BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Mananjemen Sumberdaya
Proyek adalah gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan. Perencanaan sumberdaya yang matang dan cermat sesuai kebutuhan proyek akan membantu pencapaian sasaran dan tujuan proyek secara maksimal, dengan tingkat efektivitas dan efisiensi yang tinggi. Kebutuhan sumber daya pada tiap-tiap proyek tidak selalu sama, bergantung pada skala, lokasi serta tingkat keunikan masing-masing proyek. Namun demikian, perencanaan sumberdaya dapat dihitung dengan pendekatan matematis yang memberikan hasil optimal dibandingkan hanya dengan perkiraan pengalaman, yang tingkat efektivitas dan efisiensinya rendah.
Perencanaan yang akurat akan memberikan informasi-informasi penting dalam pengelolaan proyek sehingga kualitas sumber data, jumlah serta biaya yang harus dikeluarkan dapat diindentifikasi dan diukur besarannya dengan konsekuensi-konsekuensi logis yang berlaku dalam proyek. Perencanaan sumber daya dengan metode yang benar dan evaluasi yang kontinu akan memberikan tingkat efektivitas dan efisiensi tinggi, sehingga hasil yang dicapai memuaskan pemilik proyek serta stakeholder proyek.
Dalam menentukan alokasi sumber daya untuk proyek, beberapa aspek yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan adalah sebagai berikut:
Jumlah sumber daya yang tersedia sesuai kebutuhan proyek.
Kondisi keuangan membayar sumber daya yang akan digunakan.
Produktivitas sumber daya.
Kemampuan dan kapasitas sumber daya yang akan digunakan
Efektivitas dan efisiensi sumber daya yang akan digunakan.
2.2. Perencanaan Sumberdaya
Sumber daya yang dapat terdiri atas modal/biaya tenaga kerja, peralatan/mesin, dan material adalah faktor-faktor penentu dalam penyelenggaraan proyek. Perencanaan sumber daya yang cermat dapat membantu terselenggaraannya proyek secara efektif dan efisien . Penggunaan sumber daya dapat dimonitor dengan baik dengan membuat master schedule dan subschedule untuk masing0masing sumber daya yang digunakan, seperti subschedule tenaga kerja, peralatan, dan material.
Adapun perencaan sumber daya sebagai berikut: A. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia atau tenaga kerja, sebagai penentu keberhasilan suatu proyek, harus memiliki kualifikasi, keterampilan dan keahlian yang sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai keberhasilan suatu proyek. Perencanaan SDM dalam suatu proyek mempertimbangkan juga perkiraaan jenis, waktu dan lokasi proyek, baik secara kualitas maupun kuantitas.
Proyek yang secara geografis berbeda biasanya membutuhkan pengelolaan dan ketersdiaan tenaga kerja yang juga berbeda. Faktor lain yang harus dipertimbangkan dalam merencanakan tenaga keja adalah:
Produktivitas tenaga kerja
Jumlah tenaga kerja pada periode yang paling maksimal
Jumlah tenaga kerja tetap dan tidak tetap
Biaya yang dimiliki
Jenis pekerjaan
Produktivitas kelompok kerja adalah kemampuan tenaga kerja dalam menyelesaikan pekerjaan (satuan volume pekerjaan) yang dibagi dalam satuan waktu, jam atau hari. Produktivitas dapat digunakan untuk menentukan jumlah tenaga kerja beserta upah yang harus dibayarkan.
B. Sumber Daya Peralatan
Dalam penentuan alokasi sumber daya peralatan yang akan digunakan dalam suatu proyek, kondisi peralatan perlu diidentifikasi dahulu. Tujuannya agar tingkat kebutuhan pemakaian dapat direncanakan secara efektif dan efisien. Beberapa yang perlu diidentifikasi adalah :
1. Medan Kerja, identifikasi ini untuk menentukan kondisi medan kerja dari tingkat mudah, sedang, atau berat. Kapasitas peralatan yang digunakan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi tersebut.
2. Cuaca, identifikasi ini perlu dilakukan khususnya pada priyek dengan keadaan lahan terbuka. Cuaca basah/hujan cenderung menyulitkan pengendalian peralatan, baik mobilisasinya maupun manuver-manuver yang akan dilakukan di lokasi setempat.
3. Mobilisasi peralatan ke lokasi proyek perlu direncanakan dengan detail, khususnya untuk peralatan-peralatan berat. Akan ada kesulitan bila rute perjalanan menuju proyek tidak didukung oleh keadaan jalan atau jembatan kecil atau tidak memadahi.
4. Komunikasi yang memadahi antar-operator peralatan dengan pengendali pekerjaan harus terjalin dengan baik, dengan peralatan komunikasi yang cukup dan harus tersedia agar langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sesuai rencana.
5. Fungsi peralatan harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan untuk menghindari tingkat pemakaian yang tidak efektif dan efisien. 6. Kondisi peralatan harus layak pakai agar pekerjaan tidak tertunda
karena peralatan rusak. Bila perlu tenaga mekanikal peralatan harus disiapkan guna mengatasi kerusakan-kerusakan alat.
Pada beberapa proyek, penggunaan dan jenis peralatan dapat dibagi atas tingkat beratnya pekerjaan serta lokasi yang digunakan, berupa mesin, perkakas, instalasi serta perlengkapan lainnya yang dapat berupa :
1. Alat-alat berat seperti bulldozer, dumptruck, motor grader, scraper dan bachoe biasa digunakan untuk pekerjaan-pekerjaan berat, seperti pembuka lahan, perataan lahan, penggalian tanah dengan volume besar,
pengangkutan tanah serta penimbunan tanah. Tower Crane digunakan pada bangunan bertingkat untuk mengangkut material secara vertikal dan horizontal. Batching Plant dan Truckmixer adalah tempat fabrikasi beton dan alat angkut menuju proyek.
2. Peralatan ringan seperti mixer pengaduk beton di lokasi proyek atau bar benderdan bar cutter digunakan untuk pembengkokan dan pemotongan besi beton.
3. Pada proyek manufaktur dikenal pula peralatan forklift dan crane pengangkut barang/material di seputar lokasi. Peralatan lain adalah peralatan ringan yang sifatnya statis seperti peralatan las, peralatan mesin pembentukan/cetakan model produk, pengecatan, dan lain sebagainya.
Dari kesemua hal di atas selain master schedule, hendaknya pen-jadwalan peralatan dubuat tersendiri sebagai bagian terpadu, sehingga pengendalian peralatan dapat ditangani oleh seorang supervise yang mengatur agar semua kebutuhan pekerjaan yang menggunakan pekerjaan yang menggunakan peralatan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan master schedule.Seperti alokasi penggunaan tenaga kerja, alokasi penggunaan peralatan disesuaikan dengan kebutuhan di sepanjang durasi proyek denganpertimbangan-pertimbangan logis dari awal hingga akhir proyek.
Perencanaan Peralatan
Peralatan yang digunakan dalam satuan proyek dipengaruhi oleh produktivitas alat terhadap volume pekerjaan yang akan dilakukan, sedangkan jumlah peralatan yang dibutuhkan bergantung pada hal-hal berikut :
Durasi kegiatan/waktu yang tersedia
Kondisi lapangan
Keadaan cuaca
Efisiensi alat
Kemampuan operator
Kapasitas dan jumlah alat
Untuk menentukan produktivitaas alat diperlukan data-data penggunaan peralatan dengan kondisi proyek yang tidak berbeda jauh.
C. Sumber Daya Material
Hampir sama halnya dengan pengelolaan peralatan, material harus dikelola dengan sebaik-baikmya agar kebutuhannya mencukupi pada waktu dan tempat yang diinginkan. Untuk proyek manufaktur, ketepatan waktu ataupun kesesuaian jumlah yng diinginkan sangat mempengaruhi jadwal lainnya. Oleh karena itu, dikenal pula istilah Just In Time di mana pemesanan, pengiriman serta ketersediaan material saat di lokasi sesuai dengan jadwal yang direncanakan. Pada proyek konstruksi, istilah ini mungkin lebih tepat digunakan pada pekerjaan beton dimana pengiriman material dari batching plant ke proyek sering menemui kendala waktu. Mutu material juga menurun dikarenakan kemacetan lalu lintas di sepanjang jalan menuju proyek.Kebutuhan material biasanya disediakan oleh pemasok yang hubungan kontraknya berlangsung dengan kontraktor pelaksana dan telah disetujui oleh pemilik proyek melalui wakilnya. Untuk pekerjaan-pekerjaan khusus yang membutuhkan kemampuan teknis dan spesifikasi material yang khusus, biasanya kontraktor pelaksana menyerahkan pekerjaan kepada subkontraltor yang spesialis dalam menangani pekerjaan tersebut.
Dalam pengelolaan material dibutuhkan beragam informasi tentang spesifikasi, harga maupun kualitas yang diinginkan, agar beberapa penawaran dari pemasok dapat dipilih sesuai dengan spesifikasi proyek dengan harga yang paling ekonomis, seperti diuraikan di bawah ini.
Kualitas material yang dibutuhkan menggunakan tipe tertentu dengan mutu harus sesuai dengan yang dipersyaratkan dalam spesifikasi proyek.
Spesifikasi teknis material, merupakan dokumentasi persyaratan teknis material yang direncanakan dan menjadi acuan untuk pemenuhan kebutuhan material.
Lingkup Penawaran yang diajukan oleh beberapa pemasok adalah dengan memilih harga yang paling murah dengan kualitas material terbaik.
Waktu pengiriman/delivery menyesuaikan dengan jadwal pemakaian material, biasanya beberapa material dikirim sebelum pekerjaan dimulai.
Pajak penjualan material, dibebankan pada pemilik proyek yang telah dihitung dalam harga satuan material atau dalam harga proyek keseluruhan.
Termin pembayaran logistik material harus disesuaikan dengan cashflow proyek agar likuiditas keuangan proyek tetap aman.
Pemasok Material adalah rekanan terpilih, telah bekerja sama dengan baik dan memberikan pelayanan yang memuaskan pada proyek sebelumnya.
Gudang penimbunan material harus cukup untuk menampung material yang siap dipakai, sehingga kapasitas dan lalu lintas materialnya harus dimasukkan dalam komponen harga satuan.
Jadwal penggunaan material harus sesuai, antara kebutuhan proyek dengan waktu pengiriman material dari pemasok. Oleh karena itu, penggunaan subschedule material untuk tiap-tiap pekerjaan mutlah dilakukan agar tidak memengaruhi ketersediaan material dalam proyek. Perencanaan Penggunaan Material
Perencanaan terhadap material dimaksudkan agar dalam pelaksanaan pekerjaan penggunaan material menjadi efisien dan efektif dan tidak terjadi masalah akibat tidak tersedianya material pada saat pelaksanaan proyek, penggunaan material diawasi ketat baik kualitas maupun kuantitasnya, sesuai dengan spesifikasi dan kebutuhan yang telah diterapkan.
Perancanaan material membutuhkan informasi-informasi yang dapat menunjang kegiatan-kegiatan proyek agar keterkaitan penyediaan dan penggunaan material terhadap suatu pekerjaan dapat berlangsung
lancer.Peran logistik sebagai penyedia material sangat penting dalam menjamin ketersediaan serta kualitas yang diinginkan.
2.3. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS biasanya merupakan diagram terstruktur dan hierarki berupa diagram pohon (tree structure diagram). Penyusunan WBS dilakukan dengan cara top down, dengan tujuan agar komponen-komponen kegiatan tetap berorientasi ke tujuan proyek. WBS juga memudahkan penjadwalan dan pengendalian karena merupakan elemen perencanaan yang terdiri dari atas kerangka-kerangka seperti di bawah ini.
Kerangka penjabaran program
Kerangka perencanaan detail.
Kerangka pembiayaan.
Kerangka penjadwalan.
Kerangka cara pelaporan.
Kerangka penyusunan organisasi.
Dari kerangka-kerangka tersebut, WBS dapat membantu proses penjadwalan dan pengendalian dalam suatu sistem yang terstruktur menurut hierarki yang makin terperinci, sampai pada lingkup yang makin kecil berupa paket –paket pekerjaan dengan aktivitas yang jelas. Paket-paket pekerjaan ini nantinya dapat dikelola sebagai unit kegiatan yang diberi kode identifikasi yang kinerja biaya, mutu dan waktunya dapat diukur. Oleh karena itu, penyempurnaan dan tindakan koreksi dapat dilakukan bila terdapat penyimpangan-penyimpangan selama pelaksanaan proyek.
Oleh karena itu, WBS dapat dipakai untuk membagi seluruh level proyek menjadi elemen-elemen kerja, menjelaskan proyek dalam satu format struktur level, fasilitas, dan mencakup seluruh item pekerjaan hingga selesai, pemecahan level sampai pada paket pekerjaan terakhir dengan kegiatan yang jelas dan cukup untuk perencanaan detail sebagai fase awal proyek.
Faktor-faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan WBS secara umum disusun berdasarkan klasifikasi sebagai berikut :
Pembagian berdasarkan lokasi/area yang berbeda
Pembagian kategori yang berbeda untuk tenaga kerja, peralatan dan material
Pembagian subdivisi pekerjaan berdasarkan spesifikasi pekerjaan.
Pembagian pihak, seperti kontraktor utama, subkontraktor dan pemasok Klasifikasi di atas dapat membantu menentukan tingkatan WBS untuk memudahkan monitoring terhadap bagian-bagiannya, serta menentukan penanggung jawab masing-masing elemen pada setiap tingkatan. Agar lebih jelas, di bawah ini diberikan contoh struktur WBS dengan kegiatan beserta identitas kode yang digunakan.
WBS tersebut menggunakan pengkodean berdasarkan tingkatan, yang berakhir sampai paket pekerjaan terakhir.
WBS ( Work Breakdown Structure ) 1. Proyek Apartement Pinewood
1.1. Pekerjaan Upper Struktur 1.1.1 Pekerjaan Bekisting
1.1.1.1 Lantai Dasar 1.1.1.2 Lantai Typical 1.1.2 Pekerjaan Pembesian 1.1.3 Pekerjaan Pembetonan Jadi dijelaskan seperti ini :
Tingkat Pertama : Proyek Apartemen Pinewood Tingkat ke-2 : Pekerjaan Struktur
Tingkat ke-3 : Pekerjaan Sub-Struktur Tingkat ke-4 : Pekerjaan Perlantai
Paket- paket pekerjaan terakhir yang berada pada tingkat ke-4 diuraikan menjadi unit-unit kegiatan dengan kode tertentu. Nantinya digunakan untuk menentukan anggaran biaya, alokasi sumber daya, penjadwalan waktu, program mutu serta pengendalian proyek.
2.4. Perataan Sumber Daya (Resource Levelling)
Perataan sumber daya adalah meratakan frekuensi alokasi sumber daya dengan tujuan memastikan bahwa jumlah/jenis sumber daya dapat diketahui dari awal dan tersedia bila dibituhkan. Biasanya bila jumlah sumber daya dikurangi, durasi akan bertambah, sebaliknya bila jumlah sumber daya ditambah, durasi akan berkurang. Tujuan dari perataan sumber daya adalah untuk menjadwalkan kegiatan pada proyek yang disesuaikan dengan ketersediaan sumber daya dan pola penyebaran yang logis sehingga durasi proyek tidak melampaui batas berlebihan. Variasi penyebaran sumber daya dari suatu periode ke periode lainnya diusahakan dapat tetap pada suatu batas minimum kebutuhannya, sehingga hasil yang dicapai dapat memenuhi sesuai dengan kemampuan dan keterssediaan sumber daya yang ada.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam perataan sumber daya adalah mengidentifikasi sumber daya yang terbatas dan yang dibutuhkan untuk seluruh jumlah durasi dari suatu proyek. Ini karena alokasi sumber daya yang langka dan ketersediaanya terbatas harus diprioritaskan.
Bila ketersediannya tidak mencukupi, pengadaanya akan menimbulkan biaya yang lebih tinggi. Perataan sumber daya dapat dimaksudkan agar alokasi tingkat pemakaian sumber daya dapat diketahui sehingga penyelesaian proyek menjadi lebih logis. Dalam perataan sumber daya diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan ketersediaan.
Ada beberapa pola distribusi sumber daya selama durasi proyek, yaitu : 1. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan
bentuk berfluktuasi
Gambar 2.1 Pola kebutuhan sumberdaya bentuk berfluktuasi
Pola di atas dapat dilakukan bila sumber daya tertentu, yang dibutuhkan dengan jumlah maksimum 15 pada hari-hari tertentu, dikurangi pada hari yang lain. Namun untuk sumber daya langka hal ini agak sulit karena mobilisasi sumber daya tersebut terganggu dengan pemakaian yang berfluktuasi seperti di atas.
2. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan jumlah tetap/sama
Gambar 2.2 Pola kebutuhan sumberdaya bentuk tetap
pekerja 15 10 5 10 20 30 40 hari pekerja 15 10 5 10 20 30 40 hari
Pola seperti ini mempunyai tingkat pemakaian sumber daya yang sama selama durasi proyek. Akan tetapi, agak sulit melakukan penjadwalan proyek dengan tingkat kebutuhan sumber daya yang selalu sama.
3. Pola kebutuhan sumber daya sepanjang durasi proyek dengan bentuk bervariasi
Gambar 2.3 Pola kebutuhan sumberdaya bentuk bervariasi
Pola ini mempunyai tingkat pemakaian sumber daya yang disesuaikan dengan kondisi proyek, dimana pada awal proyek jumlahnya sedikit, Kemudian pada pertengahan proyek dibutuhkan sumber daya maksimum 10 per hari, dan turunan lagi hingga akhir proyek.
Metode perataan sumber daya bertujuan mendapatkan pola kebutuhan sumber daya yang sesuai. Metode ini dapat dilakukan dengan cara :
1. Memulai seluruh kegiatan proyek berada di antara waktu mulai paling awal dan waktu mulai paling lambat, sehingga durasi proyek tidak bertambah.
2. Berdasarkan ketersediaan waktu yang dibatasi dengan mengatur sumber daya yang dibutuhkan yang jumlah dan pola penyebarannya diatur sedemikian rupa.
3. Berdasarkan ketersediaan sumber daya yang terbatas karena kelangkaan dengan menambah durasi proyek sehingga proyek dapat menjadi lebih lambat dari yang direncanakan.
pekerja 15 10 5 10 20 30 40 hari
4. Berdasarkan penjadwalan dengan membuat diagram batang non-kontinu dengan menginterupsi suatu kegiatan oleh kegiatan yang lainnya.
Dari semua kegiatan di atas, perataan sumber daya dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas, efektifitas dan efisiensi penggunaanya, menjaga pola penyebaran yang logis dari segi kuantitas serta menempatkan kualitas sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan diharapkan dengan durasi yang berubah. Dengan demikian alokasi distribusi sumber daya yang proporsional akan memberikan keuntungan bagi proyek sehingga pemanfaatan sumber dayanya terencana dengan baik dan hal ini akan mempengaruhi juga sebagai kinerja proyek secara keseluruhan.
