GAMBARAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN OBAT DI PUSKESMAS PANIKI BAWAH KOTA MANADO TAHUN 2016
Sera S. Hiborang*,Franckie. R. R. Maramis*, Grace D. Kandou* Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sam Ratulangi Manado ABSTRAK
Salah satu bentuk pelayanan kesehatan dipuskesmas yang diberikan bagi masyarakat adalah pelayanan obat, untuk memperoleh obat yang dibutuhkan dengan jumlah yang mencukupi. Tujuan Penelitian adalah untuk mengetahui gambaran pelaksanaan pengelolaan obat di Puskesmas Paniki Bawah Kota Manado, dilihat dari aspek, perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan serta pemantauan dan evaluasi.
Jenis penelitian deskriptif dengan metode pendekatan kualitatif. Informan dalam penelitian sebanyak empat orang. Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam dan observasi langsung. Untuk menjamin keabsahan data yang terkumpul, digunakan metode triangulasi, yaitu triangulasi metode dan triangulasi sumber.
Pengelolaan obat dilihat dari aspek perencanaan dan pendistribusian obat telah memenuhi standar pengelolaan obat di Puskesmas. Permintaan, penerimaan dan pencatatan pelaporan, sudah cukup baik dan memenuhi standar pengelolaan obat di puskesmas, walaupun terkadang penerimaan obat tidak sesuai dengan permintaan. Penyimpanan obat masih kurang baik, karena sebagian belum sesuai dengan standar yang ada dan pengendalian obat belum memenuhi standar pengelolaan obat dipuskesmas. Pemantauan dan evaluasi sudah cukup baik, karena memiliki pedoman.
Beberapa aspek pengelolaan obat sudah baik dan sudah berdasarkan standar yang ditetapkan, hendaknya lebih mengacu pada pedoman pengelolaan obat. Untuk Puskesmas agar mempertahankan pengelolaan obat yang sudah baik dan meningkatkan yang belum sesuai dengan standar yang berlaku.
Kata Kunci : pengelolaan Obat, Manajemen Logistik.
ABSTRACT
One of the health services in primary health care given to people are drug services, to obtain the required drug with sufficient quantities. Objective is to describe the implementation of drug management at the health center Paniki Manado, seen from the aspect of planning, request, receipt, storage, distribution, control, recording and reporting as well as monitoring and evaluation.
A descriptive study with qualitative approach. Informants in the study as many as four people. Data collected through in-depth interviews and direct observation. To ensure the validity of the data collected, used the method of triangulation ie triangulation and source triangulation method.
Drug management from the aspects of planning and distribution of drugs meets the standards of drug management at the health center. Demand, receiving and recording of reporting, are good enough and meet the standards of the management of the drug in the clinic, although sometimes the reception of drugs not in accordance with the request. Storage of medicines is still not good, because most have not been in accordance with existing standards and drug control have not met the standards medication management in primary health care. Monitoring and evaluation system are qiute good, because it has a guideline.
Some aspects o0f drug management has been good and it has been based on established standars, should be referring to drug management guidelines. For Health Centers that maintain drug that has good management and increase that has not been in accordance with the applicable standars.
PENDAHULUAN
Pembangunan kesehatan merupakan upaya yang dilaksanakanoleh semua komponen yang bertujuan ntuk meningkatkan kesadaran, kemauan, kemampuan untuk hidup sehat agar terwujud derajat kesehatannya (Ayuningtyas, 2014). Salah satu bentuk pelayanan kesehatan yang diberikan kepada masyarakat adalah pelayanan obat, kemudahan memperoleh obat yang dibutuhkan, dapat dijangkau dan jumlah yang mencukupi (Anshari, 2009).
