EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP SISTEM PENGGAJIAN PT POS
INDONESIA JAKARTA SELATAN
Marisa Eka Putri
Universitas Bina Nusantara, Jl.Jayawijaya 1 no.8 Rt01/013 Komplek Keuangan Karang Tengah Ciledug Tangerang, 08989532193, marisariesha@ymail.com
Komar Darya, Drs,.Ak,.MM
ABSTRAK
Tujuan penelitian, ialah mengetahui apakah sistem pengendalian internal perusahaan khususnya dalam sistem penggajian sudah efesien dan efektif dan telah sesuai dengan peraturan yang ada dalam perusahaan. Metode yang digunakan untuk data yang bersifat kualitatif, penulis akan melakukan pengolahan data dengan membuat Internal Control Questionnaire yang digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian dapat dikatakan bahwa penerapan pengendalian internal (Internal Control) dalam perusahaan sudah cukup efektif. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pelaksanaan dari kebijakan-kebijakan yang dibuat oleh perusahaan untuk mengontrol jalannya kegiatan perusahaan, Pencatatan absensi juga sudah menggunakan mesin pencatatan waktu yang mencatat jam kehadiran serta jam pulangnya karyawan dimana mesin absensi yang digunakan oleh perusahaan sudah cukup efesien untuk meminimalisir kerugian yang mungkin ditanggung oleh perusahaan. (Marisa)
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL
TERHADAP SISTEM PENGGAJIAN PT POS
INDONESIA JAKARTA SELATAN
ABSTRACT
Research purposes, is to determine whether the internal control system of the company, especially in the payroll system is efficient and effective and in compliance with the regulations contained in the company. The method used for the qualitative data, the authors will perform data processing to make the Internal Control Questionnaire is used to understand and evaluate the company's internal control. Based on the results of the study can be said that the implementation of internal control in the company has been quite effective. This can be seen with the implementation of the policies made by the company to control the company's activities, recording attendance also been using the machine that records the hours of recording time and attendance clock where departing employees attendance machine used by the company is efficient enough to minimize losses which may be borne by the company.
Keywords: Evaluation, Internal Controls, Payroll system, PT Pos Indonesia Jakarta Selatan
PENDAHULUAN
Latar Belakang, perekonomian di Indonesia pernah dilanda krisis berkepanjangan dan dampaknya masih dirasakan sampai saat ini. Beberapa perusahaan sudah banyak yang mulai berdiri kembali atau setidak-tidaknya masih bisa bertahan dalam menghadapi persaingan usaha maupun jasa yang semakin bertambah ketat. Salah satu solusi untuk menghadapi persaingan usaha dengan dilakukannya pengawasan internal dan konsisten serta menerapkan pengendalian internal yang memadai dalam rangka membantu manajemen untuk meningkatkan efektivitas kegiatan perusahaan. Sehingga perusahaan memperoleh laba yang optimal.
Seperti telah diketahui bahwa setiap perusahaan tentunya ingin mendapatkan laba, untuk mendapatkan laba tersebut tergantung kinerja dari Sumber Daya Manusia (SDM) yaitu pegawai atau karyawan. Oleh karena itu, untuk memperoleh pegawai yang berkualitas perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar mulai dari proposal penerimaan, pendidikan, pelatihan, pembinaan, serta kesejahteraan gaji, upah, dan tunjangan sesuai dengan ketentuan dan kemampuan perusahaan.
Masalah penggajian merupakan masalah yang sering dihadapi oleh setiap perusahaan. Oleh sebab itu, masalah ini bukan saja menyangkut besar atau kecilnya uang yang dikeluarkan perusahaan untuk menggaji manajer dan karyawan melainkan juga penilaian terhadap kinerjanya. Hal ini berhubungan erat dengan sistem kepegawaian, bobot pekerjaan, tanggung jawab perusahaan atas hidup karyawan dan keluarganya secara moral. Karena itu pula, sistem penggajian di tiap perusahaan sering tidak sama dan tidak seragam terhadap perhitungannya.
Gaji dan upah karyawan harus diberikan sesuai aturan, jumlah yang benar, dan waktu yang tepat. Dalam hal ini tentunya sistem penggajian karyawan sangatlah penting diperhatikan oleh perusahaan. Setiap perusahaan memiliki sistem penggajian dan memiliki nilai material. Dalam hal penggajian dapat juga terjadi kecurangan dan manipulasi seperti mencantumkan nama dan jumlah pegawai secara fiktif, karyawan yang absen dianggap masuk, karyawan yang terlambat bahkan telah berhenti atau meninggal
dunia pun masih saja tercatat sebagai penerima tunjangan dan gaji tanpa ada yang mengoreksi. Hal ini dapat dicegah jika ada pengawasan dan pengendalian internal yang dilaksanakan dengan memadai.
Oleh sebab itu penerapan atas sistem penggajian menjadi penting karena mengandung nilai material yang berdampak langsung terhadap keuangan perusahaan. Agar dapat mengantisipasi terjadinya kesalahan akibat ketidaktelitian, kecerobohan atau kelemahan dari aturan dan sistem yang digunakan perusahaan maka banyak perusahaan yang membentuk auditor internal untuk melakukan pengawasan dan pemeriksaan secara internal.
