetaan. Terdapat tiga tahapan yang harus diikuti oleh tim pemetaan yaitu tahap persiapan, pelaksanaan dan pelaporan. Selanjutnya hasil pemetaan yang memberikan gambaran area-area yang memerlukan perbaikan dalam penerapan SPIP tersebut akan digunakan untuk pelaksanaan bimbingan teknis. Yang patut diingat adalah penerapan SPIP bukan sekedar formalitas saja yang hanya memperhatikan keberadaan infrastruktur, namun lebih ke implementasi SPIP tersebut.
B. Lain-lain
Penetapan unit kerja yang akan dilakukan pemetaan SPIP yaitu satu entitas dan satu tingkatan kegiatan.
Setiap tim pemetaan harus mengikuti secara seksama setiap langkah dalam tahapan pemetaan.
KUESIONER ESELON I & II
DALAM RANGKA SURVEI PEMAHAMAN DAN PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Kuesioner ini disusun untuk menilai pemahaman TOP Manajemen terhadap penerapan Sistem Pengendalian Intern.
1. Jawab dengan memberikan tanda"√" di “O”pada tempat jawaban yang disediakan 2. jika daftar isisan merupakan titik – titik maka isilah titik tersebut sesuai dengan
kondisi Bapak/Ibu
3. Jawaban atas pertanyaan terdiri dari:
Pemahaman : Mencakup kondisi ideal dan dipahami secara teoritis oleh responden mengenai topik yang ditanyakan
Penerapan: Mencakup penerapan yang telah atau sedang dilaksanakan oleh unit Bapak/Ibu terkait topik yang ditanyakan
4. Jawaban dapat lebih dari satu, apabila terdapat jawaban yang bertentangan pilihlah yang paling dominan atau sering dilakukan/terjadi
5. Jika pernyataan dipandang tidak relevan atau tidak tahu, maka dijawab tidak tahu / tidak relevan
Atas kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
DATA UMUM
1. Nama : ...
2. Jabatan : a. OEselon 1
b. O Eselon 2
3. Nama Unit Eselon 1 : ...
...
4. Nama Unit Eselon 2 *) : ...
...
*) tidak perlu diisi jika Responden adalah Pejabat Eselon 1
No. Uraian Pemahaman Penerapan
I. SIKAP TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN-INSTANSI PEMERINTAH
I. A. Bagaimana hubunganSistem Pengendalian Intern (SPI) dengantata kelolaorganisasi di Unit Kerja Bapak/Ibu
1) tidak saling berhubungan O O
2) SPI merupakan bagian dari tata kelola organisasi O O 3) Penerapan SPI bukan merupakan tanggung jawab
langsung Pimpinan Instansi/Unit Kerja
O O
4) Pelaksanaan SPI telah didelegasikan kepada Inspektorat Jenderal.
No. Uraian Pemahaman Penerapan 5) hanya berkaitan dengan sedikit dari tujuan tata
kelola organisasi
O O
6) merupakan bagian penting dari tata kelola organisasi
O O
7) implementasinya merupakan tanggung jawab Pimpinan Instansi/Unit Kerja.
O O
8) berkaitan dengan beberapa tujuan dari tata kelola organisasi (al; perlindungan terhadap kepentingan stakeholders dan monitoring kinerja)
O O
9) dipahami sebagai bagian yang paling kritis dalam proses tata kelola organisasi.
O O
10) implementasinya merupakan tanggung jawab seluruh anggota organisasi
O O
I.B. Bagaimana Bapak/Ibu melihat fokus dari Sistem Pengendalian intern:
1) tidak berkaitan dengan tujuan lain dari tata kelola organisasi (arahan strategi, monitoring kinerja dan perlindungan terhadap kepentingan stakeholders)
O O
2) berkaitan dengan seluruh tujuan tata kelola organisasi (arahan strategi, monitoring kinerja dan perlindungan terhadap kepentingan stakeholders)
O O
3) Tidak tahu / tidak relevan O O
I.C. Bagaimana Pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di Unit Kerja Bapak/Ibu 1) Jika organisasi menerapkan Sistem Pengendalian
Intern, maka:
a) secara optimal akan memberikan keuntungan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi
O O
b) menjadi kewajiban semua orang dalam organisasi, namun efektivitasnya menjadi tanggungjawab dari internal auditor
O O
c) merupakan satu bagian utuh dari pelaksanaan suatu kegiatan organisasi
O O
d) dapat memaksimalkan kinerja organisasi O O
2) Pimpinan Instansi/Unit Kerja melihat bahwa fokus dari pengendalian intern adalah ketaatan terhadap peraturan perUU
O O
3) Langkah kongkrit komitment pelaksanaan pengendalian intern yang lebih dari pemenuhan minimal terhadap suatu peraturan tidak perlu dijelaskan
O O
4) Dibutuhkan komitmen dan dukungan Pimpinan Instansi/Unit Kerja untuk mendorong pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern. Namun demikian tidak perlu dikomunikasikan secara terus menerus melalui forum resmi organisasi.
O O
5) Pimpinan Instansi/Unit Kerja memiliki komitmen yang kuat untuk memberikan contoh penerapan Sistem Pengendalian Intern yang memadai.
O O
6) Permasalahan penerapan Sistem Pengendalian Intern merupakan salah satu agenda yang dibahas disetiap
No. Uraian Pemahaman Penerapan rapat pimpinan dan mendiskusikan masalah
Pengendalian intern secara bebas dengan staff.
7) Tidak tahu / tidak relevan O O
II. TANGGUNG JAWAB TERHADAP SISTEM PENGENDALIAN INTERN-INSTANSI PEMERINTAH
1. Penanggungjawab implementasi Sistem Pengendalian Intern di Unit Kerja Bapak/Ibu 1) Bagaimana kondisi Tanggungjawab penerapan Sistem
Pengendalian Intern:
a) tidak perlu ditetapkan secara jelas O O
b) terdapat pada Internal Auditor O O
c) terdapat pada Pimpinan Instansi/Unit Kerja O O
d) seluruh anggota organisasi O O
2) Dalam penetapan suatu kebijakan, (antara lain: operasional kegiatan, pelatihan dan pelayanan publik), kondisi yang ada:
a) tidak dikaitkan dengan tanggungjawab pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern
O O
b) adakalanya dikaitkan dengan tanggungjawab pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern
O O
c) selalu dikaitkan dengan tanggung jawab pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern
O O
d) selalu dikomunikasikan secara periodik melalui media internal (buletin, majalah)
O O
e) didukung dengan pendidikan O O
f) didukung dengan pelatihan O O
g) didukung dengan penjelasan sistem dan prosedur yang memfasilitasi penilaian bagaimana personal seharusnya menjalan
O O
3) Tidak tahu / tidak relevan O O
2. Bagaimana peranan pengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibu: 1) Dalam penetapan peranan pengendalian intern:
a) tidak perlu ditetapkan secara formal O O b) ditetapkan secara formal – pejabat eselon 1 atau
2, serta mendelegasikan peran pengendalian intern kepada Kasubdit atau pejabat fungsional yang ditunjuk
O O
c) secara formal ditetapkan oleh pejabat eselon 1 atau 2 dan dilaksanakan oleh manajemen lini (Kasubidit/Kabag, Kasubag/Kasie) atau pejabat fungsional yang ditunjuk
O O
d) secara formal ditetapkan untuk semua pegawai (termasuk dalam uraian jabatan) dan didorong implementasinya secara formal dengan "on the job" training.
O O
2) Pejabat yang ditunjuk, secara periodik mereview dan melaporkan penerapan pengendalian intern yang dilakukannya.
O O
3) Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dinamis-Pejabat yang ditunjuk harus selalu meriview
No. Uraian Pemahaman Penerapan penerapan pengendalian internnya dan
melaporkannya setiap saat.
4) Tidak tahu / tidak relevan O O
3. Bagaimana sikap Bapak/Ibu terhadap pernyataan atas tanggungjawab pelaksanaan Pengendalian Intern berikut:
1) Tidak perlu ada pernyataaan tanggungjawab atas pelaksanaan pengendalian intern
O O
2) Perlu adanya pernyataan tanggungjawab pengendalian intern, tapi tanggungjawabnya telah didelegasikan kepada internal audit. Karena pernyataan tersebut tidak hanya milik dari Pimpinan Instansi/Unit Kerja saja.
