BAB VI
KEMAJUAN PEKERJAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK
6.1
Kemajuan Pekerjaan Dan Pengendalian Proyek
Dalam pelaksanaan suatu proyek, suatu ketika dapat menyimpang dari rencana, maka pengawasan dan pengendalian proyek sangat diperlukan agar kejadian-kejadian yang menghambat tercapainya tujuan proyek dapat segera diselesaikan dengan baik. Pengawasan (supervising) adalah suatu proses pengevaluasian atau perbaikan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan pedoman pada standart dan peraturan yang berlaku dengan bertujuan agar hasil dari kegiatan tersebut sesuai dengan perencanaan proyek.
Pengendalian (controlling) adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standart yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standart, menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standart, kemungkinan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.
Bertitik tolak pada definisi-definisi diatas, maka proses pengawasan dan pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menentukan sasaran.
2. Menentukan standart dan kriteria sebagai acuan dalam rangka mencapaisasaran.
3. Merancang atau menyusun sistem informasi, pemantauan, dan laporan hasil pelaksanaan pekerjaan.
direncanakan).
5. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.
6. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, kriteria, dansasaran yang telah ditentukan.
Setelah mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu :
1. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek (cost control). 2. Pengawasan dan pengendalian mutu proyek (quality control). 3. Pengawasan dan pengendalian waktu proyek (time control).
6.1.1 Pengawasan dan Pengendalian Biaya Proyek (Cost Control)
Pada suatu proyek, manajer proyek perlu memperhatikan tentang anggaranyang telah ditetapkan dalam perencanaan proyek, manajer tidak dapat menafsirkan bahwa sebesar anggaran itulah akhir biaya proyek.Anggaran adalah suatu perkiraan yang disusun berdasarkan informasi yang tersedia padasaat pembuatan anggaran. Ada beberapa asumsi yang digunakan untuk merumuskan ketidakpastian yang dihadapi proyek sehingga menjadi bagian dari anggaran proyek. Oleh sebab itu, rencana proyek yang dibuat sebelum dimulai dan dituangkan dalam Petunjuk Operasional (PO) haruslah membuat sifat :
1. Rencana proyek yang mengalami perubahan selama proyek itu berjalan. 2. Rencana proyek dapat menjadi landasan bersama semua pihak dalamkomunikasi mengenai proyek selama masa kerja proyek.
dapat mengetahui bahwa anggaran proyek dapat meningkat lebih besar selama proyek berjalan dan dapat pula realisasi biaya proyek lebih kecil dari pada anggarannya setelah proyek selesai asalkan proyek tersebut dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Penyimpangan realisasi biaya proyek dari anggarannya terutama terjadikarena ketidakpastian, sehingga dapat menambah beban atau dapat sama sekali tidak menimbulkan beban proyek seperti yang diperkirakan sebelumnya.
Sehubungan dengan itu, program menghemat biaya proyek wajib menjadi bagian dari disiplin manajemen proyek. Manajer proyek wajib mempertimbangkan alternatif kerja untuk dapat menekan biaya proyek sebagai kesatuan. Karenanya pengawas dan pengendalian biaya proyek setidak-tidaknya perlu mencakup pengawasan dan pengendalian :
1. Jadwal pembiayaan (cash flow) 2. Besarnya keseluruhan biaya proyek.
Manajer proyek perlu mengawasi dan mengendalikan para pegawainya yang bertanggung jawab menimbulkan pengeluaran-pengeluaran. Pengawasan dan pengendalian bukan hanya melalui prosedur dan metode serta kebijaksanaan,namun perlu diperhatikan pula bagaimana jalannya koordinasi untuk memecahkanhambatan-hambatan dan perbedaan pendapat diantara mereka dan perbedaanpendapat dalam unit kerjanya sendiri, kecepatan mereka mengambil keputusanterhadap masalah yang dibawahnya, bagaimana mereka memberi petunjuk kepadabawahan dalam memecahkan masalah, apakah mereka menyarankan cara kerjayang lebih baik, dan apakah mereka berusaha menciptakan iklim atau lingkunganpengawasan dan pengendalian menghargai pelaksanaan tugas yang baik danmemberikan kritik terhadap pelaksanaan tugas yang tidak memuaskan.