Instalasi Gudang Farmasi (IGF) Puskesmas Paniki Bawah dibawah tanggungjawab Dinas Kesehatan (Dinkes) Kota Manado. Dinas kesehatan bertanggungjawab dalam manajemen logistik obat diantaranya perencanaan, permintaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, pencatatan dan pelaporan serta pemantauan dan evaluasi. Puskesmas Paniki Bawah mempunyai wilayah kerja yang terdiri dari 7 kelurahan dan mempunyai sebanyak 6 puskesmas pembantu yang ada dikecamatan Mapanget Kota Manado. Puskesmas Paniki Bawah dalam merencanakan kebutuhan obat bulan selanjutnya, dilakukan berdasarkan pada kebutuhan dan stok pemakaian obat sebelumnya ditambah 10% atau berdasarkan pola konsumsi.
Penelitian yang dilakukan Djuna dkk, 2013 tentang Studi Manajemen Pengelolaam Obat di Puskesmas Labakkang di dapatkan hasil bahwa perencanaan obat di Puskesmas Labakkang secara tidak langsung dilakukan oleh Kepala Puskesmas Labakkang. Pengadaan dan penyimpanan obat kurang baik
dan tidak sesuai dengan pedoman pengelolaan obat yang ada.
Hartono, 2007 menunjukan beberapa Puskesmas menggunakan metode konsumsi dalam merencanakan kebutuhan obat. Ketidaktepatan perencanaan kebutuhan obat pada dasarnya disebabkan oleh data dasar yang kurang akurat.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang dipakai adalah penelitian kualitatif. Penelitian dilaksanakan di Puskesmas Paniki Bawah Kota Manado pada bulan September sampai Oktober. Informan dalam penelitian ini sebanyak empat orang diantaranya Kepala Puskesmas, kepala Apotek/penanggungjawab gudang obat, staf apoteker dan Kepala Depo Farmasi di Dinas Kesehatan Kota Manado. Pengumpulan data berasal dari data primer yaitu melalui wawancara mendalam dan pengamatan langsung terhadap informan dengan menggunakan alat bantu tape recorder dan pedoman wawancara yang telah disiapkan. Data sekunder berasal dari laporan unit pengelohan obat/gudang farmasi Puskesmas Paniki Bawah. Untuk menjamin keabsahan data maka digunakan triangulasi metode dan triangulasi sumber.
HASIL PENELITIAN 1. Perencanaan
Perencanaan obat dilakukan supaya menentukan jenis dan jumlah obat sesuai dengan kebutuhan, menghindari kekosongan obat, meningkatkan kebutuhan obat secara rasional. Dalam membuat perencanaan obat
yang perlu diperhatikan yaitu pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan daya beli sebagai pasien.
Hasil penelitian yang dilakukan di Puskesmas Paniki Bawah tentang pelaksanaan pengelolaan obat. Dalam merencanakan kebutuhan obat dipuskesmas mengacu pada pola konsumsi atau kebutuhan obat sebelumnya ditambah 10%. Selain itu untuk menyeleksi kebutuhan obat yang dibutuhkan sesuai dengan jumlah dan jenis dilihat dari penyakit yang paling menonjol, jadi sebagian menggunakan pola penyakit. Berdasarkan pengamatan data yang paling banyak digunakan dalam merencanakan kebutuhan obat adalah data pemakaian obat periode sebelumnya atau pola konsumsi. Kepala Puskesmas memahami dan mengetahui tentang perencanaan kebutuhan obat di puskesmas.
Penelitian ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Djuna tentang studi Manajemen Pengelolaan Obat di Puskesmas Labakkang didapatkan dalam merencanakan kebutuhan obat dipuskesmas menggunakan metode konsumtif atau pemakaian obat sebelumnya, yang terdapat dilembar permintaan dan lembar pemakaian obat (LPLPO) yang kemudian diusulkan ke dinas kesehatan kabupaten/kota. Adapun sebelum melakukan pengadaan perlu diadakan seleksi atau pemilahan obat.
