BAB II
BADAN PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI PROVINSI SUMATERA UTARA
A. Sejarah Ringkas
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara awalnya didirikan pada tanggal 1 Agustus 1956 dengan nama Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara, yang bertugas untuk melayani keperluan pemerintah maupun masyarakat umum berupa buku, majalah dan sejenisnya. Sekalipun Perpustakaan Negara Provinsi Sumatera Utara didirikan tahun 1956, berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendididikan dan Kebudayaan No. 4762/S/1956, peresmiannya baru dilaksanakan pada tahun 1957.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 0199/1997 tertanggal 23 Juni 1978 Perpustakaan Negara berubah nama menjadi Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara. Setahun kemudian Menteri Pendidikan dan Kebudayaan menerbitkan Surat Keputusan No.095/0/1979 bahwa Perpustakaan Wilayah Sumatera Utara termasuk kriteria Tipe B karena koleksinya kurang dari 20.000 judul.
September 1990. Dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden No. 50 tahun 1997 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia tertanggal 29 Desember 1997 Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berubah nama menjadi Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara. Melalui Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Republik Indonesia No. 44 tahun 1998 ditegaskan bahwa Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara termasuk Tipe A dengan eselon II a.
Setelah menjadi perangkat Daerah Provinsi Sumatera, Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 tahun 2000 berubah nama menjadi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara.
Visi dan Misi Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Visi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah “Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional.”
Untuk mewujudkan visi tersebut, perlu dirumuskan misi yang menggambarkan amanah apa yang harus dituntaskan oleh organisasi, agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil sesuai dengan visi yang ditetapkan. Dengan adanya misi, diharapkan seluruh pegawai dan pihak-pihak terkait lain yang berkepentingan dapat mengenal Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dan mengetahui peran dan program-program serta hasil yang akan datang.
Misi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah :
a. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah/dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.
b. Meningkatkan promosi gemar membaca dan masyarakat sadar akan pentingnya arsip untuk meningkatkan daya saing.
d. Meningkatkan pembinaan dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada Instansi Pemerintahan, BUMD, Swasta dan masyarakat.
e. Mendorong pengembangan kualitas Sumber Daya Manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.
B. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab yang menunjukkan adanya hubungan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan pekerjaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektifitas kerja dapat diwujudkan.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
Sumber : BPAD PROVSU
C. Job Description
1. Sekretariat
a. Menyelenggarakan pengkajian perencanaan dan program kesekretariatan.
b. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan administrasi keuangan. c. Menyelenggarakan penatausahaan, kelembagaan dan ketatalaksanaan. d. Menyelenggarakan fasilitasi pelayanan umum dan pelayanan minimal. e. Menyelenggarakan pengendalian administrasi anggaran belanja. f. Menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan naskah BPAD. g. Menyelenggarakan fasilitasi dan pengaturan keamanan kantor.
h. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pembinaan jabatan fungsional.
i. Menyelenggarakan dan mengatur rapat-rapat internal Badan. j. Menyelenggarakan pengkajian anggaran belanja.
k. Menyelenggarakan penyusunan dan pengkajian koordinasi rencana program kerja Sekretariat dan bidang-bidang Badan.
l. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan.
n. Menyelenggarakan penyusunan bahan rancangan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan, pengelolaan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi serta hubungan masyarakat.
o. Menyelenggarakan pengkoordinasian pelaporan, evaluasi, monitoring atas kegiatan bidang-bidang di lingkup BPAD.
2. Sub Bagian Umum
a. Melaksanakan penyusunan bahan pembinaan disiplin pegawai. b. Melaksanakan penyusunan dan pengolahan data kepegawaian. c. Melaksanakan penyerasian ketikan naskah dinas.
d. Melaksanakan penggandaan naskah dinas.
e. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
f. Melaksanakan penyusunan perencanaan/kegiatan kerja Sekretariat dan Sub Bagian Umum.
g. Melaksanakan penyiapan dan pengusulan kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala dan pensiun pegawai, peninjauan masa kerja, pemberian penghargaan, pemberian cuti serta tugas/izin belajar, pendidikan dan pelatihan kepemimpinan/struktural, fungsional dan teknis, pemberian izin perkawinan dan perceraian.
h. Melaksanakan penyiapan bahan pengembangan karir dan mutasi serta pemberhentian pegawai.
j. Melaksanakan penyiapan bahan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan kepada unit di lingkungan Badan.
k. Melaksanakan penyusunan bahan rancangan dan pendokumentasian peraturan perUndang-Undangan.
l. Melaksanakan administrasi/penatausahaan, penerimaan, pendistribusian, surat-surat, naskah dinas dan arsip.
m. Melaksanakan urusan keprotokolan, upacara, absensi dan penyiapan rapat-rapat.
n. Melaksanakan penyusunan laporan, evaluasi dan monitoring kegiatan Sub Bagian Umum.
o. Melaksanakan penyusunan rencana kebutuhan sarana dan prasana, pengurusan rumah tangga, pemeliharaan/perawatan lingkungan kantor, kendaraan dan aset lainnya serta ketertiban, keindahan, keamanan dan layanan kantor.
p. Melaksanakan pengelolaan hubungan masyarakat, pelayanan umum, pelayanan minimal dan pendokumentasian surat-surat, barang bergerak dan barang tidak bergerak.
q. Melaksanakan pembuatan laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris, sesuai standar yang ditetapkan.
3. Sub Bagian Keuangan
c. Melaksanakan penyusunan pembuatan daftar gaji dan tunjangan daerah.
d. Melaksanakan pembinaan perbendaharaan keuangan.
e. Melaksanakan pelayanan dan penyiapan bahan atas pengawasan. f. Melaksanakan verifikasi keuangan.
g. Melaksanakan pengendalian administrasi perjalanan dinas pegawai. h. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan
pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
i. Melaksanakan penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Keuangan.
j. Melaksanakan penyiapan bahan dan pembinaan pengelolaan teknis administrasi keuangan.
k. Melaksanakan Sistem Akuntansi Instansi (SAI) dan penyiapan bahan pertanggungjawaban keuangan.
l. Melaksanakan pembayaran gaji pegawai dan penghasilan tambahan lainnya.
m. Melaksanakan penatausahaan belanja langsung dan belanja tidak langsung pada Badan.
n. Melaksanakan koordinasi penyusunan bahan evaluasi dan pelaporan administrasi keuangan.
4. Sub Bagian Program
a. Melaksanakan pengumpulan data/bahan dan referensi untuk kebutuhan pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat.
b. Melaksanakan koordinasi penyusunan perencanaan/program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program yang meliputi pengembangan perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
c. Menyelenggarakan penyusunan Rencana Stategis, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, Laporan Keterangan Pertanggung Jawaban dan Laporan Pelaksanaan Pemerintahan Daerah Badan.
d. Melaksanakan pengelolaan dan pembinaan sistem perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
e. Melaksanakan penyusunan pengelolaan data perpustakaan, arsip dan dokumentasi.
f. Melaksanakan penyusunan perencanaan program kerja Sekretariat dan Sub Bagian Program.
g. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Sekretaris sesuai dengan bidang tugasnya.
h. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Sekretaris sesuai bidang tugasnya.
j. Melaksanakan pemantapan prosedur birokrasi kerja, tata naskah dinas, sarana administrasi, sistem pelayanan, pengkajian dan eksaminasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
5. Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah
a. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan dan pelestarian terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara baik tercetak maupun terekam serta pemasyarakatan dan pengawasan realisasi Undang-Undang No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
b. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Menyelenggarakan, pengembangan dan pengelolaan terbitan Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, baik tercetak maupun terekam sebagai koleksi deposit daerah, sesuai ketentuan yang ditetapkan.
e. Menyelenggarakan perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian bidang Pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan deposit daerah, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Menyelenggarakan penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengembangan dan pengelolaan bahan pustaka dan koleksi perpustakaan.
g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala BPAD sesuai dengan standar yang ditetapkan.
6. Sub Bidang Pengolahan Bahan Pustaka
a. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan standar pengelolaan dan standar koleksi perpustakaan baik yang diselenggarakan oleh Provinsi maupun Kabupaten/Kota.
b. Melakanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan tentang pengembangan koleksi perpustakaan dan peningkatan pengolahan bahan pustaka, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Melaksanakan hunting dan pengkajian dalam rangka seleksi
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan prosedur tetap tentang seleksi, pengadaan dan pengolahan bahan pustaka, penerbitan Katalog Induk Daerah dan penerbitan Daftar Tambahan Buku (Accession List) serta presevasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelakasanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah.
f. Melaksanakan pengadaan, pengolahan, pendistribusian dan pengembangan bahan pustaka sesuai dengan kepentingan pemustaka.
7. Sub Bidang Deposit Daerah
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan pengajian bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pengumpulan, penyimpanan dan pelestarian karya intelektual dan artistik baik tercetak maupun terekam yang diterbitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990 tentang Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, peringatan dan penerapan sanksi hukum, hunting deposit, penerbitan Bibliografi Daerah dan penerbitan Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam.
pelestarian koleksi Deposit Daerah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan dan pelestarian karya cetak dan terekam yang ditebitkan di Sumatera Utara dan terbitan tentang Sumatera Utara, pemasyarakatan, pemantauan realisasi UU No. 4 Tahun 1990, peringatan dan penerapan sanksi hukum kepada para penerbit dan pengusaha rekaman yang tidak menyerahkan karya cetak dan karya rekamnya.
d. Melaksanakan penerbitan Bibliografi Daerah, Daftar Judul Karya Cetak dan Karya Rekam, Indeks Artikel Majalah dan Surat Kabar, hasil Karya Pengarang Sumatera Utara, dan penerbitan penulisan cerita rakyat Daerah serta preservasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi kepada Kepala Bidang Pengolahan Bahan Pustaka dan Deposit Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
8. Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi
a. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar layanan kepustakaan, jaringan informasi bahan pustaka, penerapan otomasi dan media alternatif lainnya.
c. Menyelenggarakan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan
perpustakaan, bahan pustaka, penerapan otomasi, kerjasama jaringan
perpustakaan dan media alternatif lainnya sesuai dengan ketentuan dan
standar yang telah ditetapkan.
d. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala BPAD sesuai dengan
standar yang ditetapkan.
9. Sub Bidang Layanan Perpustakaan
a. Melaksanakan jasa layanan perpustakaan.
b. Melaksanakan layanan perpustakaan keliling dan LTPS.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan layanan, sesuai ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
d. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan standar layanan jasa
perpustakaan, informasi, bibliografi, literatur sekunder, administrasi
keanggotaan perpustakaan, statistik, rujukan, kerjasama layanan dan
sirkulasi bahan pustaka.
e. Melaksanakan jasa layanan informasi sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
f. Melaksanakan jasa layanan Bibliografi sesuai dengan ketentuan dan
g. Melaksanakan jasa layanan literatur sekunder sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
h. Melaksanakan administrasi keanggotaan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
i. Melaksanakan statistik layanan perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
j. Melaksanakan jasa layanan rujukan bahan pustaka sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
k. Melaksanakan kerjasama layanan sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
l. Melaksanakan promosi minat baca sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
m. Membuat laporan pertanggungjawaban pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
10. Sub Bidang Teknologi Informasi
a. Melaksanakan layanan internet, multi media, Audio Visual, pangkalan data, jaringan otomasi, kerjasama jaringan dan pengelolaan informasi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyjian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan otomasi dan multimedia sesuai
dengan ketentuan standar yang ditetapkan.
d. Membuat laporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Layanan Perpustakaan dan Teknologi
Informasi sesuai dengan standar yang ditetapkan.
11. Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan Perpustakaan
a. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah
dan tahunan dalam Bidang Pembinaan SDM Perpustakaan.
b. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar
pelaksanaan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan semua jenis
perpustakaan serta kelembagaan Perpustakaan sesuai kebijakan
nasional.
c. Menyelenggarakan perencanaan program rencana jangka menengah
dan tahunan dalam Bidang Pembinaan Kelembagaan Perpustakaan
sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Menyelenggarakan penyusunan dan penyempurnaan standar
pelaksanaan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM
Perpustakaan melalui pemasyarakatan, penyuluhan, pembinaan
pustakawan, Pendidikan dan Pelatihan Tenaga Teknis Perpustakaan
e. Menyelenggarakan kegiatan lomba minat baca, perpustakaan terbaik
dan lomba pustakawan teladan tingkat Sumatera Utara.
f. Menyelenggarakan pengkordinasian, pengendalian, pemasyarakatan,
penyuluhan, pendataan, dokumentasi, informasi, semua jenis
perpustakaan dan pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan
perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis
perpustakaan, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
g. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
12. Sub Bidang Pembinaan Sumber Daya Manusia
a. Melaksanakan pembinaan teknis perpustakaan sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pendidikan dan pelatihan sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan penyuluhan pemasyarakatan jabatan fungsional sesuai
dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan magang perpustakaan sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan lomba minat baca dan pustakawan teladan sesuai
f. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan standar pelaksanaan
pendidikan dan pelatihan, pembinaan bimbingan penyuluhan
pemasyarakatan jabatan fungsional, peserta magang, dan peningkatan
kemampuan SDM kepustakawanan.
g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana jangka menengah dan tahunan
pengembangan dan peningkatan SDM, sesuai ketentuan dan standar
yang ditetapkan.
h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya
kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan
Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkaan.
13. Sub Bidang Kelembagaan Perpustakaan
a. Melaksanakan lomba perpustakaan terbaik sesuai dengan ketentuan
dan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian
bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan standar koordinasi
dan kerjasama pembinaan dan pengembangan semua jenis
perpustakaan milik pemerintah maupun masyarakat, organisasi profesi
perpustakaan, dokumentasi, informasi, pengembangan minat baca
masyarakat.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyiapan dan penyajian
pengembangan dan peningkatan kelembagaan perpustakaan sesuai
ketentuan dan standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan koordinasi dan kerjasama pembinaan dan
pengembangan semua jenis perpustakaan milik pemerintah dan
swasta, organisasi profesi perpustakaan, dokumentasi, informasi,
pengembangan minat baca masyarakat sesuai dengan ketentuan dan
standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Pembinaan SDM dan Kelembagaan
Perpustakaan sesuai dengan Standar yang ditetapkan.
14. Bidang Arsip dan Dokumentasi
a. Menyelenggarakan perencanaan Pelaksanaan Pelayanan Arsip Statis
kepada publik.
b. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan, Pengelolaan Kearsipan
serta Dokumentasi ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah
Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta
Perusahaan-perusahaan Swasta.
c. Menyelenggarakan perencanaan Pembinaan/Pelatihan Sumber Daya
Manusia Kearsipan dan Dokumentasi ke semua unit kerja
dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/
d. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis In
Aktif, Statis dan Dokumentasi dilingkungan Pemerintah Provinsi
Sumatera Utara dan Perusahaan Swasta.
e. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan
tahunan dalam bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai ketentuan yang
ditetapkan.
f. Menyelenggarakan pengkoordinasian, pengendalian, penyuluhan,
pendataan, pengumpulan kearsipan dan dokumentasi sesuai ketentuan
standar yang ditetapkan.
g. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk
Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera
Utara dan Kabupaten/ Kota.
h. Menyelenggarakan pembuatan laporan dan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
15. Sub Bidang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan dan penyempurnaan, penyelenggaraan standar
kearsipan dinamis dan statis dan dokumentasi di lingkungan provinsi
sesuai dengan standar yang ditetapkan.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
pengelolaan Arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah
kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan
perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
c. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penggunaan sarana dan prasarana dokumentasi dalam
peningkatan pengelolaan dokumentasi perangkat daerah, lintas daerah
kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan
perorangan berskala provinsi, sesuai ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
d. Melaksanakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip dan
pemusnahan arsip kabupaten/kota yang telah memiliki pedoman
retensi, sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip dan
Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.
f. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang
Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan bidang tugasnya.
g. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi sesuai dengan
16. Sub Bidang Layanan dan Pembinaan Kearsipan
a. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk penyusunan rencana, pengembangan jaringan kearsipan,
dokumentasi dan penyempurnaan standar pelestarian, pemeliharaan,
perawatan, pengamanan, pembentukan jaringan informasi,
pengelolaan, pelayanan, penilaian arsip statis dan dokumentasi.
b. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data
untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian,
pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan,
pemasyarakatan, pembinaan SDM kearsipan dan dokumentasi,
penyuluhan kearsipan, pengembangan dan peningkatan arsip statis dan
dokumentasi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pelestarian, pemeliharaan, perawatan, pengamanan,
pembentukan jaringan informasi, pengelolaan, pelayanan, penilaian
arsip statis dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan dan standar yang
ditetapkan.
d. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan
tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip dan Dokumentasi, sesuai
dengan standar yang ditetapkan.
D. Jaringan Kegiatan
Badan Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara
selalu menjalankan perpustakaan keliling untuk melayani masyarakat di
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga
mengutus perpustakaan keliling ke posko-posko pengungsian korban bencana
alam.
Ini merupakan salah satu bentuk kepedulian Badan Perpustakaan,
Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terhadap para pengungsi.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara juga
menggelar Perpustakaan Layanan Terpadu Perpustakaan Sekolah (LTPS),
dengan menggunakan 4 Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) dan 1 Unit Mobil
LTPS. Kegiatan ini ditujukan untuk meningkatkan minat baca dan
mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya masyarakat Sumatera Utara.
Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara terus
berupaya untuk menciptakan inovasi perbaikan dalam upaya meningkatkan
kinerja penyelenggaraan pelayanan termasuk dengan menjalin kerja sama
dengan beberapa instansi yang diharapkan dapat mewujudkan perpustakaan
khususnya di Sumatera Utara.
E. Kinerja Terkini
Pastinya untuk mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang
bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan oleh Badan
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Meningkatkan kemampuan Sumber Daya Manusia di Bidang
Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi dengan sasaran yang ingin
a. Peningkatan sistem pengelolaan dan pelayanan jasa perpustakaan,
kearsipan dan dokumentasi sesuai kaidah yang berlaku baik secara
nasional maupun internasional.
b. Peningkatan profesionalisme pustakawan dan arsiparis sebagai profesi
yang dibutuhkan oleh masyarakat dalam bidang informasi.
2. Meningkatkan pelayanan prima kepada masyarakat pemustaka dan
pengguna arsip serta dokumentasi, dengan sasaran yang ingin dicapai
sebagai berikut :
a. Ketersedian alat bantu penelusuran informasi berbasis teknologi
informasi untuk memudahkan proses temu balik informasi (Retrieval
Information Service).
b. Menjadikan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi sebagai rujukan
dalam memperoleh informasi untuk proses belajar mengajar, menulis
meneliti, berdiskusi, wisata baca dan bukti otentik serta pengambilan
keputusan yang akurat yang dapat dipertanggungjawabkan.
c. Terwujudnya perpustakaan dan arsip digital serta ketersediaan
informasi melalui jaringan informasi global atau internet.
d. Meningkatnya sarana dan prasarana pelayanan publik dalam bidang
ilmu pengetahuan dan teknologi.
e. Penyebaran dan distribusi informasi ilmiah yang diperoleh dari
jurnal-jurnal ilmiah dalam bentuk tercetak maupun terekam.
3. Meningkatkan kualitas sistem pembinaan perpustakaan, kearsipan dan
a. Ketersediaan perpustakaan yang ditata dengan baik sebagai sarana
untuk belajar mandiri bagi masyarakat di Kabupaten/Kota sampai
tingkat pedesaan.
b. Melaksanakan kebijakan Pemerintah di bidang perpustakaan,
kearsipan dan dokumentasi.
c. Tertatanya unit-unit kearsipan dan dokumentasi di Sumatera Utara
sebagai bahan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan pemerintahan
dan pembangunan.
4. Meningkatkan minat baca masyarakat di perkotaan maupun pedesaan,
dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Meningkatkan kebiasaan membaca menjadi budaya baca sehingga
membaca merupakan kegiatan utama dalam proses belajar mengajar.
b. Tingkat kecerdasan pengetahuan masyarakat meningkat.
5. Meningkatkan jaringan kerjasama informasi, baik lokal, regional maupun
internasional dengan sasaran yang ingin dicapai adalah sebagai berikut :
a. Adanya kerjasama dengan instansi-instansi baik pemerintahan maupun
swasta dalam hal penyediaan dan pengelolaan informasi.
b. Terjalinnya kerjasama dibidang informasi berbasis teknologi informasi
sehingga memudahkan dalam proses transfer pengetahuan dan
teknologi.
c. Adanya kesamaan gerak dan langkah dalam pengelolaan perpustakaan,
d. Beragamnya sumber-sumber informasi baik dari bentuk maupun
jenisnya sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat akan
informasi.
6. Melestarikan hasil karya budaya bangsa dalam bentuk tercetak dan
terekam, dengan sasaran sebagai berikut :
a. Meningkatnya jumlah terbitan dan koleksi terbitan tentang Sumatera
Utara.
b. Terealisasinya pelaksanaan UU Nomor 4 tahun 1990 tentang Serah
Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam PP 70 tahun 1991 dan PP 23
tahun 1999.
c. Terealisasinya pelaksanaan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang Pokok-pokok Kearsipan yang diperbaharui dengan
Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
d. Terpeliharanya bahan pustaka dan arsip.
F. Rencana Kegiatan
Rencana Kegiatan Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Provinsi Sumatera Utara diaktualisasikan dalam bentuk kegiatan yang
meliputi :
1. Anggaran Belanja Administrasi Umum terdiri atas :
a. Belanja Pegawai/Personalia
b. Belanja Barang dan Jasa
c. Belanja Perjalanan Dinas
2. Anggaran Belanja Aparatur terdiri atas :
a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan
b. Belanja Modal
3. Anggaran Belanja Publik terdiri atas :
a. Belanja Operasional dan Pemeliharaan
