APLIKASI SISTEM PELAYANAN KEPENDUDUKAN
UNTUK MENDUKUNG SMART ADMINISTRATION
DI KABUPATEN SIDRAP BERBASIS WEB
(STUDI KASUS: AKTA KELAHIRAN,
AKTA KEMATIAN, PINDAH DOMISILI)
Faisal Syarifuddin, Ayu Permata Sari, Cahyo Prianto
Program Studi DIV Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia
Jln. Sari Asih No. 54 Kode Pos 40151 Bandung, Jawa Barat
ichaltkj96@gmail.com, ayupermata265@gmail.com, chprianto@gmail.com
ABSTRAK
Permasalahan pada pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap Sulawesi Selatan adalah
belum tersedianya suatu aplikasi sistem pada daerah tersebut yang bisa membantu masyarakat dalam
mengurus berkas kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian dan pindah domisili secara
online dan tersistem. Oleh karena itu, pada proyek 1 ini akan dibangun aplikasi sistem pelayanan
kependudukan untuk mendukung
smart administration berbasis web, sehingga memudahkan
masyarakat dalam membuat dokumen tersebut dan memudahkan dinas kependudukan dan catatan
sipil untuk dapat mengakses serta mengurus data masyarakat secara tersistem.
Smart Administration merupakan kegiatan yang mendukung sentral di dalam pembinaan dan
pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama sekelompok manusia. Pelayanan kependudukan berarti
suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan masyarakat dan lebih cenderung
menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan.
Dengan adanya aplikasi sistem pelayanan kependudukan
smart administration di Kabupaten Sidrap
ini maka dinas kependudukan dan catatan sipil dengan mudah mengakses, melayani serta melakukan
pengawasan pada masyarakat yang ada di kabupaten tersebut. Aplikasi ini dirancang dengan
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya.
Kata Kunci
: Sistem, Smart Administration, Pelayanan Kependudukan, PHP, MySQL, CodeIgniter.
ABSTRACT
Problems on population services in Sidrap district, South Sulawesi is unavailability of an
application system in the region that can assist people in taking population documents such as birth
certificates, death certificates and move to new domicile with online and systematic. Therefore, on
this first project will be constructed Population service system application to support smart
administration based on web, so it facilitate for people to create documents and facilitate population
official and civil registration to be able to access as well as handle the data of population with
systematic.
Smart Administration is an activity which support central in coaching and development in
every human group collaborative activities. Population services means an effort to help prepare what
people need and more likely to carry out administrative functions in the strict sense, which means the
administration of population. With the population service system smart administration application in
this Sidrap district so official population civil registration easily access, service and do the
supervision of the population in the district. This application was designed with PHP programming
languange and MySQL as the database.
Key Word
: System, Smart Administration, Population Service PHP, MySQL, CodeIgniter.
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem adalah seperangkan elemen yang membetuk kumpulan atau prosedur-prosedur/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan tertentu (Murdick, R.G.,1991:27). [1]
anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau negara (Moenir, 1992:17). [2]
Kependudukan atau demografi berasal dari bahasa Yunani, demos yang artinya rakyat dan grafein yang berarti menulis, demografi adalah studi tentang interaksi tingkat perkembangan dari 3 komponen (kelahiran, kematian, migrasi) dan studi tentang dampak dari perubahan komposisi dan perkembangan dari penduduk (Hawthorn, 1970). [3]
Pelayanan Kependudukan terdiri dari dua kata dan mengandung dua pengertian yang berbeda. Pertama, kata pelayanan dan yang kedua kata kependudukan. Pengertian Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan orang lain. Pelayanan bertujuan lebih cenderung mengutamakan kepuasan yang dilayani walaupun kadangkala mengesampingkan fungsi-fungsi yang lain (diantaranya; fungsi-fungsi administrasi atau bahkan hukum. Pada pelayanan lebih bersifat fleksibel, tidak baku, bijaksana dan adaptif (mudah menyesuaikan). Sedangkan pengertian kependudukan lebih cenderung menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan. Pada fungsi ini lebih cenderung pada praktik penyelenggaraan pemerintah, menjalankan fungsi administrasi kependudukan pemenuhan persyaratan yang merupakan harga mati dan tidak boleh ditawar.
Smart Administration merupakan kegiatan
yang mendukung central di dalam pembinaan dan pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama sekelompok manusia. Dalam bidang pendidikan juga harus ada administrasi yang mampu mengembangkan dan mencapai tujuan pendidikan. Dalam bidang pelayanan kependudukan harus ada administrasi yang mampu mengembangkan dan mencapai tujuan pelayanan kependudukan.