2. Permintaan
Permintaan obat dilakukan dipuskesmas untuk memperoleh jenis dan jumlah obat yang bermutu tinggi, dan terjaminnya persediaan obat cepat dan tepat waktu. Permintaan obat
harus mempertimbangkan bahwa obat yang diminta sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang direncanakan. Permintaan obat dilakukan dengan cara mengajukan LPLPO ke dinas kesehatan.
Hasil penelitian di Puskesmas Paniki Bawah dalam permintaan obat untuk mendukung pelayanan kesehatan dengan Lembar permintaan yang ada di format LPLPO yang kemudian diajukan oleh Kepala Puskesmas ke Dinas Kesehatan Kota.
Penelitian lainnya yang dilakukan oleh Mangindara dkk, dalam memenuhi kebutuhan obat di puskesmas maka dilakukan permintaan obat dengan mengajukan lembar permintaan dan LPLPO ke dinas kesehatan kabupaten/kota setiap pertriwulan.
3. Penerimaan
Penerimaan obat adalah kegiatan menerima obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota sesuai dengan permintaan. Penerimaan obat juga untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera di dalam surat pesanan dengan kondisi yang baik.
Hasil penelitian untuk Puskesmas Paniki Bawah sendiri tentang penerimaan obat, obat diterima langsung oleh kepala gudang sewaktu di dinas kesehatan yang kemudian dibawah ke Puskesmas dan staf apotik melakukan pengecekan obat kembali setelah obat berada dipuskesmas disesuaikan dengan dokumen permintaan obat yang ada. Dan kemudian ditandatangani oleh Kepala Puskesmas. Hasil wawancara dengan Kepala Gudang obat di Dinkes Kota, bahwa benar obat yang diterima oleh kepala gudang obat
sewaktu di dinkes kota diperiksa dahulu obat yang akan diterima sesuai dengan jumlah dan jenisnya sebelum dibawah ke Puskesmas agar dapat dilihat langsung, sehingga dapat mencegah terbawahnya obat yang rusak dan expire, namun obat yang didapatkan memang sesuai dengan permintaan tapi kebanyakan obat yang diminta tidak tersedia di dinkes kota.
Berbeda pendapat juga dengan informan lainnya, bahwa kebanyakan obat yang diterima juga tidak berdasarkan dengan permintaan yang ada pada lembar permintaan. Berdasarkan observasi sebagian besar dokumen untuk penerimaan obat sebagian besar lengkap dan sebagian ada tapi tidak lengkap. Memang benar bahwa obat yang diminta seringkali tidak tersedia, dikarenakan harus menyesuaikan dengan kondisi atau stok yang ada dalam gudang obat di Dinas Kesehatan Kota.
Hasil penelitian diatas juga di dukung oleh penelitian yang dilakukan di puskesmas Kampala, dimana penerimaan dan pemeriksaan obat dimulai dari dinas kesehatan diperiksa terlebih dahulu kemudian diperiksa kembali digudang puskesmas serta dicatat didalam pembukuan. Obat tersebut diangkut dengan mobil dinas (Mangindara dkk, 2012). 4. Penyimpanan
Penyimpanan obat dilakukan agar supaya obat yang diterima aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan. Sistem penyimpanan obat dilakukan dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi obat serta disusun
secara alfabetis dengan pengeluaran obat memakai sistem FEFO (First Expire First
Out) dan FIFO (First In First Out) (Anshari,
2009).
Hasil penelitian yang didapatkan di Puskesmas Paniki Bawah untuk penyimpanan obat memperhatikan jenis obat dan disusun berdasarkan alfabetis hal ini dimaksud agar memudahkan dalam pencarian obat dengan system penyusunan menggunakan FEFO, namun untuk di apotek ada beberapa obat yang banyak digunakan dalam pelayanan kefarmasian diapotek tidak disusun berdasarkan alfabetis. Beberapa obat berdasarkan pengamatan didapatkan sudah tidak dalam bentuk atau wadah asli dari pabrik. Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas apotek bahwa obat yang sudah diluar wadah adalah obat yang selalu digunakan atau dibutuhkan selama proses pelayanan resep. Untuk obat narkotika sudah tidak ada lagi hanya psikotropika golongan 3 namun hanya sedikit, sehingga sudah jarang untuk diadakan di apotek atau dimasukan dalam lembar permintaan obat.