Dari latar belakang permasalahan diatas, menilai pentingnya penggajian berkaitan dengan pengendalian internal dalam pencapaian tujuan perusahaan, maka penulis tertarik untuk membahasnya dalam skripsi ini, dengan judul :
“ Evaluasi Pengendalian Internal terhadap Sistem Penggajian PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan” Kajian Pustaka
Beberapa penelitian terdahulu yang berkaitan dengan pengendalian internal terhadap sistem penggajian diantaranya dikutip dari beberapa sumber, antara lain :
a. Dradjat Fitriansyah Kurniawan (2012) dalam penelitian yang berjudul “Sistem Pengendalian Intern Penggajian pada PT Suryaraya Lestari 2 Kabupaten Mamuju, Sulawesi Barat” yang menyatakan bahwa hasil penelitiannya ini yaitu tentang sistem pengendalian intern terhadap penggajian pada PT Suryaraya Lestari 2 sudah layak, sistem dan prosedur penggajian sudah dilaksanakan dengan baik, serta dilaksanakan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Berdasarkan kesimpulan diatas, maka disarankan untuk meningkatkan pengawasan intern terhadap aktivitas operasional, agar tidak menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan perusahaan, lebih meningkatkan praktek yang sehat sertsa meningkatkan kualitas karyawan.
b. Manuh (2008) juga meneliti tentang “Analisis Sistem Pengendalian Intern atas Penggajian dan Pengupahan pada PT Gunung Batu Palembang, dari hasil penelitian tersebut, penulis peneliti ini menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, yaitu :
1. Tidak ada pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dengan fungsi yang melakukan pembayaran gaji dan upah.
2. Tidak ada catatan jam hadir pegawai pada daftar gaji dan upah pegawai. 3. Tidak ada verifikasi oleh fungsi akuntansi terhadap daftar gaji dan upah.
Dari hasil analisis ini terlihat bahwa sistem pengendalian intern atas penggajian dan pengupahan pada PT Gunung Batu Palembang belum memadai. Untuk mengatasi hal tersebut maka penulis mengajukan saran kepada perusahaan untuk melakukan pemisahan fungsi antara fungsi pembuatan gaji dan upah dengan fungsi yang melakukan pembayaran gaji dan upah karyawan, sebaiknya dicantumkan catatan jam hadir pegawai pada dokumen daftar hadir pegawai, serta melakukan verifikasi terhadap daftar gaji dan upah yang diterima dari bagian keuangan, sehingga informasi yang diperoleh dari perhitungan tersebut benar-benar dapat diandalkan dan dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
c. Titien Lestari (2009) juga meneliti tentang “Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan pada PT Kereta Api (Persero) Divisi Regional I Sumut”, dari hasil penelitian tersebut menjelaskan bahwa sistem pengendalian intern yang diterapkan oleh PT KAI (Persero) Divisi Regional I Sumatera Utarauuntuk menangani penggajian dan pengupahan telah cukup memadai dalam membantu manajemen perusahaan. Hal ini baik karena perusahaan memperkerjakan karyawann dari berbagai tingkatan dan dalam jumlah yang sangat besar dan memberikanimbalan atas sistem pengendalian intern yang efektif.
Setelah melihat penelitian-penelitian terdahulu dapat disimpulkan bahwa pada penelitian terdahulu sistem yang digunakan untuk proses penggajian masih manual karena kebanyakan dilakukan beberapa tahun yang lalu. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian terdahulu adalah dimana penelitian ini dilakukan pada perusahaan yang sudah menggunakan proses komputerisasi, selain itu dalam penelitian ini lebih melihat pada memadai atau tidak sistem pengendalian intern atas sistem penggajian dan pengupahan berdasarkan konsep sistem pengendalian intern yang baik. Hal inilah yang membedakan dengan penelitian terdahulu.
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis merumuskan masalah-masalah yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini.
Masalah-masalah yang akan penulis bahas dalam skripsi ini, antara lain :
1. Bagaimana penerapan internal control penggajian pada PT Pos Indonesia ?
2. Apakah pelaksanaan internal control penggajian sudah berjalan sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajemen perusahaan ?
3. Apakah kebijakan dan prosedur penggajian yang diterapkan di PT Pos Indonesia sudah memadai ?
Tujuan
Tujuan dari hasil penelitian ini antara lain :
1. Mengetahui bagaimana penerapan internal control terhadap sistem penggajian PT Pos Indonesia. 2. Mengetahui apakah internal control sistem penggajian sudah berjalan sesuai dengan kebijakan
yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pihak manajemen PT Pos Indonesia.
3. Untuk mengetahui kecukupan penerapan kebijakan dan prosedur penggajian PT Pos Indonesia. Ringkasan Metodologi
Metodologi penelitian yang dilakuka penulis pada proposal skripsi ini adalah studi kasus. Penulis langsung mengadakan survey ke PT Pos Indonesia untuk mendapatkan data yang relevan.
• Tempat dan Waktu
Tempat Penelitian : PT Pos Indonesia Alamat : Jl.RS.Fatmawati no.10 Jakarta 12410 - Cilandak
Waktu Penelitian : Penelitian ini dilakukan dari bulan Mei 2013 sampai dengan selesai.
