PERANCANGAN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN KONSULTAN TEKNOLOGI INFORMASI: STUDI KASUS PT. QOLSA SMARTSYST

(1)

40 | Jurnal Ekonomi, Bisnis Dan Industri (EBI) Vol. 1. No. 1 September 2019

PERANCANGAN ARSITEKTUR KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA PERUSAHAAN

KONSULTAN TEKNOLOGI INFORMASI: STUDI KASUS PT. QOLSA SMARTSYST Muhammad Afif Sulhan

Universitas Catur Insan Cendikia (UCIC) Cirebon Jl. Kesambi 202, Kota Cirebon, Jawa Barat. Telp (0231)220350

e-mail: sulhan.afif@gmail.com

Abstrak

Penelitian ini bertujuan untuk membuat rancangan awal knowledge management system di PT.Qolsa Smartsyst yang bergerak di bidang jasa dan penjualan produk teknologi informasi. Penelitian menggunakan 10 step KM roadmap dari tiwana. Penelitian dilakukan dengan melakukan analisis KM yang sudah berjalan, infrastruktur yang sudah dimiliki, potensi-potensi pengetahuan yang dapat di kelola, kemudian membuat rancangan berdasarkan data-data yang diperoleh. Penciptaan pengetahuan dilakukan dengan menerima masukan berbagai informasi atau file dari pengguna serta menerima masukan komentar dari pengguna lain. Pemanfaatan, penyimpanan, dan perbaikan pengetahuan terjadi pada saat interaksi pengguna dengan sistem. Penghapusan, kontrol pengetahuan yang kurang bermanfaat dilakukan oleh administrator KMS melalui halaman website khusus administrator.Penelitian ini menghasilkan rancangan awal yang masih perlu di buat lebih detil untuk siap digunakan sebagai panduan implementasi. Masukan atau feedback setelah implemetasi akan dibutuhkan untuk memperbaiki dan menyelaraskan kembali rancangan ini agar lebih sesuai dengan kondisi lapangan..

Kata kunci:arsitektur, knowledge management

Abstract

This research aims to make a preliminary design of a knowledge management system (KMS) in PT.Qolsa Smartsyst are engaged in services and sales of information technology products. Research used 10 step KM roadmap from tiwana. Research carried out by analyzing existing knowledge management (KM), which already owned infrastructure, the potential of knowledge that can be managed, then drafted based on the data obtained. Knowledge creation is done by accepting input various information or files from users as well as receive feedback comments from other users. Utilization, storage, and improvement of knowledge occurs during user interaction with the system. removal, control less useful knowledge carried by KMS administrator via a special web page administrator. This research resulted in a preliminary draft that still need to create a more detailed ready to be used as a guide for implementation. Input or feedback after implementation will be needed to repair and re-align this design to better suit field conditions.

Key words:architecture, knowledge management

1. PENDAHULUAN

PT. Qolsa Smartsyst (PT.QSS)

merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan dan jasa dalam bidang teknologi informasi. Sebagian besar pekerjaan perusahaan berdasarkan kontrak. Setelah kontrak diperoleh, segera dibentuk tim dipimpin seorang manajer proyek. Untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas hasil pekerjaan, maka jumlah anggota yang terlibat

dalam tim dibentuk berdasarkan bobot

pekerjaan, keahlian yang dibutuhkan, dan waktu pekerjaan. Pada saat yang sama, seorang anggota tim dapat masuk ke dalam tim yang lain. Hal ini terjadi apabila terdapat lebih dari

satu kontrak bersamaan. Pemilihan ini

berdasarkan kemampuan personil, bobot

pekerjaan dan tanggung jawab dalam tim. Kondisi ini sering menimbulkan kesulitan pada

masing-masing tim karena kemungkinan

personil yang bersangkutan tidak dapat selalu hadir, dan sering kali lokasi tim berjauhan.

(2)

Solusi yang sudah dilakukan untuk mengatasi hal ini adalah komunikasi dan dokumentasi. Namun hal ini belum terlaksana dengan baik karena belum ada kebijakan yang mengaturnya dengan baik.

Tingkat keahlian anggota yang

berbeda-beda bahkan dalam jenis keahlian yang sama menimbulkan kesulitan tersendiri dalam bekerjasama. Transfer pengetahuan antar anggota tim selama proyek sebenarnya berlangsung cukup baik, akan tetapi tidak cukup waktu karena kegiatan proyek yang singkat.