O O
3) Ada pernyataan tanggungjawab pengendalian intern yang disiapkan dan tanggungjawab melekat di Pimpinan Instansi/Unit Kerja.
O O
4) pernyataan tanggungjawab merupakan suatu bentuk penegasan bahwa pengendalian intern sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi.
O O
5) Tidak tahu / tidak relevan O O
III. HUBUNGAN DENGAN TUJUAN STRATEGIS ORGANISASI
1. Bagaimana kaitan antara pengendalian intern dengan visi, misi organisasi dan tujuan strategis organisasi di Unit Kerja Bapak/Ibu
1) Tidak ada hubungan yang ditetapkan antara pengendalian intern dan visi, misi dan tujuan strategis organisasi
O O
2) Terdapat beberapa usaha yang dilakukan oleh internal auditor (Inspektorat Jenderal) dan atau biro keuangan/perencanaan untuk mengaitkan antara pengendalian intern dengan visi, misi dan tujuan strategis organisasi.
O O
3) Pengendalian intern dan visi, misi dan tujuan strategis organisasi adalah saling berkaitan.
O O
4) Pengendalian intern dan visi, misi dan tujuan strategis organisasi secara dinamis selalu berkaitan.
O O
5) Apabila terdapat perubahan dalam visi, misi dan tujuan strategis secara langsung akan mengakibatkan perubahan dalam sistem pengendalian internnya
O O
6) Tidak tahu / tidak relevan O O
IV. INTEGRITAS DAN ETIKA
2. Bagaimana usaha Bapak/Ibu dalam mendorong untuk menempatkan dan menjamin kejujuran, integritas dan etika di Unit Kerja Bapak/Ibu
1) Menjelaskan kepada pegawai baru terkait kebijakan umum prilaku yang dapat diterima dalam organisasi
O O
2) Menyusun kode etik yang dinyatakan dan disampaikan kepada pegawai baru dalam masa orientasinya
O O
3) Rencana organisasi telah memasukkan nilai-nilai yang mengendalikan operasionalisasinya, tapi kaitan
No. Uraian Pemahaman Penerapan antara visi organisasi dan nilai dan etika perilaku
tidak perlu jelas.
4) Jika ada, kode etik selalu:
a. Direvieu O O
b. dimutakhirkan O O
c. diterbitkan ulang secara periodik O O 5) Pemenuhan terhadap kode etik secara periodik
dinyatakan oleh Pimpinan Instansi/Unit Kerja.
O O
6) Pelatihan terkait Kode Etik dilakukan secara periodik O O 7) Visi, nilai dan rencana organisasi diusahakan telah
menggambarkan etika prilaku organisasi.
O O
8) Dalam Kode Etik yang ditetapkan ditambahkan suatu kondisi "grey area" dengan detail, yang dikomunikasikan kepada pegawai, untuk mendukung kebijaksanaan yang ditetapkan
O O
9) Pelatihan terkait Kode Etik termasuk juga studi kasus apabila pegawai menghadapi suatu kondisi yang dilematis sehubungan dengan ketidaktaatan terhadap suatu peraturan.
O O
10)Visi, nilai dan rencana organisasi telah disajikan dengan mengaitkan semangat dari etika prilaku organisasi.
O O
11)Tidak tahu / tidak relevan O O
V. INTERNAL DAN EKSTERNAL AUDIT
3. Bagaimana peran internal audit dalam memberikan kontribusi pelaksanaan sistem pengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibu
a. Fokus di aktivitas pengendalian laporan keuangan. O O b. Secara prinsip memegang peranan dalam "check up"
pelaksanaan kegiatan organisasi.
O O
c. Internal audit dalam pelaksanaan kegiatannya tidak jarang menggunakan pendekatan yang konfrontatif.
O O
d. Fokus di ketaatan pada peraturan O O
e. Fokus pada aktivitas pengendalian dan monitoring O O f. Berperan menggantikan Top Manajemen dalam
meriview pelaksanaan sistem pengendalian intern.
O O
g. Dalam pendekatan auditnya sedikit sekali melakukan konsultasi dengan line management.