Penelitian yang dilakukan oleh Hijrah, 2013 tentang Pengelolaan Obat di Puskesmas Mandai didapatkan dalam penyusunan obat menggunakan prinsip FIFO namun untuk pola penyusunan alfabetis obat sudah jarang dipakai dikarenakan ruang yang sempit sehingga penyusunan obat berdasarkan faktor kebiasaan atau obat yang sering digunakan oleh puskesmas di letakkan paling depan.
Penelitian tentang penyimpanan obat yang dilakukan oleh Athijah dkk, 2011, didapatkan dalam penyusunan obat
berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan dan alfabetis. Selain itu puskesmas melakukan mutasi obat dengan metode FEFO dan FIFO. 5. Pendistribusian
Pendistribusian obat adalah kegiatan pengeluaran dan pengiriman obat-obatan dari tempat penyimpanan obat dengan terjamin keabsahan mutu, jenis obat dan jumlah obat. Hal ini dilakukan di puskesmas untuk memenuhi kebutuhan sub unit di dalam puskesmas atau jaringan lainnya diluar di antaranya puskesmas pembantu (Pustu), puskesmas keliling (Pusling), posyandu, polindes dan sebagainya.
Pendistribusian obat dimulai dari Gudang Farmasi di Dinas Kesehatan Kota Manado dengan menerima lembar permintaan obat dari Puskesmas, kemudiandi distribusi obat menyesuaikan dengan persediaan atau
buffer stok, yang ada digudang.
Didistrubusikan ke Depo Farmasi Puskesmas Paniki Bawah. Dari Gudang Farmasi Puskesmas disalurkan langsung ke apotek, 6 puskesmas pembantu dan 1 Poskesdes sesuai dengan permintaan obat, penyaluran obat juga dilakukan dibagian sub-sub puskesmas seperti, ruang rawat inap, poli umum, poli gigi dan lain-lain. Hal ini didukung oleh hasil observasi bahwa dalam pendistribusian obat sesuai dengan permintaan yang diberikan dari unit-unit pelayanan dan pustu. Untuk pendistribusian obat ke pasien berdasarkan sistem individual resep yang diberikan dokter pada pasien dengan diagnosa penyakit. Berdasarkan hasil pengamatan diruang apotek bahwa benar petugas apotek dalam memberikan obat ke pasien sesuai dengan
resep dari dokter dan selalu diikuti dengan pemberian informasi untuk semua kegunaan obat.
Hasil penelitian dipuskesmas mandai tentang pendistribusian lebih di prioritaskan kepada obat-obat ensensial yang sering digunakan di Pustu, Poskesdes, Bides maupun ke pasien dipuskesmas sendiri. Hasil Penelitian di puskesmas labakkang dalam pendistribusian obat sudah dilakukan sebagaimana semestinya.
Penelitian yang dilakukan di puskesmas pembantu wates, didapatkan dalam pendistribusian obat ke pasien, pemberian informasi mengenai penggunaan obat dilakukan oleh petugas pada saat menyerahkan obat kepada pasien. Informasi yang biasanya diberikan pada pasien yaitu mengenai informasi khasiat obat dan aturan pakai. 6. Pengendalian
Pengendalian obat adalah untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan agar tidak terjadi kekurang/kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar. Pengendalian obat terdiri dari pengendalian persediaan, penggunaan, serta penanganan obat hilang, rusak dan kadaluarsa. Pengendalian persediaan dilakukan menggunakan kartu stok, sekurang-kurangnya memuat nama obat, tanggal kadaluarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran dan sisa stok.