Berdasarkan uraian yang dipaparkan

dapat disimpulkan bahwa PT. QSS

memerlukan pengelolaan pengetahuan yang

lebih baik. Knowledge Management System

(KMS) diharapkan dapat mengatasi

permasalah transfer pengetahuan antar

karyawan, membantu operasional tim,

pekerjaan yang berkelanjutan, mengurangi resiko akibat keluar masuk karyawan dan menjaga dan meningkatkan kualitas produk yang berkelanjutan di masa depan.

2. METODE PENELITIAN

2.1 Wawancara dan Quesioner

Wawancara dan quesioner dilakukan

secara langsung kepada direksi dan

manajemen PT.QSS. Quesioner menggunakan

alat bantu set pertanyaan yang terdapat dalam

Knowledge Management Assessment Kit

(KMAK).

1) Pengumpulan Dokumen

Pengumpulan dokumen dilakukan dengan meminta data-data yang akan dibutuhkan dalam penelitian. Data yang dikumpulkan antara lain:

a. Bisnis proses pelaksanaan proyek.

b. Pengelolaan KM yang sudah

berjalan.

2) Pendataan Infrastruktur

Pendataan infrastruktur dilakukan dengan mengunjungi perusahaan dan mendata infrastruktur yang telah dimiliki.

2.2 Analisis Kondisi Infrastruktur Saat ini

Analisis kondisi infrastruktur di

PT.QSS dilakukan setelah studi lapangan.

2.3 Menyesuaikan Knowledge Management

dengan Strategi Bisnis

Langkah ini bertujuan menyesuaikan strategi KMS dengan strategi bisnis PT.QSS.

Hasil wawancara dan quesioner memberikan

gambaran pelaksanaan strategi bisnis

perusahaan dan kebutuhan pengguna untuk KMS. Strategi perusahaan secara tersirat terdapat dalam visi dan misi perusahaan,

namun hasil wawancara dan quesioner akan

memberikan gambaran yang lebih detil. Strategi ini akan digunakan sebagai acuan

pembuatan KMS agar hasilnya dapat

memberikan manfaat yang positif bagi perusahaan kedepan. Pada tahap ini hasil

wawancara dan quesioner digunakan sebagai

landasan pembuatan strategi KMS. Strategi

KMS ini selanjutnya akan menghasilkan sistem

requirement bagi KMS. Alur pembentukan

sistem requirement seperti pada gambar 1 berikut:.

Strategi Bisnis dan Kebutuhan

pengguna

Strategi KMS Sistem

Requirement

Gambar 1. System requirement dibentuk dari

strategi KMS

2.4 Membuat Desain Infrastruktur KMS

Langkah ini untuk menghasilkan desain infrastruktur yang dibutuhkan oleh

KMS berdasarkan system requirement.

Infrastruktur yang ada saat ini

Desain Infrastruktur KMS

Sistem Requirement

Gambar 2. Proses Desain Infrastruktur KMS

2.5 Audit Aset Pengetahuan

Pada langkah ini dilakukan pendataan dan analisis sumber-sumber pengetahuan perusahaan saat ini. Pendataan dan analisis dilakukan dengan cara:

1) Mendata sumber-sumber pengetahuan

yang potensial (forum diskusi proyek, grup, email perusahaan, dll).

(3)

2) Menganalisis proses bisnis KM yang

sudah berjalan.

3) Mengelompokkan jenis pengetahuan

yang ada atau yang dihasilkan

berdasarkan sifat (tacit/ explicit). Dan

membuat rencana proses pengolahannya agar dapat disimpan di dalam KMS.

4) Proses penyimpanan pengetahuan

berdasarkan jenisnya (file atau

database).

5) Proses untuk menemukan kembali

pengetahuan yang disimpan dan

mengambil kembali pengetahuan untuk dimanfaatkan.

6) Proses untuk melakukan recycle atau

perbaikan dan divest atau membuang

yang tidak berguna.

2.6 Analisis Sistem KMS

Langkah ini dibuat dasain proses bisnis KMS yang merupakan gambaran konsep bagaimana sistem yang akan dibangun

mampu memenuhi kebutuhan (system

requirement). analisis ini terdiri dari.

