APLIKASI SISTEM PELAYANAN KEPENDUDUKAN U

APLIKASI SISTEM PELAYANAN KEPENDUDUKAN

UNTUK MENDUKUNG SMART ADMINISTRATION

DI KABUPATEN SIDRAP BERBASIS WEB

(STUDI KASUS: AKTA KELAHIRAN,

AKTA KEMATIAN, PINDAH DOMISILI)

Faisal Syarifuddin, Ayu Permata Sari, Cahyo Prianto

Program Studi DIV Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia

Jln. Sari Asih No. 54 Kode Pos 40151 Bandung, Jawa Barat

ayupermatasari1154@gmail.com, ichaltkj96@gmail.com, chprianto@gmail.com

ABSTRAK

Permasalahan pada pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap Sulawesi Selatan adalah belum tersedianya suatu aplikasi sistem pada daerah tersebut yang bisa membantu masyarakat dalam mengurus berkas kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian dan pindah domisili secara

online dan tersistem. Oleh karena itu, pada proyek 1 ini akan dibangun aplikasi sistem pelayanan kependudukan untuk mendukung smart administration berbasis web, sehingga memudahkan masyarakat dalam membuat dokumen tersebut dan memudahkan dinas kependudukan dan catatan sipil untuk dapat mengakses serta mengurus data masyarakat secara tersistem.

Smart Administration merupakan kegiatan yang mendukung sentral di dalam pembinaan dan pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama sekelompok manusia. Pelayanan kependudukan berarti suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan masyarakat dan lebih cenderung menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan. Dengan adanya aplikasi sistem pelayanan kependudukan smart administration di Kabupaten Sidrap ini maka dinas kependudukan dan catatan sipil dengan mudah mengakses, melayani serta melakukan pengawasan pada masyarakat yang ada di kabupaten tersebut. Aplikasi ini dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya.

Kata Kunci : Sistem, Smart Administration, Pelayanan Kependudukan, PHP, MySQL, CodeIgniter.

ABSTRACT

Problems on population services in Sidrap district, South Sulawesi is unavailability of an application system in the region that can assist people in taking population documents such as birth certificates, death certificates and move to new domicile with online and systematic. Therefore, on this first project will be constructed Population service system application to support smart administration based on web, so it facilitate for people to create documents and facilitate population official and civil registration to be able to access as well as handle the data of population with systematic.

Smart Administration is an activity which support central in coaching and development in every human group collaborative activities. Population services means an effort to help prepare what people need and more likely to carry out administrative functions in the strict sense, which means the administration of population. With the population service system smart administration application in this Sidrap district so official population civil registration easily access, service and do the supervision of the population in the district. This application was designed with PHP programming languange and MySQL as the database.

Key Word : System, Smart Administration, Population Service PHP, MySQL, CodeIgniter.

I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem adalah seperangkan elemen yang membetuk kumpulan atau

prosedur-prosedur/bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan tertentu (Murdick, R.G.,1991:27). [1]

dasarnya ada dua jenis, yaitu layanan fisik yang sifatnya pribadi sebagai manusia dan layanan administratif yang diberikan oleh orang lain selaku anggota organisasi, baik itu organisasi massa atau negara (Moenir, 1992:17). [2]

Kependudukan atau demografi berasal dari bahasa Yunani, demos yang artinya rakyat dan grafein yang berarti menulis, demografi adalah studi tentang interaksi tingkat perkembangan dari 3 komponen (kelahiran, kematian, migrasi) dan studi tentang dampak dari perubahan komposisi dan perkembangan dari penduduk (Hawthorn, 1970). [3]

Pelayanan Kependudukan terdiri dari dua kata dan mengandung dua pengertian yang berbeda. Pertama, kata pelayanan dan yang kedua kata kependudukan. Pengertian Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan orang lain. Pelayanan bertujuan lebih cenderung mengutamakan kepuasan yang dilayani walaupun kadangkala mengesampingkan fungsi-fungsi yang lain (diantaranya; fungsi-fungsi administrasi atau bahkan hukum. Pada pelayanan lebih bersifat fleksibel, tidak baku, bijaksana dan adaptif (mudah menyesuaikan). Sedangkan pengertian kependudukan lebih cenderung menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan. Pada fungsi ini lebih cenderung pada praktik penyelenggaraan pemerintah, menjalankan fungsi administrasi kependudukan pemenuhan persyaratan yang merupakan harga mati dan tidak boleh ditawar.

Smart Administration merupakan kegiatan yang mendukung central di dalam pembinaan dan pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama sekelompok manusia. Dalam bidang pendidikan juga harus ada administrasi yang mampu mengembangkan dan mencapai tujuan pendidikan. Dalam bidang pelayanan kependudukan harus ada administrasi yang mampu mengembangkan dan mencapai tujuan pelayanan kependudukan.

Dalam pelayanan pencatatan sipil khususnya penerbitan akta kelahiran, akta kematian, dan surat pindah domisili di Kabupaten Sidrap masih kurang efektif dan penerapan di masyarakat belum terisistem sehingga masyarakat diharuskan datang ke kantor Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. dinas kependudukan dan catatan sipil untuk dapat mempermudah mengakses, melayani serta melakukan pengawasan pada masyarakat yang ada di kabupaten tersebut. Adapun proyek ini kami beri judul “Aplikasi Sistem Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung Smart Administration di

Kabupaten Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili)”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan di atas identifikasi masalahnya adalah :

1. Bagaimana cara pendaftaran akta kelahiran, akta kematian, dan pindah domisili?

2. Bagaimana mempermudah proses akses terhadap status dari dokumen yang akan dibuat?

3. Bagaimana mengefisienkan proses pendaftaran untuk pengurusan akta kelahiran, akta kematian dan surat pindah domisili?

1.3 Tujuan karena melalui sistem online dengan mengisi form-form yang ada.

2. Setiap dokumen yang diproses akan memberi notifikasi apabila berkas masyarakat telah diproses, sehingga masyarakat tidak harus pulang pergi untuk mengetahui status dari dokumen yang mereka buat.

3. Dengan adanya sistem tersebut, maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat mudah dalam melayani masyarakat, sehingga admin akan dengan mudah mengelolah data secara terkomputerisasi.

1.4 Ruang Lingkup

Batasan yang diperlukan untuk mengetahui ruang lingkup pembahasan suatu masalah, mengingat begitu luasnya permasalahan yang ada serta keterbatasan pengetahuan yang dimiliki. Penulis membatasi ruang lingkup yang akan dibahas adalah:

1. Tahap pembuatan aplikasi yaitu mencakup penginputan data pendaftaran akta kelahiran, pendaftaran akta kematian, dan pendaftaran pindah domisili. Yang dapat menghasilkan laporan serta notifikasi, seperti: laporan dokumen, dokumen masuk serta status berkas yang diproses.

3.

Database server yang digunakan yaitu MySQL. MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat open source. Open Source menyatakan bahwa

software ini dilengkapi dengan source code

(kode yang dipakai untuk membuat MySQL) yang dapat dijalankan secara langsung dalam sistem operasi.

II. LANDASAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan bersama (Lani Sidharta. 1995:9).[1]

2.2 Pelayanan Kependudukan

Pengertian Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan apa yang diperlukan orang lain. Pelayanan bertujuan lebih cenderung mengutamakan kepuasan yang dilayani walaupun kadangkala mengeyampingkan fungsi-fungsi yang lain (diantaranya; fungsi administrasi atau bahkan hukum. Pada pelayanan lebih bersifat fleksibel, tidak baku, bijaksana dan adaptif (mudah menyesuaikan).

Sedangkan pengertian kependudukan lebih cenderung menjalankan fungsi administrasi dalam arti sempit, yang berarti penatausahaan kependudukan. Pada fungsi ini lebih cenderung pada praktik penyelenggaraan pemerintah, menjalankan fungsi administrasi kependudukan pemenuhan persyaratan merupakan harga mati dan tidak boleh ditawar.

Sedangkan menjalankan fungsi Pelayanan Kependudukan berarti menjalankan fungsi keduanya, yaitu menjalankan fungsi pelayanan dibarengi dengan menjalankan fungsi administrasi kependudukan.

2.3 CodeIgniter

CodeIgniter adalah sebuah framework PHP yang dapat membantu mempercepat developer

dalam pengembangan aplikasi web berbasis PHP dibanding jika menulis semua kode program dari awal. CodeIgniter merupakan PHP framework yang menerapkan sistem berbasis MVC ( Model-View-Controller) yang secara sederhana dapat diartikan bahwa CodeIgniter memisahkan komponen-komponen didalam pengkodean aplikasi berbasis web, sehingga diharapkan nantinya lebih mudah untuk dikelola. (Hakim, 2010) [10]

2.4 PHP

PHP singkatan dari Hypertext Preprocessor

merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting. PHP memungkinkan anda untuk membuat halaman web

yang bersifat dinamis. Hingga kini, PHP sudah berkembang hingga versi 5. PHP 5 mendukung penuh Object Oriented Programming (OOP), integrasi XML, mendukung semua ektensi terbaru MySQL, pengembangan web service dengan SOAP dan REST, serta ratusan peningkatan lainnya dibanding versi sebelumnya. PHP juga bersifat

open source sehingga setiap orang dapat menggunakannya secara gratis. [7]

2.5 Akta Kelahiran

Akta kelahiran adalah dokumen pencatatan kelahiran anak atau akta catatan sipil dimana seorang bayi dilaporkan kelahirannya dan akan diberikan NIK dalam Kartu Keluarga (KK). Bayi yang baru dilahirkan harus dilaporkan kelahirannya dan dibuatkan akta kelahirannya dari kantor catatan sipil kabupaten/kota setempat. Menurut jarak dan waktu pelaporan kelahiran.[4]

2.6 Akta Kematian

Akta kematian adalah surat yang berisi tentang pengukuhan dan keputusan peristiwa kematian seseorang yang berkaitan dengan nama, hari, tanggal, waktu, tempat, dan yang lainnya terkait dengan meninggalnya seseorang yang dicatat oleh petugas catatan sipil.[4]

2.7 Pindah Domisili

Hukum yang mengatur tentang hal ini adalah UU No. 23 Tahun 2006 tentang Administrasi Kependudukan. Perpindahan penduduk antar wilayah dalam wilayah Republik Indonesia tetap mengacu pada ketentuan undang-undang, sehingga tidak semena-mena melakukan perpindahan tempat tinggal dari satu tempat ke tempat lain.[4]

III. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis

Analisis merupakan langkah awal untuk pengembangan sebuah aplikasi, karena perancangan dan bahkan pengembangan implementasi aplikasi tidak akan berjalan dengan baik tanpa adanya analisa terhadap aplikasi yang akan digunakan. Analisis juga dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan agar mendapat hasil yang maksimal.

Oriented yang memberikan gambaran mengenai proses yang terdapat didalam aplikasitersebut.

Sistem ini dibangun dengan menggunakan model MVC atau Model View Controller, dimana MVC merupakan model pengembangan dari

Object Oriented Programming, dimana setiap baris kodenyadipisahkan menjadi tiga bagian, yaitu ada pada view sebagai form, lalu contoller untuk menyimpan fungsi dan class dan model untuk menyimpan database.

3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan (Current System)

3.1.1.1 Flow Map Akta Kelahiran Berlajan

Gambar 3.1 Flow Map Akta Kelahiran Berjalan

3.1.1.2 Flow Map Akta Kematian Berjalan

Gambar 3.2Flow Map Akta Kematian Berjalan

3.1.1.3 Flow Map Pindah Domisili Berjalan

Gambar 3.3 Flow Map Akta Kematian Berjalan

3.1.2 Analisis Sistem yang Akan Dibangun Sistem yang akan dibangun adalah sistem yang akan mempermudah admin dalam membuat arsip setiap file dokumentasi, mulai dari test plan,

user stories, perancangan interface dan file dokumen lainnya dalam satu sistem internal yang akan lebih terjaga keamanan dan kerahasiaannya, dan berikut adalah flowmap nya.

3.1.2.1 Flow Map Akta Kelahiran Dan Akta Kematian Yang Akan Dibangun

3.1.2.2 Flow Map Pindah Domisili Yang Akan Dibangun

Gambar 3.5 Flow Map Pindah Domisili Yang Akan Dibangun

3.1.3 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.[14]

Adapun kebutuhan fungsional yang akan dibuat yaitu pengelolaan data terdiri dari 5 (lima) proses sesuai dengan urutan sebagai berikut:

1. login admin; 2. kelola data admin; 3. kelola data akta kelahiran; 4. kelola data akta kematian; 5. kelola data pindah domisili;

Setiap proses memiliki representasi masing-masing pada sebuah tabel atau data yang terdapat pada database yang telah dirancang sebelumnya. Dan setiap proses berhubungan langsung dengan entitas atau user.

3.1.4 Kebutuhan Non-Fungsinal

Analisis kebutuhan non fungsional dilakukan untuk mengetahui spesifikasi kebutuhan untuk sistem. Spesifikasi kebutuhan melibatkan analisis perangkat keras/hardware, analisis perangkat lunak/software, analisis pengguna/User. [14]

Adapun kebutuhan fungsional yang akan dibuat adalah sebagai berikut :

1. Kebutuhan Perangkat Keras

Pembuatan aplikasi ini menggunakan perangkat keras sebagai berikut:

Tabel 3.1 Deskripsi Perangkat Keras

No Nama _Perangkat Spesifikasi Keterangan

1 Memory 4 GB Memory System

Spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

Tabel 3.2 Deskripsi Perangkat Lunak

No Tools / Class Diagram, Sequence Diagram, Collaboration Diagram, Activity Diagram, Statechart Diagram, Component Diagram, Deployment Diagram, Object Diagram dan Struktur Diagram.

3.2.1 Use Case Diagram

Berikut ini merupakan Use Case Diagram

Gambar 3.6 Use Case Diagram

3.2.1.1Definisi Aktor

Tabel 3.3 Definisi Aktor

N

o Aktor Keterangan

1 Admin Melakukan pengolaaan data master

seperti kelola data admin, kelola data akta kelahiran, kelola data akta kematian, kelola data pindah domisili, kelola berkas kelahiran, kelola berkas kematian, view data pengunjung dan view laporan. 2 User Melakukan input data pendaftaran,

dan view pendaftaran.

3.2.2 Class Diagram

Berikut ini merupakan Class Diagram

yang menjelaskan proses class apa saja yang terdapat dalam system yang telah dibuat.

Gambar 3.7 Class Diagram

IV. IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

4.1 Lingkungan Implementasi

Implementasi merupakan hal terpenting yang harus dilaksanakan guna mendapatkan hasil yang maksimal dari aplikasi yang telah dibangun, guna memenuhi solusi untuk masalah yang dihadapi dari latar belakang permasalahan yang telah dibahas pada bab sebelumnya.

Berdasarkan perancangan sistem yang disusun, maka dalam pembuatan Apliasi Sistem Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung

Smart Administration Di Kabupaten Sidrap (Studi Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili) dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan databasenya mySQL 5.6.

4.1.1 Lingkungan Implementasi

1 Lingkungan Implementasi

Lingkungan implementasi aplikasi ini menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak pendukung, sehingga perancangan system ini dapat digunakan dengan baik, perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut:

1) Perangkat keras yang mendukung dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: a) Processor : Intel® core™ i5-5030U CPU @ 1,90 GHz

b) Memory : 4.00 GB

c) Systemtype : 64-bit Operating System

2) Perangkat lunak yang mendukung dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut: a) Sistem Operasi : Microsoft Windows 10 b) Database: MysQL 5.6

c) Pembuatan Flow map/User Interface:

Microsoft Visio 2007

d) Pembuatan diagram UML : StarUML

4.2 Pembahasan Hasil Implementasi

Berdasarkan perancangan yang telah dibuat untuk antar muka, didapat hasil dari implementasi yang terdiri dari beberapa cuplikan Halaman antara lain:

4.2.1 Tampilan Halaman Login Admin

4.2.2 Tampilan Menu Akta Kelahiran

Gambar 4.2 Tampilan Menu Akta Kelahiran

4.2.3 Tampilan Menu Akta Kematian

Gambar 4.3 Tampilan Menu Akta Kematian

4.2.4 Tampilan Menu Pindah Domisili

Gambar 4.4 Halaman Home Pelanggan

4.2.5 Halaman Kelola Data Admin

Gambar 4.5 Halaman Kelola Data Admin

4.2.6 Halaman Kelola Data Akta Kelahiran

Gambar 4.6 Halaman Kelola Data Akta Kelahiran

4.2.7 Halaman Kelola Data Akta Kematian

V.KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari Aplikasi Sistem Pelayanan Kependudukan Untuk Mendukung Smart Administration Di Kabupaten Sidrap Berbasis Web (Studi Kasus: Akta Kelahiran, Akta Kematian, Pindah Domisili) adalah sebagai berikut :

1.

Dengan menggunakan aplikasi/system

pelayanan kependudukan di Kabupaten Sidrap ini diharapkan memudahkan masyarakat dalam hal mengurus akta kelahiran, akta kematian, atau pindah domisili yang dilakukan.

2.

Dengan adanya aplikasi ini memudahkan masyarakat dalam hal mengakses karena dapat diakses dari manapun dan kapanpun menggunakan jaringan internet.

3.

Dengan adanya aplikasi ini meminimalis antrian yang terjadi ketika masyarakat melakukan proses pendaftaran sehingga mempercepat dalam pembuatan dokumen kependudukan seperti akta kelahiran, akta kematian, atau pindah domisili.

3.2 Saran

Saran yang dapat diberikan berdasarkan hasil yang telah dicapai maupun untuk pengembangan aplikasi pada masa yang akan datang, antara lain :

1. Selain meningkatkan pelayanan terhadap masyarakat, kepada Kabupaten Sidrap juga harus memperlihatkan kelebihan dan fasilitas dengan mengembangkan teknologi informasi komputer baik hardware dan software.

2. Agar system komputerisasi ini dapat berjalan dengan baik maka diperlukan sumber daya manusia yang dapat menjalankan system

dengan baik.

3. Sebaiknya data di-backup secara otomatis untuk menghindari apabila kehilangan data atau terkena virus.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Hutahaean, Jeperson. Konsep Sistem Informasi. Deepublish. Yogyakarta. 2014 [2] Nogi, Hessel. Manajemen Publik. PT

Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. 2005

[3] Faqih, Acmad. Kependudukan (Teori, Fakta, dan Masalah). Dee Publish. Yogyakarta. 2 [4] Supriyatna, Yayat. Mudahnya Mengurus

Semua Dokumen Tanpa Calo...!!!. Vicosta Publisher. 2013