Dalam proyek ini pengendalian biaya dilakukan dengan memeriksa apakah biaya yang sudah dikeluarkan sesuai dengan kemajuan atau progress prestasi yang telah dicapai. Hal ini dapat diketahui dengan melihat kurva S, kurva S secara grafis menyajikan beberapa ukuran kemajuan komulatif pada suatu sumbu tegak, terhadap waktu pada sumbu mendatar. Kontrol terhadap biaya pada kurva S dapat dilihat pada gambar 6.1
Gambar 6.1 Kurva S Kontrol Terhadap Biaya
Kurva S ini digambarkan pada suatu diagram yang menunjukan jadwal pelaksanaan pekerjaan. Diagram ini disebut barchart, jumlah biaya yang dikeluarkan dapat diukur menurut kemajuan yang dicapai.
Bar chart adalah diagram batang yang menggambarkan berbagai pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu-satuan waktu tertentu. Dalam suatu proyek,bar chart diuraikan menjadi beberapa macam pekerjaan kemudian diperkirakan waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masing-masing pekerjaan tersebut.
Lamanya waktu ini diperkirakan data-data yang dipakai serta pengalaman kerja sebelumnya dan dibuat secara parallel tanpa mengabaikan cash flow dari biaya.Bar chart dilengkapi dengan kurva S untuk membandingkan antara lamanya suatu pekerjaan dengan bobot.Karena satuan waktu yang dipakai adalah mingguan, maka elevasi terhadap biaya yang telah dikeluarkan dilakukan mingguan pula. Besarnya biaya yang telah dikeluarkan ini dibandingkan dengan rencana anggaran biaya dan dicari prosentasenya. Dengan mengetahui nilai prosentase dan posisi waktu saat ini dapat digambarkan kurva S actual ke bar chart yang memuat kurva S rencana.
Dengan membandingkan kurva S actual dengan kurva S rencana dapat diketahui apakah pembiayaan proyek berjalan sesuai dengan rencana atau tidak.Dari perbandingan kurva S actual dan kurva S rencana pada proyek ini per tanggal 27 Mei 2017 maka diperoleh kesimpulan :
• Kurva S actual hampir berhimpit dengan kurva S rencana, ini berarti realisasi biaya pada pelaksanaan pekerjaan hampir sesuai dengan perencanaan.
6.1.2 Pengawasan dan Pengendalian Mutu Pekerjaan (Quality Control)
Untuk memperoleh hasil pekerjaan struktur yang sesuai dengan standart dan dapat dipertanggungjawabkan, maka mutu bahan maupun teknik pelaksanaan untuk struktur dan finishing bangunan tersebut harus sesuai dengan standart kualitas yang telah ditetapkan.Untuk mencapai tujuan tersebut maka perlu dilakukan kegiatan pengawasan dan pengendalian mutu yang meliputi pemilihan bahan, cara pelaksanaan, perawatan, dan pemeliharaannya.
pekerjaan beton, besi beton, dan tanah yang merupakan bagian terbesar dari pekerjaan struktur dan finishing. Dalam pengendalian mutu pekerjaan, penekanan, yang diberikan adalah pada pekerjaan beton bertulang untuk pekerjaan struktur dan untuk pekerjaan finishing arsitektur pemakaian jenis-jenis material finishing sesuai spesifikasi teknis dan approval material yang telah disetujui oleh pemilik, serta campuran spesi yang sesuai spesifikasi. Dan tidak kalah pentingnya pengawasan terhadap gambar kerja.
Dalam proyek ini terjadi beberapa penyimpangan mutu yang tidak sesuai dengan standar, antara lain :
Pengambilan sample beton yang disyaratkan dalam SNI 2458-2008 adalah sebanyak 12 sample yang diperuntukkan untuk uji kuat tekan sebanyak 3 benda uji, uji kuat lentur sebanyak 3 benda uji, uji kuat tarik sebanyak 3 benda uji dan modulus elastisitas sebanyak 3 benda uji. Namun pngambilan sample pada proyek ini hanya sebanyak 3 sample saja.
Tempat penyimpanan besi yang tidak sesuai. Besi tulangan seharusnya disimpan diletakkan ditempat yang lebih tinggi agar tidak berhubungan langsung dengan tanah. Dan tempat harus kering dan terhindar dari genangan air dikarenakan besi tulangan yang bersifat korosif. Namun pada proyek ini besi tulangan diletakkan dipermukaan tanah yang tergenang air. Sehingga menyebabkan karat pada beberapa bagian besi tulangan.