Pengendalian Obat di Puskesmas Paniki Bawah tidak memiliki pedoman hanya langsung dilihat pada dos obat dan juga pada lembar pemakaian obat. Namun untuk pengendalian persedian obat dilihat dari kartu
stok yang ada, yang dibuat oleh puskesmas, dan berdasarkan dengan hasil pengamatan bahwa kartu stok untuk persedian obat baik digudang obat maupun di apotek tersedia. Untuk pengendalian obat yang rusak atau sudah kadaluarsa berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu petugas di Puskesmas, bahwa obat yang sudah rusak atau kadaluarsa langsung dimusnahkan dengan cara pembakaran menggunakan insenerator.
7. Pencatatan dan Pelaporan
Dilakukannya pencatatan dan pelaporan agar supaya semua kegiatan yang menyangkut penerimaan, penyimpanan, pendistribusian obat dan obat yang digunakan di puskesmas dilaksanakan secara tertib. Hal ini menjadi bukti bahwa pengelolaan obat telah dilakukan, dapat menjadi sumber data untuk pembuatan laporan dan pengendalian obat.
Hasil penelitian di Puskesmas Paniki Bawah di dapatkan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan selalu dilakukan oleh staf apotik sebulan sekali. Dan berdasarkan hasil pengamatan semua yang mengenai kegiatan obat selalu dicatat. Dipuskesmas sendiri dalam pencatatan masih menggunakan system pencatatan secara manual. Berdasarkan pengamatan dalam gudang obat setiap obat yang masuk maupun keluar dari gudang obat atau yang digunakan di Puskesmas selalu dicatat dan mencantumkan nama, jenis dan jumlah obat yang ada yang kemudian dilaporkan.
Lainnya halnya dengan ruang apotik berdasarkan pengamatan langsung untuk obat yang masuk dan keluar dilakukan pencatatan dan pelaporan langsung oleh petugas apotek
pada buku LPLPO apotik. Berdasarkan hasil observasi pencatatan dan pelaporan digudang farmasi tersedia tapi tidak terlalu lengkap, hanya saja untuk pencatatan persediaan obat lengkap. Sedangkan di apotek hanya pencatatan pemakaian obat yang lengkap lain daripada itu tidak terlalu lengkap.
Hasil penelitian sebelumnya di Puskesmas Pembantu Wates menunjukkan bahwa pencatatan obat telah menggunakan sistem komputerisasi sehingga mempermudah dalam pengelolaan data, namun masih ada juga pencatatan yang dilakukan secara manual. 8. Pemantauan dan Evaluasi
Pemantauan dan evaluasi dilakukan agar supaya menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan obat sehingga dapat menjaga kualitas maupun pemerataan pelayanan serta memberikan penilaian terhadap capaian kinerja pengelolaan.
Hasil penelitian yang didapatkan, bahwa dalam pemantauan dan evaluasi di Puskesmas Paniki Bawah dilakukan oleh puskesmas dengan tim pemantauan dari puskesmas sendiri dan juga ada tim pemantauan dari Dinas Kesehatan Kota. Pemantauan dari pihak puskesmas dilakukan berdasarkan kondisi yang ada hasil wawancara dari salah satu informan, pemantauan dilakukan apabila terjadi kekosongan stok obat yang disiapkan, maka akan dilakukan pemantuan langsung. Dan biasa 1 atau 2 kali dalam sebulan. Dan juga pemantauan dan evaluasi khusus dari Dinas Kesehatan Kota dengan tim dari Gudang Farmasi Dinkes Kota Manado. Evaluasi dilakukan untuk membandingkan perencanaan dengan
pelaksanaan, dari hasil diatas didapatkan bahwa seringkali pelaksanaan pengelolaan obat tidak selalu berdasarkan perencanaan sebelumnya.
