Laporan Praktek Kerja Lapangan.docx (1)

(1)

LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI

PT. Terminal Petikemas Surabaya

Jalan Raya Tanjung Mutiara no. 1, Surabaya, JawaTimur, Indonesia

Dibuat sebagai salah satu syarat untuk menyusun

Laporan Prakter Kerja Lapangan di Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang

INDRA MAULANA SUPARDI NIM. 1242620083

PROGRAM STUDI D4 MANAJEMEN PEMASARAN JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

(2)

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Gambaran Umum Perusahaan

Gambaran umum perusahaan merupakan suatu gambaran perusahaan PT Terminal Petikemas Surabaya yang merupakan anak perusahaan dari PT

Pelabuhan Indonesia III. Dimana perusahaan tersebut merupakan tempat Praktek Kerja Lapangan penulis.

Gambaran umum ini mendiskripsikan tentang sejarah awal mula

didirikannya perusahaan, visi misi perusahaan sampai pada kegiatan operasional PT Terminal Petikemas Surabaya. Sehingga gambaran umum perusahaan ini meliputi seluruh kegiatan yang ada di PT Terminal Petikemas Surabaya. 1.2. Sejarah PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero)

Sejarah PT Pelindo III (Persero) terbagi menjadi beberapa fase penting berikut ini: 1. Perseroan pada awal berdirinya adalah sebuah Perusahaan Negara yang

pendiriannya dituangkan dalam PP No. 19 Tahun 1960.

2. Selanjutnya pada kurun waktu 1969 – 1983 bentuk perusahaan Negara diubah dengan nama badan pengusahaan pelabuhan (BPP) berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 1 tahun 1969.

(3)

4. Seiring pesatnya perkembangan duniah usaha, maka status Perum diubah menjadi Perseroan pada tahun 1992 dan tertuang dalam Akta Notaris Imas Fatimah, SH Nomor 5 Tanggal 1 desember 1992.

5. Perubahan Anggaran Dasar Desember 2011 tentang Kepmen BUMN 236. PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) bermula dari perusahaan Negara pelabuhan pada periode tahun 1960 sampai dengan 1969. Kemudian berubah menjadi Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) tahun 1969 PT Pelabuhan Indonesia III yang menjalankan bisnis inti sebagai penyedia fasilitas jasa

pelabuhan, memiliki peran kunci untuk menjamin kelangsungan dan kelancaran angkutan laut, sehingga dengan tersedianya peran prasarana transportasi laut yang memadai tersebut akan mampu menggerakkan dan menggairahkan kegiatan ekonomi Negara dan masyarakat. Pada tahun 1984 Kebijakan Pemerintah untuk pelabuhan strategis, pengelolaannya dari prinsip Public Utility di transformasi menjadi komersil, yaitu membentuk Perusahaan Umum Pelabuhan Indonesia I, mengelola Pelabuhan di Propinsi Aceh, Sumatra dan Riau.

Pelabuhan II di Sumatra barat, jambi, Sumatera Selatan, lampung, Kalimantan barat, Jawa Barat dan DKI Jakarta. Perusahaan umum Pelabuhan Indonesia III mengelola pelabuhan umum yang di usahakan di Propinsi Jawa Timur, Jawa tengah, Bali Nusa Tenggara Timur, Timor Timur, Kalimantan

Selatan, dan Kalimantan Tengah, dan perusahaan umum pelabuhan IV mengelola pelabuhan umum di usahakan di propinsi Sulawesi, Maluku dan Irian Jaya.

(4)

penyelenggaraan pelabuhan berubah statusnya menjadi Badan Hukum PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) dengan wilayah usaha yang sama dengan sebelumnya.PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) yaitu badan usaha milik negara yang bergerak dalam sektor perhubungan. Tugas, wewenang dan tanggung jawab perusahaan ini adalah mengelola Pelabuhan Umum pada tujuh wilayah provinsi Indonesia, yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Bali, Kalimantan selatan, Kalimantan Tengah, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur. PT Pelindo III (Persero) memiliki beberapa anak perusahaan antara lain :

1. RS. PHC Surabaya

2. Berlian Jasa Terminal Indonesia 3. PT pelindo Marine Service 4. Portek Indonesia

5. PT Ambapers

6. Jasamarga Bali Tol dan

7. PT Terminal Petikemas Surabaya

1.3. Sejarah PT. Terminal Petikemas Surabaya

Sejak tahun 1969 pembinaan dan pengelolaan pelabuhan berdasarkan pada : a. PP Pengganti Undang - Undang No.1 Tahun 1969 tentang bentuk – bentuk

usaha Negara.

(5)

c. PP No.18 Tahun 1969 Tentang Pembubaran Perusahaan-Perusahaan Negara dan pengalihan pembinaannya ke dalam organisasi pembinaan pelabuhan.

d. SK Kemen trian Perhubungan Nomor 010/13/19 MPBH tanggal 20 Juni 1969 tentang Organisasi Pembinaan Pelabuhan serta kedudukan, tugas, dan wewenang Adpel dan Kepel.

Kemudian pada tahun 1983 pemerintah mengeluarkan PP No.3 Tahun 1983 tentang cara pembinaan dan pengawasan Perusahaan Jawatan (PERJAN), dan Perusahaan Perseroan (PERSERO) yang kemudian di sempurnakan dengan PP No.23 Tahun 1985.

Sejalan dengan di keluarkannya PP No.3 Tahun 1983 tersebut, maka pembinaan pelabuhan juga disempurnakan dengan PP No.23 Tahun 1983. Dengan PP tersebut, PP pengganti UU No.1 Tahun 1969, sepanjang belum ada peraturan yang baru di nyatakan masih tetap berlaku.

Berkaitan dengan diterbitkannya PP No.3 dan No.11 Tahun 1983 tersebut, status pengelolaan pelabuhan yang ada pada saat ini masih berbentuk Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) diubah menjadi Perusahaan Umum Pelabuhan. Khusus untuk BPP Tanjung Perak, termasuk dalam Perusahaan Umum Pelabuhan III sesuai dengan PP No.16 Tahun 1983 dengan kantor pusat berkedudukan di Surabaya dengan cabang – cabang tersebar di 9 propinsi.

(6)

Padang. Dengan dikeluarkannya PP No.16 Tahun 1983 dinyatakan dicabut dan tidak berlaku lagi.

Seiring dengan perubahan bentuk Badan Usaha Pelabuhan menjadi Perusahaan Umum Pelabuhan, makatata kerja dan struktur organisasi Perusahaan Pelabuhan juga diubah. Khusus untuk Perusahaan UmumPelabuhan III ditetapkan dengan Keputusan Menteri Perhubungan. Dalam surat Keputusan Menhub

No.KM/200/OT.001/Phb-83 tanggal 21 Oktober 1983, cabang pelabuhan di Lingkungan PERUM Pelabuhan III dibedakan menjadi Pelabuhan Kelas I, II, III, IV dan V. Berpijak dari pembagian Kelas Pelabuhan tersebut, cabang Pelabuhan Tanjung Perak termasuk sebagai cabang Kelas I.

Divisi Usaha Terminal Petikemas adalah divisi baru yang keberadaannya bersamaan dengan berdirinya Perusahaan Umum Pelabuhan III. Sebagai langkah awal, hasil kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas di pelabuhan Tanjung Perak, ditetapkan di Dermaga Berlian Utara sebagai Dermaga Petikemas.

Dari perjalanan kegiatan usaha bongkar muat petikemas dari tahun ke tahun, ternyata memperoleh prospek yang cukup mengembanggakan. Maka direksi mengambil kebijakan untuk membangun fasilitas yang khusus untuk menunjang kegiatan pelayanan bongkar muat petikemas secara Internasional, yang ditandai dengan selesainya pembangunan Dermaga Petikemas beserta segala fasilitasnya pada tahun 1991.

Melihat besarnya tanggung jawab dalam pengelolaan Terminal Petikemas melalui dermaga Petikemas dan dengan semakin meningkatnya kegiatan

(7)

berdiri sendiri. Terhitung sejak 1 Januari 1993, pertanggung jawaban pengelolaan Unit Terminal Petikemas Tanjung Perak tidak lagi melalui Kepala Cabang

Pelabuhan Tanjung Perak, tetapi langsung ke direksi. Seiring dengan laju arus perdagangan Internasional yang menggunakan Jasa Unit Terminal Petikemas Tanjung Perak serta dalam rangka pengembangan usaha, maka dilakukan dengan pembentukan divisi baru ataupun dinas-dinas baru.

Jadi PT Terminal Petikemas Internasional di Surabaya didirikan pada tahun 1992, sesuai dengan Surat Keputusan Direksi Perusahaan Umum Pelabuhan III No.725/KPTS/BL.382.P.III-92 pada tanggal 22 September 1992. Berdirinya PT Terminal Petikemas ini ditandai dengan pemasangan Container Gatray Crane yang pertama pada dermaga petikemas sepanjang 500 meter. Sejak saat ini, PT

Terminal Petikemas telah menunjukkan reputasinya sebagai terminal yang efisien dan biaya yang efektif yang mampu melayani kebutuhan para importer dan eksportir di kawasan Indonesia Timur.

Pada tahun 1997, disadari bahwa PT Terminal Petikemas di Surabaya ini harus melakukan pengembangan untuk memenuhi kebutuhan perdagangan yang terus meningkat, sehingga di buatlah suatu program untuk memperluas kapasitas menjadi dua kali lipat dari yang sudah ada pada saat ini.

Pada tanggal 29 April 1999, Unit Terminal Petikemas (PT Persero) Pelabuhan Indonesia III telah berubah menjadi PT Terminal Petikemas Surabaya (TPS) yang di privatisasi dengan adanya penanaman saham sebesar 49% oleh P&O Ports Australia.

(8)

IMPSA dan 12 unit RTG baru dari Konecranes. Dengan demikian diharapkan pada akhir tahun 2001. PT TPS akan mampu menangani 2 teus petikemas per tahun. Saatini PT TPS memiliki dua dermaga, yaitu jalur dermaga sepanjang 1000 meter dengan kedalaman ke dua sisinya 10.5 meter dan satunya jalur dermaga sepanjang 450 meter dengan kedalaman ke dua sisinya 7.5 meter. Dermaga-dermaga tersebut di lengkapi dengan Quay Crane dan 17 RTG serta bermacam - macam forklift yang diperlukan untuk penanganan petikemas.

Sistem computer baru untuk operational terminal dan nota rampung, dibuat oleh Real Time Bussiness Solutions dari Sydney (Australia). Sistem ini telah beroperasi sejak bulan Desember 1999. Komisaris Perusahaan danDireksi yang terdiri dari kedua pihak pemegang saham, saat ini telah bekerja ke arah peningkatan produktivitas dan pelayanan yang lebih baik dan mengacu pada praktek terminal terbaik di dunia. PT TPS merupakan salah satu dari sedikit terminal di dunia yang telah memperoleh sertifikat ISO 9001, ISO 1400, OHSAS 18001, serat ISPS Code sebagai langkah awal untuk mencapai terminal kelas dunia.

1.4. Visi, Misi, dan Motto PT. Terminal Petikemas Surabaya Dalam hal pencapaian suatu tujuan perusahaan di perlukan suatu

perencanaan dan tindakan nyata untuk dapat mewujudkannya. Secara umum bisa dikatakan bahwa Visi dan Misi adalah suatu konsep perencanaan yang di sertai dengan tindakan sesuai dengan apa yang di rencanakan untuk mencapai suatu tujuan.

(9)

dapat mencapai tujuan di masa yang akan datang. Serta misi tersebut berguna untuk memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan. Berikut ini merupakan Visi, Misi dan Motto PT Terminal Petikemas Surabaya adalah sebagai berikut.

1.4.1. Visi Perusahaan

PT Terminal Petikemas Surabaya, sebagai sebuah terminal berstandar kelas dunia di Indonesia, berkomitmen untuk mempertahankan posisi TPS yang unik dan menonjol yaitu sebagai Pintu Gerbang ke kawasan Indonesia bagian Timur, untuk memastikan bahwa perusahaan mampu menyediakan layanan bermutu yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan ekonomi Indonesia dan untuk menyediakan layanan terbaik bagi para pelanggan. Dengan motto

perusahaan yaitu Reliable Terminal Service Excellence (Terminal Terpecaya dengan Layanan Sempurna), kepuasan pelanggan menjadi prioritas utama TPS. Untuk mencapai tujuan tersebut, perusahaan berupaya untuk :

1. Menyediakan dan memastikan bahwa layanan yang diberikankepada para pelanggan yaitu memuat dan membongkar petikemas tepat waktu dan terjadwal.

2. Menyediakan layanan ekstra kepada para pelanggan apabila petikemas mereka membutuhkan tempat lebih banyak atau peralatan tambahan lainnya, seperti refer plug yang digunakan untuk mempertahankan suhu dingin petikemas.

(10)

4. Mengutamakan kepuasan para pelanggan dengan menyediakan layanan bagi mereka dengan sepenuh hati

1.4.2. Misi Perusahaan

Misi PT Terminal Petikemas Surabaya adalah menjadi suatu perusahaan yang terus maju, tanggap, dapat dipercaya, yang menyediakan fasilitas terminal petikemas yang dapat memenuhi semua permintaan baik untuk perdagangan domestic maupun internasional bagi seluruh masyarakat perdagangan di kawasan Indonesia bagian Timur.

Untuk mencapai sasaran tersebut, berupaya untuk :

1. Menyediakan jasa layanan transportasi kepada para pelanggan yang dapat menjamin pengiriman barang yang aman, efisien, dan tepat waktu.

2. Menjamin terpeliharanaya lingkungan kerja yang aman dan bersahabat dengan lingkungan.

3. Mengembangkan potensi para pegawai secara optimal.

4. Ikut meningkatkan kegiatan perdagangan guna menjamin tercapainya sukses bisnis serta menguapayakan tingkat pengembalian investasi yang wajar kepada para pemegang saham.

5. Berupaya menggalang dukungan dari masyarakat luas dalam menjalankan perannya sebagai perusahaan milik masyarakat.

1.4.3. Motto Perusahaan

(11)

perusahaan.Salah satunya adalah PT Terminal Petikemas Surabaya merupakan perusahaan yang memiliki dan memberikan motto kepada setiap karyawan di perusahaan .

Motto dari PT Terminal Petikemas Surabaya adalah“Reliable Terminal With Service excellence”. Yang memiliki Filosofi tersendiri yaitu sebagai sebuah terminal petikemas yang berhubungan dengan pembeli baik dalam atau luar negeri, maka perusahaan haruslah menjadi yang dapat diandalkan dan terpecaya. TPS mendorong para pegawainya dan para rekanan bisnisnya untuk meraih kesempurnaan layanan terhadap para pelanggannya. Dan kata dari Reliable memiliki arti tersendiri yakni:

R : Responsive, TPS harus tanggap terhadap keluh kesah pelanggan. E : Emphaty, TPS harus berempati terhadap masalah pelanggan

L : Learning, TPS menerima pengalaman sebagai sarana pembelajaran dalam proses masa depan yang lebih baik.

I : Innovative, layanan TPS didukung oleh peralatan, dan sistem komputer terkini.

A : Ability, layanan TPS didukung oleh orang-orang yang ahli dalam bidangnya.

B : Benefit, para pelanggan menikmati keuntungan dari layanan TPS. L : Leading, TPS memimpin di garis depan dalam mutu layanan.

E : Effective and Efficient, TPS melaksanakan strategi tepat guna dalam menghadapi persaingan bisnis.

1.5. Logo perusahaan

Di dalam logo perusahaan terdapat tulisanTPS yang mempunyai makna antara lain adalah singkatan dari PT Terminal Petikemas Surabaya. Serta terdapat gambar berbentuk kotak mempunyai makna yaitu perusahaan yang menyediakan penyimpanan petikemas sehingga logo tersebut seperti membentuk sebuah

(12)

Petikemas.Sehingga logo tersebut memiliki pengertian yang menunjukkan perusahaan bergerak di bidang penyediaan fasilitas terminal petikemas dan juga menyediakan jasa transportasi pengiriman barang melalui laut.

Gambar 1.1 Logo Perusahaan PT. Terminal Petikemas Surabaya Sumber data : PT Terminal Petikemas Surabaya

1.6. Lokasi Perusahaan

Lokasi PT Terminal Petikemas Surabaya sangat strategis, karena secara langsung berhubungan dengan jalan Raya Tol Surabaya dan jalur Kereta Api. Karena lokasi inilah, PT Terminal Petikemas Surabaya disebut sebagai, Pintu Gerbang ke Kawasan Indonesia Bagian Timur.

(13)

Gambar 1.2 Denah Lokasi PT. Terminal Petikemas Surabaya Sumber data : Google maps

1.7. Struktur Organisasi

(14)

(15)

Job description untuk masing-masing bagian pada struktur organisasi yang ada di PT. Terminal Petikemas Surabaya sebagai berikut:

1. Finance Director

a. Mengkoordinir perumusan Strategi Jangka Panjang sebagai dasar perumusan Rencana Kerja dan Anggaran perusahaan (RKAP) dengan bekerja sama dengan Direksi lainnya.

b. Memberlakukan langkah-langkah yang dapat mengurangi dan menanggulangi berbagai jenis risiko finansial yang dapat dihadapi oleh perusahaan dengan berkoordinasi dengan Direksi lainnya.

c. Memastikan agar seluruh unit usaha dan wilayah kerja perusahaan mematuhi policy dan standard operating procedure (SOP) keuangan yang berlaku untuk masing-masing fungsi sesuai dengan rencana yang telah disetujui (business units oversight).

d. Membangun sinergi dan berusaha mencapai hasil bisnis yang optimal dari pelaksanaan seluruh usaha perusahaan.

e. Memastikan ketersediaan dana operasional yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk kegiatan operasional sehari-hari, dengan melakukan koordinasi erat dengan para pimpinan unit usaha.

f. Memastikan konsolidasi keuangan yang akurat dan tepat waktu untuk keperluan pelaporan kepada Direksi dan Komisaris Perusahaan

2. Billing Manager

a. Membuat invoice customer per bulanan

b. Melakukan proses pengiriman invoice sampai ke customer

c. Melakukan pengecekkan pembayaran yang diterima dengan sistem transfer

d. Follow up payment

(16)

a. bekerja sama dengan manajer lain, bertugas merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan. b. bertugas mengambil keputusan penting investasi dan berbagai pembiayaan serta

semua hal yang terkait dengan keputusan.

c. bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lain.

d. bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan pasar keuangan. 4. Accounting Manager

a. Melakukan pengaturan administrasi keuangan perusahaan b. Menyusun dan membuat laporan keuangan perusahaan c. Menyusun dan membuat laporan perpajakan perusahaan

d. Menyusun dan membuat anggaran pengeluaran perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan )

e. Menyusun dan membuat anggaran pendapatan perusahaan secara periodik (bulanan atau tahunan )

f. Melakukan pembayaran gaji karyawan

g. Menyusun dan membuat surat-surat yang berhubungan dengan perbankan dan kemampuan keuangan perusahaan

5. Community Development Manager

a.

Menjalin kontak dengan individu, kelompok ataupun

organisasi.

b.

Mengembangkan profit komuniti, mengkaji

kebutuhan dan sumber daya komuniti tersebut.

c.

Mengembangkan analisis strategis, merencanakan

sasaran, tujuan jangka pendek maupun tujuan

(17)

d.

Melakukan penyelesaian konflik, baik konflik antar

kelompok sosial maupun antar organisasi.

e.

Melakukan kerja kolaborasi dan negosiasi dengan

berbagai lembaga ataupun profesi.

f.

Mengembangkan komunikasi yang baik dengan

berbagai individu, kelompok maupun organisasi.

g.

Mengelola sumber daya yang ada dengan baik,

termasuk didalamnya mengenai pendanaan dan

sumber daya manusia.

h.

Memonitor dan mengevaluasi perkembangan

program atau kegiatan.

1.8. Personalia

Berikut ini tabel personalia tetap yang ada di AJB Bumiputera 1912 Surabaya berdasarkan jabatan, tingkat pendidikan dan jumlah personalia.

No

. Jabatan Jumlah

1 Finance Director 1

2 Secretary To Operation Director 1

3 Finance Manager 1

4 Billing Assistant Manager 1

5 Billing Superintendent 1

6 Finance Assistant Manager 1

7 _{Cash & Bank Superintendent} ₁ 8 Budgeting & Accounting Management 2

(18)

11 Accounting Assistant Manager 1

12 Accounting Superintendent 1

13 Account Receivable Superintendent 1 14 _{Community Development Assistant Manager} 1

15 Secretary To Comdev 2

Tabel 1.1 Data Personalia Berdasarkan Jabatan dan Jumlah 1.9. Bentuk Badan Usaha

PT Terminal Petikemas Surabaya memiliki banyak kegiatan operasional yang dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pelanggan domestik maupun internasional. Perusahaan tersebut yang bergerak dibidang penyimpanan petikemas dan jasa transportasi pengiriman melalui laut setiap hari jam kerja melakukan kegiatan operasional sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Dalam seluruh kegiatan operasional yang ada di PT Terminal Petikemas Surabaya departemen HSSE (Health, Safety, Security, and Environment). tetap mengutamakan keselamatan kerja bagi seluruh pihak yang terlibat di dalam lapangan kerja perusahaan 1.10. Pemasaran

Pemasaran yang ada di PT. Terminal Petikemas Surabaya dibagi menjadi beberapa sub bab seperti aspek produk, harga, promosi dan saluran distribusi, people, proses dan lingkungan. Berikut uraian dari masing-masing sub bab:

1.10.1. Aspek Produk

PT. TPS dalam melayani jasa kepada para pelanggannya baik kegiatan internasional (eksport dan import) maupun domestik, melalui beberapa proses pada tiga tempat (gate) yang berbeda, yaitu gate eksport, gate import dan gate domestik. Sedangkan kegiatan utama PT. TPS adalah bongkar muat petikemas di pelabuhan, menyimpan petikemas atau mengeluarkan petikemas di lapangan kontainer dan menerima dan menangani petikemas. Semua kegiatan dilakukan dengan mengacu pada prosedur operasi standar. Kegiatan di TPS tersebut

(19)

Ada dua dermaga yang tersedia yaitu internasional dan domestik. Dermaga

internasional bisa memarkir 5 kapal dengan luas 5 ha. Dermaga domestik bisa menampung 3 kapal dengan luas 2,25 ha dan kedalaman pelabuhan 7,5 m. Masing – masing dermaga memiliki Container Crane (CC)dengan kapasitas rata – rata 35 sampai 45 ton. Ada 10 crane yang tersedia. TPS terbuka 24 jam dalam 3 shift kerja. Dalam proses bongkar muat 6 – 8 pekerja untuk masing – masing crane.

Dalam proses ini, ada kegiatan yang disebut pengangkutan. Ini adalah proses pengangkutan petikemas dari kapal ke CY atau sebaliknya dengan menggunakan truck, headtruck, dan trailer. TPS memiliki 27 truck chasiss tunggal, 70 truck chassis ganda dan 20 truk umum. Setiap truk digunakan dalam tiga shift selama 24 jam. Dalam satu shift ada 30 pekerja yang bekerja.

2. Penerimaan dan Pengiriman Petikemas

Pengangkutan petikemas dari kapal ke halaman petikemas dilakukan dengan menggunakan truk dengan trailer ganda. Kecepatan kendaraan yang diijinkan adalah 3040 km/jam. Namun sopir umumnya mengendarai lebih cepat dari kecepatan yang diijinkan, untuk mengangkut petikemas yang banyak dalam satu hari. Dilapangan petikemas, petikemas ditumpuk sampai diambil oleh pemilik. Pengangkutan petikemas menggunakan truk pemilik. Jika petikemas ditumpuk melebihi tiga hari, TPS akan meminta pabean untuk menyerahkan petikemas kepada pihak lain yang dapat menyimpan petikemas, karena area lapangan petikemas terbatas.

(20)

Semua petikemas dari kegiatan bongkar muat bertumpuk di lapangan petikemas. Luas untuk dermaga internasional adalah 29,4 ha yang dapat menyimpan 3234 dua puluh kaki jejak tanah untuk eksport dan 3780 dari import. Wilayah untuk dermaga domestic adalah 6,2 ha. Waktu rata-rata untuk penyimpanan petikemas di adalah sekitar 3,59 hari (import) dan 2,75 hari (eksport). Maksimum tumpukan petikemas 4 tingkatan untuk kontainer yang terisi. Jumlah petikemas yang disimpan dalam sekitar 3300 Teus.

Ada dua jenis petikemas yaitu petikemas petikemas dengan freezer (reefer) dan petikemas umum (kering). Ada 248 TGS untuk petikemas reefer disimpan dilapangan container dalam waktu yang lebih singkat dibandingkan dengan yang umum. PT TPS juga memiliki CFS (Stasiun Pengangkutan Petikemas) untuk menyimpan barang-barang dari petikemas yang diisi dengan barang-barang yang berbeda yang dimiliki oleh pemilik yang berbeda. Barang-barang tersebut diperiksa oleh petugas. Ada gudang API untuk menyimpan barang-barang yang mudah terbakar yang memiliki system pengamanan tersendiri. Namun, gudang ini cukup jarang digunakan karena TPS memiliki peraturan untuk tidak menggunakan bahan ledakan/tipe 1 atau radioaktif/jenis 7 untuk masa yang panjang. Bahan-bahan tersebut biasanya akan dimasukkan langsung ke kapal atau harus diambil langsung oleh pemilik. 4. Perawatan Fasilitas

Alat/kendaraan berat seperti head truck dengan chassis, RTG (Rubber Tyred Gantry)

dirawat secara berkala. Ada beberapa limbah dari kegiatan perawatan seperti minyak pelumas dan bahan bekas. Pemisahan minyak pelumas bekas dilakukan dengan menggunakan 2 seperator air berminyak yang ada didekat tempat pencucian head truck dan tempat pencucian RTG(Rubber Tyred Gantry), dengan kapasitas 2,5 m3/jam masing-masing.

(21)

Perawatan dermaga dilakukan dengan pengerukan kolam pelabuhan. Pengerukan ini dilakukan sekali dalam dua tahun yang dilakukan oleh PT. Pengerukan Indonesia. Wilayah kolam internasional dan domestik masing-masing sekitar 75.000 m2. Jumlah rata-rata endapan yang dikeruk dari kolam adalah sekitar 95.000 m3 dan 203.000 m3 untuk masing-masing dermaga internasional dan domestic. Berdasarkan pada kontrak antara TPS dan rekanan, pengerukan sedimen dilakukan dilaut pada koordinat 07-12’5 “LS dan 112-47’ 55” BT. Lokasi memiliki kedalaman lebih dari 20 m yang dapat menghindari endapan lumpur kembali.

1.10.2. Aspek Harga

PT. Terminal Petikemas Surabaya menetapkan harga berdasarkan pelayanan jasa yang diambil. Dalam menetapkan harga, PT. Terminal Petikemas Surabaya menentukan

berdasarkan jumlah container, lama penumpukan, jenis pengiriman (ekspor/impor), dan ukuran container melalui simulasi tarif yang disediakan oleh PT. Teminal Petikemas Surabaya yang bisa dilihat pada link http://www.tps.co.id/online/tarif.aspx

1.10.3. Aspek Promosi

PT. Terminal Petikemas Surabaya memasarkan produknya dengan menyebarkan proposal penawaran produk ke berbagai Badan Usaha. Penyebaran proposal penawaran dilakukan melalui pengiriman atau kunjungan langsung ke Badan Usaha.

1.10.4. Aspek Saluran Distribusi

Dalam menyalurkan distribusi produk layanan, PT. Terminal Petikemas Surabaya lebih berfokus kepada salurang distribusi tidak langsung karena dalam pelayanannya, PT. Terminal Petikemas Surabaya melakukan kegiatan pelayanan hanya di tempat (terminal) tersebut.

(22)

People (partisipan) disini adalah karyawan penyedia jasa layanan maupun penjualan, atau orang-orang yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam proses layanan itu sendiri. Dalam hal ini jajaran direksi, karyawan,operator mesin, serta pihak eksternal maupun internal terkait dari tiap-tiap bidang usaha yang secara langsung maupun tidak langsung yang menggunakan pelayanan jasa PT. Terminal Petikemas Surabaya

1.10.6. Aspek Proses

Proses layanan jasa PT. Terminal Petikemas Surabaya terbagi dalam beberapa tahap yakni :

- Perencanaan, pelanggan harus melengkapi dokumen-dokumen yang dibutuhkan PT. Terminal Petikemas Surabaya sesuai dengan jenis jasa yang akan diambil.

- Yard and Berth Planning Sub-department (Sub-departemen Perencanaan Lapangan dan Dermaga) memeriksa dokumen.

- Berth Planning Sub-department (Sub-departemen Perencanaan Dermaga) memasukkan data ke dalam sistem komputer (baplie) yang telah menjalani pemeriksaan Bea Cukai.

- Yard Operations Superintendent (Superintenden Operasi Lapangan) memerintakan Operator untuk memenuhi permintaan pelanggan baik itu pembongkaran, pemuatan, penerimaan, dan pengeluaran petikemas.

- Petugas Tally memerintahkan pengemudi Head Truck untuk kembali ke Lapangan Penumpukan untuk mengambil petikemas selanjutnya yang akan dimuat ataupun dibongkar.

- Pada akhir shift, Petugas Tally Lapangan melaporkan hasil pekerjaan kepada Superintenden Operasi Lapangan

(23)

Lokasi PT Terminal Petikemas Surabaya sangat strategis, karena secara langsung berhubungan dengan jalan Raya Tol Surabaya dan jalur Kereta Api. Karena lokasi inilah, PT Terminal Petikemas Surabaya disebut sebagai, Pintu Gerbang ke Kawasan Indonesia Bagian Timur.

(24)

BAB II

2. AKTIVITAS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

Praktek Kerja Lapangan (PKL) bertujuan untuk menambah pengetahuan dan

mengembangkan keterampilan yang dimiliki mahasiswa sesuai Jurusan Administrasi Niaga dengan konsentrasi marketing, sehingga mahasiswa lulusan Politeknik Negeri Malang akan mendapatkan bekal pengetahuan dan keterampilan serta mampu menjadi lulusan yang terampil, profesional dan siap kerja. PKL ini diharapkan dapat menjadi sarana penerapan pengetahuan teori dan praktek yang telah didapat di Politeknik Negeri Malang untuk mengembangkan kemampuan yang dimiliki.

PKL ini dilaksanakan di perusahaan yang bergerak di bidang penyediaan fasilitas terminal petikemas untuk perdagangan domestik maupun internasional yaitu PT. Terminal Petikemas Surabaya yang disingkat PT. TPS yang berlokasi di Jln. Tanjung Mutiara No.1, Krembangan, Surabaya, Jawa Timur 60177. Kegiatan PKL ini dilaksanakan selama 6 (enam) minggu yang setiap minggunya terdiri atas 5 (lima) hari kerja, mulai tanggal 13 Juli 2015 sampai dengan 04 September 2015.

Pemilihan tempat ini telah disesuaikan dengan jurusan serta konsentrasi yaitu Jurusan Administrasi Niaga dengan konsentrasi marketing. Pelaksanaan PKL ini dilakukan di Unit Corporate Socail Responsibility sesuai dengan konsentrasi yang diambil yaitu marketing, dengan tujuan dapat mempelajari dan menerapkan ilmu pemasaran secara langsung serta dapat memberi kontribusi terhadap proses pemasaran jasa di PT. Terminal Petikemas Surabaya. Berikut ini adalah rincian aktivitas selama 6 (enam) minggu dalam pelaksanaan PKL:

(25)

Dilaksanakan di ruang HSSE kantor gedung administrasi PT. Terminal Petikemas Surabaya.

2.1.2. Tujuan Aktifitas

Tujuan dilaksanakannya aktifitas adalah untuk mengetahui prosedur kesehatan, keselamatan, keamanan, dan lingkungan kerja di PT. TPS. 2.1.3. Uraian Proses Pengerjaan

Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut: a. Menuju bagian informasi untuk menemui bagian Human Resource.

b. Menyerahkan surat komitmen kerahasiaan ke bagian Human Resource.

c. Setelah konformasi diterima, peserta magang menemui bagian HSSE (Health, Safety, Security, and Environment).

d. Memulai pengarahan tentang prosedur keselamatan di PT. TPS

e. Karyawan bagian HSSE menjelaskan secara singkat tentang PT. Terminal Petikemas Surabaya.

f. Menerima pengarahan tentang arah tujuan yang wajib dilakukan oleh peserta PKL apabila terjadi hal yang tidak diinginkan seperti: kebakaran, gempa dan bencana lain.

g. Mengisi form persetujuan.

2.1.4. Sarana yang Dipergunakan 1. Kartu tamu.

2. Kertas formsafety induction.

3. Ball point.

2.1.5. Personalia Pelaksana Aktifitas di Lapangan

Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini: Jumlah Personalia : 2

Latar Belakang Pendidikan : D4 manajemen

(26)

2.1.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya

Dalam pelaksanaan aktifitas safety induction peserta PKL tidak mendapatkan permasalahan. Aktifitas berjalan dengan baik dan lancar.

2.2. Merekap Surat atau Proposal Masuk 2.2.1. Tempat Penugasan

Dilaksanakan di ruang COMDEV yaitu berada di lantai 2 gedung administrasi. 2.2.2. Tujuan Aktifitas

Tujuan dilaksanakannya aktifitas adalah agar setiap file dari pihak ekstern dapat terarsip dengan baik dan memudahkan pencarian file dikemudian hari. Serta dapat mengagendakan dan memonitor surat-surat tersebut.

2.2.3. Uraian Proses Pengerjaan

Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut:

1. Merekap surat atau proposal masuk yang diberikan dari bagian umum lalu diterima oleh Comdev dan staf Comdev yang selanjutnya diserahkan kepada peserta PKL. 2. Mencatat identitas dokumen pada buku agenda masuk sebagai bukti proposal diterima

di bagian Community Development Fund dengan memberikan nomor kode penyimpanan.

3. Surat atau proposal masuk diterima di bagian Comdev maka di bagian surat atau proposal tersebut diberikan kode yang telah ditetapkan oleh bagian Comdev. Kode tersebut seperti “01.CDF.12/3/2015” dengan pengertian mulai dari urutan nomor surat yang sesuai dengan urutan di dalam buku agenda surat masuk, inisial CDF yang berarti Community Development Fund, tanggal bulan dan tahun sesuai surat atau proposal tersebut diterima.

(27)

2.2.4. Sarana yang Dipergunakan

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Surat Ekstern.

