Bahan berikut ini merupakan pelengkap dari makalah berjudul “AMI dalam SPMI”, Elly Erawaty.
CONTOH ISI STANDAR (sebagai bahan untuk menyusun instrumen audit)
ISI STANDAR KOMPETENSI LULUSAN (STANDAR 1)
1.1. Kewajiban membuatCP setiap prodi 1.1.1. Setiap prodi harus memiliki profil lulusan dan CP 1.1.2. CP prodi harus disusun berdasarkan profil
lulusan, visi dan misi prodi, KKNI, SNPT, hasil studi pelacakan lulusan, dan hasil survey kebutuhan pengguna lulusan. 1.1.3. CP prodi harus terdokumentasi.
1.2. Pembentukan tim
penyusun CP prodi 1.2.1. Dekan membentuk dan menetapkan Tim Penyusun Kurikulum. 1.2.2. Keanggotaan tim harus memenuhi syarat
tertentu.
1.2.3. Pembentukan tim disertai dengan uraian tugas dan jangka waktu kerja.
1.3. Prosedur atau langkah
penyusunan prodi 1.3.1. CP disusun berdasarkan prosedur atau langkah-langkah tertentu. 1.3.2. Ada keterlibatan perwakilan asosiasi
profesi dan/atau alumni serta pengguna lulusan.
1.3.3. Harus didahului survey pelacakan lulusan dan kebutuhan pengguna lulusan.
1.3.4. Harus melibatkan seluruh dosen tetap melalui rapat kerja.
1.3.5. Harus ada sosialisasiCP.
1.4. Penetapan atau
pengesahan CP prodi 1.4.1. CP prodi harus mendapat persetujuan Senat Fakultas. 1.4.2. CP prodi harus mendapat pengesahan
Dekan.
1.5. Evaluasi atau
pembaharuan CP prodi 1.5.1. CP prodi wajib dievaluasi atau dibaharui setiap 4 (empat) tahun sekali. 1.5.2. Kaprodi dan/atau Wakil Dekan Akademik
wajib memantau penerapan CP pada prodi. 1.5.3. Prosedur evaluasi CP sama seperti
prosedur penyusunan CP.
1.5.4. Proses evaluasi CP harus terdokumentasi.
DOKUMEN YANG HARUS TERSEDIA UNTUK STANDAR 1
D.1.1.3.1. Pernyataan profil lulusan dan CP prodi
D.1.1.3.3. Kuisioner survey pelacakan lulusan dan kebutuhan pengguna lulusan.
D.1.2.1.1. Surat Keputusan Dekan tentang Pembentukan Tim Penyusun. D.1.3.1.1. Prosedur operasional baku tentang penyusunan CP prodi. D.1.4.1.1. Surat Keputusan Pengesahan CP prodi.
D.1.5.4.1. Laporan hasil evaluasi CP prodi.
CONTOH PILIHAN MENYUSUN INSTRUMEN AUDIT
Alternatif 1.Unit Penjaminan Mutu (UPM) menyusun Daftar Periksa (
Checklist
) untukmenguji apakah
Auditee
benar-benar atau sungguh-sungguh: telah melaksanakan setiap isi Standar 1 di atas.
telah memiliki setiap dokumen yang harus ada untuk Standar 1 di atas.
telah memenuhi atau mencapai kriteria atau target yang ada dalam setiap isi Standar 1 di atas.
Pada bagian akhir dari lembar
Checklist
harus disediakan ruang bagi Auditor untuk menuliskan:a.
temuan audit atau kelemahanAuditee.
b.
praktik baik dariAuditee.
c.
simpulan audit beruparekomendasi.
Alternatif ini menuntut UPM untuk menyiapkan instrumen audit yang bersifat “siap pakai” untuk Auditor, dan dapat dilengkapi dengan angka
penilaian untuk setiap pilihan jawaban dalam
Checklist.
Keuntungan:
1. Auditor lebih mudah dan cepat dalam menilai.
2. Lebih menjamin obyektivitas penilaian.
3. Lebih terukur dan seragam.
Kelemahan:
1.
Dapat menimbulkan kesan bahwa audit hanya sekedar mengisiChecklist.
2.
Mungkin Auditor merasa bosan dan kurang bebas untukberekspresi.
3.
Pilihan jawaban dalamChecklist
mungkin ada yang dinilai kurang fleksibel, atau sebaliknya multi-tafsir.4.
Jumlah pertanyaan bisa jadi sangat banyak.Alternatif 2.