KESIMPULAN
Pengelolaan obat yang meliputi perencanaan, permintaan dan pendistribusian sudah memenuhi standar pengelolaan obat di Puskesmas kecuali penyimpanan obat masih belum memenuhi standar yang ditetapkan, dikarenakan dalam proses penyimpanan didapatkan kebanyakan obat sudah tidak disusun berdasarkan dengan alfabetis, begitu juga dengan pengendalian obat masih belum memenuhi standar, karena dalam pengendalian tidak ada metode yang dipakai hanya langsung dilihat pada dos atau box obat.
Pencatatan dan pelaporan sudah cukup baik, semua menyangkut pengelolaan obat selalu dicatat dan dilaporkan. Untuk penerimaan obat juga sudah cukup baik, alur penerimaan obat sudah sesuai standar hanya saja jenis dan jumlah obat yang didapatkan seringkali tidak sesuai dengan permintaan. Pada tahap pemantauan dan evaluasi sudah cukup baik, walaupun tidak berdasarkan dengan pedoman, karena harus menyesuaikan dengan kondisi yang ada.
SARAN
1. Petugas apotek ataupun penanggungjawab yang ada di Puskesmas diharapkan agar tetap mempertahankan manajemen pengelolaan obat yang sudah sesuai dengan standar pelayanan dan lebih
meningkatkan kembali yang masih kurang sesuai standar.
2. Dinas Kesehatan Kota agar lebih sering mengadakan pelatihan kepada petugas pengelola obat agar semua yang menyangkut pengelolaan obat di puskesmas bias lebih ditingkatkan lagi, dan juga agar selalu memantau serta mengevaluasi pengelolaan obat di Puskesmas.
DAFTAR PUSTAKA
Al-hijrah M, Hamzah A, Darmawansyah. 2013. Studi Tentang Pengelolaan
Obat di Puskesmas Mandai
Kabupaten Maros. Skripsi. Bagian
Administrasi Kebijakan Kesehatan FKM UNHAS Makassar.
Anshari M. 2009. Aplikasi Manajemen
Pengelolaan Obat dan Makanan.
Jogjakarta : Nuha Mendika.
Athijah U, Wijaya. I. N, Faturrohmah A, Sullatyarini A, Nugraheni G, Satiawan C. D, Rofiah, Rahman L. 2011. Profil
Penyimpanan Obat di Puskesmas Wilayah Surabaya Timur dan Pusat.
(Online). Jurnal Farmasi Indonesia
Vol.5 No.4.
www.academia.edu/download/366343 33/58-111-1-SM.pdf diaskes tanggal 23 Juni 2016.
Ayuningtyas D. 2014. Kebijakan Kesehatan
Prinsip dan Praktik. Jakarta : Rajawali
Pers.
Djuna S, Arifin M, Darmawansyha. 2013.
Studi Manajemen Pengelolaan Obat Di Puskesmas Labakkang Kabupaten
Pangkep. Skripsi. Bagian Administrasi
dan Kebijakan Kesehatan FKM UNHAS, Makassar.
Hartono, P. 2007. Analisis Proses Perencanaan Kebutuhan Obat Publik untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) di Puskesmas Se Wilayah
Kerja Dinas Kesehatan Kota
Tasikmalaya. (Online).
http://eprints.undip.ac.id/17996/1/JOK O_PUJI_HARTONO.pdf. diaskes tanggal 7 Juni 2016.
Mangindara, Darmawansyah, Nurhayani, Balqis. 2012. Analisis Pengelolaan
Obat di Puskesmas Kampala
Kecamatan Sinjai Timur Kabupaten Sinjai. (Online) Jurnal AKK, Vol 1.
No1.
http://server2.docfoc.com/uploads/Z20 15/11/16/knUn39EXdP/b8b7d14867f2 3be7d5c1765787659da4.pdf diaskes tanggal 7 Juni 2016.