6.1.2.1 Pengawasan Terhadap Gambar Proyek
Pada proyek bangunan, gambar memegang peranan yang sangat penting. Ide dan perencanaan semuanya dituangkan dalam sebuah gambar teknik. Dari gambar inilah dipecahkan metode pelaksanaan pekerjaan hingga suatu bangunan dapat
terealisasi.
Adapun jenis gambar teknik pada proyek ini adalah sebagai berikut : 1. Gambar For Construction
Gambar for construction adalah gambar yang digunakan sebagai pedoman untuk membuat gambar detail pelaksanaan konstruksi (shop drawing).
2. Gambar Shop Drawing
Gambar shop drawing adalah gambar yang dibuat oleh kontraktor dengan pedoman gambar for construction yang digunakan sebagai pedoman atau dasar pelaksanaan di lapangan.
3. Gambar As Built Drawing
Gambar as built drawing adalah gambar actual pelaksanaan setelah proses pekerjaan lapangan selesai dikerjakan.
Setiap proses pembuatan gambar juga harus melalui proses pemeriksaan. Pembuatan shop drawing dilakukan oleh kontraktor pelaksana, kemudian dilakukan pemeriksaan yang dilakukan oleh konsultan pengawas. Pada pengawasan terhadap shop drawing ini terdapat tiga parameter yang menyatukan status gambar, yaitu :
1. Approved
Artinya shop drawing disetujui untuk dijadikan pedoman pelaksanaan dilapangan.
2. Approved as note
Artinya shop drawing disetujui dengan catatan-catatan yang ada untuk dijadikan pedoman pelaksanaan di lapangan.
3. Not Approved
melakukan perbaikan-perbaikan sesuai dengan kesalahan dan catatan yang ada.
6.1.2.2 Pengawasan Pekerjaan Form Work / Bekisting
Pengawasan pekerjaan form work adalah pengawasan terhadap pelaksanaan pembuatan bekisting. Yang merupakan pelaksanaan pekerjaan form work adalah pengawasan terhadap elevasi lantai, pinjaman as, dimensi bekisting, kekokohan scaffolding dan support, pemeriksaan bahan bekisting yang memenuhi syarat, dan pelaksanaan pengawasan pekerjaan lapangan.
Pentingnya pengawasan terhadap pekerjaan form work karena pekerjaan ini yang akan memberikan bentuk pekerjaan pembesian dan pekerjaan beton. Sehingga pekerjaan form work harus dilaksanakan sesuai dengan spesifikasi shop drawing.
Pada pelaksanaan proyek ini, pengawasan terhadap pekerjaan form work atau bekisting sudah dilakukan dengan baik sehingga menghasilkan cetakan beton yang sesuai dengan spesifikasi shop drawing.
6.1.2.3 Pengawasan Pekerjaan Pembesian
Setelah pengawasan pekerjaan form work, diisyaratkan pula untuk pemeriksaan mutu besi beton yang digunakan, besi beton yang dipakai dalam bangunan harus memenuhi persyaratan terhadap metode pengujian dan pemeriksaan untuk bermacam-macam mutu baja beton.
Pada proyek ini pengawasan terhadap pekerjaan pembesian masih belum dilakukan, dilihat dari pemakaan besi tulangan yang sedikit berkarat akibat terkena air dan sinar matahari sehingga menjadi korosif. Penyimpanan besi tulangan yang kurang tepat mengakibatkankan besi tulangan berkarat.
6.1.2.4 Pengawasan Terhadap Mutu Beton
Selama masa pelaksanaan mutu beton dan mutu pelaksanaan perlu diawasidan diperiksa secara continue dengan jalan membuat dan menerima benda ujiyang diambil dari campuran beton. Dimana bentuk dan ukuran dari benda uji yang dipergunakan dapat mempengaruhi kekuatan tekan dari beton.
Penggunaan beton pada proyek ini adalah beton siap pakai (ready mix) karenamelihat factor efisiensi pembuatan beton tersebut. Sebelum dipergunakan, terlebih dahulu diadakan pengetesan dengan pengujian kekentalan adukan beton kedalam kubus atau silinder untuk diperiksa kekuatan beton terhadap gaya tekan.Sebagai perbandingan kekuatan tekan pada berbagai benda uji.Pengujian ini dilakukan dengan mengambil 3 sampel dari setiap truk Mixer kapasitas 7 m3.
