35
ANALISIS PENGEMBANGAN SISTEM PERPUSTAKAAN
DIGITAL BERBASIS MOBILE WEB CROSS PLATFORM
MENGGUNAKAN KERANGKA PIECES
(STUDI KASUS PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA)
Hartati Deviana, Maria Agustin Politeknik Negeri Sriwijaya
Jalan Srijaya Negara Bukit Besar Palembang 30139 Telp.0711-353414 fax. 0711-355918
Email: [email protected] Abstract
Application of information technology has now spread almost in all areas is no exception in the library. Form The application of information technology is functionally library as library information management system and as a means to store, obtain and disseminate information of science in digital format or often known as digital library.
The main objective of this research is to research, explore and develop software with phonegap technology capable of operating in mobile hardware. So the application can help the library in managing the administration of library systems computerized, providing services in book searching and lending books to students through mobile devices connected to the internet. To develop the system will be analyzed by PIECES approach.
Keywords: Digital Library, mobile device, PIECES Abstrak
Penerapan teknologi informasi saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Bentuk Penerapan teknologi informasi diperpustakaan secara fungsional yaitu sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan dan sebagai sarana untuk menyimpan,mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital atau sering dikenal dengan perpustakaan digital.
Sasaran utama penelitian ini adalah meneliti, mengeksplorasi dan mengembangkan perangkat lunak dengan teknologi phonegap yang mampu beroperasi pada perangkat keras bergerak (mobile device). Sehingga aplikasi tersebut dapat membantu perpustakaan dalam mengelola administrasi sistem perpustakaan secara komputerisasi, memberikan pelayanan dalam pencarian buku dan peminjaman buku pada mahasiswa melalui perangkat bergerak yang terhubung dengan internet. Untuk melakukan pengembangan sistem tersebut dilakukan analisis dengan pendekatan PIECES.
36
1. PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komputer maka pengelolaan perpustakaan yang dulunya dilakukan dengan cara manual atau konvensional mulai berubah dengan adanya pengelolaan perpustakaan dengan cara digital yang melibatkan pemanfaatan teknologi informasi dalam setiap aktivitasnya.
Sehingga pengaplikasian teknologi informasi yang tepat guna akan meningkatkan kinerja perpustakaan di segala aspek. Dengan demikian sudah tentu akan menimbulkan kepuasan bagi para pengunjung perpustakaan. Dan perpustakaan akan menjadi tempat belajar kedua bagi pengguna.
Perpustakaan Politeknik Negeri Sriwijaya telah menerapkan sistem komputerisasi tetapi masih minim pemanfaatan teknologi informasi dalam pengelolaan bahan perpustakaan. Seperti anggota perpustakaan mengalami kesulitan dalam pencarian buku yang mengharuskan anggota perpustakaan mencari buku satu persatu pada rak yang tersedia karena tidak lengkap koleksi elektronik yang dapat diakses. Transaksi peminjaman buku dilakukan tidak secara komputerisasi sehingga data transaksi tidak terekapitulasi dengan baik. Anggota yang memiliki mobilitas tinggi karena memiliki banyak kegiatan diluar kampus terkadang tidak bisa mengakses informasi dari perpustakaan karena waktu buka ruang perpustakaan terbatas. Berangkat dari permasalahan tersebut maka muncul ide untuk membuat aplikasi perpustakaan digital berbasis mobile.
Aplikasi ini nantinya menyediakan fasilitas yang membantu dalam pencarian buku yang dilakukan oleh anggota perpustakaan. Sistem akan memberitahukan ketersediaan jumlah buku yang akan dipinjam serta statusnya sedang dipinjam atau tidak. Selain itu sistem juga memberikan informasi
history transaksi peminjaman dan
pengembalian buku yang pernah dilakukan oleh anggota perpustakaan serta statusnya masih dipinjam atau telah dikembalikan.
Pengembangan sistem dilakukan dengan dua tahapan yaitu, tahapan metodologi pengumpulan data yang terdiri dari interview, studi lapangan, studi literatur dan tahap yang akan dilakukan selanjutnya adalah pengembangan perangkat lunak dengan metode waterfall.
1.1. Perpustakaan Digital
Pengertian perpustakaan digital berkembang menjadi sebuah organisasi yang menyediakan sumber daya, termasuk didalammya staff khusus, bertugas memilih, menyusun, dan menawarkan akses intelektual, menerjemahkan, mendistribusikan, memilihara integritas, menjamin keutuhan dari waktu ke waktu hasil koleksi digital sehingga karya–karya tersebut dapat dibaca dan secara ekonomis tersedia untuk dimanfaatkan oleh komunitas tertentu maupun sekumpulan komunitas (Waters,1998).
Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Ada tiga alasan menyatakan bahwa perpustakaan digital lebih menguntungkan, yaitu:
a. Institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal.
b. Penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik
c. Nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.
1.2. Sistem Informasi
Menurut Witarto (2004:8) Suatu sistem yang dinyatakan sebagai sistem informasi adalah jika didalamnya terdapat informasi yang bermanfaat bagi sistem organisasi, atau jika datanya pernah ada dimasukkan, namun sudah kadaluarsa. Sistem informasi yang baik adalah jika usernya rajin memasukkan dan memeriksa data dari waktu ke waktu sehingga pimpinan dalam sebuah organisasi mudah dalam mengakses informasi tentang kinerja sistem organisasi, melalui keberadaan sistem informasi serta didasarkan pada data yang akurat dan muktahir.
Menurut Jogiyanto (2005:11) sistem informasi diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi didalam sebuah organisasi menampung dan mengolah data yang menghasilkan suatu informasi yang berguna, yang mendukung sebuah organisasi
37 dan karyawannya, pelanggan, pemasok dan mitra kerja (Whitten, et al, 2004:12).
1.3. Teknologi Mobile.
Mobile device adalah ponsel, telepon seluler, komunikasi genggam yang terhubung dengan jaringan nirkabel, yang memungkinkan pengguna untuk membuat panggilan, mengirim pesan teks, gambar, video maupun audio dan menjalankankan aplikasi.
1.4. Analisis Sistem PIECES
Analisis PIECES (Performance,
Information, Economy, control, Eficiency, dan
Service) merupakan teknik untuk
mengidentifikasi dan memecahkan permasalahan yang terjadi pada sistem informasi. Dari analisis ini akan menghasilkan identifikasi masalah utama dari suatu sistem serta memberikan solusi dari permasalahan tersebut.
1.4.1. Analisis Kinerja Sistem (Performance) Kinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).
1.4.2. Analisis Informasi (Information) Situasi dalam analisa informasi ini meliputi:
a. Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan.
b. Relevan, informasi tersebut memiliki manfaat bagi pihak pemakai maupun pihak pengelola. Dimana relevansi setiap orang berbeda satu dengan yang lainnya.
1.4.3. Analisis Ekonomi (Economy)
Adalah penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang diterapkan. Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan keuntungan bagi instansi atau perusahaan. Hal yang diperlukan dalam analisis ini meliputi biaya dan keuntungan. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. 1.4.4. Analisis Pengendalian (Control)
Adalah sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membeck up data. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diizinkan. Analisis ini meliputi pengawasan dan pengendalian. Kontrol berkaitan erat dengan pengendalian dan keamanan baik dari segi hardware, software dan brainware.
1.4.5. Analisis Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.
1.4.6. Analisis Pelayanan ( Service )
Untuk menilai kualitas dari sebuah sistem salah satunya dapat kita lihat dari pelayanannya. Pada sistem informasi perpustakaan peningkatan pelayanan terhadap anggota merupakan bagian dari tujuan utama diadakannya sistem informasi.
2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode pengembangan sistem yang dilakukan untuk perancangan kemudian membangun sistem perpustakaan digital berbasis mobile web cross platform adalah dengan SDLC (System Development Life Cycle) dan model waterfall.
Langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut :
a. Analisa
Tahapan ini merupakan tahapan yang dilakukan untuk mengetahui proses bisnis yang dilakukan pada departemen dan sekaligus mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dalam rancangan maupun pembuatan sistem.
b. Perancangan
Pada tahap ini dilakukan perancangan jalannya sistem dan perancangan database sehingga proses pembuatan sistem terarah dan lebih efisien. Rancangan diantaranya :
1) Perancangan alur komunikasi data Pada tahap ini, peneliti menjelaskan desain alur komunikasi data, dimana terdapat penjelasan mengenai proses permintaan data dari client ke server. 2) Perancangan aplikasi sistem.
38 perancangan aplikasi ini menggunakan tools UML. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam pengembangan sistem yang bersifat object oriented.
3) Perancangan basis data.
Pada perancangan ini, data-data yang digunakan dalam suatu aplikasi akan disi,pamn dalam basis data. Pada tahapan ini peneliti melakukan : a) Penerjemahan class diagram ke
dalam basis data,
b) Menampilkan struktur basis data.
4) Perancangan interface.
Pada tahap ini, peneliti melakukan perancangan terhadap user interface dari aplikasi ini. Perancangan yang dilakukan meliputi halaman-halaman yang ada dalam aplikasi.
c. Pengkodean sistem.
Pada tahap ini dilakukan pembuatan sistem yang berbasis mobile web, sehingga sistem yang dibuat dapat diakses lewat browser yang ada pada perangkat mobile dengan menggunakan framework phonegap, Java sebagai bahasa pemrograman interface berbasis web dan MySQL sebagai pemrograman databasenya.
d. Pengujian sistem.
Pada tahap ini dilakukan beberapa tahapan, antara lain :
1) Spesifikasi ponsel yang digunakan seperti jenis dan sistem operasi mobile.
2) Transfer aplikasi dari PC ke smartphone.
3) Pengujian aplikasi pada smartphone. e. Evaluasi Sistem.
Pada tahap ini dilakukan evaluasi untuk tanggapan dari pengguna aplikasi tersebut untuk mengetahui apakah sistem yang telah dirancang tersebut sesuai dengan yang diharapkan.
3. HASIL PEMBAHASAN
Lokasi pembuatan sistem perpustakaan digital dilakukan di kampus Politeknik Negeri Sriwijaya (POLSRI), Palembang, Sumatera Selatan. Analisis sistem menggunakan analisis PIECES.
3.1. Performance (Kinerja)
Analisis kinerja pada sistem lama dilakukan akan ditemukan beberapa kelemahan dan
kelebihan yang akan menjadi pertimbangan rancangan sistem baru. Analisa kinerja ini akan dilakukan dengan menganalisa buku referensi matakuliah yang diajarkan. Tabel 1 merupakan hasil analisa performance.
3.2. Information (Informasi)
Analisis informasi menyangkut keakuratan informasi yang dihasilkan. Keterbatasan informasi yang dihasilkan dari sistem yang ada saat ini berdampak pada kemampuan sistem dalam menghasilkan laporan (Tabel 2).
3.3. Economy (Ekonomi)
Analisis ekonomi dilakukan guna mengukur efektifitas suatu sistem berdasarkan nilai ekonominya. Agar dalam pelaksanaannya tidak terjadi kerugian pada kampus (Tabel 3).
Tabel 1. Analisa Performance Sistem Perpustakaan POLSRI
Sistem Lama Sistem Baru Kesimpula n Sistem perpustakaan secara komputerisas i telah tersedia tetapi Petugas belum memahami fitur-fitur yang ada pada sistem tersebut sehingga proses sirkulasi koleksi buku seperti pencarian, penambahan koleksi buku masih menggunakan cara manual. 1. Dihara pkan dengan sistem ini petugas perpustakaan dapat dengan cepat dan mudah melayani anggota perpustakaan 2. 3. Prose s pelayanan terhadap anggota perpustakaa n berjalan dengan mudah dan lancar tanpa terbatas ruang dan waktu.
Tabel 2. Analisa Informasi Sistem Perpustakaan POLSRI
Sistem Lama Sistem Baru Kesimpulan
1. Keterbatasan memberikan informasi 4. Dapat memberikan informasi 5. Anggot a perpustakaan
39 yang dihasilkan berdampak pada kemampuan sistem untuk menghasilkan berita koleksi buku terbaru. lebih akurat, cepat dan terbaru melalui jaringan internet. dapat melakukan pencarian buku dan informasi ketersediaan buku tanpa ruang dan waktu dengan menggunakan perangkat mobile. Tabel 3. Analisa Ekonomi Sistem Perpustakaan POLSRI
Sistem Lama Sistem
Baru Kesimpulan Dalam segi ekonomi dari sistem yang sedang berjalan yang terlihat salah satunya adalah pemborosan tempat dalam penyimpanan buku. Karena pada saat ada tambahan buku akan disimpan disuatu lemari, sehingga penyimpanan buku tersebut harus diperbaiki dan disimpan kembali setelah mahasiswa menggunakann ya. 6. Dihar apkan sistem yang baru dapat mengoptima lkan penyimpana n koleksi buku dalam bentuk digital, sehingga memaksima lkan pemakaian tempat untuk ruang kerja petugas dan ruang baca anggota. 7. Pengg unaan server komputer untuk menyimpan koleksi buku dalam bentuk digital sehingga dapat meminimalis ir kesalahan dalam penyimpana n koleksi buku perpustakaa n. 3.4. Control (Pengendalian)
Masalah keamanan sangat penting dalam eningkatkan kinerja sistem agar lebih terkontrol. Hak ini untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data dan informasi koleksi buku dan sirkulasi buku. Tabel 4 menampilkan hasil analisis pengendalian sistem.
3.5. Efficiency (Efisiensi)
Efisiensi erat hubungannya dengan sumber daya yang dapat digunakan
semaksimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Keberadaan sistem yang masih konvensional berdampak pada kecepatan proses dan penyajian laporan tidak efisien. Tabel 5 menampilkan hasil analisis efisiensi sistem perpustakaan.
Tabel 4. Analisa Pengendalian Sistem Perpustakaan POLSRI
Tabel 5. Analisis efisiensi Sistem Perpustakaan POLSRI
3.6. Service (Pelayanan)
Pelayanan dari segi informasi memiliki sasaran baik bagi instansi pendidikan, mahasiswa, dosen atau pihak terkait. Koordinasi yang belum teratur pada pengelolaan data, penyimpanan laporan serta dokumentasi akan menurunkan kualitas pelayanan yang pada akhirnya akan
Sistem Lama Sistem Baru Kesimpulan
Rentan terhadap hilang dan rusaknya data karena rekapitulasi koleksi buku dan sirkulasi buku pada buku besar dan tersimpan pada lemari arsip. Data buku disimpan didalam database, sehingga lebih aman dan tidak mudah hilang. Data lebih aman
Sistem Lama Sistem Baru Kesimpulan
Proses pencarian, informasi peminjaman dan pengembalian buku oleh anggota belum optimal, karena terbatasnya ruang dan waktu. Diharapkan dengan adanya sistem berbasis mobile ini dapat mengoptimal kan informasi sirkulasi koleksi buku bagi anggota yang memiliki mobilitas tinggi diluar kampus. Penggunaan perangkat mobile dapat meningkatkan efisensi waktu dan efektifitas kerja petugas dan anggota perpustakaan.
40 mengakibatkan kerja dari lembaga pendidikan tersebut menjadi terganggu, sehingga perlu ditingkatkan. Tabel 6. Menampilkan hasil analisa pelayanan pada sistem perpustakaan.
Tabel 6. Analisis service Sistem Perpustakaan POLSRI
3.7 Perancangan Sistem
3.7.1 Arsitektur Sistem
Dari hasil analisis PIECES maka peneliti merancang arsitektur sistem yang akan dikembangkan sebagaimana dapat dilihat pada gambar 1.
Gambar 1. Arsitektur Sistem 3.7.2 Use Case Diagram
Use case diagram sistem perpustakaan digital berbasis mobile web yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 2. Dari gambar dapat dilihat bahwa anggota memiliki beberapa wewenang akses ke sistem yaitu login, pencarian buku dan informasi peminjaman buku. Sedangkan petugas memiliki akses untuk input data buku, input data anggota, maintenance buku, maintanance
anggota, input transaksi peminjaman dan pengembalian buku anggota.
login informasi peminjaman buku
Top Package::Petugas Perpustakaan
mahasiswa tambah buku pencarian buku transaksi peminjaman/pengembalian buku informasi peminjaman tambah informasi pengembalian «extends» «extends» «extends» «extends» edit/hapus edit/hapus peminjaman buku pengembalian buku «extends» «extends» «extends» «extends» Top Package::anggota
Gambar 2. Use Case Diagram 3.7.3 Mengidentifikasi Aktor
Dalam aplikasi sistem perpustakaan digital berbasis mobile web, aktor yang teridentifikasi adalah :
a. Petugas Perpustakaan (Primary System
Actor/Pelaku Sistem Utama)
b. Mahasiswa (Primary System Actor/Pelaku Sistem Utama)
Dari aktor-aktor tersebut diatas, teridentifikasi aktifitas yang mendukung berjalannya sistem yang dirancang (tabel 7).
Tabel 7. Tabel aktifitas aktor
Sistem Lama Sistem Baru Kesimpulan
Pelayanan perpustakaan kampus untuk anggota belum terlaksana dengan baik karena terbatasnya ruang dan waktu Diharapkan sistem ini dapat melayani anggota lebih cepat tanpa adanya batasan ruang dan waktu dalam pembelajaran Pelayanan kepada anggota perpustakaan menjadi lebih cepat
41
4. SIMPULAN
Berdasarkan analisis PIECES pada sistem perpustakaan digital berbasis mobile web cross platform maka dapat diambil kesimpulan bahwa :
a. Anggota perpustakaan dapat dengan mudah melakukan pencarian buku dan jumlah buku tersedia pada perpustakaan dan dapat mengetahui history transaksi peminjaman dan pengembalian yang pernah dilakukan melalui perangkat
mobile.
b. Petugas perpustakaan dapat dengan mudah melakukan pelayanan atau transaksi peminjaman dan pengembalian koleksi buku perpustakaan dengan cepat dan mudah.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis dan
Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta :
Penerbit Andi.
[2] Jogiyanto, HM, MBA, Ph.D, Prof.Dr, 2005,
Analisis dan Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta :
Penerbit Andi.
[3] Kadir, Abdul, 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis Dengan Menggunakan PHP, Yogyakarta :
Penerbit Andi.
[4] Magdalena, Hilyah, 2012, Rancang
Bangun Perpustakaan Digital Sebagai Upaya Mendukung Green Computing di Perguruan Tinggi, Vol 2, No.1
Prosiding Semantik 2012 : Semarang. [5] Safaat H, Nazzaruddin, 2004,
Pemrograman Aplikasi Mobile Smartphone dan Tablet PC Berbasis Android, Bandung : Informatika.
[6] Fatsyah Fitriastuti, 2009, Aplikasi OPAC
(Online Public Access Catalog) Pada Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Mobile, Jurnal Dinamika
Infomatika Volume 3, Nomor 2, September 2009, Yogyakarta.
[7] Trice, Andrew, 2012, PhoneGap Explained
Visually, http://phonegap.com/
2012/05/02/phonegap-explained-visually/,diakses tanggal 15 September 2016
Aktor Tipe
Aktor Aktifitas Aktor
Petugas
Perpustakaan Primary System Actor
Petugas melakukan login untuk melakukan input data buku dan anggota perpustakaan, maintenance (hapus,perbaharui) buku dan anggota perpustakaan, melakukan transaksi peminjaman dan pengembalian buku. Anggota Primary
System Actor
Mahasiswa melakukan login untuk pencarian buku teks, jurnal atau Laporan Tugas Akhir berdasarkan judul, pengarang, tahun terbit, melihat informasi history transaksi peminjaman dan pengembalian buku yang telah/sedang dilakukan oleh anggota tersebut.
