Memo berasal dari kata memorandum, karena

(1)

(2)

Memo berasal dari kata memorandum, karena

bersifat memory maka memo dapat dibuat

secar horizontal, vertikal, ataupun

diagonal.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1.

Perhatikan format baku yang ada pada

organisasi ybs.

(3)

Nota berasal dari kata note, karena bersifat

catatan maka nota biasanya diberikan

atasan kepada bawahan.

Menurut pengertiannya:

Alat komunikasi intern antar pejabat satuan

organisasi yang memuat atau berisi

pemberitahuan, permintaan, penjelasan,

(4)

Akan dijadikan bukti hukum untuk setiap

tindakan yang di ambil suatu organisasi.

Sifatnya catatan tentang hal-hal yang harus

dilakukan.

Menurut jangka waktuny:

Memiliki jangka waktu panjang

Menurut kedudukannya:

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam

melaksanakan tugas guna menyampaikan

(5)

PT MEGATAMA KRIYA PERDANA

---MEMO

Nomor : ……… Kepada : Kabag keuangan

Dari : Operation Manager Hal : Laporan keuangan

Mohon Saudara menyerahkan laporan keuangan bulan Maret 2010 Karena akandipergunakan sebagai dasar penyusunan laporan

tahunan. Laporan tersebut sudah saya terima tanggal 10 April 2010.

Terima kasih.

(6)

PRODI ADMINISTRASI PERKANTORAN Jalan Srikana Surabaya

_______________________________________________________________ NOTA DINAS

Nomor: ……….

Kepada : Yth. Ibu Laila Indrayani Dari : Kajur Administrasi Niaga Hal : Revisi kurikulum

Sehubungan akan dimulainya tahun ajaran 2010/2011 yang semakin dekat dan dipandang perlu untuk mengadakan revisi kurikulum guna mengikuti perkem bangan dunia usaha, maka dengan ini kami menugaskan Saudara untuk melak sanakan revisi kurikulum di bidang korespondensi bahasa Indonesia. Kami berharap dapat terselesaikan dalam waktu 7 hari setelah nota tugas ini. Demikian, untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 1 April 2010

(7)

1. Pimpinan Saudara memerintahkan anda untuk

mengikuti pelatihan kearsipan yang berbasis digital yang akan dilaksanakan di UPI (Universitas

Pendidikan Indonesia) di bandung. Penyelenggaraan tanggal 5-7 April 2015 mulai pukul 09.00 s/d 15.00 WIB. Laporan ditunggu.

2. Pimpinan Saudara mengundang rapat semua

kepala divisi , dengan agenda promosi produk baru yang akan diiklankan di surat kabar Jawa Pos

(8)

(9)

Undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu.

Berdasarkan kepentingan, undangan dapat digolongkan atas:

1. Undangan resmi

(10)

Dipakai untuk keperluan resmi, misalnya : undangan rapat

suatu organisasi, undangan mengikuti upacara

kenegaraan, pelantikan pejabatdan lain lain. Dikeluarkan

oleh badan atau organisasi resmi, sehingga pengundang

harus menyebut pihaknya dengan kata “kami” Di dalam

undangan resmi, kata kami dapat diganti dengan

menyebutkan jabatan (mewakili organisasi)

(11)

Dipakai untuk keperluan setengah resmi , biasanya

dikeluarkan oleh keluarga, perkumpulan , misalnya

undangan perkawinan, rapat keluarga dll. Mewakili

kelompok

sehingga pengundang menyebut pihaknya dengan kata

“

“kami”.kami”.

3. Undangan tidak resmi

Atau undangan pribadi, dibuat oleh perseorangan untuk

keperluan diri sendiri. contohnya undangan Pesta

Mewakili diri sendiri sehingga pengundang, menyebut

pihaknya dengan kata “saya”.

(12)

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatannya: Pembuka: pengantar kegiatan

Isi : waktu acara dilakukan (hari, tanggal, dan waktu) tempat

(13)

(14)

Berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan

kepada para pegawai atau masyarakat umum. (pasal 75)

Ditujukan kepada banyak pembaca.

Perbedaan Pengumuman dengan Edaran adalah isi dan

cara penyampaiannya. Isi pengumuman

cenderung

lebih terbuka atau boleh diketahui

dibandingkan

dengan surat edaran, pengumuman

sering ditempelkan

di tempat-tempat yang mudah ditemui

olah pihak yang

(15)

Pembukaan : pengantar pokok surat Isi : uraian pokok surat

Penutup : penegasan/pengharapan/ucapan terima kasih

6.2. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat dengan alamat tujuan kolektif yang beredar dari satu tangan ketangan lainnya dengan cara mengirimkan satu surat untuk semua yang dituju.