Pengujian kuat tekan beton dilakukan di laboratorium dengan menjadikan sample tersebut sebagai benda uji.
Selain itu juga dilaksanakan pengujian slump untuk menentukan konsistensi/kekakuan (dapat dikerjakan atau tidak) dari campuran beton segar (fresh concrete) untuk menentukan tingkat workability nya.
Pengawasan terhadap mutu beton pada proyek ini juga masih kurang dilakukan karena pengambilan sample beton readymix pada masing-masing truck mixer hanya diambil 3 sample saja sementara ketentuan SNI 2458-2008 sample beton yang perlu diambil yaitu sebanyak 12 sample.
6.1.3 Pengawasan dan Pengendalian Waktu Pekerjaan (Time Control)
Pengawasan dan pengendalian waktu atau bisa kita sebut dengan penjadwalan merupakan alat yang diperlukan guna menyelesaikan suatu proyek.Untuk proyek
dengan beberapa kegiatan, tahap pelaksanaan umumnya dapat dibayangkan sehingga penjadwalan tidak begitu mutlak dilakukan. Akan tetapi berbeda masalahnya pada proyek berskala besar dimana selain jumlah kegiatan yang sangat banyak dan rumitnya ketergantungan antar kegiatan tidak mungkin lagi diolah dalam pikiran. Penjadwalan dan pengontrolan menjadi rumit, jadi sangatlah penting agar kegiatan dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.
Unsur utama dari penjadwalan adalah peramalan (forecasting), walaupun perlu disadari bahwa perubahan-perubahan dapat saja terjadi dimasa mendatang dan akan mempengaruhi pola rencananya sendiri.
Penjadwalan adalah berfikir secara mendalam melalui berbagai persoalan-persoalan, menguji jalur-jalur yang logis, menyusun berbagai macam tugas yang menghasilkan suatu kegiatan lengkap, dan menuliskan macam-macam kegiatan dalam kerangka yang logis dan rangkaian waktu yang tepat.Mengenai adanya perubahan-perubahan yang selalu terjadi pada saatpelaksanaan, maka faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk membuat jadwalyang cukup efektif yaitu :
1. Secara teknis jadwal tersebut dapat dipertanggungjawabkan.
2. Disusun berdasarkan perkiraan yang akurat dimana perkiraan waktu, sumberdaya, serta biaya dibandingkan dengan kegiatan pada proyek sebelumnya.
3. Sesuai dengan sumber daya yang tersedia.
4. Sesuai dengan penjadwalan proyek lain, yang mempergunakan sumber daya yangsama.
5. Fleksibel terhadap perubahan-perubahan, misalnya perubahan spesifikasi proyek.
6. Mendetail dipakai sebagai alat pengukur hasil yang dicapai danpengendalian kemajuan proyek.
7. Dapat menampilkan kegiatan pokok yang kritis.
Teknis penjadwalan proyek juga dapat menggunakan bar chart. Teknik ini bertujuan untuk mengidentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan suatu kegiatan, terdiri dari waktu mulai, waktu selesai, dan pada saat pelaporan.
Penggambaran bar chart terdiri dari kolom dan baris. Pada kolom tersusun urutan kegiatan yang disusun secara berurutan. Pada baris menunjukan periode waktu yang dapat berupa hari, minggu, ataupun bulan. Selain metode bar chartdapat juga dipakai metode kurva S yang merupakan hasil plot dari bar chart, bertujuan untuk mempermudah melihat kegiatan-kegiatan yang masuk dalam suatu jangka waktu pengamatan progress pelaksanaan proyek. Kurva S terhadap progress pelaksanaan proyek dapat dilihat pada gambar 6.2
Kurva S merupakan gambaran diagram % (persen) komulatif biaya yang diplot pada suatu sumbu, dimana sumbu (x) menyatakan satuan waktu sepanjang durasi proyek dan sumbu (y) menyatakan nilai % (persen) komulatif progres pekerjaan selama durasi proyek tersebut. Cara membuat kurva S adalah :
1. Melakukan pembobotan pada setiap item pekerjaan.
2. Bobot item pekerjaan dihitung berdasarkan biaya item pekerjaan dibagi total pekerjaan dikalikan 100 %.
3. Setelah bobot tiap item pekerjaan dihitung, kemudian bobot item tersebutdidistribusikan selama durasi masing-masing aktivitas.