• Sumber Data
Sumber data yang diperoleh penulis untuk penelitian adalah berupa :
1. Data primer, berupa data yang diperoleh langsung dari perusahaan melalui wawancara dengan kepala kantor, bagian personalia, dan karyawan yang terkait langsung dengan objek yang diteliti, dan kegiatan observasi yang kemudian akan diolah penulis.
2. Data sekunder, berupa data perusahaan yang dikumpulkan melalui catatan dan dokumentasi resmi perusahaan dan data yang telah diolah seperti sejarah singkat perusahaan, kuesioner pengendalian intern terhadap gaji karyawan, memo internal, struktur organisasi, dan dokumen lainnya.
• Metode Pengumpulan Data
Teknik dalam mengumpulkan data-data dalam membuat penulisan skripsi ini, antara lain :
1. Penelitian Kepustakaan
Dalam penelitian, penulisan mengumpulkan data dan informasi yang bersifat teoritis untuk topic yang akan diteliti dan mempelajari literature-literatur, buku wajib, dan referensi yang berhubungan dengan bahan penulisan skripsi ini.
2. Penelitian Kelapangan
Dalam mengumpulkan data dan informasi untuk penelitian ini, penelitian melakukan kegiatan yang diperlukan di perusahaan melalui teknik-teknik sebagai berikut :
a. Obervasi
Sering juga disebut sebagai metode pengamatan ringkasnya metode observasi adalah cara pengumpulan data dengan cara pencatatan secara cermat dan sistematik kalau pengamatan dilakukan dengan tidak memenuhi prosedur dan aturan yang jelas, maka tidak dapat disebut observasi.
Observasi harus dilakukan dengan cermat, melalui prosedur yang benar serta sistematik agar observasi dapat diulang oleh penelitian lain dan dapat dimungkinkan untuk dilakukan penafsiran ilmiah.
b. Wawancara
Merupakan metode pengumpulan data dengan cara bertanya langsung kepada responden. Dalam wawancara terdapat proses interaksi antara pewawancara dengan responden. Karena siatnya saling berhadapan, maka pemberi kesan baik terhadap responden mutlak diperlukan. Responden diharapkan dapat menjawab pertanyaan dengan jelas, terbuka dan jujur.
• Metode Analisis Data
Setelah data yang dibutuhkan telah dikumpulkan tahap selanjutnya dalam penelitian adalah tahap pengolahan data. Data memiliki peran yang sangat penting dalam penelitian, karena menentukan bermutu atau tidaknya suatu penelitian. Oleh karena itu,
maka data yang telah diperoleh akan diolah sedemikian rupa sehingga akan memberikan hasil sesuai dengan tujuan penelitian yaitu memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi.
Terdapat dua jenis sifat data yang diperoleh dalam pembahasan masalah skripsi ini, yaitu data yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Untuk data yang bersifat kuantitatif, penulis akan menganalisis data dengan memperhitungkan biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengendalian internal pada perusahaan tersebut. Sedangkan untuk yang bersifat kualitatif, penulis akan melakukan pengolahan data dengan membuat Internal Control Questionnaire yang akan digunakan untuk memahami dan mengevaluasi pengendalian intern perusahaan. Pertanyaan-pertanyaan dalam internal control questionnaire diminta untuk dijawab Ya (Y) dan Tidak (T). Jika pertanyaan-pertanyaan tersebut sudah disusun dengan baik, dan jawaban “Tidak” akan lebih banyak menunjukkan ciri internal control yang lemah.
HASIL DAN BAHASAN
Untuk mengevaluasi pengendalian internal atas system penggajian pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menggunakan pendekatan COSO yang terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian, dan pemantauan. Berikut ini dijabarkan satu-persatu hasil dari evaluasi pengendalian internal :
Evaluasi Lingkungan Pengendalian
Pengendalian internal yang efektif terdapat dari perilaku manajemen.Manajemen puncak dapat mempengaruhi kinerja unit organisasi lain salah satunya kebijakan yang dikeluarkan dapat mempengaruhi kinerja atau perilaku dari organisasi secara keseluruhan. Lingkungan pengendalian merupakan komponen pertama dari komponen pengendalian internal menurut COSO dan mencakup beberapa sub komponen sebagai berikut :
1. Integritas dan nilai etika
a) Sikap manajer yang berkaitan dengan penggajian sudah cukup baik dalam menanggapi keluhan dan menjelaskan kewajiban dan hak karyawan.
Jika karyawan memiliki keluhan terhadap kewajiban, pihak SDM akan menjelaskan dan memberikan solusi agar kinerja dari karyawan tersebut menjadi lebih baik. Manajemen akan bersikap professional jika ada pelanggaran-pelanggaran yang terjadi dari karyawan.
b) Perusahaan telah menerapkan kebijakan sesuai dengan yang diharapkan.
Kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan pada proses penggajian yaitu dengan mengharuskan adanya otorisasi oleh kepala kantor atau manajer SDM. Hal ini dilakukan untuk menjamin keabsahan dan keakuratan dari proses penggajian dan otorisasi dari manajer akuntansi, SDM dari hasil print-out perhitungan gaji, dan data kehadiran karyawan.
Informasi ini didapat penulis berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan manajer SDM.Namun penulis mengalami kesulitan kembali untuk membuktikan validasi dari hasil wawancara tersebut.
2. Komitmen terhadap kompetensi
Yang dimaksud kompetensi adalah pengetahuan dan keterampilan yangdiperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas yang mendefinisikan pekerjaan individu.Setiap calon karyawan sebelum mulai bekerja untuk PT Pos Indonesia Jakarta Selatan diberikan informasitentang hak dan kewajibannya dari manajer SDM. Manajer SDMakan melakukaninterview kepada karyawan seputar keahlian dan kesanggupannya dalam menjalankantugasnya. Jika dinilai calon karyawan tersebut tidak dapat menjalankan tugas tertentu,bagian SDM akan memberikan pertanyaan seputar tugas lain. Jika calon karyawansudah memenuhi kriteria yang dibutuhkan, pihak SDMakan meminta komitmenkaryawan dalam bentuk kertas kontrak kerja.Kertas kontrak kerja merupakan hal penting untuk menilai keabsahan karyawan tersebut berkomitmen, dan loyalitas terhadap perusahaan sebelum memulai tugasnya.
3. Filosofi dan gaya operasi perusahaan
Filosofi merupakan apa yang seharusnya dikerjakan dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan. Filosofi PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dalam proses penggajian adalah memberikan hak karyawan secara professional dan proporsional. PT Pos Indonesia akan memberikan gaji kepada karyawannya sesuai dengan perhitungan yang didasari oleh absensi karyawan itu sendiri.
4. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia a. Kebijakan merekrut karyawan
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan mempunyai kebijakan dan praktik sumber daya manusia untuk merekrut karyawan sampai dengan pembayaran gaji.Bagi calon karyawan yang belum memiliki pengalaman pekerjaan di PT Pos Indonesia, melamar pekerjaan melalui anak perusahaan PT Pos Indonesia yaitu DTU. Jika DTU telah merekomendasikan calon karyawan tersebut, barulah calon karyawan ditempatkan di kantor pos yang ditunjuk untuk masa kerja 1 tahun. Setelah mampu bekerja dengan baik selama 1 tahun, barulah karyawan diberhentikan dan karyawan bisa melamar pekerjaan di kantor pos yang membutuhkan tenaga kerja. Perekrutan karyawan yang telah mempunyai pengalaman kerja tersebut dilakukan di kantor pos yang bersangkutan dan manajer SDM akan melakukan wawancara kepada calon karyawan. Calon karyawan akan diberikan penjelasan tentang gaji pokok, upah lembur, dan tugas yang harus dilakukan. Penjelasan ini merupakan prosedur yang harus disampaikan sebelum calon karyawan menandatangani kontrak kerja.
Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan, proses perekrutan telah menghasilkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya.
b. Kebijakan perubahan status kerja
Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, status kerja pada karyawan dari status karyawan menjadi staf berdasarkan kinerja dan pertimbangan setelah waktu kerja yang ditentukan. Melalui pertimbangan itu manajer SDM akan melihat catatan kinerja karyawan tersebut. Jika sesuai yang diharapkan, maka manajer SDM akan merekomendasikan kenaikan jabatan ke kantor pos pusat. Jika kantor pos pusat telah memverifikasi karyawan tersebut naik pangkat dengan melihat bukti kinerja yang dikirimkan oleh manajer SDM, maka karyawan tersebut telah sah untuk naik pangkat dan gaji.
5. Struktur organisasi dan pelimpahan wewenang
Setelah melakukan studi dokumentasi dan wawancara atas struktur organisasi perusahaan, penulis menemukan beberapa evaluasi yang diberikan terkait dengan struktur organisasi secara umum :
Sebaiknya bagian pekerjaan yang dilakukan oleh bagian SDM yang membuat perhitungan gaji dilakukan oleh 2 orang atau bagian SDM menggunakan payroll software dan ada otorisasi atas data perhitungan tersebut dari kepala kantor atau manajer SDM.
Evaluasi Penilaian Risiko
Risiko adalah suatu konsep yang digunakan untuk mengekspresikan ketidakpastian tentang kejadian dan atau dampaknya yang memiliki efek atas pencapaian tujuan organisasi.Risiko merupakan kendala dalam pengoperasian perusahaan dalam melakukan praktik bisnisnya.Perusahaan harus melakukan tindakan yang tepat untuk meminimalisir risiko yang ada.
Penilaian risiko adalah suatu proses mengidentifikasi dan menganalisis risiko
yang relevan terhadap pencapaian tujuan organisasi dan menentukan respon yang sesuai dalam menghadapi risiko tersebut.
Penilaian risiko dibagi dalam beberapa tahapan, yaitu : a) Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan b) Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan c) Identifikasi risiko
d) Analisis risiko e) Mengelola risiko
Dari wawancara dan analisis yang dilakukan penulis, terdapat beberapa risiko pada perusahaan, yaitu :
1. Overstated (Kelebihan catat pembebanan gaji karyawan)
Kelebihan catat beban gaji merupakan risiko yang sering ditemukan pada perusahaan, ini disebabkan ketelitian dan pengendalian internal yang kurang maksimal.
Bagian SDM telah mengidentifikasi risiko ini dan meminimalisirnya dengan cara memeriksa berulang pada setiap pencatatan gaji karyawan. Pada saat perhitungan gaji karyawan manajer SDM akan menghitung besar gaji yang akan diterima karyawan sesuai dengan kehadiran/absensi karyawan tersebut. Tahap awal yang dilakukan manajer SDM adalah membuat daftar nama karyawan, golongan karyawan, jumlah kehadiran dalam bentuk Microsoft
Excel sesuai dengan keterangan kehadiran yang sudah masuk secara komputerisasi, lalu manajer
SDM akan membuat rincian gaji yang akan diterima setiap karyawan. Namun dalam wawancara yang penulis lakukan, penulis menganalisa risiko dalam perhitungan penggajian pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan rentan terjadi kesalahan, ini dikarenakan data kehadiran yang masih di data ulang manual saat melakukan perhitungan penggajian.
2. Fictive Employee (Karyawan fiktif, untuk memperbesar beban gaji danmengurangi
keuntungan perusahaan)
Melalui wawancara dengan bagian SDM, risiko karyawan fiktif pada PT. Pos Indonesia Jakarta Selatan tidakditemukan, hal ini terjadi karena kebijakan perusahaan yang selalu membukukan danmemperbaharui nama-nama karyawan yang masih bekerja dan memberitahukan ke kantor pos pusat jika ada karyawan yang berhenti bekerja atau meninggal dunia.Bagian SDM juga memilikicatatan nama-nama karyawan yang pernah bekerja di perusahaan.Ini dilakukan untukmenghindari risiko karyawan fiktif.
3. Risiko karyawan dalam melakukan absensi dapat terjadi fraud dengan cara menitip absen kepada karyawan lain.
Dalam wawancara yang dilakukan penulis dengan manajer SDM, risiko karyawan menitipkan absen tidak ditemukan karena absen dilakukan dengan menempelkan sidik jari ke mesin tapping . Akan tetapi penulis tidak bisa memastikan adanya fraud atau tidak saat absen manual dilakukan ketika mesin tapping tersebut mengalami kerusakan atau dalam perbaikan karena adanya keterbatasan informasi yang diberikan.
Evaluasi Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu untuk meyakinkan bahwa yang diperlukan telah dilaksanakan untuk menghadapi risiko dalam mencapai tujuan perusahaan.
Evaluasi aktivitas pengendalian mencakup 4 tipe, yaitu : 1. Otorisasi
PT Pos Indonesia Jakarta Selatan menerapkan proses otorisasioleh bagian akuntansi setelah bagian keuangan mentransfer uang ke rekening masing-masing karyawan. Jika sudah melalui manajer akuntansi, akan diberikan ke kepala kantor untuk diperiksa ulang. Jika sudah sesuai prosedur, data tersebut akan diberikan ke bagian SDM untuk membuatkan slip gaji tiap karyawan. Namun penulis hanya mendapatkan imformasi melalui wawancara.
2. Pemisahan tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa seseorang tidak melaksanakan tugas dengan tidak seimbang.Tugas yang tidak seimbang adalah jiika mungkin bagi seorang karyawan untuk melakukan kecurangan dan mempunyai kemampuan untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya dalam tugas normal.
Melalui wawancara dan studi dokumentasi berdasarkan uraian tugas yang penulis lakukan, terdapat beberapa fungsi penggajian yang sudah mendapat pemisahan tugas yang baik dan memenuhi kriteria, yaitu :
a. Fungsi perhitungan absensi terpisah dengan pengeluaran kas.
Dari hasil wawancara dengan manajer SDM dan studi dokumentasi, penulis menemukan pemisahan fungsi antara perhitungan absensi dengan pengeluaran
kas.Fungsi pencatatan dan perhitungan gaji karyawan dikelola oleh manajer SDM dan yang mengelola pengeluaran kas adalah bagian keuangan.
Hal ini untuk menghindari penggelapan kas yang keluar.Sebagai contoh jika fungsi ini disatukan dapat terjadi pengeluaran kas yang tidak semestinya yang dilakukan oleh salah satu manajer yang memegang fungsi tersebut.
b. Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji
Fungsi pencatatan beban gaji terpisah dengan fungsi pembayaran gaji.Fungsi pencatatan beban gaji dilakukan oleh bagian akuntansi.Sedangkan fungsi pembayaran gaji dilakukan oleh bagian keuangan.
Hal ini menghindari kecurangan terhadap pembayaran beban gaji ke karyawan, seperti contoh fungsi pencatatan beban gaji memasukan jumlah gaji yang tidak seharusnya dibayarkan ke karyawan.
3. Pengendalian Pengolahan Informasi
Pengendalian proses informasi merupakan risiko yang terkait dengan otorisasi, kelengkapan dan akurasi transaksi. Komtrol ini sangat relevan dengan audit laporan keuangan. Kebanyakan entitas, terlepas dari uukuran, sekarang menggunakan komputer untuk memproses informasi secara umum dan untuk sistem akuntansi pada khususnya. Hal ini berguna untuk lebih mengkategorikan kontrol pengolahan informasi sebagai pengendalian umum dan pengendalian aplikasi yang dibahas dibawah ini:
a) Pengendalian Umum (General Controls)
Tujuan pengendalian umum adalah untuk mengontrol pengembangan program, perubahan program, operasi komputer, dan akses yang aman untuk program dan data. Melalui wawancara dan keterbatasan penulis untuk mengobservasi aplikasi yang digunakan pada PT Pos Indonesia Jakarta Selatan, Pengendalian umum atas software yang digunakan untuk data kehadiran karyawan di awasi oleh bagian IT.Ketika software mengalami kerusakan atau terjadi masalah, selalu diperiksa oleh bagian IT.Misalnya seperti mesin tapping sidik jari yang selalu diperiksa atau mengadakan perbaikan setiap bulannya.
b) Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
Tujuan pengendalian aplikasi adalah dengan menggunakan kekuatan teknologi informasi untuk mengontrol transaksi dalam siklus transaksi secara individual. Tiga kelompok berikut pengendalian aplikasi diakui secara luas :
1. Input Controls
Melalui hasil wawancara dan observasi, pengawasan input seperti pengawasan terhadap verifikasi dilakukan oleh bagian IT jika data kehadiran dilakukan manual untuk dimasukkan ke dalam web online kantor pos pusat. Jika ada sidik jari karyawan yang tidak terbaca pada mesin, maka bagian IT yang akan menangani hal tersebut.Dan pengawasan untuk melakukan tapping sidik jari selalu diawasi oleh kepala dan wakil pada tiap departemen.
2. Processing controls
Melalui hasil wawancara dan observasi, penulis menemukan data yang diverifikasi dan diawasi oleh kepala kantor bagian SDM. Misalnya seperti tanda tangan para pengawas kehadiran karyawan setelah melakukan pengawasan terhadap tapping sidik jari. Data tanda tangan pengawas, diverifikasi oleh kepala kantor bagian SDM setelah melakukan observasi ke setiap departemen.
3. Output controls
Dari hasil wawancara, pengawasan keluaran (output controls) pada data kehadiran karyawan yang telah masuk ke data kehadiran kantor pusat, akan dicocokkan pada data yang masuk di bagian IT untuk memastikan bahwa data yang masuk di kantor pusat dengan data yang ada di PT Pos Indonesia Jakarta Selatan telah sesuai dan tidak dapat dirubah untuk tindak kecurangan.
4. Dokumentasi dan catatan
Dokumen dan catatan merupakan hal penting dalam sebuah perusahaan.Pengadaan dokumen yang memadai merupakan penunjang penting dalam perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan benar.Namun dalam hal ini penulis menemukan kendala yang berarti, yaitu tidak dapat melihat langsung validitas dari dokumen tertentu, penulis hanya mendapatkan informasi ini melalui wawancara.
a. Dokumen perhitungan gaji telah dibuat dengan informasi yang cukup lengkap dan penetapan tanggung jawab yang jelas.
Pada setiap hasil perhitungan penggajian yang dibuat terdapat tangggal (lokasi dan waktu), kepala surat (nama perusahaan, nomor telepon, alamat dan kode pos) untuk isi dari dokumen tersebut setiap kolom nama karyawan akan dilengkapi dengan nomor NIP.
Ini dilakukan untuk menghindari double entry dan untuk menunjukkan bahwa dokumen perhitungan pengajian telah memiliki informasi yang cukup lengkap. b. Slip gaji karyawan yang dicetak dengan informasi yang cukup lengkap
Karyawan pada PT Pos Indonesia diwajibkan mengambil slip gaji agar tidak ada kesalahpahaman yang mungkin akan terjadi antara karyawan dengan bagian SDM. Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengetahui jumlah gaji yang diterima di rekening karyawan dan dapat mencocokkannya.
Setiap karyawan yang mengambil slip gaji, manajer SDM menyediakan daftar pengambilan slip gaji untuk ditandatangani karyawan sebagai bukti bahwa slip gaji tersebut telah diambil.
Slip gaji tersebut berisikan nama perusahaan, nama bulan, NIP karyawan / grade, nama karyawan, rincian total gaji kotor yang didapat (seperti gaji pokok, gaji rapel dan upah lembur), rincian total potongan yang ditanggung karyawan (bagi karyawan yang memiliki pinjaman terhadap perusahaan dan beban lainnya)
Dokumen ini termasuk dokumen penting yang menjaga kerahasiaan atas rincian gaji karyawan.Penulis mendapatkan dokumen tersebut dari manajer SDM. 5. Pengendalian fisik atas asset dan catatan
PT Pos Indonesia telah menerapkan pengendalian fisik atas asset dan catatannya dengan baik. Dari hasil wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM, ditemukan beberapa bentuk pengendalian fisik atas asset dan catatan, yaitu :
a. Akses tanggung jawab memegang rekening koran perusahaan dari pengecekan dana di bank sampai proses mentransfer gaji ke karyawan yang dilakukan oleh bagian keuangan. Dan setiap melakukan transaksi, harus ada persetujuan dari kepala kantor.
b. Perusahaan secara berkala membuat salinan atas data-data dari proses penggajian.
Dari hasil wawancara yang penulis lakukan, penulis menemukan bahwa perusahaan telah menerapkan cara untuk mengantisipasi risiko yang mungkin terjadi seperti kehilangan data atau bentuk kecelakaan lainnya.
Evaluasi Informasi dan Komunikasi
Informasi dan komunikasi yang harus tersampaikan dengan baik ke tiap personel yang ada dalam perusahaan maupun diluar perusahaan.Ini sebagai elemen penting untuk mendukung keberhasilan pengendalian internal dalam perusahaan.
Komunikasi berfungsi untuk memastikan bahwa setiap personel yang terlibat dalam praktik bisnis pada perusahaan tersebut memahami setiap tugas dan kewajibannya.Setiap perusahaan harus memiliki sistem informasi / dokumen yang valid dan lengkap dalam kegiatan bisnisnya dan dikomunikasikan dengan baik sehingga terhindar dari kesalahan dalam pengoperasian perusahaan.
Berdasarkan wawancara yang penulis lakukan dengan manajer SDM perusahaan, penulis menemukan beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi pada perusahaan, yaitu :
1. Setiap karyawan perusahaan telah mendapat pemahaman yang jelas mengenai hak dan kewajibannya. Karyawan akan diberikan informasi mengenai peran dan tanggung jawabnya mengenai tugas-tugas yang akan dilakukan.
Manajer SDMakan memberikan informasi kepada karyawan mengenaikewajibannya seperti lokasi kerja, waktu hadir, waktu lembur, jam pulang kerja danbeberapa prosedur yang harus dilakukan saat berada di tempat kerja. Mengenai hakkaryawan, manajer SDMakan menginformasikan mengenai tunjangan, gaji pokok, dan upah lembur.
2. Proses pencatatan telah menggunakan sistem komputerisasi.
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang penulis lakukan, ditemukanpelaksanaan pencatatan dalam proses penggajian dilakukan dengan sistemkomputerisasi. Ini dilakukan untuk memudahkan dalam pengoperasian perusahaan danmenghindari adanya risiko kehilangan data.Penulis juga melakukan wawancara dengan manajer SDM, dalam wawancaratersebut penulis mendapatkan contoh komputerisasi yang dilakukan perusahaan, yaitu :manajerSDM akan melihathasil hadir karyawan yang telah dikirim dari kantor pos pusat. Lalu manajer SDM melakukan peng-copy-an data ke Ms. Excel, lalu manajer SDMakan melakukan segala perhitungan gajikaryawan dengan Ms. Excel.
Evaluasi Pemantauan
Melalui wawancara yang penulis lakukan dengan manajer akuntansi. Penulis menemukan beberapa bentuk pemantauan yang diterapkan oleh perusahaan untuk menjaga praktik bisnisnya, yaitu :
1. Pemeriksaan atas keabsahan dokumen yang dilakukan secara berkala
Bentuk pemeriksaan atas keabsahan yang dilakukan perusahaan yaitu dalambentuk pengecekkan yang dilakukan manajer akuntansi dari manajer SDM dan kepala kantor dari manajer akuntansi.
Sebelum diserahkan kepada kepala kantor pemeriksaan dokumen selalu dilakukan, ini merupakan prosedur baku perusahaan. Dengan adanya prosedur ini risiko kecurangan dapat dihindari.Namun informasi ini hanya penulis dapatkan melalui wawancara dengan manajer SDM.Penulis tidak dapat membuktikan validitas dari hasil wawancara tersebut disebabkan keterbatasan akses.
2. Perusahaan akan memberikan sanksi bagi karyawan yang melakukan pelanggaran baik disengaja ataupun tidak disengaja
Perusahaan secara profesional akan memberikan sanksi bagi karyawan yangtidak taat pada peraturan. Ini dikarenakan perusahaan ingin membentuk karakterkedisiplinan yang kuat dalam bekerja.
a. Sanksi tertulis
Karyawan yang menerima sanksi tertulis sampai 3 kali akan diberhentikanoleh perusahaan. Namun perusahaan tidak selalu memberikan suratperingatan secara berurut, tetapi dapat pula langsung memberikan sanksitertulis ke 2 atau ke 3 dinilai dari pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan.
b. Teguran lisan
Teguran lisan diberikan perusahaan bagi karyawan yang pelanggarannyamasih bersifat ringan atau dapat diperbaiki.
c. Pemotongan gaji
Sanksi ini diberikan perusahaan bagi karyawan yang dinilai melakukanpelanggaran yang tidak seharusnya/melanggar peraturan yang ada.Karenasebelum mulai bekerja untuk perusahaan, karyawan sudah diberikaninformasi mengenai peraturan perusahaan.
Simpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Penerapan prosedur mengenai penggajian yang terlihat dalam flowchart penggajian perusahaan, sudah baik. Karena prosedur yang ditetapkan sudah mengikuti aturan, kebijakan dan teori yang ada pada saat ini. Sehingga kegiatan penggajian di dalam perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Selain itu, setiap dokumen diotorisasi secara memadai oleh orang-orang yang berwenang dan penyimpanan dokumen penggajian dilakukan dengan baik.
2. Penerapan pengendalian intern dalam perusahaan sudah cukup efektif. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya kekuatan yang dimiliki pengendalian intern daripada kelemahan yang ditimbulkan dari pengendalian intern di dalam jawaban Internal Control
Questionnaire, selain itu sasaran untuk karyawan dapat memiliki kedisiplinan dalam
ketepatan waktu kerja juga telah tercapai. Karena dengan penggunaan mesin absensi
tapping sidik jari karyawan tidak dapat melakukan kecurangan seperti titip absen
kepada karyawan lain, sehingga karyawan jadi lebih memiliki rasa tanggung jawab terhadap ketepatan waktu kerja. Dan perusahaan memiliki data yang lebih akurat dalam hal jumlah waktu kerja karyawan.