Surat edaran merupakan surat yag berisi penjelasan atau

petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan

(16)

Pembuka : informasi (dasar, atau latar belakang)

Isi : penguraian informasi (isi edaran yang ingin disampaikan)

(17)

KOP SURAT

---PENGUMUMAN

Diumumkan kepada mahasiswa yang pada semester ini hendak menyelesaikan masa studinya, agar menyerahkan data-data yang diperlukan untuk proses pemagangan/PKL, antara lain:

1. Photo copy KHS dan KRS terakhir

2. Pas photo berwarna 4X6 memakai jas almamater 3. Mengisi bio data di bagian akademik

4. Menyelesaikan administrasi keuangan dan akademik

Data-data tersebut, kami tunggu paling lambat tanggal 12 Desember 2009. keterlambatan dari tanggal tersebut tidak dilayani.

Demikian untuk diperhatikan dan dilaksanakan. Surabaya,………

(18)

Tgl……. Nomor :

Hal : Pelaksanaan UAS

Yth………….. Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pelaksanaan UAS akan diselenggarakan pada akhir bulan Januari 2010. sehubungan pentingnya kegiatan tersebut bagi

keberhasilan mahasiswa maka kami himbau agar Saudara mempersiapkan diri baik dari materi pengajaran dan mental.

Hal lain yang harus Saudara perhatikan adalah penyelesaian administrasi keuangan dan presensi tidak boleh kurang dari 80%. Kami berharap hal tersebut dapat terselesaikan paling lambat tanggal 15 Januari 2009, apabila Saudara

belum menyelesaikan dengan terpaksa dikenakan sanksi tidak diperkenankan mengikuti UAS.

(19)

(20)

Surat pengantar dipakai untuk mengantarkan sesuatu. Surat pengantar dapat berfungsi sebagai:

1. Surat pengantar orang

2. Surat pengantar berkas atau dokumen 3. Surat pengantar barang

Bentuk berhal/berjudul

Surat pengantar orang dipergunakan untuk memberikan mandat kepembawa surat untuk melakukan suatu kegiatan tertentu.

Pembuka : identitas pembawa surat Isi : tugas pembawa surat

(21)

PT KUNINGAN DAYA

Jalan Kenanga Indah VI/39 Jakarta

----

---Nomor : 035/KD/Mg/IV/2011 29 April 2011 Hal : Pengantar petugas untuk

bekerja sama

Yth. Bapak Gagah Harun Jl. Beringin 11

Jakarta Timur Dengan hormat,

Bersama ini kami hadapkan karyawan yang bernama Armin Jalandra. Karyawan tersebut merupakan tenaga andalan kami. Dalam menangani pemeliharaan mesin-mesin produksi. Armin tersebut pernah memperoleh pendidikan khusus dibidang Tehnik engineering selama enam bulan di

Jepang.

Untuk menerima tugas dari Bapak sesuai program kerjasama mengenai

pengadaan suku cadang traktor.

Atas perhatian dan kerjasamanya disampaikan terima kasih Hormat kami

Lanang Wahyu

(22)

Surat tugas adalah surat yang dipergunakan untuk menugas kan seseorang atau lebih agar melakukan pekerjaan tertentu. Bentuk berjudul.

Pembukaan : dasar pemberian tugas

Isi : - nama dan jabatan yang diberi tugas

- deskripsi/jenis tugas yang diberikan - jangka waktu pelaksanaan tugas - persyaratan lain

(23)

POLITEKNIK NUSANTARA

Jalan Panglima Diponegoro 423 Surabaya

---

---SURAT TUGAS

Nomor: 037/Pol.Nus/ST/IV/2007 Dengan ini Ketua Jurusan Akuntansi menugasi:

Sundari Irmawati, SE

Untuk mengasuh mata kuliah : Korespondensi Indonesia Pada program diploma : Bidang Akuntansi

Program pendidikan : Akuntansi Sebagai : Staf Pengajar

Pada semester : Ganjil tahun akademik 2006/2007

Surat penugasan ini hanya berlaku selama satu semester, dan pada Akhir perkuliahan akan diadakan evaluasi pelaksanaan perkuliahan. Demikian, agar dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Surabaya, 29 April 2007

Prof. Yuwono Prawiro, MM Kajur. Akuntansi

(24)

SURAT KUASA,

(25)

Surat kuasa adalah surat yg berisi pendelegasian suatu

urus-an kepada pihak lain. Didalam surat kuasa selalu ada 2 pihak.

Bila menyangkut aspek hukum atau uang diatas lima ratus ribu

rupiah harus dibubuhi materai.

Data-data yang harus dicantumkan dalam surat kuasa:

1. Identitas diri pemberi kuasa 2. Identitas diri penerima kuasa 3. Keperluan kuasa diberikan

4. Jangka waktu pelaksanaan kuasa (bila ada)

(26)

Surat panggilan adalah surat seruan agar pihak yg dipanggil

menghadap pemanggil.

Pembuatan surat panggilan hrs memikirkan kondisi atau posisi

yg kuat, dikarenakan mempunyai unsur memaksa lebih kuat

karena disertai sanksi yg diterapkan. Pembuatan surat panggilan:

Pembuka : untuk apa pemanggilan dilakukan Isi : kpd siapa panggilan itu diberikan, waktu dan

tempat pemanggilan,jangka waktu pemanggilan dan sanksi yang akan dikenakan.

(27)

(28)

Surat keputusan ialah surat yg dibuat instansi atau organisasi

(diwakili pimpinan tertinggi), yg berisi pernyataan memutuskan

sesuatu hal sehubungan tertib intern organisasi ybs. Surat keputusan terdiri atas tiga bagian, yaitu:

- Konsiderans - _Desiderantum - Diktum

Konsideran

Konsideran berasal dr kata “Considerare”, yg artinya memper

timbangkan. Pada bagian pertama ini disebutkan hal-hal yang

yang menjadi pertimbangan dalam pembuatan surat keputus

(29)

MEMBACA :

(dibelakang kata ini disebutkan surat yg telah diterima pejabat

yg membuat surat keputusan)

MENIMBANG:

(dibelakang kata ini disebutkan apa yg menjadi pertimbangan untuk memberikan keputusan)

MENDENGAR atau MEMPERHATIKAN:

(30)

kata ini disusulkan dgn menyebutkan peraturan-peraturan dan

surat-surat yg dipakai untuk dasar membuat keputusan. Dibedakan menjadi dua bagian, yaitu peraturan atau surat

yg

mengatur persoalannya dan peraturan yg menetapkan

wewe-nang atau hak untuk membuat keputusan.

Desiderantum

Adalah bagian dari surat keputusan yang berisi tujuan atau untuk apa keputusan tersebut dibuat.

Contoh: untuk meningkatkan produktiftas kerja pegawai yang

(31)

Diktum berasal dari kata “dicere” berarti menyatakan, yaitu

pernyataan-pernyataan memutuskan yg diambil oleh

organisasi terhadap suatu hal yg menyangkut kepentingan

(32)

(33)

Arti dari kata lamaran adalah permohonan untuk memperoleh sesuatu, sedangkan arti dari surat lamaran pekerjaan adalah

surat

yang dibuat oleh pencari kerja (pelamar) untuk kemudian dikirimkan

kepada suatu badan usaha atau instansi guna mendapatkan

pekerjaan atau jabatan sesuai dengan lowongan pekerjaan atau jabatan yang ditawarkan.

10.2. Tata Cara Menulis Surat Lamaran

 Dalam menyusun surat lamaran, para pencari kerja haruslah

memperhatikan hal-hal berikut.

 a. Menyebutkan data pribadi pelamar yang meliputi:

 1). nama lengkap;

(34)

4). agama;

5). status kewarganegaraan;

6). keterangan sudah atau belum menikah; 7). alamat atau tempat tinggal yang mudah

dihubungi.

b. Riwayat pendidikan dan ijazah yang dimiliki, meliputi:

1). Pendidikan formal, misalnya SD, SLTP, SLTA, akademi, atau universitas (jika ada);

2). Pendidikan informal, misalnya kursus-kursus : bahasa Inggris, bahasa Mandarin, Komputer,

(35)

d. Pengalaman bekerja yang sejenis dengan jabatan

yang dilamarnya atau pengalaman bekerja di bidang lain. Bila belum pernah sebaiknya menyebutkan

kemampuan bekerja untuk jabatan yang dilamarnya berdasarkan pendidikan yang dimiliki.

3. Lampiran Surat Lamaran

 Yang dimaksud dengan lampiran adalah segala

sesuatu yang disertakan atau dicantumkan dalam surat lamaran dengan maksud untuk mempertegas atau memperkuat surat tersebut sebagai bahan

pertimbangan bagi pihak badan usaha atau instansi yang menawarkan pekerjaan atau jabatan tertentu. Bila surat lamaran pekerjaan berdasarkan iklan,

(36)

Saat ini banyak beredar di pasar formulir daftar riwayat hidup,

sehingga pelamar tinggal mengisi saja. Namun, pada umumnya

pelamar lebih baik membuat sendiri. Daftar riwayat hidup biasanya

berisikan tentang:

a. data pribadi yang terdiri dari: nama lengkap; tempat tanggal lahir; jenis kelamin; kewarganegaraan;

status; alamat.

b. pendidikan yang terdiri dari pendidikan formal dan pendidikan informal;

c. pengalaman bekerja;