4. Setelah jumlah bobot dari aktivitas tiap periode waktu tertentu dijumlah secara komulatif.
5. Angka komulatif pada setiap periode ini diplot pada sumbu (y) dalam grafik danwaktu pada sumbu (x).
6. Dengan menghubungkan semua titik-titik maka akan didapat kurva S.
Grafik dari hasil pembuatan kurva S dapat kita lihat apakah proyek tersebut mengalami keterlambatan atau tidak. Dengan kurva S juga dapat dilihat intensitas pekerjaan. Kemiringan curam menunjukkan pada saat itu pekerjaan besar (intensitas tinggi) dan kemiringan andai menunjukan pekerjaan pada saat itu sedikit.
Dari penjelasan diatas, maka sekitar kegiatan pengawasan dan pengendalian terhadap waktu pekerjaan proyek dapat menjadi suatu tantangan bagi manajer proyek untuk dapat mencapai sasaran proyek dengan baik.
Pada proyek ini pengendalian terhadap waktu sudah cukup baik namun akibat dari pengawasan terhadap mutu yang kurang baik sehingga mengakibatkan terjadinya keterlambatan pada proyek ini. Keterlambatan yang terjadi adalah pada pekerjaan
erection girder yang seharusnya dilaksanakan pada periode akhir Mei 2017 namun sampai tanggal 6 Juni 2017 pekerjaan ini masih belum dilakukan dikarenakan terjadinya kesalahan teknis pada dudukan girder.
Oleh karena itu pengawasan secara menyeluruh perlu dilakukan, karna jika hanya melakukan pengawasan terhadap sebagian pekerjaan, akan tetap menimbulkan efek terhadap kelancaran suatu proyek.
6.2
Penjadwalan Kerja Dan Pengendalian Tenaga Kerja
Penjadwalan memiliki pengertian secara khusus sebagai durasi dari waktu kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian aktivitas kerja yang ada dalam kegiatan konstruksi. Penjadwalan juga merupakan proses penyusunan daftar pekerjaan yang akan dilakukan untuk mencapai dan mewujudkan suatu tujuan tertentu yang juga memuat table waktu pelaksanaannya. Karena penjadwalanproyek merupakan sesuatu yang penting, sehingga dalam merencanakannya harus realistis berdasarkan data-data dan informasi tentang proyek.
Pada umumnya, proyek konstruksi membuat master schedule pada awal pelaksanaan proyek, dimana master schedule tersebut menjadwal pekerjaan proyek secara umum dari awal proyek hingga selesainya proyek. Master schedule tersebut biasanya digunakan sebagai pengatur dan pengawasan progres di lapangan. Pada kenyataannya seringkali jadwal keseluruhan pekerjaan pada master schedule kurang sesuai dengan kondisi terkini yang ada di lapangan. Hal ini disebabkan karena adanya perubahan-perubahan informasi yang mucul di lapangan. Perubahan-perubahan informasi tersebut bisa membuat pekerjaan di lapangan bisa lebih cepat atau lebih lambat daripada master schedule. Pekerjaan di lapangan yang lebih lambat dari master schedule dapat menghambat pekerjaan konstruksi secara keseluruhan, karena
keterlambatan pada satu pekerjaan dapat mengakibatkan terlambatnya pekerjaan yang lainnya.
Pada proyek ini terjadi keterlambatan pada pekerjaan erection girder jembatan. Keterlambatan dapat dicegah jika manajemen proyek menerapkan short interval planning padaproyek konstruksi. Short interval planning menjadwal pekerjaan secara detail pada jangka waktu tertentu yang relatif singkat. Short interval planning harus dibuat dengan memperhatikan informasi terkini di lapangan, sehingga schedule yang dibuat benar-benar sesuai dengan kondisi sebenarnya. Pada laporan shorti nterval planning berisi faktor-faktor bilamana terdapat pekerjaan yang tidak terselesaikan dari pekerjaan terjadwal. Dengan melihat faktor-faktor tersebut,diharapkan manajer proyek dapat mengantisipasi agar faktor-faktor tersebut tidak menyebabkan keterlambatan yang lain.
Untuk mempermudah dalam merencanakan suatu short interval planning perlu membagi scope pekerjaan pada master schedule menjadi lebih detail maka dipakai work breakdown structure (WBS) dan untuk menentukan seberapa detail WBS ditentukan dari level of detail. Dengan cara WBS aktivitas dapat diketahui aktivitas-aktivitas yang ada di proyek secara lebih detail. Dengan mengetahui secara rinci kegiatan-kegiatan yang ada dalam pelaksanaan proyek sehingga meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek.