O O
h. Fokus pada critical succes factor pencapaian tujuan organisasi.
O O
i. Fokus pada operasional kegiatan line manajemen. Utamanya review pelaksanaan fungsi line manejemen.
O O
j. Fokus pada pengukuran risiko O O
k. Fokus pada risiko-risiko kunci yang mempengaruhi pada pencapaian tujuan organisasi
O O
l. Lebih berperan sebagai fasilitator dalam pengembangan risk assessment dan pengendalian intern dalam usaha pencapaian tujuan organisasi.
O O
No. Uraian Pemahaman Penerapan
4. Bagaimana peran ekternal audit dalam sistem pengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibu
a. External audit hanya terkait dengan pelaporan keuangan. Dalam pendekatan auditnya internal control hanya dilihat secara gambaran luasnya saja. (tidak mendalam)
O O
b. Kadang-kadang mengevaluasi SPI terutama yang terkait dengan laporan keuangan.
O O
c. Kadang-kadang melakukan evaluasi SPI dan dalam pelaksanaannya harus mendapat persetujuan melalui prosedur audit yang disampaikannya.
O O
d. tidak menilai seluruh aspek dari SPI. O O e. Fokus audit adalah pada penilaian pengendalian
intern organisasi. External Audit memberikan nilai lebih opini terkait pelaksanaan operasional dari SPI.
O O
f. Tidak tahu / tidak relevan O O
5. Bagaimana tingkatan keterlibatan ekternal audit dalam aktivitas internal audit di Unit Kerja Bapak/Ibu
a. Secara formal antara internal dan ekternal audit hanya sedikit memiliki hubungan.
O O
b. Hasil audit internal audit hanya sedikit memberikan pengaruh atas pendekatan audit ekternal audit.
O O
c. Kadang-kadang (kerjasama setahun sekali atau setengah tahun sekali) terdapat kerjasama antara internal audit dengan ekternal audit sesuai dengan peran dan tanggungjawab masing-masing.
O O
d. Ekternal audit dalam pelaksanaan auditnya terkadang melaksanakan beberapa peran internal audit.
O O
e. Secara tetap perlu diatur hubungan antara internal dan ekternal audit untuk menghilangkan duplikasi pelaksanaan
O O
f. Terdapat hubungan koordinasi yang erat antara internal dan ekternal audit untuk memastikan efektivitas dalam upaya pelaksanaan audit gabungan
O O
g. Draft kebijakan dan prosedur mengenai pengendalian intern perlu didiskusikan dengan ekternal audit
O O
h. Tidak tahu / tidak relevan O O
6. Bagaimana peran Pimpinan Instansi/Unit Kerja dalam monitoring aktivitas organisasi a. Tidak melakukan peran mereka sebagai pengendali
organisasi
O O
b. Memonitor beberapa aktivitas organisasi terutama tindakan dari middle management.
O O
c. Memeriksa perbedaan pencapaian target (actual vs budget)
O O
d. Lebih meningkatkan monitoring aktivitas organisasi terutama tindakan dari middle management.
O O
No. Uraian Pemahaman Penerapan
f. Memonitor ketaatan peraturan O O
g. Memonitor pencapaian tujuan operasional O O h. Menganalisa prediksi perbedaan pencapaian target
(actual vs budget)
O O
i. Memonitor tujuan strategic organisasi O O j. Mencari penjelasan perbedaan pencapaian target
(actual vs budget), terutama terkait pencapaian kinerja organisasi yang tidak sesuai target.
O O
k. Tidak tahu / tidak relevan O O
7. Bagaimana efektivitas sistem pengendalian intern di Unit Kerja Bapak/Ibu a. Kadang-kadang melakukan review atas pelaksanaan
sistem pengendalian intern
O O
b. melakukan review atas pelaksanaan sistem pengendalian intern setahun sekali/setengah tahun sekali.
O O
c. pelaksanaan review dilimpahkan kepada internal audit atau biro keuangan
O O
d. melakukan review atas pelaksanaan sistem pengendalian intern paling tidak 4 bulan sekali.
O O
e. pelaksanaan review dapat dilakukan oleh internal audit, Direktur terkait atau biro keuangan.
O O
f. hanya melakukan review atas permasalahan SPI yang membutuhkan perhatian khusus, atau hanya terkait penyampaian rekomendasi untuk meningkatkan efektifitas SPI.
O O
g. dalam sistem pengendalian intern sudah termasuk mekanisme "self reviewing by top management" -prosedur monitoring dan evaluasi atas pelaksaan sistem pengendalian manajemen secara berkelanjutan.
O O
h. selalu berusaha meningkatkan pengetahuannya dalam usaha lebih meningkatkan peran sistem pengendalian manajemen dalam pencapaian tujuan organisasi dan menyatukannya dalam kultur organisasi.
O O
i. Tidak tahu / tidak relevan O O
VI. KETEPATAN WAKTU DAN RELEVANSI PENYAMPAIAN INFORMASI
8. Proses yang Bapak/Ibu tetapkan untuk mendapatkan suatu informasi secara tepat waktu, relevan, termasuk informasi yang sensitive, investigatif dan perilaku yang tidak pantas
a. Proses penyampaian informasi secara informal O O b. Ditetapkan suatu prosedur untuk memberikan
keyakinan yang memadai terkait penyampaian laporan masalah keuangan.
O O
c. Informasi non - financial disajikan secara ad-hoc basis. Contoh : Laporan keuangan mungkin disajikan secara tabel bulanan tapi non financial (laporan kinerja disampaikan sebagai lampiran saja).
O O
No. Uraian Pemahaman Penerapan mendapatkan informasi yang tepat waktu, relevan,
dan reliable, antara lain terkait: laporan monitoring secara berkelanjutan status dari pelaksanaan sistem pengendalian intern dan laporan
e. Ditetapkan suatu prosedur formal untuk mendapatkan informasi yang tepat waktu, relevan, dan reliable secara detail.
O O
f. Menambahkan saluran penyampaian informasi secara langsung dari staf/pegawai kepada top manajemen terkait permasalahan yang perlu perhatian khusus.
O O
g. Tidak tahu / tidak relevan O O
Diisi oleh petugas pengumpul data
Pengumpulan data: Reviu
Tanggal : Tanggal :
Nama : Nama :
Tanda tangan : Tanda tangan :
Input data
Tanggal :
Nama :
KUESIONER ESELON III, PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN DAN PEGAWAI
DALAM RANGKA DIAGNOSTIC ASSESSEMENT PENERAPAN SISTEM PENGENDALIAN INTERN
Kuesioner ini disusun untuk menilai pemahaman Manajemen Menengah dan Pegawai terhadap penerapan Sistem Pengendalian.
1. Jawab dengan memberikan tanda" √" pada kolom jawaban yang disediakan 2. Jawaban atas pertanyaan terdiri dari:
Pemahaman : Mencakup kondisi ideal & dipahami secara teoritis oleh responden mengenai topik yang ditanyakan
Penerapan: Mencakup penerapan yang telah atau sedang dilaksanakan oleh unit Bapak/Ibu terkait topik yang ditanyakan
3. Jawaban dapat lebih dari satu, apabila terdapat jawaban yang bertentangan pilihlah yang paling dominan atau sering dilakukan/terjadi
4. Jika pernyataan dipandang tidak relevan atau tidak tahu, maka dijawab tidak tahu / tidak relevan
Atas kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
DATA UMUM
1. Nama : ...
2. Nama Unit Eselon 1 : ...
...
3. Nama Unit Eselon 2 *) : ...
...
4. Nama Unit Eselon 3 *) : ...
...
*) Tidak perlu diisi jika jabatan responden lebih tinggi
No. Uraian Pemahaman Penerapan
I. FRAMEWORK SISTEM PENGENDALIAN INTERN
A. Definisi Sistem Pengendalian Intern (pasal 1 – Definisi SPI)
1. Apa yang dimaksud Sistem Pengendalian Intern dan ruang lingkupnya di unit kerja Saudara?
a. Sistem pengendalian intern adalah:
1) suatu aktivitas pengendalian, contoh: otorisasi pengeluaran.
O O
2) monitoring kegiatan. O O
b. Sistem Pengendalian Intern berkaitan dengan:
No. Uraian Pemahaman Penerapan
2) pemenuhan terhadap peraturan per UU O O
3) pengendalian risiko O O
4) hubungan antara risiko, tujuan organisasi dan pengendalian intern.
O O
c. Sistem pengendalian intern adalah suatu proses yang terdiri dari satu kesatuan yang terintegrasi dari faktor-faktor berikut:
1) lingkungan pengendalian O O
2) aktivitas pengendalian O O
3) penilaian risiko O O
4) informasi dan komunikasi O O
5) monitoring O O
6) pencapaian tujuan organisasi O O
d. Tidak tahu / tidak relevan O O
2. Bagaimana pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern di unit Kerja Saudara? a. Penerapan pengendalian intern:
1) memberikan keuntungan dalam pelaksanaan kegiatan organisasi secara optimal
O O
2) merupakan kewajiban semua orang dalam organisasi, namun efektivitasnya bukan merupakan tanggungjawab personal, melainkan tanggungjawab dari internal auditor
O O
3) satu bagian utuh dari pelaksanaan suatu kegiatan organisasi
O O
4) dapat memaksimalkan kinerja organisasi O O
b. Berbagai tingkat pimpinan melihat bahwa fokus dari pengendalian intern adalah ketaatan terhadap peraturan perUU
O O
c. Langkah kongkrit dari komitmen pelaksanaan pengendalian intern yang lebih dari pemenuhan minimal terhadap suatu peraturan tidak perlu dijelaskan
O O
d. Komitmen dan dukungan dengan pendekatan yang terintegraasi dari berbagai tingkat pimpinan untuk mendorong pelaksanaan sistem pengendalian intern juga dibutuhkan. Namun demikian tidak perlu dikomunikasikan secara konsisten melalui saluran resmi organisasi
O O
e. Berbagai tingkat pimpinan memiliki komitmen yang kuat untuk menerapkan Sistem Pengendalian Intern yang baik.
O O
f. Masalah sistem pengendalian intern merupakan salah satu agenda yang dibahas disetiap rapat disetiap tingkat pimpinan dan mendiskusikan masalah pengendalian intern secara bebas dengan pegawai.
O O
g. Tidak tahu / tidak relevan O O
B. Tanggung Jawab Penerapan Sistem Pengendalian Intern (pasal 9 – delegasi wewenang)
No. Uraian Pemahaman Penerapan unit kerja Saudara dan bagaimana penjelasannya?
a. Tanggungjawab untuk menerapkan sistem pengendalian intern:
1) tidak ditetapkan secara jelas O O
2) jarang dimasukkan dalamjob discription O O
3) terkadang telah dimasukkan dalam job discription
O O
4) biasanya dimasukkan dalamjob discription O O
5) selalu dimasukkan dalamjob discription O O
6) jarang dimasukkan dalam perkiraan kinerja (performance appraisals)
O O
7) terkadang telah dimasukkan dalam perkiraan kinerja (performance appraisals)
O O
8) selalu dimasukkan dalamjob discription O O 9) selalu dimasukkan dalam perkiraan kinerja
(performance appraisals)
O O
10) terdapat pada internal auditor O O
11) terdapat pada pimpinan instansi/unit kerja O O
12) seluruh anggota organisasi O O
13) didukung pendidikan O O
14) didukung pelatihan O O
15) didukung penjelasan sistem dan prosedur yang memfasilitasi penilaian bagaimana personal seharusnya menjalankan tanggungjawab pelaksanaan pengendalian intern tersebut
O O
b. Dalam penetapan suatu kebijakan, (antara lain: operasional kegiatan, pelatihan dan pelayanan publik):
1) tidak dikaitkan dengan tanggungjawab penerapan Sistem Pengendalian Intern
O O
2) adakalanya dikaitkan dengan tanggungjawab pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern
O O
3) selalu dikaitkan dengan tanggung jawab pelaksanaan Sistem Pengendalian Intern. Tanggungjawab tersebut selalu dikomunikasikan secara periodik melalui media internal (buletin, majalah)
O O
4) selalu dikaitkan dengan tanggungjawab pelaksanaan pengendalian internnya
O O
c. Tidak tahu / tidak relevan O O
C. Proses Manajemen (pasal 7 b dan c – kepemimpinan yg kondusif)
4. Sampai sejauh mana sistem pengendalian intern, kegiatan identifikasi faktor-faktor kritis yang mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi dan menyediakan umpan balik terhadap pencapaian faktor kritis tersebut termasuk dalam sistem/proses manajemen?
