Perkembangan ilmu teknologi yang sangat pesat saat ini sangat berpengaruh terhadap perkembangan kegiatan organisasi. Setiap organisasi selalu berusaha untuk meningkatkan produktivitasnya dengan menggunakan teknologi yang sudah ada. Usaha-usaha tersebut adalah untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Keberhasilan organisasi-organisasi dalam mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya pengelolaan arsip.
Setiap organisai baik pemerintah maupun swasta dalam mencapai tujuan tersebut harus didukung oleh pelayanan perkantoran yang terdiri dari segenap pekerjaan kantor. Seperti yang dikemukakan oleh Laksmi (2015:26) menyatakan bahwa pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan arsip-arsip dinamis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Semua pekerjaan dan kegiatan perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari awal kegiatan sampai kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Jadi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor berkaitan dengan arsip. Arsip-arsip tersebut perlu disimpan karena mempunyai kegunaan bagi organisasi. Arsip merupakan salah satu pekerjaan kantor.
baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat orang itu pula. Dari pengertian tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa yang termasuk dalam pengertian arsip seperti misalnya : surat-surat, faktur, daftar gaji, foto-foto, bagan organisasi dan sebagainya.
Pada intinya arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila sewaktu-waktu dibutuhkan bisa dengan mudah ditemukan kembali. Sehingga arsip memegang peranan penting dalam suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan dan informasi dalam kehidupan dan perkembangan informasi antara lain tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dalam suatu organisasi. Menurut Komarudin (2000:158) menyatakan bahwa kearsipan merupakan proses penyusunan dan penyimpanan warkat asli, atau copyan sehingga dengan cara itu, warkat tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.
penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya.
Ironisnya dewasa ini masih banyak kantor-kantor yang belum melakukan penataan arsip dengan baik meskipun administrasi kearsipan memiliki peranan yang penting dalam pencapaian tujuan organisasi tersebut. Bagi suatu organisasi atau kantor, tanpa adanya pelaksanaan administrasi kearsipan yang teratur maka hamper seluruh aktivitas organisasi akan tertahan atau macet. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang hanya ditumpuk begitu saja, sehingga cepat rusak dan sulit ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Fenomena ini biasanya terjadi di instansi atau perusahaan besar yang mempunyai volume pekerjaan administrasi lebih tinggi. Kantor pemerintahan yang umumnya berfungsi melayani kepentingan umum merupakan tempat-tempat yang memerlukan penataan arsip yang sebaik-baiknya.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor-kantor belum atau tidak melakukan penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai. Kemungkinan faktor lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan. Selain itu sarana dan prasarana pendukung kearsipan yang tidak lengkap sehingga mempengaruhi pelaksanaan administrasi kearsipan.
dalam aktivitas ekonomi baik di pusat maupun di daerah dan pengembangan wilayah sebagai prasarana penunjang yang utama bagi perekonomian nasional. Instansi pemerintah yang tidak berorientasi pada keuntungan melainkan lebih berorientasi pada pelayanan kepada masyarakat. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, Dinas Bina Marga Propinsi Sumatera Utara memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip. Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini unit kearsipan harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya. Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapat perhatian yang khusus dalam jaringan informasi, maka dipanang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis tentang bagaimana seharusnya arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali. Supaya semua proses dalam administrasi kearsipan tersebut dapat berjalan dengan baik dan memberikan kelancaran kegiatan organisasi diperlukan sistem yang baik.
Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Kearsipan Pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara”.
B.Perumusan Masalah
Penulis akan membatasi masalah pokok yang akan dibahas yaitu bagaimana Pelaksanaan Administarsi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara ?
C.Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana Pelaksanaan Administrasi Kearsipan pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
D.Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis
Penelitian ini dapat menambah dan meningkatkan wawasan serta pengetahuan di bidang kearsipan dan sebagai bahan masukan yang memberikan pemahaman tentang pelaksanaan kearsipan pada Kantor Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
2. Bagi Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara
Sebagai sumbangan pemikiran dan masukan yang positif dalam menunjang pencapaian tujuan.
Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.
E.Jadwal Kegiatan
Jadwal penelitian yang dilakukan penulis di Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara yaitu dimulai tanggal 21 Maret s/d 21 April 2016.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
NO KEGIATAN MINGGU KE
Maret April Mei 1. Persiapan
2. Pengumpulan Data 3. Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2016) F. SISTEMATIKA PENULISAN
Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
BAB II : PEROFIL INSTANSI
Dalam bab ini berisikan sejarah ringkas instansi, visi dan misi organnisasi, struktur organisasi, uraian tugas ( job description), tujuan dinas, dan sasaran dinas pada Dinas Bina Marga Provinsi Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam bab ini berisikan akan membahas topik yang dipilih oleh penulis, yang tentunya pembahasan berdasarkan dimana penulis melakukan penelitian.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