1) Konsep umum bagaimana KMS dapat

berfungsi sebagai sistem pengelolaan pengetahuan, dan dapat memenuhi

system requirement.

2) Konsep berdasarkan tujuh lapis

arsitektur KMS menurut tiwana, yang terdiri dari :

a. Interface

b. Access and authentication c. Filtering and intelligent d. Application

e. Transport

f. Middleware

g. Repository

2.7 Membuat Desain Arsitektur KMS

Pada langka ini dibuat desain arsitektur

aplikasi-aplikasi yang akan dibuat.

Berdasarkan system requirement , pada

langkah ini dibuat:

1) Use-case yang menggambarkan

interaksi antara actor dengan sistem.

2) Robustness diagram yang menuntun ke arah implementasi dengan lebih detil.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Topologi KM Saat Ini

Topologi jaringan infrastruktur khusus KM yang berjalan saat ini merupakan salah

satu bagian dari infrastruktur keseluruhan adalah seperti gambar 3 Berikut.

Router Modem

Monitor

Ftp server File server Switch Hub

NAS Storage ISP

Firewall

Gambar 3. Infrastruktur KM saat ini

3.2 Menyesuaikan Knowledge Management

dengan Strategi Bisnis

Perusahaan bergerak di bidang

pengelolaan proyek akan tetapi perusahaan juga fokus pada inovasi baru yang sesuai dengan pasar yang dituju.. Hasil analisis ini sejalan dengan strategi produk yang telah ditetapkan perusahaan. Dengan demikian KMS harus mendukung strategi perusahaan dengan menyediakan fasilitas pendukung dari sisi pengelolaan pengetahuan.

3.3 Strategi KMS

Berdasarakan hasil analisis strategi

perusahaan, maka strategi MKS dapat

dirumuskan sebagai berikut:

1) KMS harus dapat menyimpan

sumber-sumber penelitian, hasil-hasil penelitian baik yang masih mentah maupun yang sudah siap di gunakan.

2) KMS harus dapat memfasilitasi proses

perbaikan produk.

3) KMS harus dapat menyimpan hasil-hasil

softcopy maupun hardcopy hasil dari pekerjaan proyek.

4) KMS harus memfasilitasi proses

pembuatan pengetahuan dari tacit

menjadi explicit.

5) Terdapat 4 tingkatan kerahasiaan KMS

sesuai dengan level kerahasiaan

dokumen di PT.QSS.

3.4 System Requirement

Berdasarkan hasil strategi KMS dan tahapan-tahapan sebelumnya, maka dapat disusun daftar kebutuhan untuk KMS adalah seperti Tabel 1.

(4)

Table 1. Sistem Requirement

No Uraian

1. Sistem hanya mengijinkan user yang terdaftar untuk masuk

2. Sistem dapat menyimpan pengetahuan baik uraian maupun file yang dikirim oleh user

3. Sistem dapat menyimpan file program aplikasi, microsoft office, text, gambar, dan video yang dikirim oleh user

4. Sistem menyediakan ruang diskusi untuk membicarakan topik pekerjaan tertentu 5. Sistem dapat menghubungkan antara forum diskusi dengan file-file lampiran 6. Sistem dapat digunakan untuk melakukan pencarian pengetahuan

7. Sistem dapat digunakan untuk mendownload lampiran

8. Sistem dapat digunakan untuk melakukan update pengetahuan oleh user

9. Antar muka sistem dalam bentuk web, dapat diakses dari LAN maupun internet, dari komputer desktop, notebook maupun tablet atau smartphone

10. KMS mengakomodir tingkat kerahasiaan dokumen

3.5 Desain Infrastruktur KMS

Berdasarkan infrastruktur KM yang

telah ada saat ini dan berdasarkan system

requirement, dibuat desain infrastrktur KMS seperti Gambar 4 Secara garis besar desain infrastruktur KMS yang baru terdiri dari

infrastruktur umum (jaringan LAN),

infrastruktur server KMS, dan infrastruktur

administrator KMS.