3. Dengan penggunaan mesin absensi tapping sidik jari, perusahaan banyak memperoleh manfaat yang lebih baik daripada saat perusahaan melakukan absensi dengan tandatangan karyawan. Keberadaan mesin absensi tersebut dapat meminimalisir kerugian yang mungkin ditanggung oleh perusahaan. Karena karyawan dibayar sesuai dengan jumlah jam kerja yang diberikan kepada perusahaan. Oleh karena itu, pengendalian intern pada penggajian sudah cukup efesien karena adanya mesin absensi tersebut.
4. Adanya fungsi pengawasan untuk proses tapping sidik jari karyawan guna mengawasi mesin jika ada kerusakan atau sidik jari yang tidak terbaca oleh mesin.
5. Dari kebijakan-kebijakan yang dibuat, perusahaan juga telah memperhatikan kesejahteraan karyawannya, yang dapat dilihat dari adanya kebijakan lembur, kebijakan cuti, izin, dan kebijakan pemberian tunjangan kepada karyawan yang sudah memperhatikan kebutuhan karyawan.
6. Perusahaan telah menggunakan sistem transfer pada proses pembayaran gaji karyawan. 7. Perhitungan daftar gaji karyawan sesuai dengan data kehadiran dari mesin tapping sidik
jari. Dan perhitungan gaji dilakukan secara komputerisasi yang kemudian dicetak dan didokumentasikan.
8. Berdasarkan hasil pemeriksaan, penulis menemukan kelemahan-kelemahan yang menimbulkan permasalahan bagi perusahaan, yaitu :
a. Jika ada kenaikan gaji atau perubahan status kerja, seharusnya perusahaan melakukan pertimbangan menurut karyawan yang memiliki kinerja yang bagus. Karena karyawan PT Pos Indonesia Jakarta Selatan dapat mengetahui karyawan tersebut berubah status kerja atau kenaikan gaji diputuskan oleh kantor pos pusat yang berada di Bandung.
b. Perusahaan tidak mengadakan rotasi pegawai dalam jangka waktu tertentu termasuk untuk fungsi personalianya.
c. Harus ada pemisahan antara fungsi pencatatan waktu untuk perhitungan gaji dengan fungsi penyiapan daftar gaji.
d. Tidak digunakannya payroll software untuk perhitungan gaji.
5.2 Saran
Saran yang diberikan penulis untuk menanggulangi permasalahan dan kelemahan yang ditemui dalam pengendalian terhadap siklus penggajian adalah sebagai berikut :
1. Untuk kelemahan dalam subkomponen kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Perusahaan perlu membuat peraturan baku / tertulis mengenai perubahan status kerja.
Hal ini untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan, menghindari human error dan kesenjangan sosial.
2. Perusahaan perlu mengadakan rotasi pegawai dalam jangka waktu tertentu termasuk untuk fungsi personalianya.
3. Untuk kelemahan aktivitas pengendalian dengan subkomponen pemisahan tugas yang memadai, penulis menyarankan sebaiknya perusahaan perlu adanya pemisahan tugas antara fungsi pembuatan daftar gaji dengan fungsi perhitungan gaji karyawan
4. Untuk kelemahan aktivitas pengendalian dengan subkomponen dokumentasi dan catatan, penulis menyarankan agar menggunakan payroll software agar tidak ada kecurangan dan human error.
REFERENSI
Agus, S. (2004), Auditing: PemeriksaanAkuntansiEdisi 3. Jakarta: Fakultas UI
Arens A.A, Elder, R. J., Mark S. B. (2010).Auditing and Assurance Services An Integrated
Approach Edisi 13. New Jersey: Pearson Education.
Bachrun, Saifuddin. (2011), MenyusunPenggajianBerbasisKompetensidalamPraktik. Jakarta:Penerbit PPM manajemen
Boynton W C., R N Johnson.,& W.G. Kell. (2008). Modern Auditing. (8th edition). New York: John Wiley and Sons, Inc.
Dradjat Fitriansyah Kurniawan (2012). SistemPengendalian Intern Penggajianpada PT Suryaraya Lestari 2 KabupatenMamuju, Sulawesi Baratuniversitas pembangunannasional “veteran” jawatimur
IkatanAkuntan Indonesia.(2011). StandarProfesionalAkuntansiPublik (SPAP).Jakarta :SalembaEmpat.
Mulyadi.(2008). SistemAkuntansi.Jakarta: PenerbitSalembaEmpat.
Mulyadi.(2010). SistemAkuntansi.Edisi 6.JilidSatu. Jakarta :SalembaEmpat Rama, D.V., Jones, F. L. (2008) SistemInformasiAkuntansiBuku 1. (Alihbahasa M.
SlametWibowo) Jakarta: PenerbitSalembaEmpat.
Sembiring, L. W. (2008). SistemInformasiAkuntansijilid 1.Jakarta: GrahaIlmu.
Tunggal,A,W. Drs. Ak, CPA, MBA. (2012). PedomanPokok Audit Internal, Jakarta:Harvarindo. Weygandt, Jerry J., Kimmel, Paul D., danKieso, Donald E. (2010). Accounting
Principles Edisi 9. Asia: John Wiley & Sons (Asia) Pte Ltd.
RIWAYAT PENULIS
Nama : Marisa Eka Putri Tempat/ Tanggal lahir : Jakarta, 25 Maret 1991 Pendidikan Formal :