Unit penjaminan Mutu tidak menyusun Daftar Periksa melainkan hanya
menyiapkan lembar Laporan Hasil Audit yang harus diisi sendiri oleh Auditor Internal dengan keterangan seperti misalnya:
a. bahwa
Auditee
telah benar melaksanakan isi setiap Standar 1 di atas;b. bahwa
Auditee
melalaikan melaksanakan isi dari Standar 1 di atas (sebut standar yang nomor berapa);c. bahwa
Auditee
gagal memenuhi kriteria atau target yangAlternatif ini meringankan kerja UPM namun sebaliknya beban Auditor menjadi sangat besar karena Auditor seolah harus mencari dan
mengembangkan sendiri pertanyaan dan menggali data atau fakta yang sesuai dengan isi Standar 1, dari
Auditee
untuk kemudian dinilai.Keuntungan:
1. Memberi ruang kreativitas bagi Auditor.
terdapat dalam isi Standar 1 di atas (sebut standar yang nomor berapa).
d. bahwa dokumen yang harus ada untuk Standar 1 tidak tersedia, atau tersedia tetapi salah, atau tidak lengkap, atau tidak sesuai, atau tidak layak.
e. bahwa ada praktik baik dari
Auditee
(sebutkan apa praktik baik tersebut dan untuk standar nomor berapa).Kelemahan:
1. Auditor harus benar-benar dilatih intensif agar memiliki persepsi yang sama tentang setiap isu dalam isi setiap Standar 1. 2. Proses audit menjadi lebih lama
karena pengisian lembar Laporan Audit harus detil. 3. Subyektivitas auditor sukar
dihindari.
CONTOH INSTRUMEN AUDIT (dirancang berdasarkan contoh isi Standar Kompetensi di atas)
NAMA PERGURUAN TINGGI
Auditee Program Studi (tulis nama program studi) Auditor (tulis nama Auditor 1)
Periode Tahun Audit (isi kapan audit dilaksanakan)
STANDAR KURIKULUM & STANDAR KOMPETENSI LULUSAN
S = Selesai; B = Sedang Berlangsung; T= Tidak; AB = Ada Bukti; TB = Tanpa Bukti; M = Meragukan.
N
o Daftar Periksa S SB T M
1 Pembentukan Tim Kurikulum
1. Auditee membentuk Tim Kurikulum untuk menyusun dan/atau mengevaluasi kurikulum.
2 Penyusunan Kurikulum
1. Auditee melibatkan seluruh dosen, selain Tim
Kurikulum, dalam menyusun kurikulum, melalui antara lain rapat kerja, lokakarya.
2. Auditee melibatkan asosiasi profesi dan/atau perwakilan alumni dalam menyusun kurikulum.
3. Auditee melakukan sosialisasi Kurikulum kepada seluruh pemangku kepentingan internal dan eksternal.
N o
Daftar Periksa AB TB M
1 Keputusan Dekan (atau bahkan Rektor) tentang pengangkatan atau pembentukan Tim Kurikulum terbaru.
2 Dokumen berisi laporan hasil penyusunan dan/atau pembaharuan kurikulum terbaru.
Praktik Baik
Rekomendasi
TEMPAT, TANGGAL, dan TANDA TANGAN Nama Auditor Bandung, /2016
Nama Pimpinan Auditee Bandung, /2016
CONTOH LAPORAN AUDIT
NAMA & LOGO PERGURUAN TINGGI LAPORAN AUDIT TAHUN 2016/2017
Unit yang Diaudit
(
Auditee
) Program Studi Ilmu Hukum-Fakultas Hukum Hari/Tanggal AuditNama Auditor Internal Obyek/Bidang yang
Diaudit Akademik – Kompetensi Lulusan
Pelaksanaan Standar yang
Diaudit Standar Kompetensi Lulusan (Standar 1.1 – 1.5)
No No & Isi Standar
Uraian Temuan Bukti Temuan Kategori Temuan
Tidak melaksanakan survey pelacakan lulusan maupun pengguna lulusan dalam 3 tahun terakhir
Tidak ada kuisioner survey yang belum maupun yang telah terisi dengan data responden
Amat Serius CP dibatalkan atau
dibaharui sesuai prosedur baku No. 1.3.1 paling lambat akhir
semester genap 2016/2017
2 1.5. CP harus dievaluasi 4 tahun sekali
Telah memasuki tahun keempat tetapi belum ada rencana konkrit upaya evaluasi CP
Tidak ada dalam anggaran tahun berjalan biaya untuk evaluasi CP
berakhir.
Tanda tangan Auditor
NAMA & LOGO PERGURUAN TINGGI
FORMULIR REKAM JEJAK TEMUAN AUDIT & TINDAK LANJUT TAHUN 2016/2017
Standar KOMPETENSI LULUSAN (Standar 1.1 – 1.5) N
o Auditee TemuanUraian Kategori Temuan
Auditor Rekomend
asi Tanggal TindakStatus & Lanjut
1 PS Akuntans i
CP disahkan oleh Dekan tetapi tanpa melalui persetujuan Senat Fakultas
Serius Dr. Claudio Bravo, MSc. Dr. Ir. Messi P.
Cabut pengesahan CP, ajukan CP ke Senat untuk mendapat persetujuan
Rekomendasi dilaksanakan pada 15 Agustus 2016
Disusun oleh: Kepala Divisi Audit Unit Penjaminan Mutu Hari & Tanggal:
