B. Asas asas pengorganisasian kantor Tujuan kantor tercapai melalui kegiatan komunikasi, kalkulasi, pengelolaan warkat, laporan dan prosedur rutin. Untuk memberikan kemudahan bagi pencapaian tujuan itu, manajemen kantor mengenal beberapa asas. Terdapat 8 asa manajemen kantor menurut Neuner dan Keeling:
1. Asas Tujuan : Tujuan suatu bisnis atau kelompok fungsi dalam suatu bisnis harus dirumuskan dan dipahami. Asa ini mengandung arti bahwa manajemen kantor memerlukan suatu kebijaksanaan atau haluan yang pasti sebelum suatu usaha dilaksanakan. Tujuan satu usaha mungkin sederhana seperti usaha menaikan laba melalui kenaikan penjualan. Manajemen adminstratif merupakan bagian penting bagi kemudahan yang kerap kali merupakan dasar bagi fungsi-fungsi lain.
2. Asas Kesatuan : Semua organisasi terdiri atas fungsi-fungsi yang harus bekerka sama untuk mencapai tujuan utama organisasi itu. Fungsi-fungsi utama dalam organisasi bisnis adalah
produksi, distribusi, keuangan dan personalia.
3. Asas Hubungan Individual : Organisasi yang efektif terbentuk olrh pribadi-pribadi yang harus melangsungkan pekerjaan. Asas ini berarti dalam setiap organisasi harus terdapat pembagian
tugas dan tanggung jawab yang defnitive. Pembagian tugas dan tanggung jawab yang pasti. Menolong kepastian proses manajemen dan prosedur pekerjaan. Selain tugas dan tanggung jawab, garis-garis wewenang pun harus dibangun. Di samping itu, balas jasa haruslah dirumuskan untuk merangsang bekerja.
4. Asas Kesederhanaan: Organisasi yang efektif berdasarkan kesederhanaan dan antar hubungan yang jelas. Karena tidak banyak pernik, suatu organisasi mudah dipahami leh setipa orang yang terlibat dalam organisasi itu, sehingga efektifah organisasi itu.
perintah dan kekuasaan untuk membuat keputusan, sedangkan tanggung jawab kewajiban dan akuntabilitas untuk melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan.
6. Asas Laporan kepada Atasan Tunggal: Agar setiap orang mengetahui dengan jelas kepada siapa ia melapor, setiap petugas harus menerima perintah dari dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan. Asas ini menjadi penting karena keraguan terjadi dan moral akan jatuh jika seorang petugas bertanggung jawab kepada beberapa orang atasan yang masing-masing mempunyai ukuran dalam menyelesaikan pekerjaan.
7. Asas Pengawasan dan Kepemimpinan : Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakan sehingga tujuan usaha dapat tercapai. Asas ini dapat terwujud dengan berbagai cara. Seorang pengawas dan pemimpin hendaknya membuat rancana dan mengarahkan pekerjaan orang lain yang menjadi tanggung jawabnya.
8. Asas Jangkauan Pengawas: Agar pengawasan dan kepemimpinan efektif, jangkauan pengawasan di bawah pengawasan langsung dari seseorang eksekutif atau seorang pengawas hendaknya dibatasi. Tidak ada rumus yang mujarab yang dapat menentukan jangkauan pengawasan. Itu disebabkan suatu kenyataan bahwa setiap situasi harus dengan hati-hati dinilai setelah analisa semua factor paripurna.
Dalam pelaksanaan pekerjaan kantor dikenal 3 asas pengorganisasian pekerjaan kantor, ketiga asas itu adalah :
Asas sentralisasi (pemusatan)
Dengan asas ini semua pekerjaan kantor dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan operatif (tugas utama). Dalam hal ini satuan-satuan organisasi yang melaksanakan tugas utama dibebaskan dari beban pekerjaan kantor seperti
mengetik, mengelola surat,
mengarsip dan lain-lain. Pekerjaan-pekerjaan tersebut dilaksanakan oleh sebuah unit organisasi yang disebut kantor, tata usaha, sekretatiat dan sebutan-sebutan lainnya. Jika organisasi tersebut sangat besar sehingga banyak unit yang harus dilyani maka satuan pelayanan yang dibentuk bisa lebih dari 1 buah. Beberapa unit pelayanan yang dapat dibntuk antara lain : bagian surat menyurat, bagian penerimaan tamu, bagian penggandaan dokumen, bagian kearsipan, bagian perlengkapan kantor, bagian pelatihan dan pengembangan tenaga kerja, dll.
Keuntungan asas sentralisasi :
a) Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidangnya. b) Mesin-meisin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c) Keseragaman dapat dicapai
f) Adanya feksibilitas dalam organisasi. g) Dapat dicegah duplikasi fungsi atau arsip h) Dapat dipekerjakan kaum spesialis yang cakap i) Mudah melakukan pengawasan
j) Mudah meratakan beban kerja pekerjaan kantor Kerugian asas sentralisasi :
a) Kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit dalam organisasi belum tentu dapat disediakan oleh unit tata usaha.
b) Prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit.
c) Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi. d) Dapat menambah pekerjaan tata usaha dan surat-menyurat. e) Lambat dalam pelaksanaan tugas.
Asas desentralisasi (pemencaran).
Dengan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas induknya/utamanya juga melaksanakan pekerjaan ketatausahaanyang terdapat dalam satuan organisasinya sendiri. Jadi pekerjaan kantor terdapat pada seluruh bagian organisasi. Pada asas ini kepla bagian bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang dilaksanakan di unit kerjanya sendiri. Misalkan kepala bagian pemasaran hanya bertanggungjawab atas pekerjaan kantor yang terdapat pada bagian pemasaran saja.
Contoh penerapan asas ini misalnya unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan, namun diunit ini juga melaksanakan fungsi pekerjaan perkantoran misalnya membuat surat penawaran, mengrsip faktur penjualan, menggandakan brosur dan lain-lain.
Keuntungan asas desentralisasi :
a) Pekerjaan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-masing. b) Pekerjaan dapar dilakukan menurut urutan keoentingan yang bersangkutan. c) Pekerjaan dilakukan oleh masing-masing unit dengan syarat-syarat tertentu. d) Cepat dalam memproses pekerjaan kantor.
kerugian asas desentralisasi
a) pekerjaan akan terlalu bebas.
b) Kurang terdapat harmonisasi dalam dalam organisasi. c) Kemungkinan terjadi pemalsuan arsip. masing-masing. Sebuah Oragnisasi dalam melaksanakan pekerjaan kantor tidak mungkin dapat menerapkan salah satu asas tersebut secara kaku. Kedua asas merupakan bahan pertimbangan dalam melaksanakan pekerjaan kantor sehingga pengorganisasian pekerjaan dapat dilakkan secara tepat. Kadang kala sebuah pekerjaan memerlukan asas sentralisasi untuk pekerjaan tertentu namun kadang kala memerlukan asas desentralisasi untuk pekerjaan yang lain. Pengkobinasian kedua asas ini sangat membantu dalam mencapai hasil kerja yang maksimal. Pada organisasi yang sudah besar dapat dibentuk unit organisasi ppusat untuk melayani semua unit organisasi dan pada tiap-tiap unit organisasi juga dibentuk unit pelayanan untuk melayani pekerjaan yang tidak tepat dilaksanakan oleh kantor pusat. Inilah yang disebut dengan asas campuran. Pada saat ini kebanyakan organisasi memilih menggunakan kedua asa ini sesuai dengan keperluannya. Sebagai contoh sebuah universitas memiliki kantor pelayanan ketatausahaan di tingkat pusat untuk melayani semua fakultas, namun pada tiap-tiap fakultas juga terdapat kantor pelayanan tatausaha untuk melaksanakan fungsi pelayanan pada falultas tersebut.
Ada 2 tugas pokok dari satuan tata usaha yang dibentuk dipusat organisasi yaitu :
Tugas ini dilakukan agar dalam pelaksanaan pekerjaan dapat ditempuh keseragaman baik dalam cara maupun hasilnya, dengan demikian akan diperoleh penghematan biaya dalam pengerjaan pekerjaan.
2. Memberikan bimbingan dan pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan ketatausahaan yang tersebar di segenap satuan organisasi.
Tenaga-tenaga ahli administrasi perkantoran dari satuan pusat dapat mencurahkan perhatian untuk merencanakan, memutuskan, mengkoordinasikan, dan menyempurnakan segi-segi ketata usahaan yang tersebar di segeanap satuan dalam organisasi.
Pengertian tata ruang kantor banyak didefnisikan oleh para pakar yang berkaitan di bidangnya. Salah satunya adalah George R Terry yang menjabarkan pengertian tata ruang kantor di dalam bukunya yang berjudul ‘Office Management and Control’ tahun 1958.Pengertian tata ruang kantor tersebut adalah “office layout in the determination of space requirement and the detailed utilization of this space in order to provide a practical arrangement of the physical factors considered necessary for the execution of the office work within reasonable cost.”Pengertian ini artinya adalah bahwa tata ruang kantor merupakan penentuan tentang kebutuhan – kebutuhan ruang dan tentang menggunaannya secara terperinci dari ruangan tersebut untuk dapat menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor – faktor fsik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.Dengan kata lain, tata ruang kantor ini juga dapat dikatakan sebagai suatu bentuk pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor lain pada tempat yang tepat, sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik, leluasa, nyaman serta bebas untuk bergerak, demi tercapainya efsiensi kerja.
C. Tujuan tata ruang kantor
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai berikut
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja. 2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang bekerja. 4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja. 5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu yang datang. 9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.
D. Jenis jenis tata ruang kantor
1. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubical Type Ofce)
Tata ruang berkamar adalah tata ruang untuk bekerja yang dipisahkan menggunakan
sekat/kamar-kamar. Sekat tersebut dapat terbuat dari kayu maupun tembok atau benda keras lainnya. Tata ruang berkamar juga sering disebut tata ruang tertutup. Keuntungan tata ruang bersekat atau berkamar ini antara lain adalah sebagai berikut:
1. Rahasia pekerjaan lebih terjamin, baik dari segi pembuatan dokumen, pembicaraan maupun aset lainnya yang disimpan seorang pegawai.
2. Pekerja menjadi lebih konsentrasi.
3. Meningkatkan kewibawaan pekerja karena bekerja di dalam suatu ruangan tersendiri. 4. Terasa lebih menghargai tamu.
Sedangkan kerugian tata ruang kantor bersekat adalah sebagai berikut:
2. Biaya yang dikeluarkan untuk membuat tata ruang berkamar lebih besar ketimbang membuat tata ruang kantor terbuka, karena perlu membuat sekat-sekat kamar setiap ruangannya.
3. Membutuhkan ruangan kantor yang lebih luas. 4. Penggunaan ruangan kurang feksibel.
2. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Ofce)
Tata ruang kantor terbuka merupakan pengaturan tata ruang kantor dengan menggunakan sebuah ruangan besar untuk bekerja yang ditempat beberapa orang pegawai. Tata ruang terbuka memungkinkan komunikasi antar pegawai menjadi lebih lancar, sehingga mendorong para
pegawai lebih komunikatif dan kreatif.
Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
1. Fleksibel dalam penggunaan seluruh ruangan serta tidak memerlukan biaya tinggi. 2. Mudah melakukan komunikasi antar pegawai.
3. Pemeliharaan peralatan, pemeliharaan kebersihaan ruangan, penggunaan peralatan, menjadi lebih mudah, hal ini akan menghemat biaya perusahaan.
4. Menghemat penggunaan cahaya penerangan.
5. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding tata ruang berkamar.
Sedangkan kerugian tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
1. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar dan intens. 2. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
3. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
4. Pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi. 5. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
3. Tata Ruang Kantor Berpanorama (Landscape Ofce)
Tata ruang kantor berpanorama adalah tata ruang kantor yang dihiasi oleh taman, dekorasi, dan hiasan lainnya. Bentuk ruangan ini bertujuan agar tampilan kantor menjadi nyaman selayaknya diluar ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:
1. Pegawai merasa nyaman dan betah bekerja di dalam ruangan. 2. Pemandangan kantor terlihat segar dan hijau.
3. Udara menjadi lebih segar, serta suplai oksigen semakin banyak.
4. Tidak membutuhkan pencahayaan tinggi karena desain ini juga menggunakan penerangan dari alam.
5. Produktivitas kerja meningkat, karena pekerjaan dilaksanakan dengan efsien.
Sedangkan kerugian tata ruang kantor berpanorama adalah sebagai berikut:
1. Biaya pembuatannya tinggi, karena selain membuat ruangan kantor juga membuat panorama, atau taman dan dekorasi lainnya.
2. Biaya perawatan menjadi lebih tinggi.
3. Membutuhkan tenaga ahli dalam perancangan tata ruang kantor.
4. Konsentrasi berkurang ketika terjadi sesuatu hal yang aneh diluar ruangan.
4. Tata Ruang Kantor Gabungan (Mixed Ofce)
E. Fasilitas kantor
Pengertian Fasilitas Kantor
Pengertian fasilitas adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan pekerjaan, tugas dan sebagaiknya fasilitas merupakan perlaksaan fungsi. Fasilitas kantor yang digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam bentuk, jenis dan manfaatnya. Semakin besar aktivitas suatu perusaan maka semakin lengkap pula fasilitas dan sarana pendukung dalam proses kegiatan untuk peoses kegiatan untuk mencapai tujuan tesebut. Fasilitas kantor itu mencangkup atau meliputi sarana danprasarana kantor. Karakteristik fasilitas kantor yang mencakup sarana dan prasarana pendukung dalam proses aktivitas perubahan atau organisasi:
1. Mempunyai bentuk fsik.
2. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang. . Pengadaan Fasilitas Kantor
Pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksaan tugas. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang (dengan
plakualifkasi), penunjukan langsung (plakualifkasi/paskakualifkasi).
Proses pengadaan fasilitas kantor melalui plakulifkasi dan paskakualifkasi tersebut biasanya dilakukan oleh intansi-intansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan orang lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan/organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir.
. Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor
Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya, tergantung pada jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan, perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan inventaris lainnya.
1. Sarana kantor a. Perabot kantor
b. Peralatan/perlengkapan kantor c. Mesin-mesin kantor
d. Pesawat kantor e. Interior kantor 2. Prasarana kantor
a. Penambahan nilai estetis
b. Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar c. Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial
