McKinsey Global Institute dalam laporan penelitian yang berjudul Big data: The next frontier for innovation, competition and productivity (2011) menyebutkan salah satu masalah yang akan dihadapi dalam memaksimalkan potensi penuh mahadata adalah perubahan organisasi dan talenta. Kebanyakan pemimpin organisasi kurang memahami nilai penting dalam mahadata dan bagaimana membuka kunci tentang nilai tersebut. Dalam kompetisi, ini menjadi kelemahan karena pesaing yang paham dan para pendatang baru akan cenderung
memanfaatkan mahadata sebagai keunggulan bersaingnya. Semakin diperparah dengan kebijakan organisasi yang tidak memiliki susunan alur informasi yang jelas dalam optimalisasi mahadata untuk membuat keputusan yang lebih baik dan tindakan yang lebih tepat.
Materi kali ini akan mengungkap apa saja sistem informasi yang seharusnya tersedia dalam suatu organisasi dan strategi apa yang harus dilakukan untuk sukses mengelola data tersebut.
KETERKAITAN ANTARA ORGANISASI DAN
SISTEM INFORMASI
Keterkaitan organisasi dengan sistem informasi saat ini semakin meningkat dan menentukan arah strategi bisnis dalam mencapai tujuan organisasi (Gambar 1). Langkah sebuah organisasi bisnis dalam lima tahun ke depan akan sangat tergantung pada sistem informasi apa yang saat ini sedang berjalan. Ingin memperluas pangsa pasar, menjadi produsen kualitas tinggi atau harga yang rendah, membangun sebuah produk baru, dan meningkatkan produktivitas
karyawan, akan membutuhkan sistem informasi yang menyajikan data berkualitas dan dapat dipahami. Secara spesifik, organisasi bisnis harus berani investasi besar-besaran dalam sistem informasi untuk dapat mencapai tujuan bisnis strategik yang ingin dicapai: keunggulan operasi; produk, layanan dan model bisnis baru; kedekatan dengan pelanggan dan pemasok; proses pengambilan keputusan tingkat lanjut; keunggulan kompetitif; dan bertahan hidup.
Gambar 1
Keterkaitan Organisasi dengan Sistem Manajemen Informasi
Sumber diolah dari Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2014. Management Information Systems, Managing The Digital Firm. Edisi 13. England: Pearson. ISBN 13: 978-0-273-78997-0
1. Keunggulan Operasi
Keberlangsungan suatu bisnis akan selalu berusaha meningkatkan efisiensi dalam operasionalnya. Ini semata-mata untuk menekan biaya-biaya sehingga dapat meningkatkan keuntungan. Pemanfaatan sistem manajemen informasi akan menjadi suatu alat penting yang dapat digunakan oleh organisasi untuk mencapai level efisiensi dan produktivitas yang lebih tinggi, terlebih jika pemanfaatannya bisa mengubah praktik bisnis dan perilaku manajemen.
2. Produk, Layanan dan Model Bisnis Baru Sistem manajemen informasi menjadi alat utama yang mampu membantu organisasi bisnis untuk menciptakan produk atau layanan baru, termasuk untuk mewujudkan suatu model bisnis baru. Model bisnis digambarkan tentang bagaimana perusahaan memproduksi, mengirimkan dan menjual suatu produk dan jasa dalam rangka menambah kekayaan.
3. Kedekatan dengan Pelanggan dan Pemasok
Sudah menjadi rahasia umum, ketika suatu organisasi bisnis mengenal dan melayani baik konsumennya maka secara umum pelanggan akan merespon dengan pembelian berulang kali. Demikian pula dengan pemasok, ketika hubungan dengan pemasok baik, maka pemasok dapat memberi suatu masukan vital bagi organisasi yang berdampak pada harga yang lebih rendah. Bagaimana memahami pelanggan dan pemasok dengan baik adalah masalah pokok dalam jutaan bisnis yang terjadi, baik online maupun offline.
4. Proses Pengambilan Keputusan Tingkat Lanjut
Banyak pemimpin organisasi bisnis ketika mengambil keputusan hanya berdasarkan informasi yang tidak jelas dan lengkap. Akhirnya hanya meramal dan menebak dengan keberuntungan. Tak heran jika hasilnya adalah kelebihan atau kekurangan produksi barang atau
jasa, salah alokasi sumber daya, atau lambat dalam merespon. Dampaknya sudah pasti akan menambah biaya dan kehilangan pelanggan. Sistem manajemen informasi akan menyediakan data secara waktu nyata dari kondisi pasar sebenarnya ketika pengambilan keputusan.
5. Keunggulan Kompetitif
Ketika suatu organisasi bisnis mencapai salah satu tujuan yang dijelaskan di atas, maka secara pasti mereka telah mencapai suatu keunggulan kompetitif. Melakukan sesuatu lebih baik dari pesaing, menetapkan harga yang lebih rendah dari produk superior, memberi respon
baik terhadap pelanggan dan pemasok secara nyata, semua akan meningkatkan penjualan dan keuntungan yang tidak bisa dicapai oleh pesaing.
6. Bertahan Hidup
Adakalanya suatu organisasi menginvestasi sistem manajemen informasi karena suatu kebutuhan yang terpaksa harus dilakukan sebagai perubahan atas tuntutan industri yang berubah. Tuntutan ini bisa jadi karena adanya model bisnis baru yang diterapkan oleh kompetitor atau aturan-aturan yang ditetapkan oleh pengatur kebijakan.
TIPE SISTEM MANAJEMEN INFORMASI
Seperti yang telah dibahas pada materi sebelumnya bahwa kebutuhan informasi manajemen akan dibedakan sesuai dengan tingkatannya. Ini akan disesuaikan pula dengan proses yang terjadi dalam suatu organisasi bisnis dalam menjalankan fungsi utamanya: penjualan dan pemasaran; produksi dan manufaktur; keuangan dan akuntansi; dan sumber daya manusia. Secara umum, sistem manajemen informasi yang berlaku adalah:
1. Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems)
Sistem ini merupakan sistem yang mencatat transaksi rutin harian suatu organisasi bisnis. Manajer operasional sangat membutuhkan data ini karena merupakan transaksi dan aktivitas dasar yang terjadi di setiap organisasi, seperti penjualan, penerimaan, penyimpanan kas, penggajian, penjualan kredit, dan arus masuk-keluar barang dalam pabrik. Dapat dikatakan bahwa sistem inilah yang menjadi jantung organisasi bisnis
agar berjalan normal. Ketika sistem ini down hanya dalam beberapa jam saja, bisa berdampak kerugian besar, dan bahkan akan terkait dengan organisasi bisnis lainnya. Salah satu contoh sistem transaksi ini bisa dilihat pada gambar 2 yang merupakan sistem transaksi penggajian.
2. Sistem untuk Intelijen Bisnis (Systems for Business Intelligence)
Intelijen bisnis pada dasarnya merupakan istilah kontemporer untuk menggambarkan suatu alat berupa perangkat lunak untuk pengorganisasian, penganalisisan, dan penyediaan akses daya yang membantu manajer dalam memperkaya informasi untuk pengambilan suatu keputusan. Ini menjadi suatu kebutuhan di setiap level manajemen. Biasanya data dasar dari transaksi harian dipadatkan dan disajikan sebagai laporan yang diproduksi secara tetap.
Gambar 2
Sistem Penggajian
Sumber diolah dari Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2014. Management Information Systems, Managing The Digital Firm. Edisi 13. England: Pearson. ISBN 13: 978-0-273-78997-0
Sistem yang memberikan informasi secara tetap dan rutin disebut Sistem Manajemen Informasi. Sistem inilah yang akan menjawab masalah-masalah rutin yang memiliki prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya. Sayangnya, sistem ini tidaklah fleksibel dan hanya
memiliki sedikit kemampuan analisis. Kebanyakan hanyalah bersifat laporan atau perbandingan, yang tidak membutuhkan model matematika rumit atau teknik statistik. Bagan contoh sistem bisa dilihat pada Gambar 3 di bawah ini.
Gambar 3
Sistem Manajemen Informasi
Sumber diolah dari Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2014. Management Information Systems, Managing The Digital Firm. Edisi 13. England: Pearson. ISBN 13: 978-0-273-78997-0
Sistem lain yang melaporkan namun tidak secara rutin adalah Sistem Pendukung Keputusan (Decision-suppoort System). Sistem ini berfokus pada masalah yang unik dan berubah dengan cepat, dimana prosedur solusi penanganannya terkadang tidak diketahui lebih dahulu. Meskipun sistem ini menggunakan sumber data internal, seringkali juga akan mengambil sumber data eksternal, seperti pergerakan harga saham atau komoditas. Sistem ini biasanya hanya digunakan oleh pengguna tertentu seperti manajer atau analis bisnis karena penggunaan alat analisis canggih dan model analisis data.
Sistem Pendukung Eksekutif (Executive support system) biasa digunakan oleh manajemen atas yang membutuhkan keputusan tidak rutin yang membutuhkan pertimbangan, evaluasi dan pandangan karena solusi yang diambil biasanya tidak ada kesepakatan prosedur sebelumnya. Biasanya sistem ini akan menampilkan grafik-grafik dan data dari beragam sumber melalui suatu tampilan yang mudah digunakan. Tampilan tersebut biasanya disebut digital dashboard yang menampilkan data-data dalam grafik dan tabel sebagai indikator dalam mengelola perusahaan.
KESALAHAN DALAM STRATEGI DATA
Ada banyak cara dan teknik dalam dunia data, mulai dari analisis manual sampai dengan penggunakan mesin pembelajar (machine leaning) untuk memperoleh data yang berguna dalam pengambilan keputusan. Untuk dapat sukses mendapatkan data, Thomas C. Redman dalam artikel 5 Ways Your Data Stretegy Can Fail memberikan 5 elemen kunci yang saling berkait satu sama lain.
1. Kualitas Data
Sudah pasti suatu perusahaan untuk memenangkan data harus benar-benar “memiliki data”. Data yang jelas definisnya, sesuai dengan peruntukannya, terstruktur dengan pasti sehingga mudah untuk ditemukan dan dipahami, dan memiliki kualitas tinggi dari sumber yang dapat dipercaya. Bagi banyak perusahaan, data menjadi masalah besar. Data terkadang tersebar di banyak sistem departemen yang tidak saling berkomunikasi satu dengan lainnya, kualitas data yang rendah, dan butuh biaya besar untuk mengasosiasikannya. Ketika kualitas data
buruk, suatu kemustahilan bisa menjadi hal baik untuk dianalisis, bahkan dengan menggunakan mesin canggih sekalipun. 2. Data yang Menghasilkan Uang
Perusahaan harus bisa memonetisasi data yang dimiliki, menempatkan data sebagai salah satu instrumen yang menghasilkan laba. Data penjualan merupakan data yang terkait dengan produk dan layanan. Ketika ini dimasukkan sebagai data untuk dianalisis, maka bisa menghasilkan sebuat keputusan yang lebih baik di masa depan. Menganalisis data inilah yang harus menciptakan suatu keuntungan bisnis untuk bisa dieksekusi. 3. Kemampuan Organisasi
Ini terkait dengan bakat, struktur, dan budaya organisasi. Banyak perusahaan yang tidak layak karena hal ini. Dibutuhkan orang yang dapat merasionalisasikan proses bisnis, membangun model bisnis masa depan, dan mengintegrasikan teknologi baru ke teknologi yang lama. Bukan hanya orang dengan kemampuan teknis kelas tinggi melainkan juga kemampuan
menggabungkannya dalam manajemen secara menyeluruh dalam skala besar. Orang lebih penting dan utama karena menggunakan program kecerdasan buatan (artificial intelligent) ke dalam suatu departemen atau sekedar digitalisasi teknologi informasi sekalipun tetap membutuhkan orang yang mampu memahaminya dan menyebarkannya ke dalam organisasi.
4. Teknologi harus dalam skala dan biaya terjangkau
Banyak perusahaan terlalu berekspektasi tinggi ketika menggunakan suatu teknologi tercanggih. Teknologi hanyalah salah satu komponen alat. Perlu pertimbangan skala dan biaya terjangkau ketika harus mengimplementasikan suatu teknologi ke dalam perusahaan.
5. Pertahanan
Maksudnya adalah meminimalkan risiko. Pertahanan mencakup tindakan mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku, menjaga data agar tetap aman dari kehilangan atau pencurian, memenuhi persyaratan privasi, menjaga hubungan dengan pelanggan, mencocokan gerak pesain yang lincah, tetap berada di depan untuk mendapatkan pendanaan besar, mengarah pada tujuan yang jelas. Memang pertahanan tidaklah untuk menghasilkan uang, tetapi ketika pertahanan buruk maka dapat menghabiskan banyak uang, waktu dan masalah.
DAFTAR BACAAN
Laudon, Kenneth C. dan Laudon, Jane P. 2014. Management Information Systems, Managing The Digital Firm. Edisi 13. England: Pearson. ISBN 13: 978-0-273-78997-0
McKinsey Global Institute. Big data: The next frontier for innovation, competition, and productivity. Juni 2011. McKinsey & Company.
Redman, Thomas C. 5 Ways Your Strategy Data Can Fail. 11 Oktober 2018. Harvard Business Review. https://hbr.org/2018/10/5-ways-your-data-strategy-can-fail diakses 22 Oktober 2019, 12:33 WITA