Latar Belakang Pendidikan : Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran

Jabatan : Staff ComDev

Lama Bekerja : 5 bulan

Dalam pelaksanaan aktifitas merekap proposal atau surat masuk belum prosedur yang.

Penyelesaian dalam masalah tersebut yaitu peserta PKL harus memahami segala prosedur untuk merekap seluruh proposal atau surat masuk seperti memberi kode sesuai nomor urut agar tidak kesulitan dalam pencarian. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga.

2.3. Mengarsip Surat Ekstern dan Surat Intern 2.3.1. Tempat Penugasan

Dilaksanakan di ruang ComDev kantor gedung administrasi PT. Terminal Petikemas Surabaya.

Tujuan dilaksanakannya aktifitas Pengarsipan surat ekstern dan surat intern

(28)

terjadi kekeliruan atau memudahkan para karyawan PT. Terminal Petikemas Surabaya dalam mengecek dan mencari apabila surat-surat tersebut dibutuhkan dapat dicari dengan mudah.

1. Memisahkan antara surat ekstern dan surat intern yang tercampur di dalam satu map. 2. Mengarsip surat ekstern dan surat intern. Setelah surat-surat tersebut dipisahkan, surat

tersebut lalu diarsipkan ke dalam Ordner. Dalam mengarsip surat juga perlu diperhatikan dalam penyusunan surat-surat tersebut, tanggal dan nomor surat yang terbaru berada di bagian yang paling atas.

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Surat Ekstern dan Surat Intern.

2. Map.

Dalam pelaksanaan aktifitas pengarsipan surat ekstern dan surat intern ini penempatan proposal harus sesuai kode yang ditulis pada proposal tersebut.

(29)

PKL telah mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga.

2.4. Menginput surat atau proposal masuk ke dalam Ms. Excel Komputer 2.4.1. Tempat Penugasan

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk mempermudah pencarian proposal yang dibutuhkan apabila pihak eksternal melakukan konfirmasi atas proposal yang diajukan di PT Terminal Petikemas Surabaya.

1. Peserta PKL menerima proposal yang sebelumnya telah dicatat dalam buku besar surat masuk.

2. Proposal dari pihak eksternal yang telah tercatat dalam buku besar surat masuk kemudian di input ke dalam Ms. Exel Komputer.

3. Setelah proses menginput data dari buku besar surat masuk kedalam Ms. Exel komputer, data tersebut diserahkan kepada Staff ComDev

(30)

7. Stapler. 8. Perforator. 9. Flash disk

Dalam pelaksanaan aktifitas Menginput surat atau proposal masuk ke dalam Ms. Excel Komputer yaitu data yang di inputkedalam Ms. Exel peserta PKL masih mengalami kesulitan dalam menginput data yang menyebabkan ada data yang belum sepenuhnya terinput.

Penyelesaian untuk permasalahan ini yaitu peserta PKL lebih barhati-hati dalam menginput data ke dalam Ms. Exel agar data yang masuk sesuai dan lengkap sesuai dengan isi proposal atau surat masuk. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah Ms. Exel di Jurusan Administrasi Niaga.

2.5. Menghandle Telepon 2.5.1. Tempat Penugasan

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk mempermudah

(31)

diajukan telah disetujui oleh pihak Direksi dan memberitahukan persyaratan apa saja yang harus di lengkapi.

1. Staff ComDev memberikan pengarahan menghandel telepon Tentang bagaimana tata cara yang digunakan PT. Terminal Petikemas Surabaya ketika menerima panggilan masuk maupun panggilan keluar.

2. Peserta PKL menerima panggilan masuk dari pihak eksternal.

3. Dalam hal ini peserta PKL menerima panggilan dari bagian informasi bahwa ada proposal masuk dari pihak eksternal.

4. Peserta PKL mencatat pesan-pesan dalam komunikasi tersebut kedalam selembar kertas.

5. Peserta PKL menyampaikan apa saja komunikasi yang disampaikan dalam komunikasi melalui telepon tersebut kepada Staff ComDev.

6. Mencatat proposal yang telah diterima kedalam buku besar surat masuk. 2.5.4. Sarana yang Dipergunakan

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Telepon

2. Selembar kertas

3. Ball point

Latar Belakang Pendidikan : Manajemen Pemasaran

(32)

2.5.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya Dalam pelaksanaan aktifitas menghandel telepom yaitu peserta PKL masih kaku dalam

melaksanakan panggilan keluar atau panggilan masuk.

Penyelesaian untuk permasalahan ini peserta PKL lebih banyak berlatih dalam melaksanakan panggilan kelar atau panggilan masuk. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah proyek customer handling di Jurusan Administrasi Niaga.

2.6. Mengarsip surat atau proposal ucapan terimakasih 2.6.1. Tempat Penugasan

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah sebagai tanda bukti bahwa proposal tersebut telah diberikan bantuan oleh Community Development Fund (Comdev). 2.6.3. Uraian Proses Pengerjaan

1. Peserta PKL menerima surat ucapan terima kasih dari pihak eksternal yang diterima melalui bagian informasi.

2. Menulis di buku agenda masuk sebagai bukti surat ucapan terima kasih diterima di bagian Community Development Fund dengan memberikan nomor kode ke dalam surat atau proposal masuk.

(33)

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Surat ucapan terima kasih

2. Map.

Dalam pelaksanaan aktifitas pengarsipan surat ekstern dan surat intern ini penempatan proposal harus sesuai kode yang ditulis pada proposal tersebut.

Penyelesainannya yaitu peserta PKL harus memperhatikan lokasi ordner yang disesuaikan dengan kode yang tercatat pada proposal. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah korespondensi bisnis di Jurusan Administrasi Niaga.. 2.7. Membuat Berita Acara

2.7.1. Tempat Penugasan

(34)

1. Community Development Assistant Manager meminta peserta PKL untuk mengedit berita acara.

2. Staff ComDev memberikan pengarahan tentang cara membuat Berita.

3. Acara penyerahan bantuan yang disetujui oleh Community Development Fund (Comdev).

4. Peserta PKL menerima pengarahan singkat dari staff ComDev. 5. Mengedit berita acara sesuai pengarahan dari staff ComDev. 6. Mencetak berita acara yang telah diedit sebanyak 2 (dua) rangkap.

7. Menyerahkan 2 (dua) rangkap berita acara tersebut kepada Community Development Assistant Manager.

8. Peserta PKL menerima kembali berita acara tersebut setelah di tanda tangani oleh Community Development Assistant Manager.

9. Mengarsip berita acara kedalam ordner. 2.7.4. Sarana yang Dipergunakan

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Komputer

2. Printer

3. Kertas A4

4. Map

Berikut adalah personalia di lapangan untuk aktivitas ini: Jumlah Personalia : 2 orang

(35)

Jabatan : Staff ComDev Lama Bekerja : 5 bulan

Pelaksanaan aktifitas membuat berita acara peserta PKL masih perlu memahami tentang prosedur pembuatan berita acara yang mana dibuat menggunakan Microsoft Word. Peserta PKL masih mendapat kesalahan ketika menginput data dari proposal kedalam berita.

Penyelesaian dalam membuat berita acara yaitu peserta PKL harus lebih fokus dalam menginput data kedalam Microsoft Word agar prosedur dapat berjalan sesuai waktu yang ditentukan. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah Microsoft Word di Jurusan Administrasi Niaga.

2.8. Membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran) 2.8.1. Tempat Penugasan

Dilaksanakan di kantor gedung administrasi PT. Terminal Petikemas Surabaya. 2.8.2. Tujuan Aktifitas

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah NPP (Nota Permintaan

Pembayaran) akan diberikan ke bagian keuangan sebagai proses pencairan dana kepada pihak pemohon.

1. Community Development Assistant Manager meminta peserta PKL untuk mengedit NPP (Nota Permintaan Pembayaran).

2. Staff ComDev memberikan pengarahan tentang cara membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran).

3. Peserta PKL menerima pengarahan singkat dari staff ComDev.

(36)

5. Mencetak NPP (Nota Permintaan Pembayaran) yang telah diedit sebanyak 2 (dua) rangkap.

6. Menyerahkan 2 (dua) rangkap berita acara tersebut kepada Community Development Assistant Manager.

7. Peserta PKL menerima kembali berita acara tersebut setelah di tanda tangani oleh Community Development Assistant Manager.

8. Mengarsip berita acara kedalam ordner.

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Komputer

2. Printer

3. Kertas A4

4. Map

Pelaksanaan aktifitas membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran) peserta PKL kesulitas dalam menginput data. Selian itu data tersebut bersifat sangat penting karena dibutuhkan oleh staff apabila dibuat dalam bentuk laporan kegiatan.

(37)

2.9. Melayani tamu yang datang ke bagian Community Development Fund (Comdev).

Dilaksanakan di ruang kantor ComDev gedung administrasi PT. Terminal Petikemas Surabaya.

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah agar salah satu panitia dari pemohon datang ke perusahaan untuk menandatangani berita acara dengan membawa fotocopy KTP, fotocopy Rekening bank, kwitansi, dan materai 6.000.

Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut: 1. Staff ComDev memberikan pengarahan menerima tamu

2. Tentang bagaimana tata cara yang digunakan oleh PT. Terminal Petikemas Surabaya. 3. Pihak pemohon yang proposal disetujui oleh Comdev dan direksi si pemohon di

telepon untuk mengonfirmasikan bahwa proposal yang diajukan telah disetujui oleh comdev dan direksi.

4. Setelah itu tamu dari salah satu panitia pemohon datang ke PT. Terminal Petikemas Surabaya.

5. Peserta PKL mengucapkan salam kepada salah satu panitia pemohon. 6. Mempersilahkan duduk tamu.

7. Memberikan suguhan yang telah di sediakan.

8. Memberikan pengarahan singkat kepada tamu tentang isi berita acara. 9. Meminta tamu membaca isi berita acara.

(38)

11. Meminta izin kepada tamu untuk menggandakan fotocopy Rekening bank, kwitansi masing-masing sebanyak 2 lembar.

12. Meminta tamu untuk menandatangani berita acara.

13. Memberikan penjelasan kepada tamu tentang waktu yang dibutuhkan untuk dana sampai kepada pemohon.

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. NPP (Nota Permintaan Pembayaran).

2. Berita acara.

(39)

Jabatan : Staff ComDev Lama Bekerja : 3 bulan dan 5 bulan

Permasalahan yang dihadapi dalam menerima tamu dari salah satu panitia pemohon yaitu peserta PKL masih kaku dalam berkomunikasi dengan tamu.

Penyelesaian dalam menerima tamu yaitu peserta PKL lebih banyak belajar tentang cara berkomunikasi yang baik kepada pihak eksternal perusahaan agar memperlancar kegiatan tersebut. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah

public relation di Jurusan Administrasi Niaga.

2.10. Menghibur Pelanggan PT. Terminal Petikemas Surabaya Melalui Musik 2.10.1. Tempat Penugasan

Dilaksanakan di kantor gedung customer service PT. Terminal Petikemas Surabaya.

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk menghibur para pelanggan PT. Terminal Petikemas Surabaya sebagai bentuk loyalitas kepada pelanggan.

1. Peserta PKL meneriman tamu undangan yang mana orang tersebut merupakan musisi yang akan bernyanyi di dalam gedung Customer Service PT. Terminal Petikemas Surabaya.

2. Community Development Assistant Manager memberikan pengarahan singkat kepada musisi, staff ComDev dan peserta PKL.

(40)

5. Setelah musisi tersebut memberikan hiburan melalui musik, peserta PKL mendokumentasikan kegiatan tersebut melalui kamera.

6. Peserta PKL menerima tugas dari Community Development Assistant Manager untuk membagikan kue tradisional kepada setiap pelanggan yang datang.

7. Menyerahkan hasil dokumentasi kepada staff ComDev. 2.10.4. Sarana yang Dipergunakan

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Gitar.

2. Buku musik. 3. Kamera.

4. Makanan dan minuman ringan. 5. Komputer.

6. Flash disk.

Latar Belakang Pendidikan : D4 Manajemen, D4 Manajemen Pemasaran, D3 Manajemen Kesekretariatan Dan Perkantoran

Jabatan : Community Development Assistant Manager dan Staff ComDev

Lama Bekerja : 19 tahun, 3 bulan dan 5 bulan 2.10.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya

(41)

Penyelesaian dalam permasalahan ini yaitu sebagai seorang mahasiswa pemasaran harus lebih aktif dalam berkomunikasi dengan para pelanggan yang bertemu ketika dalam kegiatan menghibur pelanggan agar menambah kesetian pelanggan PT. Terminal Petikemas Surabaya. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah CSR (Coorporate Social Responsibility) di Jurusan Administrasi Niaga. 2.11. Mengagendakan Technical Meeting

Dilaksanakan di ruang technical meeting gedung Customer Service PT. Terminal Petikemas Surabaya.

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah sebagai bentuk menjalin hubungan baik antara warga tanjung perak dengan PT. Terminal Petikemas Surabaya dengan mengadakan lomba gapura se-tanjung perak, Surabaya.

Sedangkan proses pengerjaannya adalah sebagai berikut: 2.11.4. Sarana yang Dipergunakan

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Buku absensi.

(42)

Lama Bekerja : 19 tahun, 3 bulan dan 5 bulan

2.11.6. Permasalahan yang Dihadapi dan Cara Penyelesaiannya Dalam pelaksanaan aktifitas Mengagendakan Technical Meeting untuk lomba gapura bagi warga se-tanjung perak, Surabaya peserta PKL mengalami kesulitan dalam menerima tamu.

Penyelesaian dalam permasalahan ini yaitu peserta PKL harus lebih aktif dalam berkomunikasi dengan tamu undangan. Disini peserta PKL telah mendapatkan mata kuliah perilaku konsumen di Jurusan Administrasi Niaga.

2.12. Mengagendakan Lomba 2.12.1. Tempat Penugasan

Dilaksanakan di depan Masjid PT. Terminal Petikemas Surabaya. 2.12.2. Tujuan Aktifitas

Tujuan dilaksanakannya aktifitas tersebut adalah untuk menghibur para pelanggan dan karyawan PT. Terminal sehingga meningkatkan hubungan baik antara karyawan dan pelanggan.

1. Community Development Assistant Manager memberikan pengarahan singkat kepada staff ComDev dan peserta PKL.

(43)

3. Mengkonfirmasi ke Community Development Assistant Manager dan panitia lomba bahwa tempat dan peralatan sudah siap digunakan.

4. Memulai acara lomba perayaan hari kemerdekaan. 5. Mengabadikan momen kegiatan tersebut melalui foto.

6. Memberikan makanan dan minuman ringan bagi para peserta lomba. 7. membagikan hadiah bagi para pemenang lomba.

8. menyerahkan hasil dokumentasi kepada staff ComDev. 2.12.4. Sarana yang Dipergunakan

Sarana yang dipergunakan pada aktivitas ini adalah: 1. Berbagai peralatan lomba

2. Kamera 3. Komputer 4. Flash disk

5. Makanan dan minuman ringan 6. Baju rompi

7. Safety helmet

8. Peralatan p3k

(44)

Permasalahan yang dihadapi dalam pelaksanaan aktifitas Mengagendakan Lomba di PT. Terminal Petikemas Surabaya dalam memperingati hari kemerdekaan Indonesia yaitu peserta PKL masih belum memahami prosedur yang dilakukan ketika pelaksanaan lomba tersebut dikarenakan aturan yang berbeda dari masyarakat

biasanya.

Penyelesaian dalam masalah tersebut yaitu peserta PKL lebih aktif dalam pelaksanaan lomba tersebut agar tidak terjadi sesuatu yang tidak diinginkan karena lokasi lomba berdekatan dengan banyak kendaraan berat yang mengangkut petikemas sehingga pelaksanaan lomba berjalan dengan lancar. Disini peserta PKL telah

(45)

BAB III 3. PENUTUP 3.1. Kesimpulan

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dilaksanakan di PT. Terminal Petikemas Surabaya yang terletak di jalan Tanjung Mutiara no,1, Surabaya. Kegiatan ini dilaksanakan selama 6 (enam) minggu mulai tanggal 13 Juli 2015 sampai dengan 04 September 2015. Kegiatan PKL ini dilaksanakan di departemen Community Developement Fund

Surabayadengan tujuan dapat mempelajari ilmu pemasaran secara langsung dan memberi kontribusi terhadap proses pemasaran di PT. Terminal Petikemas Surabaya.

Kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini meliputi safety induction, merekap surat atau proposal masuk, mengarsip surat ekstern dan surat intern, menginput surat atau proposal masuk kedalam Microsoft Exel, menghandel telepon, membuat berita acara, membuat NPP (Nota Permintaan Pembayaran), Melayani tamu yang datang ke bagian Community

Development Fund (Comdev), Menghibur Pelanggan PT. Terminal Petikemas Surabaya Melalui Musik, mengagendakan technical meeting, mengagendakan lomba dalam rangka kemerdekaan.

(46)

Adapun pemecahan masalah untuk menangani permasalahan-permasalahan yang dihadapi peserta Praktek Kerja Lapangan (PKL) yaitu peserta PKL harus mengikuti prosedur

Safety Induction yang diterapkan oleh perusahaan, dalam merekap dan mengarsip surat atau proposal masuk peserta PKL harus banyak belajar tentang alur kinerja di departemen, dalam menginput data kedalam Microsoft Office peserta PKL harus lebih berhati-hati dalam

menginput data, dalam menghandel telepon peserta PKL perlu banyak berlatih dalam berkomunikasi, dalam prosedur pembuatan berita acara dan NPP peserta PKL harus

memahami alur yang di jelaskan oleh pembimbing PKL, ketika menerima tamu yang datang ke bagian Community Development (Comdev) fund peserta PKL harus lebih banyak berlatih komunikasi.

Mata Kuliah yang dapat diaplikasikan dalam PKL ini yaitu Microsoft Word yang digunakan dalam pembuatan Berita Acara, NPP, agenda proposal dan lain-lain. Keyboarding Skill yang berguna dalam setiap pengetikan dalam program pengolah kata maupun angka.

Microsoft Excel yang berguna untuk mengolah data berupa angka seperti data peserta, Benefit

dan lain-lain. Etika Bisnis yang digunakan agar kerjasama yang akan dilakukan berjalan dengan baik. Public Relation yang berguna membantu menjaga hubungan baik antara PT. Terminal Petikemas Surabaya dengan berbagai bidang usaha, Perilaku Konsumen yang digunakan untuk mengatasi sikap konsumen yang tidak diinginkan ketika dalam proses prospek dan Customer Handling yang berguna dalam berkomunikasi baik dengan pihak internal maupun eksternal perusahaan.

3.2. Saran

Pelakasanaan PKL di PT. Terminal Petikemas Surabaya berjalan dengan baik. Berikut ini beberapa saran yang diharapkan bermanfaat baik bagi PT. Terminal Petikemas Surabaya maupun Jurusan:

(47)

Dari segala aspek pembahasan dan permasalahan yang telah di bahas sebelumnya oleh peserta PKL terkait tempat Praktek Kerja Lapangan di PT. Terminal Petikemas Surabaya. Tanpa mengurangi rasa hormat, penulis mencoba memberikan masukan sebagai hasil PKL di PT Terminal Petikemas Surabaya, sebagai berikut :

1. Perlu mendapatkan kesempatan bagi peserta PKL dalam melaksanakan kegiatan yang sesuai dengan jurusan yang diambil oleh peserta PKL.

2. Ketelitian dalam mengerjakan tugas sangat dibutuhkan pada Community Development Fund (Comdev) sehingga perlunya kehati–hatian dalam membuat surat perjanjian. 3. Tidak tersedianya fasilitas komputer untuk mahasiswa PKL sehingga perlu

mendapatkan perhatian agar kegiatan yang dilakukan bisa terkoordinasi dengan baik. 3.2.2. Bagi Jurusan

Beberapa saran yang dapat diberikan dengan harapan dapat bermanfaat bagi Jurusan, antara lain:

1. Jurusan Administrasi Niaga diharapkan dapat memantau peserta PKL dengan melakukan komunikasi rutin mingguan dengan perusahaan baik melalui telpon atau email.

(48)

DAFTAR PUSTAKA

PT. Terminal Petikemas Surabaya tahun 2015

Struktur organisasi PT. Terminal Petikemas Surabaya tahun 2015 www.tps.co.id

PT. Terminal Petikemas Surabaya. (2015), “simulasi tarif” http://www.tps.co.id/online/tarif/ (diakses 06 November 2015)

https://www.google.co.id/maps/place/Pt.

(49)

(50)

Lampiran 1

DOKUMENTASI FOTO KEGIATAN

(51)

Peserta PKL sedang mengatur proposal masuk di arsip

(52)

Peserta PKL sedang mencatat proposal masuk ke agenda

(53)

(54)

(55)

(56)

(57)

(58)

(59)

(60)

(61)

(62)

(63)

(64)

(65)

(66)

(67)

(68)

(69)

(70)

(71)

(72)