THE DIRECTION PHASE
Fase ini merupakan waktu untuk mengembangkan arah dari SI organisasi, identifikasi dimana SI berada di masa depan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Dasar pengembangan adalah informasi pemahaman mengenai arah bisnis dan situasi SI saat ini, yang merupakan hasil dari kedua fase sebelumnya.
Komponen dalam fase ini :
1. Mengembangkan Visi dan Arah SI
2. Mengembangkan rencana SI
THE DIRECTION PHASE
CONT...
THE DIRECTION PHASE
CONT...
1. MENGEMBANGKAN VISI DAN ARAH SI
Seringnya, perusahaan/organisasi memulai perencanaan strategis SI dengan
mengidentifikasi kebutuhan teknis yang diinginkan departemen SI dari sistem baru. Sebelum mengidentifikasi kebutuhan teknis, seharusnya terlebih dulu bangun arah SI berdasarkan arah bisnis.
Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini :
A. Mengembangkan Visi dan Misi SI
B. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI
C. Menetapkan Balanced Scorecard dan Matriks SI
1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI
Setelah menampilkan arah bisnis dan situasi lingkungan SI saat ini kepada departemen SI dan
steering committee SI, mulailah bersama mengembangkan pernyataan arah SI organisasi. Putuskan apa yang penting untuk dikembangkan bagi lingkungan dan organisasi.
Visi
Visi adalah pernyataan singkat mengenai “dimana SI ingin berada dan ingin jadi seperti apa”.
Kembangkan visi SI dengan melihat visi dan sasaran organisasi dan identifikasi bagaimana SI dapat membantu organisasi.
Berikut tips dalam mengembangkan visi SI :
Visi harus dapat mengidentifikasi kemana arah dan akan menjadi apa
Visi dapat menyampaikan harapan dan keinginan, serta menyediakan gambaran dari masa depan yang diinginkan
Visi membantu semua staff untuk melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi dan menyediakan panduan untuk pengambilan keputusan sehari-sehari
Fokus pada apa yang ingin dicapai organisasi, bukan apa yang ingin dihilangkan
Fokus pada hasil akhir, bukan proses untuk menuju kesana
1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI CONT...
Misi
Merupakan pernyataan singkat atas apa yang dilakukan organisasi. Termasuk di dalamnya pernyataan mengapa SI organisasi ada, ada dalam bisnis apa, dan apa tujuan dan fungsi yang diberikan kepada organisasi. Lihatlah kepada Misi organisasi untuk menentukan tema dan pernyataan misi SI
Tips menyusun Misi SI :
Misi merupakan pernyataan tujuan kelompok SI, contoh, alasan adanya kelompok SI
Misi menjawan pertanyaan “mengapa” dan bukan hanya menjelaskan apa yang dilakukan
Misi mengklarifikasi apa bisnis dari kelompok dari sudut pandang konsumen
Misi harus jelas, singkat, informatif, menarik, dan menginspirasi
Tunjukkan apa yang dilakukan kelompok, apa yang diberikan ke konsumen, apa layanan yang disediakan, dan apa yang membedakan dengan kelompok lain
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI
Tujuan
Tujuan menyatakan bagaimana SI organisasi akan mencapai visi dan misi. Contoh :
Terapkan solusi dalam bekerja sama dengan unit bisnis
Selaraskan proyek dan prioritas SI dengan prioritas dan arah bisnis
Departemen SI akan menyediakan dukungan, panduan dan saran untuk semua area bisnis
Kami akan merancang sistem untuk mempermudah optimalisasi produktivitas bisnis
Terapkan solusi terbaik bisnis dengan fokus pada kepuasan konsumen
Kembangkan sistem yang mendukung pertumbuhan dan tujuan keuntungan dari perusahaan
Dukung sasaran dan tujuan organisasi dengan menyediakan teknologi manajemen informasi, sistem dan layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI
CONT...
Strategi
Setelah menetapkan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan dan misi,
kembangkan perincian dari cara tersebut dalam strategi. Nyatakan strategi dengan jelas dalam perencanaan strategis.
Strategi merupakan area dari perencanaan strategis yang butuh waktu cukup lama untuk dikembangkan, karena strategi harus menjadi pernyataan yang memandu pemilihan dan arah di masa depan.
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI
CONT...
Contoh Strategi :
Steering Committee SI akan memandu arah dan prioritas SI
Kami akan melayani user sistem sebagai konsumen dan berpartisipasi dalam peningkatan proses bisnis pada area bisnis
Kami akan menerapkan dan merancang sistem demi kemudahan penggunaan. Sistem akan dirancang untuk meningkatan produktivitas end-user.
Kami akan menyediakan alat yang memungkinkan untuk kemudahan akses informasi
Personal : kami perlu untuk mengembangkan pertumbuhan karir untuk pegawai SI sehingga dapat terus meningkatkan dirinya untuk menyediakan solusi bagi bisnis
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT...
Tujuan dan strategi SI biasanya ditanam di seluruh SI, aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, organisasi dan proses. Bisnis dan departemen SI harus paham mengenai pernyataan ini dan menyadari apa aspek dalam bisnis yang penting bagi mereka.
1C. MENETAPKAN
BALANCED SCORECARD
&
MATRIKS SI
Mengukur kinerja SI menjadi area yang butuh perhatian dan penekanan khusus.
Menetapkan matriks yang tepat untuk mengukur kinerja SI selalu menjadi tantangan bagi manajemen.
Salah satu cara untuk mengidentifikasi matriks adalah menanyakan anggota
manajemen eksekutif apa yang penting bagi mereka dan bagaimana mereka akan mengukur kesuksesan SI.
Cara lain adalah membandingkan dengan matriks industri.
1C. MENETAPKAN
BALANCED SCORECARD
&
MATRIKS SI CONT...
Financial (Keuangan)
• Berapa dana organisasi yang dihabiskan untuk SI?
• Dimana dana dihabiskan?
• Berapa budgetnya dan bagaimana
perbandingan dengan kenyataan dilakukan?
Customer (Konsumen)
• Bagaimana kinerja SI menurut konsumen eksternal dan internal?
• Bagaimana tingkat kepuasan konsumen? • Sebarapa baik SI dalam memenuhi SLA?
Internal Process (Proses Internal)
• Seberapa baik formalisasi, dokumentasi, pematuhan, dan pengukuran proses SI?
• Bagaimana SI berdampak pada proses bisnis?
• Bagaimana eksekusi proses SI jika
dibandingkan dengan standar pada industri?
Organizational Learning and People (Pembelajaran Organisasi)
• Apa kemampuan SI organisasi untuk belajar dan meningkatkan diri?
• Seberapa baik SI mengikuti perkembangan teknologi?
1C. MENETAPKAN
BALANCED SCORECARD
&
MATRIKS SI CONT...
Berikut merupakan cara untuk menetapkan matriks pengukuran yang terintegrasi dengan arah SI dan Balanced Scorecard
Review setiap pernyataan pada visi, misi, tujuan dan strategis SI bersama dengan tim manajemen SI atau steering committee.
Review daftar panjang yang ditemukan untuk dikategorikan
Identifikasi frekuensi bagaimana matriks akan diukur, misalnya perbulan, per-kuartal atau pertahun
1C. REVIEW&KONFIRMASI VISI&ARAH SI
2. MENGEMBANGKAN RENCANA SI
Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini :
A. Mengembangkan Arah aplikasi bisnis
B. Mengembangkan arah E-Bisnis
C. Mengembangkan arah infrastruktur teknis
D. Mengembangkan arah organisasional
E. Mengembangkan arah proses SI
F. Mengembangkan proses prioritas
G. Prioritas Tujuan dan Sasaran bisnis
2A. MENGEMBANGKAN ARAH APLIKASI BISNIS
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi arah yang spesifik untuk area aplikasi bisnis.
Mulai dari mengidentifikasi prinsip yang akan memandu aplikasi bisnis. Prinsip tersebut merupakan refleksi dari budaya dan nilai secara umum. Prinsip
menyediakan panduan untuk keputusan dan investasi SI di masa depan.
Setelah prinsip/asas aplikasi bisnis diidentifikasi, buat garis besar arah spesifik untuk aplikasi bisnis dan rencana atas bagaimana untuk mencapai arah tersebut.
2B. MENGEMBANGKAN ARAH E-BISNIS
Aspek penting untuk dibahas dalam arah aplikasi dan infrastruktur teknis adalah arah e-bisnis. Agar efektif, aplikasi e-bisnis harus dirancang dari kebutuhan eksternal organisasi.
Review informasi yang didapatkan dari fase pertama, dimana telah diidentifikasi konsumen dan stakeholder, kebutuhan mereka, dan proses pelaksanaan bisnis dalam organisasi.
Kemudian, juga telah diidentifikasi visi dan misi organisasi. Selanjutnya, identifikasi garis besar dari arah e-bisnis :
Strategi e-bisnis : bagaimana organisasi ingin memanfaatkan web? Bagaimana organisasi dapat menggunakan teknologi web untuk memperkuat atau meningkatkan nilai?
Kesempatan e-bisnis : untuk setiap stakeholder, identifikasi kesempatan spesifik e- bisnis dengan meninjau setiap langkah pada proses dan bagaimana organisasi ngin menambah nilai. Identifikasi cara spesifik untuk
menggunakan teknologi web.
2C. MENGEMBANGKAN ARAH INFRASTRUKTUR
TEKNIS
Seiring berkembangnya lingkungan SI di masa depan, panambahan elemen dalam arsitektur komputasi penting untuk menjamin bahwa semua kompnen akan terus
bekerja bersama. Perbaharui arsitektur ini sejalan dengan perkembangan dan perubahan teknologi.
Selesaikan masalah kebutuhan bisnis terlebih dahulu sebelum mempertimbangkan
2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL
Arsitektur layanan memberikan gambaran spesifikasi proses SI dan orang yang dibutuhkan untuk mendukung sistem bisnis dan arsitektur komputasi.
Arsitektur layanan terdiri dari :
Proses : fungsi utama dari manajemen SI organisasi
Manusi/orang : paraktik rekrutmen, pengembangan dan kompensasi
Organisasi : struktur internal dari manajemen SI organisasi
Budaya : nilai yang dipertahankan dalam manajemen SI
Teknologi : karakteristik dari teknologi yang diterapkan
2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL
CONT...
Mulai menyusun arsitektur layanan dengan menetapkan arah organisasi.
Pertama dengan mengembangkan pronsip organisasi
Identifikasi tugas atau proyek yang harus dilakukan untuk mencapai prinsip tersebut. Hal ini akan menyebabkan perubahan pada organisasi (peran SI, strategi, kematangan, dan teknologi, serta tanggung jawab pekerjaan). Maka dari itu perlu untuk perubahan deskripsi pekerjaan, tingkat gaji dan struktru organisasi.
Kemudian identifikasi kemamapuan staff yang dibutuhkan
2D. MENGEMBANGKAN ARAH PROSES SI
1. Mulai dengan mengidentifikasi prinsip untuk arah proses SI.
2. Selanjutnya, review setiap proses SI dan identifikasi sebagai prioritas high, medium atau low. Setiap proses diberikan satu PIC yang bertanggung jawab terhadap proses.
2E. MENGEMBANGKAN PRIORITAS PROSES
Proyek SI harus selaras dengan tujuan bisnis melalui prioritas. Penentuan prioritas dapat berdasarkan pada kriteria berikut :
Ketidakpuasan user dengan sistem yang ada saat ini, yang telah dilaporkan melalui survei dan wawancara
Manfaat bisnis potensial dan keselarasan dengan tujuan bisnis
Jumlah area yang akan mendapatkan manfaat
Jumlah sistem yang ada saat ini yang akan diganti
Berikut merupakan proses untuk prioritas proyek :
Prioritas menurut tujuan bisnis
Prioritas menurut ranking
2F. REVIEW&KONFIRMASI RENCANA SI
Hal ini merupakan poin penting dalam proses perencanaan. Ini akan berguna untuk memiliki arah umum dari aplikasi bisnis, infrastruktru teknis, organisasi dan proses yang telah didiskusikan dan disetujui sebelum mengembangkan rincian prioritas, estimasi biaya dan rencana proyek.
3. IDENTIFIKASI PROYEK SI
Setelah rencana umum disetujui, selanjutnya mengidentifikasi proyek spesifik. Review rencana dan arah serta identifikasi proyek.
Aktivitas yang dilakukan :
A. Estimasi/perkiraan biaya SI
B. Identifikasi manfaat bisnis
C. Prioritas proyek SI
3A. ESTIMASI BIAYA SI
Untuk setiap proyek, perkirakan keseluruhan biayanya. Tergantung pada budaya organisasi dan kematangan dari proses perencanaan, perkiraan biaya ini dapat bervariasi dan rinci.
Biaya yang lengkap harus dapat mengidentifikasi :
Biaya hardware
Biaya software (termasuk komponen seperti, biaya perawatan dalam tahun pertama, pajak, dll)
Biaya sumberdaya SI internal
Biaya sumberdaya bisnis internal
Biaya konsultasi eksternal
Pelatihan SI
Pelatihan User
Biaya perjalanan
3B. IDENTIFIKASI MANFAAT BISNIS
Sama halnya biaya, perlu juga untuk mengidentifikasi manfaat bisnis dari proyek SI. Ingat bahwa manfaat nyata yang didapatkan harus ditinjau setelah implementasi proyek untuk menjamin bahwa manfaat proyek terrealisasi.
Contoh manfaat :
Penghematan operasional SI
Efisiensi sumber daya
Kepuasan konsumen
Peningkatan penjualan
3C. PRIORITAS PROYEK SI
Selanjutnya prioritaskan proyek bersama dengan steering committee SI menggunakan metode yang telah ditentukan sebelumnya.
Setelah proses pemberian prioritas selesai, lalu seimbangkan dengan sumber daya proyek yang dimiliki untuk menentukan seberapa jauh daftar proyek dapat dicapai tahun depan.
