MODUL KULIAH AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM

(1)

MODUL KULIAH

AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM

SISTEM INFORMASI BISNIS JOKO SETIAWAN, SE., MM.

(2)

MODUL KULIAH

(3)

MODUL KULIAH

Bab I

Proses Bisnis

MATERI Definisi Bisnis Definisi Proses Definisi System

Pengertian Proses Bisnis

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mempelajari topik ini mahasiswa diharapkan dapat: Menjelaskan pengertian bisnis

Menjelaskan pengertian Proses Bisnis

Pengenalan Proses Bisnis

Definisi Bisnis

untuk menciptakan hasil yang memiliki nilai (value) untuk

seseorang konsumen yang membutuhkan hasil tersebut.

Definisi Proses

sekumpulan tindakan mulai dari masukan, kemudian

menambahkan nilai untuk mendapatkan keluaran yang

(4)

MODUL KULIAH

diinginkan. Ada awal, ada akhir, serta masukan dan

keluaran didefinisikan dengan jelas.

Proses Bisnis

adalah Sekumpulan tugas atau aktivitas untuk mencapai

tujuan yang diselesaikan baik secara berurut atau paralel,

oleh manusia atau sistem, baik di luar atau di dalam

(5)

MODUL KULIAH

(6)

MODUL KULIAH

(7)

MODUL KULIAH

Keterangan :

Evaluasi :

Jelaskan yang dimaksud dengan Bisnis

Jelaskan yang dimaksud dengan proses

(8)

MODUL KULIAH

Bab II Sistem Informasi MATERI

1. Definisi sistem 2. Definisi informasi

3. Definisi sistem informasi

Setelah mempelajari topik ini mahasiswa diharapkan dapat:

1. Mengetahui fungsi system

2. Mengetahui fungsi informasi

3. Mengetahui system informasi

2.1. Konsep Dasar Sistem

Konsep dasar sistem ada dua pendekatan yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponennya.

a. Definisi sistem yang lebih menekankan pada prosedur adalah :

suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b. Suatu prosedur adalah :

suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis-menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.

(9)

MODUL KULIAH

c. Definisi lain dari prosedur adalah :

Urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya.

Definisi sistem yg lebih menekankan pada konponen/elemen adalah :

kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

d. Karakteristik sistem yaitu :

mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, pengolah/proses, dan sasaran atau tujuan.

Tujua n

(10)

MODUL KULIAH

2.2. Konsep Dasar Informasi

Didalam organisasi sangat penting dalam mengelola sumberdaya-sumberdaya utama seperti buruh, dan bahan mentah, tapi saat ini informasi juga merupakan sumberdaya yang tidak kalah pentingnya harus dikelola. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar produk sampingan bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan menjadi faktor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi. Sehingga informasi merupakan salah satu bentuk sumber daya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manager untuk mengendalikan perusahaan dalam mencapai tujuan.

a. Definisi informasi adalah :

data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

b. Data adalah : kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian dan kesatuan yang nyata. Atau data adalah : representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai, mahasiswa, pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

c. Siklus informasi :

Data yang masih merupakan bahan mentah yang harus diolah untuk menghasilkan informasi melalui suatu model. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi).

(11)

MODUL KULIAH

d. Kebutuhan informasi didasarkan pada :

1. kegiatan bisnis yang semakin komplek.

2. Kemampuan komputer yang semakin meningkat.

Output komputer berupa informasi dapat digunakan oleh manager, non manager ataupun perorangan dalam suatu perusahaan.

e. Kualistas informasi tergantung pada tiga hal yaitu :

1. Akurat,

berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Komponen akurat meliputi :

- Completeness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

- Correctness, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.

- Security, berati informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.

(12)

MODUL KULIAH

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai niali yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan

informasi harus mempunyai manfaat bagi si penerima. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

4. Ekonomis

informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.

a. Definisi sistem informasi adalah :

suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

b. Definisi lain sistem informasi adalah :

kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia dan komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi) guna mencapai

(13)

sasaran-MODUL KULIAH

2.4. Komponen Sistem Informasi

Komponen sistem informasi yang disebut blok bangunan yaitu :

blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali. Keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

a. Blok masukan

mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media untuk memperoleh data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dasar. b. Blok model

terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi/mentranspormasi data masukan dan data yang tersimpan dalam basis data untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok keluaran

produk dari sistem informasi adalah keluaran berupa informasi yang berkualitas. d. Blok teknologi

merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu teknisi(brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui teknologi dan membuatnya beroperasi (operator komputer, pemrogram, operator pengolah data, spesialis telekomunikasi, analis sistem). Teknologi perangkat lunak berupa aplikasi-aplikasi perangkat lunak (program). Teknologi perangkat keras berupa teknologi masukan (semua perangkat yang digunakan untuk menangkap data seperti : keyboard, scanner, barcode), teknologi keluaran (perangkat yang dapat menyajikan informasi yang dihasilkan seperti : monitor, printer), teknologi pemroses (komponen CPU), teknologi penyimpanan (semua peralatan yang digunakan untuk menyimpan data seperti : magnetik tape, magnetik disk, CD) dan teknologi telekomunikasi (teknologi yang memungkinkan hubungan jarak jauh seperti internet dan ATM)

(14)

MODUL KULIAH

merupakan kumpulan dari file data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat diakses dengan mudah dan cepat.

f. Blok kendali

Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau bila terlanjur terjadi kesalahan dapat langsung diatasi.

2.5. Jenis-jenis Sistem Informasi

Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian (gambar1)

1. Transaction Processing Systems (TPS)

TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

2. Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS)

OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.

KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

(15)

MODUL KULIAH

SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

4. Decision Support Systems (DSS)

DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

5. Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI)

AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan

seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.

6. Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW)

Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak semi-terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama

(16)

MODUL KULIAH

menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

7. Executive Support Systems (ESS)

ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

(17)

MODUL KULIAH

Contoh sistem informasi antara lain :

1. Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket.

2. Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data.

3. Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester.

4. Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo.

5. Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

(18)

MODUL KULIAH

Kemampuan utama sistem Informasi

1. Melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dan dengan kecepatan tinggi. 2. Menyediakan kominukasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah. 3. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil

tetapi mudah diakses.

4. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah.

5. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau beberapa lokasi.

6. Mengotomatisasikan proses-proses bisnis dan tugas-tugas yang dikerjakan secara manual.

7. Mempercepat pengetikan dan penyuntingan.

8. Pembiayaan yang lebih murah daripada pengerjaan secara manual

Evaluasi :

1. Apa yang dimaksud dengan system 2. Berikan contohnya system

3. Apa yang dimaksud dengan informasi 4. Berikan contoh informasi sebanyak 5

(19)

MODUL KULIAH

Bab III

Analisa Sistem

MATERI

1. Mengidentifikasikan masalah 2. Memahami kerja system 3. Analisa system

Setelah mempelajari topik ini mahasiswa diharapkan dapat: 1. Dapat mengidentifikasikan masalah

2. Memahami kerja system 3. Dapat menganalisa system

3.1 Pendahuluan

Analisis sistem (systems analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya

Atau secara lebih mudahnya, analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui.

Tahap analisis sistem ini merupakan tahap yang sangat kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tugas utama analis sistem dalam tahap ini adalah menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

(20)

MODUL KULIAH

3.2 Analisis Sistem

a. Langkah-langkah Analisis Sistem

Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem :

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem

(21)

MODUL KULIAH

1. Mengidentifikasi Masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah (problem) dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itulah pada tahap analisis sistem, langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah

Identify

Understand

Analyze

Report

•Stock •SDM •Keuangan •Laporan •dll

•Memahami keluar masuk barang •Memahami dokumen barang •Apakah sistem sudah berjalan

dengan baik

•apakah sistem masih terdapat kekurangan

•Laporan penemuan analisis •membuat rekomendasi untuk

(22)

MODUL KULIAH

mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yuang harus dilakukannya adalah sebagai berikut ini :

_ mengidentifikasi penyebab masalah _ mengidentifikasi titik keputusan

_ mengidentifikasi personil-personil kunci a. Mengidentifikasi penyebab masalah.

Seringkali organisasi menyadari masalah yang tejadi setelah sesuatu berjalan dengan tidak benar. Permasalahan tidak akan muncul dengan sendirinya dan mestinya ada sesuatu penyebab yang menimbulkannya. Sebagai ilustrasi, kita mempunyai sebuah mobil yang jalannya tersendat-sendat. Keadaan ini merupakan suatu masalah. Untuk mengatasi masalah ini, maka perlu diidentifikasi terlebih dahulu apa penyebab yang mengakibatkan mobil tersebut jalannya tersendat-sendat. Kalau analis sistem tidak dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah, maka proses analisis sistem tidak akan berjalan dengan semestinya, yaitu tidak akan efisien dan efektif. Kalau kita akan berusaha memperbaiki kerusakan mobil tersebut, tetapi tidak dapat mengidentifikasi terlebih dahulu penyebab masalahnya, maka proses perbaikan mobil tersebut tidak akan berjalan dengan efisien dan efektif. Apakah kita akan membongkar mobil tersebut dengan melepas semua komponennya untuk menemukan mengapa mobil tersebut jalannya tersendat-sendat? tentunya ini merupakan pekerjaan analisis yang tidakbenar. Untuk kasus mobil ini, dapat diidentifikasikan bahwa penyebab masalahnya adalah karena proses pembakaran yang tidak sempurna, sehingga mengakibatkan jalannya mobil tersendat-sendat. Pekerjaan analisis dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek-subyek permasalahan yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem. Sebagai misalnya, masalah yang terjadi adalah “biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun”. Mengapa biaya persediaan meningkat ? mengapa jalannya mobil tersendat sendat ? jawabannya adalah disebabkan oleh pembakaran yang tidak sempurna. Demikian juga harus dicari jawaban mengapa

(23)

MODUL KULIAH

biaya persediaan meningkat. Dari subyek masalah ini, maka dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah biaya persediaan yang meningkat ini adalah karena : _ persediaan di gudang telalu banyak (over stock) dan

_ pembelian barang tidak ekonomis.

b. Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus diidentifikasi titik keputusan penyebab masalah tersebut. Pada kasus mobil yang mempunyai masalah jalannya tersendat-sendat dan telah dapat diidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini adalah pembakaran yang kurang sempurna, maka selanjutnya perlu diidentifikasi lebih lanjut titik keputusan yang menyebabkan pembakaran menjadi tidak sempurna. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Ahli mesin mobil yang berpengalaman dapat mengidentifikasikan titik keputusan dari pembakaran yang kurang sempurna adalah terletak di proses pengapian busi, kerja dari platina dan atau injeksi bensin di karburator. Dengan demikian ahli mesin mobil yang berpengalaman tidak akan membongkar semua komponen dari mesin mobil itu, tetapi cukup memeriksa pada titik-titik keputusan saja. Dengan demikian juga dengan analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah , maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Secara analogi, ahli mesin mobil dapat menggunakan buku manual pedoman mesin mobil bersangkutan untuk mengidentifikasi titik-titik keputusan penyebab masalah pembakaran yang kurang sempurna. Contoh bagan alir formulir untuk prosedur penjualan adalah sebagai berikut :

(24)

MODUL KULIAH

(25)

MODUL KULIAH

Penjelasan dari titik-titik keputusan adalah antara lain sebagai berikut :

1. Penyebab masalah adalah pelayanan yang kurang baik kepada langganan. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Penanganan order langganan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila waktu penanganan order penjualan lama. Penanganan order penjualan merupakan proses pertama kali menerima order dari langganan.

b. “Proses pembuatan order penjualan” di bagian order penjualan. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan order penjualan juga lama. Proses pembuatan order penjualan adalah proses membuat dokumen tertulis dari order langganan yang telah diterima dengan tembusan-tembusannya berupa :

- tembusan untuk membuat faktur

- tembusan untuk catatan akuntasi (journal/register copy)

- tembusan untuk meminta barang dari gudang (stock request copy)

- tembusan untuk membuat slip pengepakan (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice)

- tembusan otorisasi kredit (credit copy)

- tembusan pemberitahuan kepada langganan bahwa order telah diterima (acknowledgement copy atau advice copy)

c. “Proses evaluasi kredit” di bagian kredit. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses evaluasi kredit lama dan berbelit-belit.

d. “Proses pengambilan barang” di bagian gudang. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pengambilan barang lama.

(26)

MODUL KULIAH

e. “Proses pembuatan dokumen pengiriman” (packing slip) dan laporan pengiriman (shipping notice) di bagian pengiriman. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses pembuatan dokumen dan laporan pengiriman lama. Proses pengirimannya sendiri juga harus cepat sampai barang diterima oleh langganan, tetapi proses ini tidak termasuk dalam ruang-lingkup sistem pengendalian penjualan dan pemasaran (masuk dalam sistem distribusi).

f. “Proses membuat faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada langganan kurang baik bila proses membuat faktur lama.

2. Penyebab masalah adalah barang yang dikirim sering tidak sesuai. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah :

a. “Kebenaran data di faktur” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang tercantum di faktur bila faktur salah.

b. “Kelengkapan faktur yang didukung dengan laporan pengiriman” di bagian billing. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan barang yang dikirim tidak sesuai dengan yang dikirim bila bagian billing tidak menerima laporan pengiriman.

3. Penyebab masalah adalah otorisasi pemberian kredit yang kurang benar. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “dukungan informasi untuk pemberian kredit” di bagian kredit.

4. Penyebab masalah adalah kurang tersedianya laporan yang berkualitas. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah “proses pembuatan laporan” di bagian akuntansi. Titik keputusan ini dapat mengakibatkan laporan tidak tepat waktunya bila proses pembuatan laporan lama, laporan tidak tepat nilainya bila pengendalian output tidak ada atau lemah.

(27)

MODUL KULIAH

AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM 2. Memahami Kerja Sistem

Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari system yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci (detailed survey).

Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan-permasalahan, kelemahankelemahan dan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel.

Langkah kedua dari tahap analisis sistem dapat terdiri dari beberapa tugas yang perlu dilakukan, yaitu sebagai berikut ini :

a. Menentukan jenis penelitian b. Merencanakan jadwal penelitian

 Mengatur jadwal wawancara

 Mengatur jadwal observasi

 Mengatur jadwal pengambilan sampel c. Membuat penugasan penelitian

d. Membuat agenda wawancara e. Mengumpulkan hasil penelitian

a. Menentukan jenis penelitian

Sebelum penelitian dilakukan, sebaiknya ditentukan terlebih dahulu jenis dari penelitian untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian (wawancara, observasi, daftar pertanyaan, pengambilan sampel) tergantung dari

(28)

MODUL KULIAH

jenis data yang ingin diperoleh. Jenis data yang ingin diperoleh dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau input dan output yang digunakan oleh sistem. Penelitian yang menggunakan teknik wawancara dan observasi tepat digunakan untuk lokasi data yang menyebar dan mahal bila harus dikunjungi satu persatu. Penelitian yang menggunakan teknik pengambilan sampel lebih tepat digunakan untuk mengumpulkan input atau output sistem yang mempunyai jumlah banyak.

b. Merencanakan jadwal penelitian

Penelitian akan dilakukan di tiap-tiap lokasi titik keputusan yang akan diteliti. Penelitian juga biasanya akan dilakukan oleh beberapa peneliti dan memakan waktu yang cukup lama (harian, mingguan bahkan bulanan) supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal dari penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi :

- dimana penelitian akan dilakukan; - apa dan siapa yang akan diteliti; - siapa yang akan meneliti; - kapan penelitian dilakukan.

Dari jadwal penelitian yang telah dibuat, berikutnya dapat dikelompokkan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Untuk wawancara, selanjutnya jadwal wawancara dapat diatur yang terdiri dari :

- tanggal wawancara akan dilakukan; - jam wawancara untuk tiap-tiap harinya; - yang melakukan wawancara;

- yang diwawancarai;

- lokasi letak wawancara akan dilakukan; - topik dari wawancara yang akan dilakukan.

(29)

MODUL KULIAH

Sama halnya dengan wawancara yang telah diatur jadwalnya tersendiri, observasi yang akan dilakukan juga sebaiknya dibuatkan jadwal tersendiri. Demikian juga dengan jadwal pengambilan sampel sebaiknya juga diatur tersendiri.

c. Membuat penugasan penelitian

Setelah rencana jadwal penelitian selesai dibuat, maka tugas dari tiap-tiap anggota tim analis sistem untuk melakukan penelitian telah dapat ditentukan. Koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing-masing anggota tim analis sistem ini dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitaian yang harus dilakukan. Formulir ini biasanya tidak dilampirkan di laporan hasil analisis, karena kurang bermanfaat bagi user atau manajemen. Formulir ini akan diberikan kepada tiap-tiap peneliti yang bersangkutan.

d. Membuat agenda wawancara

Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana bila waktu dan materi wawancara ini direncanakan terlebih dahulu. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara ini. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara yang akan digunakan dalam wawancara ini adalah suapaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

e. Mengumpulkan hasil penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi dari hasil penelitian ini diperlukan untuk beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :

1. Membantu kelengkapan (aid to completeness)

Dengan digunakannya formulir-formulir standar untuk mencatat fakta, maka data yang belum terkumpul akan terlihat.

(30)

MODUL KULIAH

2. . Membantu analisis (aid to analysis)

Data yang dicatat dalam bentuk tabel atau bagan memungkinkan sistem akan lebih mudah dipahami dan dianalisis

3. Membantu komunikasi (aid to communication)

Formulir-formulir standar akan membantu anggota-anggota tim analis untuk berkomunikasai dengan efektif satu dengan yang lainnya. Selain itu juga dapat membantu komunikasi antara analis, pemrogram komputer, operator dan pemakai system

4. Membantu pelatihan (aid to training)

Pelatihan akan lebih efektif bila dilampiri dengan bahan-bahan yang diperlukan secara tertulis.

5. Membantu keamanan (aid to security)

Dokumentasi yang berisi dengan fakta terkumpul dapat diibaratkan sebagai bestek rancangan gedung yang telah digambar oleh arsitek dan telah dihitung oleh insinyur teknik sipil. Bila gedung yang akan dibangun tidak sesuai dengan keinginan pemakai, atau ada perubahan-perubahan yang perlu dilakukan atau misalnya gedung sudah dibuat mengalami kerusakan-kerusakan, maka dengan adanya dokumentasi, perbaikan-perbaikan atau modifikasi-modifikasi akan lebih mudah dilakukan.

Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem lama adalah sebagai berikut ini :

1. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

Data ini dapat diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan pada suatu kegiatan.

2. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama 3. Pengambilan sampel

(31)

MODUL KULIAH

6. Teknologi yang digunakan di sistem lama

7. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen

3. Analisis Sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Menganalisis hasil penelitian sering sulit dilakukan oleh analis sistem yang masih baru. Pengalaman menunjukkkan bahwa banyak analis system yang masih baru mencoba untuk memecahkan masalah tanpa menganalisisnya.

MENGANALISIS KELEMAHAN SISTEM

Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam :

Apa yang dikerjakan ?

Bagaimana mengerjakannya ? Siapa yang mengerjakannya ? Dimana dikerjakannya ?

Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Mengapa dikerjakan ?

Perlukah dikerjakan ?

Apakah telah dikerjakan dengan baik ?

Tentu saja pertanyaan-pertanyaan yang harus dijawab dalam langkah menganalisis hasil penelitian ini lebih terinci lagi dibandingkan dengan yang didaftar di atas. Sebagai tambahan dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, suatu kriteria yang tepat masih diperlukan untuk menilai sistem yang lama. Kriteria yang tepat ini dapat diperoleh dari asaran yang diinginkan oleh sistem yang baru supaya efisien dan efektif. Wilkinson memberikan sasaran yang harus dicapai untuk menentukan criteria penilaian sebagai berikut :

(32)

MODUL KULIAH

Relevance (sesuai kebutuhan) Capacity (kapasitas dari sistem) Efficiency (efisiensi dari sistem)

Timeliness (ketepatan waktu menghasilkan informasi) Accessibility (kemudahan akses)

Flexibility (keluwesan sistem)

Accuracy (ketepatan nilai dari informasi) Reliability (keandalan sistem)

Security (keamanan dari sistem) Economy (nilai ekonomis dari sistem) Simplicity (kemudahan sistem digunakan)

Berdasarkan pertanyaan-pertanyaan dan kriteria-kriteria ini, selanjutnya analis system akan dapat melakukan analisis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan-kelemahan dan permasalahan-permasalahan dari sistem yang ada.

Menganalisis Distribusi Pekerjaan

Distribusi dari pekerjaan menunjukkan beban dari masing-masing personil atau unit organisasi dalam menangani kegiatan yang sama. Untuk keperluan menganalisis distribusi dari pekerjaan dapat digunakan pertanyaan-pertanyaan berikut ini :

_ apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? _ apakah tugas dan tanggungjhwab telah didistribusikan dengan efektif untuk

masing-masing personil dan unit-unit organisasi ?

dengan mengetahui beban dari masing-masing personil, maka dapat ditentukan personil mana yang masih dapat diberi tambahan beban dan personil mana yang harus dikurangi bebannya untuk dialihkan ke personil lain yang masih kurang bebannya.

Menganalisis Pengukuran Pekerjaan

(33)

MODUL KULIAH

_ apakah kebijaksanaan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? _ apakah produktifitas karyawan memuaskan ?

_ apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjaga arus data dengan lancar ?

_ apakah masing-masing kegiatan telah mencapai sasarannya ? _ apakah terjadi operasi-operasi yang tumpang tindih ?

_ seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ?

_ apakah tedapat operasi yang menghambat arus data ?

_ apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? _ apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu dimutakhirkan ?

Menganalisis Keandalan

Keandalan menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin andal berarti semakin sedikit kesalahan yang dilakukan. Untuk menganalisis keandalan ini dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaanpertanyaan berikut :

_ Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ? _ Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ?

Menganalisis Dokumen

Untuk menganalisis dokumen yang digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

_ seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ?

_ apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? _ apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu ?

Menganalisis Laporan

Untuk menganalisis laporan yang sudah dihasilkan oleh sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

(34)

MODUL KULIAH

_ dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumendokumen yang ada ?

_ apakah terdapat duplikasi di file, catatan-catatan dan laporan-laporan ?

Menganalisis Teknologi

Untuk menganalisis teknologi yang sudah digunakan di sistem lama dapat dilakukan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut :

_ apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentu personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ?

4. Membuat Laporan Hasil Analisis Sistem

Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

_ pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

_ meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

_ meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen

_ meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

(35)

MODUL KULIAH

EVALUASI

1. Sebutkan dan jelaskan definisi analisis sistem menurut persepsi anda !

2. Langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem di dalam tahap analisis sistem ?

3. Mengapa identifikasi penyebab masalah merupakan tahap yang paling penting dalam tahap analisis sistem ? jelaskan dengan ilustrasi ?

4. Mengapa memahami kerja dari sistem yang ada/berjalan diperlukan ? jelaskan ! 5. Mengapa penelitian harus direncanakan jadwalnya ? jelaskan !

(36)

MODUL KULIAH

Bab IV

Desain Sistem Secara Umum

MATERI 1. Desain output 2. Desain input 3. Desain database 4. Desain control 5. Desain teknologi

TUJUAN INSTRUKSI KHUSUS

1. Dapat mengenal desain output 2. Dapat mengenal desain input 3. Dapat mengenal desain database 4. Dapat mengenal desain control 5. Dapat mengenal desain teknolog

4.1Pendahuluan

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk system tersebut. Tahap ini disebut dengan desain sistem (systems design). Desain system dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu desain sistem secara umum (general systems design) dan desain sistem terinci (detailed systems design) desain sistem secara umum disebut juga dengan desain secara makro (macro design). Desain sistem terinci disebut juga dengan desain sistem secara phisik (physical system design) atau desain internal (internal design).

(37)

MODUL KULIAH

4.2. Arti Desain Sistem

Dari sekian banyak yang memberikan pengertian mengenai arti desain sistem, akhirnya desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implentasi

4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system

4.3. Tujuan Desain Sistem

Tahap desain sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuan kedua ini lebih condong pada desain sistem yang terinci, yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan untuk pembuatan progam komputernya.

Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut :

(38)

MODUL KULIAH

1. Desain sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.

2. Desain sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang didefinisikan pada tahap perencanaan sistem yang dilanjutkan pada tahap analisis sistem.

3. Desain sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

4. Desain sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang, perangkat keras,perangkat lunak dan pengendalian intern.

4.4. Personil Yang Terlibat

Pekerjaan desain sistem dilakukan oleh analis sistem dan personil-personil teknik lainnya, seperti misalnya spesialis pengendalian (controls specialists), personil penjamin kualitas (quality assurance personil), spesialis komunikasi data (data communications specialists) dan lain sebagainya.

Bagaimana dengan pemakai-pemakai sistem (users) ? apakah pemakai system juga harus terlibat dalam tahap ini ? banyak orang yang setuju bahwa keterlibatan pemakai sistem sangat penting selama tahap analisis sistem. Akan tetapi bagaimana di tahap desain sistem ini ? banyak analis sistem yang mendesain sistem informasi tanpa partisipasi yang berarti dari pemakai sistem. Hasil dari ketidak-terlibatan pemakai sistem ini akan mengakibatkan kurang puasnya pemakai sistem terhadap cara system bekerja (bahkan sistem tidak dapat memenuhi kebutuhan pemakai). Oleh karena alasan ini, maka pemakai sistem seharusnya juga terlibat dalam tahap desain sistem. Pemakai sistem paling tidak

(39)

MODUL KULIAH

dapat mengkaji ulang komponen-komponen system informasi yang didesain, seperti misalnya :

- pemakai sistem seharusnya mengkaji ulang tata letak (layout) dari semua laporan-laporan dan bentuk-bentuk tampilan di layar terminal.

- Pemakai sistem juga seharusnya menilai arus percakapan dari dialog layar terminal. - Pemakai sistem juga seharusnya menilai cara penangkapan data, pengolahan dari

data tersebut dan distribusi informasinya.

4.5. Desain Sistem Secara Umum

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Seperti halnya arsitek yang akan membangun rumah tempat tinggal, setelah arsitek selesai melakukan analisis, maka arsitek mulai membuat sketsa secara garis besar kepada calon pemakai rumah. Sketsa ini hanya dimaksudkan kepada calon pemakai rumah, bukan kepada ahli teknik dan insinyur-insinyur teknik sispil yang akan membangun rumah ini. Desain terinci yang memuat potongan-potongan gambar dengan ukuran-ukurannya yang terinci akan dibuat setelah desain secara umum ini disetujui oleh calon pemakai rumah. Arsitek belum akan menggambar detail bangunannya dengan ukurannya terinci sebelum bentuk dan susunan rumah itu sendiri disetujui oleh calon pemakai rumah. Analisis sistem dapat mendesain model dari sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk physical systems dan logical model. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan untuk menggambarkan physical systems. Simbol-simbol bagan allir sistem ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol terminal, hard disk, laporan-laporan. Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya

(40)

fungsi-MODUL KULIAH

fungsi di sistem informasi ecara logika akan bekerja. Logical model dapat digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram). Arus dari data di diagram arus data dapat dijelaskan dengan menggunakan kamus data (data dictionary). Sketsa dari physical systems dapat menunjukkan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik akan diterapkan. Pengolahan data dari sistem informasi berbasis komputer membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur. Metode-metode dan prosedur-prosedur ini merupakan bagian dari model sistem informasi (model prosedur) yang akan mendefinisikan urut-urutan kegiatan untuk menghasilkan output dari input yang ada. Metode (method) adalah suatu cara untuk melakukan suatu kegiatan. Suatu prosedur merupakan rencana tahap demi tahap untuk menerapkan suatu metode. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer ini. Seringkali gambar bagan alir sistem untuk sistem informasi juga dapat digabung dengan bagan alir formulir dalam perusahaan untuk menunjukkan hubungan dan prosedur antara sistem informasi dengn sistem-sistem lainnya di perusahaan. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah :

Desain Output

Output (keluaran) adalah produk dari sistem informasi yang dapat dilihat. Istilah output ini kadang-kadang membingungkan, karena output dapat terdiri dari macammacam jenis. Output dapat berupa hasil di media keras (seperti misalnya kertas, microfilm) atau hasil di media lunak (berupa tampilan di layar video). Disamping itu output dapat berupa hasil dari suatu proses yang akan digunakan oleh proses lain dan tersimpan di suatu media seperti tape, disk atau kartu. Yang akan dimaksud dengan output pada tahap desain ini adalah output yang berupa tampilan di media keras atau di layar video.

(41)

MODUL KULIAH

Output dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa tipe, yaitu : 1. Output Intern (internal output)

Adalah output yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan manajemen. Output ini akan tetap tinggal di dalam perusahaan dan akan disimpan sebagai arsip atau dimusnahkan bila sudah tidak digunakan lagi. Output jenis ini dapat berupa laporan-laporan terinci, laporan-laporan ringkasan dan laporan-laporan lainnya. 2. Output Ekstern (external output)

Adalah output yang akan didistribusikan kepada pihak luar yang membutuhkannya. Contoh output ekstern adalah faktur, check, tanda terima pembayaran dan lain sebagainya. Banyak output ekstern ini dibuat di formulir yang sudah tercetak sebelumnya (preprinted form) dan sistem informasi hanya menambahkan bagian-bagian tertentu yang masih harus diisi.

FORMAT OUTPUT

Bentuk atau format dari output dapat berupa keterangan-keterangan (narrative), tabel atau pabrik. Yang paling banyak dihasilkan adalah output yang berbentuk tabel. Akan tetapi sekarang dengan kemampuan teknologi komputer yang dapat menampilkan bentuk grafik, maka output berupa grafik juga mulai banyak dihasilkan, terutama ooutput untuk keperluan manajemen tingkat menengah ke atas.

LANGKAH-LANGKAH DESAIN OUTPUT SECARA UMUM

Desain output secara umum ini dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan output dari sistem baru

Output yang akan didesain dapat ditentukan dari diagram arus data, DAD, system baru yang telah dibuat. Output di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu proses ke kesatuan luar atau dari suatu proses ke proses lainnya.

2. Menentukan parameter dari output

Setelah output-output yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari output selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi tipe dari

(42)

MODUL KULIAH

output, formatnya, media yang digunakan, alat output yang digunakan, jumlah tembusannya, distribusinya dan periode output.

Desain Input

Bila berpikir tentang input, biasanya juga akan berpikir tentang alat input (input device) yang akan digunakan, semacam keyboard, card reader dan lain sebagainya. Alat input dapat digolongkan ke dalam 2 golongan, yaitu alat input langsung (online input device). Alat input langsung merupakan alat input yang langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya adalah keyboard, mouse, touch screen dan lain sebagainya. Alat input tidak langsung adalah alat input yang tidak langsung dihubungkan dengan CPU, misalnya KTC (key-to-card), KTT (key-to-tape) dan KTD (key-to-disk).

PROSES INPUT

Tergantung dari alat input yang digunakan, proses dari input dapat melibatkan dua atau tiga tahapan utama, yaitu :

1. Penangkapan data (data capture)

Merupakan proses mencatat kejadian nyata yang terjadi akibat transaksi yang dilakukan oleh organisasi ke dalam dokumen dasar. Dokumen dasar merupakan bukti transaksi.

2. Penyiapan data (data preparation)

Yaitu mengubah data yang telah ditangkap ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form, misalnya kartu plong, pita magnetik atau disk magnetik)

3. Pemasukan data (data entry)

(43)

MODUL KULIAH

TIPE INPUT

Input dapat dikelompokkan ke dalam : 1. Input ekstern (external input)

Adalah input yang berasal dari luar organisasi, seperti misalnya faktur pembelian, kwitansi-kwitansi dari luar organisasi.

2. Input intern (internal input)

Adalah input yang berasal dari dalam organisasi, seperti misalnya faktur penjualan, order penjualan dan lain sebagainya.

Umumnya dokumen dasar yang akan didesain adalah dokumen dasar untuk data capture input intern.

(44)

MODUL KULIAH

LANGKAH-LANGKAH DESAIN INPUT SECARA UMUM

Yang perlu didesain secara rinci untuk input adalah bentuk dari dokumen dasar yang digunakan untuk menangkap data, kode-kode input yang digunakan dan bentuk dari tampilan input di alat input. Untuk tahap desain input secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu input-input yang

akan didesain secara rinci tersebut. Langkah-langkah ini adalah sebagai berikut : 1. Menentukan kebutuhan input dari sistem baru

Input yang akan didesain dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat. Input di DAD ditunjukkan oleh arus data dari suatu kesatuan luar ke suatu proses dan bentuk tampilan input di alat input yang ditunjukkan oleh suatu proses memasukkan data.

2. Menentukan parameter dari input

Setelah input-input yang akan didesain telah dapat ditentukan, maka parameter dari input selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- bentuk dari input, dokumen dasar atau bentuk isian di alat input (dialog layar terminal)

- sumber input

- jumlah tembusan untuk input berupa dokumen dasar dan distribusinya - alat input yang digunakan

- volume input - periode input

Desain Database

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di simpanan luar komputer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting di sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan database

(45)

MODUL KULIAH

mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam macam di dalam suatu organisasi.

Untuk tahap desain database secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis adalah mengidentifikasi terlebih dahulu file-file yang diperlukan oleh system informasi. File-file database yang dibutuhkan oleh sistem dapat dilihat pada desain model yang digambarkan dalam bentuk diagram arus data. Langkah-langkah desain database secara umum adalah sebagai berikut :

1. Menentukan kebutuhan file database untuk sistem baru File yang dibutuhkan dapat ditentukan dari DAD sistem baru yang telah dibuat.

2. Menentukan parameter dari file database Setelah file-file yang dibutuhkan telah dapat ditentukan, maka parameter dari file selanjutnya juga dapat ditentukan. Parameter ini meliputi :

- tipe dari file : file induk, file transaksi, file sementara dan lain sebagainya - media file : hard disk, diskette atau pita magnetik

- organisasi dari file : apakah file tradisional (file urut, ISAM atau file akses langsung) atau organisasi database (struktur berjenjang jaringan atau hubungan.

- Field kunci dari file.

Desain Kontrol

Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan, kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya. Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan (kesalahankesalahan atau kecurangan-kecurangan). Pengendalian intern juga dapat digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi.

Dalam pengembangan suatu sistem informasi, analis dan perancang sistem harus memikirkan pengendalian yang ada atau yang akan diterapkannya. Sistem informasi

(46)

MODUL KULIAH

sebagai sistem yang terbuka (open system) tidak bisa dijamin sebagai suatu system yang bebas dari kesalahan-kesalahan atau kecurangan-kecurangan. Apabila system tersebut dilengkapi dengan suatu pengendalian yang berguna untuk mencegah atau menjaga hal-hal yang negatif tersebut, maka sistem akan dapat terus melangsungkan hidupnya. Suatu sistem harus dapat melindungi dirinya sendiri. Pengendalian yang baik merupakan cara bagi suatu sistem informasi untuk melindungi dirinya dari hal-hal yang merugikan. Pengendalian dalam sistem informasi dapat dikategorikan lebih lanjut ke dalam pengendalian umum (general control) dan pengendalian aplikasi (application control).

PENGENDALIAN SECARA UMUM

Pengendalian secara umum merupakan pengendalian diluar aplikasi pengolahan data yang terdiri dari :

1. Pengendalian organisasi

Pengendalian organisasi ini dapat dilakukan dengan cara melakukan pemisahan tugas (segregatian of duties) dan pemisahan tanggungjawab (segregation of responsibilities) yang tegas.

2. Pengendalian dokumentasi

Dokumentasi ini penting untuk keperluan-keperluan sebagai berikut : a. Mempelajari cara mengoperasikan sistem

b. Sebagai bahan training

c. Dasar pengembangan sistem lebih lanjut

d. Dasar bila akan memodifikasi atau memperbaiki sistem di kemudian hari e. Materi acuan bagi pemeriksa system

Dokumentasi yang ada diantaranya dapat berupa : a. Dokumentasi prosedur

(47)

MODUL KULIAH

Dapat berisi prosedur-prosedur yang harus dilakukan pada suatu keadaan tertentu, seperti misalnya prosedur pengetesan program, prosedur penggunaan file, prosedur pembuatan backup dan restore dan lain sebagainya.

b. Dokumentasi sistem

Menunjukkan bentuk dari sistem pengolahan data yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart) atau diagram arus data.

c. Dokumentasi program

Menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart) atau dalam bentuk tabel keputusan (decision table) atau dalam bentuk structured chart serta cetakan program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program.

d. Dokumentasi operasi

Berisi penjelasan-penjelasan cara dan prosedur-prosedur mengoperasikan program. Dokumentasi ini sangat berguna bagi operator.

e. Dokumentasi data

Berisi definisi-definisi dari item-item data di dalam database yang digunakan oleh sistem informasi. Dokumentasi data dapat dalam bentuk kamus data. Dokumentasi data banyak dibutuhkan oleh Database Administrator dan pemeriksa sistem.

3. Pengendalian perangkat keras

Pengendalian perangkat keras (hardware control) merupakan pengendalian yang sudah dipasang di dalam komputer itu (built in) oleh pabrik pembuatnya. Pengendalian ini dimaksudkan untuk mendeteksi kesalahan atau tidak berfungsinya perangkat keras (hardware mulfunction). Pengendalian perangkat keras dapat berupa pemeriksaan pariti (parity check), pemeriksaan gaung (echo check), pemeriksaan baca setelah rekam (read after write check), pemeriksaan

(48)

MODUL KULIAH

baca ulang (dual read check), pemeriksaan validitas (validity check) dan pemeriksaan kesalahan lain-lain (miscellaneous errors check).

4. Pengendalian keamanan fisik

Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan terhadap perangkat keras, perangkat lunak dan manusia di dalam perusahaan. Bila pengendalian keamanan fisik tidak dilakukan secara mestinya, maka dapat mengakibatkan :

- menurunnya operasi kegiatan - membahayakan sistem

- hilangnya atau menurunnya pelayanan kepada langganan - hilangnya harta kekayaan milik perusahaan

5. Pengendalian keamanan data

Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan terhadap data yang tersimpan di simpanan luar supaya tidak hilang, rusak dan tidak diakses oleh orang yang tidak berhak. Beberapa cara pengendalian telah banyak diterapkan untuk maksud ini, diantaranya :

- dipergunakan data log - proteksi file

- pembatasan pengaksesan (access restriction) - data backup dan recovery

6. Pengendalian komunikasi

Jika sistem informasi menggunakan suatu network komunikasi untuk mentransmisikan data dari satu tempat ke tempat lain, analis sistem harus memikirkan pengendalian untuk ini. Pengendalian komunikasi dimaksudkan untuk menangani kesalahan selama proses mentransmisikan data dan untuk menjaga keamanan dari data selama pengiriman data tersebut. Pengendalian ini ditujukan untuk menangani kesalahan transmisi dan keamanan data sewaktu transmisi.

(49)

MODUL KULIAH

AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM PENGENDALIAN APLIKASI

Pengendalian aplikasi merupakan pengendalian yang diterapkan selama proses pengolahan data berlangsung. Pengendalian aplikasi (application control) dapat dikategorikan ke dalam :

1. Pengendalian masukan (input control)

Mempunyai tujuan untuk meyakinkan bahwa data transaksi yang valid telah lengkap, terkumpul semuanya serta bebas dari kesalahan sebelum dilakukan proses pengolahannya.

2. Pengendalian pengolahan (processing control)

Tujuan dari pengendalian pengolahan ini adalah untuk mencegah kesalahankesalahan yang terjadi selama proses pengolahan data yang dilakukan setelah data dimasukkan ke dalam komputer. Kesalahan pengolahan dapat terjadi karena program aplikasi yang digunakan untuk mengolah data mengandung kesalahan.

3. Pengendalian keluaran (output control)

Keluaran (output) yang merupakan produk dari pengolahan data dapat disajikan dalam dua bentuk utama, yaitu dalam bentuk hard copy dan dalam bentuk soft copy. Dalam bentuk hard copy yang paling banyak dilakukan adalah berbentuk laporan yang dicetak menggunakan alat cetak (printer) dan dalam bentuk soft copy yang paling umum adalah berbentuk tampilan di layar terminal.

Desain Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu engendalian

(50)

MODUL KULIAH

dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan teknisi (humanware atau brainware).

TEKNOLOGI PERANGKAT KERAS

Teknologi perangkat keras komputer dapat terdiri dari : 1. Alat masukan

Alat masukan (input device/input unit/ input equipment) adalah alat yang digunakan untuk menerima masukan data juga untuk memasukkan program. 2. Alat pemroses

Adalah alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang dimasukkan lewat alat input yang hasilnya akan ditampilkan di alat output. Alat pemroses terdiri dari central processor unit (CPU) dan main memory.

3. Alat output

Output yang dihasilkan dari pengolahan data dapat digolongkan ke dalam : a. Tulisan, terdiri dari huruf, kata, angka, karakter khusus dan simbol-simbol lain b. Image, di dalam suatu bentuk grafik atau gambar

c. Suara, dalam bentuk musik atau omongan

d. Bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine-readable form), dalam bentuk simbol yang hanya dapat dibaca dan dimengerti komputer.

4. Simpanan luar.

Simpanan luar dapat digolongkan ke dalam direct-access storage device (DSSD) atau alat simpanan pengaksesan langsung dan sequential-access storage device (SASD) atau alat simpanan pengaksesan urut.

(51)

MODUL KULIAH

AKADEMI AKUNTANSI PERMATA HARAPAN BATAM TEKNOLOGI PERANGKAT LUNAK

Perangkat lunak dapat dikategorikan ke dalam :

a. Perangkat lunak sistem operasi (operating system)

Yaitu program yang ditulis untuk mengendalikan dan mengkoordinasi kegiatan dari sistem komputer

b. Perangkat lunak bahasa (language sofware)

Yaitu program yang digunakan untuk menterjemahkan instruksi-instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman ke dalam bahasa mesin supaya dapat dimengerti oleh komputer

c. Perangkat lunak aplikasi (application software)

Yaitu program yang ditulis dan diterjemahkan oleh language software untuk menyelesaikan suatu aplikasi tertentu.

TEKNOLOGI KOMUNIKASI DATA

Network adalah jaringan dari sistem komunikasi data yang melibatkan sebuah atau lebih sistem komputer yang dihubungkan dengan jalur transmisi dan alat komunikasi membentuk satu sistem. Dengan network, komputer yang satu dapat menggunakan data di komputer yang lain, dapat mencetak laporan di printer komputer yang lain, dapat memberi berita ke komputer yang lain walaupun berlainan area.

Dalam tahap desain teknologi secara umum, yang perlu dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi jenis dari teknologi yang dibutuhkan dan jumlahnya yang diperlukan oleh sistem informasi.

a. Menentukan jenis teknologi untuk sistem baru

Untuk teknologi perangkat keras, analis sitem harus menentukan terlebih dahulu peralatan apa yang akan digunakan di masing-masing proses dalam system informasi. Untuk perangkat lunak, analis sistem dapat menentukan terlebih dahulu jenis kebutuhan dari system software dan application software.

(52)

MODUL KULIAH

Untuk perangkat keras, jumlah dari teknologi dapat ditentukan darai waktu yang tersedia dan waktu standar masing-masing operasi yang akan menggunakan teknologi ini. Untuk perangkat lunak, jumlah dari teknologi ini dapat ditentukan dari jumlah perangkat keras yang dibutuhkan.

Tekanan-tekanan Desain

Tekanan-tekanan desain (design forces) adalah tekanan-tekanan (forces) yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengenai sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design forces yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek system informasi. Ambilah contoh desain suatu mobil sebagai analoginya. Semua mobil terdiri dari blok-blok bangunan yang sama, yaitu sebuah bodi mobil, interiornya, instrumen-instrumennya, kendali kemudi (kemudi, pedal rem, pedal gas dan lain sebagainya), roda-roda, gandar-gandar dan suatu mesin yang terbentuk dari suatu unit tenaga, sumber energi, transmisi-transmisi dan gear-gear. Akan tetapi karena adanya sejumlah tekanan-tekanan desain, bentuk dan isi dari blok-blok bangunan mobil ini telah berubah dari waktu ke waktu. Sebagai misalnya, pengendalian polusi, keamanan yang ditingkatkan dan pemakaian bahan bakar yang harus lebih hemat memaksa mobil untuk didesain kembali keseluruhannya. Beberapa industri mobil beberapa tahun yang lalu kurang memperhatikan pada pemenuhan selera pasar dan banyak yang merancang mobil yang tidak dapat diterima oleh konsumen. Setelah pabrikpabrik mobil ini berhenti merancang mobil tersebut dan mulai merancang kembali dengan memperhatikan design forces, mereka mendapatkan kembali jalur pemasarannya. Kesadaran akan design forces dan mengikutinya dengan pasti telah mengembalikan pabrik-pabrik mobil ini kepada operasi yang menguntungkan.

Perancang sistem informasi juga harus memperhatikan sejumlah design forces yang mempengaruhi kerjanya, yaitu :