JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI
MENINGKATKAN PEMASARAN PRODUK
DI PT PPI
¹Sonty Lena, S.Kom, M.M., MOS, ²Dewi Mayanthy Sirait
¹Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA ²Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA
Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp (022) 7564283 Email: ¹[email protected], ²[email protected]
Abstrak
PT PPI (Persero) adalah perusahaan hasil merger tiga BUMN yang sudah cukup lama berkecimpung di bidang ekspor, impor dan distribusi. Perusahaan ini bergerak dalam bidang pemasaran dan merupakan suatu pemasaran yang harus terus berkembang dalam meningkatkan mutu kualitas barang dan meningkatkatkan pembelian dari konsumen. Perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi ini diharapkan mampu meningkatkan keunggulan dalam bersaing diantara perusahaan yang sejenis dengan PT PPI (Persero). Metedologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Ward and Peppard, dengan menggunakan tools analisis CSF
(Critical Success Factors), PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi), SWOT (Strength, Weakness,
Opportunty and Threat), dan BSC (Balanced Scorecard ). Hasil akhir dari analisis berupa rencana strategis
sistem informasi PT PPI (Persero) yang tertulis dalam suatu dokumen perencanaan strategis sistem informasi (PSSI) yang berisi rekomendasi terkait strategi bisni SI, strategi TI, dan strategi manajemen SI/TI berupa portofolio. Perkembangan teknologi saat ini semakin tinggi terutama di bidang teknologi informatika sehingga tidak menutup kemungkinan untuk berkembangnya suatu bahasa pemrograman baru yang mulai bermunculan, seperti halnya dalam pembuatan suatu web banyak sekali teknologi-teknologi Framework yang bermunculan pada saat ini, salah satunya adalah Framework CI yaitu CodeIgniter merupakan salah satu dari sekian banyak
framework PHP yang ada.
Kata Kunci : Perencanaan Strategi Sistem Informasi, Ward and Pepard, CodeIgniger
I. PENDAHULUAN
PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) adalah Badan Usaha Milik Negara(BUMN) yang memiliki 43 cabang sangat berkontribusi terhadap pencapain target perusahaan. PT PPI memproduksi di bidang ekspor, impor dan distribusi. Perusahaan perlu dikembangkan dalam masa pertumbuhan bisnisnya, dengan membuat perusahaan agar lebih memperhatikan lingkungan yang dapat mempengaruhi perusahaan tersebut sehingga perusahaan dapat mengetahui strategi pemasaran seperti apa dan bagaimana yang harus diterapkan. Perusahaan juga harus lebih cermat dalam mengantisipasi keadaan pasar sehingga dapat menciptakan produk yang berkualitas, memberikan pelayanan yang baik serta dapat memuaskan konsumen. Perusahaan juga perlu mengenali kekuatan dan kelemahan perusahaan dalam persaingan. Maka dengan itu perusahaan harus mengetahui faktor kunci sukses eksternal dan internal lingkungan karena ini merupakan suatu nilai yang baik untuk daya saing perusahaan dan dapat memenangkan persaingan.
I.1. Identifikasi Masalah
1. Cara mengantisipasi kelemahan perusahaan dalam bersaing sehingga menjadi kekuatan bagi perusahaan. 2. Cara membuat strategi sistem
informasi untuk meningkatkan daya bersaing di PPI dengan analisis SWOT dan Balanced Scorecard
sehingga membentuk kondisi yang diharapkan.
3. Menentukan strategi sistem informasi internal dan eksternal untuk meningkatkan daya bersaing di PPI dengan analisis PEST dan CSF.
1.2. Tujuan Penelitian
1. Agar dapat meningkatkan mutu kekuatan perusahaan dalam bersaing sehingga mengurangi kelemahan serta dapat buat keberhasilan perusahaan. 2. Agar perusahaan dapat memenangkan
persaingan dengan perusahaan lainnya sesuai analisis yang diharapkan menggunakan BSC dan SWOT.
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017 3. Agar dapat menentukan strategi
perusahaan berdasarkan posisi bersaing dan jenis usaha perusahaan.
II. DASAR TEORI
II.1.Konsep Dasar Perencanaan Strategis
Sistem Informasi
Perencanaan strategis sistem informasi sudah selayaknya diterapkan. Hal ini dapat menjadi kunci keberhasilan perusahaan di era yang semakin kompetitif ini. Beberapa alasan yang menyebabkan perlunya suatu perusahaan memiliki strategi sistem informasi dan teknologi adalah : (Ward & Peppard, 2002).
1. Investasi pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI) tidak mendukung sasaran bisnis.
2. Tidak terkontrolnya SI/TI yang ada.
3. Sistem yang tidak terintegrasi, sehingga memungkinkan terjadinya duplikasi dan data hilangnya keterkaitan antar sumber daya informasi.
4. Perusahaan tidak memiliki panduan untuk menentukan prioritas proyek SI/TI dan selalu terjadi perubahan sehingga menurunkan produktivitas.
5. Manajemen informasi yang buruk dan tidak akurat.
6. Strategi SI/TI tidak sejalan dengan strategi bisnis perusahaan.
7. Proyek SI/TI hanya dievaluasi pada basis keuangan semata.
Gambar II.1 Skema Perencanaan Strategis Sistem Informasi (Ward & Peppard, 2002)
III. ANALISIS INTERNAL DAN
EKSTERNAL SI/TI & BISNIS
Analisis kondisi organisasi saat ini dilakukan dengan beberapa alat atau tool yang sesuai dengan kondisi PT PPI (Persero) sebagai perusahaan yang menawarkan produk. Alat yang digunakan dalam menganalisis internal dan eksternal lingkungan bisnis dan SI/TI. Adapun adalah CSF, PEST, analisa sumber daya & infrastruktur IT, analisa tren IT.
III.1. Analisis CSF
teknik analisa CSF yang menjadi dasar teknik analisa ini adalah Visi, Misi, nilai, serta arah dan tujuan perusahaan. CSF sangat berguna apabila digunakan dalam mengidentifikasi proses yang paling kritis, serta memberikan fokus pada pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan yang paling tepat untuk dilaksanakan. CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Berikut langkah–langkah dalam analisa CSF :
Tabel III.1 Analisis CSF
III.2. Analisis PEST
Untuk mengetahui kondisi eksternal bisnis yang terjadi diperusahaaan dapat berpengaruh langsung terhadap perdagangan PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia yang dapat dilakukan dengan analisa PEST dimana hasil dari analisa ini akan dijadikan sebagai acuan untuk menentukan strategi bisnis demi mencapai tujuan strategis perusahaan. Aspek-aspek yang akan di analisis adalah sebagai berikut:
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
III.3. Analisis Sumber Daya, Skill, dan
Infrastruktur IT
Analisa teknologi informasi PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia dilakukan dengan menganalisa infrastruktur yang ada saat ini, yang mencakup perangkat keras, piranti lunak, jaringan, sumber daya manusia serta kebijakan dan regulasi IT yang ada.
1. Software dalam PT Perusahaan Perdagangan
Indonesia digunakan untuk mendukung berjalannya website agar dapat melakukan pemasaran produk, mengirim email serta menerima email. Serta SI yang digunakan
2. Hardware yang digunakan ada bagian yang
terdapat didalamnya menggunakan ERP dan Accurete, serta didukung dengan memori 512MB. Untuk layanan internet menggunakan layanan seperti hub dan wifi.
3. Aplikasi yang digunakan adalah website PT Perusahaan Perdagangan Indonesia.
III.4. Analisis Tren Teknologi Informasi
Analisa Tren Teknologi Informasi Setiap tahun, tren teknologi informasi senantiasa berkembang pesat. Hal ini di dukung dengan semakin banyak kebutuhan perusahaan yang bergantung pada teknologi informasi untuk menjalankan proses bisnisnya. Beberapa tren teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia antara lain adalah teknologi web dan mobile applications, barcode inventory
system, dan vpn.
a. Teknologi web
Penggunaan teknologi Web dapat membantu kinerja perusahaan karena tanpa perlu melakukan instalasi dan bersifat mobile. PT.Perusahaan Perdagangan Indonesia dapat memanfaatkan teknologi ini untuk membagi informasi mengenai PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia, sehingga dapat menarik lebih banyak konsumen, juga dengan teknologi web, dapat membantu proses adminstrasi PT.PPI seperti pemrosesan pesanan barang seperti Pupuk, Peptisida dan bahan Pokok melalui website.
b. Tren Server
PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia dapat memanfaatkan teknologi tren server ini sehingga dapat menyediakan layanan dalam menghubungkan ke dalam jaringan komputer.
c. E-Faktur
Faktur pajak berbentuk elektronik atau e-faktur, adalah faktur pajak yang dibuat melalui aplikasi atau sistem elektronik yang ditentukan dan/atau disediakan oleh direktorat jenderal pajak.
d. Cloud Computing
Teknologi ini menggunakan jaringan internet dan server yang disediakan oleh penyedia layanan untuk mengelola data dan aplikasi. Teknologi ini dapat mempermudah bagi
penggunanya karena menggunakan aplikasi ini tanpa melakukan instalasi dan mengakses data yang diperlukan dengan memanfaatkan
Software as a Service (SaaS) dan Infrastructure
as a Service (IaaS) pada Cloud Computing.
Teknologi ini juga memungkinkan PT PPI melakukan efisiensi dengan memusatkan penyimpanan, memori, pemrosesan, dan bandwith tanpa mengeluarkan investasi awal yang besar dengan menggunakan virtual server yang disediakan oleh penyedia layanan Cloud Computing.
III.5. Analisis SWOT
Perumusan strategi dari PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada bab sebelumnya. Perumusan strategi ini menggunakan analisa SWOT yang digunakan untuk memperoleh peta kekuatan dan kelemahan PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia serta ancaman dan peluang yang dimiliki dengan matriks SWOT ini menjelaskan tentang analisis SWOT tentang kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman perusahaan sebelumnya, sehingga dibentuk dalam matriks SWOT yang berisi strategi SO, strategi WO, strategi ST dan Strategi WT sebagai berikut.
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
III.6. Perancangan
Perancangan model solusi berisi tentang uraian tentang alur metedologi penelitian saat melakukan tahap-tahap analisis.
Gambar III.1 Perancangan
III.7. Portofolio Aplikasi Masa Mendatang
Usulan aplikasi dimasa depan ini disusun perencanaan usulan ini disusun untuk 3 tahun kedepan serta usulan ini adalah bagian yang ingin dicapai dari perencanaan masa depan. Usulan ini bersumber dari hasil pemetaan SWOT dan BSC serta strategis IS/IT, Strategis manajemen dan strategis bisnis. Adapun dokumen usulan yang dibuat adalah sebagai berikut :
Tabel III.4 Portofolio Aplikasi Masa Mendatang
IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
IV.1. Implementasi
1. Perencanaan
Tahap implementasi sistem dilakukan setelah perancangan sistem terbentuk. Pada tahap ini dilakukan pembangunan sistem menggunakan bahasa pemograman tertentu. Tahap implementasi sistem meliputi lingkup dan batasan masalah, kebutuhan sumber daya, Implementasi Salah Satu Aplikasi sebagai tindak lanjut dari dokumen usulan. Begitu juga penjelasan yang meliputi cara, langkah-langkah serta jadwal pelaksanaan untuk mengimplementasikan rancangan perangkat lunak. Jadwal implementasi ini juga menjelaskan tentang aktifitas-aktifitas yang akan dilakukan (mulai dari konstruksi/ coding
serta pengujian sistem, digambarkan menggunakan gantt chart. Berikut adalah tabel aktivitas kegiatan dalam bentuk gantt chart.
Tabel IV.1 Gantt Chart
2. Antarmuka Sistem
Aplikasi yang diimplementasikan hanya aplikasi pemasaran.
Gambar IV.1 Halaman Utama
Gambar IV.2 Halaman Login
Mulai Pendahuluan Latar Belakang, Perumusahan Masalah,
Tujuan dan manfaat Penelitian
Analisa Kondisi Saat Ini
Analisa Eksternal Bisnis Analisis PEST ( Politik,Ekonomi,Sosial,
Teknologi) Analisa Internal Bisnis
Analisis CSF
Analisa Internal IT/IS Analisa Sumber Daya Kemampuan,
visi, misi & Infrastruktur Studi Pustaka
Pengumpulan Data Informasi , Observasi, Wawancara.
Analisa Eksternal IT/IS Analisa Tren IT : Pengamatan
terhadap teknologi Analisis SWOT
Strategi Bisnis SI Strategi Manajemen Strategi TI SI/TI Selesai Menentukan Strategi Kesenjangan Kondisi Organisasi Yang Diharapkan Analisis SWOT Analisis BSC
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
Gambar IV.3 Halaman Menu Barang
Gambar IV.4 Halaman Transaksi Proses
Gambar IV.5 Halaman Info Hasil Seleksi
IV.2. Pengujian
Setelah sistem diimplementasikan, pengujian sistem perlu dilakukan untuk memastikan kebutuhan pengguna terpenuhi. Selain itu, pengujian sistem dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan pada sistem yang dibangun sebelum digunakan oleh pengguna. Tahap pengujian sistem meliputi lingkup dan lingkungan, kebutuhan sumber daya dan hasil pengujian.
1. Hasil Pengujian Website Admin
Tabel IV.1 Pengujian Website Admin
2. Hasil Pengujian Website Konsumen
Tabel IV.2Hasil Pengujian Konsumen
V. KESIMPULAN DAN DARAN
V.1. Kesimpulan
Berdasarkan pada hasil analisis dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. Pada analasis SWOT PT PPI (Persero) ada menunjukkan situasi yang tidak menguntungkan, sehingga diperlukan penerapan strategi yang berdasarkan pada kegiatan yang dapat meminimalkan kelemahan serta menghindari ancaman yang ada.
2. Perencanaan strategis sistem informasi pada PT PPI (Persero) berhasil di implementasikan dengan menggunakan metode Ward and Peppard sehingga menghasilkan dokumen portofolio.