Dalam pelayanan pencatatan sipil khususnya penerbitan akta kelahiran, akta kematian, dan surat pindah domisili di Kabupaten Sidrap masih kurang efektif dan penerapan di masyarakat belum terisistem sehingga masyarakat diharuskan datang ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Dengan adanya masalah tersebut, maka dibutuhkan suatu aplikasi sistem pelayanan kependudukan yang dikelolah oleh dinas kependudukan dan catatan sipil. Dalam hal ini, kami berusaha merancang sebuah sistem yang memberikan kemudahan bagi masyarakat serta dinas kependudukan dan catatan sipil untuk dapat mempermudah mengakses, melayani serta melakukan pengawasan pada masyarakat yang ada di kabupaten tersebut. Adapun proyek ini kami beri
judul “Aplikasi Sistem Pelayanan Kependudukan
Untuk Mendukung Smart Administration di Kabupaten Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili)”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas identifikasi masalahnya adalah :
1. Bagaimana cara pendaftaran akta kelahiran, akta kematian, dan pindah domisili?
2. Bagaimana mempermudah proses akses terhadap status dari dokumen yang akan dibuat?
3. Bagaimana mengefisienkan proses pendaftaran untuk pengurusan akta kelahiran, akta kematian dan surat pindah domisili?
1.3 Tujuan
Berdasarkan latar belakang dan rumusan masalah diatas, maka tujuan yang ingin dicapai adalah:
1. Dengan adanya aplikasi kependudukan ini, cara pendaftaran menjadi sangat mudah karena melalui sistem online dengan mengisi form-form yang ada.
2. Setiap dokumen yang diproses akan memberi notifikasi apabila berkas masyarakat telah diproses, sehingga masyarakat tidak harus pulang pergi untuk mengetahui status dari dokumen yang mereka buat.
3. Dengan adanya sistem tersebut, maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat mudah dalam melayani masyarakat, sehingga admin akan dengan mudah mengelolah data secara terkomputerisasi.
1.4 Ruang Lingkup
Batasan yang diperlukan untuk mengetahui ruang lingkup pembahasan suatu masalah, mengingat begitu luasnya permasalahan yang ada serta keterbatasan pengetahuan yang dimiliki. Penulis membatasi ruang lingkup yang akan dibahas adalah:
1. Tahap pembuatan aplikasi yaitu mencakup penginputan data pendaftaran akta kelahiran, pendaftaran akta kematian, dan pendaftaran pindah domisili. Yang dapat menghasilkan laporan serta notifikasi, seperti: laporan dokumen, dokumen masuk serta status berkas yang diproses.
2. Dalam pembuatan aplikasi ini menggunakan sistem operasi Windows dan menggunakan bahasa pemograman PHP berorientasi objek yaitu menggunakan Framework CodeIgniter.
3.
Database server yang digunakan yaitu MySQL. MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat opensource. Open Source menyatakan bahwa
software ini dilengkapi dengan source code
II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem
Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan bersama (Lani Sidharta. 1995:9).[1]
2.2 Pelayanan Kependudukan
Pengertian Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan orang lain. Pelayanan bertujuan lebih cenderung mengutamakan kepuasan yang dilayani walaupun kadangkala mengeyampingkan fungsi-fungsi yang lain (diantaranya; fungsi administrasi atau bahkan hukum. Pada pelayanan lebih bersifat fleksibel, tidak baku, bijaksana dan adaptif (mudah menyesuaikan).
Sedangkan pengertian kependudukan lebih cenderung menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan. Pada fungsi ini lebih cenderung pada praktik penyelenggaraan pemerintah, menjalankan fungsi administrasi kependudukan pemenuhan persyaratan merupakan harga mati dan tidak boleh ditawar.
Sedangkan menjalankan fungsi Pelayanan Kependudukan berarti menjalankan fungsi keduanya, yaitu menjalankan fungsi pelayanan dibarengi dengan menjalankan fungsi administrasi kependudukan.
2.3 CodeIgniter
CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat developer
dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal. CodeIgniter merupakan PHP framework yang menerapkan sistem berbasis MVC (
Model-View-Controller) yang secara sederhana dapat diartikan
bahwa CodeIgniter memisahkan komponen-komponen didalam pengkodean aplikasi berbasis web, sehingga diharapkan nantinya lebih mudah untuk dikelola. (Hakim, 2010) [10]
2.4 PHP
PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor
merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan anda untuk membuat halaman web yang bersifat dinamis. Hingga kini, PHP sudah berkembang hingga versi 5. PHP 5 mendukung penuh Object Oriented Programming (OOP), integrasi XML, mendukung semua ektensi terbaru MySQL, pengembangan web service dengan SOAP dan REST, serta ratusan peningkatan lainnya dibanding versi sebelumnya. PHP juga bersifat
open source sehingga setiap orang dapat
menggunakannya secara gratis. [7]
2.5 Akta Kelahiran
Akta kelahiran adalah dokumen pencatatan kelahiran anak atau akta catatan sipil dimana seorang bayi dilaporkan kelahirannya dan akan diberikan NIK dalam Kartu Keluarga (KK). Bayi yang baru dilahirkan harus dilaporkan kelahirannya dan dibuatkan akta kelahirannya dari kantor catatan sipil kabupaten/kota setempat. Menurut jarak dan waktu pelaporan kelahiran.[4]
2.6 Akta Kematian
Akta kematian adalah surat yang berisi tentang pengukuhan dan keputusan peristiwa kematian seseorang yang berkaitan dengan nama, hari, tanggal, waktu, tempat, dan yang lainnya terkait dengan meninggalnya seseorang yang dicatat oleh petugas catatan sipil.[4]
2.7 Pindah Domisili
Hukum yang mengatur tentang hal ini adalah UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Perpindahan penduduk antar wilayah dalam wilayah Republik Indonesia tetap mengacu pada ketentuan undang-undang, sehingga tidak semena-mena melakukan perpindahan tempat tinggal dari satu tempat ke tempat lain.[4]
III. ANALISIS DAN PERANCANGAN
3.1 Analisis
Analisis merupakan langkah awal untuk pengembangan sebuah aplikasi, karena perancangan dan bahkan pengembangan implementasi aplikasi tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya analisa terhadap aplikasi yang akan digunakan. Analisis juga dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan agar mendapat hasil yang maksimal.
Analisis yang dilakukan terhadap Aplikasi Sistem Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung Smart Administration Di Kabupaten Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili) ini dibuat menggunakan flow map dan metode Object
Oriented yang memberikan gambaran mengenai
proses yang terdapat didalam aplikasitersebut. Sistem ini dibangun dengan menggunakan model MVC atau Model View Controller, dimana MVC merupakan model pengembangan dari
Object Oriented Programming, dimana setiap baris
3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan (Current System)
3.1.1.1 Flow Map Akta Kelahiran Berlajan
Gambar 3.1 Flow Map Akta Kelahiran Berjalan
3.1.1.2 Flow Map Akta Kematian Berjalan
Gambar 3.2Flow Map Akta Kematian Berjalan
3.1.1.3 Flow Map Pindah Domisili Berjalan
Gambar 3.3 Flow Map Akta Kematian Berjalan
3.1.2 Analisis Sistem yang Akan Dibangun
Sistem yang akan dibangun adalah sistem yang akan mempermudah admin dalam membuat arsip setiap file dokumentasi, mulai dari test plan,
user stories, perancangan interface dan file
dokumen lainnya dalam satu sistem internal yang akan lebih terjaga keamanan dan kerahasiaannya, dan berikut adalah flowmap nya.
3.1.2.1 Flow Map Akta Kelahiran Dan Akta Kematian Yang Akan Dibangun
Flowmap Akta Kelahiran, Akta Kematian Yang Akan Dibangun
Penduduk Admin Sistem
Gambar 3.4 Flow Map Akta Kelahirandan Akta Kematian Yang Akan Dibangun
3.1.2.2 Flow Map Pindah Domisili Yang Akan Dibangun
Flowmap Pindah Domisili Yang Akan Dibangun Admin
Entry Permohonan Via Gmail
3.1.3 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.[14]
Adapun kebutuhan fungsional yang akan dibuat yaitu pengelolaan data terdiri dari 5 (lima) proses sesuai dengan urutan sebagai berikut:
1. login admin;
2. kelola data admin; 3. kelola data akta kelahiran; 4. kelola data akta kematian; 5. kelola data pindah domisili;
Setiap proses memiliki representasi masing-masing pada sebuah tabel atau data yang terdapat pada database yang telah dirancang sebelumnya. Dan setiap proses berhubungan langsung dengan entitas atau user.
3.1.4 Kebutuhan Non-Fungsinal
Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras/hardware, analisis perangkat lunak/software, analisis pengguna/User. [14]
Adapun kebutuhan fungsional yang akan dibuat adalah sebagai berikut :
1. Kebutuhan Perangkat Keras
Pembuatan aplikasi ini menggunakan perangkat keras sebagai berikut:
Tabel 3.1 Deskripsi Perangkat Keras
No Nama
Perangkat Spesifikasi Keterangan
1 Memory 4 GB Memory System
yang digunakan
2 Processor Intel®
core™
i3-2. Kebutuhan Perangkat Lunak
Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
Tabel 3.2 Deskripsi Perangkat Lunak
No Tools / pada perancangan dan pembuatan Aplikasi menggunakan UML, yang terdiri dari Use Case, Class Diagram, Sequence Diagram, Collaboration Diagram, Activity Diagram, Statechart Diagram,
Component Diagram, Deployment Diagram,
Object Diagram dan Struktur Diagram.
3.2.1 Use Case Diagram
Berikut ini merupakan Use Case Diagram
yang menjelaskan proses interaksi anatara aktor dengan system yang telah dirancang.
Gambar 3.6 Use Case Diagram
3.2.1.1Definisi Aktor
Tabel 3.3 Definisi Aktor
No Aktor Keterangan
1 Admin Melakukan pengolaaan data master
seperti kelola data admin, kelola data akta kelahiran, kelola data akta kematian, kelola data pindah domisili, kelola berkas kelahiran, kelola berkas kematian, view data pengunjung dan view laporan. 2 User Melakukan input data pendaftaran,
dan view pendaftaran.
3.2.2 Class Diagram
Berikut ini merupakan Class Diagram
Gambar 3.7 Class Diagram
IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
4.1 Lingkungan Implementasi
Implementasi merupakan hal terpenting yang harus dilaksanakan guna mendapatkan hasil yang maksimal dari aplikasi yang telah dibangun, guna memenuhi solusi untuk masalah yang dihadapi dari latar belakang permasalahan yang telah dibahas pada bab sebelumnya.
Berdasarkan perancangan sistem yang disusun, maka dalam pembuatan Apliasi Sistem Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung
Smart Administration Di Kabupaten Sidrap (Studi
Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili) dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan databasenya mySQL 5.6.
4.1.1 Lingkungan Implementasi
1 Lingkungan Implementasi
Lingkungan implementasi aplikasi ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak pendukung, sehingga perancangan system ini dapat digunakan dengan baik, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Perangkat keras yang mendukung dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:
a) Processor : Intel® core™ i5-5030U CPU
@ 1,90 GHz
b) Memory : 4.00 GB
c) Systemtype : 64-bit Operating System
2) Perangkat lunak yang mendukung dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: a) Sistem Operasi : Microsoft Windows 10
b) Database: MysQL 5.6
c) Pembuatan Flow map/User Interface:
Microsoft Visio 2007
d) Pembuatan diagram UML : StarUML
4.2 Pembahasan Hasil Implementasi
Berdasarkan perancangan yang telah dibuat untuk antar muka, didapat hasil dari implementasi yang terdiri dari beberapa cuplikan Halaman antara lain:
4.2.1 Tampilan Halaman Login Admin
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Login
4.2.2 Tampilan Menu Akta Kelahiran
Gambar 4.2 Tampilan Menu Akta Kelahiran
4.2.3 Tampilan Menu Akta Kematian
4.2.4 Tampilan Menu Pindah Domisili
Gambar 4.4 Halaman Home Pelanggan
4.2.5 Halaman Kelola Data Admin
Gambar 4.5 Halaman Kelola Data Admin
4.2.6 Halaman Kelola Data Akta Kelahiran
Gambar 4.6 Halaman Kelola Data Akta Kelahiran
4.2.7 Halaman Kelola Data Akta Kematian
Gambar 4.7 Halaman Kelola Data Akta Kematian
V.KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari Aplikasi Sistem Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung Smart Administration Di Kabupaten Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili) adalah sebagai berikut :
1. Dengan menggunakan aplikasi/system
pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap ini diharapkan memudahkan masyarakat dalam hal mengurus akta kelahiran, akta kematian, atau pindah domisili yang dilakukan.
2. Dengan adanya aplikasi ini memudahkan masyarakat dalam hal mengakses karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun menggunakan jaringan internet.
3.
Dengan adanya aplikasi ini meminimalis antrian yang terjadi ketika masyarakat melakukan proses pendaftaran sehingga mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian, atau pindah domisili.3.2 Saran
Saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil yang telah dicapai maupun untuk pengembangan aplikasi pada masa yang akan datang, antara lain :
1. Selain meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, kepada Kabupaten Sidrap juga harus memperlihatkan kelebihan dan fasilitas dengan mengembangkan teknologi informasi komputer baik hardware dan software. 2. Agar system komputerisasi ini dapat berjalan
dengan baik maka diperlukan sumber daya manusia yang dapat menjalankan system
dengan baik.
3. Sebaiknya data di-backup secara otomatis untuk menghindari apabila kehilangan data atau terkena virus.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Hutahaean, Jeperson. Konsep Sistem Informasi. Deepublish. Yogyakarta. 2014 [2] Nogi, Hessel. Manajemen Publik. PT
Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. 2005
[3] Faqih, Acmad. Kependudukan (Teori, Fakta, dan Masalah). Dee Publish. Yogyakarta. 2 [4] Supriyatna, Yayat. Mudahnya Mengurus
Semua Dokumen Tanpa Calo...!!!. Vicosta Publisher. 2013