Gambar 4. Desain infrastruktur KMS

Berdasarkan analisis kesenjangan

antara infrastruktur yang dan infrastruktur ideal, kebutuhan KMS adalah seperti Tabel 2 Berikut

Tabel 2. Kebutuhan Pengadaan Infrastruktur

KMS

No Nama Spesifikasi

1. PC admin KMS Disesuaikan dengan kebutuhan

2. Printer Disesuaikan dengan kebutuhan

3. Scanner Disesuaikan dengan kebutuhan

3.6 Audit Aset Pengetahuan

PT. QSS selama ini telah melakukan pengelolaan pengetahuan walaupun tidak di kelola secara serius. Untuk membuat KMS lebih luas cakupannya, selain memperbaiki KM yang sudah ada, dilakukan juga pendataan sumber-sumber pengetahuan baru seperti notulen rapat dan forum diskusi.

3.7 Proses Bisnis KM saat ini

Adapun proses bisnis KM saat ini adalah seperti gambar 5.

(5)

3.8 Sumber-sumber Pengetahuan Potensial

Sumber-sumber pengetahuan PT.QSS tersebar pada berbagai kegiatan dan dalam

bentuk tacit maupun explicit. Adapun

sumber-sumber pengetahuan dan strategi

pengelolaannya adalah sebagai berikut:

1) Pengelolaan Proyek

Pengelolaan proyek merupakan

sumber pengetahuan perusahaan terbanyak.

a. Hasil tacit : pengalaman.

Strategi konversi tacit menjadi

explicit: disimpan dalam bentuk tulisan komentar terhadap dokumen proyek tertentu atau proses pelaksanaan proyek tertentu.

b. Hasil explicit: hardcopy dan softcopy.

Gambar proses penyimpanan

pengetahuan dari proses bisnis proyek adalah seperti Gambar 6 Berikut.

Digitalisasi (scan,foto) Hardcopy Softcopy Meta dokumen Folder khusus Form komentar Pengalaman / komentar D a t a b a s e K M S Meta dokumen

Gambar 6. KM dari Pengelolaan Proyek

2) Forum diskusi

a. Hasil tacit : pengalaman, pendapat.

b. Hasil explicit: Tulisan dan komentar

dari topik tertentu dan lampiran berupa

softcopy.

pengetahuan dari grup diskusi adalah seperti gambar 7 Berikut.

Softcopy

Thread atau topik

Folder khusus D a ta b a s e K M S lampiran Topik baru Komentar

Gambar 7. KM dari grup diskusi

3) Produk

a. Hasil tacit : bugs, pengalaman

mengatasi bugs, pengalaman

programming,

b. Hasil explicit: hardcopy dari

dokumentasi produk (manual, SOP, dll) dan softcopy (software).

pengetahuan dari produk adalah seperti Gambar 8 berikut. Digitalisasi (scan,foto) Hardcopy (dokumentasi) Softcopy

(software) Meta dokumen

Folder khusus Form komentar Pengalaman / komentar d a t a b a s e Meta dokumen

Gambar 8. KM dari Pengelolaan Produk

4) Dokumen

a. Hasil tacit : Pengalaman mengelola aset

kantor.

b. Hasil explicit: hardcopy dari dokumen

atau catatan dan softcopy (file).

pengetahuan dari produk adalah seperti gambar 9 berikut.

(6)

Digitalisasi (scan,foto) Hardcopy Softcopy Meta dokumen Folder khusus Form komentar Pengalaman / komentar d a t a b a s e Meta dokumen

Gambar 9. KM dari Pengelolaan Dokumen

5) Notulen rapat

b. Hasil explicit: Tulisan dan komentar

dari topik tertentu dan lampiran berupa

softcopy.

pengetahuan dari notulen rapat adalah seperti gambar 10 berikut.

Softcopy

Thread atau topik rapat Folder khusus D a ta b a s e K M S lampiran Topik rapat baru

Komentar

Gambar 10. KM dari notulen rapat

6) Email perusahaan

b. Hasil explicit: tulisan berupa pesan

email dan lampiran berupa softcopy.

pengetahuan dari email adalah seperti gambar 11 berikut. Email K M S d a ta b a se Komentar E m a il d a ta b a se

Gambar 11. KM dari email

7) Profil karyawan

a. Hasil tacit : data diri

b. Hasil explicit: hardcopy berupa ijazah,

sertifikat, penghargaan, dll.

pengetahuan dari profil karyawan adalah seperti gambar 12 berikut.