3. Perencanaan strategis sistem informasi pemasaran dibuat untuk membantu PT PPI merencanakan hal-hal strategis yang akan membantu PT PPI dalam mencapai tujuan yang dimiliki dari perusahaan.
V.2. Saran
Berdasarkan penelitian dan analisis yang dilakukan adapun saran-saran sebagai berikut:
1. Analisis perencanaan strategis sistem informasi dan teknologi informasi dapat dilakukan dengan menggunakan metodologi lain yang berbeda sehingga didapakan hasil analisis yang lain sehingga dijadikan bahan perbandingan atau referensi.
2. Agar hasil yang lebih baik dapat ditambahakan beberapa tools analisis pada keempat aspek analisis Ward and Pepart.
JURNAL LPKIA, Vol.1 No.1, September 2017
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M. Rudyanto. (2011). Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP & MySQL.
Yogyakarta: Andi
Amin Widjaja. Tunggal,( 2002).Internal
Auditting (suatu pengantar). Jakarta :
Harvarindo.
Effendy, Onong Uchjana. (2007). Ilmu
Komunikasi, Teori dan Praktek. Bandung:
Remaja Rosdakarya.
Fathansyah, (1999) Basis Data. Informatika. Bandung.
Ferrel,O.C and D, Harline.(2005). Marketing
Strategy. South Western: Thomson
Corporation.
Freddy Rangkuti. (2009). Analisis SWOT :
Teknik Membedah Kasus Bisnis. Jakarta PT.
Gramedia.Bandung
Hakim, Lukmanul.(2010). 9 Langkah Menjadi
Master Framework Codeigniter. Yogyakarta :
LOKOMEDIA
Hamzah (2010). Perencanaan Pembelajaran. Jakarta:Bumi Aksara.
Hendro. (2011). Dasar-dasar Kewirausahaan. Jakarta: Erlangga.
Jogiyanto,(2005), Sistem Informasi Strategi untuk Keunggulan Kompetitif, Penerbit Andi
Offset, Yogyakarta.
John Ward and Joe Peppard.(2002) Strategic
Planning For Information System. Wiley &
Sons.England.
Moeheriono.( 2012). “Pengukuran Kinerja
Berbasis Kompetensi”. Jakarta: Raja Grafindo
Persada.
Mulyadi,(2008). Sistem Akutansi. Cetakan
Keempat. Jakarta : Salemba Empat.
Mulyadi.(2005). “Alternatif Pemacuan Kinerja
Personal dengan Pengelolaan Kinerja
Terpadu Berbasis Balanced Scorecard.”Jurnal Ekonomi dan Bisnis Indonesia.Vol.20, No.3.
O’Brien, James A. (2003). Pengantar Sistem Informasi (Judul: Introduction to Information System, diterjemahkan oleh : Dewi Fitriasari
dan Beny Arnos Kwary),Salemba empat,
Jakarta, 2005.
Rangkuti, Freddy.(2009). Strategi Promosi yang Kreatif dan Analisis Kasus Integrated
Marketing Communication. Jakarta : PT.
Gramedia Pustaka Utama.
Salusu, J, 2001. Pengambilan Keputusan Strategik untuk Organisasi Publik Non Profit,
Pt. Grasindo, Yogyakarta.
Simarmata.Janner (2010), Rekayasa Perangkat
Lunak, Andi Offset, Yogyakarta.
Sjamsulbachri, Asep. (2004). Akuntansi
Manajemen. Cetakan Pertama. Bandung:
Kencana Utama.
Syayit, Winarko, (2007),Sistem Informasi
Berbasis Web, Yogyakarta: STMIK El Rahma.
Soekartawi.(2000). Pengantar Agroindustri.
Rajagrafindo Pustaka. Jakarta
Sutabri, Tata. S.Kom,MM. (2004). Analisa
Sistem Informasi. Edisi Pertama. Yogyakarta:
Andi.
Umar Husein. (2003). Metedologi Penelitian. Jakarta: Raja Garfindo.
Walgito, Bimo,(2003). Psikologi Sosial (Suatu
Pengantar), EdisiRevisi. Andi, Yogyakarta.
Ward, J., & Preppar, J. (2002). Strategic Planning For Information System (3nd ed.)
John Wiley & Sons. Jakarta
William J, Stanton, (1986) Prinsip Pemasaran,
Edisi Ketujuh, Jilid Kedua, Erlangga, Jakarta.
Wedhasmara, Ari. (2009). Langkah-langkah
Perencanaan Strategis Sistem Informasi
dengan Menggunakan metoda Ward and
Peppard.
Yusoph Hendrik Maturbong, Riri Satria ( 2011). “ Perencanaan Strategis Sistem Informasi Pada Institusi Pendidikan Tinggi Studi Kasus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi
dan Sekretari Tarakanita”. Jakarta