a. Sistem/proses manajemen:
1) tidak memiliki kontribusi dalam kegiatan identifikasi faktor-faktor kritis yang mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi
O O
No. Uraian Pemahaman Penerapan dalam kaitan faktor-faktor kritis pencapaian
tujuan organisasi.
3) secara terbatas menyediakan performance feedback dalam kaitan faktor-faktor kritis pencapaian tujuan organisasi secara relatif.
O O
4) menyediakan performance feedback secara tepat waktu, relevant dan reliable atas penetapan faktor-faktor kritis untuk manajemen.
O O
5) menyediakan performance feedback secara tepat waktu, relevant dan reliable untuk menetapkan faktor-faktor kritis seluruh organisasi kepada manajemen.
O O
b. Prosedur informal digunakan untuk meyakini bahwa identifikasi faktor-faktor kritis telah menjadi bagian dari proses perencanaan. Faktor-faktor kritis hanya ditujukan untuk Pimpinan Instansi/Unit Kerja saja.
O O
c. Prosedur formal digunakan untuk meyakini bahwa identifikasi faktor-faktor kritis telah menjadi bagian dari proses perencanaan. Faktor-faktor kritis ditujukan untuk:
1) Sekjen/Kepala Biro O O
2) Berbagai tingkat pimpinan O O
3) Pegawai O O
d. Tidak tahu / tidak relevan O O
D. Peran Internal Audit – pasal 4 (peran APIP efektif)
5. Bagaimana peran internal audit dalam memberikan kontribusi pelaksanaan sistem pengendalian intern unit kerja Saudara?
a. Internal audit fokus pada:
1) aktivitas pengendalian O O
2) pelaporan keuangan O O
3) pemenuhan peraturan O O
4) pengendalian lingkungan O O
5) pengukuran risiko O O
6) faktor-faktor kritis (critical succes factor) pencapaian tujuan organisasi.
O O
7) Dalam perencanaan auditnya berfokus pada operasional kegiatan manajemen lini. Utamanya reviu pelaksanaan fungsi lini manejemen lini.
O O
8) risiko-risiko kunci yang mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi
O O
b. Secara prinsip memegang peranan dalam "check up"
pelaksanaan kegiatan organisasi. Internal audit dalam pelaksanaan kegiatannya tidak jarang mengunakan pendekatan yang konfrontatif.
O O
c. Berperan menggantikan Pimpinan Instansi/Unit Kerja dalam meriview pelaksanaan sistem pengendalian intern. Dalam pendekatan auditnya sedikit sekali melakukan konsultasi dengan management lini.
No. Uraian Pemahaman Penerapan d. Sebagai fasilitator dalam pengembangan:
1) risk assessment untuk pencapaian tujuan organisasi.
O O
2) Pengendalian Intern untuk pencapaian tujuan organisasi.
O O
e. Tidak tahu / tidak relevan O O
II. LINGKUNGAN PENGENDALIAN (CONTROL ENVIRONMENT) (pasal 4- lipeng) E. Keahlian dan Pengalaman - (pasal 6 komitmen kompetensi)
6. Apakah berbagai tingkatan Pimpinan di unit kerja Saudara memiliki pengetahuan dan pengalaman yang luas terkait tupoksi organisasi?
a. Pimpinan memiliki pengetahuan yang memadai tentang tupoksi organisasinya.
O O
b. Disini tingkat perputaran pegawai terlalu cepat yang berakibat team manajemen memiliki pengalaman yang terbatas tentang tupoksi dari organisasi.
O O
c. Pimpinan memiliki pengetahuan yang bagus tentang tupoksi organisasi
O O
d. Beberapa dari pegawai/anggota pimpinan telah memiliki sedikit pengalaman tentang tupoksi organisasi yang diterapkan pada Unit Kerja yang secara teknis sejenis.
O O
e. Pimpinan memiliki pengetahuan yang bagus tentang tupoksi organisasi dan memahami tentang prosedur operasional yang utama(key operational procedures)
O O
f. Beberapa dari pegawai/anggota manajemen telah memiliki pengalaman luas tentang tupoksi organisasi yang diterapkan pada Unit Kerja secara teknis sejenis.
O O
g. Dalam menjalankan aktivitasnya Pimpinan telah mengabungkan pengetahuan tentang praktek-praktek manajemen yang berlaku umum dengan pengetahuan tupoksi organisasinya secara detail.
O O
h. Pimpinan merupakan gabungan dari orang-orang yang memahami praktek-praktek pengelolaan manajemen pada umumnya dengan orang-orang yang memiliki pengetahuan yang luas tentang organisasinya.
O O
i. Tidak tahu / tidak relevan O O
F. Manajemen Informasi (pasal 7 d- Kepemimpinan yg kondusif )
7. Prosedur apa yang ditetapkan manajemen untuk mendapatkan informasi secara tepat waktu, relevan, termasuk informasi yang sensitif, investigatif dan terkait perilaku yang kurang baik di unit kerja Saudara?
a. Terdapat sedikit prosedur pelaporan yang ditetapkan, tapi tidak ditetapkan secara formal sehingga orang/pegawai yang seharusnya menyusun laporan tersebut tidak paham bahwa hal tersebut merupakan tanggungjawabnya.
O O
b. Prosedur pelaporan telah ditetapkan terutama terkait informasi masalah keuangan. Informasi yang bersifat non finansial hanya disajikan secara insidentil "ad hoc basis”. Contoh : Informasi
No. Uraian Pemahaman Penerapan keuangan disajikan detail per bulan, sedangkan
informasi kinerja non finansial kadang-kadang dilaporkan namun hanya secara umum.
c. Prosedur pelaporan secara formal telah ditetapkan oleh Pimpinan untuk mendapatkan informasi secara tepat waktu, relevan dan reliable, termasuk didalamnya laporan monitoring status sistem pengendalian intern dan laporan detail tentang informasi:
1) kinerja non keuangan O O
2) non keuangan. O O
d. Tidak tahu / tidak relevan O O
G. Etika dan Integritas (pasal 5 integritas dan etika)
8. Bagaimana usaha manajemen dalam mendorong untuk menempatkan dan menjamin kejujuran, integritas dan etika di unit kerja Saudara?
a. Menjelaskan kepada pegawai baru terkait kebijakan umum perilaku yang dapat diterima dalam organisasi
O O
b. Menyusun kode etik yang dinyatakan dan disampaikan kepada pegawai baru dalam masa orientasinya
O O
c. Kode etik terkait, benturan kepentingan (conflict of interest), tidak sah (illegal) atau pembayaran yang tidak seharusnya selalu:
1) Direviu O O
2) Diupdate (dimutahirkan) O O
3) diterbitkan ulang secara periodik O O
d. Pemenuhan terhadap kode etik secara periodik diumumkan kepada:
1) seluruh jajaran manajemen O O
2) staf O O
3) pegawai O O
e. Pelatihan terkait kode etik:
1) dilakukan secara periodik O O
2) termasuk juga studi kasus apabila pegawai menghadapi kondisi yang dilematis terkait suatu peraturan
O O
f. Dalam Kode Etik yang ditetapkan ditambahkan suatu kondisi abu-abu/tidak jelas (grey area) dengan detail, yang dikomunikasikan kepada pegawai, untuk mendukung kebijakan yang ditetapkan
O O
g. Prosedur penerimaan (rekruitment) pegawai baru menekankan kepada pemenuhan calon pegawai terhadap kode etik organisasi yang telah ditetapkan.
O O
h. Tidak tahu / tidak relevan O O
9. Bagaimana respon Pimpinan terkait permasalahan etika di unit kerja Saudara? a. Pimpinan sangat memperhatikan (concern) terhadap
permasalahan etika yang timbul:
1) Tapi penyelesaian/tindakan manajemen untuk mengatasi permasalahan berbeda dari satu sama lainnya tergantung kasusnya.
