Makalah Sistem Informasi Manajemen Penge (1)

(1)

Makalah Sistem Informasi Manajemen

“

Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di

PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung

”

Disusun Oleh :

Ratna Apriyanti (4413215100)

FAKULTAS TEKNIK JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

UNIVERSITAS PANCASILA

JAKARTA

(2)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis sampaikan ke hadiran Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat

rahmat-Nya makalah ini dapat penulis selesaikan sesuai yang diharapkan. Dalam makalah ini

penulis membahas “Pengembangan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di PT Kimia

Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung”, yang meliputi pendahuluan, landasan teori, analisis dan

perancangan sistem informasi persediaan bahan baku.

Makalah ini dibuat dalam rangka memperdalam pemahaman tentang sistem informasi

manajemen di sektor industri dan untuk memenuhi penilaian mata kuliah Sistem Manajemen

Industri Fakultas Teknik Industri, Universitas Pancasila. Selanjutnya, penulis mengucapkan

terimakasih kepada Bapak Gregorius Hendita AK, S.Si, M.Cs selaku dosen Sistem Manajemen

Industri dan kepada segenap pihak yang telah memberikan bimbingan serta arahan selama

penulisan makalah ini

Akhirnya penulis menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan-kekurangan dalam

penulisan makalah ini, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif

dari para pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Jakarta, Mei 2016

(3)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi dewasa ini, informasi

merupakan hal yang sangat penting dalam menjalankan suatu pekerjaan dan kegiatan.

Teknologi informasi merupakan sarana yang sangat penting dan menunjang bagi suatu

perusahaan baik negeri maupun swasta dan dalam skala kecil, sedang ataupun besar,

sehingga dengan sistem informasi dapat diharapkan mempermudah pekerjaan dan tujuan

dapat tercapai secara maksimal.

Informasi merupakan unsur yang mengkaitkan fungsi-fungsi manajemen yang

terdiri dari perencanaan, pengoperasian, dan pengendalian. Tanpa informasi suatu

perusahaan tidak bisa menjalankan kegiatan operasional perusahaan dengan baik. Oleh

sebab itu untuk menunjang pelaksanaan yang baik dan teratur maka diperlukan suatu

sistem yang terkomputerisasi.

Dalam hal ini PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant Bandung yang terletak di kota

Bandung Provinsi Jawa Barat adalah badan usaha milik negara (BUMN) yang bergerak di

bidang farmasi dan obat-obatan dan mendapat pengawasan dari departermen kesehatan

merupakan juga unit produksi Bandung yang mempunyai kegiatan bisnis utama yaitu

memproduksi obat-obatan meliputi : sediaan tablet, sediaan sirup atau suspense (sirup

yang lebih kental dari pada biasanya Contoh : Scoot Emultions) , sediaan cairan

Fitofarmaka ( Contoh :NK Sari, Batugin), sediaan pil KB dan sediaan alat kontrasepsi

dalam rahim (AKDR). Juga memperoduksi bahan baku, meliputi garam kina. Hal ini

membutuhkan ketelitian agar tidak terjadi kesalahan dalam pengaturan dan penyusunan

bahan baku.

Untuk memproduksi obat-obatan PT Kimia Farma harus menunggu permintaan

pemesanan obat dari pihak pemesan, lalu baru dapat memproduksi suatu obat tersebut.

Periode pesanan bahan baku per 4 bulan bisa mencapai 10 ton. Dalam prosedur

(4)

Product Planing Inventori Control (PPIC) yang membuat surat permintaan pembelian bahan

baku, dan bagian pembelian untuk membuat surat pesanan. Sebelum menjadi hak milik

Kimia Farma sepenuhnya, bahan baku yang ada harus melalui pengujian laboratorium

untuk mengetahui standar mutu untuk pembuatan obat.

Dikarenakan unit produksi Bandung ini adalah unit produksi yang menangani dan

memenuhi kebutuhan obat dalam hal ini memenuhi kebutuhan obat seindonesia, maka

proses produksi pun harus berjalan dengan cepat dan kesalahan yang minim. Salah satu

kegiatan yang terdapat di PT Kimia Farma adalah mengelola persediaan bahan baku,

untuk menghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung,

pengelolaan bahan baku di PT Kimia Farma ini belum mempunyai sistem informasi yang

baik karena data barang dan proses keluar dan masuk bahan baku masih dilakukan

dengan pencatatan pada buku besar, dan pengecekan bahan baku masih dilakukan

dengan cara melihat langsung bahan baku atau melihat stok bahan baku dengan

mengecek di buku besar, sehingga memperlambat proses produksi dan pembuatan

laporan. Dari beberapa kelemahan yang terjadi di PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant

Bandung yaitu dalam pengelolaan dan pengolahan data barang, maka dibutuhkan sistem

informasi yang cepat, dan meminimalisir segala kesalahan dalam proses persediaan.

Dengan diadakannya pengembangan sistem ini penulis berharap sistem informasi

yang sudah terkomputerisasi ini dapat membuat PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant

Bandung dapat melakukan proses produksi lebih cepat, tetap dan akurat, lebih khususnya

di bidang pengolahan data bahan baku.

Dengan latar belakang yang telah penyusun kemukakan di atas, maka penyusun

ingin mencoba untuk membuat suatu sistem informasi di PT Kimia Farma (Persero) Tbk

Plant Bandung yang berjudul “SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAHAN BAKU

PEMBUAT OBAT DI PT KIMIA FARMA (PERSERO) TBK PLANT BANDUNG”.

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah

1.2.1 Identifikasi Masalah

Dalam melakukan penyusunan tugas ini penulis ingin mengetahui lebih lanjut

mengenai Sistem Persediaan bahan baku di PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Plant

Bandung, dan berdasarkan latar belakang di atas, adapun beberapa masalah yang kita

(5)

a. Belum efektifnya sistem persediaan barang dengan cara mencatat barang masuk dan

barang keluar, sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan dan pengecekan

persediaan barang dengan cara melihat langsung persediaan barang.

b. Masih memerlukan banyak tenaga kerja dalam proses ini.

c. Memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pengecekan persediaan barang.

1.2.2 Rumusan Masalah

a. Bagaimana sistem informasi persediaan bahan baku yang sedang berjalan di PT Kimia

Farma(Persero).Tbk Plant Bandung.

b. Bagaimana pengembangan sistem informasi persediaan bahan baku di PT Kimia Farma

(Persero).Tbk Plant Bandung.

c. Bagaimana implementasi Sistem Informasi Persediaan bahan baku di PT Kimia Farma

(6)

BAB II LANDASAN TEORI

Setiap perusahaan baik perusahaan yang bergerak dalam bidang dagang maupun

manufaktur baik itu perusahaan besar ataupun kecil, memerlukan suatu sistem informasi yang

baik dalam menjalankan operasi perusahaannya. Sistem informasi ini merupakan suatu sarana

bagi manajemen perusahaan guna mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk

memimpin dan mengawasi jalannya perusahaan serta untuk pengambilan keputusan.

Sistem informasi ini merupakan bagian yang terpenting bagi manajemen didalam

memperoleh informasi yang tepat dan dapat dipercaya, terutama mengenai data keuangan dari

suatu perusahaan. Data-data dan informasi ini yang diperoleh dari suatu Sistem informasi dapat

digunakan oleh pihak manajemen perusahaan itu sendiri dari Top Management,Middle

Management dan Low Management serta pihak luar yang terdiri dari pemegang

saham,invetor,bank,fiskus dan lain-lain.

Para pemakai intern perusahaan khususnya pimpinan puncak sangat berkepentingan

atas berbagai informasi dalam mengelola perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan

sebagaimana yang telah ditetapkan, sedangkan pihak pemakai ekstern sangat berkepentingan

atas informasi yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam membantu menilai efektif tidaknya

hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan mereka terhadap perusahaan. Kemampuan

mengelola informasi bagi suatu perusahaan akan mempengaruhi kualitas informasi yang

dihasilkan.

2.1 Sistem Informasi dan Tujuan Sistem Informasi

Berdasarkan kepada konsep manajeman, manajemen memiliki fungsi untuk

merencanakan, menyusun(mengorganisir), menempatkan, mengarahkan dan

mengendalikan apakah rencanan yang dibuat telah terealisasi dengan baik. Untuk

menjalankan fungsi tersebut manajemen tidak mungkin dapat melakukannya tanpa

memiliki informasi berkualitas yang diperlukan. Informasi yang diterima oleh manajemen

selain harus berkualitas (akurat, tepat waktu, lengkap, relevan) juga informasi tersebut

harus selaras dan saling berkaitan dengan informasi-informasi lainnya yang ada disuatu

(7)

fungsinya disebut sebagai informasi manajemen, informasi manajemen dihasilkan oleh

suatu sistem informasi manajemen.

Jadi peran sistem informasi manajemen bagi suatu organisasi adalah mendukung

operasi bisnis perusahaan, sistem pengambilan keputusan dan keunggulan bersaing

secara strategis.

Menurut DR.Azhar Susanto,Mbus, Ak.(2004) dalam bukunya Sistem Informasi

Manajemen:

” Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai

suatu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen

dalam proses pengambilan keputusan saat melaksanakan fungsinya”.

Informasi manajemen yang disajikan oleh sistem informasi manajemen bagi

kepentingan manajemen harus dapat mendukung pelaksanaan fungsi manajemen

sehingga informasi manajemen yang dihasilkan haruslah berkualitas. Seperti yang

diungkapkan oleh

Mc Leod(1993) bahwa pada intinya informasi harus :

1. Relevan : Informasi yang diterima harus sesuai dengan yang dibutuhkan

2. Tepat waktu : Informasi harus tersedia pada saat diperlukan

3. Akurat : Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya

4. Lengkap : Informasi yang diberikan tidak sepotong-sepotong dan sesuai

dengan ketentuan yang berlaku

Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Penyusunan Sistem informasi yang

dilakukan oleh suatu perusahaan mempunyai tujuan sebagai berikut :

1. Untuk Meningkatkan informasi

Yaitu informasi yang tepat guna, terpercaya dan tepat waktu. Dengan kata lain sistem

informasi harus dengan cepat dan tepat dapat memberikan informasi yang diperlukan.

(8)

Yaitu sistem pengendalian intern yang diperlukan agar dapat mengamankan kekayaan

perusahaan.. Ini berarti bahwa sistem informasi yang disusun juga harus mengandung

kegiatan sistem Pengendalian Intern (Internal Cek)

3. Untuk Dapat Menekan Biaya

Ini berarti bahwa biaya tata usaha untuk menyusun sistem informasi harus seefisien

mungkin.

2.2 Prinsip Umum Penyusunan Sistem Informasi

Pada dasarnya dalam menyusun Sistem Informasi suatu perusahaan sangat

tergantung selain pada jenis-jenis perusahaan juga pada organisasi perusahaan berikut

aktivitasnya dan kadang-kadang persepsi manajemen sangat menentukan atau bangunan

sistem informasi yang akan disusun. Akan tetapi prinsip umum sebagai dasar yang harus

ditempuh dalam penyusunan Sistem Informasi untuk berbagai perusahaan adalah sebagai

berikut :

1. Menganalisa semua transaksi yang ada pada perusahaan baik secara harian

ataubulanan

2. Mengumpulkan catatan berbagai jenis transaksi dalam bentuk formulir-formulir,

buku-buku dan catatan yang tepat

3. Menganalisa kegiatan intern cek atau uji coba untuk seluruh kegiatan perusahaan

4. Mencatat dalam buku-buku, transaksi-transaksi yang telah dikumpulkan dalam

formulir

5. Merancang daftar dan laporan-laporan yang harus disusun dari transaksi-transaksi

yang telah dicatat.

6. Mengurus secara terus menerus kegiatan pengawasan intern secara periodik

7. Menyusun berbagai laporan yang teratur untuk pihak intern dan ekstern

perusahaan.

2.3 Sistem Persediaan Bahan Baku

Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan

persediaan bahan baku. Dengan Tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan

perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan

(9)

gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi/ pelayanan kepada

konsumen perusahaan dari dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku.

Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan kosumen dapat merugikan

perusahaan dalam hal ini image yang kurang baik.

Pengertiaan persediaan menurut beberapa ahli:

a. Menurut Przwirosentono ( 2001), persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat

dalam perusahaan dalam bentuk persediaarr bahan mentah (bahan baku / material),

barang setengah jadi dan barang dalam proses.

b. Persediaan adalah bagian utama dari modal kerja, merupakan aktiva yang pada setiap

saat mengalami perubahan ( Gitosudarmo, 2002)

c. Soemarso (1999), Mengemukakan pengertian persediaan sebagai barang barang yang

dimiliki perusahaan untuk dijual kembali atau digunakan dalam kegiatan operasional

perusahaan.

d. Persediaan dapat diartikan sebagai sumber daya yang belum digunakan, persediaan

mempunyai nilai ekonomis di masa yang akan datang pada saat aktif. (Yuliana, 2001)

Yang dimaksud persediaan dalam penelitian ini adalah suatu bagian dari

kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah

menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang

maupun jasa.

Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi yang

dapat memenuhi kedua kepentingan tersebut. Yang dikategorikan sebagai persediaan

adalah raw materials, work in process dan finished goods. Setiap perusahaan memiliki

jenis, perencanaan dan sistem pengendalian peersediaan yang spesifik. Persoalan utama

dalam pengelolaan persediaan ini terkandung dalam dua pertanyaan utama, yaitu: berapa

banyak harus disediakan dan kapan penyediaan itu dilakukan.

Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain adalah:

a. Menghindari keterlambatan pengiriman

b. Menghindari ada material/part yang rusak

c. Menghindari kenaikan harga

d. Mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu

(10)

2.4 Sistem Persediaan Bahan Baku di PT Kimia Farma Bandung

PT Kimia Farma adalah mengelola persediaan bahan baku, untuk menghadapi kelangkaan pada saat proses produksi sedang berlangsung, pengelolaan bahan baku di PT Kimia Farma ini belum mempunyai sistem informasi yang baik karena data barang dan proses keluar dan masuk bahan baku masih dilakukan dengan pencatatan pada buku besar, dan pengecekan bahan baku masih dilakukan dengan cara melihat langsung bahan baku atau melihat stok bahan baku dengan mengecek di buku besar, sehingga memperlambat proses produksi dan pembuatan laporan.

Berikut ini adalah proses sistem persediaan bahan baku yang dilakukan:

2.5 Sistem Persediaan Menurut Level Management

Dalam menentukan besarnya persediaan penyelamat yang sebaiknya dipunyai

perusahaan, haruslah didasarkan atas pertimbangan-pertimbangan yang rasional yang

dapat diukur, sehingga dapat menghasilkan penentuan kebijaksanaan yang tepat dan dapat

efektif. Untuk ini terdapat beberapa pendekatan (approach) diantaranya adalah “Probability

of stock out dan level of service approach”

a. Probability Of Stock Out Approach

Dalam menggunakan approach ini dipakai asumsi bahwa lead time adalah supplier

pada suatu saat yang sama.

b. Level Of Service Approach

Seperti telah dikatakan bahwa persediaan penyelamat perlu diadakan untuk

mempertahankan kelangsungan kegiatan produksi dalam menghadapi kegoncangan atau

fluktuasi permintaan yang mengakibatkan pemakaian barang dapat berfluktuasi dan

tidakpastian kedatangan bahan yang dipesan sehingga mungkin terlambat.

(11)

1) Frequency “level of service”

Dalam hal ini secara rata-rata , tingkat jasa atau pelayanan x % dalam jangka

panjang, persediaan akan dapat memnuhi seluruh permintaan pelanggan dalam

periode pemenuhan pergantian x dari setiap 100.

2) Quantity “Level of service”

Yang dimaksud adalah perbandingan secara rata-rata , dalam jangka panjang,

dari seluruh pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi atau dipasok dengan persediaan

yang ada tanpa adanya pembaalan dan penangguhan.

Menurut level of service approach ini, penentuan besarnya persediaan penyelamat

yang sebaiknya dimiliki atau diadakan perusahaan akan lebih tepat dan rasional, apabila

diketahui hubungan antara tingkat pelayanan dengan tingkat persediaan penyelamat yang

diadakan untuk tingkat pelayanan(level of service) tersebut. Untuk melihat hubungan ini

dibutuhkan suatu ukuran dari fluktuasi permintaan yang diharapkan dapat diserap atau

(12)

2.5 Karakteristik Sistem Persediaan Bahan Baku di PT Kimia Farma Bandung

Karakteristik Sistem Persediaan Bahan Baku

Komponen (Component) Bahan Baku, Supplier, Obat, Surat

Permintaan Pembelian Bahan,Surat

Pesanan, Bukti Titipan Sementara, Bukti

Penerimaan Bahan, Laporan Analisa,

Surat Perintah Kerja Prosuksi

Batas (Boundary) Setelah bahan baku dinyatakan release,

sistem persediaan bahan baku berhenti

lanjut ke sistem selanjutnya

Lingkungan (Environment) Unit Logistik Sentral, PPIC, Asisten

Manager Perencanaan pengendalian

Bahan Produksi, bagian pembelian,

Supervisor gudang, analis laboratorium,

Supplier

Penghubung (Interface) Instruksi Kerja

Masukan (Input) Surat Permintaan Pembelian Bahan

Pengolahan (Processing) Pemesanan Bahan Baku, Pengecekan

Bahan Baku, Penyimpanan Bahan Baku

Keluaran (Output) Pereleasan dan Penyimpanan Bahan

Baku untuk proses produksi

Sasaran (Objective) Mengurangi keterlambatan produksi

Tujuan (Goal) Melakukan proses produksi lebih cepat,

tetap dan akurat, lebih khususnya di

bidang pengolahan data bahan baku.

Kendali (Control) QC system, Audit Internal dan Eksternal

Umpan balik (Feedback) Ketepatan jadwal produksi dan keefektifan

persediaan

2.6 Klasifikasi Sistem Persediaan Bahan Baku di PT Kimia Farma Bandung

Berdasarkan klasifikasinya, Sistem di Rumah Sakit termasuk:

1. Sistem Abstrak : - Program komputer

(13)

- Bahan Baku

- Administratif

- Komputer

- Dokumen Pemesanan dan Persediaan Bahan Baku (BTBS,

SPPB, SP, LA, SPKP)

2. Sistem Alamiah : - List Stock Bahan Baku

Sistem Buatan : - Surat Permohonan Pembelian Bahan

3. Sistem Tertentu : - Berdasarkan list order obat

Sistem Tak Tentu : - Darurat untuk obat yang bermasalah

- Kegagalan proses produksi

4. Sistem Tertutup : - Data Supplier Bahan Baku

Sistem Terbuka : - Informasi Obat yang akan diproduksi

- Jam operasional supplier

- Harga bahan baku supplier

(14)

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem adalah penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam

bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,hambatan-hambatan yang terjadi

dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Tahap analisis ini sangatlah penting karena dalam tahapan ini apabila terdapat

kesalahan maka akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya. Untuk itu pada

tahap ini diperlukan tingkat ketelitian dan kecermatan yang tinggi untuk mendapatkan

kualitas kerja sistem yang baik.

Penggunaan sistem informasi persediaan bahan baku pada PT Kimia Farma yang

ada sekarang ini belum memenuhi standar perkembangan teknologi dimasa kini,

dikarenakan sistem yang ada masih dilakukan dengan pencatatan, sehingga dalam

pengelolaan datanya sedikit memakan waktu yang mengakibatkan penyajian laporan

menjadi terlambat. Untuk alur data sistem persedaiaan bahan baku yang sedang berjalan

di PT Kimia Farma akan diuraikan menggunakan Flow Map yang mencakup Flowchart

Sistem, Flowchart Proses, dan Flowchart Dokumen.

3.1.1 Analisis Dokumen

Dalam merancang suatu sistem yang harus ditentukan lebih dulu adalah

analisis dokumen, dimana kumpulan dokumen ini merupakan kesatuan data untuk

diproses lebih lanjut sehingga menghasilkan informasi yang digunakan sesuai dengan

prosedur yang ditetapkan sebelumnya.

Dokumen yang digunakan dalam proses persediaan bahan baku adalah

(15)

Tabel 3. 1 Dokumen Permohonan Pengadaan Barang

1 Nama Dokumen : Surat Permohonan Pengadaan Barang

Sumber : PPIC (Product Planning Inventory Control)

Fungsi : Untuk pemesananan bahan baku

Rangkap : 1 (satu)

Distribusi : Bagian Pembelian

Data Item : NoSPPB, Nama Barang, Satuan, kuantum yang

diminta, untuk sediaan, Harga, sisa persediaan

Bentuk : Dokumen

Frekuensi : Setiap akan memesan bahan baku

Tabel 3. 2 Dokumen Surat Pesanan

2 Nama Dokumen : Surat Pesanan

Sumber : Bagian Pembelian

Fungsi : Untuk Memesan Barang

Rangkap : 2 (satu)

Distribusi : Bagian Pembelian

Data Item : Kode Surat Pesanan, NoSPPB, Nama Produk,

Quantity, Harga, Total Harga, Supplier

Bentuk : Dokumen

Frekuensi : Setiap akan memesan barang

Tabel 3. 3 Dokumen Bukti Terima Barang Sementara

3 Nama Dokumen : Bukti Terima Barang Sementara (BTBS)

Sumber : Pemeriksaan Laboratorium

Fungsi : Penyimpanan sementara dan laporan kelayakan

barang

Rangkap : 5 (lima)

Distribusi : -

Data Item : No BTBS, Tanggal BTBS, Supplier, Nama Barang

(16)

Jumlah yang Diterima.

Bentuk : Dokumen

Frekuensi : Setiap selesai pemeriksaan laboratorium

Tabel 3. 4 Dokumen Bukti Penerimaan Bahan

4 Nama Dokumen : Bukti Penerimaan Bahan (BPB)

Sumber : Bagian Penyimpanan

Fungsi : Sebagai bukti bahan yang sudah diterima

Rangkap : 2 (dua)

Distribusi : Bagian Penyimpanan

Data Item : No BPB, Tanggal BPB, Supplier, No SP, Tanggal

SP, Nama Barang, No BTBS, Satuan, Tanggal

BTBS, No LA, Diterima, Ditolak, Alasan, Tanggal LA,

Kode Barang, Jumlah Contoh, Tanggal Contoh,

Jumlah Diterima, Tanggal Diterima

Bentuk : Dokumen

Frekuensi : Setiap selesai menerima bahan

Tabel 3. 5 Dokumen APG

5 Nama Dokumen : APG

Sumber : Sub Bagian Penyimpanan

Fungsi : Untuk mengetahui Persediaan Bahan

Rangkap : 2 (dua)

Distribusi : Penyimpanan

Data Item : Kode Transaksi, Kode Barang, Nama Barang,

Satuan, Tanggal Transaksi, Masuk, Keluar, Sisa

Bentuk : Dokumen

(17)

Tabel 3. 6 Dokumen Barang

Data Item : Kode Barang, Nama Barang, Satuan, Qty, Harga

Bentuk : Dokumen

Frekuensi : Setiap akan memeriksa barang

Tabel 3. 7 Dokumen SPKP

3.1.2 Analisis Produk yang Sedang Berjalan

Prosedur merupakan langkah – langkah yang dilakukan oleh sistem

sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur

sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map Sistem, Proses

dan Dokumen.

(18)

Menetapkan Bahan yang Harus

(19)

Berikut adalah Flowchart Proses Sistem Persediaan Bahan Baku yang

sedang berjalan:

Gambar 3. 2 Flowchart Proses Sistem Persediaan Bahan Baku

Untuk mempermudah mengetahui sistem persediaan bahan baku yang

sedang berjalan pada PT Kimia Farma (Persero).Tbk Plant Bandung, berikut

prosedur alur dokumen yang sedang berjalan :

Prosedur penerimaan barang melibatkan bagian-bagian seperti bagian ULS

(Unit Logistik Sentral), PPIC (Product Planning Inventory Control) / Perencanaan

Produksi dan Pengendalian Inventori, Pembelian, Gudang, Bagian Laboratorium dan

Supplier.

Adapun aliran dokumennya adalah sebagai berikut :

1. Berdasarkan dari ULS MPPPI/ PPIC (Product Planing Inventory Control) menetapkan

bahan yang harus memiliki minimum stok yang diperbaharui setiap ada revisi

(20)

2. AMRBB (Asisten Manager Perencanaan Pengendalian Bahan Produksi) memeriksa

kecukupan stok untuk memenuhi pesanan bila stok tidak mencukupi, diterbitkan

SPPB atau BPPB.

3. Lalu diserahkan ke bagian Pembelian untuk dibuat SP (Surat Pesanan) sebanyak 2

rangkap, 1 ke Supplier, 1 lagi diarsipkan.

4. Bahan baku yang telah dikirim oleh supplier diletakan di penyimpanan bahan baku,

dan Supervisor gudang bahan baku membuat BTBS (Bukti Titipan Sementara), lalu

dikirimkan ke Laboratorium sebagai permohonan periksa.

5. Lalu Laboratorium melaksanakan pemeriksaan bahan baku, hasil pemeriksaan

berupa Laporan Analisa Bahan Baku, jika diterima disampaikan ke supervisor

Gudang, sedangkan jika barang tidak lulus uji sampel atau tdak memenuhi syarat,

tidak sesuai, atau ada kekurangan atau kesalahan, maka LA dan BPB disampaikan

ke Supplier yang terkait untuk proses penggantian.

6. Bukti Penerimaan Bahan (BPB) yang diterima selanjutnya diproses di bagian gudang

dan dicatat di kartu APG (Administrasi Persediaan Gudang) untuk proses barang

masuk, barang keluar maupun sisa persediaan.

7. Product Planning Inventori Control (PPIC) menerbitkaSurat Perintah Kerja Produksi.

(21)

Gambar 3. 3 Flowchart Dokumen Sistem Persediaan Bahan Baku yang Sedang Berjalan

Keterangan:

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan SP : Surat Pesanan

BTBS : Bukti Titipan Sementara BPB : Bukti Penerimaan Bahan LA : Laporan Analisa

SPKP : Surat Perintah Kerja Prosuksi

3.1.3 Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem saat ini memiliki kelemahan seperti tidak efektif dan efisien di

karenakan bagian gudang mengolah data bahan baku yang masuk dan stok bahan

(22)

Persediaan Bahan Baku yang dapat mempermudah pengolahan data pada bagian

gudang pada satu aplikasi yang disimpan pada satu database.

3.2 Metodologi Perancangan dan Pengembangan Sistem

2.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di rancang dengan tujuan agar

dapat mempermudah operator dalam pengolahan data barang masuk dan stok bahan

baku.

2.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan

Mengenai gambaran pada sistem yang diusulkan penulis menggambarkan

secara sederhana agar suatu informasi persediaan dapat berjalan dengan cepat dan

akurat sehingga data yang dibutuhan baik untuk pengadaan bahan baku, gudang

maupun manager dapat diberikan secara cepat pada saat itu juga.

2.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Persediaan barang yang dalam hal ini berupa bahan baku merupakan salah

satu aktivitas kerja yang sangat penting bagi pengembangan perusahaan dan

merupakan aspek yang penting bagi perusahaan. Masalah yang timbul pada

perusahaan yaitu mengenai stok barang, proses laporan barang masuk dan keluar

masih dengan cara tulis tangan.

Perancangan sistem yang digunakan dengan metode waterfall, alat yang

digunakan untuk merancang sistem berupa Flow Map (bagan alir dokumen).

Sedangkan teknik pengumpulan data menggunakan metode perancangan dengan

cara observasi, wawancara, dan studi pustaka. Dan alat pengembangan aplikasi

(23)

2.2.3.1 Flow Map

Berikut FlowMap Sistem Persediaan Bahan Baku yang diusulkan:

Gambar 2. 4 FlowMap Sistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

Keterangan

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan APG : Administrasi Persediaang Gudang

SP : Surat Pesanan SPKP : Surat Perintah Kerja Produksi

BTBS : Bukti Titipan Sementara LA : Laporan Analisa

BPB : Bukti Penerimaan Bahan SJ : Surat Jalan

(24)

2.2.3.2 Diagram Kontek

Berikut Diagram Kontek (DFD Level 0) Sistem Informasi Persediaan Bahan

Baku yang diusulkan:

Gambar 2. 5 Diagram KontekSistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

(25)

2.2.3.3 Data Flow Diagram

Berikut adalah Data Flow Diagram (DFD Level 1) yang diusulkan:

Gambar 2. 6 Data Flow Diagram Sistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

SPPB : Surat Permintaan Pembelian Bahan

APG : Administrasi Persediaan Gudang

(26)

2.2.3.4 Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan

informasi dari suatu sistem informasi dengan lengkap. Keterangan lebih lanjut tentang

struktur data suatu arus data di DFD secara lebih terperinci dapat dilihat di kamus

data.

Tabel 3.8 Tabel Barang

No Nama Field Type Data Size Keterang an

1 *kode_barang Varchar 10 Kode Barang

2 nama_barang Varchar 20 Nama Barang

3 satuan Varchar 3 Satuan

4 qty int 9 Kuantitas

5 harga int 9 Harga

Tabel 3.9 Tabel Permohonan Barang

No Nama Field Type Data Size Keterang an 1 *no_sppb Varchar 7 No SPPB

2 tgl_sppb Datetime 6 Tanggal SPPB

3 kode_barang Varchar 10 Kode Barang

4 kuantum_yg_diminta Varchar 7 Kuantum yang Diminta

(27)

Tabel 3.10 Tabel Pesanan

(28)

15 jml_diterima Int 9 Jumlah Diterima

16 tgl_diterima Datetime 6 Tanggal Diterima

Tabel 3.12 Tabel APG

1 kode_transaksi Varchar 5 Kode Transaksi

2 *kode_barang Varchar 15 Kode Barang

3 tgl_transaksi Datetime 6 Tanggal Transaksi

4 masuk Varchar 5 Masuk

5 keluar Varchar 5 Keluar

6 qty Varchar 5 Kuantitas

Tabel 3.13 Tabel BTBS

No Nama Field Type Data Size Keterang an 1 *no_btbs Varchar 6 No BTBS

2 tgl_btbs Datetime 6 Tanggal BTBS

3 kode_barang Datetime 10 Kode Barang

4 no_sp Varchar 10 No SP

5 tgl_sp Datetime 6 Tanggal SP

6 jml_pesanan Varchar 8 Jumlah Pesanan 7 jml_yg_diterima Varchar 8 Jumlah yang Diterima

Tabel 3.14 Tabel Produk

(29)

2 nama_produk Varchar 20 Nama Produk

Tabel 3.15 Tabel SPKP

1 no_spkp Varchar 7 No SPKP

2 tgl_spkp Datetime 6 Tanggal SPKP

3 jml_keluar Varchar 8 Jumlah Keluar

4 kode_barang Varchar 10 Kode Barang 5 *kode_produk Varchar 10 Kode Produk

2.2.3.4 Tabel Relasi

Tabel relasi ini menggambarkan hubungan antara tabel-tabel yang terdapat

pada database kepegawaian, yang dimana di dalam tabel tersebut terdapat field

kunci (primary key), dan terdapat kunci tamu (foreign key). Kedua kunci (key) ini

(30)

Gambar 2. 7 Tabel Sistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

HA :Hasil Analisa SPB : Surat Penerimaan Bahan

2.2.3.5 Entity Relationship Diagram (ERD)

Diagram hubungan entitas atau dikenal dengan diagram ER adalah rotasi

grafik dari sebuah model data atau sebuah modeljaringan yang menjelaskan

(31)

Gambar 2. 8 Entity Relationship DiagramSistem Persediaan Bahan Baku yang Diusulkan

(32)

BAB IV KESIMPULAN

Salah satu kegiatan PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant Bandung yaitu dalam

pengelolaan dan pengolahan data barang, maka dibutuhkan sistem informasi yang cepat, dan

meminimalisir segala kesalahan dalam proses persediaan.

Dengan diadakannya pengembangan sistem persediaan bahan baku yang sudah

terkomputerisasi ini diharapkan dapat membuat PT Kimia Farma (Persero) Tbk Plant Bandung

dapat melakukan proses produksi lebih cepat, tetap dan akurat, lebih khususnya di bidang

(33)

DAFTAR PUSTAKA

Dr. Azhar Susanto, MBus, Ak.2004. Sistem Informasi Manajemen Konsep dan

Pengembangannya, Lingga Jaya

McLeod, R, 1993, Management Informasion Systems, A Study of Computer Based

Information Systems, MacMillan Publising Co., New York

Modul Accurate Accounting 3 Enterprise, CPSsoft.com

(34)

(35)

(36)

(37)

(38)

(39)