Softcopy My profile File storage d a ta b a s e Attachment

Input data diri

Hardcopy

Gambar 12. KM dari profil karyawan

3.9 Analisis Sistem KMS

3.9.1 Konsep umum

Dari hasil-hasil langkah sebelumnya, di lakukan analisis sistem KMS secara keseluruhan

untuk memenuhi requirement dan

memaksimalkan sumber-sumber pengetahuan potensial. Meskipun berbeda-beda sumber yang telah dibahas sebelumnya, akan tetapi secara

garis besar terdapat kesamaan dalam

mendapatkan pengetahuan, menyimpan,

menyebarkan, dan melakukan perbaikan.

Adapun konsep proses bisnis KMS yang diusulkan adalah seperti gambar 13 berikut.

Download Hardcopy Softcopy Meta dokumen Folder khusus Form komentar Pengalaman / komentar D a t a b a s e K M S Pencarian Topik bahasan

Gambar 13. Proses Bisnis KMS yang diusulkan

Secara garis besar, pengetahuan berupa topik bahasan dalam forum, notulen rapat, dll

(7)

(sama seperti meta document). Semua dokumen

(pengetahuan) yang berbentuk hardcopy harus

di rubah ke dalam softcopy terlebih dahulu agar

dapat disimpan dalam KMS. sedangkan yang

sudah berbentuk softcopy dapat disimpan

langsung kedalam storage KMS. Sebelum di

simpan, dokumen ini dibuatkan meta document

dalam bentuk deskripsi. Deskripsi ini harus

mewakili isi dokumen agar mudah dicari. Meta

document ini disimpan dalam database KMS,

sedangkan file disimpan dalam KMS

storage.User dapat menambahkan pengalaman

yang terkait dengan dokumen tersebut dalam

bentuk komentar. Pencarian pengetahuan

dengan cara memasukkan kata kunci. Pencarian

ini dilakukan di database. Hasil pencarian

adalah deskripsi dokumen beserta atributnya

seperti link file, sedangkan file dokumen sendiri

dapat di download langsung dari file server.

Siklus pengetahuan akan berawal

daripengetahuan berupa topik bahasan, notulen

rapat, email, dokumen atau project yang

dimasukkan oleh user. User lain akan membaca,

mempelajari dan memberikan masukan atau

komentar. Komentar ini dapat berupa

pengetahuan tambahan atau pengalaman. Pola interaksi ini akan memperbaiki pengetahuan yang ada sehingga semakin bermutu. Disisi lain, admin KMS memiliki akses secara penuh terhadap pengetahuan seluruh pengetahuan di KMS. topik yang usang atau dirasakan tidak bermanfaat dapat dihapus dari sistem. Dengan

demikian peran sustain/divest di pegang oleh

admin KMS.

3.9.2 Interface

Untuk mengakomodir pengelolaan

KMS oleh administrator, maka website dibuat

dalam dua bentuk yaitu website untuk user dan

website untuk administrator. Website untuk user

seperti gambar 14 berikut.

Home (Knowledge searching)

Project Forum Product Document Meeting Email

KMS WEBSITE

Login / Register

Employee My profile

Gambar 14. Diagram konsep halaman website

KMS

Halaman pertama adalah halaman login/

register. Login jika user telah memiliki account, dan register untuk user baru. Setelah lolos login, sistem akan membuka halaman depan berupa halaman pencarian pengetahuan yang dapat mencari pengetahuan dari semua kategori.

Halaman berikutnya yaitu halaman project,

forum, product, document, meeting,email,

employee menyediakan antarmuka

masing-masing kategori. Halaman my profile berfungsi

untuk melakukan pembaharuan data diri.

Untuk mempermudah pengelolaan

admin, diperlukan website khusus admin untuk mengelola isi dari KMS. Konsep website untuk

administrator seperti gambar 15 berikut.

Project manager Forum manager Meeting menager Email manager Product manager Document manager KMS WEBSITE ADMINISTRATOR Login / Register User manager

Gambar 15. Diagram konsep halaman website

admin KMS

Tiap halaman berisi tabel-tabel yang

terhubung ke database KMS dan memiliki

fungsi retrieve, update, delete.

3.9.3 Access and authentication

1) Authentication

Authentication dilakukan dengan kodifikasi

untuk password.

2) Access

KMS menyimpan pengetahuan perusahaan maupun karyawan. Di PT.QSS, pengetahuan ini memiliki 4 tingkatan kerahasiaan. untuk memudahkan sistem, tingkatan ini diberi kode seperti tabel 3 berikut.

Tabel 3. Knowledge Level

Tingkat Kode level Keterangan

Direksi 4 Hanya boleh diketahui direksi

Manajemen 3 Hanya boleh diketahui manajemen dan direksi Administrasi 2 Hanya boleh diketahui

bagian administrasi, manajemen, dan direksi Umum 1 Boleh diketahuai semua karyawan perusahaan

(8)

Kode pada Tabel 3 akan digunakan sebagai atribut pada setiap informasi yang dimasukkan ke dalam KMS baik itu topik, komentar maupun dokumen. Kode ini juga

digunakan sebagai salah satu atribut user (pada

tabel user) sehingga setiap user nantinya hanya

dapat membuka pengetahuan yang diijinkan.

3.9.4 Collaborative Filtering and Intelligence

Layer

Filtering dan intelligent dilakukan secara sederhana yaitu dengan pencarian kata kunci dengan memasukkan kategori sebagai

pilihan tambahan. Sistem akan menyusun query

untuk mengambil data dari database KMS. Data

yang diambil sesuai dengan knowledge level

yang diijinkan sesuai dengan user level yang

bersangkutan.

3.9.5 Application

Application dibuat dalam bentuk

website. website KMS sendiri terbagi menjadi dua yaitu web KMS dan web admin KMS.

3.9.6 Middleware and Legacy Integration

KM yang ada saat ini belum memiliki

sistem. Baik software maupun database.

Satu-satunya middleware untuk integrasi yang

dibutuhkan disini adalah aplikasi sinkronisasi

dengan email server.sinkronisasi berfungsi

meng-copy data-data email ke dalam database

KMS. sehingga email yang telah berada di KMS

dapat dikomentari oleh user tanpa mengganggu

email server.

3.9.7 Repository

Repository terdiri dari 3 fungsi :

1) Application server. berfungsi menyimpan

website KMS dan middleware yaitu sync

email.

2) Storage server. berfungsi menyimpan file attachment. Secara fisik server ini dalam

bentuk NAS storage.

3) Database server. database server berfungsi

menyimpan database. Databses yang akan

digunakan disini adalah MYSQL.

3.10 Membuat Desain Arsitektur KMS

3.10.1 Website KMS

a. Login dan register

Halaman ini terbuka pertama kali pada

saat user membuka website. Hubungan dan

interaksi user dengan system pada halaman login

digambarkan pada gambar 16.

Gambar 16. Use case login dan register

Secara lebih detil, login dan register

dijelaskan dengan robustness diagram gambar

17.

Login page

Enter username, password

Click save Input user profile

Not complete Valid

User account User

Display error message

Register page

Click submit Not valid

Home page Validate

Display error massage

Add new user Send email

Click register Back to login page

File attachment

Gambar 17. Robustness diagram login

b. Home

Home adalah halaman yang terbuka

setelah user berhasil login. Halaman ini selain

menyediakan knowledge aktifitas terakhir di

KMS juga menyediakan fitur pencarian

menyeluruh. Diagram use case untuk halaman

home adalah seperti gambar 18 berikut.

Gambar 18. Use case home

Lebih detail, use case home dibuat

dalam diagram robustness gambar 19 berikut

User

Login Validation

Register new user

Add new user

Send email DB KMS KMS User DB KMS KMS Add comment Extend Extend Show latest news Searching Select category Extend Show k nowledge Download attachment Storage Upload attachment Extend

(9)

48 | Jurnal Ekonomi, Bisnis Dan Industri (EBI) Vol. 1. No. 1 September 2019 Home

Display, click item

User Knowledge Latest news Searching Display knowledge KMS database Input keyword

Retreive latest data Selected item

Retreive match data Match data

Add comment Download attachment Display search result

Selected item Link file KMS Storage Error message Insert comment Full data

Upload file attchment

Gambar 19. Robustness diagram Home

c. Project

Halaman project merupakan halaman

untuk knowledge khusus project. Diagram use

case halaman project adalah seperti gambar 20

berikut.

Gambar 20. Use case project.

Lebih detail, use case project dibuat

dalam robustness diagram gambar 21 berikut.

Project page

User Knowledge Project list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Selected item Link file KMS Storage Error message Insert comment Full data Latest project

Retreive latest project data

Add new project/ step

New project

Upload file attachmnet

Project list

Error message

Gambar 21. Robustness halaman project

d. Forum

Interaksi yang terjadi digambarkan dalam diagram use case seperti gambar 22 berikut.

Gambar 22. Use case forum

Lebih detil, use case diagram dibuat

User DB KMS KMS Add comment Extend Extend Searching Show knowledge project Download attachment Storage Add new project Extend Upload attachment Extend Show project list Show latest project activity User DB KMS KMS Add comment Extend Extend Searching Download attachment Storage Add new thread Extend Upload attachment Extend Show thread list Show latest forum activity Show knowledge forum

(10)

Forum page

User Knowledge Thread list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Selected item Link file KMS Storage Error message Insert comment Full data Latest forum

Retreive latest forum data

Add new thread

New thread

Error message

Gambar 23. robustness diagram halaman forum

e. Product

Halaman product menyediakan fasilitas

untuk mengelola knowledge tentang product.

Gambar 24. Use case product

Lebih detil, use case diagram dibuat

Product page

User Knowledge Product list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Add comment Download attachment

Display search result

Selected item Link file KMS Storage Error message Insert comment Full data Latest product

Retreive latest product data

Add new product

New product

Error message

Gambar 25. Robustness diagram product

f. Document

Halaman document berguna untuk

memfasilitasi KMS dalam mengelola knowledge

terkait dengan document. Diagram use case

untuk halaman document adalah seperti gambar

26 berikut.

Gambar 26. Use case document

Robustness diagram untuk halaman

document digambarkan pada gambar 27 berikut.

User DB KMS KMS Add comment Extend Extend Searching Download attachment Storage Add new product Extend Upload attachment Extend Show latest product activity Show knowledge product Show product list User DB KMS KMS Add comment Extend Extend Searching Download attachment Storage Add new document Extend Upload attachment Extend Show document list Show latest document activity Show knowledge document

(11)

Document page

User Knowledge Document list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Selected item Link file KMS Storage Error message Insert comment Full data Latest document

Add new document

New document

Error message

Gambar 27. Robustness diagram halaman

document

g. Meeting

Meeting selama ini hanya dicatat oleh masing-masing yang bertanggung jawab dalam topik pembicaraan. Gambar 4.28 adalahgambar

Use case diagram halaman meeting.

Gambar 28. Use case meeting

Lebih detil, use case diagram

digambarkan dengan robustness diagram seperti

gambar 29 berikut.

meeting page

User Knowledge meeting list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Selected item Link file KMS Storage Error message Insert comment Full data Latest meeting

Add new meeting

New meeting

Error message

Gambar 29. Robustness diagram meeting

h. Email

Email PT.QSS berada di email server.

Gambar 4.30 Use case email.

gambar 31 . User DB KMS KMS Add comment Extend Extend Show latest meeting Searching Show knowledge meeting Download attachment Storage Add new meeting Extend Upload attachment Extend Show meeting list User Email server KMS Add comment Email sync Extend Extend Show latest email Searching Show knowledge email Download attachment DB KMS Show email list

(12)

Email page

User Knowledge email list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Selected item Link file Error message Insert comment Full data Latest email

Email server Sync email

Gambar 4.31 Robustness diagram email.

i. Employee

Data diri (profil) karyawan tersimpan

dalam database KMS.

Gambar 4.32 Use case employee.

gambar 33 berikut.

Employeel page Display, click item

User Knowledge Employee list Searching Display knowledge KM database Input keyword Selected item

Download attachment Display search result

Selected item

Link file

Error message

Full data

KMS storage

Gambar 33. Robustness diagram halaman

employee j. My profile

Halaman ini untuk mengelola data diri

masing-masing user.Adapun diagram use case

untuk halaman my profile pada gambar 34

berikut.

Gambar 34. Use case my profile

Robustness diagram untuk halaman my profile

pada gambar 35 berikut. User DB KMS KMS Extend Searching Show employee list Download attachment Storage User Show my profile DB KMS KMS Edit Save Cancel Extend Extend Extend Upload file Extend Download file Extend Storage Send email Include

(13)

52 | Jurnal Ekonomi, Bisnis Dan Industri (EBI) Vol. 1. No. 1 September 2019 My profile page Display, edit User account User Display profile Error message Upload file File attachment Download file

Update profile Send email Click save

Gambar 35. Robustness diagram my profile

3.10.2 Website Admin KMS

Website administrator terdiri dari

tabel-tabel untuk mengelola database maupun file

attachment.

Gambar 36. Use case administrator KMS

Use case administrator KMS gambar 36

dapat digambarkan lebih detil dengan

robustness diagram pada gambar 37 berikut.

Administrator page Display, edit KMS database Admin Display data Error message File attachment Update/ delete data

Click save, delete

Gambar 37. Robustness diagram administrator

KMS

4. KESIMPULAN

Setelah melakukan penelitian dan

melakukan analisis, maka penulis dapat menarik kesimpulan tentang perancangan arsitektur KMS di PT. QSS sebagai berikut:

1) Kondisi KM di perusahaan saat ini baru

mencakup sebagian kecil dari potensi pengetahuan yang dimiliki, banyak potensi pengetahuan yang dapat dikelola dan dimanfaatkan dengan lebih baik.

2) Penelitian ini menghasilkan rancangan awal

berupa

a. Desain arsitektur jaringan KMS

b. Daftar kebutuhan perangkat keras

c. Struktur organisasi dan usulan anggota

tim KMS

d. 11 usecase dan robustness diagram

website KMS maupun website admin KMS

e. Class diagram yang terdiri dari 54

class

f. Mapping model database yeng terdiri dari 19 table.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Alavi dan Leidner. 1999. Knowledge

Based, information system management.

Bellinger, G , Castro, D and Mills, A.

2004. Data, Information, Knowledge and

Wisdom. http://www.systems –

thinking.org/dikw/dikw.htm. Diakses

tanggal 14 desember 2014.

[2] Bukowitz, W & Williams, R. 2000. The

knowledge management Fieldbook.

London: Prentice Hall.

[3] Davidson, C and Voss, P. 2002. Knowledge

Management. Auckland:Tandem Press.

[4] Fakhrurroja, H. 2010. Desain Arsitektur

Knowledge Management System Layanan

Jasa Kalibrasi di UPT BPI LIPI Dengan

Menggunakan Soft System Methodology.

Jurnal Teknologi Indonesia.

[5] IMB Developerworks. 2012. UML basics: An introduction to the Unified Modeling

Language. www.ibm.com. Diakses tgl 10

maret 2015.

[6] Keelan, E. 2003. Knowledge

Management.School of Computing. Dublin

institute of technology.

[7] Kurniawati, S. 2012. Model Penerapan

Knowledge Management Pada BUMN

Penyelenggaraan Bisnis Jasa

Telekomunikasi. Admin Data table DB KMS KMS Edit Save Cancel Extend Extend Extend Delete Extend Storage

(14)

[8] Meyer, M & Zack, M. 1996. The design

and implementation of information

products. Sloan Management Review.

[9] Malhotra, A dan Majchrzak, A. 2004.

Enabling Knowledge Creation in far-flung teams: Best Practice for IT Support and Knowledge Sharing. Journal of knowledge managemen.

[10]Nonaka, I & Takeuchi, H. 1995. The

knowledge-creating company. New York:

Oxford University.

[11]Quink, U. 2008. An Exploration of

Knowledge Management and Intellectual Capital in a Nonprofit Organization Context.

[12]Randy, A, dkk. 2013. Pengembangan dan

Penerapan Manajemen Pengetahuan

sebagai Strategi Pendukung Kegiatan Medis Non-bedah (Studi kasus Klinik Petukangan Medical Center). Jurnal teknik industri.

[13]Robertson, J. 2003. Metrics for knowledge

management and content management,

February-2003.

http://www.steptwo.com.au/papers/kmc_m etrics/index.html. Diakses tanggal 2 maret 2015.

[14]Rosenberg, D and Csott, K. 2001. Applying

Use Case Driven Object Modelling with

UML. An Annotated e-Commerce

Example.

[15]Shannak R.O, Masa'deh R.M, dkk. 2012.

Knowledge Management Strategy Building:

Literature Review. European scientific

journal. July edition vol.8, no.15. 2012.

[16]Tiwana, A. 2002. The Knowledge

Management Toolkit. Prentice Hall.

[17]Turban, E. and Aronson, J.E. 2001.

Decision Support Systems, Sixth Edition, Prentice-Hall Inc.

[18]Tutorialspoint. 2014. A quick UML

reference guide for UML Engineers.

www.tutorialspoint.com/uml/. Diakses