WBS aktivitas dapat dilakukan berdasarkan gambar dan master schedule proyek serta observasi lapangan. Work breakdown structure merupakan gambaran tentang kegiatan pekerjaan yang harus dilakukan dalam penyelesaian suatu proyek yang disusun sebagai langkah awal.
penjelasan mengenai pekerjaan yang dilakukan, mengidentifikasi keahlian yang dibutuhkan, menjadi panduan dalam memilih tim proyek dan digunakan sebagai dasar dalam melakukan penjadwalan proyek.
Schedule dalam bidang konstruksi adalah salah satu sarana yang paling penting untuk mengelola proyek konstruksi. Jadwal perencanaan yang baik mampu mengatur bermacam-macam kegiatan konstruksi, dan mampu memberikan tanda-tanda ketika proyek menghadapi masalah. Sehingga dengan jadwal perencanaan yang baik, proyek konstruksi dapat berjalan dengan lancar.
Manfaat dari construction schedule yaitu :
1. Dapat membantu kemungkinan yang terjadi di proyek dan memberikan gambaran dalam mengestimasi biaya proyek.
2. Dapat memberikan gambaran waktu yang realistis bagi owner proyek, dimana owner dapat memperkirakan jadwal selesainya proyek.
3. Dapat memberikan gambaran rangkaian urutan kegiatan proyek yangdiikuti oleh perusahaan konstruksi dan subkontraktor. Sehingga membuat owner mudah untuk mengawasi jalannya proyek.
4. Dapat memberikan rencana dasar untuk berbagai macam perubahan yang terjadi karena hal-hal yang tidak terduga seperti delay, perubahan desain oleh owner, dan pekerjaan tambahan.
5. Dapat menjadi dokumen resmi kegiatan konstruksi jika terjadi perselisihan antara owner dan kontraktor.
Adapun penjadwalan pada umumnya pada proyek kontruksi menggunakan master schedule. Master schedule adalah jadwal pekerjaan secara umum yang dibuat
pada awal proyek. Master schedule digunakan sebagai pedoman selama proyek berlangsung, akan tetapi informasi yang didapat dari master schule kurang detail dan kurang sesuai dengan kondisi lapangan yang sebenarnya. Untuk itu, kontraktor perlu membuat penjadwalan yang lebih detail. Penjadwalan seperti ini dapat menggunakan sistem short interval planning untuk selanjutnya akan dibahas mengenai short interval planning secara detail.
Short interval planning merupakan sistem penjadwalan proyek yang dirinci berdasarkan master schedule untuk menghasilkan suatu jadwal proyek spesifik yang dapat dikerjakan dalam jangka waktu tertentu. Short interval planning meliputi pembagian proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam jangka waktu satu sampai dua minggu ke depan.
Dalam pembuatan short interval planning, harus diperhatikan persiapan-persiapan di lapangan yang terkait dengan selesai atau tidaknya suatu pekerjaan dilapangan. Untuk proyek-proyek tertentu dimana terdapat beberapa subkontraktor, maka perlu dilakukan rapat berkala untuk menjadwal pekerjaan pada short interval planning. Hal ini dimaksudkan agar setiap subkontraktor dapat memberi informasi persiapan sumber daya sehingga rencana pada short interval planning yang dibuat benar-benar akurat.
Short interval planning memilki beberapa kelebihan dibandingkan dengan sistem penjadwalan pada umumnya, yaitu antara lain :
1. Dapat memberikan kepada proyek manajer hingga pekerja, tujuan pekerjaan yang spesifik yang harus dicapai pada hari tersebut.
2. Konsep kerja dari short interval planning, dimana manajemen konstruksi memaksimalkan informasi-informasi yang diberi pada rapat berkala untuk
menjadwal suatu rencana kerja yang akurat.
3. Subkontraktor dapat mengetahui sebab-sebab keterlambatan pada rapat berkala, dan kemudian dapat mengantisipasi agar faktor-faktor tersebut tidak menyebabkan keterlambatan yang lain.
4. Adanya perhitungan percentage plan complete (PPC) setiap diadakan Rapat berkala, sehingga dapat diketahui akurat atau tidaknya rencana pada short interval planning.
5. Durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan pada short interval planning disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya yang ada,bisa lebih cepat atau lebih lambat dari durasi ideal. Hal ini membedakan short interval planning dengan scheduling umumnya sebab durasi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan pada scheduling biasa merupakan durasi ideal.
Adapun prosedur dari short interval planning dimulai dengan melihat kembali pekerjaan yang terjadwal pada interval sebelumnya. Dalam hal ini perlu diperhatikan :
1. Banyaknya pekerjaan yang sudah, dan yang belum terselesaikan pada interval sebelumnya, kemudian dilakukan perhitungan PPC.
2. Faktor-faktor yang menyebabkan pekerjaan tidak terselesaikan. 3. Efek yang timbul dari pekerjaan yang tidak terselesaikan terhadap
a. Rencana pekerjaan pada periode berikutnya
b. Proyek secara keseluruhan setelah itu, menetapkan biaya proyek yang timbul untuk menyelesaikan setiap aktivitas pekerjaan yang belum terselesaikan tersebut.
dari pekerjaan yang tidak mencapai target pada interval sebelumnya. Setelah itu, baru merencanakan pekerjaan pada interval berikutnya dengan :
1. Menggunakan master schedule sebagai acuan dalam membuat jadwal pada interval berikutnya.
2. Menetapkan prioritas urutan pekerjaan.
3. Mebuat laporan secara tertulis rencana pekerjaan yang harus terselesaikan untuk interval berikutnya.
Setelah mempunyai rencana untuk interval berikutnya, maka proyek manajer memberikan tanggung jawab pekerjaan secara detail (short interval planning) kepada site manajer. Site manajer membentuk tim kerja yang optimal untuk dapat menyelesaikan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, site manajer perlu mempersiapkan beberapa hal sebagai berikut :
1. Mengidentifikasikan pekerjaan-pekerjaan yang diprioritaskan
2. Membuat daftar pekerjaan yang harus diselesaikan oleh tiap supervisor dan mandor setiap harinya sampai akhir dari interval pekerjaan
3. Memastikan tersedianya metarial dan peralatan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, terlebih untuk komponen material yang membutuhkan proses fabrikasi.
4. Memastikan setiap supervisor dan mandor memiliki manpower yang cukup untuk menyelesaikan pekerjaan.
Percentage plan complete adalah jumlah rencana pekerjaan terselesaikan dibagi jumlah rencana pekerjaan total, dan disajikan dalam bentuk persen. Jumlah rencana
pekerjaan total adalah banyaknya pekerjaan yang direncanakan dalam masa short interval planning (biasanya selama 1 minggu), sedangkan jumlah rencana pekerjaan terselesaikan merupakan banyaknya pekerjaan terencana yang terselesaikan. Secara matematis PPC dapat ditulis sebagaimana berikut ini :
PPC = 𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑅𝑒𝑛𝑐𝑎𝑛𝑎 𝑃𝑒𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎𝑎𝑛 𝑇𝑒𝑟𝑠𝑒𝑙𝑒𝑠𝑎𝑖𝑘𝑎𝑛𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎 ℎ 𝑅𝑒𝑛𝑐𝑎𝑛𝑎 𝑃𝑒𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎𝑎𝑛 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 100%
Suatu pekerjaan terencana dapat dikatakan selesai apabila progress pekerjaan di lapangan sesuai dengan atau melebihi perencanaan. PPC menjadi standar terhadap control yang dilakukan terhadap pekerjaan konstruksi. Apabila nilai yang didapat dari PPC mencapai 100% menunjukkan pekerjaan yang direncanakan dapat terselesaikan seluruhnya, sedangkan nilai PPC yang kurangdari 100% menunjukkan bahwa ada pekerjaan rencana yang belum terselesaikan. Dalam proyek konstruksi ada banyak sekali faktor-faktor yangmenyebabkan tidak dapat diselesaikannya suatu pekerjaan pada proyek yaitu :
1. Faktor material 2. Faktor presyarat kerja
3. Faktor perubahan prioritas kerja 4. Faktor manpower
5. Faktor salah tafsir volume pekerjaan 6. Faktor adanya pekerjaan ulang 7. Faktor desain
8. Faktor metode kerja 9. Faktor cuaca
11. Faktor-faktor lain
Penyebab umum tidak tercapainya target pada proyek konstruksi berdasarkan pandangan dari owner dan kontraktor bisa dibagi menjadi factor factor yaitu :
1. Faktor pekerja
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor manusia antara lain : a. Kurangnya keahlian pekerja
b. Rendahnya produktifitas c. Kurangnya tenaga kerja
Produktifitas tenaga kerja yang rendah dan masalah-masalah yang diakibatkannya telah banyak diselidiki di Negara-negara yang sedang berkembang, termasuk salah satunya adalah di Indonesia. Sebagian besar tenaga kerja yang ada di Indonesia tidak terorganisir, direkrut hanya dari teman-teman atau sanak saudaranya. Mereka biasanya hanyalah petani-petani tidak terlatih dari daerah pedesaan yang bekerja tidak tetap, dimana mereka tidak bekerja pada musim panen dan musim tanam. Kebanyakan dari mereka hanya mendapat upah yang sedikit sehingga kurang termotivasi untuk bekerja lebih giat.
2. Faktor peralatan
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor peralatan antara lain : a. Kurangnya peralatan
b. Rusaknya peralatan
c. Jeleknya kualitas peralatan d. Operator yang kurang terlatih
e. Lambatnya pengiriman peralatan
Faktor-faktor ini cukup vital terhadap berlangsungnya pekerjaan diproyek. Hal ini disebabkan karena penggunaan peralatan tersebut dapat mempercepat kinerja dari pelaksanaan proyek, sehingga bilamana terjadi hambatan pada faktor ini, akan menghambat jalannya proyek secara keseluruhan.
3. Faktor material
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor material antara lain : a. Susahnya material
b. Rusaknya material
c. Perubahan material yang digunakan d. Kurangnya material
e. Jeleknya kualitas material f. Lambatnya pengiriman material
Kurangnya material dan pergantian jenis material sangat berpengaruhi terhadap pelaksanaan pekerjaan di lapangan. Pertumbuhan pada proyek konstruksi sering menimbulkan demand dan supply yang tidak seimbang sehingga menyebabkan kurangnya penyediaan material. Susahnya material ditengarai sebagai salah satu penyebab utama keterlambatan pada proyek konstruksi.
4. Faktor kondisi lapangan
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor kondisi lapangan antara lain : a. Cuaca yang kurang bersahabat
b. Kondisi lapangan (tanah) yang buruk c. Akses jalan yang susah
d. Buruknya penempatan site layout
Faktor karakteristik lapangan sangat berpotensi menyebabkan keterlambatan pembangunan proyek. Strategi yang tepat akan dapat mengatasi setiap masalah karakteristik lapangan yang timbul. Oleh karena itu survey lapangan perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum pekerjaan proyek dilaksanakan.
Seperti pemeriksaan keadaan tanah dan bawah tanah lapangan, hujan, kondisi lapangan, merupakan faktor utama penyebab keterlambatan pada pekerjaan pondasi dan struktur. Akan tetapi, hujan dikategorikan sebagai unpredictable factors. Untuk menghindari keterlambatan karena hujan, biasa pekerjaan-pekerjaan yang bisa terhambat karena hujan biasanya dilangsungkan pada musim kering. Disebutkan pula bahwa perencanaan yang matang terhadap jalur pengangkutan dan kapasitas material yang diangkut dari tempat penyimpanan ke tempat pemasangan material yang lancar dan kontinyu akan memberikan dampak yang besar untuk mencapai ketepatan waktu yang diinginkan.
Pemilihan lokasi pembangunan proyek merupakan hal penting yang mempengaruhi kelancaran pengangkutan material dari tempat asal material kelokasi proyek.
5. Faktor desain
Yang bisa dikategorikan sebagai faktor desain antara lain : a. Kurangnya kemampuan mendesain
b. Perubahan desain
c. Kesalahan dalam mendesain
pada proyek. Adapun kurangnya kemampuan dalam mendesain menimbulkan desainnya terlambat, sehingga pekerjaan di lapangan harus menunggu desain yang terlambat. Perubahan desain dan kesalahan dalam mendesain membuat perlu dilakukan pekerjaan bongkar yang membuat proyek menjadi terlambat.
6. Faktor predecessor
Adalah salah satu faktor penyebab tidak selesainya pekerjaan pada suatu proyek, dimana maksud dari predecessor itu sendiri adalah prasyarat untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Misalnya, untuk menyelesaikan pekerjaan pengecoran sebelumnya harus diselesaikan terlebih dahulu pekerjaan pembesian dan bekisting.
